Greitas biuro perkėlimas į Vokietiją su optimaliu laiko planu: vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas yra kaip vestuvės, tik be šampano. Susiruošimas, stresas, daug kalbėjimo, ir viskas baigiasi pakrovėjų drabužiais padengta grindimi. Ypač kai kalbame apie greitą biuro perkėlimą į Vokietiją su optimaliu laiko planu. Vokietija ne tas pats kaimyninis miestelis; ten tvarka ir taisyklės yra šventos. Jei pamiršite nurodyti kelių dėžučių skaičių sąskaitoje faktūroje, gali būti, kad muitinės pareigūnas viską iškraus ir tikrins valandas. Todėl reikia ne tik stiprių rankų, bet ir šaltos galvos, o štai tos pačios galvos suka planus jau mėnesius iš anksto. Žemiau išdėstysiu tai, ką dažniausiai klausiate, ir tai, ką jūs dažniausiai darote neteisingai, kai bandote taupyti laiką.

Planavimas ir pasiruošimas: kodėl visada trūksta laiko?

Kada tiksliai reikia pradėti galvoti apie greitą biuro perkėlimą į Vokietiją su optimaliu laiko planu?

Geriausia būtų prieš keturis mėnesius. Žinau, skamba ilgai, bet pasitikėkite. Vokietijoje biuro nuomos sutartys dažnai turi griežtas išsireiškimo datas, o jei bandote viską padaryti per dvi savaites, tapsite mano klientas, kuris skambina vidury nakties su klausimu "kur mano serveriai?". Idealus atvejis – pradėti rikiuoti dėžes tuojau, kai pasirašote naująją sutartį. Laiko planas čia yra visas raktas.

Ar tikrai reikia samdyti vadybininką, ar susitvarkysime patys?

Jei jūsų komanda maža, pvz., 5 žmonių, galite ir patys. Bet jei turite 50 darbuotojų ir kompleksinę IT sistemą, bandymas tai padaryti pačiams yra tiesiog savižudybė. Buvo atvejis vienoje Klaipėdos kompanijoje, kur direktorių pats su savo pusseserėmis bandė nešti monitorius. Rezultatas – trys sulūžę ekranai ir sužalojimas nugaros. Vadybininkas užima antstebėjimą į save, o jūs galite dirbti.

Kas daryti su tais dokumentais, kuriais nebenaudojame, bet negalime išmesti?

Archyvai... tai visada košmara. Vokietijoje labai griežtai žiūrima į duomenų apsaugą (GDPR), tad tiesiog taip išmesti senus ataskaitas į konteinerį negalite. Turite susitarti su specializuota šiukšlių išvežimo įmone, kuri turi pažymėjimus apie konfidencialių duomenų naikinimą. Neklauskite manęs, kodėl tiek daug kompanijų šitą pamiršta, kol ateina auditorius.

Kaip paaiškinti darbuotojams, kad jie turi susirikiuoti savo daiktus?

Žmonės nemėgsta keisti įpročių. Parašykite griežtą el. laišką, o geriau – sušaukite susirinkimą. Nurodykite aiškias taisykles: taurės į vieną dėžę, asmeniniai daiktai į kitą, viskas užklijuota lipdukais. Buvo atvejis, kai vadybininkė rado biudžetinio priemonių dėžutę su savo augintinio maistu. Viskai netaip.

Ar verta planuoti perkėlimą šventadienį?

Absoliučiai taip. Vokietijoje pirmadienį ryte viskas prasideda lyg iš kulkos. Jei bandysite vežti pirmadienį, užstrigsite tiesiog ant kelio arba prieš biuro duris, o darbuotojai liks veikti be kompiuterių. Šeštadienis ar sekmadienis – tas vienintelis laikas, kai galite uždarytą gatvę be didesnių problemų (jei gavote leidimą, apie ką kalbėsime vėliau).

Biuro inventorius: kaip nieko nepameisti ir nesulaužyti?

Ką daryti su dideliais stalais – ar juos reikia išmontuoti?

Praktiškai visada taip. Didelės L formos ar stacionarios lentynų sistemos nepraeis pro duris ir liftus nei Lietuvoje, nei Vokietijoje. Mūsų komanda visada atveža įrankius, bet jei jūsų baldai yra seni, jie gali tiesiog susilūžti montavimo metu (čia turiu omenyje, kad jie sugriuva atskiriant dalis). Geriau pasirūpinkite, kad turėtumėte atsarginius varžtus.

Ar saugu vežti serverius paprastame sunkvežimyje?

Kategoriškai ne. Serveriai jautrūs virpesiams. Jie turi važiuoti specialioje dėžėje su amortizacija, o vairuotojas turi važiuoti taip, tarsi vežtų kiaušinius. Kartais nukrypstu... turiu omenyje, kad vairuotojai mėgsta spausti dują, kai matyti tuštumą kelyje, bet čia to daryti negalima. Geriausia užtikrinti, kad serveris būtų paskutinis įkraunamas ir pirmasis iškraunamas.

