Greitos logistikos sprendimai biuro perkraustymui į Vokietiją: vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas į užsienį, ypač į Vokietiją, niekada neina taip lygiai, kaip planuoja vadybininkai PowerPointe. Viskas prasideda nuo pačių paprasčiausių dalykų: dėžių trūkumo, kurie nusprendžia pasilikti paskutinei sekundei, arba vairuotojo, kuris prarado kelius ties Berlynu. Greitos logistikos sprendimai biuro perkraustymui į Vokietiją skamba kaip gražus marketingo šūkis, bet realybėje tai yra nuolatinis sprendimų paieškos procesas, kai vienas dalykas sugenda, o kitą reikia įjungti akimirksniu. Dažniausiai klientams aiškinu, kad greitis čia nereiškia lenktyniauti, o tai, kad visa sistema turi būti pasirengusi sugriūti ir atsistoti per kelias valandas. Štai kaip tai atrodo iš mano, pasuktos rūkstančiomis veltinėmis, perspektyvos.

Pradžia: kodėl viskas pasidara sudėtinga?

Kiek laiko iš tikrųjų reikia suplanuoti biuro išvežimą?

Tai tas klausimas, kurio visi bijo. Idealiai – mėnuo ar du. Realiai? Turiu klientą, kuris skambino trečiadienį ir norėjo važiuoti pirmadienį. Greitos logistikos sprendimai biuro perkraustymui į Vokietiją tokiais atvejais tampa siaubingu naktų darbu. Jei norite normalios kainos ir tikrai saugaus pervežimo, planuokite mažiausiai 4 savaites. Reikia užsakyti sunkvežimį, sutvarkyti dokumentus, o jei tenka įsiterpti tarp kitų užsakymų, kainos šoka į dangų. Geriau nedarykite taip kaip tas biuras iš Vilniaus, kurie ėmė dėti kompiuterius į maišus prieš pat vairuotojo atvykimą.

Ar galima susitvarkyti be perkraustymo firmos, patys?

Sąžiningai? Galima, jei norite prarasti nervus pusę metų. Vokietijai reikia specialių leidimų, ypač jei esate ne iš ES (nors Lietuva yra ES, bet muitinė visada tikrina). Be to, fizinis krūvis didžiulis. Turbūt turite biure tokius vyrus, kurie nori neštis 30 kilogramų spintas laiptais? Doubt it. Patys nešiotis verta tik tada, kai turite tik keletą dėžių su dokumentais. Visą biurą perkelti be profesionalų – tai siaubas.

Ką daryti su technika, ar ji nebus sugadinta?

Kompiuteriai, serveriai, monitoriai – tai brangiausia ir jautriausia dalis. Negalima tiesiog mesti juos į krepšį. Reikia specialios pakuolės, putų, tvirtinimo juostų. Kartais klientai klausia, ar užtenka įvynioti į antklodę. Ne, neįmanoma (aš iš tikrųjų mačiau, kaip viena firma bandė taip padaryti). Serverius reikia išjungti ir paruošti, kitaip galite prarasti visus duomenis. Patikėkite tai IT žmogui, o ne vadybininkui.

Kodėl kainos skiriasi dvigubai vienoje ir kitoje firmoje?

Čia yra paties didžiausio blogio vieta. Pigios firmos dažnai tiesiog nuomoja sunkvežimį su vairuotoju, kuris nieko nevežia, tik vairuoja. O brangesnės? Jos duoda keltėjus, dėžes, įrankius. Dar yra tos firmos, kurios tiesiog apgaudinėja. Užsirašo žodį „keltuvas“, o kai atvažiuoja, sako, kad jis sugedęs ir reikia papildomai mokėti už nešimą rankomis. Reikia skaityti sutartį labai atidžiai, ypač skyrius apie papildomus mokesčius.

Kiek kainuoja biuro perkraustymas vidutiniškai?

