Greitas biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškiomis kainomis: praktinis vadovas ir patirtis

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, o jeigu būtų skaičiuojamos ir dienos, kai pats važiavociu su vairuotojais, tai būtų dar ilgiau. Per tą laiktą mačiau viską – nuo paprastų dėžių su knygomis iki milžiniškų serverių, kurie reikalauja specialaus montavimo. Dažnai klientai ateina su panika akyse: „reikia skubiai“, „viskas prastai“, „mes nežinome, nuo ko pradėti“. Tiesą sakant, greitas biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškiomis kainomis yra visiškai įmanomas dalykas, jeigu žinai, į ką „užkerti“ ir neklaidinai pasakai, ką turi. Dažniausia problema nėra patalpų dydis ar atstumas, o tai, kad žmonės neįsivaizduoja, kiek tikrai daiktų turi ir kaip tai suskleisti į sunkvežimį.

Tiesiog nustokite galvoti apie tai kaip apie katastrofą. Geriausias būdas išlikti protu – viską užrašyti ir paprašyti vertintojo arba patirties vadybininko atvykti pasižiūrėti. Aiški kaina gaunasi tik tada, kai matome, kas turi būti pakrauta. Be to, Vokietija yra kaimynas, tai nėra Marsas, bet ten yra savi niuansai, pvz., griežtesni eismo taisyklės ir tam tikri apribojimai miestuose, todėl reikia pagalvoti apie logistiką iš anksto. Sėkmė priklauso ne nuo to, kaip greitai vairuoja sunkvežimis, o kaip gerai paruoštas tas visas reikalas.

Bendri klausimai ir organizacinis chaosas

Kiek laiko užtrunka visa procesas?

Viskas priklauso nuo to, ką vadinate „viskuo“. Jei tai tik dvi rašomosios staltiesės ir kompiuteriai, tai galima spėti per dieną, jei nešėjai paruošti. Bet jei ten yra seifai, didžiulės konferencijų lentos ir daug smulkmenų, tai užtrunka ilgiau. Dažnai klientai sako, kad jų daug nėra, o tada atvažiuoja puspėtės 3,5 tons sunkvežimiai. Tada viskas stabdo. Taigi, geriau planuokite bent kelias dienas arba savaitę iš anksto, o ne rytoj. Greitas biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškiomis kainomis negali vykti per valandą, nes fiziniai dalykai turi savo limitus.

Ar jūs atvykstate įvertinti nemokamai?

Taip, atvykstame, jei tik nesate kažkur toli kaip Utenoje ar Nidoje, tuomet reikia padengti kelionės išlaidas, bet Lietuvoje tai paprastai nemokama. Vertinimas mums svarbiausias ne dėl to, kad surastume brangiausią kainą, o dėl to, kad tiksliai suprastume, kokią mašiną reikia siųsti. Vieną kartą klientas tikino, kad viskas tilps į „Volkswagen“ Transporterį, o paskui teko vežti tris mašinas ir vis dėlto liko daiktų. Geriau, kai mes pažiūrime akimis ir tada sakime – taip, tiek tiek kainuos. Taigi, nepasigailėkite laiko ir leiskite mums ateiti.

Kas nutinka, jei aš nežinau tikslių daiktų sąrašo?

Nieko baisaus, mes padėsime susidaryti sąrašą tiesiogiai vietoje. Žmonėms dažnai atrodo, kad jų daiktai yra standartiniai, bet biure visada būna keisčių dalykų – senos spausdintuvų dalys, dėžės su senais dokumentais, kurie niekam nereikalingi, bet jūs vis juos nešate. Jei nežinote, mes tiesiog einame per patalpas ir užrašome, kas yra kabinetuose. Viskas užfiksuojame. Tada jau galime kalbėti apie tai, kiek kainuos toks greitas biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškiomis kainomis, be jokių staigmenų paskui.

Ar į kainą įeina ir dėžių surinkimas?

