Greitos ir saugios perkrovimo paslaugos biurams į Vokietiją: Kaip išgyventi be nervų sugriuvimo

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti vieną – biuro kėlimas yra vienas didžiausių klientų (ir mūsų, vežėjų) košmarų. Visada pasirodo daugiau dalykų nei numatėte, o popierius visada trūksta. Vokietija yra specifiska rinka ten viskas turi būti tvarkingai, o vokiečiai moka reikalauti, kad taisyklės būtų laikomos. Tačiau jei viską suplanuoti protingai, greitos ir saugios perkrovimo paslaugos biurams į Vokietiją gali vykti net sklandžiai, nors aš visada laikauosi taisyklės „pasitikėk, bet tikrink“. Štai kas iš tikrųjų laukia jūsų, kai nusprendžiate kraustyti verslį per Lietuvos-Vokietijos ribą.

Kas reikia žinoti prieš pradedant (ir kodėl visada trūksta dėžių)

Kiek laiko reikia planuoti biuro perkėlimą į Vokietiją?

Geriau pradėti galvoti apie tai mažiausiai prieš mėnesį, o idealiausiai – dviejų. Nėra nieko blogiau nei skambutis penktadienio pavakare užsisakyti sunkvežimį į Berlyną antradienį. Tokiu atveju brangiai kainuos ne tik greitas priėmimas, bet ir rizikuojate likti be reikalingo transporto. Turime detaliai sudaryti inventoriaus sąrašą, nes perkraustykai į Vokietiją be dokumentų gali būti problema ties siena arba vietinėmis policijos patikromis, jei kas nors užkliuns. Taip pat reikia derinti laiką su statybos valdyba naujame pastate, o ten eilių gali būti ilgos.

Ar jums patys reikia supakuoti dalykus, ar tai daro perkraustymo komanda?

Tai priklauso nuo jūsų biudžeto ir norų, bet dažniausiai siūlome bent dalyvauti pakuotėje. Esame matę situaciją, kai klientas pasakė „viskas supakuota“, o atėję matome, kad serveriai stovi ant grindų be jokios apsaugos, o popieriai susuktiti į senas plėves. Mūsų komanda gali atlikti visą darbą, t.y. išpakuoti viską iš lentynų, uždėti antspaudus ir įdėti į dėžes. Tačiau jei norite sutaupyti, pakarkite smulkius daiktus patys, o brangią techniką ir baldus palikite mums. Vieną kartą teko vėliau ieškoti svarbių sutarčių, kurios buvo įmestos į šiukšlių maišą, todėl gerai pažymėkite dėžes.

Ką daryti su itin vertingu ar brangiu inventoriumi?

Čia reikia ypatingo dėmesio, nes standartinė atsakomybė pagal CMR draudimo konvenciją gali nebuvo pakankama. Jei vežate serveryje duomenis, brangų meną ar labai jautrią techniką, apie tai privalote pasakyti iš karto. Mums tebūtų tenka kelti laboratorinę įrangą, kuri vos nebuvo sugadinta, nes niekas nepaminėjo, kad ji vibruojanti. Greitos ir saugios perkrovimo paslaugos biurams į Vokietiją šiuo atveju reiškia ne tik fizinį judinimą, bet ir specialią pakuotę – putų polistireną, medines dėžes, fiksavimo diržus. Geriau užduoti keletą papildomų klausimų nei vėliau ginčytis dėl atlyginimo.

Ar reikia iš anksto matuoti baldus ir įėjimus?

Be abejo, ir tai yra viena dažniausiai pamirštamų dalykų. Vokiečiški biurai dažnai būna seniuose pastatuose, kur liftas gali būti tokio dydžio, kad į jį netelpa didelė konferencijos stalas. Praėjusį mėnesį teko išmontuoti didelę recepcijos dalį per langą, nes įėjimas buvo per siauras. Nufotografuokite ir išmatuokite viską kas reikia – ne tik baldus, bet ir koridorių, laiptus, liftų durų apatines viršutes. Jei to nepadarysite, galite užštiirti prieš pat įsikraunant į mašiną Lietuvoje.