Vangiai atsakysiu, bet priklauso nuo tūrio. Mažas biuras, 10-15 darbo vietų, gali kainuoti nuo 2 tūkstančių eurų su viskas įskaičiuota (kuras, keliai, darbas). Didelis biuras su 100 darbuotojų? Tai jau kalba apie dešimtis tūkstančių. Verta prisiminti, kad Vokietijoje keliai ir kuras brangesni, o darbo valandos vokiškai brangios. Greitos logistikos sprendimai biuro perkraustymui į Vokietiją, jei reikia skubiai, gali kainuoti net 30-40 proc. daugiau nei standartinis planinis pervežimas.

Ar verta daryti inventorių?

Būtina. Be jokio abejo. Sąraše turi būti viskas: nuo pjūklo iki brangiausio serverio. Vokietijos muitinė mėgsta klausinėti, ką vežate. Jei sąraše parašysite „baldai“, gali prasti pusę dienos ten. Kuo detaliau, tuo greičiau praeisite. Kartais aš net žinau, kad kai kurios firmos tai daro tik „formaliai“, bet tai didelė klaida.

Ar reikia draudimo?

Ar reikia? O ar reikia šalmų, važiuodamas motociklu? Žinoma, taip. Ypač kai vežate techniką. Jei vairuotojas užsuku ant šlapio asfalto ir visada statybos dėžės nukris, be draudimo prarasite brangų turinį. Patikrinkite, ar draudimas dengia ir pačią techniką, ne tik transportą. Buvo atvejų, kai draudimas neveikė, nes vairuotojas buvo „neįsirašęs“ į dokumentus (beje, dažnai taip būna su pigiomis firmomis).

Kas dėl dėžių, kur jas gauti?

Gerą perkraustymo firma turėtų jas duoti. Jei ne, eikite į statybinių prekių parduotuvę, bet tai kainuos. Geriau derėkis su logistika. Dėžės turi būti stiprios, o ne tas popieriaus laužas, kuris suyra, kai įdedate knygą. Mačiau, kaip vienas klientas bandė taupyti ant dėžių, ir gale jo serveriai gulėjo ant grindų sandėlyje. Neklauskite, kodėl.

Biuro technika ir serveriai: jautriausia dalis

Kaip supakuoti serverius, kad neišsijungtų?

Jūsų IT žmogus turi tai žinoti. Serveriai turi būti išjungti, kabeliai pažymėti (nesugalvojate, kaip vargsta vadybininkai sujungti viską atgal). Reikia specialių dėžių su putomis. Jei serveris stovi įrėmine (rack spintoje), geriau ją vežti kaip vieną vientisą bloką, o ne išmontuoti. Vokietijoje labai griežtai žiūri į elektronikos pervežimą, todėl viskas turi atrodyti tvarkingai.

Ar saugu vežti duomenis iš saugyklos?

Duomenys – tai ne metalas, juos negaliu įdėti į dėžę. Bet jei juos laikote išoriniuose diskuose, juos reikia nešti su savimi (rankine bagaže). O jei serveryje? Tada reikia backup’o. Vienas klientas turėjo visus duomenis serveryje, kurį mes vežėme, ir nė nežinojo, kas yra „debėsis“. Laimė, vairuotojas važiavo labai ramiai. Neklauskite manęs, kodėl jis taip elgėsi.

Ką daryti su dideliais printeriais?

Dideli spausdintuvai ar fotokopijavimo aparatai yra sunkūs ir jautrūs. Juos reikia išjungti, išpilti tonerius (jie gali išsilieti), jei reikia – išmontuoti dalis. Kartais reikia specialių kėdžių. Ne mažiau svarbu yra nustatyti juos vėliau Vokietijoje – vokietis technikas gali reikalauti, kad tai padarytų tik sertifikuotas meistras (tai dar viena bėda, su kurią susiduriame).

Ar galima vežti asmenines daiktas darbuotojų?

Techniškai – taip, jei tai nedidelės dėžutės. Bet legaliai? Turėtumėte turėti sąrašą, kas ko savo daiktą veža. Vokietijos muitinė gali sustabdyti ir klausinėti, kodėl Jūsų dėžėje yra drabužiai. Geriau paprašyti darbuotojų, kad vežtų savo daiktus savo automobiliais. Greitos logistikos sprendimai biuro perkraustymui į Vokietiją nenumato jūsų darbuotojų privačių daiktų pervežimo.

