Greitas biuro persikraustymas į ir iš Vokietijos: praktinis vadovas nuo veterano

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir, turiu pasakyti, biuro persikraustymas niekada nesvyrauja ramybės banguose, ypač kai kalba eina apie tarptautinius maršrutus. Dažnai klientai skamba ir sako: „mums reikia viską nutraukti rytoj“, o aš žinau, kad tai primena svajonių realizaciją be raktų. Vokietija arti, tačiau logistika ten griežta, o kai reikia greitas biuro persikraustymas į ir iš Vokietijos, kaina ir nervai dažnai kyla aukštyn. Pasakysiu tiesiogiai – be gero plano net greičiausias sunkvežimis taps jūsų košmare. Čia ne tik apie vaziavimą, čia apie tai, kaip išvengti tų situacij�ų, kai stovėjimas ant Berlyno centro gatvės kainauja daugiau nei patys baldai.

Pagrindiniai klausimai apie laiką ir procesą

Kiek laiko užtrunka tas jūsų "greitas" persikraustymas?

Visi klauso „kiek“, bet atsakymas priklauso nuo to, ką jūs vadinate greičiu. Jei greitas biuro persikraustymas į ir iš Vokietijos yra dviem dienoms į šoną, tai tai dar kažkaip įmanoma su vienu automobiliu. Bet jei reikia nutraukti padalinį Miunchene į Vilnių per 24 valandas, tai jau reikia dviejų ekipažų ir beveik neįmanomo tempio. Paprastai, paėmus viską įskaitant pakavimą, skaičiuokite mažiausiai dvi paras vienam krypčiai, jei norite, kad niekas neatsirastų sulaužyta (nors su vokiškuoju preciškumu visada būna nukrypimų).

Ar įmanoma viską nuvežti per vieną dieną?

Teoriškai – taip, praktiškai – labai sunku. Vienintelis būdas, jei tūris yra labai mažas, tarkim, tik vienos kabinos baldai ir kelios dėžės. Tada vairuotojas važiuoja be sustojimų (kaip leidžia tachografas), o kitas komandos narys jau laukia gale. Bet dažniausiai susiduriu su situacija, kai biure nebuvo niekas pasiruošę, tai vairuotojas praranda pusę dienos laukdamas, kol paskutinė sekretorė susirenka asmeninius daiktus. Tad viena diena yra rizikingas variantas.

Kuo skiriasi persikraustymas į Vokietiją nuo persikraustymo iš jos?

Techniškai niekuo, abu atvejai reikia to paties kiekio kuro. Bet yra smulkmenų – iš Vokietijos išvežant dažniau tenka stumtis su tuo, kad vokiečiai labai griežtaižiūri, ar sandėlis buvo paliktas švarus. Jei paliksite šiukšlių po savęs Miuncheno sandėlyje, savininkas gali padaryti didelius rūpesčius ir reikalauti pinigų. O į Vokietiją vežant svarbiau yra patekti tam tikru laiku, nes ten nėra tokios kultūros „vėluoti 20 minučių“, kais pas mus kartais būna priimtina.

Ar reikia daryti pertrauką vairuotojams?

Žinoma, jei kelionė ilgesnė nei 4,5 valandos. Mes negalime tiesiog spausti dujo iki dugno, nes tachografas viską fiksuoja. Jei jums būtina, kad prekės atvyktų ryte, tai reikia, kad vairuotojas išvyktų vakare (ar net naktį) iš Lietuvos. Tačiau yra taisyklė, kad po 9 valandų vairavimo turi būti 45 minučių pertrauka. Taigi, greitas biuro persikraustymas į ir iš Vokietijos turi būti planuojamas atsižvelgiant į šias nepertraukiamas sustojimo taisykles, kitaip gausite baudas.

Ką daryti, jei trūksta vietos automobilyje?

Tai klasika. Klientas sako „tiek daug nėra“, o paskui paaiškėja, kad yra dar pusė sandėlio kuriame nėra nieko įdomaus, bet vis tiek reikia vežti. Jei trūksta vietos, tenka siųsti antrą mažesnį automobilį paskui arba daryti dvi keliones. Dvi keliones natūraliai brangiau ir ilgiau, bet kartais to išvengti tiesiog neišeina, todėl geriau iš anksto parodyti foto vaizdus, o ne tik sakyti „keletas dėžių“.

