Greitas biuro pervežimas ir darbo vietų atstatymas Vokietijoje: kas tikrai laukia

Sveiki, šiame srityje praleidau beveik dvidešimt penkerius metus, maždanu. Vojau ir geros, ir blogos dienos, o Vokietija visada buvo specialus atvejis. Žmonės visada klausia, kaip užtikrinti, kad verslas nestotų, o atsakymas paprastai būna: gerai suplanuok. Tačiau planavimas ir realumas dažnai skiriasi kaip dangus ir žemė. Čia ne tik apie dėžių nešimą, bet ir apie tai, kad vokiškas poreikis greitai atstatyti darbo vietas Vokietijoje yra milžiniškas. Jeigu reikia skubiai perkelti įmonę iš Berlyno į Miuncheną ar tiesiog pakeisti ofiso vietą, reikia žinoti, į ką įsipainiojate. Toliau rasite tai, ką paprastai pasakau per telefoną, be jokių gražių frazių.

Bendrai apie procesą ir pradžią

Kaip tiksliai pradedamas greitas biuro pervežimas ir darbo vietų atstatymas Vokietijoje?

Viskas prasideda nuo jūsų skambučio arba el. laiško, mes tada suplanuojame važiavimą. Svarbu nedelsiant pasakyti, kad jums reikia būtent greito biuro pervežimo ir darbo vietų atstatymo Vokietijoje, kad suprastume, kad tai skubu. Paprastai siunčiame vadybininką arba prašome nuotraukų perWhatsApp, kad nevažiuotume tuščiais. Vienas kartas klientas nenurodė, kad trečias aukštas be lifto, tai teko nešti per laiptus, o tai kainuoja dvigubai. Geriausia, kai turite sąrašą daiktų, nors ir jis dažnai būna netikslus. Mes sudarome planą, išrašome sąskaitą ir skiriamus laikus.

Kiek laiko užtrunka toks pervežimas?

Niekas negali pasakyti tiksliai, tai priklauso nuo to, kiek daug turite tos technikos ir baldų. Paprastai mažas biuras įsisuka per vieną dieną, jeigu viskas žinoma iš anksto. Bet jeigu kalbame apie didelius korporacinius sandėlius, tai gali trukti ir savaitę. Vokietijoje labai griežtos darbo taisyklės, tad vairuotojai negali vairuoti 12 valandų iš eilės be pertraukos. Taigi, jeigu atstumas didelis, reikia skaičiuoti poilsio laikus. Aš asmeniškai visada pridėčiau vieną dieną rezervo, nes kas nors visada pasibaigia ne taip, kaip planuota.

Ar galima pervežti savaitgaliais?

Taip, galima, bet tai kainuoja brangiau, nes vokiečiai moka už viršvalandžius ir darbo sekmadieniais. Jeigu jums būtinas greitas biuro pervežimas ir darbo vietų atstatymas Vokietijoje būtent šeštadienį, turite apie tai pranešti bent savaitę iki. Kartais įmanoma susitarti su komanda, bet tai retas dalykas, kai visi sutinka dirbti atostogų metu. Be to, ne visi nauji biurai priima krovinius savaitgaliais, saugikliai nedirba, reikia gauti leidimą. Geriau viską daryti darbo dieną, nors ir truputį triksta verslą.

Ką daryti, jeigu reikia išvykti iš karto?

Tada skambinkite mums, nes mes esame pasiruošę tokioms situacijoms. Turime kelias ekipažus, kurios gali išvykti per 24 valandas, jeigu reikia skubaus perkėlimo. Tai vadiname "express" režimu, kuris yra brangesnis, bet taupomas laikas. Vienas kartas teko išgelbėti advokatų kontorą Hamburge, kurie gavo įsakymą išsikrauti per dvi dienas. Nusipirkome kavos, pakvietėme papildomai krovėjų ir viską spėjome. Tačiau nerekomenduoju laukti paskutinės minutės, nervai pasidaro ploni.

Techninės pusės ir baldų išmontavimas

Ar jūsų komanda išmontuoja ir sumontuoja baldus?

Žinoma, tai mūsų kasdienybė, nes be to neįmanoma atstatyti darbo vietų. Turime savo mechanikus, kurie moka surinkti net sudėtingiausias vokiškas sistemas. Vienas kartas teko susidoroti su biuru, kur baldai buvo supirę per 15 metų ir visi varžtai buvo užsirūdiję. Tai užtruko ilgiau, nei planavome, bet atlikome. Svarbiausia nepamiršti perteikti, kurios detalės priklauso kuriam stalui, kartais dėl to kyla painiavos (arba mūsų, ar jūsų pusėje). Mes pasirūpiname ir įrankiais, ir visais reikalingais elementais.

