Greitas biuro siuntinių pristatymas mikroautobusu į Vokietiją: Vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų ir mačiau viską – nuo pasididžiavusių „Mercedes“ vairuotojų iki suskilojusiių dėžių pabaigus kelią. Dažnai klientai skambina ir klausia, kaip tai viskas vyksta, kai reikia skubiai nuvežti dokumentus ar nedidelį biuro krovinių į Vokietiją. Tiesą sakant, nėra jokios stebuklingės formulės, tiesiog reikia žinoti keletą niuansų, kuriuos niekas nesako protingose brošiūrose. Čia ne apie tą, kaip gerai atrodo svetainėje, o apie tai, kas vyksta kelyje, kai vairuotojas gali išsitiesti vos porą valandų prieš Miuncheno parodą. Pasistengsiu papasakoti paprastai, kaip būtų geriausiai suprasti tiems, kas nori užtikrinto ir greito pristatymo.

Kaip visa tai pradedama ir vyksta

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka tas greitas pristatymas?

Visada kai ką nors klausiu, ką jis reiškia „greitai“, nes kiekvienam tai skirtingai. Vidutiniškai greitas biuro siuntinių pristatymas mikroautobusu į Vokietiją į tolimiausius taškus, pavyzdžiui, į Miuncheną arba Hamburgą, užtrunka maždaug dvi paras, jei viskas eina pagal planą. Jei reikia važiuoti į Berlyną arba netoli sienos, tai galima padaryti ir per vieną dieną, bet tada reikia, kad vairuotojas būtų pasiruošęs važiuoti be ilgų pertraukų. Žinoma, kartais įvyksta nenenumatyta situacija – pas mane buvo atvejis, kai vairuotojas užstrigo dėl avarijos A1 autostradoje ir vėlavo keturias valandas. Tai gyvenimas, ne idealus pasaulis, todėl visada sakau klientams planuoti šiek tiek atsarginio laiko, nors ir stengiamės važiuoti kaip įsibėgėjęs traukinys.

Ar jūsų vairuotojai tikrai lietuviai?

Dauguma būna lietuviai, tačiau kartais tenka pasinaudoti ir užsienio partnerių pagalba, jei mūsų mašinos visos užimtos. Paprastai stengiamėsi siųsti savus, nes su jais lengviau susikalbėti ir paaiškinti, kur būtent reikia važiuoti, jei adresas ne toks aiškus. Lietuvių vairuotojai geriau žino tą specifinę „lietuvišką“ komunikaciją su klientu, kai reikia ne tik pristatyti, bet ir, pavyzdžiui, padėti nuvežti dėžes iki sandėlio antrame aukšte be keltuvo. Nors turiu omenyje, kad kai kurie mūsų partneriai iš Lenkijos taip pat puikiai įsisukę į Vokietijos kelius, bet su jais dažniau kyla kalbos barjeras, o klientai visada nori pajusti, kad juos supranta iš karto.

Kur tiksliai galite pristatyti siuntą į Vokietijoje?

Esu matęs, kad žmonės dažnai galvoja, jog važiuojame tik į didžiuosius miestus kaip Frankfurtas ar Štutgartas, tačiau mes važiuojame beveik visur. Jei jūsų partneris yra kažkur mažame miestelyje netoli Niurnbergo arba net tiesiog kažkur Bavarijos kaime, mes nuvaziuojame ir ten. Vienintelis dalykas, kuris gali trukdyti, jei kaimas yra toks toli nuo pagrindinio kelio, kad ten važinėja tik traktoriai – tada reikia tartis dėl didesnio atlyginimo arba perkelimo į artimiausią parduotuvę. Bet greitas biuro siuntinių pristatymas mikroautobusu į Vokietiją apima ir tokius atvejus, tik reikia mums tiksliai nurodyti GPS koordinates, kad vairuotojas nesusuktu pro šalį.

Kaip vyksta komunikacija su vairuotoju kelyje?

