Greitas biuro pervežimas iš Vokietijos su visa logistika: kaip išgyventi be širdies smūgio?

Dirbu šitoje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus, ir galiu pasakyti vieną dalyką – greitas biuro pervežimas iš Vokietijos su visa logistika nėra tas pats, kas nupirkti bilietą į kiną. Čia yra gyvas organizmas, kuris nuolat keičiasi, kartais sustringa, o kartais stumta ašaromis. Vokietija yra disciplinuota, bet kai pradedi vežti biurą, ten viską sukrėtę. Pasakyčiau, kad sėkmė 50 proc. priklauso nuo planavimo, o 50 proc. – nuo to, kaip vairuotojas išsikelia ryte. Žemiau pasakysiu viską tiesiogiai, be gailesčio ir be "turinio kūrėjų" šlamščio. Jei norite sužinoti, kaip tai veikia iš vidaus, skaitykite toliau.

Pasiruošimas ir pats pradžios skausmas

Kada tiksliai reikia pradėti galvoti apie perkraustymą?

Nesitikėkite, kad paskambinsite rytoj, o mes vakar jau viską nuvešime. Greitas biuro pervežimas iš Vokietijos su visa logistika reikalauja laiko. Geriausia pradėti galvoti mažiausiai prieš mėnesį, o jei turiate didelį archyvą, tai ir prieš du. Vieną kartą klientas skambino pirmadienį ir norėjo viską nuvežti į kitą miestą trečiadienį. Mes tai padarėm, bet buvo šiūdinėt. Neskubėkite, laikas – tai pinigai, bet čia dar ir jūsų nervai.

Kas vyksta su tais dokumentais? Ar neper daug?

Dokumentų daug visada, ypač kai vežate iš Vokietijos. Reikia eksporto invoicų, pakavimo sąrašų (packing list), o jei įeina ir asmeninės dalys – tai deklaracijų. Vokietai dėl popierių gali būti labai griežti, nelyginant su mumis. Kartais atrodo, kad reikia pasirašyti už tai, kad oras geras. Bet be tų popierių neišeisite iš šalies arba į ją neįvažiuosite.

Ar jūsų komanda pakuoja, ar aš turiu šimtus dėžių surinkti pats?

Tai priklauso nuo pasirinkto paketo. Mums įprasta, jei ateiname ir padarome viską nuo A iki Z. Žinoma, galite ir patys supakuoti, o tik tada mes atvažiuojame pakrauti. Bet tada būkite tikri, kad dėžės neišsprogs vairuotojui pakėlus. Buvo atvejų, kai savarankiškai supakuotos dėžės tiesiog subyrėjo apvėžiant kelią, ir tada prasideda problemos su dėmesio atlyginimu.

Kas dėl to "visa logistika"? Kas tai čia per daug?

Kai sakome greitas biuro pervežimas iš Vokietijos su visa logistika, turime omenyje ne tik vairuotoją. Tai yra dėžių pristatymas iš anksto, juodųjų dangų padėjimas ant grindų, išmontavimas ir montavimas vietoje. Kartais tai reiškia net baldų surinkimą pagal instrukcijas, jei jūsų darbuotojai nesugeba arba neturi laiko. Tai visa tas "kąsnis", kurį dažnai pamirštama įskaičiuoti į kainą.

Ar tikrai reikalingas inventorius? Kodel tiek daug skaičiavimų?

Galvojat, kad tiesiog užmeskite viską į sunkvežimį ir važiuokit? Ne. Vokietijoje, o ypač jei kelias eina per Austriją ar Šveicariją, gali sustabdyti ir sverti kroviniį. Jei svoris neatitiks to, ką parašėte dokumentuose, bus baudos. Be to, inventorius padeda išvengti "dING, dING" situacijos važiuojant. Geriau praleisti valandą skaičiuojant negu vėliau ieškoti dingusio kompiuterio.

Kas nutinka, jei aš paslėpsiu kažką pavojingo?

Negerai. Vokietija tai nežaidžia. Jei dėžėje su popieriais slypi degios aerozolių balionai ar kažkas panašaus, ir tai užsidegs arba sprogs, galite užsitraukti didžiules problemas (ir teismą). Mes nebandome spekuliuoti, todėl prašome kalbėti tiesiai. Jei turite chemijos ar specialios technikos – pasakykite iš karto. Aš asmeniškai visada klausiu apie tai tris kartus.

Ar galite atlikti perkraustymą savaitgalį?

