Greitas biuro perkėlimas iš Vokietijos visiškai be rūpesčių: Kaip iš tiesų atrodo procesas

Dirbu tarptautinių pervežimų srityje jau virš dvidešimt metų ir matyta daug ko – nuo idealiai planuotų logistikos grandinių iki visiško chaoso, kai vairuotojas praranda dokumentų maišą pietų metu. Dažnai klientai svajoja apie tai, kad viskas vyktų kaip pagal komandą, bet realybėje, kai kalbame apie greitą biuro perkėlimą iš Vokietijos visiškai be rūpesčių, reikia nemažai kantrybės ir tikros patirties. Ne viskas priklauso nuo mūsų, kartais klysta ir patys klientai, arba vokiečių pusės pareigūnai užtinka kelią. Čia pasakysiu taip, kaip yra – be prikaldų, su visais smulkmenais, kurios gali nulemti sėkmę ar naktų nemigą.

Kainos ir biudžeto planavimas: kiek kainuoja ramybė

Ar brangu yra greitas biuro perkėlimas iš Vokietijos visiškai be rūpesčių?

Tai vienas dažniausiai pasitaikančių klausimų, ir atsakymas niekada nėra vienareikšmis. Viskas priklauso nuo to, kiek turite daikto, ar reikia išmontuoti baldus, bei kuriai Vokietijos daliai važiuojame. Jei tai tik kelios dėžės su dokumentais iš Miuncheno, tai kainuos nedaug, bet jei perkeliate visą IT infrastruktūrą iš Berlyno biuro, pinigų prireiks daugiau. Žr., įprastai tokie paslaugų paketai prasideda nuo kelių tūkstančių eurų, jei norite tikro „rakto rankose“ sprendimo. Pinigai užtikrina tai, kad mes pasirūpinsime pakavimu, transportu ir draudimu, o jums nereikės nieko daryti.

Kas daro įtaką galutiniam biuro perkėlimo iš Vokietijos į Lietuvą įkainiui?

Čia yra keletas svarbių dalykų. Pirmiausia, atstumas – ne tas pats važiuoti iš Hamburgo ar iš pasienio miestelio. Antra, patekimas į objektą, ar yra liftas, ar reikės nešti per laiptus rankomis (tai daro didelę įtaką, jeigu daug daiktų). Trečia, degalų kainos ir mokesčiai Vokietijos keliuose, kurie, tiesa sakant, dabar yra ganžiau aukšti. Taip pat įtakos turi tai, kiek dėmesio skirsite dokumentams – jei viską pateisite laiku, mums nereikės laukti ir mokėti stovėjimo mokestį.

Ar į kainą įeina ir dėžių supirkimas bei išnešimas?

Įprastai, kai kalbame apie pilną paslaugą, taip, mes atvežame viską reikalingą – stiprias dėžes, lipdukus, buroklinę popierių. Viską įpakuojame, uždengiame, išnešame į sunkvežimį. Vėliau atvežame į naująją vietą ir išnešame vidun. Bet, žinoma, yra ir variantų, kur klientas sako: „Aš viską jau supakavau“. Tada kaina žymiai mažesnė, bet atsakomybė už sugadintus daiktus (pvz., jei stiklinė lenta nukrito per kelionę) tenka jums, nes ne mūsų pakovymo kaltė.

Kaip išvengti paslėptų mokesčių per kelionę?

Geriausiai viską užfiksuoti raštu. Jei sutartyje parašyta „išnešimas“, klauskite – ar tai įskaitant ir kelis aukštus be lifto? Kartos įmonės (ne mes, žinoma) gali paprašyti papildomai už kiekvieną laiptą. Taip pat, pasidomėkite, ar įskaičiuota vietinė rūbinių išvežimo iš Vokietijos paslauga, jei turite tokios parduotuvės. Nekantraujantiems klientams visada sakau: perskaitykite smulkmenas, dėl ko aš pats kartais nusiperku vaistus nuo galvos skausmo.

