Greitas biuro perkraustymas iš Vokietijos – procesų valdymas

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų, ir pasakysiu tiesą – dažniausiai viskas vyksta ne taip, kaip piešiate PowerPointe. Greitas biuro perkraustymas iš Vokietijos skamba kaip paprasta užduotis, bet realybėje tai yra sudėtingas mazgas, kur viena sugedusi sunkvežimio sankaba gali viską uždelsti savaitę. Matęs esu viską: nuo prarastų serverių iki to, kad vokiečiai tiesiog neleidžia išvažiuoti iš sandėlio, nes trūksta vieno parašo ant deklaracijos. Čia ne tik apie dėžių nešimą, tai apie nervų valdymą ir logistiką, kai laikas spaudžia, o oponentas yra griežta vokiška tvarka.

Pradžia ir totalus chaosas

Kaip pradėti visą tą procesą, kad nebūtų noro nusižudyti pabaigoje?

Pradžia visada yra paprasčiausia – reikia gero sąrašo. Ne tos abstrakčios "knygų krūvos", o tikslaus inventoriaus, kurį galima paduoti vairuotojui į rankas. Jei pradėsite varyti viską paskutinę dieną, garantuoju, kad kažkas liks ant grindų. Pasižiūrėkite, ką turite, ir išmeskite nereikalingus daiktus dar prieš mums atvykstant. Nėra nieko blogiau nei mokėti už senų spausdintuvų, kurie niekam nereikalingi, vežimą.

Ar reikia inventorizacijos, ar galima tiesiog padėti į dėžes?

Inventorius būtinas, ypač jei norite, kad greitas biuro perkraustymas iš Vokietijos neuktų į tūkstančių eurų baudas. Vokiška tvarka tokia, jei dingsta kažkas brangaus, o sąrašo nebuvo, kaltė krenta ant pervežėjo, o mes to nenorime. Užrašykite ant kiekvienos dėžės, kas joje yra, arba naudokite numerius. Pas mane buvo atvejis, kai klientas padėjo visus svarbius dokumentus į dėžę su užrašu "brangia", bet pamiršo pasakyti, kur ta dėžė. Gavome stresą ir tris dienas ieškojimų.

Kiek dėžių man tikrai reikės?

Žinai, kiekvienas klausia, kiek dėžių reikia, ir aš visada sakau – daugiau, nei manote. Žmonės visada pervertina savo sugebėjimus sutalpinti daiktus, o mažmena visada užkimba. Pasilikite 20 proc. atsargos. Geriau turėti kelias tuščias dėžes, nei neįkalbti vairuotoją, kad jis pritvirtitų prie krovininio kažką, kas juda. Su tuo problemų nebus, jei viską supakuosite į standartines dėžes.

Ar jūs pakuojate, ar aš turiu pačiam veltis?

Galime padėti abiem rankomis, bet tai kainuoja. Jei norite sutaupyti, susiraskite savo žmones, leiskite jiems daryti savo darbą dieną prieš išvykimą. Bet tada jūs atsakote už tai, kad taurės nebus sulūžusios. Mūsų komanda žino, kaip uždėti lipdukus, kad niekas nenukristų kelyje ties Berlynu. Man asmeniškai patinka, kai klientai patys pasirūpina smulkimenomis – taip jie jaučia kontrolę.

Ką daryti su tais durnais seniais spausdintuvais ir technika?

Seną techniką geriau palikti Vokietijoje arba išvežti į šiukšlinę prieš išvykstant. Neapsimoka gabenti metalo laužo per sieną, kai degalų kainos kyla kaip reikiant. Jei technika veikia, gerai, jei ne – išmeskite. Buvo kartą, kai klientas privėrė tris dešimtmetų senumo kompiuterius, sakydamas, kad juos "prižiūrės IT specialistas". Žinai, tie kompiuteriai virto daiktų "kapu" mūsų sandėlyje Lietuvoje.

Vokietijos specifika ir kelių bėdos

Ar vokiški sandėliai tikslūs su laiku?

