Greitas biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu pakavimo servisu: Vadovas be reklamų

Sveiki, tiesiog šnekėsim. Daugelis mano klientų, kai sužino, kad reikia organizuoti biuro perkėlimą iš Vokietijos, pradeda panikuoti. Ir teisingai, nes vokiškas biuras tai ne tik stalai ir kompiuteriai, tai dokumentai, serveriai, kavinės aparatai, kurie turi būti išpakuoti rytoj, kad verslas nestotų. Aš šioje srityje jau beveik du dešimtmečius ir galiu pasakyti viena – greitas biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu pakavimo servisu įmanomas tik tada, kai viską suplanuojat anksčiau, nei paskambinate man. Čia nėra magija, tik geras logistikos planas, drąsa ir kantrybė. Tiesiog nusiraminkit, aš jau mačiau viską – nuo dėžių, kurios nukrito iš vilkiko, iki tokių biurų, kurie atrodė kaip po bombardavimo, tačiau viską sugebėjome išsivežti laiku.

Kaip viskas prasideda ir kiek laiko užtrunka

Kiek laiko reikia planuoti tokį išvykimą iš Vokietijos?

Gerai, kad klaustum. Idealų atveju – mėnuo ar du. Žinau, žinau, dažnai viskas nutinka staiga, gavote naują darbą arba nuomininkas išvarė, ir reikia skubėti. Tačiau greitas biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu pakavimo servisu, kai viskas daroma „vakar“, kainuos brangiau ir nervus suvalgys daugiau. Reikia laiko dokumentams pabaigti, viličiams užsakyti (ypač jei reikia didelio 20 tonų), o ne mažutės „kabelkaitės“. Jei spėjame – puiku, jei ne – dirbsim naktimis, bet geriau apie tai pasakykite iš karto.

Ar tikrai reikalingas detalus inventoriaus sąrašas ar galima „apytiksliai“?

Negalima „apytiksliai“, tai yra pagrindinė klaida. Vokietijoje muitinė ir policija gali sustabdyti ir paklausti, ką vežate. Jei sąraše parašysite „biuro įranga“, o bus rasti brangūs serveriai ar alkoholis vadybininko spintoje, gali būti nemalonumai. Be to, be sąrašo negalime sudaryti tikslios kainos. Vieną kartą klientas tarė, kad daiktų mažai, o paskui atrodė, kad jis bandė išvežti pusę Vokietijos. Užsirašykite viską, net tą seną spausdintuvą, kuris stovi sandėliukaujantis jau penkerius metus.

Ką daryti su slaptais dokumentais ir konfidencialia informacija?

Tai jūsų atsakomybė. Mes galime pakvuoti dėžes, uždaryti jas plombuomis, bet turite žinoti, kas kurioje. Aš visada patariu klientams pačiems pasiimti asmeninius reikalus ir svarbiausius sutartis į rankinį bagažą. Nereikia mums patikėti originalų sutartį su milijonine verte, jei galite ją vežti sau. Jei reikia specialių saugumo dėžių – pasakykite, jas surandame, bet tai papildomas rūpestis. Geriau saugok patik, nei kaskur pradingstant.

Ar įmanoma viską suorganizuoti savaitgaliu, kad neblokuotumėte darbo?

Įmanoma, ir darome taip dažnai. Bet tai kainuoja. Vokietijoje yra griežti darbo laiko reikalavimai, ir jei mūsų vairuotojai turi krauti šeštadienį ar sekmadienį, mokėsite už viršvalandžius. Tačiau biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu pakavimo servisu savaitgalį yra geriausias sprendimas tiems, kurie negali leisti sau prarasti pajamų pirmadienį. Sutarkime: vakare (penktadienį) krauname, važiuojame, sekmadienį iškrauname, o pirmadienį jūs jau dirbate naujoje vietoje kaip niekas neįvykęs.

Vokietijos niuansai ir biudžeto planavimas

Kodėl kainos iš Vokietijos aukštesnės negu iš Lenkijos?

Paprasčiausiai – atstumai ir kuro kaina, nors dabar jie susilygino, bet Vokietijoje darbo rankos brangnesnės. Jei samdatėte vietinę firmą pakavimui Miunchene ar Berlyne, jie imasi porą eurų per valandą daugiau nei mūsų vyrai čia, Lietuvoje. Be to, greitas biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu pakavimo servisu reiškia, kad mūsų komandai tenka važiuoti tuščia mašina į Vokietiją, o tai – mūsų nuostoliai, kurie dedami į jūsų sąskaitą. Niekas nemoka už važiavimą oru.