Ar galima užtikrinti, kad vairuotojas neužstrigs spūstyse?

Vokietijoje, ypač prie Hamburgo arba ruože į Berlyną, spūstys yra kaip lietus Lietuvoje – neišvengiamos. Negaliu įsipareigoti, kad vairuotojas neužstrigs, nes aš ne valdo šviesoforų. Tačiau mes stengiamės planuoti maršrutus taip, išvengti didžiausių kamštų piko valandomis. Kartais reikia važiuoti šalutiniais keliais, nors tai ir trunka šiek tiek ilgiau, bet bent judame.

Ar dirbate savaitgaliais ir švenčių dienomis?

Dirbame, bet tai kainuoja. Vairuotojai tai žmonės, jie taip pat nori ilsėtis, tad darbas sekmadienį ar Velykomis yra papildomai apmokamas. Jei jums būtina, kad greitas biuro persikraustymas į ir iš Vokietijos įvyktų šventę, tai reikia apie tai pranešti mažiausiai savaitę iš anksto, ne paskutinę sekundę.

Kas vyksta, jei vairuotojas susirgs ar sugedą mašina?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Esu matęs, kaip sunkvežimiams sprogsta padangos ant autobano. Tokiu atveju mes turedume tiekti kitą automobilį, tačiau tai reiškia laiko nuostolį. Jei situacija kritinė, bandoms iškviesti vietinę pagalbą iš Vokietijos, kad bent jau krovinys būtų perkeltas � kitą mašiną, bet tai brangu. Todėl visada turime draudimą, kuris padengia daugumą tokių rizikų.

Pinigai, kainos ir nenumatyti išlaidos

Kodėl vienos firmos kainuoja pigiau, kitos brangiau?

Didelė dalis klientų renkasi tik pagal kainą, o tai didelė klaida. Pigios firmos dažnai neturi savo autorių, jas tiko „brokeriai“, kurie tikie ieško pigiausio vairuotojo laisvą valandą. Tas vairuotojas gali būti be įrangos, be liftų, net su sena mašina, kuri gali nuslysti nuo kelio. Mums brangu nes mes imame maržą, o nes mes turime tikrinus vairuotojus ir techniką, bei darbų saugą užtikrinam.

Ar kaina keičiasi, jei reikia pakalbėti daugiau darbuotojų?

Taip, tai viena pagrindinių priežasčių, kodėl galutinė suma išauga. Prieš pradedant darbą sakome „valandinis tarifas už krovėją“, o klientas galvoja, kad dviejų vyrų dviejų valandų darbas yra kažkas mažo. Bet paskui paaiškėja, kad biure yra 50 dėžių, kurių niekas nežinojo, ir darbas prailgsta iki vakaro. Geriau aptarti fiksuotą kainą, jei tūris aiškus, arba nustatyti ribas.

Kas yra „valandinis mokestis už laukimą“?

Tai dalykas, kurį dažniausiai pamiršta. Jei mūsų vairuotojai atvažiuoja į Vokietiją (tarkime, į Frankurtą) laiku, o jūsų biuro vadovas neužsirašo darbuotojus, kurie turi padėti pakrauti, tai mūsų komanda laukia. Jų laikas taip pat kainuoja, tad jei reikia laukti 3 valandas iki ryto, tai bus įskaičiuota prie galutinės sąskaitos.

Ar į kainą įeina pakavimo medžiagos?

Paprastai ne, kartoninės dėžės, lipnia juosta, burbuliukai – tai viskas papildomai. Galime tai suteikti, bet tai papildomų sąnaudų reikalauja. Kai kurios firmos sako „viskas įskaičiuota“, bet paskiem paskaičiuoja kiekvieną gertuvę atskirai. Mes stengiamės būti sąžiningi – parduodame dėžes už savikainą, o ne perbrangžiai.

Ar galima mokėti tik už atvykimą (važiavimą)?

Negalima. Sunkvežimis negali važiuoti tuščias atgal – tai būtų nuostolis. Mums reikia apmokėti maršrutą į abi puses (dar vadinamas „muštu“ arba „kilometražu“), nebent jūs susitartume, kad tame pačiame Vokietijos mieste yra kitas krovinys, kurį mes galime parvežti atgal (bet tai reti atvejai ir nėra garantuota).