Vokietija yra Vokietija – jei jie sako, kad sandėlys uždaromas 16:00, tai jis uždaromas 15:59. Negalima kalbėti su jais praėjus penkoms minutėms po to. Todėl greitas biuro perkraustymas iš Vokietijos reikalauja, kad viskas būtų paruošta ne paskutinę minutę. Vokiečiai nelaukia, jei jums reikia penkių minučių papildomai. Planuokite savo laiką su atsarga, kitaip teks miegoti mašinoje iki ryto.

Kas nutinka, jei vairuotojas nežino vokiškai?

Tai reali problema. Mūsų vairuotojai dažniausiai moka angliškai arba rusiškai, bet vokiškai... čia vargu. Jei reikia kalbėti su sandėlio vadovu ar užsienio policija, gali kilti nesusipratimų. Geriau, jei kas nors iš jūsų pusės būtų vietoje, arba mes turime su jumis ryšį visą laiką. Ne kartą girdėjau, kad vairuotojai tiesiog nusilenkia ir sako "Ja, ja", o po to važiuoja ne ten.

Ar reikia specialių leidimų įvažiavimui į miesto centrą?

Aišku, kad reikia. Miunchenas, Frankfurtas, Berlynas – visur yra zonos, kur sunkvežimis negali važiuoti be leidimo (Umweltplakette). Reikia tai pasirūpinti iš anksto, kitaip gausite baudą ant stiklo. Vokiškos baudos nėra smulkmenos, jos gali padidinti jūsų išlaidas dvigubai. Užsirašykite numerius ir kreipkitės į savo logistikos partnerį.

Kas dėl to vokiško "Maut" (mokesčio)?

Maut mokama už sunkvežimius, tai ne jokia naujiena. Bet jei mums reikia važiuoti trumpesniu maršrutu, kad sutaupyti laiko, tai gali kainuoti brangiau. Svarbu suprasti, kad greitas biuro perkraustymas iš Vokietijos kainuoja ne tik dėl darbo rankų, bet ir dėl to, kad mums tenka įsisukti į brangius kelius. Neklauskite, kodėl kaina toks, pažiūrėkite į žemėlapį.

Ar dažnai pasitaiko problemų su muitine?

Muitinė... tai atskira tema. Jei viskas yra įmonės turimas turtas, kuris juda iš vieno padalinio į kitą (tarpusavio prekyba), tai paprasta. Bet jei tenka sumaišyti asmeninius daiktus, gali būti "keblu". Vokiečiai labai griežtai tikrina, ar nėra nelegalios technikos. Turi tur�ti visus dokumentus (Intrastat ir t.t.), kitaip sustosite sienoje valandoms. Ar nuo šių metų pasikeitė taisyklės dėl deklaracijų? Man atrodo taip, bet tikrai negaliu teigti, patikrinkite savo buhalterę.

Laikas, pinigai ir greitas biuro perkraustymas iš Vokietijos

Kiek laiko užtrunka viskas nuo A iki Z?

Jei viskas eina kaip paipą, tai nuo pakrovimo iki išpakrovimo gali užeiti dvi dienas. Bet jei reikia skubiai, mes darome ir per 24 valandas (taip, tai įmanoma). Tiesa, toks greitis kainuoja. Reikia suprasti, kad greitas biuro perkraustymas iš Vokietijos nėra pigus, nes mes turime organizuoti papildomus žmonius ir vairuotojus, kad jie ne miegotų. Nežiūrėkite į kalendorių, žiūrėkite į savo biudžetą.

Ar įmanoma tai padaryti per savaitgalį?

Įmanoma, bet tai yra košmaras vairuotojams. Vokietijoje darbuotojų apsauga yra labai stipri, ir jei reikia krauti sekmadienį, reikia užmokėti didelius priedus. Be to, dauguma sandėlių dirba tik darbo dienomis. Jei norite krauti šeštadienį, turite tai susitarti su savo nuomotoju Vokietijoje mėnesį iš anksto. Aš asmeniškai nebečiuoju savaitgaliais, nebent klientas sumoka už mano nervus.

Kiek tai man kainuos (be jokių paslėptų mokesčių)?

