Greitas biuro perkėlimas iš Vokietijos su visa įranga: neidealus vadovas

Sveiki, tą kalbėsiu kaip draugui prie alaus, nors dabar ir 10 ryto. Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų, maždaug nuo tada, kai Vokietijoje dar nebuvo tiek visokių „Autobahn“ ribojimų, o ir pervežimai buvo... tarkime, laisvesni. Jei jums greitas biuro perkėlimas iš Vokietijos su visa įranga kyla kraujospūdį, suprantu. Vokietai yra žmonės, kur mėgsta tvarką (Ordnung), o kai tu atvažiuoji su savo „lietuvišku greičiu“, tenka suderinti dvi skirtingas pasaulius. Čia ne tik apie tai, kaip įkrauti stalą į furgoną. Čia yra loginis grandinėlė, kur viena trūksta – ir viskas sustoja pasienyje su muitine. Paaiškinsiu, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių brošiūrų, o kartais ir be taisyklių, nes kiekvienas perkėlimas savotiškas kaip piršto atspaudas.

Kas reikia žinoti prieš pradedant (ir kodėl verčiau negalvoti apie alkoholį)

Kaip tiksliai susitvarkyti laiką, kad viskas neisušuktų į ropę?

Visada sakau klientams – pradėkite planuoti vėliausiai prieš mėnesį, o jei kalbame apie didelius biurus, tai geriau ir anksčiau. Greitas biuro perkėlimas iš Vokietijos su visa įranga įmanomas tik tada, kai turite aiškų planą, o ne „paniką prieš valandą“. Reikia susitarti su savo komanda, padalyti pareigas, kas pakuoja asmeninius daiktus, o kas palieka mums. Vokietijos pusėje taip pat reikia laiko, nes išsinuomoti liftą arba leidimą stovėti sunkvežimiui prie pat įėjimo gali užtrukti ilgiau nei manote. Nesikreipkite į mane penktadienį vakare ir neklausykite, ar spėsime pirmadienį – paprasčiausai nespėsime gerai.

Ar tikrai reikia tų visų sąrašų ir inventorizacijos, ar tai galima praleisti?

Žinau, kad niekas nenori rašyti tuos Excelio lentelių, bet pasitikėkite manimi – be jų bus siaubas. Ypač jei keliaujate per sieną. Vokietai mėgsta, kai viskas yra surašyta: kiek stalių, kompjuterių, ar yra kokių nors brangių dalykų. Be to, jei dingsta kažkas mažesnio (pvz., puodukas ar pelė), inventorizacija padeda susitvarkyti su draudimu. Esu matęs situacijų, kai klientai sako „važinėjam“, o pasienyje pasirodo, kad jie veža tris seifus, apie kuriuos niekas nežinojo. Tai tikras košmaras ir laiko švaistymas. Geriau praleisti valandą rašant, nei tris dienas ginčijantis su muitininkais.

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka toks greitas biuro perkėlimas iš Vokietijos?

Tai priklauso nuo to, ką vadinate „greitu“. Mažam biurui (5-10 žmonių) pakanka vienos dienos, jei viskas paruošta. Esu matęs, kaip per 8 valdas išsivežė viską iš Miuncheno centro. Bet didelį biurą (50+ žmonių) su visais serveriais ir archyvais perkeliant per vieną dieną – tai nerealu, nebent jūs turite penkias brigadas ir neapsirūpinkite miegu. Paprastai planuokite dvi dienas: pakavimas / išvežimas iš Vokietijos ir iškrovimas Lietuvoje (arba atvirkščiai). Jei kas nors pasako, kad viską padarys per 4 valandas, gerai pagalvokite, ar jis nerašo ant bulių.

Ką daryti su darbuotojais, kad jie ne trukdytų?

Geriausia juos paprašyti nedirbti tą dieną arba nusiųsti į namus dirbti distanciškai. Esu matęs, kaip vadybininkai stovi su kompiuteriais ant rankų ir klausia „kada galėsiu dirbti?“, kai mūsų vyrai bando nešti per juos didžiulę spintą. Tai saugumo klausimas ir efektyvumo klausimas. Jei darbuotojai išsiveža savo asmeninius daiktus iš stalų iš anksto, tai greičiau pusės darbo sumažina mūsų darbą. Nenaudingai stovėti viršuje ir „kontroliuoti“ kiekvieną judesį – tik sulėtins procesą.