Kaip elgtis su dokumentais, jei jų labai daug?

Dokumentų archyvai yra sunkiausia dalis, nes jie sveria tonomis, o vertė nėra didelė, bet praradimas būtų katastrofa. Siūlau visus popierius supakuoti į standartines, tvirtas archyvines dėžes. Nežinau kodėl, bet klientai visada mėgsta užpildyti jas perkraipomai, o tai dėžės plyštą keldam laiptais. Gerai, kad mes turime specialius vežimėlius tokioms dėžėms. Jei dokumentų yra tikrai daug, gali prireikti atskiro mašinos reiso, nes su baldais vienu kartu gintis neapsimoka – rizikuojate sugadinti tą, kas svarbiau.

Kainos, sutartys ir pinigai (ar kodėl nebus pigu)

Nuo ko priklauso kaina?

Kainos formavimas nėra tiesus – imame skaičiuoti nuo atstumo, tūrio, sunkumo, o taip pat ir nuo to, kiek darbo reikia įdėti „iš rankų į rankas“. Biuras Vilniuje kainuos kitaip nei biuras kaimo vietovėje netoli Miuncheno, kur reikės mokėti už sunkvežimio leidimą važiuoti miesto centre arba už specialią vietą stovėjimui. Taip pat įtakos turi diena – savaitgalis ar šventė Vokietijoje kainuos brangiau, nes vairuotojai turi teisę reikalauti didesnės algos. Užklausime būtinai nurodykite, ar reikia išmontuoti/montuoti baldus, nes tai papildomas darbo valandų skačius.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Taip, galima, bet ji bus šiek tiek aukštesnė, nei galutinė, jei dirbtume pagal valandinių normą. Fiksuota kaina apsaugo jus nuo staigmenų, jei pavyzdžiui, liftas neužsivers arba reikės ilgiau krautioti. Mums patinka fiksuotos kainos, nes aiškios sąlygos – žinome, ką uždirbsime, o jūs žinote, kiek mokėsite. Nesenai teko dirbti su klientu, kuris norėjo valandinio, o paskui buvo nustebęs, kad uždelsimas dėl savo darbuotojų brangiai juos kainavo (už mus). Geriau sutarkite viską iš karto.

Kokią dalį reikia sumokėti iš anksto?

Standartai yra tokie, kad paprastai imame apie 30–50 proc. avanso, kad užtikrintume, kad klientas „nenuklys“. Kas nutinka? Buvo atvejų, kai atvažiavome į vietą, o klientas nusprendė, kad pavyks rasti pigiau, o mums tektų grįžti tuščiais. Avansas užtikrina, kad mes rezervuojame datą ir mašiną. Likusią dalį paprastai reikia sumokėti gavus prekes arba iškrovus vietoje Vokietijoje, prieš pasirašant galutinius dokumentus.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia laikinai sandėliuoti daiktus Vokietijoje?

Taip, tikrai. Sandėliavimas Vokietijoje nėra pigus, ypač didmiesčiuose kaip Frankfurtas ar Hamburgas. Jei jūsų biuras nepasiruošęs priimti baldus tam nurodytą dieną, reikės jas nuvežti į mūsų partnerio sandėlį. Ten yra laikomos normos už kvadratinį metrą ir krovimo/iškrovimo darbai. Jei galima, venkite tokių pertraukų, nes tai gali padidinti sąskaitą dešimtimis procentų. Tačiau jei jau tenka, bent užtikrinkite, kad turite visus dalykus inventoriumi aprašytus, kad niekas dingtų.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių?

