Greitas ir saugus biuro kraustymasis į ir iš Vokietijos: patirtis be kvailų klausimų

Sveiki, čia vėl aš. Dirbu su šia sribe jau beveik ketvirtį amžiaus, ir dažnai girdžiu, kaip žmonės svajoja apie tai, kad jų verslas persikels į Vokietiją lyg sparnuotas. Pasakysiu tiesą – dažnai tai chaosas, bet sužinojus keletą triukų, jis tampa valdomas. Greitas ir saugus biuro kraustymasis į ir iš Vokietijos nėra kažkas magiško, tai tiesiog geras planavimas ir žinojimas, kuo tiksliai vairuotojai ten užsiima. Vokietija artima, tačiau jų kelių ženklinimas, greičiai ir biurokratai gali sukelti galvos skausmą, jei nebuvote ten anksčiau. Turime suprasti, kad biuro kroviniai nėra tik stalai ir kėdės, tai yra jūsų verslas, kuris negali sustoti dėl nesubrendusių sprendimų. Taigi, kaip tai padaryti be nervų išsekimo? Kalbėsime apie realybę, ne reklamos brošiūras.

Bendri klausimai apie procesą ir laiką

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka susitvarkyti su biuro perkėlimu?

Visada sakau klientams – neskubėkite, jei norite, kad būtų greita. Apskritai, nuo tada, kai susitariame, iki pat krovinio išvežimo praėja maždaug savaitė ar dvi, jei viskas eina kaip laikrodis. Kartais įvyksta stebuklai ir spėjame per dvi dienas, bet tuos atvejus aš skaičiuoju ant pirštų. Geriau planuokite bent mėnesį iš anksto, ypač jei reikia gauti specialias leidimo parkavimo vietas Vokietijos miestuose, kas ten yra tikras pragaras.

Ar galima atlikti greitą biuro kraustymąsi į Vokietiją per savaitgalį?

Teoriškai – taip, praktiškai – labai sunku. Vokietijoje dauguma biurų pastatų savaitgaliais uždaryta, o liftų prieiga išjungta, tad vairuotojai gali likti kieme su pilna mašina. Jei tiksliai sutariate su pastato administracija, galima bandyti sekmadienį, bet tada reikės mokėti už vairuotojų viršvalandžius, kas brangiau. Aš asmeniškai nerekomenduoju spausti laiko, nes tada dažniau lūžta baldai arba pasitaiko nesusipratimų tarp mūsų komandos ir vietinio apsaugos personalo.

Ką daryti, jei biure dar dirbama, o reikia vežti?

Tai klasika. Turime padalinti procesą į etapus – pirmiausia vežame tai, kas nekelia problemų, pavyzdžiui, archyvus ar sandėlio likučius, o tada, kai darbuotojai išvažiuoja, imamės baldų. Kartais tiesiog įvežiame dėžes į koridorių ir krausime naktį (jei leidžia). Sunku, varginantis, bet įmanoma padaryti taip, kad verslas nestotų. Tik reikia, kad vadybininkas mūsų pusėje būtų alertas ir gebėtų koordinuoti žmones.

Ar reikia dėti ką nors į specialias dėžes ar tinka paprastos?

Klausiate, ar reikia kištis į išlaidas? Manau, kad verta. Paprastos prekybos centro dėžės dažnai plyšta, kai įdedate sunkias knygas ar dokumentus. Mūsų naudojamos dėžės yra dvigubos sienelės, turi rankenas, jas galima statyti viena ant kitos. Jei norite, kad greitas ir saugus biuro kraustymasis į ir iš Vokietijos būtų tikrai saugus, netaupykite ant pakavimo. Gera dėžė tai ne tik patogumas, tai ir draudimas nuo drėgmės.

Kas daryl su tais visais smulkiausiais daiktais, kaip spalvukai ir knygelės?

Štai čia daugiausiai laiko prarandama. Žmonės pradeda rikiuoti spalvukus pagal spalvas... Nereikia. Surinkite viską į dėžes, pažymėkite „skyrius X“ ir viskas. Vairuotojui visiškai nesvarbu, kas viduje, svarbu, kad dėžė nejudėtų. Kai atvyksite į vietą, tada galėsite ir rikiuoti. Nenaudokite mažų pakelių, geriau viena didelė dėžė, nes taip greičiau užkraunama ir iškraunama.

