Greitas ir saugus biuro kraustymo sprendimas į Vokietiją: kas vyksta užkulisiuose

Dirbu šitoje srityje jau virš dvidešimt metų, maždaug. Matyta visko – nuo sugedusių sunkvežimių Vokietijos autobano viduryje iki dingusių dokumentų, kurie staiga pasirodydavo po metų. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra tiesiog daiktų įkėlimas į mašiną, tai tikras logistikos iššūkis, kur gali nukristi visa verslo veikla, jei kažką praleisi. Svarbiausia yra rasti greitą ir saugų biuro kraustymo sprendimą į Vokietiją, kad neprailstų tas laikas, kai darbuotojai negali dirbti. Nereikia tikėti gražiais paveikslėliais iš brošiūrų, reikia žinoti, kas vyksta realybėje, ir tada viskas nueis geriau.

Pagrindai: kaip viskas prasideda ir baigiasi

Kiek laiko užtrunka toks kraustymas į Vokietiją?

Visada klausia apie laiką, o aš visada sakau – tai priklauso nuo to, ką tu vedi. Jei tai tik kelios dėžės su dokumentais ir kėdės, tai galima ir per dvi dienas nuimti. Bet jei tai pilnas biuras su serveriais, dideliais stalais ir seifais, tai tai kitas reikalas. Paprastai planuojame savaitę iki išvežimo ir dar 1-2 dienas kelionei. Vienai įmonei pavyko perkelti visą buveinę į Miunchenę per keturias dienas, bet tai buvo išimtis, nes turėjome tris sunkvežimius vienu metu. Geriau skaičiuokite, kad viskas užtruks ilgiau negu planavote, tuomet nenuviliosite savo vadovų.

Ar tikrai reikia profesionalų, ar galima patys?

Žinoma, galite patys, jei norite praradu pusę technikos kelionės metu. Esu matęs, kaip įmonės vadovai bando taupyti ir samdo "vyrus su gazeline". Tai baigiasi tuo, kad jūsų brangus serveris nukrenta laiptuose, nes jie nežino, kaip jį laikyti. Greitas ir saugus biuro kraustymo sprendimas į Vokietiją be profesionalų yra tiesiog mitas. Mes turime ne tik rankas, bet ir įrangą – keltuvus, fiksavimo juostas, specialias dėžes. Be to, jei įvyksta avarija, mes atsakome, o jei samdate individualų vežėją, teismuose gališ vaikščioti metus.

Kas nutinka su dokumentais, ar jie saugūs?

Dokumentai – tai visada galvos skausmas. Juos reikia ne tik supakuoti, bet ir žymėti, kad niekas nepasimestų. Vokietijoje labai griežtai žiūri į konfidencialumą, todėl mes naudojame užrakstomas dėžes su numeracija. Vakar vienas klientas klaustelėjo, ar mes neskaitytume jo sutarčių per kelionę. Juokinga, bet kai vairuotojas vairuoja 10 valandų, jam neįdomi jūsų buhalterija, jam nori miego. Tačiau saugumo sumetimais viskas uždaroma ir seilėjama (tai yra užrašoma sąraše). Jei dingsta dėžė su svarbiais popieriais – tai katastrofa, todėl ten dirbame tik su patikimais žmonėmis.

Ką daryti su daiktais, kurių nebebeidžia?

Daugelis klientų bando įkelti į sunkvežimį viską, net tą seną sulūžusią spintelę, kurioje jau 10 metų nebuvo naudojama. Ne, taip negalima. Pirmiausia reikia atsikratyti šiukšlių, kitaip mokėsite už orą. Kartais padedame išvežti šiukšles į perdirbimo centrus Lietuvoje prieš kelionę. Nėra prasmės vežti į Vokietiją senus kompiuterius, juos ten tiesiog išmes arba teks mokėti už elektros atliekų utilizavimą, kas yra brangu. Geriau viską išsirūšiuoti dar čia, tu kelionė bus pigesnė ir greitesnė.

Ar galima sutepti kelionę su atostogomis?

Kai kurie vadovai sukviečia mane ir sako: "Mes važiuojame į Vokietiją, padarykite taip, kad darbuotojai ten iškart pradėtų dirbti, o mes pats išvyksime savaitgalį". Tai nėra taip paprasta. Jei jūsų darbuotojai turi būti Vokietijoje pirmadienį ryte, reikia važiuoti antradienį arba trečiadienį, kad viskas nusigyventų. Skubėjimas šioje srityje dažniausiai baigiasi klaidomis. Patirtis rodo, kad geriau įsileisti vieną dienos rezervą negu vykti per naktį ir pavargęs vairuotojas praleisti posūkį.