Dokumentai ir Vokietijos biurokratija: su kuo reikės susidurti

Kokius dokumentus reikia paruošti norint gauti greitą biuro perkėlimas iš Vokietijos visiškai be rūpesčių?

Būtinai reikės krovininio manifesto CMR, kurį pateiksime mes, tačiau jums reikės turėti inventoriaus sąrašą. Jei perkeliate techniką, reikia jos serijinių numerių. Taip pat svarbu turėti įgaliojimą, jei biuro atstovas negali būti ten fiziškai. Vokiška burokracija yra griežta, todėl, jei trūkssta parašo ant kurio nors lapo, gali būti problemų pasienyje ar iškraunant.

Ar reikia mokėti PVM ar muito, kai vežate biuro įrangą?

Jei esate registruota įmonė ir perkeliate savo nuosavybės (turtą) iš vieno padalinio į kitą, tai paprastai tai laikoma vidiniu įmonės perkėlimu, todėl PVM ar mokėti nereikia. Bet čia labai svarbi teisinė forma – turi būti tvirtas ryšys tarp Vokietijoje registruotos įmonės ir Lietuvoje registruotos. Jei perkeliate parduodamą prekę, tai jau kita istorija, tuomet reikės mokesčių. Aš čia ne teisininkas, bet paprastai mums sukelia daugiausia rūpesčių, kai klientai pamišę ir sumaišo savo daiktus su parduodamomis prekėmis.

Kas nutinka, jei trūksta kai kurio dokumento Vokietijoje?

Tai yra tikra katastrofa (shhh, nebelgink), nes gali užstrigti valandas ar net dienas. Vieną kartą mums truko leidimo iš Vokietijos statybos vadovo išvežti konteinerius su statybinėmis medžiagomis. Vairuotojas turėjo laukti iki ryto, kol atvyko kurjeris su originalu. Dabar visada primenu: turkite visus popierius nufotokopijuotus ir originalus pasirašytus. Geriau daugiau, nei mažiau.

Ar sunku gauti leidimus stovėti prie biuro Vokietijos miestuose?

Vokiškuose miestuose, pvz., Frankfurte ar Štutgarte, tai yra tikras šokas. Negali tiesiog sustoti sunkvežimio „prieangyje“, jei nėra specialaus leidimo. Vietiniai gyventojai iškviesta policiją pareiškia per 5 minutes. Tad mes visada susieju su jumis iš anksto, kad jūsų vokiški partneriai pasirūpintų vietos pažymėjimu. Kitu atveju bus baudos ir nervai.

Fizinis darbas: baldai, technika ir „pavojingi“ dalykai

Kaip tvarkomos kompiuterių serverinės ir jautri technika?

Tai yra pati pavojingiausia dalis. Negali tiesiog mesti serverių į dėžę. Paprastai rekomenduojame, kad techniką atjungtų ir pažymėtų jūsų IT specialistas, o mes užtikriname, kad jie pakuoiami į specialias, amortizuotas dėžes. Vieną kartą (tikrai ne mūsų kaltė) klientas pats užvyniojo monitorių į buroklinę ir staiga jį sulaužė. Dabar draugiškai primenant, mes neleidžiame liesti technikos be mūsų prižiūrėtojo.

Ar moka išmontuoti ir surinkti biuro baldus Vokietijoje?

Žinoma, tai įeina į mūsų kompetenciją. Turime savo meistrus, kurie gali išmontuoti didelę darbo stalų sistemą, o vėliau Lietuvoje ją surinkti atgal. Svarbiausia yra tai, kad visus varžtus ir detalės būtų uždėtos į pažymėtas maišelius. Negali būti taip, kad paskubom viską įmesame į vieną didelį maišą – surinkimas tada tampa galvos skausmu.

Kaip elgtis su didele spinta ar seifu, kuris netilpįs į liftą?