Kaip žymėti dėžes, kad vokiečių pusėje niekas nesimaišytų?

Naudokite spalvot lipdukus ir numerius. Pavyzdžiui: raudona – virtuvė, mėlyna – pirmas aukštas. Be to, ant kiekvienos dėžės parašykite ne tik, kur ji turi eiti, bet ir kas joje yra. Perkėlimas į Vokietiją tampa košmaru, jei pabaigoje paaiškėja, kad vadovo kambarys nukeliavo į sandėlį antrame aukšte.

Ar reikia išpakuoti kompiuterius arba juos palikti dėžėse?

Palikite dėžėse. Monitoriai yra pačiai brangiausia ir pačiai trapiausia dalis. Jei bandysite jų nešti be dėžės, statybinis kėbūlas (liftas) gali sukrėti taip, kad jūsų nebebus. Gera taisyklė: ką galima sulūžti – turi būti originalioje pakuotėje arba kietose kabinose.

Kas nutinka su biuro augalais per sieną?

Vokietijos fitosanitarinė kontrolė gali būti... hm, keista. Jei turite kokią nors egzotišką palmę, reikės sertifikatą. Paprasti fikusai dažniausiai praėja be problemų, jei žemė yra švari be vabzdžių ir kirmėlių. Bet žiūrėkite, jei žemėje šokinėja kažkas gyvo, gali neleisti vežti visą partiją.

Vokietijos specifika: muitinė, leidimai ir biurokratija

Kokius dokumentus būtina tur�ti kelyje į Vokietiją?

Sąskaita faktūra už paslaugas, krovininis manifestas, o galbūt ir T1 dokumentas, jei keliaujate ne per visą ES (nors iš Lietuvos tai nebūtina). svarbiausia – turi turėti transportavimo sutartį, kurioje aiškiai parašyta, kas kas veža. Buvo atvejis, kai vairuotojui liepė sustoti ties Aachenu, nes sąskaitoje nebuvo jo asmens kodo arba įmonės kodai nesutapo. Nepatogu.

Ar sunku gauti leidimą stovėti prie namo Vokietijoje? (Greitas biuro perkėlimas į Vokietiją su optimaliu laiko planu čia svarbus)

Labai sunku. Vokietijoje negalima tiesiog sustoti sunkvežimio mašina "pervedant šunį". Reikia gauti specialų leidimą – "Sondernutzungserlaubnis" – iš vietos savivaldybės (Ordnungsamt). Šio proceso užtrunka nuo savaitės iki trijų savaičių. Jei bandysite tai padaryti be leidimo, gausite baudą, o mašina bus tempta į automobilių stovėjimą aikštelę.

Ar dažnai sustoja muitinė ES viduje retai, bet kartais...

Retai sustoja įprastas krovinys, jei jis atrodo normaliai. Bet jei vairuotojas atrodo pavargęs arba mašina perkrauta, gali sustoti. Kartais sustoja tik todėl, kad patikrina, ar vairuotojas nelaikė rankos fone, vairuodamas (tai dabr labai populiaru). Taip pat tikrina degalų baką – ar neper daug degalų (pilnas bakas gali būti laikomas prekyba, jei nėra dokumentų).

Ką daryti su šiukšlėmis, išpakuojant biurą Vokietijoje?

Negalima jų mesti į gatvės konteinerius! Vokietijose yra griežtas atliekų rūšiavimas. Padažų, popieriaus ir elektronikos šiukšlės turi eiti į skirtingas vietas. Geriausia suderinti su vietine šiukšlių išvežimo kompanija, kad atvežtų didelius konteinerius vienai dienai. Priešingu atveju gausite baudą, kuri bus didesnė už perkėlimą.

Ar reikia pranešti apie darbuotojų atvykimą "Gewerbeamt" (prekybos registratūrai)?

Taip, jei perkeliate savo veiklos vietą, reikia užregistruoti naują adresą. Tai nėra mano darbas, tai jūsų buhalterio ar vadybininko reikalas. Bet galiu pasakyti – nedarykite to paskutinę dieną. Eilės ten didžiulės, o be registracijos negalėsite gauti banko sąskaitos ar legaliai dirbti.

Laiko planavimas ir logistika: kaip išvengti pasalų?

Kiek laiko užtrunka kelionė iš Vilniaus iki Berlyno su pilnu sunkvežimiu?

Tiksliai pasakyti negaliu, priklauso nuo eismo. Vidutiniškai tai trunka apie 12–14 valandų. Bet jei yra kamščiai prie Varšuvos arba Poznanės, gali užtrukti ir ilgiau. Todėl greitas biuro perkėlimas į Vokietiją su optimaliu laiko planu reikalauja, kad vairuotojas išvyktų bent para anksčiau. Negalima skaičiuoti, kad jis atvyks ryte iš ryto.