Tai priklauso nuo to, ką jūs norite sužinoti. Paprastai aš pats esu ryšiu su vairuotoju ir aš informuoju klientą, kad jis nebūtų nervingas. Jei klientas bando skambinti tiesiai pačiam vairuotojui, kai šis važiuoja 130 km/h greičiu autobane, tai gali baigtis prastai – vairuotojas gali neatsiliepti arba net nukristi į griovį. Geriau, jei viską koordinuoja dispečeris. Tačiau, jei situacija kritinė, pvz., siunta reikalinga statybų aikštelėje rytoj septynius ryto, tada aš duodu vairuotojo numerį, bet su perspėjimu, kad jis gali neatsiliepti, jei tuo metu kalbės su kita buvine (arba tiesiog gers kavą).

Ar galima sekti siuntos vietą realiu laiku?

Mes naudojame standartines sistemas, kurios rodo, kur mašina yra maždaug, bet tai ne toks tikslus kaip taksi aplikacija. Kartais signalas pradingsta arba sistema rodo, kad mašina stovi vienoje vietoje jau valandą, nors iš tikrųjų ji tiesiog važiuoja tunelyje. Vokietijoje yra vietų, kur ryšys tikrai prastas, ypač pietinėse dalyse kalnuotose vietovėse. Todėl, jei nematote judėjimo, neikškite išvadų, kad mašina sugedo – geriau paprašykite mums paskambinti ir patikrinti, kas ten vyksta.

Kainos ir mokėjimo klausimai

Kiek maždaug kaino toks siuntimas?

Kainos labai svyruoja priklausomai nuo distancijos ir svorio, bet greitas biuro siuntinių pristatymas mikroautobusu į Vokietiją paprastai prasideda nuo šimto arba šimto penkiasdešimties eurų už mažus siuntinius į artimesnius miestus. Jei reikia vežti į gilumą arba krovinys sunkesnis, kaina Didėja. Taip pat įtakos turi degalų kaina, kuri, kaip žinome, šiuo metu yra ganėtinai aukšta (bent jau Vokietijoje ji visada kelia ašaras). Aš negaliu pasakyti tikslios sumos nesuvėdinęs detalių, bet visada galiu padaryti išankstinį skaičiavimą, jei duodate duomenis apie svorį ir adresus.

Kodėl kaina kyla, jei vėluoju užsakyti?

Tai paprasčiausia pasiūlos ir paklausos taisyklė. Jei skambinate ryte ir norite, kad važiuotų tą pačią dieną, tai reiškia, kad mums tenka ištraukti vairuotoją iš kitos užduoties arba siųsti tuščią mašiną viena kryptimi. Tas tuščias važiavimas kainuoja pinigus – degalai, vairuotojo laikas, amortizacija. Todėl skubūs užsakymai visada brangnesni. Jei galite planuoti savaitę iš anksto, kaina gali būti net 30-40 proc. mažesnė, nes tada mes galime užpildyti mašiną kitomis siuntomis tarpinio maršruto metu.

Ar priimate kreditines korteles?

Mūsų vairuotojai dažniausiai nešioja tik terminalus, kuriais galima apmokėti kortele vietoje, bet dauguma klientų vis dar moka sąskaitą-faktūrą įmonės sąskaitą su 30 dienų atidėjimu. Toks modelis patogiausias biurams, kurie reguliariai siunčia siuntas. Jei esate fizinis asmuo ir reikia atsiskaityti vietoje, tai kortele tikrai galima, bet geriau apie tai pranešti iš anksto, kad vairuotojas tikrai patikrintų, ar terminalas įkrautas (kartais jis nusėda pačioje nepatogiausioje minutėje).

Ką daryti, jei noriu gauti nuolaidą?

