Greitas biuro perkraustymas į Vokietiją patikimomis priemonėmis: Praktinis vadovas be reklamų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas niekada neleidžia tikrai taip lengvai, kaip atrodo kataloge. Viskas prasideda nuo to, kad klientas visada mano, jog „užtenka tiesiog užkrauti dėžes“, o baigiasi tuo, kad vairuotojas stovi sienos priešais Miunchene ir negali privažiuoti prie įėjimo, nes nėra leidimo. Greitas biuro perkraustymas į Vokietiją patikimomis priemonėmis reikalauja ne tik greičio, bet ir proto, nes vokiečiai mėgsta tvarką, o mūsų – taip pat, bet kartais skirtingai ją suprantame. Štai kas tikrai vyksta kelyje ir kaip išvengti tų situacijų, kai nori padėti viską ir išvažiuoti.

Dokumentai ir muitinės reikalai Vokietijoje

Ar reikalingi kok nors specialūs dokumentai biuro technikai pervežti?

Tiesiog. Jei vežate tik stalus ir kėdes, tai nereikia nieko specialaus, tik inventoriaus sąrašas, kurį, tiesą sakant, dažnai darome patys, kad neužstrigtume sienoje. Bet jei ten yra serveriai, branduoliniai įrenginiai ar tiesiog daug elektronikos, tai gali reikėti EX1 arba T1 deklaracijų, priklausomai nuo to, ar tai pirkėjų prekės, ar ne (čia aš dažnai painiojuosi, jeigu tai ne prekybinės prekės, tai paprasčiau). Geriausia turėti TIR knygą, jei krovinys didelis, bet mažam biurui užtenka CMR ir sąrašo.

Ką daryti, jei muitinėje Vokietijoje sustabdo automobilį?

Nereikia panikuoti, tai įvyksta dažniau, nei galvojate, ypač jei vairuotojas yra iš trečios šalies ir nekalba vokiškai. Tada skambinamas brokeris, kuris turi turėti galiojantį galiojimą tvarkyti tokius reikalus. Vieną kartą mūsų vairuotojas buvo sulaikytas 12 valandų ties Frankfurte, nes dokumentuose buvo klaida svoriuje – parašyta 3 tonos, o buvo 3,2. Vokiečiai to nepalieka, tad reikia mokėti baudą arba laukti patikslinimo.

Ar turiu mokėti PVM pervežiant į Vokietiją?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir turite PVM kodą, tai dažniausiai taikoma 0 proc. PVM tarifas arba atvirkštinis apmokestinimas, bet reikia pateikti VMI pažymą. Jei esate fizinis asmuo ar įmonė be PVM, tai vokiečiai gali įpareigoti sumokėti jų PVM (19 proc.), jei reikšmė viršija 150 eurų (nors ši skaičius gali keistis, geriau pasitikrinti). Žinoma, greitas biuro perkraustymas į Vokietiją patikimomis priemonėmis užtikrina, kad brokeris viską suskaičiuoja iš anksto.

Kas daryti su duomenų saugumu, jei automobilis užšąla ar dingsta?

Tai yra rimtas dalykas, kurį dažnai nepaiso. Visada reikia pasidaryti atsarginęs kopijas (backup) prieš išvežant serverius. Negaliu garantuoti, kad su automobiliu nieko nenutiks, kelyje tiek daug „šaltkalvių“, kad verta pasirūpinti duomenimis anksčiau. Be to, jei transportavimo metu dings dokumentai, tai bus didesnė bėda nei netekusios kėdės.

Ar reikia drėgmės absorberių?

Būtinai, net jei oras saulėtas. Vokietijoje rytas gali būti rūkas, o vėliau saulė, o kondensacijas viduje susidaro visada. Ypač jei vežate metalo furnitūrą ar dokumentus, kurie gali suplūti. Įdėkite keletą dėžučių su silikageliu, tai pigiau nei vėliau džiuvinti popierius.

Logistika, maršrutai ir laikas

Kiek laiko užtrunka važiavimas iki Berlyno arba Miuncheno?

Įprastai, jei važiuojame be stabdymų, iki Berlyno nuo Vilniaus užtrunka apie 12–14 valandų, bet su poilsiu ir darbu tai būna 1,5 dienos. Į Miuncheną žymiai ilgiau, galiu užtrukti ir dvi dienas, jei yra eismų A9 greitkelyje, kur tiesą sakant dažnai stovi kamščiai. Negalima pažadėti, kad atvyksime ryte ir iškrausime pietais, jei startuojame vakare – tai pasakymas iš pasakos.

