Greitas biuro perkėlimas į Vokietiją su garantuotu patikimumu

Biuro perkėlimas yra vienas sudėtingiausių organizacinių procesų, o kalbant apie greitą biuro perkėlimą į Vokietiją su garantuotu patikimumu, čia reikalinga ne tik jėga, bet ir žinios. Per dvidešimt penkerius metus, kuriuos praleidau šioje srityje, mačiau nemažai situacijų, kai idealus planas suirdavo vos per kelias valandas dėl banalių klaidų. Vokietija – tai rinka, kurioje laikas tikrai yra pinigai, o vokiečių pareigūnų reikalavimai dokumentams dažnai būna griežtesni nei čia, Lietuvoje. Todėl šiame straipsnyje nerasite sausų instrukcijų, o gausite realių patarimų, kaip išvengti to, kad jūsų verslas stovėtų vietoje dėl paslydusių dėžių ar dingusių dokumentų.

Pagrindiniai pasiruošimo klausimai ir dokumentai

Kas reikia žinoti prieš pradedant perkėlimą?

Viskas prasideda ne nuo dėžių, o nuo galvos. Prieš skambinant man, turite tiksliai žinoti, kiek daugiau ar mažiau kubinių metrų turite, arba bent jau apytikslį dalykų sąrašą. Vieną kartą klientas sakė, kad turės "tris šaldytuvus", o pasirodė, tai buvo trys dideli serveriniai stalai, kurie netilpo į mažąją furgoną. Be to, tikrai reikia pasidomėti, ar naujasis biure Vokietijoje yra liftas, nes kartais jis yra, bet per mažas. Jei nenurodysite šių detalių, greitas biuro perkėlimas į Vokietiją su garantuotu patikimumu gali tapti košmaru, kai mums reikės skubiai ieškoti keltuvų.

Kokius dokumentus reikia paruošti muitinei?

Čia nėra vietos fantazijai. Mums reikės gavėjo duomenų, išsiuntėjo duomenų, ir, svarbiausia, tikslaus inventoriaus sąrašo su verte. Vokietijos muitinė labai mėgsta, jei viskas sutampa, jei ne – gali pristabdyti krovinią ir dienomis. Reikės ir CMR sąvados (nors dabar dažnai naudojamos elektroninės, bet popierinė vis dar neužmiršta). Dar vertingas patarimas – nerašykite "biuro reikmenys" viskam, geriau išskaidykite: kompiuteriai, stalai, kėdės. Taip sutaupysite valandas pasienyje.

Ar reikia draudimo?

Be abejo. Žinoma, aš turiu omenyje ne tai, kad jums reikia pirkti polisą iš savo brolio, o profesionalų transporto draudimą. Yra standartinės tarifinės normos pagal CMR konvenciją, bet jos dažnai būna per mažos, jei vežiate brangų IT įrangą. Vieną kartą klientas atsisakė papildomo draudimo sutaupyti 50 eurų, o vėliau serveris nukrito ant lenktynių trasos (vairuotojas staigiai stabdė). Pasirodo, tai kainavo jam tūkstančius. Geriau pasidomėkite "All risk" draudimu, jei vertinate savo techniką.

Kaip suskaičiuoti kainą?

Tai nėra tiesiog atstumas padaugintas iš kuro kainos. Kainą formuoja keli veiksniai: kiek reikia automobilių, ar reikia keltuvas, ar reikia montuotojų vienoje ar abiejose pusėse, ir dar laikas. Biuro perkėlimas į Vokietiją dažnai kainuoja brangiau nei į kitas šalis dėl to, kad ten aukštesnės darbo jėgos sąnaudos. Jei kas nors jums pasako, kad tai kainuos 300 eurų už visą sunkvežimį – galvojote, kad kažką čia slepia. Tikra kaina susideda iš kuro, mokesčių, vairuotojo atlyginimo ir įmonės maržos.

Ar galima perkelti biuro savaitgaliu?