Ar reikia mokėti kažką iš anksto, ar užtenka gauti sąskaitą-faktūrą?

Standartinė praktika – 30-50 % avansas. Tai ne todėl, kad nepasitikiu jumis (o esu matęs viską), o todėl, kad aš turiu užsakyti kuro, mokėti vairuotojams avansus kelionei. Negaliu išleisti savo lėšų be užtikrinimo. Yra buvę atvejų, kai klientas pasigailėdavo arba keisdavo planus paskutinę minutę, o aš jau būdavau sumokęs už keltą. Taip, avansas privalomas, be jokio išimties.

Kiek vidutiniškai kainuoja pilnas pakavimo servisas vienam biurui?

Sunku pasakyti be matavimų. Mažam biurui, 5-10 žmonių, su pilnu pakavimu gali tekti nuo 2 tūkst. eurų, o dideliam atstojamųjų centrui – ir 20 tūkst. Viskas priklauso nuo to, kiek yra „minkštų“ daiktų (sofų, krėslų), kiek reikia išardyti baldų. Didžiąją dalį sudaro darbo valandos. Vokietijoje darbas brangus, tačiau biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu pakavimo servisu apsimoka, kai suskaičiuojate, kiek kainuoja jūsų darbuotojų laikas, jei jie patys pradės nešti dėžes.

Ar draudžiate krovinius, ir kas nutinka, jei kažkas sudužo?

Taip, turime standartinį CMR draudimą, tačiau jis dengia tik 8,33 SDR vienam kilogramui (apie 10 eurų). Jei vežate brangią serverinę įrangą, reikia papildomo draudimo. Vieną kartą klientas neįvardijo brangios grafikos kortos, ji užlindo po kitų daiktų, ir, deja, nulūžo. Mokėjome kompensaciją pagal standartinį tarifą, tai jam nepatiko. Todėl pasakykite apie brangius daiktus iš karto. Mes nemylime incidentų, bet jie įvyksta.

Kas daryti su kavinės aparatu – juk jame vanduo?

O, tai klasika. Būtinai nuleiskite vandenį! Buvo atvejis, kai klientas pamiršo, mašina važiavo trasa, o vamzdis atsiskyrė (arba kas nors atsirado). Visa vandenį išpylo ant dėžių su dokumentais. Buvo liūdna. Kavos aparatas turi būti išleistas, išvalytas, paruoštas pervežimui. Jei nežinote kaip – pašaukite techniką. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu pakavimo servisu apima ir techninį įrangos paruošimą, bet mes ne esame kavos aparatų meistrai, mes esame logistikos specialistai.

Ar galite atvežti atgal kokią nors techniką ar atliekas į Vokietiją?

Galime, tai vadinamas „backload“, t.y. grįžtamojo krovinio paėmimas. Tai gali sumažinti jūsų kainas, jei tenka kas nors gražinti. Tačiau neįsivaizduokite, kad mes vežame savo atliekas arba statybinius laužus be dokumentų. Vokietijoje su šiukšlėmis (Schrott) griežta tvarka. Reikia deklaracijų, ypač jei tai elektroninės atliekos. Jei tiesiog norite atvežti kelias senas kėdes – prašom, o jei konteinerą šiukšlių – ne, aš to nedarysiu.

Pakavimo procesas: kas vyksta iš tikrųjų

Kas atvyksta pakavimui – vairuotojas ar atskira komanda?

Priklauso nuo užsakymo apimties. Jei tai tik keletas dėžių, vairuotojas padės. Jei tai pilnas biuras su 50 darbo vietų, atvyksta atskira pakuotojų komanda (2-3 žmones). Jie turi su savimi viską: lipdukus, dėžes, burbuliukus, juostas. Jums nereikia nieko pirkti. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu pakavimo servisu yra patogus tuo, kad jums nereikia vykti į parduotuvę ieškoti dėžių, kurios vis viena per mažos.

Ar reikia išimti viską iš stalčių, ar galima juos uždaryti?

