Greitas biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu servisu: kaip išgyventi be streso?

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir per tą laiką mačiau viską – nuo dėžių, išsibarstančių autostradoje, iki tokių biurų, kurie atrodo kaip po bombardavimo. Vadybininkai dažnai skambina panikę, kai šefas sako, kad reikia išvykti jau rytoj. Suprantu, kad greitas biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu servisu skambas kaip išsigelbėjimo ratas, bet čia nėra jokia magija. Tai tiesiog sunkus, smailus darbas, kurį reikia gerai suplanuoti, kitaip tikrai užkliūsite apie Vokietijos muitinę arba sugadinsite brangų serverį. Čia ne apie tai, padėti kėdes į sunkvežimį ir važiuoti, o apie tai, kad viskas turėtų atvykti vienu metu ir vienoje vietoje. Jei norite išvengti nervingų pokalbių su vokišku policininku, geriau skaitykite toliau.

Pagrindai: kodėl viskas užtrunka ir kaip tai sušturint

Kiek laiko tikrai užtrunka viskas susitvarkyti?

Tai labai priklauso nuo to, ką jūs turite galvoje „susitvarkyti“. Jei tai tik dvi stalų eilės ir keturi kėdės, tai galime spėti per dieną, bet jei turite pilną IT infrastruktūrą su serveriais, kurie reikalauja specialios montavimo komandos, tai užtrunka ilgai. Greitas biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu servisu įmanomas tik tada, kai klientas nedaugina spaudimo paskutinę minutę. Vieniems užtenka 48 valandų pranešimo, kitiems planuoti reikia mėnesį. Realiai, pačiems krovimo darbams reikia skaičiuoti bent vieną darbo dieną, o jei reikia išmontuoti baldus, tai dar pusę dienos. Neapsimoka skubėti, nes tada dažniauiai įvyksta incidentų.

Ar tikrai verta rinktis pilną servisą, ar galima pigiau?

Žinoma, galima pasamdyti „vyrą su vairu“ ir patiems nešti dėžes degančiu saulei, bet tada nedirkite mūsų vėliau, kad nukrito jūsų monitorius. Pilnas servisas reiškia, kad mes atvykstame su dėžėmis, popieriumi, burbuliukine plėvele, išmontuojame, pakrauname, vežame ir iškrauname Vokietijoje. Taip, tai brangiau, bet jūs sutaupote nervus ir galbūt nugarą. Esu matęs situaciją, kur vadovas norėjo sutaupyti 200 eurų ir pats nešė tūkstančio euro vertės projektorių, matyt, nukrito ir sugedo. Sutaupyti reikia tose vietose, kur nepriklauso nuo jūsų įrangos saugumo.

Kas nutinka, jei biure darbuotojai dirba iki pat išvykimo?

Tai košmaras. Vieną kartą važiavome į Berlyną, ir klientas pasakė, kad viskas paruošta, o kai atvykome, darbuotojai dar sėdėjo prie kompiuterių ir rašė raportus. Negalima taip daryti. Viskas turi būti išjungta ir supakuota bent prieš valandą iki mūsų atvykimo. Jei mes laukiam, tai laikas eina, o laikas – tai pinigai. Greitas biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu servisu neveikia, jei vienoje dalyje vyksta verslas, o kitoje bando užkimšti sunkvežimį. Reikia nustatyti „freeze“ laiką, po kurio niekas nedirba, tik krovėjai juda.

Ar reikia inventorizacijos sąrašo, ar tik numesti viską į krūvą?

Būtina sąrašą turėti, bent jau apytikslį. Muitinėje Vokietijoje gali sustabdyti ir paklausti, ką vežate. Jei pasakysite „nežinau, biuro daiktus“, tai gali baigtis ilgai trunkančia patikra. Geriau susirašyti, kiek yra kompiuterių, spausdintuvų, baldų komplektų. Mes padarome vizualinę patikraą, bet jūs geriau žinote, ką turite. Be to, kai atvykstate į naują vietą, lengviau susirasti, jei žinai, kad dėžėje Nr. 15 yra buhalterijos dokumentai, o ne pasninko.

Kaip elgtis su jautria technika?