Kas daryti, jei sunkvežimis sugeda kelionės metu?

Tai blogiausias scenarijus. Turi turėti suku numatytą pagalbinę techniką arba draudimą, kuris padengia techninės pagalbos iškvietimą. Vokietijoje tai brangu. Vienas mano klientas neteko dienos darbo, todėl kad važiuoklės lūžo ties Magdeburgu. Dabar jie visada renkasi tik patikimus, naujus sunkvežimus, ne senius "šrotus".

Ar galima susitarti dėl pristatymo tikslaus laiko?

Galima bandyti, tačiau negarantuoti. Vairuotojas gali pavėluoti dėl policijos patikros arba techninio aptarnavimo. Aš visada sakau savo klientams – turkite "lankstumo savaitgalį". Jei planuojate dirbti pirmadienį, geriau pristatykite penktadienį vakare.

Kas nutinka, jei naujieji biuro rūsys neužrakintas?

Niekas nesigauna. Vairuotojas negali laukti valandų lauke (yra poilsio režimai). Jis praleis krovinį (paliks sandėlyje) ir važiuos poilsio. O sekmadienį sandėlio darbuotojai ilsisi. Tada jūsų "greitas" perkėlimas tampa dviejų savaičių saga. Užrakinkite biurą arba pasirūpinkite, kad kas būtų priimti krovinį.

Ar verta rūpintis draudimu "nuo visko"?

Be abejo. Standartinis krovinių draudimas (CMR) apima tik 8,33 SDR kilogramui. Tai nedaug. Jei vežiate brangų IT įrangą, reikia papildomo draudimo. Pasirodo, daugelis apie tai sužino tik tada, kai dėžė nukrenta iš pakrovėjo rankų.

Kainos ir paslėpti mokesčiai: apie ką niekas nesako

Kodėl viena firma kainuoja pigiau už kitą?

Turiu omenyje tai, kad pigios firmos dažnai naudoja subrangovus ("wild carriers"). Jie gali pasiimti jūsų daiktus, o paskui perduoti kitam vairuotojui, kurio nežinosite. O brangesnios firmos (kaip mes, tikriausiai) naudoja savo transportą ir savo žmones, kuriuos pažįsta 20 metų. Taupyti čia reikėtų atsargiai.

Kokios yra papildomos išlaidos, apie kurias niekas nepasako?

Liftas. Jei Vokietijoje nėra lifto arba jis per mažas, reikės samdyti kėbūlą su kranu. Tai kainuoja nuo 200 iki 500 eurų per valandą. Taip pat, jei reikia įvežti daiktų į antrą aukštą be lifto, darbuotojų rankos – tai taip pat ne nemokamai.

Ar galima sumokėti atidėtinai ar tik grynaisiais?

Sąžiningai sakant, reikia kalbėti su vadybininku. Mes dažnai imame 30 % avansą, likusį – po pristatymo. Buvo atvejų, kai mums davė vekselį, kurį bankas atsisakė priimti. Dabar imam tik pervestas lėšas arba garantuotą banko čekį. Pinigai grynaisiais... šiandien tai retumas, ypač didelės sumos.

Kaip skaičiuojama kaina – pagal tūrį (m³) ar svorį?

Dažniausiai pagal tūrį, nes biuro baldai yra lengvi, bet dideli. Bet jei turite saugykla pilną knygų ar metalo lentynų, skaičiuosime pagal svorį. 1 tona = 1 m³ (tokia apytikslė formulė). Būkite tikri, kad matuotumėte savo biurą prieš skambinant, o ne "akimis".

Ar pabrangsta, jei reikia padaryti visą naktį?

Taip, naktinis darbas brangesnis. Vokietijoje yra griežti darbo laiko apribojimai vairuotojams, o krovėjai taip pat turi papildomus mokesčius už naktinį darbą. Jei norite viską suspėti per naktį, pasiruoškite mokėti maždaug 20-30 % daugiau.

Galutiniai patarimai ir išvados

Sunku susirinkti visus įspūdius į vieną tekstą, bet tikiuosi, kad bent ką nors pasimokote. Greitas biuro perkėlimas į Vokietiją su optimaliu laiko planu – tai ne pasaka, o darbas, kuris reikalauja kantrybės. Pagrindinė klaida, kurią matau – tai vėlavimas. Jei pradėsite galvoti apie tai prieš mėnesį, bus per vėlu. Pradėkite dabar. Pasirūpinkite dokumentais, pasikalbėkite su savo komanda ir, svarbiausia, pasirinkite patikimą partnerį, o ne pigiausią skelbimą portale. Sėkmės Vokietijoje, ten tiesiog reikia laikytis taisyklių, ir viskas bus gerai.