Greiti ir lankstūs transporto sprendimai biurams į Vokietiją: Vadovas iš vidaus

Dirbu jau beveik dvidešimt penkerius metus šioje srityje, ir Vokietija vis dar yra tas pagrindinis ratas, kuris suka visą Europos logistiką. Dažnai biurų vadovai ar logistai klausta, kaip nutraukti dokumentus, įrangą ar baldus greitai, ypač kai viskas degėtų ir reikia išsiųsti "vakar". Žinote, tie greiti ir lankstūs transporto sprendimai biurams į Vokietiją nėra tik gražūs žodžiai brošiūroje – tai dažnai naktiniai darbai, nuolatiniai skambučiai vairuotojams ir gebėjimas išsiveržti iš situacijų, kurių niekas nenumatė. Čia nėra tik apie kainą, bet apie tai, kad turtas būtų ten, kai jums reikia, o ne po savaitės. Tai realus gyvenimas, ne teorija, ir tą jaučiu kiekvieną dieną.

Kaip veikia greitas pervežimas ir logistikos smulkmenos

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka krovinys nuo Lietuvos iki Vokietijos?

Visada sakyčiau, kad standartiškai tai yra 24 valandos, jei kalbame apie vakarinį išvykimą ir ryto atvykimą į sandėlį. Tačiau jei reikia greitų ir lankstų transporto sprendimų biurams į Vokietiją, mes dažnai naudojame dviejų vairuotojų komandas, tada važiuojame be sustojimų. Atstumas iki Miuncheno arba Hamburgo yra didesnis nei į Berlyną, tai taip pat įtakoja laiką. Kartais, jei klientas pavėluoja pakrauti, tas 24 valandų grafikas suskleidžia kaip harmonika, ir tada prasideda stresas. Taigi, planuokite bent 1-2 dienų atsargą, jei tai ne kritinis siuntimas.

Ar įmanoma pristatyti siuntą per savaitgalį Vokietijoje?

Vokietija nėra Lietuva, kur viskas veikia 24/7, čia labai griežtai laikomasi poilsio laiko. Didžiuosiuose miestuose, tokiuose kaip Frankfurte ar Štutgarte, didieji logistikos centrai dažnai dirba šeštadienį, bet sekmadienį viskas stovi. Jei jums būtina, kad prekės būtų prie durų pirmadienio ryte, reikia planuoti išvykimą jau penktadienį. Nors pas mus darbuotojai įpratę dirbti ilgiau, ten vokiečiai tiesiog neuždarys durų, net jei mokėsite dvigubai. Tai reiškia, kad greiti ir lankstūs transporto sprendimai biurams į Vokietiją turi būti derinami su vietos darbo laiku, kitaip tiesiog pravažiuosime pro tuščius vartus.

Kas yra tas "dedikuotas" reisas ir kada jis reikalingas?

Dedikuotas reisas yra, kai sunkvežimis važiuoja tik su jūsų kroviniu ir nieko daugiau nebekrauna kelyje. Tai brangiau, bet tai vienintelis variantas, jei reikia gabenti labai brangią biuro techniką arba jei krovinys užima mažiau nei pusės mašinos, bet jums svarbus greitis. Kartais klientai mano, kad tai per daug prabangu, bet kai reikia perkelti serverius iš vieno biuro į kitą per naktį, nėra ką svarstyti. Paprastai daliniai kroviniai (groupage) yra pigesni, bet ten laukimas gali trukti iki trijų dienų, kol surinksime kitas siuntas.

Ar galima vežti mažus siuntinius be pilno sunkvežimio?

Žinoma, dažnai tai darome per kurjerines tarnybas arba sujungdami su kitais krovinais. Jei tai tik kelios dėžės su dokumentais ar biuro reikmenimis, nėra prasmės kreiptis į sunkvežimį. Mes turime partnerių, kurie specializuojasi būtent "mažmeninėje" prekyboje tarp šalių. Bet čia reikia atsižvelgti į tai, kad tokiu atveju transporto sprendimai gali būti šiek tiek lėtesni dėl tarpininkų skaičiaus. Vis dėll tai, jei svarbu kaina o ne laikas, tai puikus pasirinkimas.

