Greitas biuro perkraustymas į Vokietiją – laikotarpio svarba

Sveiki, sėdžiu čia ir galvojau, kiek kartų esu girdėjęs tą pačią istoriją. Vadovas susitaria su klientu Vokietijoje šeštadienį, o pirmadienį jau privalo būti visi biure dirbantys. Va, dvidešimt metų šioje srityje (nors, iš tiesų, jau beveik dvidešimt penki, laikas tiesiog lekia), ir žmonės vis dar mano, kad logistika – tai stebuklas. Jei norite sėkmės, turite suprasti vieną dalyką: čia ne tik apie greitį, bet ir apie tikslingą veiksmą. Greitas biuro perkraustymas į Vokietiją – laikotarpio svarba yra tas dalykas, kurį dažniausiai nepaisoma, o vėliau stebimės, kodėl kainos kyla o ne mažėja. Pasakyčiau taip: blogai parinktas laikas gali sukelti daugiau šūksnių nei blogi vairuotojai ar sugedę sunkvežimiai.

Pagrindai: kas, kada ir kodėl?

Kiek laiko iš tikrųjų trunka toks dalykas?

Visi klauso „kiek užtruks“, o aš visada atsakau – tai priklauso nuo to, ką vadium „užtruks“. Jei tai tik kelios dėžės su dokumentais iš Vilniaus į Berlyną, tai galima ir per dieną išspręsti. Tačiau greitas biuro perkraustymas į Vokietiją su visa įranga, serveriais ir trimis darbo vietomis – tai visai kitas istorijos skyrius. Paprastai, jei planuojate tvarkingai, reikia skirti mažiausiai savaitę iki išvykimo surinkimui ir dar vieną-dvi dienas pačiam kelioniui į Vokietiją. Neskubėkite, nes skubėjimas – tai klaidų motina, o klaidos čia būna brangios.

Ar tikrai svarbu, kurią savaitės dieną važiuojame?

Labai svarbu. Jei bandysite vykti penktadienį, gausite patirtį, kurią nenorėtumėte pakartoti. Vokietijoje penktadieniais ir šeštadieniais (o ypatingai vasarą) kelyje tiesiog chaosas be pabaigos. Be to, dauguma biurų ten dirba tik iki ketvirtadienio vakaro arba trumpiau. Geriausia rinktis antradienį arba trečiadienį – tada mažiau rūpesčių su „staus“ ir lengviau susitarti dėl iškrovimosi vietos. Pasitikėkite manimi, aš tą pavydžiu „pirmadienio ryto“ skubą jau mačiau per daug kartų.

Kodėl visi sako, kad reikia planuoti mėnesį iš anksto?

Nes tiesą sakant, taip ir yra, nors niekas nenori to girdėti. Tiesiog physiškai neįmanoma per du dienas surasti gero sunkvežimio, kuris tinka jūsų technikai, ir gauti visus leidimus. Ypač jei reikia specialių priemonių. Paskubėjimas suleidžia kainas, nes tada tenka kreiptis į tarpininkus, kurie užsidirba iš jūsų panikos. Geriau pradėkite galvoti apie tai bent mėnesį prieš planuojamą biuro perkraustymą į Vokietiją, o jei viskas labai skubu – tikėkitės, kad teks sumokėti už „greitąjį“ režimą.

Kas vyksta, jei pasirinksime blogiausią metą, tarkime, sausį?

Sausis Vokietijoje... O, tai yra nuostabus laikas, jei mėgstate staigius posūkius ant ledo. Žemyninė kyla tampa viena didžiausia kliūtimi. Viena vertus, kelių eismas mažesnis, bet kita vertus, jei pasnigs, gali užstrigti pasienyje arba tiesiog ties Drezdeniu kelias užšąla. Taip, atveju, jei greitas biuro perkraustymas į Vokietiją yra kritiškas, sausį vertėtų vengti, nebent turite patikimą vairuotoją, kuris moka vairuoti žiemos sąlygomis (o juos rasti vis sunkiau).

Ar pavasaris yra tas idealus laikas?