Kas dėl monitorių?

Monitoriai turi būti įvynioti į putplasčio arba specialius maišus. Negalima jų statyti vieną ant kito be tarpinio sluoksnio. Karta važiavome su viena firma, kurie taip padarė, ir atvyko su 10 sulūžusių ekranų. Tas važiavimas buvo labai ilgas ir tylesnis nei įprasta. Niekada nebepasamdė mūsų.

Ar reikia išjungti elektros įrangą prieš perkraustymą?

Absoliučiai taip. Ne tik dėl saugumo, bet ir dėl to, kad ji neįkaistų pervežimo metu (kai sunkvežimis viduje gali pasiekti 40 laipsnių vasarą). Priešingu atveju galite gauti sugedusią techniką, kurią garantija nepriims, nes ji buvo ne tinkamai išjungta. (Čia aš tikrai neesu tikras apie garantijos sąlygas, bet geriau saugu).

Kaip apsaugoti slaptus dokumentus?

Dokumentus reikia supakuoti į uždaras dėžes, užrakinti. Geriausia, jei jų neneša vairuotojas, o jų sekuruoja atsakingas asmuo. Vokietijoje yra griežti duomenų apsaugos įstatymai (GDPR), todėl negalite tiesiog mesti sutarčių į krūvą. Jei dingsta sutartis, baudos gali būti didesnės už patį perkraustymą.

Dokumentai ir Vokietijos muitinė (baisiausia vieta)

Kokius dokumentus reikia tur�ti?

Sąrašas, kurį minėjau, CMR krovinio kvitas, sandorio sutartis su vokiška puse (jei įsirašote į biurą), draudimo polisas. Jei vežate techniką, gali prireikti deklaracijos, kad tai nėra prekyba, o perkėlimas. Vokietijos muitininkai gali būti labai... dėmesingi.

Ar reikia mokėti PVM Vokietijoje?

Jei tai perkraustymas jūsų nuosavybės (nuosavas naudojimas), PVM neturėtų būti taikomas (0 proc. tarifas), bet tai reikalauja tinkamų dokumentų. Jei parduodate techniką Vokietijos įmonei arba ją išsinuomotate, tai jau kita istorija – tuomet reikia Vokietijos PVM mokėtojo kodų. Tai tikrai sudėtinga, geriau pasikonsultuoti su buhalteriu (aš tik vairauju).

Kas dėl TIR dokumentų?

TIR naudojamas tarptautiniam prekybos pervežimui, ne biuro perkraustymui. Nenaudokite jo, nebent žinote, ką darote. Muitinėje gali sukti galva, kodėl biuro stalas keliauja su TIR knygele. Geriau naudoti paprastą eksporto/importo procedūrą.

Ką daryti, jei muitinė sustabdo?

Laukti. Nieko kito neliks. Jei visi dokumentai tvarkingi, tai turėtų užtrukti porą valandų. Jei ne... gali praeiti diena. Turite su savimi turėti visų dokumentų kopijas. Vienas kartą mūsų vairuotojas buvo sustabdytas 12 valandų, nes nesugebėjo paaiškinti, ką veža (kalbos barjeras nepadėjo).

Ar sunku gauti leidimus važiavimui?

Jeigu sunkvežimis viršija 3,5 tonas, reikia vokiškų mokesčių (MAUT) už kelią. Tai automatiškai, jei turiu imtuvą. Bet jei reikia važiuoti į miesto centrą (pvz., Miuncheno environmental zone), reikia žaliąją kortelę. Be jos – bauda. Tai viena dažniausių problemų, apie kurias klientai nĚ nesužino.

Ar dažnai tikrina krovinį?

Ne taip dažnai kaip anksčiau, bet visada yra rizika. Jei krovinys atrodo įtartai (pvz., uždengtas drobe, nepermatomas), tikrinim tikimybė didesnė. Geriau, jei viskas yra tvarkingai supakuota į dėžes. Vokietijai rūpi saugumas ir mokesčiai.

Kas dėl užsieniečių (ne ES) darbuotojų daiktų?