Taip, galime, bet tai kainuos brangiau. Ir ne tik mums. Jei reikia išnuomoti liftą arba gauti leidimą išvažiuoti sunkvežimių centru Vokietijoje savaitgalį, tai gali būti neįmanoma be papildomo mokesčio. Vieną kartą teko laukti iki pirmadienio ryto, nes savaitgalį sandėlio vadovas neatsiliepė į telefonus. Taip kad, planuokite atsargiai.

Kokia tikimybė, kad kažkas sulūžo kelyje?

Maža, jei pakavimas geras. Mes naudojame profesionalią putę, pledus ir tvirtas juostas. Bet kelyje yra duobų, yra stabdymų. Jei turite seną, supuvusį seifą, jis gali subyrėti nuo vibracijos. Užtikriname, kad su vertybėmis elgiamasi ypatingai, tačiau fizikos dėsniai neišnyksta. Visada rekomenduoju apdrausti brangius daiktus.

Vokietijos realijos ir kelių nuotrupos

Kodėl Vokietijoje taip sunkiai rasti vietą stovėjimui?

Vokietijos miestai yra užstatyti ir griežtai reglamentuoti. Negalima tiesiog sustoti sunkvežimiui prie "šnekutės" sukti. Reikia iš anksto gauti leidimus, užsisakyti vietą stovėjimui arba rasti sandėlį pakrauti užmiestyje. Greitas biuro pervežimas iš Vokietijos su visa logistika tampa ne toks greitas, jei vairuotojas praleidžia tris valandas ieškodamas kur įvažiuoti, kad jį neužrašytų į "blogąją" knygą.

Ar jūsų vairuotojai moka vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų supranta pagrindinius žodžius – "kryptys", "sustoti", "krauti". Bet ne tikėkite, kad jie kalbės apie orus ar politiką su vokiečių pareigūnais. Darbo kalba dažniausiai yra anglų arba "traderių" vokiškas, tas, kurį suprasta turgiuose. Jei reikia sudėtingų derybų su pastatų administracija, geriau, kad ten būtų kas nors iš jūsų pusės, kuris moka kalbą.

Kas dėl "Maut" (kelių mokesčių)?

Įskaičiuota. Nereikia jums rūpintis vokiškais vinjetėmis ar mokėti už tiltus. Tai yra mūsų logistikos dalis. Vairuotojas turi "On-Board Unit" įrenginį, kuris viską paskaičiuoja. Kartais klientai klausia, ar galima važiuoti be mokesčių, kad pigiau. Atsakymas paprastas: ne, jei nenorite, kad jus sustabdytų policija pirmuose kontroliniuose punktuose.

Ar būna, kad vairuotojas užstringa ir nebegali važiuoti?

Būna. Vieną kartą pervežėme biurą iš Miuncheno, ir sunkvežimis techniškai sugedo ant autostrados A9. Buvo stresas, bet mes tą patį dieną organizavome kitą sunkvežimį perkrovai. Tai yra tas momentas, kai greitas biuro pervežimas iš Vokietijos su visa logistika tampa išbandymas visai komandai, o ne tik vairuotojui. Mes visada turime atsarginį planą, nors tikėkimės jo niekada nenaudoti.

Kaip elgiamės su serveriais ir jautria technika?

Jie būna pirmieji, kurie įkeliami, ir paskutiniai, kurie iškeliami. Jei kalbame apie duomenų centrą ar paprastus serverius, juos stengiamės transported specialiose dėžėse, su šokso absorberiais. Žinoma, mes ne IT specialistai, todėl pasakykite mums, kurį pusę reikia laikyti aukštyn, o ką negalima gulti ant šono. Nepykite, jei paklausime keletą kartų – geriau klausti nei sugadinti brangų įrenginį.

Ar galima su jumis važiuoti keleiviui (pvz. vadovui)?

Techniškai taip, jei yra vietos ir sėdynių (jie būna du – vienas vairuotojui, vienas keleiviui). Bet ypatingai nepatarauju to daryti, jei kelionė trunka daugiau kaip 5 valandas. Sunkvežimų kabina nėra "Mercedes" sedanas, ten garsu, ir sėdėjimas ten nėra labai patogus. Be to, jei įvyksiame avariją, draudimas nebus taip paprastai išmokės, jei ten buvo neįregistruotas keleivis. (Arba bent jau tuomet gausi daugiau rūpesčių su policija).

Ką daryti, jei Vokietijoje užsidaro sandėlis anksčiau laiko?

Tai blogai, bet vyksta. Vokietai tiksliai laikosi darbo laiko. Jei sutarta 15:00, o atvykstate 15:10, gali būti, kad jums teks laukti iki ryto. Mes stengiamės derinti laikus su atsargumu, bet jei įvyksta spūstis ant kelio, praneškite. Mes tur kontaktus telefonu, kad galėtume pranešti, kad vėluojame. Geriau pranešti ir palaukti, nei gatvėje laukti, kol rasią kur įsibrauti.