Ar privalu mokėti užskaitą iš karto?

Standartinė praktika yra 30-50% avansas, kad mes apsimokėtume degalams ir vairuotojams išvykui. Likusią dalį reikia sumokėti atlikus darbą arba prieš iškraunant prekes Vokietijoje (jei ten yra mokėtojas). Perkant įmonę pervedimai kartais užstringa, tad reikia laiko rezervo.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių Vokietijoje?

Gali būti. Pavyzdžiui, jei reikia įvažiuoti į miesto centrą su dideliu sunkvežimiu, gali reikėti speciali leidimas (Einwegkennzeichen ar pan.) arba mokėti už vietą tiesiog gatvėje. Taip pat jei reikia uždaryti gatvę trumpam, tai reikalauja leidimo iš savivaldybės. Visais šiais atvejais mes jus informuosime, jei toks poreikis iškils.

Kaip sumažinti išlaidas?

Geriausias būdas – pasiruošti. Jei viskas jau susupakuota į dėžes, o baldai išmontuoti, darbas truks 2 kartus trumpiau. Jei mums tenka išmontuoti didelę sekretorinę lentą, kuri pritvirtinta prie sienos jau 10 metų, tai tai valandų valandas užima ir kainuoja.

Dokumentai, customas ir biuro technika

Kokius dokumentus reikia turėti vežant į Vokietiją?

Nors Vokietija ir ES šalis, vis tiek reikia turėti tvarkingus važtaraščius arba CMR sąskaitas-faktūrų kopijas. Be to, jei vežate brangią techniką, reikia inventoriaus sąrašo su serijiniais numeriais. Tas sąrašas turi būti ne „apie“ viską, o tikslus, kadangi Vokietijos policija gali sustabdyti ir patikrinti, ar tikrai nevežate vogtas prekes.

Ar reikia deklaruoti biuro techniką?

Įprastai ne, jei tai ne parduodami daiktai, o jūsų įmonės turtas, kuris keliasi į kitą padalinį. Tačiau, jei technika nauja ir nėra užregistruota Lietuvoje (tarkim, nusipirkota tiesiog į reikalus ir vežama į filialą), gali kilti klausimų mokesčių inspekcijai arba muitinėje (jei kelyje bus sienos kontrolė, kas dabar atsitinka retai, bet vis tik). Geriau turėti įrodymus, kad šis turtas priklauso jums.

Kaip elgtis su serveriais ir jautria duomenų įranga?

Čia reikia labai atidžiai. Serverius negalia tiesiog įmesti į dėžę ir mesti į sunkvežimį su baldais. Jie turi būti supakuoti į specialias dėžes, antsmūgio, o geriausia – vežti atskirame mažiauame automobilyje arba patalpintoje vietoje, kurioje nėra vibracijos. Esu matęs, kaip po tokių „paprastų“ pervežimų nebebeveikė visas tinklas, o duomenys buvo prarasti. (Nors dabar dažniau viskas laikoma debesyse, bet fiziniai serveriai vis dar egzistuoja).

Ar galima vežti alkoholį biuro reikmėms ar tai problemos?

Jei tai biuro stalų atsargas (vynas, alus) vakarėliui, tai tai kažkaip nėra prekyba, bet gali būti traktuojama kaip prekė, jei kiekis didelis. Vokiškai muitinės galvos su tuo šiek tiek kietos, jei pamato 500 butelių be akcizo ženklo. Geriau deklaruoti arba nedaryti to, o tiesiog nusipirkti vietiniame prekybos centre, kad išvengtumėte nereikalingų pokalbių su pareigūnais.

Kas daryti, jei dingsta kokios nors dokumentų dėžės?

Pirmiausia – nepanikuoti, bet tai yra didelė bėda. Jei dingsta svarbūs sutartys, tai mes padedame ieškoti, patikriname visus kampus ir gali būti, kad ji liko ankstesnėje vietoje arba užkliuvo po kitu daiktu. Visada rekomenduoju pažymėti dėžes su dokumentais kaip „LABAI SVARBU“ ir saugoti jas atskirai, ne maišyti su biurinėmis spaudomis.