Jei jūsų darbuotojai iš trečiosios šalies (pvz., Ukrainos, Baltarusijos), jų asmeniniai daiktai gali būti tikrinami atskirai. Reikia deklaruoti juos kaip asmeninį daiktą perkėlimui. Situacija gali būti paini, jei jie veža brangią techniką, kuri priklauso įmonei. Geriau padaryti, kad jiems priklauso tik kelnybės ir dantų šepetėlis.

Kaip greitai gali būti išspręsti dokumentų klausimai?

Jeigu turite gerą brokerį, tai valanda. Jei ne, tai gali trukti ir dieną. Greitos logistikos sprendimai biuro perkraustymui į Vokietiją be gerų dokumentų yra neįmanomi. Aš visada sakau, kad dokumentai svarbiau už kuro baką. Be kuro – nevažiuosi, be dokumentų – nepraeisi.

Vokietija: ką reikia žinoti apie kelią ir miestus

Ar sunku rasti vietą sunkvežimiui Vokietijos miestuose?

Labai sunku. Vokiški miestai seni, gatvės siauros. Reikia iš anksto susiplanuoti, kur stovės sunkvežimis, kol kraunate. Dažnai reikia specialaus leidimo stovėjimui arba užsisakyti vietą. Vienas kartą mes bandėme statyti sunkvežimį prie pat vartų Hamburge, ir policija atvyko per 10 minučių. Vokiečiai tikslūs.

Ar yra apribojimų važiavimui naktį?

Taip, yra apribojimų sunkvežimiams naktį ir sekmadieniais (vasarą). Jei planuojate atvykti sekmadienį rytą, turėtumėte būti ten jau šeštadienį. Arba gauti specialų leidimą, kuris labai brangus. Planuokite atvykti darbo dieną.

Kaip su želdynais ir aplinka?

Vokietija labai žali. Negalima stovėti ant pievos, negalima šlavinti sunkvežimio gatvėje. Už tai gausite milžiniškas baudas. Vienas mūsų vairuotojas išpylė šiek tiek tepalo ant žolės, ir vietos savivaldybė paskaičiavo, kad tai cheminės avarijos (aš šypsojosi, bet jie nebuvo).

Kas dėl kainos už kelią (MAUT)?

Ji nemailą. Kuo didesnis sunkvežimis, tuo brangiau. Tai reikia įsiskaityti į biudžetą. Be to, kuras Vokietijoje brangesnis nei Lietuvoje (irgi gana žinoma dalyka, bet visada nustebina).

Ar reikia vairuotojui vertėjo?

Jeigu vairuotojis kalba vokiškai – ne. Jei tik lietuviškai ar angliškai – gali būti problemų su muitinės pareigūnais arba uodega. Angliškai daug kas kalba, bet senos kartos pareigūnai gali būti griežti. Geriau, kad su juo eitų kas nors, kas sugeba kalbėti (arba bent gerai paaiškinti telefonu).

Ką daryti, jei vairuotojas užstringa?

Reikia turėti pagalbos paslaugą (ADAC ar pan.). Tai papildomas kaštas, bet būtinas. Užstrigęs sunkvežimis Vokietijos automagistralėje – tai eismo stagnacija. Jūsų biuro perkraustymas gali užstringti dėl to, kad kas nors priekyje užkabino apvadą. Tai gyvenimas.

Ar saugu palikti daiktus sunkvežimyje naktį?

Nebūtinai. Vokietijoje yra vagysčių, ypač prie sienų ar poilsio aikštelėse. Jeigu krovinys vertingas, reikia rasti saugomą parkingą. Greitos logistikos sprendimai biuro perkraustymui į Vokietiją gali baigtis tuo, kad ryte randate tuščią sunkvežimį (tokių atvejų, deja, yra buvę).

Ką daryti, jei naujasis biuras dar nepasiruošęs?

Tai labai dažna situacija. Krovinys atvyksta, o raktų nėra, arba darbai vyksta. Reikia turėti planą B – kur dėti daiktus trumpalaikiam sandėliavimui. Tai kainuoja pinigus. Neklauskite, kodėl klientai visada sako, kad „viskas bus pasiruošę“.

Ar galiu sekti savo krovinį?