Nuolaidos suteikiamos nuolatiniams klientams, jei jūs siunčiate bent kelias siuntas per mėnesį. Tada galime susitarti dėl fiksuotos kainos tam tikram maršrutui, pvz., iš Vilniaus į Berlyną. Jei siunčiate kartą per metus, tai, atsiprašau, nuolaidos bus labai menkos, nes mums ir taip sunku konkuruoti su didžiosiomis kompanijomis. Bet stengiamės būti lankstūs – jei turite didelį krovinį, kuris užima pusę mikroautobuso, tai taip pat galime pasiūlyti geresnį tarifą.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Mėgstu, kai klientai tiesiogiai klausia apie tai. Mes nieko neslėpiame – kainoje įskaičiuota degalai, vairuotojo darbas ir kelių mokesčiai Vokietijoje (kurie, tiesa sakant, yra ganėtinai brangūs, ypač už automagistralių naudojimą). Vienintelė papildoma išlaida gali atsirasti, jei reikia ilgiau laukti prie iškrovimo vietos (pvz., jei gavėjo atstovas vėluoja valandą) arba jei reikia naudoti specialią įrangą iškrovimui. Tokiu atveju tai sutariama atskirai, kad nebūtų nesusipratimų po to.

Ką galima ir ką negalima vežti

Ar galima siųsti brangų elektroniką?

Taip, greitas biuro siuntinių pristatymas mikroautobusu į Vokietiją tinka ir elektronikai, tačiau čia reikia ypatingo dėmesio pakuotės klausimui. Vienas mano klientas siuntė brangų serverį paprastoje dėžėje su putplastiu, ir, žinoma, jis atvyko sužeistas, nes mašina nusileido raukšlėtame kelyje. Dabar visada sakau – jei tai jautrus įrenginys, jis turi būti supakuotas į specialią dėžę, o ne į „IKEA“ lagaminą. Be to, reikia deklaruoti tikrąją vertę draudimo tikslais, kitaip draudikas nemokės nieko, jei nutings kažkas blogo.

Kaip su alkoholio ar tabako produktais?

Čia esu griežtas. Negalime vežti didelių kiekių alkoholio ar tabako be specialių licencijų, o tai mums tiesiog neapsimoka. Jei norite nusiųsti butelį vyno draugui gimtadienio proga, tai dar kaip nors suvokiame (nors tai pilnas pilkasis zona pagal taisykles), bet jei tai verslas, tai turi kreiptis į kitų rūšių pervežėjus. Mums nereikia problemų su muitine dėl dešimtų kartonų cigarečių, tai tiesiog nėra verta rizikuoti vairuotojo laisve.

Ar telpa įprastos biuro kėdės ar stalai?

Žinoma, tai viena dažniausių siuntų – biuro įranga iš vieno padalinio į kitą. Mikroautobuso tūris leidžia talpinti kelias stalų dalis, kelias kėdes ir kompiuterius. Svarbiausia yra tai, kad viskas turi būti iš anksto išmontuota. Jei siunčiate pilną stalą neišmontuotą, jis užims per daug vietos, ir gali tekti keisti mašiną arba brangiai mokėti už vietą. Stengiamės visada patarti, kaip geriau sudėti baldus, kad jie nebruzdytų kelyje ir nežeistų kitų krovinių (taip, kartais tenka vežti kel klientus vienoje mašinoje).

Kas su pavojingais krovinais – dažais, aerozoliais?

Pagal taisykles, pavojingų krovinių (ADR) negalima vežti paprastame mikroautobuse be specialios įrangos ir dokumentacijos. Tačiau mažos kiekiai, pavyzdžiui, pora dažų balų, dažnai važiuoja be problema, jei tik uždengtos dangteliais ir nepažeistos. Bet aš niekada negarantuoju 100 proc., nes muitinė arba policija gali turėti kitą nuomonę. Jei turite didesnį kiekį chemijos, geriau kreiptis į specialistus, kad mums nereiktų aiškintis pareigūnams prie pat sienos.

Ar galima siųsti asmeninius daiktus ne į įmonę?

Galima, bet tai brangiau ir sudėtingiau dėl dokumentų. Jei siunčiate dovana draugui arba savo vaiko daiktus į studijas Vokietijoje, tai laikoma asmenine siunta, ir gali tekti sumokėti mokesčius gavėjui, jei vertė viršija leistinąją ribą. Be to, reikia labai tiksliai užpildyti turinio deklaraciją, nes jei parašysite „drabužiai“, o viduje bus „auksinės grandinėlės“, tai bus didelė bėda. Geriau visada sakyti tiesą.