Kaip elgiamasi su kompiuteriais ir IT įranga?

IT įranga yra svarbiausia dalis, todėl su ja elgiamos ypatingai atsargiai. Nerekomenduojama išjungti serverių, kol tikrai nepradėsite krauti, jeigu tai įmanoma. Mūsų vairuotojai turi patirties su skirtingais tipais, bet mes nėra IT specialistai. Kai atvykstate į naują vietą, reikia, kad jūsų IT žmogus būt�ai pasiruošęs prijungti viską iš naujo. Kartais teko gaudyti laidus, nes klientas nepažymėjo, kuris priklauso printeriui, o kuris kompiuteriui. Geriausia viską pažymėti etiketėmis anksčiau.

Kas daroma su tais dideliais serverinės spintomis?

Tos spintos yra sunkios ir brangios, jas dažniausiai perveža specializuota ekipaža. Jeigu spinta netelpa į liftą ar duris, teka išmontuoti sieną (tai jau nebūtent mūsų darbas, bet žinome kas gali). Vienas klientas Berlyne ignoravo matmenis ir teko kelti per langą su kranu. Tai kainavo papildomai tūkstančius eurų, tad gerai išmatuokite savo angas prieš mums skambinant. Greitas biuro pervežimas ir darbo vietų atstatymas Vokietijoje dažnai sustoja dėl tokių paprastų matavimo klaidų.

Ar padedate supakuoti dėžutes?

Galime, jeigu tai susitarta iš anksto, bet geriau, kad tai padarytų patys darbuotojai, nes jie žino, kur kas slepiasi. Paprastai mes atvežame dėžes dieną anksčiau, o jūs užpildote. Jeigu užsakote "viskas įskaitant", tada mūsų žmonės tai padarys, bet tai užtruks ilgiau, nes jie nežino jūsų dokumentų struktūros. Taip pat tikrai nenešame atvirų dėžių su popieriais, gali nupūsti vėjas ar tiesiog prapulti.

Vokietijos specifika ir dokumentai

Ar reikia specialių leidimų Vokietijoje?

Taip, beveik visada reikia vietinio parkingo leidimo, jeigu statote sunkvežimį prie pat šaligatvio. Be to, kai kurie miestai reikalauja specialios transporto zonų leidimų. Mes šitais dalykais pasirūpiname, bet jums reikia pateikti duomenis apie automobilį. Kartais policija užstoja kelią ir prašo dokumentų, jeigu jų nėra, gali skirti baudą, kurią sumokėsite jūs. Geriau, kad mes viską sutvarkome dar prieš atvykdami, kad neleistume laiko prie inspektoriaus.

Kaip su tais vokiškais "Gewerbeabfall" (komercinės atliekos) dalykais?

Tai gana sudėtinga tema ir aš neesu 100% tikras, kad visos taisyklės nesikeičia kas mėnesį. Negalima tiesiog mesti į visuomeninę šiukšliadėžę biuro atliekų, ypak elektronikos ar popieriaus. Jeigu reikia atsikratyti senų baldų per pervežimą, tai reikia specialių konteinerių. Kartas nuo karto teka nuvykti į specialią užkampio vietą prie Miuncheno, kur priima viską už mokestį. Neklauskite mane, kodėl taip sudėtinga, tiesiog taip yra ir reikia tam skirti biudžetą.

Ar yra problemų su muitinės, jeigu važiuojate iš Lietuvos?

Jei esate ES viduje, tai formaliai muitinės neturi būti, bet Vokietijos pareigūnai mėgsta sustabdyti lietuviškas mašinas ir patikrinti, ar nevežate juodojo rūko ar prekių be PVM. Visada turi turėti TIR knygelę arba CMR dokumentus, kur aiškiai parašyta, kad tai yra perkėlimas, ne prekyba. Vieną kartą laikė mus pasienyje 4 valandas, nes viena dėžė buvo pažymėta kaip "prekės", o ne "baldai". Nu gerai, pavyko išsiaiškinti, bet nervai šiek tiek nukrito.

Ar yra kokių nors draudimo niuansų?

