Greitas biuro perkraustymas iš Vokietijos – kaip organizuoti

Sutikim, dauguma mano klientų visada sako: „reikia dabar, ne rytoj“. Dirbu šioje srityje virš dvidešimt metų, o kas kartą, kai girdžiu žodį „skubiai“, man šaknys plaukai sueina. Vokietija šiuo atžvilgiu yra savitas pasaulis – ten viskas turi būti užpildyta, pasirašyta ir patikrinta tris kartus, o mums čia tiesiog reikia išvežti stalus ir kompiuterius. Tačiau jei tikrai sprendžiate atlikti greitą biuro perkraustymą iš Vokietijos, reikia suprasti vieną dalyką: laikas – tai pinigai, o organizacijos trūkumas kainuos dvigubai daugiau. Žemiau išdėstysiu tai, ką paprastai pasakau telefonu, kai klientas panikoje skambina iš Berlyno ar Miuncheno.

Pagrindiniai logistikos klausimai

Kiek iš tikrųjų užtrunka toks biuro perkraustymas iš Vokietijos?

Tai priklauso nuo to, ką vadinate „greitai“. Jei turite omenyje vieną dieną – tai beveik neįmanoma, nebent tai vieno žmogaus kambarys. Visgi, įprastas biuras užima 2-3 dienas apdarbui vienam sunkvežimiui. Reikia suprasti, kad vairuotojas turi poilsio laiką, o jei reikia iškraunant statyti liftą ar naudotis specialia technika, tai prideda valandas. Aš būčiau realistas – planuokite savaitę nuo tada, kai pasirašėte sutartį, iki tada, kai paskutinis dėžės kampas atsistoja Lietuvoje.

Ar galima persikraustyti per savaitgalį be pridėtinių mokesčių?

Galima, bet tai kainuos. Vokietijoje, ypač didmiesčiuose, sunkvežimiams važiuoti tam tikromis dienomis draudžiama, o įmonės, kurios turi leidimus dirbti naktį ar sekmadieniais, paprašo už tai papildomai. Tiesa, yra ir gerų naujienų – jei sutariate iš anksto, kai kurie vadybininkai gali „uždaryti akį“ į tą nedidelę priemonę, jei užsakymas didelis. Bet tikėkitis, kad savaitgalis toks pat brangus kaip ir prabangus vakarienė.

Kas dėl vairuotojų – ar jie moka anglų kalbą ar tik vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotoją kalba lietuviškai, tai jums lengviau, o jei turime samdyti vietinius Vokietijoje (pavyzdžiui, kientams reikalingas sunkvežimis su kranu), tai jie dažniausiai moka tik vokiškai. Tačiau neskubkite griebti galvos – biuro perkraustymas iš Vokietijos paprastai susideda iš tiekimo (kraunimo) ir pristatymo, vadybininkas visada gali padėti susitarti telefonu. Vienintelis kartas, kada buvo problema, buvo kai vairuotojas atsisakė vežti „neužrakintą“ techniką, tačiau tai jau buvo mano klaida, adekvatiai neįvertinus pavojų.

Ar verta rūpintis draudimu ar jis įeina į kainą?

Draudimas visada įeina, bet jo ribos būna šokiruojančios. Standartinis draudimas dengia tik keletą eurų kilogramui (paprastai apie 10 EUR/kg). Tarkime, užkraunate serverį, kuris sveri 20 kg, kainuoja 10 tūkstančių – jei jį sudaužome, jums atpigs tik 200 eurų. Būtinai pasidomėkite dėl „All Risk“ draudimo, ypač kai vyksta biuro perkraustymas iš Vokietijos su brangia įranga. Negerai pamiršti tai pasakyti iš anksto – vėliau įmonės tikrai už tai neatsakingai.

Ką daryti, jei pastatėme sunkvežimį centre ir policija užklupo?

Vokietijoje tai reali grėsmė. Jei neturite leidimo stovėti „Ladezone“ (krovimo zonoje), gausite baudą, o mums – nuobaudą. Aš visada patariu klientams prieš tai nuvažiuoti arba pasidairyti internete, kur yra mėlyna zona. Jei jos nėra, teks stovėti toliau ir nešti rankomis, o tai padidins biuro perkraustymo iš Vokietijos kainą, nes vairuotojo laikas eis. Nerašau to kad jums bauginti, o kad jūsų pinigai neišleistų į šią vėją, kai užkluptų vokiškas „Ordnungsamt“.