Pinigai, kainos ir kita ekonomika

Kiek maždaug kainuoja biuro perkėlimas į Vokietiją?

Kainų negaliu pasakyti iš karto, nes jų nėra. Viska skaičiuojame individualiai pagal kiekį, atstumą ir kelionės sudėtingumą. Bet galiu pasakyti, kad pigiau nebūna. Kuras šiais laikais brangus, o Vokietijoje mokesčiai už keliais (muitinės ir kiti) gali būti dideli. Pavyzdžiui, vienas mūsų ilgalaikis klientas visada stebisi, kad kainos kiekvieną metą kyla, bet aš juos tikinu, kad mes ne kainą keliame, o kuras brangsta. Paprastai tokia paslauga kainuoja nuo kelių tūkstančių eurų, jei tai ne labai didelis biuras. Didelėms korporacijoms skaičiai eina į dešimtis tūkstančių.

Ar taupyti ant pakavimo medžiagų verta?

Niekada netaupykite ant dėžių ir putas. Kartais įmonės sako: "Mes patys surinksime dėžes iš parduotuvės". Tas pats kaip ir tiems vyrams su gazeline. Naujos, stiprios dėžės kainoja, bet jos išlaiko svorį, jei viena ant kitos padės penkios aukštyn. Jei dėžė susilanks, sulūš ir jūsų technika. Vokietijos keliai nėra idealūs (nors geresni nei mūsiškiai), o sustojimas prie šviesoforo su staigiu stabdymu gali viską sugriauti. Geriausios yra specialios dėžės su ratukais – jos patogios ir saugios.

Kas dar gali padidinti kainą staiga?

Staigiai kaina gali padidėti, jei, atvykus į vietą, paaiškėja, kad nėra išėjimo liftų arba reikia naudoti kraną. Tai vadinama "specialia technika". Vieną kartą važiavome į Berlyną, ten biuras buvo penktame aukšte, o liftas neveikė. Teko imti darbininkus ir nešti rankomis visus stalus. Tas darbas buvo įskaičiuotas papildomai, nes klientas nepaminėjo apie liftą. Taip pat gali brangti, jei reikia išmontuoti ir vėl surinkti sudėtingus baldus. Tai laikas, o laikas – pinigai.

Ar priima mokėjimą kortele ar reikia grynųjų?

Daugelis klauso apie mokėjimo būdus. Profesionalios įmonės dirba be grynųjų, viskas pervesta į sąskaitą. Jei jums kasnors sako, kad reikia grynųjų vairuotojui rankose "paduoti", tai tikrai ne patikima įmonė. Mes viską apmokestiname sąskaitomis-faktūromis, galite mokėti ir pervedimu iš Vokietijos. Vokiškai bankai viską greitai tvarko, nėra problemų. Be sąskaitos jūs neturėsite jokio įrodymo, kad apmokėjote, o vėliau gali kilti ginčų dėl kokybės.

Ar draudimas įeina į kainą?

Draudimas yra atskiras dalykas. Mes turime privalomą transporto draudimą, bet jis dengia tik ribotą sumą, dažniausiai 10 eurų už kilogramą. Jei vežate brangų serverį, kuris sverdo 20 kg, bet kainuoja 10 tūkstančių, privalomas draudimas nebus užtektinas. Tada reikia papildomo "All risk" draudimo. Aš visada patariu tokią draudimo policiją pasidaryti, nes niekada nežinai, kas gali atsitikti. Vokietijoje gausu vagių, ypač netoli pasienio arba didelių sandėlių.

Vokietija – ne vien alus ir autobanas (dokumentai)

Kokius dokumentus reikia turėti kelyje?

Be dokumentų niekur neinuvažiuosite. Svarbiausias yra CMR sąrašas (tarptautinė vežimo sutartis). Be jo, jūsų gali sustabdyti muitinė ir sulaikyti mašiną dieną-dvi. Taip pat reikia eksporto invoicą – tai parodykite, kad tai ne prekyba, o įmonės turto perkėlimas. Vieną kartą turėjome problemą, nes klientas parašė "Parduodama" vietoje "Perkeliamas", ir muitininkai norėjo mokesčių. Dėl to teko laukti valandą, kol jie pataisė dokumentus. Geriau viską pasitikrinti dar biure.

Ar dažnai sustoja muitinė?

Lietuvoje ir Vokietijoje muitinė dažniausiai tik vizualiai patikrina, ar mašina atrodo įtartai. Jei viskas tvarkingai užsegtą ir vairuotojas atrodo sąžiningas, jie neleidžia. Tačiau jei kraustote į Vokietiją iš trečios šalies arba turi labai dažnai keleisti maršrutus, gali būti kontrolė. Esu matęs, kaip sustabdė mūsų sunkvežimį, nes jis buvo per sunkus (vairuotojas per daug prikrautė vandens). Buvo nemalonu, bet teko iškrauti dalį krovinių. Vokietijos muitinės pareigūnai labai tikslūs. Jie turi savo metodiką.