Galima, ir dažnai netgi rekomenduoju, kad neterminumotumėte darbo proceso. Tačiau tai kainuos brangiau. Vokietijoje yra griežti darbo laiko apribojimai vairuotojams, o naktiniai ir savaitiniai darbai reikalauja papildomų mokėjimų. Be to, jei reikia iškrauti sandėlyje, kuris nedirba savaitgaliais, gali kilti problemų. Kartais sugebame sutarti su saugotoju, bet tai visada papildomas stresas. Geriau derinti laiką iš anksto, o ne bandyti viską spresti paskutinę sekundę šeštadienio vakarą.

Kelionės eiga ir logistika

Kiek laiko trunka kelionė?

Paprastai į Berlyną ar Miuncheną važiuojame vieną dieną, tačiau tai jei nėra eismo įvykių ar didelių spūstių ties Kaunu ar Varšuva. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra tiesiog važiavimas tiesiai, ten yra sustojimai poilsio, kontrolės. Jei reikia daryti iškrovą tą pačią dieną, reikia važiuoti iš anksto, kad vairuotojas nebūtų pavargęs. Už Europa ribų yra griežtos tachografo taisyklės, kurios nenumato jokių išlygų, net jei jūsų verslas degtų. Geriau planuoti su atsarga.

Kas nutinka, jei sugenda automobilis?

Tai, deja, neįmanoma numatyti 100 proc. Mes stengiamės techniką prižiūrėti, bet varikliai turi savo galvą. Jei sugenda, mes skubiai ieškome pagalbinio automobilio, kad perkeltume krovinią. Esu patyręs situaciją, kai ties A9 autobanu užsidegė sankaba, ir mes teko perkrauti dalykus į kitą furgoną ant kelio. Tai užtruko penkias valandas, bet klientas gavo viską. Žinoma, tai retai atsitinka, bet geriau žinoti, kad toks scenarijus galimas, kad nenukristum nuo kėdės.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Ne visada, tai būtų per daug laukti. Dažniausiai mūsų vairuotojai supranta pagrindinius žodžius, bet derybas su muitinėmis ar sandėlininkais dažniau vedame mes iš biuro arba naudojame brokerius. Vokietijoje dauguma kalba angliškai, tačiau senesnių sand�lių darbuotojai gali ir nenorėti kalbėti kita kalba nei vokiškai. Todėl visus svarbius kontaktus ir adresus geriau turėti parašytus vokiškai, o ne tik pasakyti telefonu.

Kaip elgiamasi su brangia technika?

Jei tai yra serveriai ar jautri įranga, mes jį pakavome į specialias dėžes su putomis, o ne tiesiog į metrus. Biuro perkėlimas į Vokietiją su garantuotu patikimumu reiškia, kad IT įrangą reikia išjungti ir paruošti iš anksto – mums nereikia jūsų administratorių, jei viskas jau išmontuota. Kartais klientai palinka visą įjungta, o tada stebisi, kodėl neveikia po važiavimo po duobėmis. Atsakymas paprastas – vibracijos nekenkia tik akmenui. Pasirūpinkite išjungimu prieš mūsų atvykimą.

Ar galima sekti krovinią?

Taip, šiais laikais beveik visi automobiliai turi GPS stebėjimą. Galiu atsiųsti nuorodą, kur matysite, kur dabar yra jūsų biuras ant ratų. Tai padeda nuspręsti, kada laiku reikia atvykti į naująją patalpą. Nerekomenduoju kankinti vairuotojo skambin kas valandą ir klausti "kur jūs". Jis turi vairuoti saugiai, o ne kalbėti telefonu. Geriau žiūrėkite žemėlapį ramiai sau.

Pakavimas ir įranga

Ar jums patys reikia rinkti dėžes?

Galite, bet mes turime savų, kurios tvirtesnės. Jei pasiruošiate savarankiškai, būkite tikri, kad dėžės nesugriūs, kai ant jų uždėsime 200 kilogramų stalą. Buvo atvejų, kai klientai naudojo senas prekybos centų dėžes, ir tiesiog viskas išbyrėjo viduryje kelio. Mūsų siūlomos dėžės yra pritaikytos kroviniams. Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja kokybiško pakavimo, nes kelias yra ilgas.