Mažus dalykus – žinokite, ką rašo knygose: reikia išimti viską. Realybėje: jei stalčius yra užraktomas arba labai tvirtas, galime palikti popierius ir smulkius reikmenis viduje. Tačiau jei ten yra žirklės, svarstyklės ar kažkas kas gali bylotis – išimkite. Buvo, kad atsidarė stalčius kelyje ir viskas išbėgo. Geriau išimkite, padėkite į dėžę, užklijuokite. Taip saugiau ir greičiau surinksite atgal.

Kokias dėžes naudojate – ar jos tvirtos?

Naudokime tik naujas, dvigubos sienelės dėžes. Nenaudojame jokių parduotuvių išmestų dėžių po bulvių, jos tiesiog nebeatlaiko svorio. Ypatingai dėl knygų ir dokumentų – jos sunkios. Jei matote, kurieš nors kuria dėžes iš senos skardos – bėkite. Mūsų dėžės atsparios drėgmei ir smūgiams. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu pakavimo servisu turi būti saugus, o ne lošimas.

Ar pakuojate IT įrangą (serverius, kompiuterius)?

Taip, darome tai labai atsargiai. Monitoriai į specialias dėžes su putas, sisteminiai blokai – į burbuliukus. Tačiau, kas svarbiau – mes žymime kabelius. Niekas nenori praleisti pusės dienos bandydamas suprasti, kuris kabelis eina iš kompiuterio į monitorių. Užrašome ant kabelių ir lizdų. Vienas klientas šią paslaugą pavadino „gelbėtoja“, nes prieš tai jo IT specialistas surinko viską per tris dienas.

Ką daryti su biuro augalais – jie telpa į mašiną?

Telpa, bet yra rizika. Žiemos metu Vokietijoje būna -10 laipsnių, o Lietuvoje gali būti +5. Toks temperatūros šuolis gali nužudyti augalus. Be to, muitinė gribtžiolių tikrina, ar nekeliate kenkėjų. Nerekomenduoju vežti didelių medžių, o nedidelius kaktusus galima įdėti į mašiną saloną (jei vairuotojas ne prieštarauja) arba į atšiltą sandėlį. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu pakavimo servisu neapima augalų gyvybės garantijos, tiesiog juos padėsim.

Ar galite atlikti „White Glove“ servisą, t.y. viską surinkti ir padėti ant vietos?

Žinoma, tai mūsų pasididžiavimas. Atvežame, iškrauname, išpakuojame, nuimame lipdukus, surandame stalą jo vietoje, įstatome kėdę. Jums lieka tik užsidėti striukę ir pradėti dirbti. Tai yra brangesnis, bet labai vertinamas paslaugos variantas, ypač aukšto lygio vadovams. Jie nemėgsta lenktis po dėžėmis.

Kelionė, muitinė ir realios problemos

Kiek laiko trunka kelionė iš Berlyno iki Vilniaus?

Priklauso nuo maršruto ir sustojimų. Paprastai apie 18-20 valandų gryno važiavimo. Tačiau su krovimu/iškrovimu ir poilsiu tai trunka 1-2 dienas. Jei reikia ypatingai greitas biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu pakavimo servisu, galime dirbti dviem vairuotojais vienoje mašinoje, tada važiuojame be sustojimų ir atvykstame greičiau. Bet tai kainuoja kaip du bilietai lėktuvu.

Ar dažnai stabdo muitinė Lietuvos-Vokietijos riboje?

Statistiškai retai, jei viskas tvarkinga. Jei krovinius deklaruoja įmonė, turinti VMI kodą, dokumentai pateikiami iš anksto. Tačiau jei vairuotojas atrodo įtartai arba mašina perpildyta, gali sustabdyti. Vieną kartą mūsų vairuotoją sustabdė, nes jis nebuvo parašęs, ką veža (pamiršo popierius ant stiklo). Buvo nereikalingas nervų suirtimas dviem valandom. Todėl dokumentai turi būti tvarkingi.

Kas nutinka, jei mašina sugenda kelio viduryje?

Tai blogiausias scenarijus, bet mes turime draudimą ir pagalbos paslaugas visoje Europoje. Skambinam, atvyksta techninė pagalba. Jei dėl to vėluojame, pranešame. Kartais reikia perkrauti krovinius į kitą mašiną, tai užtrunka. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu pakavimo servisu yra apskaičiuotas su mažu rezervu laiko, bet technikos gedimai – tai force majeure. Niekas nuo to apsaugotas negali.

Ar reikia vairuotojo pagalbininko iškrovimui Lietuvoje?