Dokumentų šurmulys ir muitinė

Kokius dokumentus tikrai reikia tur�ti rankoje?

Būtinai CMR konosamentą, kurį vairuotojas pateikia kraunant. Taip pat inventorizacijos sąrašą – nerašykite „4 dėžės“, rašykite kas viduje (pavyzdžiui, „1 dėžė: biuro popieriaus, 2 dėžė: personalo bylos, 3 dėžė: stalų dalys“). Vokietijos muitinė (Zoll) yra labai griežta. Jei vykstate ne į ES šalį, reikės T1 deklaracijos, bet jei Lietuva – tai viskas vyksta kaip vidaus prekyba, tačiau reikia turėti įmonės steigimo dokumentus bei sandorio pagrindą (pavyzdžiui, jei perkeliate daliems).

Ar turiu mokėti PVM ar tai išvengiama?

Jei esate mokesčių mokėtojas Lietuvoje ir Vokietijoje, tai galite taikyti 0% PVM tarptautinėms prekyboms reikmenų, kai tai yra materialios vertybės. Bet čia tikrai geriukai. (Čia reikėtų pasitikslinti su jūsų buhalteriu, nes aš esu vadybininkas, ne accountant, bet dažniausiai tai įmanoma tiesiog nurodant abiejų šalių PVM kodus sąskaitoje). Su paslaugomis viskas sudėtingiau, ten visada mokamas PVM toje šalyje, kur paslauga teikiama, t.y. Vokietijoje, jei ten įvyksta vežimas.

Kas nutinka jei pamiršau inventoriaus sąrašą?

Tada sunkvežimis gali užstrigti pasienyje arba, blogiausiu atveju, vokiškoje policijos patikroje. Kai kurie vairuotojai gali atsisakyti vežti be to, nes jie nenori problemų. Vieną kartą turėjau tokį atvejį Frankfurte – klientas sakė, „viskas čia, važiuok“, o pasienyje pasirodė, kad vežame brangų meną be dokumentų. Biuro perkraustymas iš Vokietijos tada virto triukšmu, kuris kainavo brangiau už patį vežimą. Geriau praleisti valandą rašant sąrašą nei dieną stovėjimo muitinėje.

Ar saugu kurti virtualų biurą perkeliant dalykus?

Nežinau ką turite omenyje su virtualiu biuru (gal teisinį statusą?), bet fiziškai daiktus reikia perkelti. Jei turite omeny registruotį adresą – tai jūsų reikalas, mums svarbu, kur iškrauti. Jei reiškia elektronines bylas – tuomet ne mūsų srityje. Bet atsiminkite, fizinio biuro perkraustymas iš Vokietijos reikalauja, kad asmuo būtų pristatęs raktus arba galėtų praeiti į leidimą.

Ar reikia mokėti už šiukšlių ivežimą?

Jei biure paliksite senus spintas ar sulūžusius kėdes, mes juos išvežsim, bet tai papildoma paslauga. Normaliai jūsų darbuotojai turi tai susitvarkyti prieš mūsų atvykimą. Vokietijoje šiukšlių ivežimas (Entsorgung) yra gana brangus dalykas, reikia specialių bilietų (Wertstoffticket) arba važiuoti į specialias aikšteles. Geriau pasakykite iš karto, kad turi šiukšlių, tada įskaičiuosime į kainą ir nenuvilsime vairuotojo.

Techninė pusė ir baldai

Kaip surengti didelius stalus, kad netilptų į liftą?

Čia dažnai pasitaiko problemų, ypač senesniuose pastatuose Vokietijoje. Jei stalas neišsirenka, reikės išmontuoti langą arba naudoti kraną. Biuro perkraustymas iš Vokietijos dažnai susiduria su tokiais „akmenimis“. Aš visada klausiu iš anksto apie liftų matmenis. Jei neįmanoma – mes turame savo meistrus, kurie gali surinkti/irąsyti baldus, tačiau tai darbas, kurį reikia įvertinti kaip papildomą valandą.

Ar galima vežti atidarytus kompiuterius?

Aš niekada nebūčiau rekomendavę. Diskai gali sudūžti nuo vibruojančio sunkvežimio. Geriau juos supakuoti į stropų dėžes su burbuliukais. Vienas klientas taip padarė – perdavė mums nebeapdorotus serverius, o atsisėdęs Lietuvoje pajuto, kad visa informacija pražuvo nesamdės diskai buvo pažeisti. Biuro perkraustymas iš Vokietijos turi būti planuojamas taip, kad IT įranga būtų išjungta ir įpakuota paskutinę akimirką.