Kaip su el. atliekomis?

Jei turite senus kompiuterius, kuriuos norite išmesti, tai ne taip paprasta. Vokietijoje labai griežtos atliekų aplinkosaugos taisyklės. Negalima tiesiog užmesti juos į šiukšliadėžę prie sandėlio. Reikia specialių sertifikatų arba susitarti su mumis, kad mes juos parvežtume atgal arba į perdirbimo punktą Lietuvoje. Neklauskite manęs, ar galime juos palikti miške prie Kelno, atsakymas bus neigiamas. Geriau tai išspręskite iš anksto.

Ar padedate surinkti baldus?

Taip, mūsų komandos turi įrankius ir žino, kaip surinkti standartinius biuro stalus ir spinteles. Tačiau, jei jūsų baldai yra kažkokie seni, nestandartiniai "radiniai" be instrukcijų, tai gali užtrukti ilgiau. Vieną kartą teko surinkti sistemą, kurios detalės net nebuvo pažymėtos, praleidome pusę dienos. Biuro perkėlimas į Vokietiją su garantuotu patikimumu taip pat reiškia, kad mes pasirūpinsime, kad viskas stovėtų tvirtai, o ne svyruotų.

Ką daryti su augalais?

Augalai – tai gyva būtybė, bet muitinės akimis tai gali būti potenciali kenkėjų pavojus. Vokietija yra griežta augalų importu. Jei turite didelę palmę prie direktoriaus stalo, gali reikėti fitosanitarinis pažymėjimas. Mažus vazonus dažniausiai praleidžia be problemų, bet nėra garantijos. Aš asmeniškai nerekomenduoju vežti per daug žalumos, jei jos nėra būtinos jūsų įvaizdžiui, kad nereikėtų mokėti baudų ar griebti galvos dėl dokumentų.

Ar reikia išvalyti biurą prieš išvykimą?

Būtų mandagu. Mes ne valymo firma, bet jei paliksite dulkių ir šiukšlių, sandėlio darbuotojai Vokietijoje gali reikalauti papildomo mokėjimo už tvarkymą. Vienas klientas paliko pilną kupą su kava ant grindų, kurį mes pastebėjome tik jau važiuodami. Buvo nemalonu. Geriau palikite tvarkingą erdvę, tai taip pat padeda greičiau suprasti, ar ką nepamiršote.

Rizikos ir nesklandumai

Kas daryti, jei dingsta dėžė?

Tai vyksta retai, bet vyksta. Jei pasirašėte priėmimo aktą (kuriame nenurodėte trūkstamo dalyko), o vėliau pastebėjote, kad kažko nėra – bus sunku įrodyti. Todėl visuomet tikrinkite kiekvieną dėžę pagal numerį, kai iškrauname. Biuro perkėlimas į Vokietiją su garantuotu patikimumu yra apie tai, kad mes atsistojame už tai, ką įrašome į sąrašą. Jei sąraše nėra, mes ir neatsakome. Būkite atidūs, kai vairuotojas stovi prie jūsų durų, ne po savaitės.

Ar įmanoma atšaukti užsakymą?

Galima, bet tai kainuos. Jei mes jau paruošėme automobilį, krovėjus ir važiuojame pas jus, o jūs sakykite "nebereikia", turėsite sumokėti bent jau už kelionę į jūsų vietą ir paruošimo darbus. Versle niekas nemoka už tuščią važiavimą. Vienas klientas bandė atšaukti paskutinę minutę, nes rado pigiau, bet teko mokėti pilną kainą, nes sutartis jau buvo pasirašyta. Sąžiningumas abiejose pusėse.

Ką daryti, jei vokiečiai neleidžia iškrauti?