Mums nelabai patinka žodis „paslėptas“, bet yra „neplanuotų“. Pavyzdžiui, jei pateisiate, kad išvykimas iš jūsų patalpų vyks be problemų, o paskaičiuokite, kad sunkvežimis negali privažiuoti arti ir reikia nešti 200 metrų. Tada imamas mokestis už „ilgą nešimą“. Arba jei Vokietijoje reikia specialios leidimo vietos užimimai gatvėje, tai kainuoja pinigų. Apie tai reikia kalbėti anksčiau, o ne stovint prie pakrautimo mašinos.

Kodėl kai kurios kompanijos siūlo kur kas pigiau?

Tai klasikinis klausimas. Jei kaina atrodo per taigi, tai greičiausiai ji tokia ir yra. Gali būti, kad jie neturi draudimo, kad naudoja senas technikas, arba kad jums reikės patiems krauti. Yra nerealių istorijų, kai tos „pigios“ kompanijos dingdavo su daiktais arba jas sugadindavo. Mūsų srityje patikimumas kainuoja. Greitos ir saugios perkrovimo paslaugos biurams į Vokietiją negali kainuoti kaip duonos kepalas, nes ten eina kuras, mokesčiai, darbo užmokestis ir technikos priežiūra.

Vokietijos specifika ir biurokratija (kur viskas turi būti rašte)

Ar reikia kokių nors specialių leidimų įvažiavimui į miestus?

Vokietijoje yra daug miestų zonų, kur reikia specialių leidimų sunkvežimiams, ypač jei svoris viršija 3,5 ar 7,5 tonas. Be to, daugelyje vietų (pvz., „Umweltzone“) reikia žaliąją draudžiamąją kortelę (Plakette). Mums viską tai užtikriname, bet jei bandysite nuvažiuoti patys su savo pačių ar nuomota mašina, gausite didelį baudą. Ir vokiečių policija nieko nesupranta iš paaiškinimų – neįsileidžiate, bauda 80 eurų (ar daugiau). Geriau, kad šitą dalyką sutvarkome mes anksčiau.

Kaip su „Gefahrgut“ (pavojingomis) prekėmis biure?

Net ir paprastame biure gali būti pavojingų daiktų – dažai aerozoliai, valymo priemonės, spausdintuvų kasetės (jei jų labai daug). Tai viskas yra reglamentuota. Negalima tiesiog užmesti visko į mašiną be taisyklių. Jei turite sandėlyje daug chemijos, reikia tai deklaruoti. Nebijokit, mes tai pažistame, bet tiesiog nenuleiskite mums paslėpti keleto dėžių su skysčiais po stalu, nes sulaikymas sienoje gali užtrukti ilgiau nei patis kelionė.

Ar tiksliai laikomės pristatymo laiko?

Stengiamės, tačiau Vokietijoje eismo sąlygos gali būti neprognozuojamos – automagistralės (Autobahn) užsikimšę, avarijos, darbo apribojimai. Paprastai skambiname, kai artėjame, kad jūsų vadybininkas būtų pasiruošęs. Vieną kartą teko laukti 4 valandas, kol tiesiai kelyje buvo išmontuojamas tiltas. Nėra jokių garantijų, kad pristatysime būtent 10:00 ryto, jei kelyje nutinka kažkas nepageidaujamo. Bet mes visada informuojame.

Kas nutinka, jei Vokietijoje neleidžia iškrauti tuščia?

Tai gana dažna problema, jei nenurodyta sutartyje ar neinformuota savininko. Gali reikėti mokėti už grįžtamojo reiso („Leerkilometer“) kilometers arba laukti iki kito ryto. Vokiečiai yra griežti dėl savo taisyklių, ir jei jums nėra leidimo užimti aikštelę, gali tekti važiuoti į artimiausią stovėjimą mokėti. Geriau viską suderinti su technine priežiūra dar prieš savaitę.

Ar reikia ginti biuro techniką nuo dulkių pervežimo metu?