Kas dėl seifų ar smulkaus metalo?

Seifai tai yra sunkiausia dalis. Jei jie užpildyti, juos nebeužkelsime. Reikia ištuštėti prieš mus. Jei seifas sveria 300-400 kg, mums reikės specialių vežimėlių (Teufelchen). Aš kartais nežinau, kur klientai patalpina tiek daug metalo savo biuruose, bet kadaise teko vežti beveik toną atsarginių detalių iš gamyklos near Hanoverio – tai buvo beveik neįmanoma be vilkiko.

Ar reikia išimti visus popierius iš stalų?

Taip, būtinai. Popieriaus dėžės labai svarbios, nes jei paliksite popierius stalčiuose, jie išbys ir užblokuos stalčius. Biuro perkraustymas iš Vokietijos – tai ne tik fizinis pervežimas, bet ir dėžėms užpildymas. Patariu nusipirkti standartinių pervežimo dėžių (apie 50x40x40), jose telpa daugiausia popierių ir jos lengvai stumiamos viena ant kitos.

Kaip apsaugoti grindis kraunant?

Vokietijos pastatųadministratoriai labai griežti. Mes turime savo apsauginius kilimėlius ir lipdukus, kad nepažeistume grindų. Jei padarysime žalą, mums teks ją atlyginti, todėl būtent ši apsauga būtina. Biuro perkraustymas iš Vokietijos be grindų dengimo yra tas pats, ką važiuoti automobiliu be stabdžių – tikėtinas avarija.

Kaina ir suderinimas

Nuo ko priklauso galutinė kaina?

Pagrindiniai dalykai – atstumas (km), svoris ar tūris (kiek daugiau), laikas, kiek trunka kraunamas/iškraunamas. Taip pat labai svarbu ar reikia padėjėjų. Standartiniu atveju, atvyksta vienas vairuotojas. Jei jis vienas turi pakrauti 3 tonų biuro įrangos, tai užtrunks 10 valandų, o tai vėl brangu. Geriau pasamdyti 2-3 vyrus iš Vokietijos pusės, jie greitai pasidarys.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Galima, bet tik jei aš asmeniškai matau, ką reikia vežti, ir galiu apskaičiuoti tūrį. Jei sutariame „akių“, paskui kainos gali šokti, atsirandant neplanuotoms kelionėms lifte ar sunkioms vietoms. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su fiksuota kaina yra saugesnis variantas jums, nes tuomet riziką ima ant save vežėjas. Aš dažnai taip ir siūlau – geriau kiek brangiau sutartis, nei „akimi“ nežinoti su kuo užsidegsi.

Kas nutinka, jei užtrunkame ilgiau nei planuota?

Jei tai mūsų kaltė (pameškome kelią, lūžo sunkvežimis), tuomet mokame sau. Jei tai jūsų kaltė (nepasiruošėte, vėluojate su Raketaisiais), tuomet mokėsite už laiką papildomai pagal valandinę tarifą. Tai standartinė praktika. Aš stengiuosi būti sąžiningas – pasakysiu iš karto, kiek tai gali kainuoti, jei pamatysu, kad darbas eina lėtai.

Ar turiu mokėti iš karto ar po vežimo?

Dauguma kompanijų prašo 30-50% avanso, kad galėtų užsisakyti kelią ir vairuotojus. Likusi dalis sumokama, kai krovinys atsiduria pas jūsų patalpose. Aš vieną kartą nusileidau ir atvežiau be avanso (ilgalaikis klientas), tai vėliau buvo didžiausias man nerimas, ar gausiu pinigus visai. Nuo tada – griežtas taisyklės.

Ar pigiau vežti kelioms įmonėms kartu?

Gali būti. Jei tarkime, turite nedidelį biurą 20 kv.m., o tas pats maršrutas Vokietija-Lietuva, galime rasti dar vieną klientą ir padalinti sunkvežimį (dalini krautas). Tačiau biuro perkraustymas iš Vokietijos dažniausiai būna „pilnas“ krovinys, todėl šitos paslaugos nesutinka dažnai. Bet visada verta paklausti, gal tą savaitę turi kažką į tas pačias miestus.

Problemų sprendimai ir patarimai

Ką daryti, jei pasilikti dėžės Vokietijoje?