Tai gali būti dėl trūkstamų leidimų arba blogai parengto pristatymo laiko. Kartais sandėlio vadybininkas tiesiog nueina pietų ir nieko nepasako. Tada mes stengiamės susisiekti su jūsų kontaktu Vokietijoje, kad jis išspręstų konfliktą. Mūsų vairuotojai dažniausiai nemoka vokiškai tokiu lygmeniu, kad ginčytųsi su teisėsauga. Todėl jūsų vietinis atstovas yra labai svarbus tokiuose atvejuose.

Ar saugu palikti dalykus furgone naktį?

Stengiamės to nedaryti. Jei įvykia techninė bėda ir teko stovėti, automobilis yra užrakintas ir, jei įmanoma, stovėti apsaugotoje aikštelėje. Tačiau negaliu garantuoti 100 proc., kad niekas nenupirks ratus, jei stovėsime kažkurioje bjaurioje vietoje prie Kelno. Geriau planuokite taip, kad iškrovą baigtume darbo laiku. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti logiškas, o ne lošimas su laiku.

Kas daryti, jei klientas Vokietijoje nepasirodo?

Tai buvo. Buvo atvejis, kai vadybininkas atvyko prie sandėlio, o raktų nėra, telefono niekas neatsiliepa. Mes turėjome stovėti keletą valandų ir mokėti vairuotojui laukimo laiką. Tokias situacijas būtų protinga apdrausti, o tiesiog – turėti kontaktą, kuris atsiliepta. Jei jūsų vokiškas partneris nesiunčia koordinačių, mes neįsivaizduojame, kur važiuoti. Mes ne aiškiaregiai.

Mokėjimai ir sutartys

Kaip vyksta apmokėjimas?

Standartiškai reikalaujame avanso, kad užtikrintume, kad klientas nenubėgs. Likusią dalį sumokate gavę prekes arba prieš juos išvežant. Galima mokėti pavedimu, bet banko pavedimai tarp šalių gali šiek tiek užtrukti. Jei reikia greitai, reikia pasirūpinti, kad pinigai būtų gauti darbo dieną. Pinigų trūkumas gali sustabdyti iškrovą, o mūsų vairuotojams mums reikia mokėti už darbą.

Ar kainuoja brangiau, jei aš turiu mažai daiktų?

Gali būti. Mes turime minimalų užsakymo dydį, nes mums neapsimoka siųsti didelio sunkvežimio dėl vienos kėdės. Jei turite tik kelias dėžes, geras variantas būtų dalinis krovimas (konsolidacija) su kitais krovinais. Tačiau tada laikas gali šiek tiek pavėluoti, nes reikia sukti kitur. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti ekonomiškas ne tik jums, bet ir mums.

Ar galima pasiderėti dėl kainos?

Visada galima šiek tiek pasikalbėti, ypač jei tai didelis projektas arba reguliarios pervežimai. Tačiau nederažiuokite iki to lygio, kad tai taps pigiau nei kuras. Aš galiu numesti nuolaidą, jei mums nereikės didelio kelto arba jei jūs padedate su pakavimu. Bet jei jūs reikalaujate "brangia už 10 eurų", aš tiesiog atsiemsiu telefonu. Kokybė kainuoja.

Kokios mokesčių rūšys gali papildomai iškilti?

Gali būti mokestis už užstatą (Kelto, tilto), mokestis už naktinį iškrovą Vokietijoje, arba mokestis už specialią techniką (keltuvas), jei nenurodėte, kad jo reikia. Taip pat, jei dėl jūsų kaltės reikia laukti (pvz., vėluosite prie sandėlio), mums reikia sumokėti vairuotojui stovėjimo valandas. Geriau klauskite iš anksto, kad nebūtų siurprizų.

Ar galite išduoti sąskaitą-faktūrą be PVM?

Jei esate registruota įmonė ES ir pateikiate savo PVM kodą, taip, mes galime taikyti PVM 0 proc. tarifą (vidutinės trukmės prekių prekyba). Jei esate fizinis asmuo arba neturite kodo, turiu pridėti Lietuvos PVM. Tai standartinė taisyklė, su kuo negali kovoti. Biuro perkėlimas į Vokietiją dažniausiai vyksta tarp įmonių, tai dažniausiai nėra problema, tik reikia nurodyti duomenis teisingai.

