Greito pristatymo terminai perkraustant biurą į Vokietiją: Realus patirties vaizdas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir mačiau viską – nuo lengvųjų automobilių, kurie užstrigo ant “A9” autostrados Vokietijoje, iki turgų, kurie buvo supakuoti kaip bulvių maišai. Žmonės visada klausia apie greito pristatymo terminus perkraustant biurą į Vokietiją, manydami, kad tai kažkas magiško, panašaus į užsakymą pizzerijoje. Deja, arba ir galiausiai – laimingai, logistika nėra tokia paprasta. Čia ne tik nuvažiuoti ir nutvirtinti krovinius, čia yra dokumentai, muitinė (nors ir ES, bet kartais patikrina), vairuotojai poilsio režimai ir begalė smulkių trikdžių. Todėl, jei planuojate perkelti savo verslą į Vokietiją, geriausiai iš anksto sužinoti, ką jūsų laukia iš tiesų, o ne skaityti idealizuotus brošiūrų tekstus. Kalbėsime kaip žmogus su žmogumi, be šlapių reklamos triukšmo.

Pagrindiniai klausimai apie laiką

Kiek realiai užtrunka tas greitas pristatymas?

Visiems norisi, kad aš čia pasakyčiau “per 24 valandas”, bet jei jūsų biuras yra Vilniuje, o naujieji patalpos – Miunchene, tai fizikai sudėtinga įvykti taip greitai sėkmingai. Greito pristatymo terminai perkraustant biurą į Vokietiją svyruoja nuo 1 iki 3 dienų priklausomai nuo to, kiek tiksliai reikia vežti ir kiek vairuotojas gali nuvažiuoti be poilsio. Esu matęs atvejus, kai mes įveikėme šį atstumą per dieną ir pusę, bet tada vairuotojas buvo kaip šviežias, o krovinys buvo tik kelios dėžės. Jei tai pilnas biuras su baldais, tai skalbti mašina reikia laiko, todėl prognozuokite maždaug dvi tris dienas nuo pakrovimo iki iškrovimo prie durų.

Ar garantuojate, kad atvyksite antradienį?

Negaliu garantuoti 100 proc., nes aš ne valdo oro sąlygų, eismo įvykių ar policijos reidų. Vokiškosios autostrados puikios, tačiau tenkas yra tas, kad ten keliaujantys vairuotojai retai kada laikosi didesnio atstumo, todėl įvykus mažiausiai “bufičiui” sustojimas truksta valandą ar dvi. Vakar pats važiavau, girdėjau radijuje, kad kažkur prie Hanoverio buvo didelė spūstis. Jei reikia absoliučiai tikslaus greito pristatymo termino perkraustant biurą į Vokietiją, įsipareigoti galiu tik tada, kai įtraukiame papildomą rezervą arba jei krovinys ne didelis. Bet tiesioginis atsakymas – stengiuos, bet už gaisrų neatsakingas.

Kodėl kiti sako, kad gali atvežti per dieną?

Todėl, kad kiti dažnai meluoja arba labai optimistiškai vertina savo galimybes, arba (kas dažniau) jie turi planuotą maršrutą, kuris eina per jūsų miestą kaip šalutinis. O jei jums reikia ekspresso, turiu siųsti konkrečią mašiną tik pagal jūsų užsakymą, ir tai kainuoja brangiau. Taip pat, kai kas pamiršta, kad perkraustant biurą į Vokietiją, reikia ne tik nuvažiuoti, bet ir užpildyti dokumentus (CMR sąskaitas), ką padaryti taip pat reikia laiko. Nepatikęs tiek, kurie žada nerealų greitį, nes dažniausiai paskui suinteresuoti šalys pradeda skambinti ir šauktis, kodėl vėluojame dvi valandas.

Ar vežiate šeštadieniais ar sekmadieniais?

Tai yra sudėtingas klausimas. Vokietijoje yra griežti taisyklės dėl sunkiųjų transporto priemonių judėjimo poilsio dienomis, ypač jei mašina viršija 7,5 tonas. Jei turime mažesnį “furą”, tai galima susitarti ir vairuotojas gali atvažiuoti, jei leidžia pats objektas (arba yra apsauga). Dažnai greito pristatymo terminai perkraustant biurą į Vokietiją įtraukia ir savaitgalius, jei klientas pasiruošęs sumokėti už viršvalandžius. Aš asmeniškai stengiuosi nedaryti to mano vairuotojams, jei būtina, bet kartas nuo karto, kai biuras turi būti parengtas pirmadienio rytoui, neturime pasirinkimo ir dirbame. Tik reikia tai žinoti iš anksto.