Kaina priklauso nuo tūkstančio dalykų – atstumo, svorio, aukščio (ar reikia keltis kranu), laiko. Negaliu pasakyti skaičiaus, nes jums gali reikti pervežti tik dvi stalines viršaus, o kitiems – visą aukštą. Bet galiu pasakyti vieną – pigiausių variantų vengiite. Kai kurios firmos pažada "pigiai", o paskui užkyla kainą prieš pat sieną, sakydamos, kad daugiau vietos užėmėte.

Kas vyksta, jei aš vėluoju su išsiregistravimu iš biuro?

Tuomet mes vėluojame. Vairuotojas negali laukti amžinai, jam tą laiką reikia mokėti. Jei jums reikia valandos ilgiau, gerai, bet jei tai truksta pusę dienos, tai jau didelė problemą. Paskambinkite mums iš anksto, jei įvyko klaida. Mes galime susiderėti, bet jei nieko nesakote ir mes atvykstame prie uždarytų durų, tai tuomet pinigiai degina.

Ar reikia mokėti iš anksto?

Įprasta taip, ypač jei dirbate su mumis pirmą kartą. 50 proc. avansas užtikrina, kad mes nevažiuosiom tuščiomis atgal. Užsienio reikalai reikalauja likvidumo – degalams, mokesčiams, vairuotojams. Negaliu aš savo pinigų kišti į jūsų verslą. Esu patikęs žmogus, bet ne labatorija.

Technika, pavojai ir jautrūs daiktai

Kaip pervežti serverius be jų sugadinimo?

Serveriai tai yra širdis. Juos reikia išjungti tinkamai (ne ištraukti lizdo iš sienos), uždėti į specialias dėžes su putomis. Jei jūsų IT žmogus sako "pabandykime, vežsime ant sėdynės", duokite jam į nosį. Vibracija kelyje nužudo standžiuosius diskus. Mes turime specialias transportines sistemas, kurios sušvelnina smūgius. Nekriskite ant ašmenų čia.

Ar saugu vežti didelius vitrinius stalus?

Vitriniai stalai yra mano blogiausias košmaras. Jie lengvai susilūžta, jei paslysta net kelis milimetrus. Reikia juos supakuoti į storą kartoną ir uždėti ant standžių lentų. Jei vairuotoja staigiai stabdo, o stalas nepritvirtintas – viskas, baigta. Aš visada liepiu vairuotojams važiuoti lėtai, kai tokių daiktų yra, bet kitiems kelymui tai nepatinka.

Kas su personalo daiktais – kiekvienas pats?

Geriausia, kiekvienas darbuotojas pasiima savo daiktus ir veža savo automobiliu. Bet jei reikia vežti komandinai, tai turi būti pažymėtos dėžės. Ne kartą gavau skundų, kad "dingo" mano auskarai ar pomidorų sultinys pašaukšlyje. Mes ne esame atsakingi už jūsų darbuotojų neatsargumą. Pasakyk jiems, kad jei nori saugumo – vežk pats.

Ar reikia specialių dėžių elektronikai?

Būtinai. Negalima dėti monitorių vienas ant kito be tarpinės. Pabandykite pakrauti tris monitorius į mašiną be apsaugos, ir pamatysite, kas atsitiks pirmajame posūkyje. Specialios dėžės kainuoja, bet monitoriai kainuoja daugiau. Logika paprasta. Aš visada stengiuosi įtikinti klientus nusipirkti tą apsaugą, nors kai kurie sako "ką čia, jūs važiuosite taip tyliai".

Kas dėl seifų? Jie labai sunkūs.

Seifai... jei jis sveria 500 kilogramų, tai mums reikia ne tik rankų, bet ir specialios technikos (keliamųjų). Negalima jį nešti per laiptus, nes kažkam nulūžs nugarą. Reikia išmatuoti duris daugiau nei kartą. Buvo atvejis, kai seifas įlindo į biurą, bet neįlido į liftą – teko jį grąžinti atgal. Žinai, buvo juokinga, bet ne tuo metu.

Ar galima juos palikti atvirą sunkvežimyje?

Niekada. Niekada nepalikite brangios technikos ar dokumentų atvirame sunkvežimyje per naktį, ypač Vokietijoje ar Lenkijoje. Vagys čia dirba greičiau nei mūsų vairuotojai. Jei reikia pristabdyti per naktį, mes važiuojame į saugų sandėlį. Tai gali kainuoti šimtą eurų, bet tai pigiau nei prarasti visus duomenis.