Jei daug daiktų ar yra sunkus įrenginimas (seifas, didelė spinta), taip. Vienas vairuotojas negali nešti 50 kg dėžės, tai nelegalu ir pavojinga jo nugarai. Paprastai siūlome dviejų vyrų komandą iškrovimui. Jei jūsų biure yra liftas – puiku, jei ne – reikia nešti laiptais, tai reikalauja daugiau žmonių. Nekantrinkite čia sutaupyti, nugaros sveikata brangiau.

Ar galima vežti pavojingus krovinius (dažus, chemikalus)?

Tik jei jie tinkamai pakuoti ir deklaruoti. Negalima įmesti į mašiną butelio su benzinu ar degiklių be specialios leidimų. Biuro chemija (valymo priemonės) turi būti uždaryta, kad neišsilietų. Jei turiate daug tokių medžiagų, geriau jas išmesti vietoje ir nusipirkti naujų Lietuvoje. Rizika pervežti uždegamas medžiagas perpildytame biure per didelė.

Kas daryti, jei Vokietijoje neleidžia išsiregistruoti iš patalpų laiku?

Tai buvo viena keisčiausių situacijų. Vokiškas biudžetininkas (Hausmeister) atsisakė atiduoti raktus, kol nebuvo išvalytas langas. Mes buvome pakrovę pusę mašinos. Teko skambinti šeimininkui ir spręsti konfliktą. Jei tokia situacija kyla, mes laukiame (kol galima), bet po tam tikro laiko pradedame skaičiuoti stovėjimo valandas. Geriausia susitarti dėl raktų išdavimo iš anksto, ne paskutinę minutę.

Ar buvote patyręs dingo daiktų atvejų?

Vargu ar. Žinoma, buvo smulkmenų – pasidarė koks nors pieštukas ar USB laikmena. Bet didelių daiktų mes niekada nepraradome. Turime griežtą inventoriaus kontrolę krovimo metu – užrašome ką įkeliam, o kas iškeliam. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu pakavimo servisu yra saugus, jei pasirinksite patikimą bendrovę, o ne ką nors, kurį radote „Facebook“ grupėje be atsiliepimų.

Kaip elgtis su parkavimu Vokietijos miestuose, pvz., centre?

Tai košmaras. Vokietijos policija nemėgsta, kai sunkvežimiai stovi ant „taksi“ juostos ar pėsčiųjų perėjoje. Reikia iš anksto gauti leidimą (Erlaubnis) iš miesto savivaldybės statyti laikinai. Kartais tai kainuoja, kartais nemokamai, bet reikia laiko. Jeigu tiesiog sustojate ir „užblokuojate“ gatvę – gausite baudą, o mums gali būti draudžiama vežti ten ateityje. (Arba bent jau turėtų būti draudžiama).

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą rinkoje?

Niekada. Jei kas siūlo pervežti biurą už pusę mažiau nei kiti – tai arba jis nepadės draudimo, arba atvyks su seniu „Gruzoviku“ be pakėlėjo. Pigu – tai brangu. Aš galiu sutaupyti ant dėžių, bet tada jūsų serveriai nukris. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu pakavimo servisu turi būti kokybiškas. Už kokybę reikia mokėti. Pasitikėkite savo intuicija, jei pasiūlymas atrodo per geras būti tikras – jis toks ir yra.

Ar galite padėti su iškraustymu ir išmetimu nereikalingų daiktų Lietuvoje?

Taip, galime. Dažnai persikėlus atsiranda daiktų, kurių jau nereikia senajame biure. Juos galime išmesti arba nuvežti į perdirbimo centrą. Tam tikslui turiu kontaktų. Svarbiausia – pasakykite mums apie tai anksčiau, kad nešveistume šiukšlių per visą Lietuvą, o iš karto nuvežtume į galutinę vietą.

Išvados

Na, trumpai tariant, biuro perkėlimas iš Vokietijos nėra toks baisis, kaip atrodo iš pradžių. Svarbiausia yra gerai susitarti dėl terminų, sąrašų ir būti sąžiningu su pervežėju. Jei pasirinksite profesionalų, greitas biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu pakavimo servisu vyks sklandžiai, nors ir su nedideliais nukrypimais nuo plano. Nereikia panikuoti, viską išspręsime. Tiesiog skambinkite iš anksto, o ne tada, kai vokiškas sandėlininkas jau laiko raktus rankose ir nori uždaryti duris.