Kokia yra geriausia savaitės diena perkraustymui?

Geriausia antradienis arba trečiadienis. Pirmadieniais vokiečiai turi „pilną puodą“ problemų po savaitgalio, o penktadieniais visi nori baigti anksčiau. Jei atvyksite penktadienį vakare, gali būti, kad niekas nebeatsidarys sandėlyje arba nebus kur padėti automobilį, nes visi vietos užimtos.

Ar galima nuvežti dalykus ir iš karto juos padėti į naują biurą?

Teoriškai taip, praktiškai – reikia labai gero koordinavimo. Vienas kartas vežėme į Hamburgo centrą ir nėjo ne tik privažiuoti, bet net sustoti, o tai reiškė, kad teko krauti dėžes į mažesnį sunkvežimį (kitaip vadinamą „pikapą“) ir vežti juos per tris kvartalus. Tai kainuoja laiką ir papildomai pinigus, tad geriau tai susitarti iš anksto.

Kas nutinka, jei automobilis sugenda kelyje?

Tai realus scenarijus, ne iš filmo. Tada mes kviečiame techninę pagalbą, bet jei gedulas didelis, teks perkrauti krovinių į kitą automobilį. Tai yra viena pagrindinių priežasčių, kodėl reikia pasirūpinti draudimu. Prieš metus mums sugedo variklis Lenkijoje, ir dėl to biuro perkraustymas atidėtas dviem dienoms – klientas buvo nepatenkintas, bet mes padengėme nuostolius.

Ar reikia užsisakyti vietą automobiliui prieš daug laiko?

Jei norite greitas biuro perkraustymas į Vokietiją patikimomis priemonėmis garantijos, tai taip, ypač pavasarį ar rudenį. Geriausiems vairuotojams tvarkaraščiai užpildomi savaitėmis iš anksto. Jei skambinate penktadienį ir norite važiuoti pirmadienį, tai galite gauti ne patį patikimiausia variantą.

Ką daryti su parkavimu Vokietijos miestuose?

Čia dažnai klystame. Lietuvoje galima sustoti ant šalutės porai minučių ir nieko neliks, o Vokietijoje (ypač Berlyne, Štutgarte) jus užfotografuoja kamera ir ateina bauda po mėnesio. Reikia tikslaus adreso ir geriausia susitarti, kad kas nors prieš tai nuvyktų ir uždėtų „laisvai stovėjimo“ ženklą arba užtikrintų vietą sandėlyje.

Kainos ir paslėpti mokesčiai

Nuo ko priklauso kaina?

Kaina priklauso nuo tūrio (kubinių metrų), atstumo, svorio ir to, ar reikia keltės. Taip pat įtakos turi degalų kaina, kuri, kaip žinote, šokuoja. Nežiūrėkite į bazinę kainą, klauskite apie galutinę sumą su visais mokesčiais.

Ar brangu, jei reikia iškrauti su keltės pagalba?

Keltės darbas nėra pigus, bet jei biure yra 4 aukštai be lifto, tai nėra kito kelio. Vieną kartą teko vežti serverius į seną pastatą Frankfurte, kur liftas neveikė, ir viršininkas norėjo, kad mes juos nešime rankomis – pasakiau, kad tai neįmanoma saugiai, reikia keltės. Tai kainavo papildomai 300 eurų, bet išvengėme traumų.

Ar į kainą įskaičiuotos dėžės ir pakavimo medžiagos?

Paprastai ne, nebent tai nurodyta kaip „viskas įskaičiuota“. Pas mus dėžės dažnai gaunamos nemokamai, jei jas gražinate, bet jei reikia specialių dėžių kompiuteriams ar tvariems konteineriams (plastic crates), tai tai papildomas mokestis. Užsakykite jas savaitę iš anksto.

Kas yra „valandinis mokestis“ už vairuotojo laukimą?

Jei vairuotojas atvyksta į vietą ir negali pradėti iškrovimo, nes biuras dar neužrakintas arba raktų nėra, laikas eina. Vokietijoje darbo taisyklės griežtos, vairuotojas negali laukti nemokamai 5 valandų. Paprastai po pirmos valandos imama mokestis už kiekvieną pradėtą valandą.

Ar galima gauti nuolaidą, jei vežu abi kryptis?