Tai klasika. Vokietijos seni pastatai dažnai turi siaurus lifus arba juos išvis neturi. Tada turime naudoti keltuvus pro langą arba nešti laiptais (aukščiau nei trečiam aukšte tai brangu). Kartais netgi teko išmontuoti seifą (jei tai įmanoma be sprogmenų), nors tai retai. Geriausia iš anksto nufotografuoti erdvę ir atsiųsti mums, kad įvertintumėme galimybes.

Ar saugu duoti vertingus asmeninius daiktus ar pinigus?

Atkreipkite dėmesį – mes ne įmonė, kurios veikla yra brangakmenių ar didelių pinigų gabenimas. Pinigus ir labai brangius asmeninius daiktus (žiedus, dokumentus) reikia vežti su savimi. Draudimas apima fizinį turtą, bet ne šiuos dalykus (kątik aš pats mačiau, kaip vienas vadybininkas dėžėje paliko 10 tūkst. eurų pinigų ir, žinoma, dingo (arba ne, tiesiog užsimiršo) – visa tai teismo bylos). Nedarykite taip.

Kelionės eiga ir vairuotojai: kas vyksta kelyje

Kiek laiko trunka kelionė iš Vokietijos į Lietuvą?

Paprastai tai užtrunka apie 12–16 valandų važiavimo, priklausomai nuo išsikrovimo vietos. Bet jeigu reikia greito biuro perkėlimo iš Vokietijos visiškai be rūpesčių, mes darome planą taip, kad vairuotojas neperdegtų. Jis turi turėti poilsį. Jeigu reikalaujama atvykti anksti ryte, reikės išvykti diena anksčiau arba daryti pertraukas. Saugumas yra svarbiau už jūsų skubą.

Ar vairuotojas gali padėti iškrauti biuro daiktus vienas?

Jei tai tik kelios dėžės, tai taip, jėgų užteks. Bet jei kalbame apie pilną biuro perkėlimą su stalais ir spintomis, vienas vairuotojas nėra pakankamas. Tada mes siūlome du vairuotojus arba papildomą padėjėją Lietuvoje, kuris važiuoja susitikti. Nemanau, kad norite, kad vairuotojui nukristų nugarą, kai jis nešia 80 kg spintą.

Kas daroma, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Tai retas atvejis, nes mūsų technika tikrinama kas mėnesį, bet technika yra technika. Jei įvyksta gedimas, mes iš karto siunčiame pagalbinį automobilį arba organizuojame perkrovimą į kitą sunkvežimį. Tai gali šiek tiek atidėloti terminus, bet stengiamės, kad klientas to nepajustų. Vieną kartą mums sprogo padanga netoli Berlyno, bet vairuotojas buvo toks profesionalus, kad pakeitė ją per 20 minučių.

Ar galima sekti, kur yra krovinys realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS stebėjimo sistemas, tad galiu jums pasakyti tikslą vietą bet kuriuo metu. Tai padeda susiplanuoti, kada reikės būti naujame biure, kad priimtų daiktus. Nereikia vargti ir skambinti vairuotojui kas valandą – jis vairuoja (ir negali kalbėti).

Kaip elgiamasi su muitinės patikra, jei sustabdo?

Kadangi dažniausia vežame įmonių turtą, patikros būna retai. Bet jei įtariančia, kad gali būti prekių, gali sustabdyti. Tada turi parodyti dokumentus. Jei viskas tvarkinga, eina greit. Jei trūksta deklaracijos – gali užtrukti. Mums visada patinka, kai klientai viską užpildo tinkamai, tai mokinė išvengti nereikalingų problemų.

„Be rūpesčių“ mitas: kas iš tikrųjų priklauso nuo jūsų

Ar įmanoma visiškai nedalyvauti perkėlime?

Teoriškai – taip. Mes atvykstame, pakrauname, važiuojame, iškrauname. Bet praktiškai kažką vis tiek reikia – bent jau parodyti duris, patikslinti, kur stovės spinta, ar pasirašyti dokumentus. Jei jūsų atstovas ten nebus, gali kilti nesusipratimų. Vieną kartą mes uždarėm biurą raktus ir išmetėm į pašto dėžutę (kaip prašė), bet vėliau pasirodė, kad jie raktų ten nerado. Dabar visada laikome raktus pas save, kol atvykstate.