Absoliučiai taip. Kelyje yra vibracija ir dulkių. Nors mašinos uždaros, bet smulkios dulkes vis tiek patenka. Serveriai ir tūriniai spausdintuvai turi būti uždengti plėvele arba supakuoti. Turiu omenyje atvejį, kai spausdintivas vos nebuvo sugadintas dėl to, kad viduje susidarė dulkių rutulys. Pridėkite prie savo sąrašo „plėvės technikai“ – tai pigiau nei remontas.

Kaip elgtis su senais baldais, kuriuos nebereikia?

Jeigu norite juos išmesti Vokietijoje, tai ne taip paprasta. ten šiukšlių ivežimas yra brangus ir reglamentuojamas. Negalima tiesiog palikti prie konteinerio. Reikia rasti specialią paslaugą (Sperrmüll), kurią težia užsisakyti. Jeigu baldai dar tinkami, galbūt galima juos dovanoti arba parduoti, bet į mūsų sutartį tai paprastai neįeina – mes vežame tai, ką nurodėte įkrauti, o ne šiukšles (išskyrus sutartą atvejį).

Praktiniai patarimai ir problemų sprendimai vietoje

Kas daryti, jei pasirodo, kad daiktų yra daugiau nei planuota?

Tai įvyksta beveik kiekvienu kartu. Žmonės pamiršta apie lentynas koridoriuje arba dėžes sandėlyke. Jei mašina jau pilna, mes stengiamės viską sutalpinti kuo geriau, bet saugumo ribos negalima viršyti. Gali tekti daryti papildomą reisą, o tai kainuos. Jei įmanoma, pasakykite mums iš karto, kai suprantate, kad daiktų padaugėja – galime siųsti didesnės talpos sunkvežimį, jei dar nėra išvykęs.

Ar galiu važiuoti kartu su vairuotoju?

Įprastai neleidžiame keleivių dėl saugumo ir draudimo sąlygų, tačiau esant išankstiniam susitarimui, galime aptarti. Tačiau turėkite omenyje, kad tai yra ilgas kelias, vairuotojas dirba, o jums tenks sėdėti šalia daug valandų. Geriau susitikti tiesiai prieš jūsų naujojo biuro durų. Nesenai vienas klientas norėjo važiuoti, kad „prižiūrėtų savo serverius“, bet paskui žiauriai pavargojo ir vos ne užmigo prie vairo.

Kaip yra su draudimu – ką daryti, jei kas nors sulūžo?

Visada turiome turinio draudimą. Tačiau, jei jūs pats supakuojate daiktus ir dėžė viduje juda, draudimas negali atlyginti, jei kažkas susilaužo viduje. Jei supakuojame mes – atsakome už tai. Jei kažkas nutinka kelyje (pvz., avarija), mokame viską. Importuojant į Vokietiją labai svarbu turėti „Damage Report“ suformuotą vietoje, o ne po savaitės, kai grįžote atgal.

Ar įmanoma pervežti augalus į biurą?

Taip, bet su nuotrauka. Žinote, tais atvejais, kai augalai nenukenčia. Turiu omenyje, kad reikia juos gerai užtvirtinti, kad nepaverčtų. Ir svarbiausia – jei augalai dideli, turi patikrinti, ar jie tilps į liftą vokiškame biure. Nebijokit, mes su žoleliai daug ką matę.

Kokia šansų, kad atsiras vėlavimas dėl techninių problemų?

Technika sensta, o kelionės ilgos. Stengiamės naudoti patikimas mašinas ne senesnes kaip 5 metus, bet viskas nutinka. Jei mašina sugestų, mes siunčiame pakeitimą arba kitą ekipažą taip greitai, kaip įmanoma. Deja, to reiškinio negalime garantuoti 100 proc., bet stengiamės išspręsti problemą taip, kad jūsų biuras nenukentėtų. (Išskyrus atvejus, kai tai būna neprognozuojama, pavyzdžiui, defekto variklyje).