Žinoma, jei turite ką nors vežti atgal iš Vokietijos, tai galiame paskaičiuoti pigiau. Tada mums nereikia važiuoti tuščiais ratas, tai sumažina kainą apie 20–30 proc. (priklausomai nuo krovinio). Greitas biuro perkraustymas į Vokietiją patikimomis priemonėmis ypač apsimoka, jei pavyksta suderinti grįžtamojo krovinio logistiką.

Ką daryti, jei pasiūlymo kaina atrodo per maža?

Bėkite. Jei kas siūlo vežti biurą į Miuncheną už 500 eurų, tai tai arba apgaulingas sandoris, arba jie veš jūsų daiktus su kokiais nors neregistruotais „šaltkalviais“. Gali būti, kad jūsų stalai pasirodys „OLX“ kaip naudoti baldai.

Pakavimas, technika ir baldai

Kaip geriausia supakuoti kompiuterius?

Naudokite originalias dėžes, jei jas dar turite. Jei ne, tai įpakuokite į putas (bubble wrap) ir uždėkite į stiprias dėžes. Monitorius reikia apvynioti storu kilimėliu, nes jie labai trapūs. Aš asmeniškai visada liepiu klientams pažymėti kabelius – viena kartą buvo, kad vadybininkas prarado du dienas surasdamas, kuris kabelis priklauso printeriui.

Ar galima pervežti augalus į Vokietiją?

Taip, bet tik jei tai ne saugomos rūšys. Jei turite didelę palmę biure, ji gali važiuoti, jei neša ligos požymių. Vokietijos fitosanitarinė kontrolė gali patikrinti, bet dažniausiai tai nėra problema, jei augalas atrodo sveikas. Tik žiūrėkite, kad neužšaltų automobilyje.

Kaip pervežti seifą arba labai sunkų stalą?

Reikia pranešti iš anksto apie sunkius daiktus. Standartinis keltės pakėlimo limitas yra apie 300–500 kg, o seifai gali sverti toną. Tada reikia specialios technikos arba „žiuri“ (žirafų). Tai ne įtraukiama į standartinę kainą, tai už papildomą mokestį.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį reikia, o ypač stalus. Jei neišmontuosite, jie gali neįlipti į duris arba gali būti pažeisti pervežimo metu. Lovos, spintelės – viskas išmontuojama. Rekomenduoju pasirūpinti, kad tai padarytų jūsų meistras, o ne mūsų vairuotojas, kuris gali nežinoti, kaip sujungti atgal sudėtingą sistemą.

Ką daryti su taismo priemonėmis (skruzdėlėmis, lipdukais)?

Užsakykite daugiau, nei manote, kad reikia. Kiekviena dėžė turi būti pažymėta: „Vadyba“, „Buhalterija“, „Virtuvė“. Ir pačiame viršuje parašykite, kuriame aukšte ji turi būti. Tai sutaupo laiko iškrovimo metu.

Ar įmanoma pervežti serverius be išjungimo?

Nieko tokio. Serveriai turi būti išjungti ir išmontuoti. Negali juos tiesiog ištraukti iš spintelės veikiančius, tai garantuotai sugadina standžiuosius diskus. Jei jums reikia, kad duomenys būtų pasiekiami visą laiką, tai reikia nuomos serverių debesyje perkraustymo metu.

Rizikos, problemos ir neplanuotos situacijos

Kas nutinka, jei klientas vėluoja atvykti į vietą?

Tai blogiausia. Vairuotojas laukia, laikas eina, o po to gali būti pažeistas vairuotojo poilsio laikas (tachografas). Jei jis pavėluoja 2 valandas, tai gali reikšti, kad jis privalo sustoti 9 valandoms miegoti, o tai atidėlioja iškrovą iki ryto. Būkite tikslūs laiku.

Ar dažnai gadami daiktai?

Statistiškai – labai retai, jei pakavimas geras. Bet nutinka atvejų, kai dėžė nukrenta nuo keltės (vieną kartą mums nutiko Klaipėdoje, vėjo stiprumas buvo nepaprastas). Todėl draudimas yra privalomas. Be to, greitas biuro perkraustymas į Vokietiją patikimomis priemonėmis visada įtraukia apsaugos priemones, ne tik greitį.

Ką daryti, jei naujame biure nėra lifto?