Dokumentai ir biurokratija

Kokius dokumentus reikia parengti išsiunčiant?

minimalus rinkinys yra prekių siuntos kvitas (jei tai ne prekybinė siunta) arba sąskaita-faktūra (jei tai prekės), prekių paskirstymo sąrašas (pakavimo sąrašas) ir vairuotojo pasas. Be to, reikia CMR konosamente, kurią užpildau aš. Svarbu, kad sąskaitoje būtų nurodytas tikslus gavėjo adresas ir kontaktiniai duomenys, kitaip Vokietijos partneris gali negalėti pristatyti siuntos. Kartais klientai užmiršta parašyti telefono numerį – tada prasideda ieškojimai ir nesusipratimai.

Ar reikia EUR.1 sertifikato ar kokių nors muitų dokumentų?

Kadangi Lietuva ir Vokietija yra ES narės, paprastai jokių muitų nėra, todėl EUR.1 nereikia. Tačiau jei siunčiate prekes, kurios gali būti reglamentuojamos (pvz., medicinos priemonės ar gyvūnų maistas), gali reikėti specialių leidimų arba sertifikatų atitikties. Aš čia neesu ekspertas (viskas priklauso nuo konkretaus produkto), todėl visuomet patariu patikrinti su jūsų buhalteriu arba brokeriu prieš siunčiant. Nenoriu, kad vairuotojas stovėtų pasienyje ir šauktų mane, kad kas negerai su dokumentais.

Kas yra CMR ir kodėl jis svarbus?

CMR – tai tarptautinė vežimo sutartis, be kurios jokie krovininiai pervežimai nevyksta. Ji patvirtina, kad vairuotojas priėmė krovinius ir yra atsakingas už juos. Beje, labai svarbu patikrinti ar vairuotojas parašė CMR paėmimo metu. Buvau atvejų, kai klientas skundėsi, kad siuntos nėra, bet CMR nebuvo pasirašytas, ir teismas nusprendė, kad siunta niekada nebuvo perduota pervežėjui. Taigi, pasirūpinkite, kad viskas būtų užpildyta teisingai.

Kaip veikia draudimas šiuo atveju?

Standartinis draudimas dažnai apima tik 8,33 SDR (specialių traukimo teisių) už kilogramą, kas yra nedaug. Jei vežate brangų krovinių, būtinai pasakykite man, ir paskaičiuosime papildomą draudimą. Greitas biuro siuntinių pristatymas mikroautobusu į Vokietiją suteikia greitumą, bet atsakomybę už vertę turite užtikrinti patys. Draudimo polisas aprašo, kokia rizika yra padengta – įskaitant vagystes, avarijas ar gaisrus (nors gaisrų su mikroautobusais laimei dar neteko susidurti, liepia Dievas).

Ar reikia originalų sąskaitą-faktūrą ar kopiją pakanka?

Daugeliu atvejų pakanka elektroninės kopijos, kurią vairuotojas turi savo planšetėje arba atspausdintą mašinoje. Tačiau kai kurie gavėjai Vokietijoje yra labai griežti ir reikalauja originalo ant popieriaus su parašu ir antspaudu. Geriau iš anksto sužinoti iš savo partnerio, ką jis priima. Jei reikia originalo, įdėkime jį į vokišką aplankalį ant dėžės viršaus, kad jis neprarastų.

Problemos ir nesklandumai praktikoje

Kas daroma, jei vairuotojas sugenda kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Jei mašina sustoja, mes nedelsdami išsiunčiame pagalbinę mašiną, kad perkeltų siuntą į kitą mikroautobusą, ir vežimas tęsiamas. Kartais tai gali prailginti pristatymą keletą valandų ar net parą, jei sugeda kažkur toli nuo miesto. Vienintelis dalykas, kurio negaliu padaryti – tai padaryti, kad mašina neblogų. Mes stengiamės techninį būklę tikrinti kas savaitę, bet technika yra technika.