Taip, dauguma firmų turi GPS stebėjimą. Aš visada siūlau klientams sekti, tačiaj nereikia skambinti vairuotojui kas 10 minučių ir klausti „kur jūs“. Tai nervina. Vairuotojas turi vairuoti, o ne kalbėti. Tikrai.

Kainos ir paslėpti mokesčiai (apie tai niekas nebando)

Kodėl paskutine sekunde atsiranda papildomi mokesčiai?

Nes kažkas buvo pamirštas. Pavyzdžiui, už laiptinės nešimą (jei nėra lifto), už ilgesnį nueitį nuo sunkvežimio iki durų, už užrakintą biurą (laukimo mokestį). Geriau iš anksto pasakykite apie visas problemas. Aš stengiuosi visada paprašyti nuotraukų iš anksto.

Ar į kainą įeina dėžių surinkimas?

Dažniausiai ne. Dėžės – tai pirkimas arba nuoma, o jų surinkimas – darbas. Jei norite, kad mes surinktume dėžes, tai papildoma valanda. Neklauskite, kodėl negalima tiesiog „uždaryti dėžės“.

Kas yra „laukimo mokestis“?

Jei vairuotojas laukia, nes jūs vėluojate, jis gauna algą. Taigi, jums tenka mokėti. Vokietijoje darbo laikas griežtai kontroliuojamas, vairuotojas negali tiesiog „pabūti“ be įrašo. Tai ne aš to sukūriau, tai Bruselio biurokratai.

Ar galima susitarti dėl fiksuotos kainos?

Galima, ir tai geriausias variantas. Bet fixed price turi būti labai detaliai aprašytas, ką ji apima. Jei jis apima tik „nuo A iki B“, o paskui reikia nešti 4 aukštus be lifto, jums mokėsime papildomai. Nenuokankite.

Kas dėl bakštelėjimo (fuel surcharge)?

Degalų kaina kinta. Dauguma firmų turi bakštelėjimo koeficientą. Jei degalai brangsta, kaina kyla aukštyn. Negalima to išvengti, nebent užfiksuoti kainą iš karto (tada riziką imasi vežėjas). Šiuo metu degalai stabilūs, tai gerai.

Ar verta taupyti ant keltuotojų?

Nerašau nieko. Jei norite, kad jūsų auksinės lėkštės nenukristų, mokėkite už keltuotojus. Kelyje į Vokietiją gali būti didelių kalnų (jei važiuojate pietais), ir be keltuotojų jūsų baldai gali būti sugadinti jau pirmame posūkyje.

Kas dėl atliekų išvežimo?

Jei palikate senas dėžes ar pakuotės atliekas Vokietijoje, jas reikia išvežti. Tai nėra įtraukta į standartinę kainą. Vokietijoje atliekų tvarkymas griežtas. Jei paliksite šiukšles, gautite baudą.

Ar galima mokėti kortele?

Dauguma didelių kompanijų priima, bet mažos pervežimo firmos mėgsta grynaisiais arba pavedimu. Geriau susitarti iš anksto, kad paskui nebūtų keblu, kai sunkvežimis stovi prie vartų ir reikalauja pinigų.

Kaip sužinoti, ar kaina normali?

Palyginkite kelis pasiūlymus. Jei vienas siūlo 1000, o kitas 5000 – kažkas čia negerai (arba pirmasis apgaudinėja, arba antrasis per daug ambitingas). Greitos logistikos sprendimai biuro perkraustymui į Vokietiją turi būti racionalios kainos, ne pigiausios ir ne brangiausios.

Problemos ir „gyvenimas“

Kas nutinka, jei padarau žalą naujam biurui?

Jei tai mūsų kaltė, mūsų draudimas tai padengia. Jei tai jūsų kaltė (pvz., nenurodėte, kad grindys yra iš marmuro), tai... bus diskusija. Visada darykite nuotraukas prieš pradedant krauti.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Nedažnai, jei dirbate su profesionalais. Bet jei užsirašote „kurjerių“ per 10 eurų, tai taip, daiktai gali dingsi. Ypatingai maži daiktai – telefonai, piniginės, nešiojami kompiuteriai. Laikykite juos pas save.