Kokias klaidas dažniausiai daro klientai, norėdami sutaupyti?

Daug kas bando patys supakuoti, bet naudoja blogas dėžes (pvz., iš parduotuvės, kurios jau drėgnos). Tada dėžė sugenda, ir viduje esantys daiktai sueina. Taip pat dažnai nenurodo, kurioje dėžėje yra kas, ir vėliau prasideda chaosas ieškant svarbių dokumentų. Pasakykime tiesiog – sutaupyti ant pakavimo medžiagų neverta.

Ką daryti, jei naujame biure dar nėra pasirengę?

Tai ganėtinai dažna situacija – remontas vėluoja. Tokiu atveju mes galime laikinai padėti daiktus į mūsų sandėlį Lietuvoje. Tai nėra nemokamai, bet sutaupysite nervus. Negerai kai krovinius krauna kieme po lietumi (o Vokietijoje lietus dažnai). Geriau sutikti iš anksto.

Ar verta rūpintis draudimu, ar jis įeina į kainą?

Mes visada turime atsakomybės draudimą (CMR polisą), bet jo sumos gali būti nedidelės (pvz., 10 EUR už kg). Jei turite brangią techniką, verta papildomai apsidrausti. Ne kartą girdėjau istorijų, kai įmonės gažo techniką, o jos nėra išmokamos pilnai, nes nebuvo papildomo draudimo.

Kaip aptarnaujami „skubantys“ klientai, kurie viską paskelbė paskutinę minutę?

Stengiamės padėti, bet greitas biuro perkėlimas iš Vokietijos visiškai be rūpesčių neįmanomas per 24 valandas, jei reikia gauti leidimus ar surinkti didelę komandą. Kviečiu planuoti bent savaitę iki, o dar geriau – dvi. Paskutinės minutės skambučiai dažnai baigiasi tuo, kad kainos šokteli į dangų.

Ką daryti su atliekomis – pakuotėmis ir dėžėmis po perkėlimo?

Jei sutarta, mes išvežame ir visą šiukšlių kiekį – buroklinę, senas dėžes. Tai papildoma paslauga, bet taip biuras lieka švarus. Niekas nenori, kad naujame biure stovėtų kalnas išnaudotų dėžių pirmąją darbo dieną.

Ar galima susitarti dėl perkėlimo savaitgaliu?

Vokiškose firmose (parduotuvėse, sandėliuose) savaitgaliai dažnai yra poilsio dienos, reikia specialių leidimų. Bet jei tai paprastas biuras, į kurį galima patekti su kodu, tai galima. Mūsų vairuotojai dirba pagal grafikus, tad reikia tiksliai suderinti laiką, kad nenuvyltum.

Kaip apmokėjimas vyksta – iš anksto ar po?

Įprasta praktika yra išankstinis apmokėjimas (arba dalis), kadangi mes turime išleisti lėšų degalams, mokesčiams ir užsidirbti. Pasitikėjumas abipusis svarbus, bet po 20 metų patirties galiu pasakyti – geriau sutikti dėl sąskaitos išankstinio mokėjimo, kad nebūtų nemalonumų vėliau.

Išvados

Apibendrinant, greitas biuro perkėlimas iš Vokietijos visiškai be rūpesčių yra visiškai įmanomas dalykas, jei jums pasitiki patyrusiais logistikos specialistais. Svarbiausia yra ne tik kaina, bet ir aiškus planavimas, dokumentų tvarka bei atviras bendravimas. Nesitikėkite, kad viskas vyks be jokių nesklandumų – technika gaišta, dėžės plyšta, o vokiečiai griežtai laikosi taisyklių, bet su geru partneriu visus šiuos iššūkius įmanoma įveikti be jūsų nervinimo. Pasidomėkite iš anksto, pasirūpinkite draudimu ir leiskite mums atlikti sunkų darbą, o jūs galėsite mėgautis nauju biuru.