Ką daryti, jei biuras neturi keltuvo įrengimo?

Tai labai dažna problema, ypač mažesnėse įmonėse ar kai perkeliate į naujas patalpas. Vairuotojas turi su savimi ne visada yra rankinį ar hidraulinį keltuvą, tai reikia pranešti iš anksto. Aš visada klausiu: "Ar yra kur pakrauti?" (arba iškrauti), nes kartą teko stovėti valandą gatvėje, nes niekas nebuvo pagalvojo apie rampą. Geriau iš karto užsakyti sunkvežimį su "keliamuoju galu" (tail lift), tai padės išvengti nereikalingų rūpesčių ir papildomų laukimo mokesčių vairuotojui.

Dokumentacija, muitinė ir biuro technika

Ar reikalingi T1 ar T2 dokumentai vežant į Vokietiją?

Kadangi ir Lietuva, ir Vokietija yra ES narių, muitinės formalumų tarp šalių nėra. Taigi, T1 dokumentai nereikalingi, nebent prekės atkeliauja iš trečiosios šalies, pavyzdžiui, iš Jungtinių Amerikos Valstijų per mūsų terminalą. Tiesiog reikia užpildyti sąskaitą-faktūrą ir prekių važtaraštį (CMR). Nereikia jokių papildomų eksporto deklaracijų, nebent gabenate ypatingas prekes, kurias kontroliuoja specialiųjų tarnybų. Dažniausiai biurui tai nėra aktualu, čia svarbiau teisingai nurodyti PVM mokėtojo kodus.

Kas nutinka, jei sąskaitoje padariau klaidą prekės pavadinime?

Vokietijos muitinė (Zoll) yra labai griežta, net jei tai yra vidinė ES prekyba, jie tikrina dokumentus labai kruopščiai. Jei pavadinime nesutampa kodai ar svoris, gali būti bauda arba sulaikymas. Turiu omenyje, kad net nedidelė rašybos klaida gali sukelti problemų, jei atsitiks tikrinimas. Geriau iš karto pataisyti ir išsiųsti naują dokumentą el. paštu vairuotojui, negu vėliau aiškintis su vokiečių biurokratais. Tai suvaldysime, bet tai valandas trukdys.

Ar reikia mokėti Vokietijos PVM, jei vežu savo turtą?

Jei tai yra savo biuro įrangos perkelimas (t. y. turtas, kuris nebus parduodamas, o tiesiog perkeliamas į kitą padalinį), PVM mokėti nereikia. Tai vadinama prekių perkėlimu vidinės apyvartos srityje. Svarbiausia yra turėti įrodymus, kad prekės išvyko iš vienos vietos ir atvyko į kitą, todėl CMR važtaraštis čia yra pagrindinis dokumentas. Nepamirškite prie sąskaitos pridėti pastabos "Prekių perkėlimas – PVM nemokamas" (Intra-Community supply – VAT not applicable). Nors vokiškai tai skamba kitaip, bet supras.

Kaip elgtis su kompiuterine technika ir duomenimis?

Pervežant serverius arba kompiuterius, svarbu ne tik fizinis saugumas, bet ir duomenų apsauga. Mes siūlome pasirašyti galiojantį konfidencialumo susitarimo (NDA) priedą, kad klientas būtų ramus. Be to, technika turi būti pakrauta taip, kad neišsiristų – vairuotojai dažnai važiuoja staigiai, ypač ant Vokietijos autobanų. Kartais klientai sako, kad tai "tik seni monitoriai", bet vėliau atsiranda ieškinys dėl sugadinto standžiojo disko. Geriau įpackuoti ir uždėti "trapaus" žymą.

Kodėl reikalingas HS kodas (tarifinis kodas)?

Nors tai vidinė prekyba, HS kodas vis dar naudojamas statistikai ir, kas svarbiau, muitinės tikrinimams. Jei nežinote tikslaus kodo, geriau pasikonsultuoti su savo buhalteriu arba logistiku. Neteisingai nurodytas kodas gali sukelti įtarimų, kad bandote slėpti brangesnes prekes. Aš pats retai kada juos įsimenu, todėl visada turiu lentelę po ranka, nes juokinga klausti vairuotojo, koks kodas yra fotokopijavimo mašinai.