Buitinės smulkmenos ir galutinis įsiregistravimas

Ar galima vežti biuro kava ir vandens butelius?

Kodėl gi ne? Tiktai ant rankų to neneškite. Vandens buteliai turi būti apačioje, kad nesusilūžtų ir nepaplyškų visi kiti daiktai. Kava... geriau išgerti vietoje. Bet jei jūsų vadovas turi tą ypatingą "Zlatý Bažant" lentynoje, tai galime ir ją vežti. Svarbiausia, kad skysčiai būtų uždaryti.

Ką daryti su šiukšlėmis – vežti atgal ar mesti?

Kas jus privers vežti šiukšles atgal į Lietuvą? Išmeskite vietoje. Vokietijoje tvarka su atliekomis griežta, reikia rasti tinkamą konteinerį. Neleiskite vairuotojui mesti į pirmą krūvą miške – baudos siaubingos. Susiraskite "Wertstoffhof" (perdirbimo centrą) arba pasitarkite su savo nuomotoju. Tai paprasta pagarbos aplinkai (ir piniginėms) forma.

Ar dirbate šventinėmis dienomis Vokietijoje?

Vokietijoje šventės šventėmis. Jei yra Velykos ar Kalėdos, viskas stovi. Nėra jokios galimybės atidaryti sandėlį, net jei mokate milijoną. Geriau planuokite savo greitą biuro perkraustymą iš Vokietijos taip, kad išvengtumėte švenčių. Aš kartą bandžiau derėtis su sargu, kuris norėjo "papildomo" atlyginimo, kad atidarytų vartus, tai neverta rizikuoti.

Kas jei kažkas sugenda kelyje į Lietuvą?

Technika yra technika. Gali užgesti sunkvežimis, gali plyšti padanga. Mes turime pagalbines tarnybas, bet tai užtrunka. Jei jums labai skubu, turime galimybę siųsti kitą automobilį, kad išvežtų dalį kroviniuo, o senąjį taisyti. Neklauskite manęs, kodėl tai nutiko, tiesiog sužinokite, kad mes spręsime problemą.

Ar atvežate daiktus į patį biurą ar tik į sandėlį?

Galiaut to pristatome į patį biurą, jei ten gali pavažiuoti sunkvežimis. Vilniaus senamiestyje su sunkvežimiu nepraeisi, todėl ten reikės mažesnės transporto priemonės (pervežimo). Susitarkime iš anksto apie prieinamumą. Jei reikia nešti per 50 metrų koridorių be lifts, tai kainos tiesiog iššoks į kosmosą.

Ar reikia jums padėti su išpakavimu?

Galime ir išpakuoti. Tai yra tas malonus momentas, kai galima padėti dėžę ant grindų ir eiti. Bet dažniausiai klientai sako "mes patys susitvarkysime", o paskaičiuoja, kad praleidžia savaitę dėžių kalnyje. Jei norite pradėti dirbti kitą dieną, sumokėkite už išpakavimą. Tai verta.

Ką daryti, jei trūksta raktų nuo naujo biuro?

Tai klasika. Atvykstame, o raktų nėra. Vairuotojas laukia, laikas bėga, o jūs ieškote brokerio. Jei žinote, kad gali būti vėlavimų, pasilikite mums kontakto numerį, kurį atsakys. Mes nevažiuojame namo, jei negalime iškrauti, bet laukimo mokestis bus didelis.

Išvada

Galiausiai, viskas susitempia į vieną paprastą tiesą – greitas biuro perkraustymas iš Vokietijos įmanomas tik tada, kai abiejų šalių (jūsų ir mūsų) žaidimas yra sinchronizuotas. Nėra būdo nukeliauti tūkstančius kilometrų be jokių nesusipratimų, jei nebus planavimo. Aš mačiau per daug prarastų kompiuterių ir nervų, kad galėčiau meluoti. Pasiruoškite, susitarkite ir, svarbiausia, būkite kantrūs. Tada viskas pavyks.