Ar reikia mokėti mokesčius už įvežimą?

Jei tai jūsų įmonės turtas, kurį naudojote Lietuvoje ir dabar perkeliate į Vokietiją, tai PVM mokėti nereikia, jei pateikiate dokumentus, kad tai ne prekyba. Bet čia yra vienas niuansas. Jei įmonė Vokietijoje nauja (arba dar neįregistruota), gali kilti klausimų. Vokiški pareigūnai mėgsta viską patikrinti. Aš vieną kartą nebuvin tikras, ar mums reikia mokėti paveldo mokestį (tai juokinga, bet maniau, kad toks yra). (Aišku, tokio nėra, tai buvo mano klaida). Svarbiausia turėti atsiskaitymų išrašus, kad įrodytumėte daiktų kilmę.

Kas daryti, jei dingsta CMR?

Dingsta CMR – tai bėda. Be to, negalite paduoti krovinių gavėjui, nes jis neturi įrodymo, kad gavo tai iš jūsų. Anksčiau buvo taip, kad vairuotojai juos prarasdavo kažkur degalinėse. Dabar viskas yra elektroninėje sistemoje, bet vis tiek kartais įvyksta nesusipratimų. Jei CMR dingsta, turi skambinti į savo logistikos skyrių, kad jie išsiųstų kopiją el. paštu tiesiai į vietą. Vokiškai partneriai labai griežti dėl taisyklių, be popieriaus jie neišleis jūsų į sandėlį.

Ar reikia Vokietijoje turėti savo atstovą?

Nebūtinai, jei jūsų įmonė jau ten veikia. Jei steigiat naują filialą, geriau turėti kažką, kas lauks mašinos. Vokietijai nėra įprasta, kad sunkvežimis stovi gatvėje ir laukia valandas. Gausu apribojimų, kada ir kur galima stovėti. Mes visada deriname laiką su vietininkais, kad jie būtų pasiruošę. Vieną kartą teko laukti 4 valandas, nes gavėjo atstovas pavėlavo. Mums tai nieko, o klientui – laiko praradimas, juk darbuotojai sėdėjo be stalų.

Technika, serveriai ir brangūs daiktai

Kaip vežti serverius, kad jie neužstrigtų?

Serveriai – tai pati jautriausia dalis. Jie ne tik brangūs, bet ir jautrūs vibracijai. Paprastai juos reikia išjungti, išimti iš spintos (jei įmanoma) ir įdėti į specialias antivibracines dėžes. Negalima juos tiesiog uždėti ant grindų sunkvežimio gale. Aš vieną kartą mačiau, kaip viena IT įmonė iškėlė serverius į mašiną įjungtus (nepatikėtina, bet tiesa). Kelionės metu jie užsikrovė dulkes ir vėliau nebeužsileido. Dabar mes reikalaujame, kad viskas būtų išjungta ir pakavama kaip „sidabras“.

Ar galima vežti kompiuterius surinktus arba reikia išardyti?

Geriau išardyti. Monitorius atskirai, sisteminį bloką atskirai. Jei paliksite surinktą ant stalo, tą stalą reikės tvirtai užfiksuoti, kad jis nešoktų. Dažnai monitoriai sudūžta ne nuo smūgio, o nuo to, kad ant jų užkrenta kitas daiktas. Pakavime naudojame putų polistireną, kuris užpildo tuščias vietas. Vokiški biurai dažnai turi jau savo techniką, bet jei vežate savą, rūpinkitės kiekviena detalė.

Ką daryti su dideliais printeriais ir kopijavimo aparatūra?

Dideli spausdintuvai yra sunkūs ir jautrūs. Juos reikia išjungti (jei ten yra speciali užraktimo funkcija – ją įjungti). Kartais reikia išpilti tonerį, kad neišsilietų. Esu matęs, kaip toneriu užtepta visa kabinė – tai baisus vaizdas, o valyti tai kainuoja daugiau negu pats spausdintuvas. Tokius daiktus dažniausiai keliame specialiais keltuvais, ne pečiais. Jei spausdintuvas didesnis nei 100 kg, be technikos neapsieisime.

Ar saugu duoti raktus nuo seifų vairuotojams?

Seifus dažniausiai vežame užrakintus, bet raktus kartais reikia nešti atskirai. Jei seifas labai sunkus, mes jį keliame su specialiu įrankiu (seifų nešiklis). Raktus geriau laikyti pas savo atstovą, o ne vairuotoje. Vieną kartą vairuotojas prarado raktų ryšulį sustojus pietų (nepamenu tiksliai kur, kažkur prie Hanoverio). Teko skambinti meistrui išlaužti seifą. Nuo tada raktus nešame atskirai arba užkabiname ant vairuotojo, o ne dedame į kišenę.

