Greitas biuro perkėlimas iš Vokietijos su rūpesčių valdymu: Kas slypi už užuolaidų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti vienalubį – viena diagnozė, kai klientas skambina ir sako, kad reikia viską perkelti „vakar“. Viskas prasideda nuo panikos, baigiasi įsisenėjusiais drabužiais ir dėžėmis, kurios nėra pažymėtos. Ypač kalbant apie biuro perkėlimą iš Vokietijos. Ten viskas turi būti taip: Ordentlich – tvarkingai. Bet mūsų darbas yra tikrai ne tik apie vairavimą. Pagrindinis dalykas čia yra rūpesčių valdymas, t.y., tai, kad klientas neturėtų galvos skausmo dėl to, kaip padaryti, kad serveriai neišsijungtų, o architektūrinis maketas neliktų Miuncheno airport'e. Ne viskas taip lygu ir paprasta kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio, ypač kai kalbame apie greitą perdavimą, bet su dideliu kiekiu „pavojingų“ krovinių.

Pagrindinės organizacinės painiavos

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka greitas biuro perkėlimas iš Vokietijos su rūpesčių valdymu?

Tai pagrindinis klausimas, kurį girdžu kas antrą kartą. Jei kalbame apie standartinį biurą Berlyne ar Hamburge ir perkėlimą į Vilnių, tai techninis įvykis – tai dvi dienos viena kryptimi su grįžimu. Tačiau jei reikia įtraukti rūpesčių valdymą, t.y išpakuoti, viską sujungti ir padaryti taip, kad rytoj žmonės galėtų dirbti, tai papildomai užtrunka dar vieną ar dvi dienas. Turiu omenyje, kad dažniausiai trukdo didmiesčiuose bei vokiškas biurokratinis „precizitumas“ prieš išvežimą.

Ar tikrai galite pasirūpinti viskuo, aš neturėčiau dalyvauti?

Taip, tai ir yra mūsų darbas. Greitas biuro perkėlimas iš Vokietijos su rūpesčių valdymu reiškia, kad mums tereikia raktų ir prieigos prie sistemos. Pats geriausias variantas yra tas, kai vadovas atvažiuoja tik pirmadienį rytą į naująjab vietą ir pamažo, kad viskas veikia. Žinoma, kartais reikia sprendimų dėl敏感vų dokumentų ar asmeninių daiktų, bet apie tai paprašome pasirūpinti iš anksto, kad mūsų darbuotojai nebeliektų su krautu, kurio negali liestis.

Kokia situacija su parkavimu Vokietijos miestuose?

Tai yra vienas didžiausių nemalonumų. Vokiečiai yra labai griežti dėl statų. Net jei mes turime tinkamą transportą, gali būti, kad reikės iš anksto gauti leidimą užimti 3 vietas gatvėje. Kartais tenka įsitarti su gatvių priežiūra ar net vietiniais, kurie nenori matyti sunkvežimio po savo langais (ypač Dusetose ar pan. – čia juokauju, odau Vokietijoje, pvz., esant senamiestyje). Vienas kartą mums teko statyti mašiną už kelių kvartalų ir nešti dėžes per rankas, nes vietinis pareigūnas nepanoro leisti užstatyti vietos.

Ar priimate ir asmeninius daiktus darbuotojų?

Žinoma, darbuotojai visada turi pasislėpę ką nors nors savo. Vien arbatinuką, kitą – augalą ar naminius rūbus spintoje. Tai nėra problema, jei mes žinome apie tai anksčiau. Bet problema atsiranda, kai pasirodo, kad kelios dėžės yra pilnos ne biuro reikmenų, o, sakykime, senų padangų ar statybinių atliekų. Tuose atvejuose mums reikia keisti kainą, nes tai jau nėra standartinis tarifas, o papildomas svoris.

Ar dirbate savaitgaliais?

Dirbame, jei reikia. Ypač kai kalbame apie tai, kad greitas biuro perkėlimas iš Vokietijos su rūpesčių valdymu turi būti baigtas prieš rytojaus darbo valandas. Vokiškos kompanijos dažnai nenori, kad trukdytų jų darbo laikui, todėl tenka krauti sekmadienio vakare arba net naktį. Tai brangiau, bet efektyviau, kadangi nėra trukdžių nei kelyje, nei patyse objektuose.

Ar reikalinga asistentė vietai (vadybininkui)?