Ar reikia kokios nors specialios leidimų Vokietijos miestuose?

O taip, ypač jei esate dideliuose miestuose kaip Frankfurta, Berlynas ar Hamburgas. Negalima tiesiog sustoti „kur beja“ su 7,5 tonų sunkvežimiu. Reikia iš anksto susitarti su miesto savivaldybe dėl laikino stovėjimo leidimo (Sondererlaubnis). Vieną kartą turėjome situaciją, kai klientas to nepadarė, ir mums teko važiuoti ratu aplink kvartalą, kol vairuotojas ieškojo vietos parkuoti. Praradome valandą, gavome baudą (kurią, žinoma, mokėjo klientas), o nervai buvo išdegę. Taigi, nepamirškite apie šį smulkmeną, ji gali brangiai kainuoti.

Kodėl kai kurios firmos kainuoja gerokai pigiau nei kitos?

Paprasčiausias dalykas – draudimas ir kvalifikacija. Pigios firmos dažnai dirba „iš šoninio kelio“, be tinkamų dokumentų, o jei nutinka avarija, jūsų biuro įranga dingsta be pėdsakų. Aš asmeniškai verčiu mokėti daugiau už ramybę. Dar dažnai taupo ant darbuotojų – vietoj trijų krovėjų siunčia du, jie išseksta, pradeda dirbti blogiau, o tada tavo brangus serveris nukrenta laiptais. Biuro perkėlimas iš Vokietijos nėra vieta, kurioje galima taupyti pinigus, jei vertinate savo duomenis ir turimą turtą.

Vokietijos realijos: dokumentai, kainos ir nemalonios staigmenos

Kaip tai veikia su muitine, ar reikės mokėti mokesčius?

Jei perkeliate biurą, tai laikoma prekių judėjimu tarp ES šalių, taigi muitų neturėtų būti. BET (ir tai didelis bet), jūs turite teisingai užpildyti transporto dokumentus (CMR). Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir Vokietijoje, tai dažniausiai vyksta PVM atskaitos tvarka (intra-community supply). Jei nežinote, kas tai, klauskite savo buhalterio. Buvau atvejų, kai klientai bandydami sutaupyti pateikdavo klaidingas duomenis, o muitinė uždarydama sieną. Geriau leiskite man pasirūpinti dokumentais, aš žinau, ką jie nori pamatyti.

Kiek tiksliai gali kainuoti toks reikalas, jei žiūrėti realiai?

Nekanaloju kai klauso „kiek stovi kilometras“. Kainą lemia ne tik atstumas, bet ir kiek darbo valandų, kiek reikia ypatingos įrangos (keltuvai), kiek aukštų be lifto. Pavyzdžiui, paprastas biuro perkėlimas iš Vokietijos (tarkime, iš Berlyno į Vilnių) su vidutiniu kiekiu baldų gali kainuoti nuo 2000 iki 4000 eurų. Jei daugiau technikos, reikia ypatingo dėjimo, kainos šoka. Geriausia – siųskite man nuotraukas arba vaizdo įrašą, aš paskaičiuosiu realiai, o ne „iš oro“. Be to, degalų kainos Vokietijoje dabar tokios, kad akys išlenda, tai tai taip pat įeina į kainą.

Ar verta taupyti ant pakavimo medžiagų?

Niekada. Vokietijos keliai gali būti lygūs, bet Lietuvoje arba ties pat siena jie gali tapti... įdomesni. Naudokite kokybiškas dėžes, burbulių plėvelę, stiprią juostą. Esu matęs, kaip brangus „Apple“ technika buvo padėta į senas, sugedusias dėžes be užkilpo. Atėjo į Lietuvą – viskas susilaužyta. Dėžė kainuoja 1-2 eurus, o monitorius – 500. Kur logika? Aš visuomet pasiūlau pakavimo paslaugas, nes mūsų vyrai tai daro greičiau ir saugiau nei jūsų IT specialistai, kurie pirmą kartą laiko rankoje pakavimo juostą.