Gali būti, tačiau pavasarį prasideda statybų sezonas, todėl sunkvežimiai užimti. Taip pat orai gali būti apsigavęs – vieną dieną šviečia saulė, kitą dieną lyja lietus ir vėl viskas užšąla naktį. Pavasaris yra kaip lošimas. Jei galite, rinkites gegužės pabaigą ar birželio pradžią, tada jau šilčiau, o dar darbas dar neįsibėgėjęs taip stipriai kaip rugpjūtį.

Ar galima nukelti visą vasarą?

Vasara yra pačių brangiausių. Visi nori važiuoti atostogauti, o firmos nori perkelti biurus, taigi paklausa aukšta. Jei kainos klausimas ne svarbiausias, tai galite, bet kas liepą važiuoja pro Miuncheną arba Frankfurtą, žino, ką turiu omeny. Proga važiuoja trys kilometrai per valandą. Tokiu atveju greitas biuro perkraustymas į Vokietiją taka oksimoronas – jis nebus greitas, jis bus lėtas ir nervuojantis.

O rudenį? Ar ne per vėlu?

Ruduo yra geras, jei spėjate prieš lapkričio mėnesį. Vokietija lapkritį dažnai tampa pilka ir drėgna, o rytas gali prasidėti rūku, kuris stabdo eismą netgi autostradose. Rugsėjis ir spalis yra tikrai geri mėnesiai – dar oras ganėtinas gerą, o vasaros spūdžiai jau išsisklaidę. Bet vėl gi, viskas priklauso nuo to, kiek tiksliai turite turėti laiko.

Ar metų laikas įtakoja kainą?

Žinoma, įtakoja. Žiema ir vasara yra „aukšto sezono“ laikotarpiai dėl skirtingų priežasčių (žiema – šventės ir blogas oras, vasara – atostogos). Perėjimo laikotarpiai ( pavasaris/raudenis ) gali būti šiek tiek pigesni, jei spėjate susitarti su vežėjais anksčiau. Taigi, jei norite sutaupyti, planuokite biuro perkraustymą į Vokietiją ne šventinę savaitę tarp Kalėdų ir Naujųjų metų, kai viskas stovi, o kainos šokinėja į viršų dėl trūkumo vairuotojų.

Biuro technika ir dokumentų chaosas

Kaip vežti labai jautrius kompiuterius ar serverius?

Čia nėra vietoj juokų. Serverius reikia krauti ne į paprastą bėgą, o į specialiai parengtą dėžę su putomis, o dar geriau – į „server liftą“. Jei greitas biuro perkraustymas į Vokietiją reiškia, kad jus tiesiog numetate techniką į automobilio dugną, tada pasiruoškite tai išmokėti brangiai patyčiomis. Vokietijai svarbu, kad technika atvyktų veikianti, o ne sulūžusiu vamzdžiu.

Ar reikia išjungti visus aparatus prieš kelionę?

Būtina. Ne tik dėl saugumo (nors trumpimas jungimas kelyje ne labai malonus), bet ir dėl to, kad vokiečiai gali labai rūpestingai tikrinti įrangą, jei ji atrodo įjungta arba kaitinasi. Vaizdo stotys, kompiuteriai – viskas turi būti atjungta ir užfiksuota inventoriaus sąraše. Kartais kas užmiršta išjungti spausdintuvą, o tada tenka ieškoti dėl ko dūmų kyla (juokauju, bet buvo atvejų).

Kokius dokumentus būtinai reikia turėti rankose?

Sąrašas ilgas. CMR konosamentas (jis privalo būti!), eksporto sąskaitos-faktūros, jei prekės ne už tikrą vertę (o čia dažnai būna), tai specialios deklaracijos. Be to, jei vežate biuro techniką, kuri yra nuosavybės teisių apribota (pvz., nuomojami serveriai), reikės leidimo iš savininko. Be dokumentų jūs nesueisite pro Lenkijos-Vokietijos pasienį taip lengvai, kaip galvojate.

Kas vyksta su duomenų saugumu pervežimo metu?