Ar padedate su baldų surinkimu vokiškame biure?

Taip, tai įeina į mūsų paslaugų paketą, jei tai buvo aptarta. Mūsų meistrai turi įrankius, kad surinktų bet ką, net ir labai sudėtingas sistema sekcijas. Vienintelis dalykas – reikia, kad inventoriaus sąraše būtų parašyta „surinkimas“, o ne tik „iškrovimas“, kadangi kartais klientai mano, kad tai savybiškai įeina, o mes tada turime papildomai dirbti vėlai vakare.

Kas daryti, jei rasta trūksta po iškrovimo?

Pirmiausia – tikrinti ar viskas įkelta. Darome sąrašus (knygas), kurias pasirašo abi pusės. Jei sąraše nėra prekės, o ją neatradei, tai reiškia, kad ji nebuvo įkelta. Jei sąraše yra, o jos nėra – tai mūsų kaltė. Tada ieškome, pradedame nuo kvitų ir vaizdo įrašų (jei turime kamerų). Bet dažniausiai pasirodo, kad klientas pats paliko dėžę senajame biure arba ją kažkas pavogė per iškrovimą (taip, ir taip nutinka didžiuosiuose miestuose).

Ar galima užsakyti paslaugas, kad ir sekmadienį?

Galima, bet tai kainuoja. Vokietijoje sekmadieniais darbas yra griežtai ribojamas, ypač triuksmas. Negalima kalbėti, nešti baldus pro langus, jei kaimynai skundžiasi. Todėl dažniausiai siūlome planuoti iškrovimą darbo dienomis arba šeštadienį. Sekmadienis tik tada, jei tai būtina ir esame gavę leidimą bei susitarę su pastato administracija.

Kaip apmokestinimas veikia tarptautiniuose_pervežimuose?

Mums išrašome sąskaitą-faktūrą (PVM mokėtojui). Kadangi tai yra paslaugų eksportas į ES šalį, PVM taikomas Lietuvos tarifais (arba 0 proc., jei taikoma atitinkama sąlyga ir pateikiamas VMI patvirtinimas, bet čia jau reikia konsultuotis su buhalteriu). Jums tereikia sumokėti eurais, mums nebereikia jokių muitų ar papildomų mokesčių.

Ar vežiate ir darbuotojų asmeninius daiktus jei jie persikrausto?

Taip, tai dažnai įvyksta, kai verslas persikelia kartu su darbuotojais. Turiu omenyje, kad tada reikia atskirai sudaryti sąrašus asmeniniams daiktams, kad jie nesušiktų su biuro turtu. Tai paprasta, bet svarbu, kad nebūtų abejonių dėl nuosavybės teisės, ypač jei vyksta muitinės tikrinimas ( nors retai, bet nutinka).

Ką daryti jei vokiškame biure neįleidžia sunkvežimio į kiemą?

Tada reikia nešti. Tai papildomas darbas, kuris vėliau atvažiuoja į sąskaitą. Kartais tenka naudoti specialius mažesnius sunkvežimius su „keliamomis galomis“ (katokais). Jei žinote apie tokias apribojimas iš anksto, praneškite, atvešime tinkamą techniką, o ne stovėsime ir spresime problemas.

Ar turiu patys būti vietoje iškrovimo metu?

Nebūtina, bet rekomenduoju, kad būtų atsakingas asmuo su raktu ir galimybė sprendimų priėmimui. Vairuotojas gali nežinoti, kur statyti stalą, kuris spalvos, ar galima padėti dėžę ant grindų (jei dar nėra kilimėlių). Be kontakto asmuo iškrovimas gali užtrukti dvigubai ilgiau.

Kuo skiriasi verslo perkėlimas nuo paprasto buto?