Kas dėl to PVM, ar mes jį gauname grąžinamą?

Tai techninis klausimas, bet svarbus. Jei vežate savo turtą, tai dažniausiai netaikomas PVM importui (arba taikomas 0 proc. tarifas), jei pateikiate teisingus dokumentus. Bet jei perkeliate biurą kitai įmonei, tai gali būti įprasta prekyba. Aš čia ne ekspertas (geriau klauskite buhalterio), bet dokumentus galiu pateikti taip, kad jie patenkintų. Svarbiausia – nepamirškite PVM mokėtojo kodų. Be jų viskas sustoja.

Ar galima keliauti su pavojingomis medžiagomis, pvz., valymo priemonėmis?

Biure visada yra kažkokių chemijos – popieriaus, skalbimo priemonių, o gal net ir dujų balionėlių vandens. Tai yra pavojingas krovinių kategorija (ADR). Negalima tiesiog užmesti indų valymo priemonių į furgoną tarp kompiuterių. Jei sulaudo, baudos milžiniškos, o gėda – dar didesnė. Geresnis variantas – išmesti arba sunaikinti tas chemijas Vokietijoje (jie tai puikiai atlieka) ir nusipirkti naujų čia. Netaupykite 10 eurų valymo priemonėms, kai rizikuojate visą krovinį.

Kas daryti, jei negalima iš karto įvežti į naująją patalpą?

Tai dažna problema. Naujieji biurai dažnai vėluoja su remontu. Mes turime sandėlius Vokietijoje (Duisburgas, Miunchenas) ir Lietuvoje. Galime viską parsivežti, iškrauti į sandėlį ir laukti, kol jūs pasiruošiate. Tai keliauja brangiau, bet sutaupote nervų. Buvo atvejis, kai klientas laukė raktų 3 savaites, o jo biuras stovėjo mūsų sandėlyje. Gerai, kad turime tokią galimybę, o ne važinėjame su pilnu furgonu aplink miestą kaip kvailys.

Baldai, technika ir tų serverių jausmai

Kaip saugiai pervežti serverius, kad jie neiamžytų?

Serveriai yra jūsų verslo širdis, jei juos sugadinate – verslas stabtas. Juos reikia išjungti tinkamai (ne ištraukti lizdą!), užfiksuoti kabelius (nuotraukos yra geriausios) ir įdėti į specialias, amortizuotas dėžes. Negalima jų mesti ant grindų furgone. Vieną kartą (be pavardės) matęs, kaip IT specialistas „išmanėjai“ užkrovė serverį ant paprastos dėžės ant viršaus. Atėjo į Lietuvą – visas vidus išlindo. Taigi, duokite mums tai padaryti, mes turime patirties ir įrangos. Greitas biuro perkėlimas iš Vokietijos su technika reikalauja ypatingo dėmesio.

Ar vertima išardyti baldus ar bandyti nešti surinktus?

Tai vienas pagrindinių klausimų. Didelės sistemos, posūkės, staliniai skydeliai – turi būti išardyti. Pabandykite nešti surinktą 3 metrų ilgio stalą per vokiško namo koridorių su posūkiu... gausitųsi nuplėštas tapetas ir sulaužytas stalas. Mūsų meistrai išardija, visus varžtus ir detales užpako į maišelius su užrašais („kairė pusė“, „viršus“). Taip pat pigiau ir saugiau transportuoti, nes telpa daugiau. Surinkimas čia jau jaukas reikalas, bet su instrukcijomis mes susitvarkome greitai.

Kas daryti su IT infrastruktūra, kabeliais ir visais tais „spider-web“ daiktais?