Tada prasideda manuelinis darbas. Jei tai 2 ar 3 aukštai, vairuotojai gali nešti rankomis, jei ne per sunku. Jei 5 aukštai be lifto – tai problema. Reikia samdyti papildomus žmones vietiniai, o tai brangu. Visada patikrinkite objektą prieš pasirašant sutartį.

Ar gali būti, kad vairuotojas tiesiog neatsiranda?

Taip, tai buvo vienas incidentas prieš metus, kai firma, kuria samdėme (ne mes tiesiogiai), pasirūpino blogu vairuotoju. Jis tiesiog išlipo degalams ir nebesugrįžo. Mes turėjome siųsti kitą automobilį iš Lietuvos, tai užtruko dieną. Todėl dirbame tik su patikimais, patikrintais vairuotojais.

Kaip elgtis su nusiskundimais dėl dulkių ar nešvarumų?

Automobiliai yra plaunami prieš kiekvieną važiavimą, bet jei keliaujate per žiarią Vokietiją bekelėmis, dulkės gali patekti vidun. Nerekomenduoju palikti atvirų dėžių. Jei rasite dulkių ant stalų, tai gera problema, reiškia, kad stalas nenukrito.

Ar tikrai verta rūpintis draudimu?

Absoliučiai taip. Net ir mažiausi smūgiai gali sudaužyti brangų stalą arba monitorių. CMR draudimas yra pagrindinis, bet jis padengia tik ribą (dažniausiai iki 8,33 SDR/kg). Jei kaina didesnė, reikia papildomo draudimo. Negerai klausinėti „ar reikia“, o tiesiog daryti.

Pabaigos darbai ir išvados

Ar reikia pasirašyti ką nors iškrovos metu?

Taip, būtinai pasirašykite iškrovos aktą (konsignacija). Jis patvirtina, kad daiktai atvyko ir kad jūs juos priimate. Jei nenurodote, kad trūksta dėžės arba kad stalas sulūžo, tada vėliau bus sunku įrodyti, kad tai ne jūs padarėte patys.

Ką daryti su tuščiomis dėžėmis ir medžiagomis?

Galite jas palikti mums, jei sutartume, arba išmesti patys. Jei mes juos vežame atgal, tai gali kainuoti, nes tai užima vietą automobilyje. Geriau susitarti iš anksto.

Ar galite padėti su baldų surinkimu?

Taip, mes turime meistrus, kurie gali tai padaryti Vokietijoje. Jie turi savo įrankius ir žino, kaip surinkti net sudėtingiausias sistemas. Tai užtikrina, kad biuras pradės veikti greičiau.

Kiek laiko užtrunka viskas susitvarkyti?

Įprastai iškrova ir surinkimas užtrunka nuo 4 iki 8 valandų, priklausomai nuo biuro dydžio. Jei viskas suplanuota, tai pirmadienį galite dirbti jau naujoje vietoje. Bet visada palikite rezervą vienai dienai.

Kodėl verta rinktis profesionalią komandą, o ne pigų „vilkiką“?

Nes taip sutaupysite nervų. Profesionalai žino, kur sustoti, kaip pakrauti ir ką daryti, kai kažkas neina pagal planą. Pigūs variantai dažnai pasiduoda pirmame iššūkyje.

Galų gale, kiek laiko reikia planuoti?

Geriau pradėkite planuoti mažiausiai mėnesį iš anksto. Tai leis susitvarkyti dokumentus, pasirūpinti pakavimu ir užsisakyti gerą transportą. Skubėjimas čia yra priešas.

Ar galima susisiekti su jumis tiesiog naktį, jei kažkas blogai?

Žinoma, turiu telefoną visada su savimi. Jei įvyko avarija arba vairuotojas negali rasti kelio, aš visada pasiekiamas. Taip ir dirbu jau šiuo versle – problema neišsprendžiama pati.

Išvada

Viskas su šiuo greitu biuro perkraustymu į Vokietiją patikimomis priemonėmis atrodo sudėtinga tik tuo metu, kai pradedu supakuoti pirmą dėžę. Jei pasitikite specialistais, kurie žino ne tik kelių žemėlapį, bet ir muitinės niuansus, bei nebandote sutaupyti ant dėžių ir draudimo, visa operacija gali vykti net sklandžiai. Svarbiausia – nebijoti klausti ir nedaryti prielaidų, kad Vokietijoje viskas taip pat, kaip pas mus, nes ten tikrai viskas yra labiau tvarkinga ir uždaroma. Gerai susitarkite, padarykite sąrašą ir drąsiai kelkitės į naują erdvę.