Versle daugiau atsakomybės reikalaujama. Biure tūris didesnis, daugiau technikos, ir svarbiausia – laikas. Verslas negali sustoti dėl to, kad vežėjai vėluoja, todėl dažnai dirbame naktimis arba savaitgaliais, kad nepertrauktumėte jūsų darbo. Taip pat dokumentų apskaitą reikia tvarkingiau.

Ar reikia mums rūpintis kvitais ar kitokiais dokumentais?

Mes parengiame visus pervežimo dokumentus – CMR kvitą, inventoriaus sąrašus. Jums tik reikia juos pasirašyti ir įsitikinti, kad viskas teisinga. Išsaugokite juos bent metus, jei kiltų draudimo reikalavimų.

Kas nutinka su pakavimo medžiagomis po to?

Jei naudojame mūsų dėžes, jas galime pasiimti atgal, kai jūs viską išpakuosite. Tai sutaupo jums pinigus, nes dėžės nėra pigios, be to, tai taip pat ekologiškiau. Jei įsigijote dėžių patys, jų atgal neimsime (išskyrus išimtinius atvejus).

Ar paslaugą galima užsakyti iš Vokietijos į Lietuvą?

Žinoma, darome ir taip. Struktūra panaši, tik skaičiuojamas atstumas kitaip. Greitos ir saugios perkrovimo paslaugos biurams į Vokietiją ar iš Vokietijos – principas tas pats, tik reikia žinoti vietos specifiką ten, iš kur keliama. Vokiški biurai paprastai labai gerai suplanuoti, bet jiems labai svarbi tvarka.

Ar galima užsisakyti tik sunkvežimį be vairuotojo pagalbininkų?

Galima, tada tai būtų tik mašinos nuoma su vairuotoju. Bet tada jums reikės savo stiprių vyrų (ar moterų) pakrauti ir iškrauti. Nerekomenduoju tokio varianto biurams, nes tai daugiau streso ir rizikos, kad kažką nukelsite neteisingai.

Ką daryti jei serveriai negali būti išjungti ilgam laikui?

Tada reikia planuoti logistiką taip, kad kelionė truktų kuo trumpiau, arba naudoti mažesnes, greitesnes transporto priemones. Standartinis 12 metų sunkvežimis su keliu sustojimais gali netikti. Ypatingais atvejais galime organizuoti ekspress reisą be sustojimų.

Kaip elgtis su pervežamu seifu?

Seifai yra sunkūs ir jautrūs. Jie turi būti ištuštinti, o jei įmontuoti – išmontuoti. Nevažiuokime su užrakintu seifu viduje – tai pavojinga ir nelegalu daugelyje vietų. Mums reikia žinoti apie seifą iš anksto, kad paruoštume įrangą.

Ar priimate kortelę ar tik grynąs?

Priimame ir pavedimus, ir korteles (išskyrus AmEx, kartais su problema), bet mums labiausiai patinka pavedimai iš anksto, kadangi nešiojami terminalai kartais prastai veikia užsienyje arba turi didelius komisinius.

Paskutinis klausimas – kodėl verta rinktis jus o ne pigesnį „skelbimą“?

Nes mūsų pavardė ir reputacija svarbiau už vieną užsakymą. Mes dirbam jau 20 metų ir mūsų klientai sugrįžta. Pigus „skelbimai“ dažnai baigiasi taip, kad jūsų daiktai dingsta arba sugenda, o telefono numeris nebeatsiliepia. Mums svarbu, kad jūsų biuras Vokietijoje pradėtų dirbti be nusižeminimų.

Išvada

Tiesiog nenuokankite rinktis pigiausią variantą, kai kalba eina apie jūsų verslį. Greitos ir saugios perkrovimo paslaugos biurams į Vokietiją reikalauja patirties, žinojimo ir, svarbiausia, sąžiningumo. Mes matėme viską – nuo sugriuvusių lentynų iki dingsusių kompiuterių, todėl žinome, kaip to išvengti. Susitarkime štai dabar, padarykime tikslų sąrašą ir kelkimės jums ramiai. Gero kelio!