Ar galiu siųsti dokumentus faksiu arba el. paštu vairuotojui?

Anksčiau faksai buvo pagrindas, dabar viskas vyksta per WhatsApp arba el. paštą. Vairuotojai turi planšetes, tačiau signalas Vokietijos miškuose arba prie sienos su Lenkija gali būti silpnas. Geriausia duoti vairuotojui spausdintą kopiją, kai jis atvykta pasiimti krovinius. Tai senas mokyklos metodas, bet jis veikia 100% ir niekada neleidžia nukrypti nuo greitų ir lankstų transporto sprendimų biurams į Vokietiją principo, kai laikas leidžiasi pro akis.

Kas daryti, jei pirkėjas Vokietijoje atsisako priimti prekes?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis nutinka. Jei pirkėjas tiesiog neatsiliepia arba uždaro duris, krovinys turi grįžti atgal arba būti laikinai sandėliuojamas pas mus. Tai kainuos papildomai pinigų – tiek už sandėliavimą, tiek už grįžtantį reisą. Visada patariu prieš išvykdami patikrinti, ar asmuo, kuris turi priimti prekes, tikrai yra vietoje. Kartą teko vežti biuro baldus atgal į Vilnių, nes vokiečių įmonė bankrotavo tą patį rytą.

Realios problemos ir nenurodytos aplinkybės

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Tai tikrai įvyksta. Prieš metus mums vairuotojas sudegė sankaba netoli Hanoverio. Tokiu atveju mes kviečiame techninę pagalbą vietiniuose servisuose, bet jei tai ilgai trunka, perkrauname prekes į kitą mašiną. Tai brangu ir ilga procesa, bet kitų variantų nėra. Svarbiausia yra nedelsiant informuoti klientą, kad šis nežiūrėtų į sekundinę rodyklę ir nesijaudintų. Mes stengiamės, kad greiti ir lankstūs transporto sprendimai biurams į Vokietiją netrukdytų jūsų darbui, net ir esant tokiai katastrofai.

Ar dažnai pasitaiko vairuotojų trūkumas?

Deja, taip. Dabar labai sunku rasti gerų vairuotojų, ypač tokių, kurie sutiktų važiuoti į Vokietiją dėl didelio eismo. Kartais tenka keisti planas ir siųsti tuos, kurie yra mažiau patyrę, bet turi teises. Galiu pasakyti, kad situacija pagerėjo (nėra, vis dar blogai), bet mes su savo komanda kažkaip įveikiame. Tik reikia kantrybės, jei vairuotojas atsilieka su atsakymu į telefoną – jis tiesiog gali vairuoti.

Kaip susidoroti su eismu Vokietijoje, ypač Ruhr srityje?

Ruhras (Dortmundas, Esenas ir t.t.) yra viena didžiausių košmarų vieta. Jei ten reikia patekti ryte, skaičiuokite, kad prastovės gali trukti valandas. Mes stengiamės planuoti maršrutus taip, kad pravažiuotume šias zonas naktį arba per pietus, kai eimas mažesnis. Bet jei klientas užsako pristatymą į centrinę Dortmundo dalį 8:00 ryto, tada t tiesiog meldžiames, kad nevyktų avarija. Geriau derėtis dėl laiko, kuris yra vėlesnis.

Ar yra problemų su vagyste?

Vokietijoje, ypač didžiuosiuose sandėliuose arba poilsio aikštelėse, vagystės pasitaiko. Mes visada įsakome vairuotojams neužsidaryti mašinų neapsaugotose vietose ir naudotis tik sertifikuotomis aikštelėmis. Jei vežate brangią biuro techniką, verta pasirūpinti papildoma apsauga arba GPS stebėjimu, kuris leidžia matyti mašiną realiu laiku. Nenorėjau jums gąsdinti, tai retai nutinka, bet rizika yra.

Ką daryti, jei vairuotojas negali rasti paskirties vietos?