Čia nėra vietos eksperimentams. Serveriai, dideli spausdintuvai, tinkleliai – tai turi būti pakrauta paskutiniai ir iškraunami pirmi. Geriausia, jei techniką išmontuoja ir supakuoti jūsų IT specialistas, mes tik perkelime. Kartais klientai sako: „o, jis stovi ant stalo, užtenka padėti į dėžę“. Ne, netenka. Vibrelija kelyje yra baisi dalyka. Vokietijos keliai geri, bet viena duobė prie Miuncheno gali sunaikinti standžųjį diską. Užklokime tai specialiomis amortizacinėmis prekėmis.

Dokumentai ir Vokietijos specifika: ką reikia žinoti

Ar mums reikalingas T1 dokumentas ar EX1?

Tai tas momentas, kai dažnai painiojamasi. Jei įmonė veža daiktus savo reikmėms (t.y. perkelia savo biurą), tai tai nėra prekyba, todėl T1 (išvežimo procedūra) dažniausiai nereikalinga, jei tai ES viduje. Bet... (čia reikia būti atsargiam). Jei įmonė turi PVM mokėtojo kodą Lietuvoje ir Vokietijoje, ir daiktai yra nuosavybės perkėlimas, tai paprastai važiuojame su sąskaita-faktūra arba perdavimo aktu, kur patvirtinama, kad daiktai neliekami Vokietijoje parduoti. Tačiau, jei įmonė Vokietijoje nebuvo užregistruota, gali kilti klausimų. Aš visada patariu pasikonsultuoti su buhalteriu dėl intrakomuninės prekybos formaliųjų reikalavimų, nors realiai kelyje dažniauiai tik tikrina, ar daiktai nenuogyti.

Kas daryti, jei neturite „Umweltplakette“ (ekologinės ženklinės)?

O tai labai svarbu Vokietijoje. Jei mūsų sunkvežimis įvažiuos į žaliąją zoną be to lipduko ant priekinio stiklo, gausite baudą. Mes savo mašinas turime apželdintas, bet jei jūs samdote savo transportą arba ketinate važiuoti savo furgonu, būtinai pasidarykite. Be to, Miunchene arba Hamburge galvos skausmas su parkavimo leidimais sunkiasvoriems mašinoms. Greitas biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu servisu išlieka greitas tik tol, kol mūsų neapsiverčia važiuoti ratu po miestą ieškant legalios vietos stovėti.

Ar galima važiuoti sekmadienį?

Galima, bet ne visur. Vokietijoje galioja griežti taisyklės dėl krovininių transporto priemonių judėjo poilsio dienomis ir šventėmis. Sekmadieniais dažniausiai negalima važiuoti tam tikrose maršrutuose, ypač jei kelias eina per gyvenvietes arba yra ribojimai. Jei jums reikia atidaryti biurą pirmadienį ryte 8:00 Vokietijoje, geriau planuokite atvykti šeštadienį arba pirmadienio naktį (jei maršrutas leidžia). Niekada nežinai, ką galvoja vokiškas eismo prižiūrėtojas, ir jis nelabai domėsis, kad jūsų konferencija prasideda ryte.

Ką daryti su vokiškąja kalba mums reikalaujančiais dokumentais?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba rusiškai arba angliškai, su vokiškąja yra sunkiau. Jei atvykstate prie sandėlio, o ten sėdi senis vokietis, kuris nemoka nei žodžio angliškai, tai gali būti problema. Todėl visus svarbius dokumentus (adresus, kontaktus, instrukcijas) geriau turėti išversta į vokiečių kalbą. Nereikia versti visų dėžių turinio, bet pagrindinis pristatymo lapas turi būti suprantamas. Vieną kartą praleidome pusę dienos tik todėl, kad negalėjome suprasti, kurioje vartuose reikia atsivesti.

Ar tikrai reikia drausti krovinius?

Ne tik kad reikia, tai būtina. CMR draudimas, kurį turi vežėjas, yra labai ribotas – paprastai apie 8,33 SDR už kilogramą. Jei vežate brangią techniką, tai nieko neatsigausite, jei ją pavogsime arba sudeginsime (ko Dievas globėjas). Geriau pasidarykite papildomą draudimą „nuo visų rizikų“ (All Risk). Tai nedidelis priedas prie galutinės sumos, bet suteikia ramybės. Ypač kai kalbame apie greitą biuro perkraustymą į Vokietiją su pilnu servisu, kur daiktai juda greitai ir dažnai keičia rankas.