Prieš išjungiant viską, nufotografuokite viską iš galų. Kabelių valdymas yra košmaras. Jei bandysite tiesiog ištraukti viską ir mesti į krūvą, vėliau surinksite tai dvi dienas. Mes galime padėti išardyti ir pažymėti kabelius, bet geriau, jei jūsų IT žmogus tai padarys, jis žino, kur kas eina. Niekada nepykite ant mūsų vairuotojų, kad jie nemoka prijungti „Cisco“ routerio – mūsų darbas vežti, ne programuoti. (Nors kai kurie seni vilkai jau ir tai moka).

Ar galima pervežti augalus ir kaip jie išgyvens?

Biuro augalai – tai kita istorija. Jie turi gyvybę, bet muitinė juos laiko kaip augalinį substratą. Reikia fitosanitarinių pažymų, o tai papildomi pinigai ir galvos skausmas. Be to, žiemoje furgone gali būti per šalta arba per karšta. Jei kiekvieną rytą turite krapštoti savo fiksą, geriau jį palikite kolegai dovanai Vokietijoje ir nusipirkite naują čia. Taip sutaupysite ir pinigų, ir nervų, nes augalai dažnai tiesiog nugęsta po kelias dienas trukusios kelionės be šviesos.

Ar saugu laikyti duomenis kietuosiuose diskuose pervežimo metu?

Techniškai diskai yra gana atspariai smūgiams, bet vibruojantis sunkvežimis nėra jų geriausias draugas. Geriausia pasidaryti backup (atsarginę kopiją) prieš išvežimą. Aš niekada negarantuodu, kad fizinis smūgis neįvyks, net ir su geriausia pakavimo medžiaga. Jūsų duomenys verti daugiau nei tie diskai. Darbuotojai dažnai pamiršta išimti savo nešiojamuosius kompiuterius iš stalų – pasitikrinkite, kad nė vienas neliko paslėptas po spauda.

Ką daryti su didžiuliu spausdintuvu (pvz., Xerox ar Canon)?

Tie monstrai sveria tiek, kad kartais reikia ne tik stiprių nugarų, bet ir specialių keltuvų. Jie turi būti paruošti transportavimui – užfiksuotos judančios dalys, išpilti dažai (jei įmanoma), pašalinti dėžės su popieriumi. Negalima tiesiog jį stumti į furgoną. Vieną kartą teko iškrauti tokią bestiją pro langą, nes lifte neįlėdė (gaila, kad nebuvo vaizdo įrašo). Biuro perkėlimas iš Vokietijos su tokiu inventoriumi reikalauja techninės apžiūros prieš kelionę.

Kas gali nueiti ne taip (ir paprastai nueina)

Kas nutinka, jei vairuotojas susilaužo arba sugenda mašina?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Aš turiu draudžiančią kompaniją, o ne „vairuotoją iš kaimo“. Jei sugenda, mes siunčiame pagalbą arba kitą furgoną. Tačiau tai reiškia vėlavimą. Jei jums būtina, kad viskas būtų rytą ryto, turite turėti „Plan B“. Negaliu aš užgožti fizikos dėsnių arba mechaninių gedimų. Esu matęs, kaip degės padangos netoli Magdeburgo, o viduryje buvo 30 serverių. Viskas baigėsi gerai, bet adrenalinas buvo didelis.

Ar viskas vyksta tiksliai laiku, kaip suprantu „greitą perkėlimą“?

Žodis „greitas“ yra santykinis. Jei sakyčiau, kad visada būname lygiai laiku, aš meliau. Yra eismo įkapių, yra nelauktų patikrų, yra klientų, kurie neatidaro durų. Vokietijoje Bau (statybos) darbai gali uždaryti kelią. Mes stengiamės būti taiklūs, bet turite kantrybės atsargos. Jei planuojate pirmąjį darbo dieną naujame biure pirmadienį, verčiau vežkite sekmadienį arba ankstesnį penktadienį. Nedarykite spaudimo paskutinę minutę.

Kaip pasirinkti tikrai patikimą vežėją, o ne sukčius?

Pažiūrėkite, ne į svetainės nuotraukas (tos gali būti nupirktos), o į realius atsiliepimus, juridinį statusą. Ar jie turi realų sandėlį? Ar telefonas atsiliepia? Jei jums atsako tik el. paštu po trijų dienų – bėkite. Dar paprasčiau – klauskite draugų. Lietuva maža, jei kas sukiuojo galva, apie tai sužinosite. Aš čia jau 20 metų, ir mano pavardė man yra geriausia reklama (bei blogiausia, jei kažką nusipytčiau, ko dievas duokit).