Ar imate mokestį už dokumentų parengimą?

Paprastai ne, tai įeina į kainą. Tačiau jei reikia labai sudėtingų eksporto licencijų arba specialių sertifikatų, kuriuos mes turime pirkti iš trečiųjų šalių, tai gali kainuoti papildomai. Bet paprasti CMR ir prekių sąrašai yra nemokami. Neklauskite manęs, ar galiu padaryti ką nors nelegaliai dokumentuose, aš to nedarysiu, net už pinigus.

Galutiniai patarimai ir praktika

Ką daryti su raktais?

Jūsų vairuotojas gali pervežti raktus, bet geriau juos paduoti asmeniškai arba siųsti kurjeriu, jei bijote. Mes neatsakome už raktus, kaip už grynuosius pinigus, nors dažniausiai juos saugome. Vieną kartą vairuotojas pamiršo raktus kišenėje (šiaip sau), o kitą dieną jau buvo kitame mieste. Teko siųsti ekspressu. Geriau tokiose smulkmenose nesikliauti.

Ar reikia nupirkti ką nors vairuotojams?

Nebūtina, bet jei pasiūlysite kavos ar vandens, jie bus labai dėkingi, o dirbs geriau. Tai žmogiškas požiūris. Ypač jei dirbame vasarą ir karšta, arba žiemą ir šalta. Tai nėra kyšis, tiesiog pagarba. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra ne tik technika, bet ir žmonių santykiai. Gerai nusiteikęs vairuotojas gali padėti susirinkti tą vieną papildomą lentą, kurios nebuvo sąraše.

Kaip elgtis, jei kažkas sudaužoma?

Skambinkite man iš karto. Nefotografuokite ir nekeldite skandalų vietoje, tiesiog susiraskite kompromisą. Mes turime draudimą, todėl viską išspręsime. Jei tik pasakykite po mėnesio, kad buvo įtrūkęs stiklas, nieko nedarysime. Greitas biuro perkėlimas į Vokietiją su garantuotu patikimumu reiškia, kad mes atsakome už savo klaidas, jei jas pastebite laiku. Sąžiningumas ir greitas reagavimas išspręs problemą.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Mano atsakymas bus ne. Per šiuos 20+ metų mačiau daug firmų, kurios pasiūlė "už pusę kainos" ir dingmo su avansu, arba atvežė subyrėjusias dėžes. Vokietijoje tarnybos kainuoja, kuras kainuoja, normalus vairuotojas nenori dirbti už duonus. Jei kaina atrodo per gera, kad būtų tiesa, tai ji tikriausiai tokia ir yra. Geriau sumokėti šiek tiek daugiau, bet gauti ramybę.

Kuo skiriasi perkėlimas į Rytų Vokietiją nuo Vakarų?

Rytuose (pvz., Dresdenas, Leipcigas) keliai kartais gali būti blogesni, o sandėliai mažesni, tačiau žmonės dažnai šiek tiek labiau linkę padėti. Vakaruose (Frankfurtas, Diuseldorfas) viskas labai techniška, greita, bet ir labai brangi bei griežta. Biuro perkėlimas į Vokietiją įvairiuose regionuose gali šiek tiek skirtis organizaciškai, bet procesas tas pats. Tiesiog reikia numatyti, kad didmiesčiuose eismas gali užtrukti valandą.

Išvada

Viskas sukas ne tik apie tai, kaip greitai nuvežti dėžes iš taško A į tašką B, bet ir kaip tai padaryti be nereikalingų nervų. Greitas biuro perkėlimas į Vokietiją su garantuotu patikimumu įmanomas tik tada, kai abiejomis pusėmis yra pasitarta ir žinomi tikslūs reikalavimai. Nenaudokite pigių brokerių, jei vertinate savo IT įrangą ir laiką. Tikiuosi, šie mano atvirai parašyti patarimai padės jums išvengti tų klaidų, kurias aš mačiau per savo karjerą, ir jūsų verslas Vokietijoje prasidės sklandžiai.