Ar galima sutvarkyti visą biurą vieną dieną?

Jei tai mažas biuras, 5-10 žmonių, tai įmanoma. Bet jei kalbame apie didesnes įmones, tada tai neįmanoma be papildomos komandos. Mes darome viską, kad spėtume, bet kartais technika arba liftas sugenda (o jie ten mėgsta gesti tiesiog kai reikia), ir viskas užtrunka. Geriau būti nusiteikusiam, kad tai užtruks dvi dienas, o jei spėsime per vieną – būsite maloniai nustebinti.

Kainos ir sudėtingi pinigų klausimai

Kiek apytiksliai gali kainuoti biuro perkėlimas į Vokietiją?

Klausiate kaip konsultantas. Kainos svyruoja kaip orai. Priklauso nuo to, kiek kubinių metrų turite, kur tiksliai Vokietijoje važiuojame (Miunchenas centras arba kažkur kaimas) ir ar reikia įrenginio. Žemiau ribos gali būti maždaug nuo tūkstančio euro, bet dideliems biurams skaičiai suksis ties keliomis tūkstančiais. Aš niekada neduodu kainos be išmatavimo, nes paskui bus nemandagu abiem pusėms.

Kodėl kai kurios firmos siūlo kur kas pigiau?

Čia gaila, bet dažnai tai yra arba pradedantys, arba tiesiog sukčiai. Pigiau reiškia, kad jie gali vežti kelių klientų krovinius vienoje mašinoje, daryti parankinius važiavimus, o tada jūsų daiktai gali nukeliauti į kitą miestą ir laukti savaitę. O jei jums svarbus tikrai greitas ir saugus biuro kraustymasis į ir iš Vokietijos, tai geriau mokėti už atskirą mašiną. Pinigai taupyti čia reiškia rizikuoti savo turtu.

Ar į kainą įeina draudimas?

Standartiškai įeina, bet jis yra labai ribotas. Dažnai tai tik keli centai už kilogramą, kas, atsidūrus Vokietijoje, neužcover'ins nei vieno brangaus serverio. Visada siūlau papildomai apdrausti IT įrangą ir brangius baldus. Tai papildomai kainuoja nedaug, bet suteikia ramybės. Niekada nežinai, kas gali atsitikti autostradoje A9.

Kas nutinka, jei aš pakeičiu planą paskutinę minutę?

Tada prasideda problemos. Jei mašina jau paruošta arba vairuotojai jau važiuoja, turėsite sumokėti už prarastą laiką. Vairuotojai ne robotai, jiems reikia mokėti už darbą. Geriau iš karto pasakykite, jei planas keičiasi, mes bandysime priderinti kitą užsakymą, tačiau garantijų neduodu. Vokietijoje laikas – tai pinigai, mums čia nėra kur užsukti be reikalo.

Ar imate mokestį už išmatavimą?

Dažniausiai ne, jei atrodo, kad užsakymas realus. Atvažiavęs pažiūriu, ką reikia vežti, ir paskui paskaičiuodu. Jei tik pažiūrėti ir nieko neimti, tada galiu paprašyti kompensacijos už degalus, ypač jei važiuoju į gilų kaimą. Bet dažniausiai tai nemokamai, nes aš turiu pamatyti, su kuo turėsiu darbo.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėjimo?

Su nuolatiniais klientais – visada, žinau, kad jie sumokės. Su naujais – tai sudėtingiau. Reikia bent 50 proc. avanso, kad aš galėčiau užsakyti degalines ir vairuotojus. Vokietijos partneriai dažnai reikalauja išankstinio mokėjimo už iškrovą, todėl be užstato mes tiesiog neišvažiuosime. Tai ne pasitikėjimo trūkumas, o verslo logika.

Techniniai niuansai ir vairuotojai

Kokį transportą geriau naudoti – sunkvežimį ar vilkiką?