Naujokie biurai dažnai būna sunkiai randami, o navigacijos kartais vedą į uždarą pramonės zoną be išvykimo. Vairuotojai dažnai nevokiškai kalba, tai sunkiau paklausti kelią. Mes visada prašome kliento duoti tikslias koordinates ir, jei įmanoma, nuotrauką pastato. Vieną kartą vairuotojas sukasi ratu Berlyne dvi valandas, nes adresas buvo senas ir pastatas nugriautas. Nustebino, kad niekas nepasakė.

Ar galima užsisakyti pristatymą su įrengimu (montavimu)?

Įprastai mes tik pristatome iki durų ("iki šono"). Jei reikia susidėti baldus ar prijungti kompiuterius, tai jau kita paslauga, kurią reikia derinti atskirai. Mūsų vairuotojai yra vairuotojai, ne meistrai, juokinga atrodo, kai prašome juos surinkti lentyną. Galime surasti vietinius partnerių Vokietijoje, kuris tai padarys, bet tai kainuos ir užtruks šiek tiek ilgiau organizuoti.

Kokia situacija su ekologine sąskaita "Euro 6" mašinomis?

Vokietijoje labai griežtai stebima aplinka, ir į miesto centrus gali važiuoti tik Euro 6 arba elektriniai sunkvežimiai. Jei jūsų biuras yra "žaliajoje zonoje" (Umweltzone), o mes atvyksime su senesne mašina, gausite baudą. Visada tikriname šį dalyką, bet kartais klientai pats nežino, kad jų naujasis biuras yra zonoje. Geriau patikrinti iš anksto, nei mėginti aiškintis policijai vokiškai.

Ar turi draudimą, jei paslydžiu su keltuvu ir sudaužau prekes?

Taip, mes turime atsakomybės draudimą (CMR draudimas), kuris dengia žalą iki 330 SDR vienetų kilogramui. Tai yra standartas. Tačiau, jei prekės buvo blogai supakuotos pačių klientų, draudimas negalioja. Matęs esu situacijų, kai stiklinės lentynos būna įdėtos į kartono dėžę be putų – tai ne mūsų kaltė. Supakuokite gerai, o mes pristatysime saugiai.

Kainodara, mokesčiai ir paslėpti niuansai

Kaip susiformuoja kaina? Ar tik nuo atstumo?

Ne tik nuo atstumo. Čia svarbus rūšis (svoris ar tūris), kuro kaina (ji šokinėja kaip nori), ir sezonas. Pavyzdžiui, prieš Kalėdas kainos šoką dėl didelio paklausos. Taip pat įeina mokesčiai už kelių naudojimą Vokietijoje (vokiškas mokesčis už sunkvežimius). Greiti ir lankstūs transporto sprendimai biurams į Vokietiją dažnai kainuoja brangiau dėl to, kad tenka pakeisti planą momentiniu būdu. Jei norite fiksuotos kainos metams, reikia sudaryti ilgalaikę sutartį.

Kas yra "kuro priedas" ir kodėl jis keičiasi?

Kuro kaina rinkoje nebuvo tokia jau 20 metų, kaip dabar. Mes negalime įtraukti fiksuotos kainos į sutartį, nes po mėnesio gali prarasti pinigus. Todėl yra kuro priedas, kuris kinta kas mėnesį arba savaitę pagai vidutinę rinkos kainą. Paprastai tai yra kelių procentų nuo sumos, bet kai nafta brangsta, tai gali padaryti didelę įtaką galutinei sąskaitai.

Ar yra mokesčių už pristatymą "išskirtinėmis valandomis"?

Taip, jei reikia pristatyti naktį arba šventę, tai kainuoja dvigubai ar triskart. Vokietijos darbuotojai turi kolektyvines sutartis, kurios nustato aukštas užmokesčio normas už naktinį darbą. Jei jums tikrai skubia, tai sumokėsite, bet mes tai padarysime. Nėra nieko nemokamo, ypač tada, kai reikia pažadinti vairuotoją, kad jis nevažiuotų miegoti, o nuvažiuotų į paskirties vietą.

Kodėl kaina skiriasi tarp "tūrio" ir "svorio"?