Ar pervežiate ir atliekas (senus baldus, smulkesnes šiukšles)?

Taip, tai dažnai būna dalis perkraustymo. Senas spintelę ar sulūžusią kėdę galima tiesiog paleisti į savo junk šiukšlių mašiną (jei turime leidimą). Bet jei jums reikia atsikratyti dideliu kiekiu elektronikos atliekų, tai jau kita istorija – ten reikalingi sertifikatai. Geriau apie tai pasikalbėti iš anksto, kad mums nereiktų važinėti po miestą ieškoti legalių šiukšliadėžių.

Kainos, mokesčiai ir pinigai

Kiek tai viskas kainuoja? Ar galite pasakyti dabar?

Kainą suskaičiuojame pagal kubinius metrus (m3) arba metrus tūrio. Taip pat atsižvelgiame į atstumą, įėjimo aukštį (ar yra liftas, ar ne) ir darbo laiką. Paprastai biuro pervežimas Vokietijoje kainuoja nuo X iki Y eurų (priklausomai nuo dydžio). Negaliu pasakyti tikslios sumos neižiūrėjęs, ką turite. Bet garantuoju, kad nėra pigiau nei rasti "gudrųjį" vairuotoją su gazeliu, kuris gali nuplauti vidurį.

Kas dėl depozito? Kodėl reikia mokėti iš karto?

Mes reikalaujame avanso arba depozito, kad užfiksuotume datą. Atsitiko taip (ne su mumis, bet pažįstu), kad klientas užsakyto perkraustymo dieną tiesiog neatsiliepė į telefonus. Ir vairuotojas liko tuščiai. Mums tai laikomas ir pinigai, ir laikas. Avansas apsaugo abiejų pusių interesus. Vokietijoje tai yra įprasta praktika.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia nešti daiktus 4 aukštų be lifto?

Žinoma. Nešti kėdes ir kompiuterius nusileidžiant ir pakilnant 4 aukštus yra fizinis darbas, kuris trunka kelias valandas. Tai reiškia, kad komanda (ar vairuotojas su padėjėju) dirba ilgiau. Paprastai tokiu atveju kaina padidėja arba suskaičiuojama pagal valandas. Verta pagalvoti, ar tikrai verta taip taupyti ant lifto nuomos.

Ar priimate kredito korteles?

Daugiausia mums patinka banko pavedimai, nes taip aiškiausia atrodo buhalterijoje (ypač su Vokietijos įmonėmis). Bet kai kurie vadybininkai gali priimti ir kortelę vietoje, tačiau tada gali būti pridėta papildoma procentinė dalis (pavyzdžiui, 2-3 proc.). Geriau apie tai pasikalbėti iš anksto, kad nebūtų nep malonių staigmenų apmokant.

Kas vyksta, jei aš noriu atšaukti užsakymą?

Jei atšaukiate prieš savaitę, grąžiname avansą (arba dalį jo). Jei atšaukiate paskutinę minutę, kai vairuotojas jau važiuoja link jūsų biuro, avansas lieka mums, nes mes jau turėjome išlaidų (kuras, laikas). Esu šaltas šituo klausimu, nes laikas – tai brangiausias resursas logistikoje.

Ar galima gauti nuolaidą, jei pervežiu daug?

Jei pervežiate visą didelę korporacijos padalinį, taip, mes galime pasiūlyti individualią kainą. Taip pat, jei užsakykite kelis maršrutus iš karto. Bet nedarykite to su dviem kuprinėmis – ten tiesiog nėra iš ko suteikti nuolaidos. Logistika veikia masteliu, o ne smulkmenomis.

Kodėl kaina pasikeitė paskutinę minutę?

Tikrai keista, kai taip atsitinka, bet kartais būna. Pavyzdžiui, atvykstate į vietą, ir ten nėra numatyto 3 metrų pločio vartų, o tik 1.8 metro vartai. Tada reikia skubiai keisti planą, imti mažesnę mašiną arba nešti rankomis. Tai papildomi darbo valandos, kurios nebuvo įskaičiuotos pradinėje kainoje. Mes stengiamės įspėti, bet kartais klientas pats nežino, koks jo sandėlio įėjimas.

Atvykimas, iškrovimas ir galutiniai nualpimai

Kaip greitai galite atvykti į Lietuvą?