Jei biuras centre, vilkikas ten neprasvers. Vokietijos miestuose yra griežti apribojimai sunkvežimiams, todėl dažniau naudojame 7.5 tonų arba 10 tonų mašinas su liftu. Jos judresnės, lengviau rasti parkavimą. Vilkikas tinka tik tada, jei keliaujate į pramoninę zoną arba sandėlį, kur yra pakankamai vietos manevruoti.

Ar jūsų vairuotojai kalba vokiškai?

Turiu kalbėti tiesiai – ne visi mūsų vairuotojai kalba vokiškai kaip gimtoji. Tačiau visi supranta pagrindinius žodžius (krauna, iškrauna, problemos, policija). Jei reikia sudėtingesnio komunikavimo su vietine administracija, aš visada duodu instrukcijas arba pats susisiekiu. Kalbos barjeras retada kelia problemas, kai kalbame apie fizinį darbą, rankos viską supranta.

Kiek laiko užtrunka važiavimas iki Berlyno?

Jei nėra didelių spūsčių (o A10 autoobanas aplink Berlyną – tai nuolatinė spūst), tai maždaug 10-12 valandų važiavimo. Tačiau reikia prisiminti, kad vairuotojas turi po 4.5 valandos daryti 45 minučių pertrauką. Tai ne lenktynės. Taip pat reikia laiko pasiruošti mašinai išvažiavimui ir pabaigti darbus atvykus. Taigi, skirkite visą dienai.

Kas daryti, jei Vokietijoje sustoja technika?

Tai blogiausias scenarijus, bet jį žinau. Mes turime sutartis su pagalbos tarnybomis visoje Europoje. Jei lūžta, skambinam ir laukiame mechaniką. Gali užeiti keletas valandų. Tokiu atveju reikia kantrybės. Negaliu tiesiog palikti krovinio kelio viduryje. Greitas ir saugus biuro kraustymasis į ir iš Vokietijos gali šiek tiek pavėluoti dėl techninių gedimų, bet tai ne mūsų kaltė, tiesiog mechanika yra mechanika.

Ar saugu vežti brangią serverinę įrangą?

Serveriai yra jautrūs dalykai. Juos reikia specialiai pakarti, kad sužibuotų (taip, sužibuotų ant rėmų), o ne stovėtų ant grindų. Jei įranga labai brangi, rekomenduoju ne vežti paprasta sunkvežimių, o išsinuomoti specialią mašiną su oro pakaba. Tai sumažina vibraciją. Jau matau, kaip kai kurie IT vadovai pradeda šalti, kai tai girdi, bet geriau užtikrinti saugumą.

Ar vairuotojai gali padėti surinkti baldus?

Gali, bet jie ne baldų meistrai. Susirinks stalą, padės lentynas, bet jei turite sudėtingų sistemų, kurios reikalauja instrukcijų skaitymo, tai geriau pasamdyti vietinį meistrą Vokietijoje. Vairuotojas pavargęs po kelias šimtus kilometrų, jis nori tik užbaigti darbą ir nueiti miegoti, o ne galvoti, kuris varžtas eina kur.

Specifika Vokietijoje ir dokumentai

Ar reikia kokių nors specialių dokumentų įvežant biuro inventorių?

Įprastai nėra, jei tai ne pirkimas-pardavimas operacija, o tik įmonės perkėlimas. Tada tai laikoma asmeninio ar įmonės turto perkėlimu, todėl mokesčiai netaikomi. Bet visada reikia turėti inventoriaus sąrašą su apytikslėmis vertėmis. Muitinė (Zoll) gali sustabdyti ir patikrinti, ar tikrai nevežate prekybai skirtų naujų daiktų.

Kas daryti su parkavimu miesto centre, pvz., Frankfurte?

Tai tikras košmaras. Reikia gauti specialų leidimą (Ausnahmegenehmigung) iš vietos savivaldybės (Ordnungsamt). Tai reikalauja laiko, dažnai reikia mokėti už vietą. Negalima tiesiog sustoti ant raudonos linijos ir pradėti krauti. Vokiečiai labai griežti šiuo klausimu, greitai atvyks policija ir paskambins stumdytojams.