Ar dažnai dingsta daiktai arba suyža?

Su mumis – ne, bet girdžiu istorijas apie kitas firmas. Jei pasirašote krovininį kvitą (CMR) ir jame nėra nurodyta, kad stalo koja sulaužyta, vėliau neįrodysite. Turime būti atsargūs ir užfiksuoti būklę prieš ir po. Esu matęs, kaip dingsta visos „degtukinės“ – smulkmenos, bet erzinančios. Todėl sakau – paslėpkite brangiausius daiktus į savo kišenę arba bagažą, neįkraukite į bendrą furgoną be sąrašo.

Ką daryti su statybinėmis atliekomis po perkėlimo Vokietijoje?

Negalima palikti šiukšlių! Vokiečiai labai griežti dėl švaros. Jei išsivežiate biurą, turi palikti tuščias ir švarias patalpas. Jei paliksite senius baldus ar dėžes, savininkas išsiuntins specialią kompaniją, o sąskaitą atsiųs jums. Ji bus didelė. Mes galime padėti surūšiuoti atliekas ir nuvežti į šiukšlių pervežimo punktą Vokietijoje. Už tai imamas mokestis, bet jis mažesnis už baudą už nešvarumą.

Ar reikia draudimo, ar jis tik papildomas uždarbis?

Draudimas nėra pasirinkimas, tai būtinybė. Kasko draudimas apsaugo jus nuo visų nelaimių kelyje. Nors aš vairuoju saugiai, kiti kelyje gali vairuoti ne taip. Už 100-200 eurų (priklausomai nuo vertės) gausite ramybę. Nekanaloju, kai žmonės taupo ant draudimo, o tada verčia rašyti prašymus „dėl humaniškumo“. Tai mano verslas, aš turiu būti atsakingas.

Kas daryti, jei kelionėje lyja arba sniego?

Vokietijoje oras gali pasikeisti per valandą. Jei lyja, mes naudojame plastikines uždangas, bet drėgmė vis tieka įeina į furgoną. Jei turite daug popieriaus ar dokumentų (archyvą), juos reikia kruopščiai uždaryti į plastikines dėžes. Buvo atvejis, kai vandens nutekėjimas per dangčiaus įtrūkimą sugadino kelis dėžutes su dokumentais. Nors viską atlyginome, dokumentų atkūrimas kainavo brangiau. Žiemos metu taip pat saugokite elektroniką nuo šalto – furgonas nešildomas.

Kodėl biuro perkėlimas iš Vokietijos toks sudėtingas lyginant su paprastu butu?

Nes čia ne tik baldai, čia verslas. Bet kuri minute sustabdžius veiklą, jūs prarandate pinigus. Atsakomybė didesnė, įranga brangesnė, o dokumentai svarbesni. Butą galima apeiti su dėžėmis per savaitę, o biurą reikia pajungti per valandą. Dar pridedame kalbos barjerą, kitas taisykles, muitines. Bet kai viskas susideda ir klientas pasako „ačiū, dirbate kaip laikrodis“, tai to verta.

Išvada

Na, tiek apie šią chaosą, vadinamą logistika. Greitas biuro perkėlimas iš Vokietijos su visa įranga nėra bėgimas maratoną, tai gerai suplanuotas strateginis žingsnis. Jei bandysite tai padaryti patys be patirties, praradote ne tik pinigus, bet ir galėsite likti be verslo keletą dienų. Pasitikėkite profesionalais, bet ir patys nedarykite kvailysčių (kaip pervežti vazonių su žeme arba užmiršti pasirašyti aktus). Gerai susitarkime, išsiaiškinkite dokumentus ir viskas bus gerai. O jei kils klausimų – tiesiog paskambinkite, aš visada pasakysiu kaip yra iš tikrųjų, o ne kaip parašyta vadovėlyje. Sėkmės naujoje vietoje!