Ar reikia kur nors registruoti įmonės atidarymą Vokietijoje dėl pervežimo?

Ne mūsų (pervežėjo) požiūriu, mes tik vežame. Bet jūsų teisininkas turbūt pasakys, kad reikia pranešti Handelregister arba Finanzamt api adresų pasikeitimą. Tai ne mūsų kompetencija, aš tik vairuotojas (ir logistikas), todėl tokius klausimus geriau užduokite buhalteriui, kitaip galiu papasakoti nonsensą.

Vokietijos specifika ir problemos ant kelio

Ar tikrai sunku užsirašyti vietą gatvėje?

Labai sunku. Berlyne, Miunchene ar Hamburge vieta su mėlyna zona (Parkzone) gali kainuoti 20-30 eurų per valandą, jei ji ten yra. Dažniausiai mums reikia užimti visą eismo juostą su šviesoforais arba priverstinai stovėti kur neleidžiama. Tada reikia statyti ženklus ant kelio (perleidimo trikampius) ir laukti, kol Policija neužklauso. Kartais pavyksta susitarti su uošviu vokiečiu gatvėje, kuris leidžia užsidėti už 50 eurų.

Ar dažnai atsitinka, kad vairuotojai nepažįsta kelių?

Senuose laikuose buvo bėdų su žemėlapiais, dabar visi turi GPS. Tačiau GPS kartais veda į centrus, kur sunkvežimiams draudžiama (Verbot für LKW). Vairuotojas nežinojau, kad toje gatvėje yra apribojimo iki 3,5 tonos, ir važiuoja. Gaus užrašą paštu į Lietuvą po mėnesio. Tai dėl to greitas biuro persikraustymas į ir iš Vokietijos gali tapti brangus dėl tokių nesusipratimų.

Kaip su kalba? Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Mūsų vairuotojai dažniausiai moka angliškai, o su vokiškai yra įvairiai – kai kas šiek tiek supranta, kai kas ne. Jei reikia kalbėtis su vietininku sandėlyje, kuris nekalbos nei angliškai nei rusiškai, tai tada prasideda rankų kalba ir „hände hoch“. Todėl labai svarbu, kad vienas jūsų atstovas būtų vietoje arba bent galiėtų sujungti telefonu.

Ar yra kažkokių specifinių taisyklių dėl stovėjimo naktį?

Jei nebaigėme darbą ir reikia palikti sunkvežimį su kroviniu naktį, tai turi būti saugi vieta (apželdinta aikštelė). Negalima tiesiog palikti priešais biurą, jei tai yra centras, nes mašina gali būti nuvaryta arba sudaužyta (kas Vokietijoje retai, bet įmanoma). Ieškome stovėjimo aikštelėse su mokama apsauga.

Ką daryti, jei sugenda liftas naujame biure?

Tai viena blogiausių situacijų. Vokiečiai griežti, jei liftas neveikia, jis neveikia. Tenka nešti per laiptus. Jei biure 4 aukštas, tai mūsų darbuotojai taps pavargę labai greitai. O jei dar ir koridorius siauras, tai baldai gali netilpti. Prieš vykstant reikia tiksliai sužinoti, ar liftas veikia ir koks jo svorio limitas (dažnai mažesnis nei atrodo).

Ar dažnai pasitaiko, kad klientas Vokietijoje neparuoštas?

Labai dažnai. Atvažiuojame, o durys užrakintos, raktų nėra, arba jūsų vadybininkas sako: „o mes manėme, kad jūs ateisite rytoj“. Tokiu atveju laukimo mokestis pradedamas skaičiuoti nuo tada, kai mes atvažiavome pagal sutartį. Negalime mokėti vairuotojui už laukimą iš savo kišenės tik todėl, kad kas susimaišė dienomis.

Pakavimas, baldai ir smulkmenos

Ar reikia išmontuoti visus biuro baldus?

Ne visus, bet didžiąją dalį. Didelės darbo stalų grupės, sekcijos, viršutinės spintelės – viskas tai turi būti atskirta. Jei bandysite nešti surinktą 3 metrų ilgio spintelę pro duris, ji paprasčiausiai nepraeis (arba praeis, bet išplėšs grindų laminatą, už kurio reikės mokėt). Mūsų komanda turi įrankius, bet tai užtrunka laiko.