Ar sunku rasti adresą Vokietijos kaime?

Kaimuose dažnai nėra gatvių pavadinimų, tik numeriai (Gemeinde). Navigacija kartais meluoja. Geriausia, kai kas nors iš jūsų naujojo biuro laukia prie pagrindinio kelio ir nuveda mašiną. Nenaudokime senų žemėlapių. Aš turiu patirties, kai važiavome ratą po kaimo dėl blogo adreso.

O jei pastate nėra lifto, o biuras 4 aukšte?

Tada darbas brangsta ir užtrunka. Mes turime nešikėjus, bet jie yra žmonės, ne robotai. Reikia apsaugoti koridorių grindis ir laiptus, kad nenukentėtų nei jūsų, nei pastato nuosavybė. Vokiečai labai mėgsta užuominas apie padarytas žalas, todėl viską užklojame kilimėliais.

Ar reikia kažką žinoti apie vokišką tvarką (Ordnung)?

Jei jūsų biuras Vokietijoje, tada jums teks susidurti su jų tvarka. Mes negalime palikti dėžių kieme arba šiukšlių prie konteinerio, jei tai ne numatyta. Viskas turi būti tvarkingai. Jei mes sukelsime triukšmą ar padarysime šiukšlių, gausime baudą, kurią paskui pervysime jums. Taigi, tiesiog elngiamės protingai.

Ar galima veži asmeninius daiktus kartu su biuro kroviniu?

Galima, bet tai nerekomenduojama dėl draudimo. Jei biuro krovinys dingsta arba sugadina, draudikas gaištažodžiu nemokės, jei ten buvo asmeninės vokiškos skrybėlės ar vaikių žaislai. Geriau atskirti. Jei labai reikia, parašome atskirą sąrašą, bet tai papildomai trikša.

Rizikos ir nepatogios situacijos

Kas nutinka, jei kažkas sulūžta pervežimo metu?

Turi draudimą, tai nėra problema. Bet reikia sužinoti apie tai nedelsiant, o ne po mėnesio, kai jau susirinkote biurą. Jei pastebėjame pažeidimą, pažymime sąraše. Jei jūs pastebite vėliau, įrodinėti bus sunku. Vokietijoje reikalavimai dėl kokybės aukšti, todėl mes stengiamės būti labai atidūs.

Ar yra rizika, kad krovinys gali būti pavogtas?

Vokietijoje tai retai nutinka, jei mašina stovi saugumo aikštelėje arba priešais biurą. Jei paliekate mašina su įrenginiu naktį miesto parke, rizika didesnė. Visada stengiamės rasti saugią vietą arba važiuoti tiesiai į tikslą. Nėra gerai rizikuoti jūsų duomenimis.

Kas daryti, jei vairuotojas nepasirodo nustatytu laiku?

Pirmiausia skambinu man. Kartais būna avarijos arba techniniai dalykai. Jei aš neatsiliepiu (o aš visada atsiliepiu), tuomet skambinate į pagalbos numerį. Bet sakykime tiesiai – po 20 metų darbo až žinau, kas kur yra. Jei vairuotojas užmiega (kas nutinka), aš jį pažadinu. Su mumis jūs nebegyvensite nežinodami, kur jūsų turtas.

Ar gali būti, kad mokesčiai už užsienio pervežimus pasikeis staiga?

Degalų kainos šokinėja, o mokesčiai už vairuotojų darbo laiką Vokietijoje (Mindestlohn) didėja. Taigi, kainą įvertinu tik tam tikram laikotarpiui. Jei susitariame metų iš anksto, gali tekti koreguoti. Bet stengiuosi laikytis žodžio. Verslas yra verslas.

Ar girdėjote istorijų apie blogas pervežimo firmas?

O, girdėjau. Yra tokių, kurie pasiima užstatą, o paskui išsijungia telefonus. Yra tokių, kurie atveža daiktus sulūžusius ir pareiškia, „taip atvyko“. Todėl tikrinite mus. Mes esame čia jau ilgai. Pasitikėjimas srityje, kurioj vežate visą savo gyvenimo darbą, yra brangiausia.