Kas nutinka, jei vairuotojui užmiega vairuojant?

Nepavyktų (bent tikiuosi). Mes laikomės taisyklių, mūsų vairuotojai turi tachografus, kurie fiksuoja viską. Jei mūsų vairuotojas užmigtų, tai būtų didelė problema ne tik dėl terminų, bet ir dėl saugumo. Bet jei jūs turite omenyje poilsio pertraukas, jas reikia numatyti. Esu matęs, kaip konkurentai “rašo” tachografus, kad važiuotų be sustojimo, bet tai nelegalu ir pavojinga. Norint užtikrinti tikrą greito pristatymo terminą perkraustant biurą į Vokietiją, reikia duoti vairuotojui galimybę ilsėtis. Kitaip mes riskuojame visą krovinį ir reputaciją.

Ar galima susiplanuoti atvykimo valandą?

Galime bandyti, bet vėlgi – eismas Vokietijoje yra kaip gyvas organizmas. Galime susitarti, kad vairuotojas bus Berlyne 12:00 valandą, tačiau jei bus eismo įvykis ar uždarytas kelias (ten, žinoma, dažnai renkasi keliai), tai gali pavėluoti. Geriausias variantas yra palikti laiko tarpą – tarkime, nuo 10:00 iki 14:00 valandos. Taip pat perkraustant biurą į Vokietiją svarbu, kad vairuotojas galėtų susisiekti su jumis tiesiai iš kelio, o ne lauktų kieme.

O dėl muitinės? Ar ten ilgiau užtrunka?

Kadangi Lietuva ir Vokietija yra ES erdvėje, formalios muitinės procedūros paprastai nėra taip ilgos, kaip anksčiau. Tačiau gali būti patrulinės apžiūros. Esu girdėjęs, kad kai kuriuos vairuotojus sustabdžia tik tam, kad patikrintų, ar krovinys atitinka deklaraciją, ypač jei tai yra brangūs kompiuteriai ar serveriai. Jei viskas tvarkoje, tai užtrunka penkias minutes. Bet jei trūksta kokių nors dokumentų (pavyzdžiui, pridėtinės vertės mokesčio (PVM) numeris nenurodytas sąskaitoje), tai gali užtrukti ir valandą. Tai natūraliai sutrikdo greito pristatymo terminus perkraustant biurą į Vokietiją.

Ar brangiau, jei skubame?

Žinoma. Skubos mokestis (express fee) yra normalus dalykas šioje srityje. Jei jums reikia, kad aš surinkčiau komandą rytoj ir važiuotų, tai aš turiu permokėti žmonėms, keisti jų grafikus, galbūt samdyti papildomą mašiną. Standartinis perkraustant biurą į Vokietiją procesas gali būti planuojamas savaitęmis, o tada kaina yra žymesnė. Bet jei sako “reikia važiuoti šiandien”, tai tai kainuoja. Niekas nenori dirbti naktį be papildomo užmokesčio, tiesa?

Biuro technika ir dokumentai

Kaip vežti serverius ir jautrią techniką?

Čia reikia ypatingo dėmesio. Negali tiesiog įmesti serverio į stalčių su kitais daiktais. Mes paprastai naudojame specialias užmūrytas dėžes su putomis (antishock). Greito pristatymo terminai perkraustant biurą į Vokietiją čia nėra pats svarbiausias, svarbiau yra, kad technika atvyktų gyva. Kartais netgi reikia vairuoti labai ramią mašiną be “šokimo”. Prisimenu vieną atvejį, kai vežome laboratorijos įrangą – vairuotojas buvo įspėtas, kad jei staigiai stabdys, gali prarastą darbą. Taigi, technika – tai atskira istorija.

Ar reikia išjungti visus kompiuterius?

Būtina. Ne tik dėl saugumo, kad jie nenukristų, bet ir dėl to, kad kelyje gali būti trūkčiojimai ar vibracijos, kurios gali sugadinti standųjį diską (SSD mažiau jautrus, bet vis tiek). Prieš perkraustant biurą į Vokietiją, prašau klientų padaryti “backup’ą” (atsarginę kopiją). Mes ne esame atsakingi už duomenų praradimą, jei kompiuteris buvo paliktas įjungtas arba jei jis nukrito dėl blogo pritaisymo. Tai gana dažna klaida – žmonės mano, kad jei padeda į dėžę, tai viskas bus gerai.

Kokios dėžės geriausios dokumentams?