Būtina. Ypač kai kalbame apie Vokietiją, kur viskas dokumentuojama iki smulkmenų. Mūsų vadybininkas su tavimi tiesiog bendrauja, pereina įrankius, prižiūri, ar prieinamas liftas, ar nereikia statybos lifto. Be šio koordinavimo, tiesiog įkrovus mašiną gali atsirasti situacija, kai kažkas pamiršta, o mes jau esame ant kelio A9.

Vokietijos specifika ir dokumentai

Ką daryti su muitinės formalumumis, jei vervesi techniką?

Čia visada yra delicatės zona. Paprastai, jei tai įmonės turtas, judėjimas tarp ES šalių laisvas, reikia tik tinkamo pristatymo dokumento CMR ir inventoriaus sąrašo. Bet jei ta technika sena, arba jei yra kažkokių asmeninių daiktų, kurie gali būti įtarinėjami prekyba, tai gali kilti problemų. Geriausia turėti visus pirkimo pavedimus pasiekiama. (Žiauriau sakant – nešk narkotikų ar prekių be sąskaitų, tai akivaizdu, bet kartais žmonės pamiršta, kad senas PC gali būti įtarinėjamas).

Ar Vokietijos įmonės reikalauja specialių draudimų?

Daugumoje atvejų taip, ypač didelės korporacijos ar farmacijos sektoriuje. Jos neleis jums nieko nulysti, kol neparatysite „Haftpflichtversicherung“ (atssakomybės draudimo) ir transporto draudimo polisų. Tai nekelia mums problemų, mes tai turime, bet klientas tai sužinoja tik tada, kai vokiškasis administratorius uždaro duris prieš akis. Todėl visada patariu pasirūpinti šiais popieriais iš anksto.

Kaip elgiatės su dėžėmis be etikečių?

Tai manojimasis. Žiauriai negerai, bet vyksta. Turime buvę atvejų, kai vokiškas biuras tiesiog sumetė viską į krūvas parašę „Lietuva“. O pas mus – viskas turi būti surūšiuota: „Vadovas“, „Buhalterija“, „Archyvas“. Jei ateiname matyti chaosą, tai pridėsime prie galutinės sumos organizavimo mokestį, nes mūsų darbuotojai nebegali skirti valtymo popieriaus nuo brangaus serverio.

Ar yra skirtumas tarp Rytų ir Vakarų Vokietijos logistikos?

Yra, vienas štai toks nepatogus dalykas – keliai. Vakaruose viskas puiku, bet Rytuose, pvz., netoli Dresdeno arba Brandenburge, keliai gali būti labai prastesni, o statybos darbai begaliniai. Be to, Rytų Vokietijoje sunkiau rasti greitą pagalbą, pvz., kėlimo techniką. Tenka vežti techniką iš Berlyno, o tai užtruukia. Tai reiškia, kad tavo greitas biuro perkėlimas iš Vokietijos su rūpesčių valdymu gali pavėluoti dėl šių logistinių smulkmenų.

Ar mokate duoti sąskaitą-faktūrą iš karto?

Taip, mes dirbame oficialiai. Vokiškos įmonės to ir tikisi. Joms nereikia „vokų“, joms reikia sklandaus apskaitos proceso. Pateikiame sąskaitą su mokesčiais, viskas tvarkingai. (Jei kas ką nors nori „be PVM“, tai mes su tokiu žmogumi nekalbame, nelabai verta rizikuoti licencija).

Kas nutinka, jei panašinu dėžę per dideliam svoriui?

Pas mus taip nėra, nes mes matuojame svorį prieš įkrovą. Bet yra buvę, kad klientas sako „o, tai tik knygos“, o viduje yra svaresnių dalykų. Jei viršijame leistiną ašies apkrovą, tai ne tik baudos už kelyje, bet ir pavojus mūsų mašinai. Todėl stengiamės patikrinti kiekvieną dėbės, ypač jei tai archyvai – jie pasidaro neįtikėtinai sunkūs.

Technika, rizikos ir kainos (arba pinigai kalba)

Kodėl biuro perkėlimas brangesnis nei buto?

Kadangi biure yra daugiau jautrios technikos, baldų, kur reikia išmontuoti ir sumontuoti, bei reikalingas didelis organizavimas. Negali tiesiog įmesti visko į mašiną. Reikia išjungti serverius, juos supakuoti, uždengti grindis, kad nebraižytum koridoriaus. Vokiškas biuras yra šalto kraujas, jei padarysi žalą, jis reikalaus pilno atstatymo. Todėl kaina apima ne tik fizinį darbą, bet ir atsakomybę.