Kainodara ir paslėpti mokesčiai

Kodėl kainos tiek skiriasi tarp skirtingų pasiūlymų?

Kai kurios firmos siūlo „nuo 1 euro“, o kitos reikalauja duoti žemės sklypą. Skirtimas yra tame, kas įtraukta į kainą. Ar įskaičiuotos dėžės? Ar įskaičiuotas kėlimas į aukštą nešėjų rankomis? Ar įskaičiuotas grįžimas tuščia? Dažnai pigiausias pasiūlymas tampa brangiausiu, kai pridedami visi „papildomi“ darbai. Aš visada sakau – klauskite, kas yra „beje“. Mums į kainą įeina viskas: nuo pakavimo medžiagos iki galutinio išėmimo iš sunkvežimio Vokietijoje (jei nėra ypatingų sąlygų, pvz., 5 aukštų be lifto).

Ar mokate už laukimą vietoje?

Taip, laukimas yra mokamas. Jei mes atvykstame į paskirties vietą, o raktų nėra, arba gavėjas vėluoja valanda, laikrodis eina. Mūsų vairuotojai ir krovėjai dirba pagal grafiką, jie negali laukti nemokamai, todėl, kad jums buvo nepatogiai susiderinti su pastato administratoriumi. Vokietijoje laikas yra pinigas dar labiau nei čia. Geriau susiderinti, kad kas nors lauktų mūsų, o ne mes jų.

Ką daryti, jei daiktų atsiranda daugiau negu buvo planuota?

Tai dažna problema. Vadybininkas atvažiuoja, pažiūri į biurą ir sako: „o, čia dar štai toks spinta stovėjo“. Jei daiktų daugiau, jie tiesiog netilps į mašiną arba reikės papildomo reiso. Tai reiškia papildomą kainą. Negalima magiškai išspausti 30 kubinių metrų į 20 kubinių sunkvežimį. Jei žinote, kad turite daug knygų arba archyvų (kurios yra sunkios), pasakykite iš karto. Knygų dėžė sveria kaip gyvsidabrė.

Ar galima apmokėti tik atvykus į vietą?

Ne, mes nedirbam tokiu principu. Reikalingas avansas bent 50 proc., kad galėtume užsipirkti degalų (kurie dabar ne pigūs), sumokėti krovėjams ir užtikrinti, kad tai nebus pokštas. Per 20 metų buvau apgautas tik kartą ir tada išmokau. Dabar mums reikalingas užtikrinimas. Likusią dalį galite sumokėti gavus daiktus Vokietijoje arba prieš išvykstant iš Lietuvos.

Ar yra kokių nors nepageidaujamų staigmenų su kainomis Vokietijoje?

Gali būti baudų už neteisingą parkavimą, kurias mums tenka mokėti, jei klientas nepasirūpino vieta. Taip pat, jei reikia specialių leidimų naktiniam važiavimui mieste (pvz., Frankfurtas), tai taip pat kainuoja. Kartais pastato administratorius reikalauja „Schmutzgeld“ (pinigų už nešvarumą), nors mes padėme kilimėlius. Tai nedidelės sumos, bet jos gali sukelti nemalonų nustebimą, jei apie tai nepranešta iš anksto.

Techninės problemos ir neapykantos

Kas daryti, jei liftas neveikia Vokietijoje?

Tai viena blogiausių situacijų. Esu patyręs tai Kelne, kai pastate lifto gedimas truko dvi dienas. Jei turite biurą 4 aukšte, mes turime nešti rankomis. Tai ne tik lėtai, bet ir brangiai, nes reikia daugiau žmonių. Jei žinote, kad su liftu yra problemų, pasakykite mums iš karto – mes atvešime daugiau krovėjų. Neklauskite „kaip tai įvyks“, tiesiog pasirūpinkite, kad krovėjų būtų pakankamai.

Ar galima sujungti kelias įmones į vieną reisą?

Įmanoma, jei jūsų biuras yra viename mieste, o kitas – kelyje. Pavyzdžiui, jei važiuojame į Berlyną, galeu užsukti į Kauną paimti daiktus ir tada į Vilnių. Bet jei reikia važiuoti į vieną pusę, paskui į kitą, tai tampa brangu. Greitas biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu servisu turi būti logiškas. Neapsimoka važiuoti iš Vilniaus į Klaipėdą paimti vieną kėdę, jei visi kiti daiktai yra Vilniuje.