Standartinis Kasko draudimas ne visada apima perkėlimo metu padarytus nuostolius, jeigu nešėjas nėra įregistruotas. Mes turime atsakomybės draudimą, kuris dengia daugumą situacijų, bet jeigu pažeidžiate brangų paveikslą arba serverį, reikia tai pasakyti iš karto. Jeigu pasakysite vėliau, draudimo kompanija gali atmesti pretenziją. Geriausia viską užfiksuoti vaizdo įrašu arba nuotraukomis prieš kraunant ir iškraunant.

Kainos ir mokėjimas

Kaip susiformuoja kaina? Kokios tikros sumos?

Kaina paprastai susideda iš valandinio tarifo, pradinio išvažiavimo mokesčio ir kuro priemokos. Už mažą biurą gali tekti sumokėti nuo 500 iki 1000 eurų, o už didelius korporacinius projektus – skaičiuojama tūkstančiais. Neapsigaukite, jei kur kas pasako, kad viskas kainuos "simboliškai", greitai biuro pervežimas ir darbo vietų atstatymas Vokietijoje niekada nepasidaro pigus, jeigu daroma kokybiškai. Prieš pradedant visada duodame fiksuotą įkainį, kad nebūtų nustebimų pabaigoje.

Ar imate avansą?

Taip, standartiškai imame apie 30-50% avansą, kad užtikrintume, kad klientas neatsisaks paskutinę minutę. Ypač jeigu reikia pirkti medžiagas dėžėms arba užsakyti liftą. Vienas kartas neėmėme avanso, o klientas nusprendė niek neišvykti ir mes likome su pasiruošusia komanda be darbo. Dabar draugiškas, bet griežtas dėl to – įrankiai ir laikas kainuoja. Likusi dalis sumokama atlikus darbą prieš išvykstant arba per kelias dienas.

Galima mokėti kortele?

Taip, galima, bet mums labiau patinka bankinis pavedimas, kad nebūtų problemų su PVM sąskaitom. Kai kurie vairuotojai turi terminalus, bet jiems dažnai dingsta ryšys Vokietijos kaime, todėl grynaisiais pinigais mokėti nerekomenduoju. Geriausia suderinti mokėją iš anksto, kadangi mūsų buhalterija dirba Lietuvoje. Jeigu reikia išrašyti sąskaitą-faktūrą į Vokietijos įmonę, viskas tvarkingai, be mokesčių.

Kokie papildomi mokesčiai gali atsirasti?

Papildomai gali tekti mokėti už laukimą (jeigu jūs vėluojate su raktais), už užstatą (jeigu keliate per laiptus be lifto) arba už medžiagas. Dar vienas dalykas – jeigu naujame biure nėra pakėlėjo ir reikia nešti rankomis, tai taip pat įkainojama. Stengiuos viską iš anksto pasakyti, bet kartais situacijos keičiasi vietos. Nėra jokio "slapto" sąrašo, tiesiog fizinis darbas turi savo kainą.

Darbo vietų atstatymas ir technika

Kaip greitai galite atstatyti darbo vietas tai pačią dieną?

Jei viskas supakuota ir pažymėta, tai galime suformuoti 10-20 vietų per kelias valandas. Tai vadinasi "inverted move" – vieni žmonės krauna, kiti iš karto stato. Tai labai efektyvu, jeigu tarp miestų nėra didelio atstumo. Greitas biuro pervežimas ir darbo vietų atstatymas Vokietijoje yra būtent tas etapas, kai vadybininkai turi numesti kostiumus ir padėti surasti tinkamus laidus. Be jūsų pagalbos čia neapsieisime, nes tik jūs žinote, kur turi būti telefonas ir kur kompiuteris.

Ar sugebate prijungti visą IT elektros instaliaciją?

Mūsų mechanikai gali prijungti kompiuterius prie sienos, bet sudėtingesnius tinklus ar serverius paliekame jūsų IT adminams. Mes tiesiog padedame išvengti tos chaoso, kai visi laidai sūliuojasi ant grindų. Vienas klientas prašė mus sujungti jo duomenų centrą, mes atsisakėme, nes bijojeme sugadinti brangią įrangą. Geriau būkite per daug atsargūs, nei atsiprašinėti už sugadintus duomenis.

Ką daryti su tais ilgiais kabeliais po stalais?

Rekomenduojame naudoti kabelių kanalus ir rūšiuotuvus, kad kojos ne užkabintų. Mes dažnai atvežame porą metrų tų kanalų su savimi, jeigu klientas nenumatė. Žiūrėkite, tai smulkmenos, bet darbuotojams iš karto pastebi, kad darbo vieta sukurta tvarkingai. Niekas nenori laiptuoti per laidus, ką jau kalbėti apie tais „tira“ vokiečius, kurie mėgsta tvarką.