Sunkvežimis turi limitus ir svoriui, ir tūriui. Jei vežate lengvas, bet didžiules putas (pavyzdžiui, daug padangų arba išpūstus baldus), mums užims daug vietos, bet svorio mažai. Tuomet mokate už tūrį (LDM). O jei tai sunkūs metalo spintos – mokate už svorį. Mes visada bandome suderinti, kad klientas gautų geriausią pasiūlymą, bet kartais fizikos dėsniai nugalėja logistiką.

Ar verta imti ilgalaikę sutartį biurui?

Jeigu jūsų įmonė reguliariai siunčia siuntas į Vokietiją (pavyzdžiui, kiekvieną savaitę), tai tikrai verta. Gausite fiksuotas kainas ir prioritetą, kai bus didžiausia šventinė šventė. Bet jei siunčiate kartą per metus, geriau eikite į vienkartinę sutartį, nes ten nėra jokių įsipareigojimų minimaliam kiekiui. Svarbu tik skaityti smulkmenas apie atšaukimus.

Kas daryti, jei gavau kainą, kuri man atrodo per didelė?

Klauskite. Pavyzdžiui, kodėl tiek brangu? Gal jie skaičiuoja 3 tonų mašiną, o jums užtektų 1.5 tonų furgono. Kartą klientas norėjo vežti tik vieną biurą kėdę, o mes jam paskaičiavome sunkvežimį. Iš karto pataisiau (užsirašiau sau nebesikartoti šios klaidos) ir pasiūlėm kurjerį. Visada galima susitarti, jei abiem pusėms priklauso.

Ar galima apmokėti atvykus arba paskirstyti mokėjimą?

Standartiškai mes dirbame su išankstiniu apmokėjimu arba paskirties apmokėjimu (COD), bet COD yra brangiau, nes reikia gauti pinigus iš vokiečio ir juos pergabenti atgal. Didesnėms įmonėms dažniausiai sutinkame dirbti su atidėtu apmokėjumu iki 30 dienų pagal sutartį. Mažiems biurams reikia mokėti iš karto, kad mes netektų jų ieškoti po to.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Tiesioginiai mokesčiai – ne. Bet yra tokių dalykų kaip "laukimo mokestis". Jei vairuotojas atvyksta į vietą ir laukia 2 valandas, kol jums paruošiate dokumentus arba iškraunant, tai eina papildomai. Taip pat, jei reikia specialios leidimo forma į miestą (Gelbeschein), tai taip pat kainuoja. Geriausia viską aptarti iš anksto, kad nustotume stebėtis galutinės sumos dydžiu.

Kodėl kainos kyla, kai yra krizė?

Logistika yra kaip barometras ekonomikai. Kai kainuoja benzinas, kai brangsta maistas, kai trūksta vairuotojų – viskas atsispindi mūsų kainose. Mes negaminti prekių, mes tik jas judiname, bet mūsų išlaidos taip pat auga. Prieš porą metų kainos buvo beveik dvigubai mažesnės, dabar jau susigrąžino į normalią (tikrai ne tokia normalia) padėtį. Tai tiesiog reikia priimti kaip būtinybę.

Ar galima sutaupyti pasirinkiant lėtesnį transportą?

Žinoma, jei jums nereikia tų greitų ir lankstų transporto sprendimų biurams į Vokietiją, galite rinktis dalinį krovinį. Tai gali užtrukti 3-4 dienas, tačiau kaina bus maždaug 40-50 proc. mažesnė. Jei tai nėra skubus kontraktas ar sugedęs serveris, kodėl gi ne? Dažnai biurai perka papildomas kėdes ar spausdintuvus iš eBay Vokietijoje ir tiesiog laukia, kol atvyks.

Išvada

Viskas sužinojote – tai ne rocket science, bet ir ne paprasta vaikų žaidimas. Greiti ir lankstūs transporto sprendimai biurams į Vokietiją reikalauja patirties, kantrybės ir gerų ryšių. Nėra tobulo pasaulio, visada kažkas kas nors suklysta arba vėluoja, bet su geru partneriu viskas išsprendžiama. Svarbiausia yra nebijoti klausti ir derėtis, o ne tik laukti stebuklo. Jei reikės pagalbos ar patarimo, visada galite kreiptis, bent jau pasakysiu tiesą, kaip yra, o ne kaip turėtų būti knygose.