Kaip elgtis su asmeniniais daiktais darbuotojų?

Dabar dažnai darbuotojai dirba iš namų, todėl jie turi asmeninius daiktus biure. Mes juos nevežame (nešvarus drabužius, maistą šaldytuve, augalus). Augalų vežti per sieną be fito sertifikato yra griežtai draudžiama. Vieną kartą bandėme įvežti didelį fikusą, bet pasienyje gavome instrukciją – arba grįžtam, arba jį panaikinam. Geriau palikite augalus kolegoms dovanai. Asmeninius daiktus tegul kiekvienas pasiima sau, mums reikia perkelti įmonės turtą.

O jei pasibaigia degalai kelionės metu? (juokaujant)

Nepasibaigia, mes turime patirties. Bet jei užstrigsite eismo spūstyje dėl avarijos, tai gali sutrikdyti grafiką. Vokietijoje autostradose dažnai būna eismo spūstys, ypač prie Ruhr srities. Reikia turėti laiko rezervą. Jei promise klientui, kad atvyksime 12:00, mes sakykime 14:00, kad būtų kur pasidžiaugti, kai atvyksime anksčiau.

Kaip sužinoti, kad įmonė, kurią samdate, yra normali?

Pažiūrėkite į jų mašinas. Jei atvažiuoja rūdžių apneštas „Gazelės“ tipo furgonas, kuris dūmina kaip katinas, bėkite. Greitas biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu servisu reikalauja techninės būklės. Jei mašina sugers kelyje, jūsų biuras bus kišenyje. Užklausite apie draudimą, apie patirtį. Jei jie negali parodyti atsiliepimų arba kalba labai neaiškiai, geriau ieškoti kitų.

Pabaigos ir išvados

Ar verta viską daryti patys, jei norite sutaupyti?

Jei turite daug laisvo laiko, stipvių nugarų ir norite prarasti porą draugų (nes jie nustos kalbėtis su jumis po to), tai galima. Bet manau, kad verslo žmogui laukas yra brangesnis už paslaugą. Perkraustymas – tai stresas, kurį geriau perduoti tiems, kas su tuo sugeba susitvarkyti. Jūsų vieta valdyti verslą, o ne nešti monitorius laiptais.

Kokio patarimo norėtumėte duoti tiems, kurie tik planuoja išvykti?

Neleiskite paskutinei minutei. Susiraskite laiko padaryti inventorizaciją, pasižiūrėkite į naująją vietą (ar ten pro duris įlenda stalas), ir susiderkite su vokiečiais dėl iškrovimosi vietos. O svarbiausia – pasitikėkite savo jausmais apie paslaugų teikėją. Jei jums atrodo, kad jie ką nors slepia arba per dažnai keičia kainą, ieškokite kitų. Geriau pradėti ieškoti dabar, nei verkti vėliau.

Ką daryti, jei viskas nepavyksta pagal planą?

Nepanikuokite. Visada yra sprendimų – galima nuominti sandėlį Vokietijoje parai, galima skubiai pasamdyti vietinius krovėjus (brangia, bet įmanoma). Esu matęs viską. Pagrindas – būti ryšiu su savo vadybininku. Jei jis neatsiliepia į skambučius, tai blogas ženklas. Mes visada stengiamės būti ant bangos.

Ar greitas biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu servisu visada įmanomas?

Beveik visada, jei turime pakankamai informacijos. Jei ateinate ir sako „reikia važiuoti šiandien“, mes galime, bet tai kainuos brangiau ir bus didesnė rizika. Planuokite, ir viskas bus tvarkingai. Sėkmės kelyje, ir tie vokiški keliai jums nebus tokie baisūs, jei viskas bus supakuota tvarkingai.

Kelias į Vokietiją nėra toks ilgas, kaip atrodo, jei žinai, ką veži ir kur važiuoji. Tikiuosi, kad šie patarimai padės išvengti tų klaidų, kuriuos aš matau kasdien. Geriau pasidarykite kavą ir leiskite mums dirbti, o jūs galite ramiai laukti naujo biuro durų atidarymo. O jei kas nors nepavyks – skambinkite, kažką sugalvosime (tik ne prašykite vežti augalų, tai tikrai neįmanoma).