Ką daryti su augalais biure?

Augalus į Vokietiją vežti sudėtinga dėl fitosanitarinių taisyklių. Jei tai tik kelios vazos su kaktusais, tai pavyks, bet jei turite didžiulę palmę, gali reikėti sertifikatų. Vokietijos muitinė labai bijo kenkėjų, todėl augalus tikrina ypač atidžiai. Aš patariau tokius dalykus palikti čia arba atiduoti darbuotojams. Nėra verta rizikuoti, kad dėl vieno augalo sustabdys visą sunkvežimį su biuru.

Pakavimas: kaip nenusibraižyti rankų

Ar jie (pervežėjai) padės supakuoti?

Taip, tai mūsų darbas. Mes atvykstame su dėžėmis, juodžemiu, popieriumi ir padedame surinkti viską. Svarbiausia – žymėjimas. Kiekviena dėžė turi turėti numerį ir aprašymą, kas joje yra. Pavyzdžiui, "Buhalterija, 1 lentyna". Taip vėliau lengviau surasti dalykus naujame biure. Vieną kartą klientas nenusprendė mums mokėti už pakavimą ir dėžės pažymėjo savo kalba, kurią suprato tik jis. Išpakavome viską per tris dienas, nes nežinojome, kur dėti daiktus.

Kiek dėžių reikės maždaug?

Paprasčiausias būdas – suskaičiuoti lentynas. Vienai lentai (1 metro ilgio) reikia apie vieną standartinę dėžę. Taip pat reikės dėžių smulkiems daiktams – rašikliams, popieriams, asmeniniems daiktams. Mes dažnai atvežame dėžių daugiau, nei reikia, likusias pasiimame atgal. Geriau turėti rezervą negu nebeįkurta, kai baigiasi popierius. Darbuotojai dažnai bando įkišti į dėžę viską, ką tik įsivaizduoja, tada dėžės plyšta.

Ar reikia išvalyti baldus prieš kraustymą?

Būtina. Niekas nenori vežti dulkių ir senų mėsainių liekanų. Vokietijoje labai griežtos higienos normos, o be to, dulkes išbarstys po visą mašiną. Aš asmeniškai neleidžiu įkelti nevalytų baldų – tai mano principas. Vieną kartą teko išmokyti vieną jauną vadybininką, kuris leido įkelti pilną dulkių spintelę. Vėliau visą krovinių skyrių teko valyti. Dabar visada turime su savim šluotas ir dulkių siurblius.

Kaip apsaugoti grindys naujame biure?

Kai atvykstate su sunkvežimiu, grindys gali nukentėti nuo ratukų ar purvo. Mes turime specialias kilimėlius ir apsaugas, kurias išklojame kelyje nuo mašinos iki durų. Taip pat reikia apsaugoti koridoriaus sienas nuo įbrėžimų. Vokiški biurai dažnai yra labai švarūs, ir jie nebus patenkinti, jei paliksite brūkšnelius ant grindų. Už tai gali būti bauda iš nuomos šeimininko. Geriau užkloti kartoną iš anksto.

Kas daryti su asmeniniais daiktais stalčiuose?

Darbuotojai dažnai paliks savo daiktus – nuotraukas, vaikiškus piešinius, vaistus. Mes juos supakuosime į atskiras dėžutes su užrašu "Asmeniniai daiktai". Svarbu, kad darbuotojai pažymėtų savo dėžę savo vardu. Vieną kartą vienas darbuotojas padėjo savo vestuvių žiedą į stalčių ir pamiršo. Kelionės metu jis siaubinosi. Dabar visada primygtinai prašome patikrinti stalčius prieš mūsų atvykimą. Mes ne atsakingi už brangius papuošalus, jei jie nebuvo deklaruoti.

Išvados

Viskas apie tai, ką aš čia parašiau, yra griežta praktika, o ne teoriniai vadovėliai. Greitas ir saugus biuro kraustymo sprendimas į Vokietiją įmanomas tik tada, kai visi supranta savo vaidmenis ir nebando taupyti ten, kur reikia investuoti. Nereikia bijoti klausti neįdomių klausimų savo logistikos partneriui, geriau klausti daugiau negu vėliau gailėtis. Mano patirtis rodo, kad gerai suplanuotas kraustymas yra pusė sėkmės, o likusi pusė – tai patikimi žmonės ir šiek tiek sėkmės kelyje. Sėkmės jūsų verslui Vokietijoje.