Dokumentus geriausia laikyti plastikinėse dėžėse su dangteliais, o ne popieriniuose maišeliuose. Popierius drėgsta, o jei lietus, o vairuotojas užsilenks į iškrovimą ir drėgna dėžė pateks į vidų – bus katastrofa. Ypač jei tai teisiniai arbu finansiniai dokumentai. Jei reikia greito pristatymo, mes juos patalpiname atskirai, viršuje, kad juos būtų galima išimt pirmiausia. Nėra nieko blogiau, nei ieškoti vieno sutarties folderio tarp tūkstančio kilogramų knygų.

Ar galite padėti vėl viską susidėti lentynose?

Įprastai, mūsų užduotis yra atvežti ir padėti prie durų arba patalpoje. Jei norite, kad mes surinktume baldus ir sudėtume dokumentus į vietas, tai tai jau yra papildoma paslauga, vadinama “assembly”. Vokietijoje tokios paslaugos yra brangios, nes ten dirbantys žmonės dažniausiai kalba vokiškai ir moka vietinius standartus. Tačiau pačiu greito pristatymo terminu perkraustant biurą į Vokietiją mes į tai neįsitraukiame – mes tiesiog iškrauname. Bet jei susitarsim iš anksto, galiu atsiųsti padėjėją.

Ar saugu vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Tai yra pilnas chaosas, jei nesuplanuota. Jei darbuotojas įmes savo personalinį daiktą (pavyzdžiui, lagaminą su drabužėmis) į dėžę su biuro popieriumi, tai gali kilti problemų su muitine arba draudimu. Mes turime turėti aiškų sąrašą. Perkraustant biurą į Vokietiją, reikia aiškiai atskirti, kas yra įmonės turtas, o kas – asmeninis. Jei dėžėje bus mikrobangų krosnelė ir vėžliai (kaip buvo vieną kartą), tai bus keista. Aš asmeniškai nerekomenduoju gerti ir maistą vežti kartu su technika.

Kas su seifais? Ar juos galima vežti pilnus?

Galima, bet tai reikalauja specialios technikos. Seifai yra labai sunki, o jei jis dar ir pilnas pinigų ar dokumentų – tai dar sunkiau. Greito pristatymo terminai čia tikrai nebus greiti, nes jį reikės užkelti su kranu arba stiprintuvais. Be to, jei seifas turi kodą, o jo niekas nemeno – turėsime skambinti meistrui arba laužyti (kas daro spąstus). Geriau tuščią seifą užkelti atskirai.

Ar reikia išvalyti biurą prieš mūsų atvykimą?

Labai padėtų, jei būtų išvalyta bent nuo didelių šiukšlių. Vairuotojams nepatinka kasti per kalnus senų laikraščių, kad surastų kompiuterį. Be to, tai paveikia greito pristatymo terminus. Jei mes ten praleidžiame valandą tvarkydamiesi, tai vėliau atvykstame į paskirties vietą. Vokietijai klientai dažnai būna labai reikalaujantys dėl laiko, todėl geriau būti pasiruošusiam.

Vokietijos specifika ir problemos

Kaip ten su parkavimu miestu centre?

Vokietijos miestuose, ypač centriniuose rajonuose, parkavimas sunkvežimiui yra košmaras. Dažnai reikia specialių leidimų (Erlaubnis). Kartais greito pristatymo terminai perkraustant biurą į Vokietiją genda būtent dėl to, kad vairuotojas važinėja ratą valandą, kol suranda vietą, kur negaus baudos. Mes paprastai prašome kliento iš anksto pasirūpinti vietos pažymėjimu arba leidimais. Jei niekas nebuvo padaryta, tai rizikuojame – arba statome ant “takiažo” (uždaroms aikštelėms) ir tikimės, kad neužtrauks.

Ar dažnai sulaukiate baudų Užsienyje?

Nebent kas nuolat. Bet vieną ar du kartus per metas įvyksta. Pavyzdžiui, vairuotojas užmiršta nusipirkti vignetę (už kelius) arba per ilgiai stovi “poilsio zonose”. Tai viskas įeina į sąnaudas, bet jei bauda už nelegalų parkavimą, ją dažniausiai tenka mokėti klientui, jei nepasirūpino vieta. Sakyčiau taip: Vokietijos policija yra labai tikslžodžių. Jei mašina stovi ant dviračio tako – bauda garantuota.

O jei naujieji biuro patalpos nėra paruoštos?