Reikia turėti žmogų, kuris užrakintų patalpas arba parsivežtų likusias dėžes į laikiną sandėlį. Mums neįdomos stovėti gatvėje laukiant, kol jums rasite raktus. Kartais klientai pagalvoja, kad mes turime sandėlį kiekviename mieste – ne, neturime. Biuro perkraustymas iš Vokietijos turi būti baigtas tą dieną, kai pradedamas, kitaip mums kainuoja stovėjimas.

Ar saugu palikti daiktus sunkvežimyje naktį?

Nerekomenduoju. Net jei sunkvežimys užrakintas, jis gali būti išgrobstytas, ypač stovėdamas prie viešbučio arba neapsaugotoje aikštelėje. Vokietijoje vagysčių nėra tiek daug, kiek Pietų Europoje, bet rizika egzistuoja. Geriau planuoti marsrutą taip, kad vairuotojas naktį būtų saugioje vietoje su kroviniu arba tuomet jis jau būtų iškrautas.

Kas dėl darbuotojų – ar jie gali važiuoti su vairuotoju?

Tai priklauso nuo to, kiek vietų yra kabyje. Dažniausiai vieno (vieni) arba dviejų (dvyni). Daugiau negalima, tai nekeleivinis autobusas. Jei norite savo darbuotojus parsivežti su krovininiu, tai iš karto aptarkime, nes reikės didesnės kabos. Aš nebūčiau siūlė juos vežti su daiktais, jei jie turi galimybę važiuoti traukiniu – saugiau ir patogiau jiems.

Ar atvežate įrengimą (montavimą) į naują vietą?

Taip, tai mūsų paslauga. Mes ne tik iškrauna dėžes, bet ir suręšia stalus, pastato spintas, sujungia kompiuterius (tiesiog prisijungia prie lizdų, ne konfiguruoja tinklus). Biuro perkraustymas iš Vokietijos į naujas patalpas Lietuvoje dažnai reikalauja šios pagalbos, kad būtų galima pradėti dirbti iš karto tą patį rytą.

Ką daryti jei įvyko avarija kelyje?

Pirmiausia – nesusipti. Mums yra techninė pagalba, turime draudimą. Mes organizuojame pervežimą į kitą sunkvežimį arba remontą. Jums bus pranešta iš karto. Yra žodis „tolerancija“ – tokiuose atvejuose ji labai svarbi. Vieną kartą vairuotojas pataikė į elnių (tikrai), tai biuras atsipūtė dviem dienom, bet viską atvežėme saugu.

Finaliniai niuansai

Ar reikia gerti vairuotojui kavą ar maitinti?

Nebūtina, bet labai padeda susitarti „Žydų“ lygiu. Vairuotojai yra žmonės, jei jiems duodate pusryčius arbatą, jie dirba greičiau ir atidžiau. Aš visada sakau – geriau šiltas ryžtas šaltame šiaurės rajone nei šalta ir „nepageidaujama“. Biuro perkraustymas iš Vokietijos tampa daug paprastesnis, kai abiej pusės yra draugiškos. Bet jokiu būdu neduokite alkoholio tai yra griežtas draudimas!

Kas dėl parkavimo leidimų Lietuvoje?

Čia reikalas paprastesnis nei Vokietijoje, bet galvos skausmas vis tiek egzistuoja. Jei centre, reikia gauti leidimą iš savivaldybės. Mums tai gali padaryti vadybininkas, bet už tai papildomai mokesčiai. Geriau jau turėti paruoštą vietą sandėlyje arba privačioje teritorijoje.

Ar turite atstatyti dėžes po naudojimo?

Normalu kad mes jas surenka ir paliekame. Jei jums jos nereikalingos, galime jas pasiimti atgal (jei kelyje į kitą vietą). Dėžių nuoma yra įskaičiuota į kainą, tad jų neišnešti jums nereikia. Biuro perkraustymas iš Vokietijos dažnai baigiasi tuo, kad klientas stovi tarp dėžių ir nežino ką daryti – tiesiog palikite jas kambario kampe, mes paimsime.

Ką daryti su smulkiomis detalėmis (žirklės, plastikinės)?

Viskas turi eiti į mažas dėžutes ar maišelius. Niekada nedėkite smulkių daiktų tiesiog ant stalo – jie nukris ir dings. Aš mačiau, kaip dingsta tūkstančiai verti „įkrovikliai“ tiesiog buvo padėtos ant stalo. Biuro perkraustymas iš Vokietijos susideda iš smulkmenų, kurios yra svarbiausios.

Ar galite padėti su išsikraustymu iš nuomojamų patalpų?