Ar padedate išdėlioti baldus pagal planą?

Taip, jeigu turite brėžinį (grundriss), mes juo vadovaujamės. Be to, dažnai klientams patinka, kai pasiūlome kitokią išdėstymo variantą, kurio jie nematė ant popieriaus. Erdvė dažnai atrodo kitaip realybėje, ypač Vokietijoje, kur biurai turi savo specifinius niuansus. Vienas kartas perkėlėme viską kitaip, nei buvo planuota, ir vadovas sakė, kad dabar jie dirba efektyviau. Nu va, kartas nuo karto mūsų patirtis praverčia.

Problemų sprendimas ir realios situacijos

Kas nutinka, jeigu pamušame grindis ar sieną?

Tada turi tai uždrausti savo draudimo kompanijai arba mokėti patys. Mes stengiamės būti atsargūs, bet dėžės sukimai per rąstines duris yra klasika. Jeigu įvyko įvykis, visada pranešame iš karto ir bandome sutaisyti patys arba pasikviesti meistrą. Paslėpti spėjotus įbrėžimus neįmanoma, vokiečiai viską užfiksuoja įsiregistravimo protokole. Geriau tiesiškai pasakyti: "Atsiprašome, tai nutiko", nei meluoti.

Kaip elgiamės, jeigu klientas nėra pasiruošęs?

Tai blogiausia situacija, bet įvyksta dažnai. Tada mes tiesiog padedame supakuoti, kas kainuoja papildomai, arba bename lauke ir laukiame, jeigu tai truko neilgai. Negalime prarasdami dienos važiuoti į kitą miestą todėl, kad jūs nesugrąžinote raktų laiku. Kartais teka būti šiek tiek griežtam ir paaiškinti, kad laikas eina. Verslas yra verslas, jokia asmeninė nuomonė čia neturi reikšmės.

Ar buvo, kad kas nors nepavyko?

Žinoma, prieš metus teko atšaukti maršrutą dėl stipraus sniego ant A9 autostrados. Viskas stovėjo, ir mes negalėjome atvykti naktį, kaip planavome. Klientas buvo nepatenkintas, bet kas mes galime padaryti su gamta? Tiesiog pranešome iš karto ir perkėlėme į kitą dieną. Svarbiausia yra komunikacija. Jeigu tylite, tada kliūstis didelė, o jeigu skambinate ir paaiškinote, žmonės supranta.

Kokios dažniausios bėdos su lifts operatoriais?

Liftų operatoriai Vokietijoje yra savotiški "gildijos" žmonės ir jie myli taisykles. Jeigu jie nusprendžia, kad per daug daugiau svorio, j tiesiog išvažiuoja, nepaisant jokių prašymų. Kartas nuo kalo reikia duoti jiems kavos ir šokoladą, kad būtų-linksmesni. Vienas kartas teko įrodyti, kad mūsų krovinys yra lengvesnis, nei buvo parašyta dokumentuose (mes panaikinome keletą tuščių dėžių). Tai suveikė, bet nervai buvo įtempę.

Finaliai ir išvados

Kaip užtikrinti, kad viskas nueina sklandžiai?

Geriausias būdas – neklaidinti mūsų apie savo turtą ir biudžetą. Jeigu sakote, kad turite 30 dėžių, o jų yra 100, tai mums sunkiau suplanuoti. Žinoma, greitas biuro pervežimas ir darbo vietų atstatymas Vokietijoje yra sudėtingas procesas, bet su gera komanda jis tampa įveikiamas. Pasitikėkite mūsų patirtimi, mes jau matėme viską – nuo paprastų stalų iki serverinių, kurios reikėjo laiptais nešti penkių aukštų.

Kodėl verta rinktis būtent jus?

Kadangi aš pats esu lauke, o ne sėdi biure, žinau, kas vyksta realiu laiku. Nenaudojame subrangovų, kurie nieko nesupranta apie vokiškus standartus. Mus domina ilgalaikiai santykiai, o ne vienkartinis uždarbis. Jeigu kils problema, ją išspręsite su manimi, o ne su robotiniu klientų aptarnavimo centru. Tiesiog skambinkite, ir suorganizuosime.

Apibendrinant galima pasakyti taip – tai ne lengvas darbas, bet su tuo susitvarkome. Svarbiausia yra nuoširdumas ir gebėjimas reaguoti į staigmenas, kurių Vokietijoje pasitaiko daugiau nei pakanka.