Duomenys – tai pinigai, taigi juos reikia saugoti. Patariu prieš vežimą padaryti atsarginę kopiją ( backup ), nors visada sakau, kad tai nedaryta, bet vistiek priminsiu. Jei greitas biuro perkraustymas į Vokietiją įvyksta su avarija arba vagyste (o Vokietijoje, priešingai nei manytumėt, dideliuose miestuose vagystės nėra retos), be atsarginės kopijos liksite be nieko. Žinoma, fizinių duomenų nešikulių (diskų) geriau nevežti su vairuotoju, o juos pasiimti su savimi.

Ar reikia specialių leidimų technikai?

Dažniausiai ne, jei tai standartinis biuro inventorius. Tačiau jei turite ką nors ypatingo, pavyzdžiui, didelius dujų balionus (kažką chemijos laboratorijai) arba labai brangų medicininį įrengimą, gali prireikti specialių licencijų. Paprasti kompiuteriai ir stalai eina kaip įprastos prekės. Bet geriau paklausti eksperto, kadangi aš galiu klysti dėl smulkių niuansų, kurie pasikeitė per pastaruosius metus.

Kaip susitvarkyti su laidais ir kabeliais?

Atdžiugvėkite, nes tai yra viena didžiausių košmarų. Geriausia viską užfotografuoti prieš išjungimą ir vėl po to. Jei tiesiog suvyniosite viską į didelį rąstą, tada vokiečių IT specialistai, kurie montuos jums biurą, jūsą keiks (kaip jie ir padarė vienam mano klientui iš Kauno). Užrašykite dėžes, kur kabelis eina, taip sutaupysite dienas darbo.

Ar verti rizikuoti su neoriginalia technika?

Rizikuoti nėra verta. Vokietijos muitinė labai mėgsta tikrinti, ar nevežate padirbtų prekių. Jei biuro perkraustymas į Vokietiją įtraukia neoriginalią techniką, gali būti didelių problemų ir baudų. Geriau palikti šituos dalykus namuose arba turėti visus dokumentus, kad tai yra jūsų nuosavybė ir nekomercinės vertės.

Kas dėl smulkių daiktų, kaip peiliai, sėdimos vietos ir t.t.?

Smulkmenos reikia dėti į mažas dėžutes ir jas uždaryti. Niekada nekelkite laisvų daiktų kabančiuose kabliuose – juos tiesiog išmes arba sugadins. Vairuotojas nebus laimingas, jei staiga staiga į galvą nukris „ergonomiškas“ kėdės ratukas. Tai paprastas saugumo reikalavimas, kurį dažnai pamiršta.

Vokiški niuansai (ir kodėl ten taip sunku)

Ar tiesa, kad Vokietijoje sunku rasti vietos iškrovimui?

Tai ne mitas, tai realybė. Vokietijos miestuose vieta išlaidų labai brangi. Jei pasiruošę greitai biuro perkraustymą į Vokietiją, bet nesusitarote dėl vietos ( parkavimo leidimo ) iš anksto, gali būti, kad sunkvežimis tiesiog neįvažiuos į gatvę. Ten reikia specialių leidimų iš „Ordnungsamt“, o gauti juos trunka keletą dienų (kartais ir savaitę).

Kas daroma su biuro šiukšlėmis atvykus į vietą?

Jūs negalite tiesiog padėti visko ant šaligatvio ir pasakyti „ai, susitvarkysime“. Vokietijoje tai yra nelegalu ir baudžiama. Visas pakuočių (dėžių, plėvelių) reikia susirūpinti išvežimu pačiam arba pasirūpinti, kad vežėjas tai padarytų. Turime vieną atvejė, kai klientas paliko dėžes prie savo naujo biuro Hamburge, ir vietinės valdžios atsiuntė sąskaitą už šiukšlių išvežimą, kuri buvo didesnė nei patys pervežimai.

Ar vokiečiai labai griežti dėl laiko?