Tai yra klasika. Atvažiuojame, o ten dar dirba statybininkai, nėra elektrą arba net neįležia į patalpas, nes dar nėra prieigos raktų. Ką mes darome? Laukiame. O laukimas – tai pinigai. Negaliu tiesiog palikti dėžių gatvėje. Taip pat, kai kalbame apie perkraustant biurą į Vokietiją, svarbu, kad vietinis vadovas (site manager) būtų susisiekęs su mumis prieš atvykstant, o ne paskambinęs tada, kai mes jau esame prie durų.

Ar vokiečiai drausmingi? Ar neapsuplys?

Dauguma taip, tačiau ten taip pat yra “užkibusių” žmonių. Yra buvę, kad prižiūrėtojas būna piktas, kad mašina purvina grindinį. Yra buvę, kad pareikalauja, kad vairuotojas būtų su šluota. Mes stengiamės būti mandagūs, bet kartais reikia užimti poziciją. Aš turiu omenyje, kad jums kaip klientui gali tekti susidoroti su vietiniais dalykais, todėl gerai, kas nors iš jūsų komandos privalo būti vietoje.

Kas daryti, jei kelias uždarytas dėl remonto?

Kartais Vokietijoje staiga uždaro kelius, o nukreipimo (Umleitung) ženklai yra painūs. Vairuotojas gali pasiklysti. Tada mes naudojamės navigacija, bet kartais ji priveda į mišką (kaip jums sakiau, technologijos ne tobulos). Jei įvyks such a situacija, greito pristatymo terminai bus pakeisti. Privalu susisiekti su klientu ir pranešti, kad mes esame šalia šieno (kaip sako seni vairuotojai), bet važiuojame keliu. Nepanikuokite, mes visada randam kelią.

Ar yra kažkokių apribojimų naktimis?

Vokietijoje naktimis (nuo 22:00 iki 06:00) galioja draudimas važiuoti tam tikrose kategorijose kelių arba miestuose, jei mašina viršija tam tikrą triukšmo lygį arba svorį. Jei jums labai skubus pristatymas naktį, reikia tai tiksliai patikrinti. Daugeliu atveju, perkraustant biurą į Vokietiją, mes stengiamės atvykti darbo laiku, kad išvengtume nesusipratimų su policija ir kad būtų kas paimti krovinį (išskyrus jei yra apsauga).

Ar galima vežti vaistus ar alkoholį?

Vaistus – galima, jei tai nėra narkotikai (tai savaime suprantama), bet reikia deklaracijos jei kiekis didelis. Alkoholį – taip, jei tai yra įmonės nuosavybė (pavyzdžiui, baras arba dovanos). Bet tikrai negalima vežti degtinės kaip “asmeninio krovinio” vairuotojui gerti. Tai ne tik draudžiama, bet ir pavojinga. Vokiška policija tikrai nemėgsta, kai randa kažką ne to.

O kaip su tachografu? Ar trukdo?

Ne, jis padeda suvaldyti laiką. Mes negalime jo apeiti. Jeigu reikalaujate neįmanomo greičio, tachografas parodys, kad vairuotojas per daug dirbo. Tai gali baigtis baudom kelio patikros metu. Todėl, planuodami greito pristatymo terminus perkraustant biurą į Vokietiją, mes atsižvelgiame į tas taisykles. Geriau atvykti valanda vėliau, nei gauti baudą 1000 eurų ir uždraustyti važiuoti toliau.

Kas jei dėžės sužalojamos? Kas atsakinga?

Jei dėžės pažeidžiamos dėl mūsų kaltės (sulūžo kelis, nukrito), mūsų draudimas tai padengia. Bet jei dėžė buvo blogai surinkta (naudojami seni kartono), tai mes ne atsakingi, kad ji susprogo. Patirtis rodo, kad dažniausiai gedimai atsiranda dėl blogo pakavimo. Rekomenduoju naudoti stiprią dėžę.

Ar galima sekti mašiną realiu laiku?

Taip, dauguma mūsų mašinų turi GPS sekimo sistemas. Galiu jums atsiųsti nuorodą, kur matysite, kur mašina yra. Tai padeda suvaldyti lūkesčius. Jei matai, kad mašina stovi Hanoverio triukšmo juodoje zona, tai žinai, kodel vėluoji. Tai suteikia ramybę.

Ar reikia mokėti iš anksto?

Standartiškai reikalaujame 50 proc. avanso, o likutį – gavus pavedimą arba grynais prieš iškrovimą. Nėra taip, kad mes važiuojame “į kreditą”, ypač kai eina kalba apie naujus klientus. Esu patyręs, kai po atvykimo klientas “dingo” arba atsisakė mokėti, nes dėžės atrodė “ne taip”. Avansas užtikrina abiejų šalių interesus. Perkraustant biurą į Vokietiją tai yra standartinė praktika.