Ar galite supakuoti dėžėse?

Galime, jei tai aptartu iš anksto. Tačiau mūsų vairuotojai daugiausia yra vairuotojai ir krovėjai, o ne profesionalūs „pakavimo“ meistrai. Jei turite labai daug smulkaus biuro reikmenų (popieriaus, segtuvų), geriau, kad jūsų darbuotojai tai padarys iš anksto – taip pigiau. Kitu atveju mums teks mokėti už papildomą darbo laiką Lietuvoje prieš išvykstant.

Kaip vežti biuro augalus?

Augalai gyvi, jie mėgsta vandenį ir šviesą, o ne tamsų sunkvežimį su bagažine, kur gali būti šalta arba per karšta. Mes nesame atsakingi už tai, jei augalas apvys per kelių dienų kelionę. Jei jums labai svarbi tą 3 metrų aukščio fikusas, geriau jį vežti atskirai asmeniniu automobiliu, nes sunkvežimyje jis gali nukristi arba užšalti žiemą.

Ar saugu vežti kompiuterius eilėmis?

Ką tik sakiau apie serverius, o dabar apie paprastus kompiuterius. Geriau juos supakuoti į dėžes, negu tiesiog krauti ant kėdžių vieną ant kito. Vibracija gali sugadinti standųjį diską (jei dar tokių turite). Monitoriai turi būti apvynioti su burbuliukais, nes stikras lengva sudaužyti.

Kas daryti su biuro atliekomis?

Nesuvežame atliekų. Jei turi senias sulūžusias kėdes, kurias norite išmesti, tai tai ne mūsų darbas. Mums reikia tik to, ką persikeliate į naują vietą. Jei reikia išveži šiukšles, tai reikia tarti atskirai ir tai kainuoja (ką tikrai neįsivaizduoju, kodėl žmonės mano, kad mes esame šiukšlių auto).

Ar galima uždėti baldus į sandėlį Lietuvoje prieš važiuojant?

Taip, jei neturite kur juos padėti Vokietijoje galutinai, galime atvežti pas mus į tarpinį sandėlį, o paskui paskui vežti į galutinę vietą. Tai vadinamas sandėliavimas. Tačiau tai brangu, nes reikia iškrauti, tada vėl pakrauti. Geriausia yra tiesioginis pervežimas.

Ką daryti su asmeniniais daiktais darbuotojų stalų stalčiuose?

Daugelis darbuotojų paliks savo daiktus. Pasakykite jiems pašalinti viską asmeninio (pinigus, vaistus, papuošalus). Mes neatsakome už dingusias pupeles arba brangius laikrodžius, jei jie buvo palikti neuzdarytame stalčiuje. Geriau uždaryti stalčius arba tuščius juos palikti.

Išvados ir patarimai iš vidaus

Ar verta rinktis pigią firmą, kad sutaupyti?

Man atrodo, kad ne. Esu matęs, kaip pigių firmų vairuotojai „pradingsta“ puskelio, o telefonas neatsiliepia. Tada jūsų greitas biuro persikraustymas į ir iš Vokietijos tampa begalės istorija, teismų procesais ir nervų išsekimu. Geriau sumokėti šiek tiek daugiau už patikimumą ir draudimą.

Kiek iš anksto reikia skambinti?

Optimaliai – 2-3 savaitės prieš. Tada galime susitarti dėl datų, padaryti vizualą (jei reikia), ir viskas bus tvarkingai. Jei skambinate rytoj ir norite važiuoti poryt, tai aš negaliu nieko pažadėti – gali būti, kad laisvų mašinų tiesiog nebūs.

Galutinis žodis

Viskas įmanoma, jei planuojate protingai. Nekreipkite viso dėmesio tik į kainą, žiūrėkite į sutarties sąlygas ir draudimą. Greitas biuro persikraustymas į ir iš Vokietijos yra sudėtingas procesas, reikalaujantis koordinacijos tarp dviejų šalių, vairuotojų, jūsų komandos ir kartais net vietos savivaldybės. Pasiruoškite, kad gali nukrypti nuo plano, o tada bus lengviau. Sėkmės kelionėje (ir stengkitės nepamesti raktų)!