Taip, jie yra labai punktualūs. Jei susitarkite, kad sunkvežimis atvyks 10:00 valandą, jis turi būti ten. Jei vėluojate dvi valandas, vokiečių vadovas gali būti labai nenusiteikęs, o tai gali pakenkti jūsų verslo santykiams. Nenuvilkite vokiško partnerio, jiems laikas – tai pinigai, o ne kaip pas mus, kai „valanda ilgiau“ dar nereiškia nieko.

Kodėl reikia mokėti už „Ladezeit“ (iškrovimo laiką)?

Nes vairuotojas negali laukti amžinai nemokamai. Jei biuro perkraustymas į Vokietiją užtrunka ilgiau nei planuota (pavyzdžiui, dėl to, kad liftas nedirba arba dėžės nebuvo pažymėtos), tuomet reikės mokėti už laiką. Įprastai įskaitomos 1-2 valandos, o visas likęs laikas – papildomai mokamas. Verta tai žinoti, kad nenuviltumėte.

Ar reikia kalbėti vokiškai su patarnautojais?

Ne būtinai su patarnautojais, bet su vadovais arba muitininkais – labai praverčia. Angliškai daug kas kalba, bet kai kyla problemų, vokiečiai labai mėgsta grįžti prie savo kalbos. Būtina turėti vertėją arba bent žmogų, kuris gali paaiškinti situaciją, jei greitas biuro perkraustymas į Vokietiją pasidarys sudėtingas.

Kas dėl to, kad vokiečiai labai mėgta taisykles?

Tai yra tiesa. Jie mėgta taisykles, net tada, kai jos beprasmiškos (manas atžvilgiu). Pavyzdžiui, jei dėžės yra per sunkios, gali neleisti jas nešti vieno žmogaus, net jei jis jėgas turi. Arba neleis vežti per tam tikrą gatvę dėl greičio apribojimo, net jei sunkvežimis gali važiuoti greičiau. Reikia būti pasiruošusiems tokiam „biurokratiniam“ pasipriešinimui.

Ar galima rasti „pavogtą“ vietą stovėjimui?

Galima rasti, bet rizikinga. Vokietijoje daugybė kamerų ir vietinių gyventojų, kurie myliu skųstis. Jei užstatysite gatvę nelegaliai, greitai atvažiuos policija ir paskirs baudą. Geriau susitarti su kaimynais ir pasiūlyti jiems kavos arba šokolado (tikrai padeda), kad jie nešauktų policiją.

Ką daryti, jei kliudo pėsčiųjų perėja?

Jums reikės leidimo uždengti perėją tam laikui, kai kraunate ar iškraunate. Be to, reikės ženklų. Tokių smulkių dalykų dažnai nepaisoma, bet Vokietijoje tai gali sustabdyti visą procesą. Uždraustą zoną uždengti be leidimo – tai didelė klaida.

Pinigai, rizikos ir realus gyvenimas

Kiek vidutiniškai kainuoja toks dalykas?

Kainos labai įvairuos, nuo tūkstančio iki penkių tūkstančių eurų, priklausomai nuo to, kiek daugiau yra daiktų ir kiek toli važiuojate. Greitas biuro perkraustymas į Vokietiją niekada nebus pigus, nes jūs mokate ne tik už kuro, bet ir už žmonių laiką, riziką, ir t.t. Pasakyčiau taip: jei kaina atrodo per žema, tikėkitės, kažkas bus blogai – gali vėluoti arba sugadinti daiktus.

Ar draudimas apima viską?

Paprastai ne. Standartinis draudimas (CMR draudimas) dengia tik apribotą sumą, dažniausiai apie 8,33 SDR už kilogramą (tai kažkiek eurų). Jei vežate brangų serverį, kuris sveria 10 kg, bet kainuoja 10 000 eurų, ir jis sugenda, gausite tik mažą dalį vertės. Reikia papildomo draudimo („All Risk“), bet jis kainuoja. Nepamirškite to pasirašyti.

Kas atsitinka, jei sunkvežimis sugenda pusiaukelėje?