Ar padedate su draudimu?

Mes turime standartinį krovinių draudimą (CCR), kuris dengia žalą kelyje. Tačiau jei reikėtų papildomo draudimo (pavyzdžiui, All risk), tai reikia tartis iš anksto. Paprastai to pakanka, bet tarkime jei vežate brangų meno kūrinį, geriau tai pasakyti.

Ar galite padaryti išsiskirstymą (tiekimas į kelias vietas)?

Taip, tai vadinama “multi-stop” pristatymu. Bet tai brangiau ir ilgiau užtrunka. Jei jums reikia padalinti dalį daiktų į sandėlį Frankfurte, o dalį į biurą Miunchene, mes tai padarysime. Bet greito pristatymo terminai čia akivaizdžiai pailgės, nes reikia važiuoti iš vienos vietos į kitą, rasti adresus, iškrauti. Planuokite dieną dvi daugiau.

Kas nutinka, jei vairuotojas susirgo?

Turiu rezervinius vairuotojus arba bendradarbius, galinčius padėti. Bet jei tai įvyksta Vokietijos viduryje, gali prireikti laiko, kol atvyks kitas. Tai retas atvejis, bet jis įmanomas. Mes stengiamės būti pasirengę tokiai situacijai.

O jei tarpupyje užstrigo dėžės, kurių nepažymėjome?

Tai įvyksta. Vairuotojas gali rasti dėžę, kurios sąraše nėra. Tada jis susisiekia su dispčeriu, mes su jumis. Jei ją reikia pristatyti, mes ją vežame. Jei ne – paliekame pas mus arba grąžiname. Bet svarbu – ne slėpti daiktų.

Ar reikalingas vokiškas vertimas dokumentų?

Paprasčiausias aprašymas (packing list) gerai, jei yra anglų kalba (visi supranta). Bet jei tai specifinė technika arba pavojingi daiktai, vokiškas vertimas padėtų išvengti nesusipratimų su policija ar ar klientų pažiūros metu.

Kaip elgiamės su paštu? Ar galite jį užpildyti?

Mes galime paimti paštą, kurį jūs paruošėte (su antspaudais arba be). Mes nėra paštas, todėl negaliu užtikrinti, kad jis bus įteiktas kaip “prioritetas”, bet galiu jį numesti į pašto dėžę Vokietijoje, jei pro šalį važiuojame arba perduoti klientui. Dėl greito pristatymo terminai čia ne taip svarbu, kaip tai, kad paštas nepasimestų.

Ar turiu būti vietoje, kai atvykstate?

Labai rekomenduoju. Bent kas nors, kas turi raktus ir žino, kur ką dėti. Jei nieko nėra – laukiame. O laukimas kainuoja. Buvo atvejų, kai laukėme tris valandas, kol atvažiavo vadovas su raktais. Tai viską susilpnina.

Ar galima gerti vandenį iš jūsų mašinos?

Vairuotojas tikrai pasidalins, jei yra, bet tai ne vandens tiekimo paslauga (tikiuosi supratote humorą). Mes esame pervežimo kompanija.

Kas nutinka su pakuojimo medžiagomis?

Paliekame jas klientui, jei nenorite mokėti už grąžinimą. Perkraustant biurą į Vokietiją, pigiau jums palikti dėžės vietiniam “recycling” centrui, nei mums vežti tuščias atgal. Tai taupo laiką ir pinigus.

Paskutinis klausimas – ar verta rinktis jūsų kompaniją?

Manau, kad verta, jei jums svarbi tiesa, o ne gražios nuotraukos. Turiu patirties, moku išspręsti problemas. Esu matęs daugybę biurų, žinau, kaip judėti. O dėl tų terminų – pasidarysime viską, kas įmanoma, kad būtų greitai.

Apibendrinimas

Taigi, jei jums reikia greito pristatymo termino perkraustant biurą į Vokietiją, svarbiausia yra ne tik pasirinkti mašiną, bet ir suprasti, kad tai procesas, priklausantis nuo daugybės veiksnių. Nėra magiško mygtuko, kurį paspaudus krovinys atsiranda tarsi iš oro. Reikia planuoti, drąsiai klausti ir bendrauti. Esu čia, kad padėčiau tai padaryti be nereikalingo streso, nors kartais ir su nedideliu vėlavimu, bet visada saugiai ir patikimai. Sekmės jūsų verslui Vokietijoje!