Jei viskas tvarkingai – 1 diena. Nuo Berlyno ar Miuncheno iki Vilniaus yra apie 10–12 valandų važiavimo. Tačiau reikia prisidėti pakavimo ir iškrovimo laiką. Taip kad, greitas biuro pervežimas iš Vokietijos su visa logistika paprastai trunka 2-3 dienas, atsižvelgiant į darbo laiką abiejose šalyse. Nesitikėkite, kad iš ryto išsivešime, o vakare jau geriam kavą Vilniuje – nebebusite įvežti legaliai.

Kas dėl to, kad biuras turi dirbti, o mes juos stabdome?

Suprantame, kad verslas negali sustoti. Galime suderinti, kad išvežtume dalį daiktų po darbo, o dalį naktį, nors kainuos brangiau. Vienas klientas prašė mums nešti baldus naktį, kad dieną darbuotojai galėtų dirbti seniajai vietoje. Mes tai padarėm, vairuotojai buvo pavargę, bet klientas buvo laimingas. Galima viską suorganizuoti, jei yra pinigų.

Ar padėsite suręsti baldus atgal?

Taip, jei mes juos išmontavome. Jei jūsų darbuotojai viską išmontavo patys ir pasimetė varžtai, tada mums bus sunku. Turime su savimi paprastus įrankius, bet dėl sudėtingų sistemų g tekti kreiptis į baldų meistrus. Nenuokslinau, ar galime surinkti italų dizainerio sofą, kuri turi 100 detalių – geriau pasilikti prie standartinių spintelės ir stalų.

Kas nutinka su pakuotės medžiagomis po to?

Jeigu norite, mes išvežame juos su savimi. Tai gali būti įskaičiuota arba papildomai apmokėta. Kai kurie klientai nori pasilikti dėžes sau (gal joms dar prireiks). Kitus kartas mes tiesiog padedame į savo junk mašiną ir vežame į perdirbimą. Nereikia jums rūpintis šiukšlėmis – tai mūsų darbas.

Kaip elgtis, jei trūksta dėžių paskutinę minutę?

Neraštingai, bet tai būna. Mes dažnai vežame su savimi keletą atsarginių dėžių sunkvežimyje. Bet jei reikia 50 papildomų dėžių, teks jas nupirkti vietiniame prekybos centre. Tai užtruks laiko ir galbūt brangiau, nei užsakyti iš anksto. Taigi, geriau tiksliai susiskaičiuokite, kiek turite knygų ir dokumentų.

Ar turiu būti vietoje, kai atvykstate?

Geriau taip, arba kas nors, kas atsakingą sprendimams. Vairuotojas gali nieko nebedaryti, kol negaus patvirtinimo, kur dėti stalą. Jei jūsų nėra, reikia turi tur�ti aiškius raštuose nurodytus instrukcijas. Negalime tiesiog spėti, kur geriau atrodytų jūsų sofa. (Ir nerašykite man vėliau, kad ji stovi ne toje vietoje, jei nieko nesakėte).

Kas dėl draudimo? Kas taip ir neatsakinga?

Mes turime atsakomybės draudimą (CMR draudimas). Jis dengia žalą, kurią padarome mes (pavyzdžiui, numetame kompiuterį). Bet jis nedengia to, jei dėžėje buvo jūsų pačių sujaukti daiktai ar jei jūsų darbuotojas nuplėšė dokumentą pats. Drąiai pasakyčiau, dauguma problemų kyla ne iš vairuotojo klaidų, o iš blogo supakavimo ar chaosiško biuro.

Kas daryti, jei po perkraustymo trūksta kažko smulkaus?

Pirmiausia patikrinkite visas dėžes, o ne tik paviršių. Kartais smulkiosios dalys (varžtai, peiliai) nukrenta į dėžių dugną arba užkliūna tarp baldų. Jei po visko tikrai trūksta, skambinkite mums. Kartais kažkas lieka sunkvežimio gale, prie sienos, ten, kur nepastebima pirmą akimų pasukimą. Mes išsiaiškinsime.

Galutiniai apmąstymai apie šią šlamštą

Greitas biuro pervežimas iš Vokietijos su visa logistika yra sudėtingas procesas, kurį negalima supaprastinti iki dviejų sakinių. Reikia kantrybės, aiškaus bendravimo ir tikrai gero partnerio. Per savo 20+ metų esu matęs viską – nuo sėkmingų, lygių operacijų iki tokių, kai reikėjo kvieti techninę pagalbą vidury nakties. Svarbiausia yra nepasiduoti panikai ir viską derinti su atsargumu. Jei pasiruošiate tinkamai, net ir tas chaosas gali atrodyti tikrai lengvas ir valdomas. Sėkmės jūsų kilime!