Ar padeduoti serverius ir it techniką?

Tai, Žinoma, įdomus klausimas. Mūsų vairuotojai fiziškai gali nuleisti serverį žemyn, bet jie nėra IT specialistai. Jie gali pajungti kabelius į lizdus, jei viskas pažymėta spalvotomis etiketėmis. Bet jei reikia konfigūruoti tinklą, mes to nedarysime. Patariu pasikviesti IT žmogų, kuris stebėtų procesą, nes vairuotojas gali sumaišyti maitinimo laidą ir padaryti trumpąjį jungimą. (Čia nepamenu, kodėl vieni laidai yra mėlyni, kiti raudoni, bet geriau, kad IT žino).

Kuo skiriasi biuro perkėlimas iš Vokietijos ir, pvz., iš Lenkijos?

Vokietijoje labai didelis dėmesys skiriamas saugumui ir pakoalimui. Reikia daugiau medžiagos, daugiau apsaugos kampų, o vokiečiai patikrina viską tris kartus. Lenkijoje ar Čekijoje dažniau galima susitarti „gyvai“, o Vokietijoje reikia viską užfiksuoti. Be to, Vokietijoje dirbimo laikas yra labai griežtai reglamentuotas – jei vairuotojas vairavo per ilgai, jis privalo sustoti. Tai gali lemti delybas su terminu.

Ar į kainą įeina pakavimo medžiagos?

Įprastai įeina standartinis pakavimas – folija, dėžės, lipdukas. Jei reikia specialių dėžių kompiuteriams, arba minkštų dėžių taurėms (o biure jų yra daug), tai tai papildomai. Kai pervežame biurą, taurių dažniausiai yra daugiau nei pačių kompiuterių, nes vokiečiai mėgsta gerti kavę iš porceliano.

Kas daro rūpesčių valdymą toks „specialus“?

Tai yra tas momentas, kai mes einame į objektą, pamatome chaosą ir tiesiog pradedame dirbti. Mes ne klausiam „kur tai statyti“, mes patys sudarome planą, sprendžiame, kur dėti stundus, kad neužtruktų. Tai reiškia, kad klientas gali tiesiog nusišluostir nuo rankų ir eiti į verslo pasitarimą. (Arba į kavos pardotuvę, kas dažniau ir happens).

Ar yra kokia nors „pavojinga“ vieta Vokietijoje pervežimams?

Žinoma, vairuotojams nesėkmės yra vieno kelio – Ruhr sritis. Ten eismas yra neapsakomas. Jei ten užstringi, tai gali praeiti valanda ar dvi. Taip pat kalnų perėjos tarp Bavarijos ir Austrijos, jei ten važiuojame, bet tai retai. Didžiausias rizikos faktorius yra neprognozuojamas eismas, kuris gali sugriauti net tobąiausiai suplanuotą greitas biuro perkėlimas iš Vokietijos su rūpesčių valdymu grafiką.

Kaip elgiamės su baldų išmontavimu?

Montuojame ir išmontuojame. Tai standartinė paslauga. Ypač tų didelių vokiškų sistemų, kurios be instrukcijų atrodo kaip erdvinės geometrijos uždaviniai. Mūsų meistrai jau pamatė viską, bet vistiek kartais reikia pasukti galvą, kad surastume statramsčius. Viską pažymime, kad surinkdamas nenukentėtų joks varžtas.

Ar įmanoma pervežti sekantįjį raktą ar seifus?

Tai problematiška. Seifus dažniausiai reikia išpakuoti, numesti svorį arba keisti kodą, jei jis pamirštas. (Vėlgi, nenurodysime konkrečių metodų, kad mums nereikėtų kalbėtis su policija). Sekantysis raktas – taip, jei yra saugus, uždarytas dėžėje ir perduodamas vadybininkui, o ne paliekamas statinėje prie vairo.

Ką daryti, jei dingsta dėžė?

Tai blogiausias scenarijus. Paprastai to nedarydama, nes viską užrašome. Jei dėžė dingsta, mes padengiame žalą pagal draudimą. Bet su vokiečiais, kurie viską užrašę net ant kiekvieno pieštuko, nėra vietos pasigesti. Todėl turiu tiek uždirbęs sakant – geriau patikrinti tris kartus, nei ieškoti dingusios dėžės su svarbiais dokumentais prieš sieną.