Tada prasideda nuobodžiausia dalis. Jei biuro perkraustymas į Vokietiją yra labai skubus, gali tekti skubinti pagalbą iš artimiausios serviso stoties. Dažnai reikia perkrauti krovinią į kitą sunkvežimį, o tai kainuoja pinigus ir laiką. Ir vėl gi, viskas priklauso nuo to, ar pasirinkote patikimą bendrovę, ar tą, kurios vairuotojas važinėja su „šiukšlyne“ ratuose.

Ar galima mokėti po atvykimo?

Dauguma firmų to nedaro. Jos nori matyti pinigus prieš išvykstant arba bent jau dalį sumos (avansą). Ypač jei tai naujas klientas. Vokietijoje pasitikėjumas gerai, bet verslas yra verslas. Be to, jei atvykstate ir pradedate ginčytis dėl kainos, gali būti, kad daiktai neiškeliami iš sunkvežimio, kol nesumokėsite (nors tai yra šiurkštus metodas, bet jis pasitaiko).

Kokias paslėptas išlaidas reikėtų tikėtis?

Paslėptų išlaidų visada pilna. Tai gali būti mokestis už liftą (jei jis reikalingas), mokestis už laukimą, mokestis už ilgos distancijos, mokestis už naktinį režimą. Užsidirbti iš to, kad klientai nežino, yra daugelio firmų verslas. Visada klauskite „Ar kas nors dar gali kainuoti?“, nors ir taip negalima būti 100 proc tikru.

Ar saugu naudoti mažas, nežinomas firmas?

Rizikinga. Nors aš pats esu mažos (geros) firmos atstovas (nors jau 20+ metų), tarkime taip, žinau, kad rinkoje yra nemažai „piemenų“, kurie tiesiog nuomoja bėgą ir važiuoja. Jei jums svarbu greitas biuro perkraustymas į Vokietiją, geriau pasirinkti tą, kuris turi savo techniką ir patirtį. O jei pasirinksite pigų variantą be draudimo – tada gailėsite ne tik pinigų, bet ir nervų.

Kaip susitarti dėl mokėjimo, jei nėra EUR sąskaitos?

Reikia pasirūpinti valiutos keitimu iš anksto. Vokietijos firmos dažniausiai nedirba su litais arba kitomis ne EUR valiutomis (nors dabar jau galbūt keičiasi, bet nebu tokia praktika). Užsienyje reikės mokėti EUR, todėl pasirūpinkite, kad bankas neužblokuotų mokėjimo arba nenuimtų didelių mokestį.

Ar verta kreiptis į brokerius?

Brokeriai gali padėti surasti geriausią pasiūlymą, bet jie už tai ima savo mokestį. Jei neturite laiko paieškoti patiems, tai geras variantas. Tačiau būkite atidi, nes kai kurie brokeriai tiesiog perkrauna kainą. Geriau susisiekti tiesiogiai su vežėju, jei įmanoma. Bet kartais brokeris turi gerus kontaktus, kurių jums niekada nerastumėte.

Ar galima taupyti ant dėžių pakavimo?

Nerekomenduoju. Geros dėžės kainuoja, bet jas galima parduoti arba panaudoti vėliau. Jei dėžės suges, galiu užtikrinti, kad turinys taip pat nepataikys. Netaupykite ant pakavimo medžiagų, tai yra tas dalykas, kuris apsaugo jūsų turtą. Greitas biuro perkraustymas į Vokietiją neapsieina be tvarkingo pakavimo, o jei bandysite taupyti ant popieriaus, gausite biudžetinį variantą, kuris neatsilaiko iki Rygos.

Išvada

Na, štai ir viskas iš vieno seno vilko iš logistikos. Nepamirškite, kad laikotarpio pasirinkimas yra pusė sėkmės. Neskubėkite, pasirūpinkite dokumentais ir nesitikėkite stebuklų už pusę kainos. Greitas biuro perkraustymas į Vokietiją – tai sudėtingas procesas, kurį reikia planuoti kaip karinę operaciją, o ne kaip pasivažinėjimą prie miesto. Sėkmės ir tikiuosi, kad jūsų biuras Vokietijoje veiks be trikdžių (ir be baudų). O jei kils klausimų – žinote, kur mane rasti.