Taip, dažnai dirbume su tokiais atvejais, kai įmonė uždarinėja filialą. Svarbiausia turėti galiojantį sutartį su nuomotoju apie išsikraustymo terminą, kad mūsų atvykus mus neišvarytų. Vėlgi, Vokietijoje tai yra labai įstatymų saugoma sritis.

Ar duodate garantiją dėl termino?

Duodame, jei nėra jokių nenuspėjamų aplinkybių (pavyzdžiui, didžiulis kamščias kelyje ar daiktų trūkumas). Aš stengiuosi nežadėti nerealų dalykų. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su termino garantija yra tada, kai tiksliai žinome, ką vežiame. Jei sakyčiau „trys dienos“ o užtrukčiau penkias, gilintų baudas.

Kas atsitinka su dujomis ar vandeniu biure?

Jūsų pareiga uždaryti visus vamzdžius ir išjungti elektros skydelius. Mes nėra vamzdynininkai. Aš vieną kartą pamiršau pasakyti, kad reikia uždaryti vandenį, ir vairuotojas nupjovė vamzdį – vandens nusilijo žemyn pirmame aukšte. Vėliau sužinojau, kad tai mane kainavo beveik tūkstantį atlyginimo (draudimas neapėmė).

Ar vežiate augalus?

Galime, bet ne atsakomybės režimu. Žolynai lengvai užgęsta arba sužaloti šaltuoju metu. Biuro perkraustymas iš Vokietijos su augalais patariu juos vežti atskirai asmeniniu automobiliu, jei jums brangūs. Sunkvežimį temperatūros režimas nevisada leidžia.

Ką daryti jei turiu pavojingų medžiagų (dažai, tepalai)?

Jos turi būti deklaruotos. Negalima jų padėti tarp baldų. Reikia specialių dėžių su etiketėmis. Vokietijos policija tikrina ir tai griežtai. Aš neduodu vežti nelegalių dalykų, tai mano licencija svarbiau už vieną užsakymą. Tokius daiktus reikia organizuoti atskira logistika.

Ką daryti jei reikia palikti dalį daiktų Vokietijoje?

Turgalime. Mes turime partnerių sandėlius Vokietijoje (Frankfurte, Hamburge), kur galima laikinai palikti daiktus. Tai kainuoja, bet kartais išsaugo nervus, jei naujieji biurai dar nebaigti. Biuro perkraustymas iš Vokietijos gali būti etapinis – ne viskas turi vykti viena diena.

Ar reikia valyti patalpas po išsikraustymo?

Tai dažnai įtraukiama į nuomos sąlygas. Mes turime bendradarbių valytojų Vokietijoje, kurie gali tai atlikti po mūsų. Vienintelis kartas, kai klientas padarė patys, savininkas buvo nepatenkintas (neišvalė langų). Geriau turėti profesionalų.

Kaip susisiekti su jumis, kaip yra marsrutas?

Stengiuosi būti prieinamas telefonu arba WhatsApp. Kartais, kai esu vairauju arba su darbuotojais, galiu neatsiliepti valandą, bet visada paskambinu atgal. Biuro perkraustymas iš Vokietijos yra procesas, kuris reikalauja nuolatinio ryšio, kad nebūtų nesusipratimų vietose.

Ar reikia rūpintis vienkartinių indų nuoma?

Tai puiki mintis. Užsakykite vokiškus „Einweggeschirr“, kad paskutinią dieną būtų kur pavalgyti pietus, nereikėtų plauti indų. Smulkmena, bet darbuotojai to vertina.

Kaip elgtis su asmeniniais daiktais darbuotojų?

Tegu darbuotojai pasiima juos namo. Mes ne atsakingi už asmeninius daiktus (piniginės, telefonai), jei jie palikti staluose. Biuro perkraustymas iš Vokietijos – tai įmonės turtas, ne asmeninis bagažas.

Pabaigos thoughtai

Visas šis procesas atrodo kaip košmaras, jei nežinote iš ko pradėti, tačiau su patikimu partneriu viskas vyksta paprastai. Greitas biuro perkraustymas iš Vokietijos gali būti įgyvendintas be didelių nervų, jei tik iš anksto susitarsime dėl detalių ir dokumentų. Nenorėčiau, kad jūsų įmonė prarastų produktyvumo dėl blogai planuojamos logistikos. Svarbiausia – nebijokite klausti baisiausių klausimų, geriau tai padaryti dabar, nei gaišti laiką sienos už Vokietijos.