Smulkmenos ir nesubrendę mintys

Ar reikia mums mokėti už Vokietijoje esančius darbuotojus?

Ne, mums atvežame savo komandą. Tai pigiau ir efektyviau. Mūsų žmonės kalba lietuviškai ir supranta vienas kitą be žodžių. Vokiškas darbuotojas niekada nedirbs taip greitai kaip mūsų (neatsiprašau, bet tai tiesa, jie tiesiug laikosi taisyklių per griežčiau, o mes stengiamės padaryti greit).

Ar galite atvežti dėžes į sandėlį, ne į biurą?

Žinoma. Kartais biuras dar nebaigtas remontuoti, o reikia išmesti senąją vietą. Tada mes vežame į laikiną sandėlį Lietuvoje (arba Vokietijoje, jei reikia) ir laukiamas tol, kol pasirašomi sutartys. Tai brangiau, bet suteikia daugiau laiko vadovui.

Ar saugu palikti daiktus mašinoje naktį?

Stengiamės to nedaryti. Bet jei reikia, mašina užrakinama, stovi saugumo aikštelėje su vaizdo kameromis. Tačiau visada yra rizika. Geriau, krovinys juda. Jei turime stovėti, tai prieš tai apdraudžiame krovinią papildomai arba stovime saugumo aikštelėje, kurioje moka už saugumą (tai įeina į sąskaitą).

Ar atsisivelgiate į klimato sąlygas?

Žinoma. Žieminės padangos, grandinės (jei reikia kalnuose). Vokietijoje žiema gali būti šalta, sniego gausu. Jei tenka vairuoti sniege, tai vairuotojas daugiau pavargsta ir važiuoja lėčiau. Todėl terminų tenka koreguoti. (Žinoma, jei oras yra -25, tai nevežiame, nebent kas labai skubu).

Ką daryti su pašalinių dalykų atliekomis?

Kartais reikia išmesti senus baldus. Mes tai padarysime, bet jei tai didžiulis kiekis, tai reikės rasti specialią užsiėmimą atliekomų kompaniją Vokietijoje, nes ten taisyklės griežtos. Negalima tiesiog užmesti į pirmąją konteinerį gatvėje.

Ar turite referencijų iš Vokietijos klientų?

Turime ir Lietuvoje, ir Vokietijoje. Didelės mažmenininkų grandinės, mažos IT firmos. Visi sako, kad rūpesčių valdymas – tai didžiausia vertė. Jie nė nemažia, kas ir kaip vežiama. (Galiu nusiųsti kelis el. paštus, jei reikės įtikinti savo viršininką, kad mes ne „keliauninkai“).

Ar tikrai verta rūpintis rūpesčių valdymu?

Jei laikas svarbiau už pinigus, tai absoliučiai taip. Jei nori sutaupyti ir pats eiti su dėžėmis – sėkmės. Bet įsivaizduok, kad rytoj turi konferenciją, o tu gaudysi dėžę su spausdintuvu. Aš asmeniškai pasirinkčiu ramybę. Profesionalus greitas biuro perkėlimas iš Vokietijos su rūpesčių valdymu iš tikrųjų sutaupo tiek nervus, kad jų vertė viršija kainą.

Galiausiai, kodėl rinktis būtent jus?

Nes nebijome dirbti. Mums neapsunkina sunkiūs kroviai, neapsunkina chaosas, neapsunkina vokiškas biurokratiškumas. Mes jau matėme viską – nuo dėžių su širmukais iki serverinių, kurios reikėjo pervežti su specialiu termokonteineriu.

Išvada

Viskas, ką jums reikia žinoti, iš tikrųjų sumažėja iki paprasto dalyko – pasirinkti patikimus žmones, kurie ne tik pasako, kad gali, bet ir turi patirties spręsti problemas realiu laiku. Greitas biuro perkėlimas iš Vokietijos su rūpesčių valdymu nėra tik apie fizinį pernešimą, tai apie jūsų ramybę ir verslo continuumą. Negerai, kai logistika stabdo verslą, ir gerai, kuomet ji tampa nematomu pamatu. Jei planuojate tokį žingsnį, pasilikite prie principų: gerai dokumentuokite, klauskite profesionalų ir nenaudokite senų dėžių iš po kiaulės – jūsų technika to nenusipelnė.