Kodėl vairuotojai kartais būna piktos?

Nes jie žmonės ir juos vargina. Jie vairuoja 10 valandų, jų maistas šaltas, o klientas vėluoja. Nenuokankite jų. Paprašykite geros kavos (arba alaus – po darbo), ir jie taps žymiau malonesni. (Aš su šia patirtimi).

Ar galima keisti planus kelionės metu?

Galima, bet tai brangu. Jei nuspręsite važiuoti ne į Miuncheną, o į Štutgartą, kainos keičiasi. Reikia paskaičiuoti naują maršrutą ir galbūt papildomų dienų mokesčius.

Kas dėl alkoholio vairuotojui?

Visiškai ne. Vokietijoje tai nulis tolerancijos. Jei sugaus girtą vairuotoją, jis eina į kalėjimą, o krovinys – konfiskavimas. Mes tai neleidžiame. Neklauskite, kodėl vienas vairuotojas buvo atleistas po Vokietijos.

Ar galima veži augalus į Vokietiją?

Galima, bet turi būti tikrinama dėl kenkėjų. Ypatingai jei tai dirvožemio su augalais. Geriau palikti senus kaktus ir nusipirkti naujus Miunchene. Tai pigiau nei nervai su fitosanitarinės kontrolės.

Kas dėl „Gig“ ekonomikos pervežėjų?

Venkite jų. Žmonės, kurie tiesiog nusipirko sunkvežimį ir ieško darbo „Facebook“, neturi draudimo, patirties ir jų sunkvežimiai dažnai seni. Jie gali jums pasakyti, kad „viskas bus gerai“, bet kai suges variklis tarp Kauno ir Berlyno, jums nebus kas padėti.

Į ką reikia atsižvelgti renkantis firmą?

Ne tik į kainą. Žiūrėkite į atsiliepimus (tikruosius, ne tiek, kurie parašyti pusbrolio draugo). Žiūrėkite, ar jie turi realų biurą, ar tik svetainę. Ar jie kalba jūsų kalba? Ar jie supranta, kas yra „biuro perkraustymas“, o ne tik „daiktų vežimas“.

Kas dėl drabužių ir asmeninių daiktų darbuotojų?

Jei tai ne verslo turtas, geriau, kad darbuotojai juos vežtų patys. Kitaip tai gali būti įvardyta kaip prekyba arba dovana, ir apmokestinta. Vokietijai reikia aiškios ribos tarp verslo ir asmeninio.

Ar verta rūpintis draudžiamaisiais daiktais?

Žinokite, ko negalima vežti: ginklus (be leidimo), narkotikus, keikus (tai aišku), bet taip pat ir pavojingas chemines medžiagas, jei neturite licencijos. Biure to dažnai būna (valymo priemonės). Geriau juos nupirkti naujai.

Ar galima įsirašyti į EKA (Euro Contrôle Automatique) sąrašą?

Jeigu dažnai važiuojate į Vokietiją, galima. Tai greitina sienos kirtimą. Bet vienam kartui tai neapsimoka. Tiesiog būkite pasiruošę laukti.

Ką daryti, jei vairuotojas susirgo?

Tai blogiausias scenarijus. Reikia skubiai siųsti kitą vairuotoją arba kelti. Tai gali užtrukti dieną ar dvi. Geriau, jei kompanija turi atsarginę planą. Užtikrink, kad tavo partneris turi galimybę reaguoti.

Išvada

Taigi, biuro perkraustymas į Vokietiją nėra tik dėžių kelionė iš taško A į tašką B. Tai sudėtingas procesas, reikalaujantis planavimo, kantrybės ir, svarbiausia, tikrų profesionalų. Greitos logistikos sprendimai biuro perkraustymui į Vokietiją suteikia ramybę tuo metu, kai jūsų komanda susiruošia naujiems iššūkiams, o ne rūpinasi dingusiais spausdintuvais. Pasitikėkite patirtimi, ne kaina, ir viskas gerai sueis. Sėkmės Vokietijoje, ten daug galimybių, jei tik sugebate ten nusigabenti savo darbo vietas gyvus.