Ar buvo atvejų, kai siunta dingė?

Per dvidešimt metų buvo vienas ar du keistai atvejai, kai siunta buvo pristatyta į blogą adresą, nes gavėjo įmonė persikėlė, o apie tai niekas nepanešė vairuotojui. Vėliau ją teko ieškoti ir vežti atgal. Bet taip, kad dingtų be pėdsakų – to dar nebuvo. Mes turime sistemą, kurioje fiksuojamas kiekvienas judesj. Tačiau visada rekomenduoju sekti savo siuntą ir būti pasiryžusiam telefonuotis su dispečeriumi, jei rodomas statusas nepasikeičia per ilgą laiką.

Kas jei gavėjo atstovas nėra vietjeje tokiu laiku?

Vairuotojas lauks maždaug 30-40 minučių. Jei nieko nėra, jis skambina man, ir aš bandou susisiekti su jumis arba gavėju. Jei niekas neatsiliepia, mašina važiuoja toliau arba grįžta, o siunta užeina į sandėlį Vilniuje (arba artimiausiame mieste). Tada reikia susitarti dėl pakartotinio pristatymo, kuris paprastai kainuoja papildomai, nes tai laiko ir degalų švaistymas. Todėl prašome užtikrinti, kad kas nors būtų vietoje.

Ar galima keisti maršrutą važiavimo metu?

Galima, bet tai brangu ir nepatogu. Jei vairuotojas jau važiuoja į Frankfurta, o jūs staiga nusprendžiate, kad reikia vežti į Kelną, tai reiškia, kad jis turi sukti atgal. To kaina gali siekti šimtus eurų, priklausomai nuo atstumo. Geriau viską suplanuoti iš anksto. Tačiau jei tai neeilinė situacija ir klientas sutinka mokėti, mes darome viską, kas įmanoma, kad būtų patenkintas, nors vairuotojas tuomet būna labai nepatenkintas (kaip ir aš).

Kokios dažniausios klaidos daro klientai?

Dažniausiai klientai užmiršta nurodyti kontaktinio asmens telefono numerį arba parašo neteisingą indeksą. Vokietijos indeksai yra sudėtingi – vienas gatvės galas gali priklausyti vienam miestui, kitas kitam, ir indeksai skiriasi. Be to, klientai dažnai sumanžuoja, kad kainos bus tos pačios kaip penki metai ago. Kainos keičiasi, o mano atmintis (ir duomenų bazė) išlieka, todėl visada geriau paklausti naują kainą, o ne remtis senu prisiminimu.

Ar vežiate savaitgaliais ir šventinėmis?

Taip, galime, bet tai laikomasi „skubaus režimo“. Vairuotojai irgi turi šeimas, todėl jie nori dirbti savaitgaliais tik už papildomą mokestį. Be to, reikia atsižvelgti į tai, ar Vokietijoje tose dienomis veikia gavėjo sandėliai – dažnai pirmadieniais rytą ten eilės, o sekmadieniais niekas nedirba. Todėl, jei skubate, geriau organizuoti pristatymą darbo dienomis, nors ir savaitgalis yra įmanomas už papildomą kainą.

Išvada

Visada sakau savo klientams, kad logistika – tai ne mokslas, o menas spręsti problemas. Greitas biuro siuntinių pristatymas mikroautobusu į Vokietiją yra puikus sprendimas tiems, kurie vertina laiką daugiau nei pinigus, tačiau reikia būti pasiruošusiam tam, kad realumas kartais skiriasi nuo idealaus plano. Nors stengiamės būti tikslūs ir patikimi, orai, keliai ir žmonių veiksmai kartais sukuria nesklandumų, kurias tenka spręsti momentu. Jei pasiruošę bendradarbiauti ir suprantate, kad vairuotojas už vairo ne robotas, mes visada pristatysime jūsų siuntą saugiai ir laiku.