O jei aš pats noriu važiuoti su vairuotoju?

Galite, bet ką jūs ten darysite? Sėdėsite 10 valandų ir žiūrėsite į kelią? Vairuotojui reikia ramybės, jis turi mesti vairuoti po 4.5 valandos. Geriau susitikti tikslinėje vietoje. Tačiau jei labai norite, galime tartis, bet atsakomybės nelieka.

Pabaigos darbai ir smulkmenos

Ar galite padėti su šiukšlių išvežimu iš seno biuro?

Galime, bet tai papildoma paslauga. Nerekomenduoju maišyti naudingų daiktų su šiukšlėmis, nes vėliau gali būti nemandagu ieškoti svarbių dokumentų sąvartyje. Išvežiame į atliekų surinkimo punktus Vokietijoje, kur taip pat reikia mokėti už išmetamąjį atliekų kiekį. Vokietija labai rūpinasi aplinka.

Kaip elgtis su dėžėmis po išpakavimo?

Jei dėžės mūsų (tvirtos), mes jas galime susigyventi atgal (jei netoli) arba palikti jums. Dažniausiai klientai jas pasilieka, nes jų visada trūksta sandėliuose. Jei norite, kad išvežtume, tai taip pat papildomai, nes tuščios dėžės daug vietos neužima, bet jas reikia surinkti.

Ar reikia duoti arbatpinigių vairuotojams?

Neprivaloma, bet jei jie padarė gerą darbą, padėjo neštis sunkus daiktus arba dirbo ilgiau nei planavote, vairuotojai to labai įvertina. Lietuvoje įprasta, Vokietijoje taip pat. Tai nedidžiausia investicija į gerą nuotaiką. Aš asmeniškai niekada neleidžiu jų prašyti, tai turi būti jūsų noras.

Ar reikia pasirūpinti vandens ar maistu darbuotojams?

Būtų mandagu. Ypač jei darbas trunka visą dieną. Vairuotojai turi savo atsargas, bet karštą dieną butelis vandens arba kava daro stebuklus. Tai sukuria draugiškesnę atmosferą. Greitas ir saugus biuro kraustymasis į ir iš Vokietijos taip pat priklauso nuo to, kad žmonės nėra išdegvę ir piktinti.

Kas daryti, jei radau trūkstamą daiktą po iškrovos?

Skambinkite man iš karto. Pažiūrime vaizdo įrašus (jei buvo kameros) arba klausiame vairuotojų. Kartais daiktai nukrenta už spintos arba lieka senoje vietoje. Jei mūsų kaltė – pristatysime. Jei ne – padėsime ieškoti. Nebūkite šalti, mes padėsime išsiaiškinti.

Kaip apmokėti paslaugą – grynais ar kortele?

Geriausia banko pavedimu, kad būtų įrašas. Vairuotojai gali priimti grynus, bet jie ne visada turi smulkmenų grąžai. Pavedimas yra tvarkingesnis ir apsaugo abejas puses.

Ką daryti, jei naujame biure trūksta vietos?

Tai jūsų, o ne mūsų problema (atleiskite už tiesumą), bet mes padėsime sudėti dėžės viena ant kitos, kad užimtų mažiau vietos. Planuokite erdvę iš anksto. Matavimai yra pagrindas. Niekada neįsivaizdavau, kad 20 metų stažu still reikia aiškinti, kad sofa netilps į liftą, jei nebuvote matavę.

Na, trumpai tariant, greitas ir saugus biuro kraustymasis į ir iš Vokietijos įmanomas tik su patikima komanda, ne su pigiaisiais „skrajūnais“, kurie nežino, kas yra Ordnungsamt. Nenusimaskite, jei kas kas nors ne taip eina – kelyje visada įvyksta nenumatytų dalykų, svarbiausia, kad krovinys pasiektų vietą. Dirbame jau dešimtmetį, mokiame išvengti daugelio spūsčių tiesioginiu maršrutu. Belieka susitarti dėl datos ir mums duoti žalią šviesą vežti jūsų verslą į naują vietą sėkmingai.