Tai priklauso nuo mūsų sudarytos sutarties. Esu matęs įmonių, kurios taupo ant dėžių ir liepia vartoti senas, puse sugniuždytas, kurios išsilaiko ant kėdės stiklo ir visai neįprastos. Mums patogiau, kai naudojamos standartinės dėžės, nes jos geriau sukraunamos į mašiną. Galite nusipirkti dėžes patys arba pas mus, mes jas atvežame. Svarbiausia – nenaudokite maišų, tai siaubas krauti (ir iškrauti). Tad klauskite apie tai iš karto, kad nereikėtų rungtyniauti paskutinę dieną.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Beveik visada taip. Didžiosios rašomosios stalų lentos nepraeis pro duris, o spintos turi būti išmontuotos, kad nesužlūžtų. Mūsų komanda tai daro greitai, turi savo įrankius. Bet jeigu turite kokią seną meistrų gamintą spintą, kuri sukurta taip, kad ją neįmanoma išardyti be pjūklo, tai gali kilti problemų. Tada mes žiūrime į situaciją vietose. Taip pat, jei įmonė perkelia tik tuos stalus, kurie yra sujungti (kaip sisteminiai), tai išmontavimas ir vėl montavimas Vokietijoje gali šiek tiek užtrukti.

Ar galite perkelti ir seifą?

Galime, bet tai ne paprastas stalas. Reikia žinoti svorį. Jei jis sveria 200 kg, nėra problema, jei 500 ar daugiau – reikia specialių priemonių arba daugiau žmonių. Vieną kartą teko nešti seifą trečiajau aukštą be lifto, tai buvo tiesiog mėginys. Geriau iš karto pasakykite apie jį, kad mes pasiimtume right įrangą. Jeigu seifas yra fiksuotas prie sienos, taip pat reikia pasirūpinti, kad jis būtų atjungtas prie atvykimo. Niekas nenori daryti papildomų darbų vietoje to, kad tiesiog užkrautų.

Ką daryti su kompiuteriais ir IT įranga?

Kompiuterius reikia išjungti ir ištraukti laidalus. Mes ne esame IT specialistai, todėl nesusigiedame visą tinklą vėl naujoje vietoje (nors padėsime fiziniu lygmeniu). Labai svarbu, kad serveriai būtų išjungti teisingai, ne ištraukti kišenėje. Ypatingai, jei ten yra duomenys, kur brangiausi nei tas visas biuras. Patariame kreiptis į savo IT žmogų, kad jis paruoštų viską, o mes tik atvežame ir padėsime ant stalų. Nenaudinga mums kalbėti apie „cloud“ arba „router“ konfigūraciją, mes tiesiog nešėjai.

Ar galite padėti su išmetamųjų medžiagų išvežimu?

Taip, dažnai pasitaiko, kad perkeliant biurą radote pilną dėžę senų popierių, kurių niekas nenaudoja jau 10 metų. Galime juos išvežti į šiukšliadėžę arba reciklavimo centrą, bet tai papildoma paslauga, už kurią reikia mokėti. Nekelkite šiukšlių į Vokietiją, ten jums neleis tiesiog taip padėti juos prie gatvės, kažin kas ten atsitiks su baudomis. Geriau tai atlikti čia, išsiuntimo dieną. Užtikrina, kad naujas biuras bus švarus nuo pat pradžių.

Ar reikia drausti krovinius?

Labai rekomenduoju. Nors mūsų vairuotojai vairuoja atsargiai, kelyje gali nutikti viskas – nuo stabdžių gedimo iki blogo oro (ledas arba vėjas). Ypatingai, jei gabenate brangią elektroniką ar meno kūrinius. Draudimas paprastai kainuoja nedaug, bet suteikia ramybės. Be to, Vokietijoje kai kurie sandėlių savininkai net gali reikalauti draudimo liudijimo, jei ten ilgiau laikysite daiktus. Nereikia rizikuoti, prarasti biuro turą dėl 50 eurų taupymo neverta.

Kaip elgiamės su konfidencialiais dokumentais?

Jie turi būti užrakinti arba vežami jūsų, ne mūsų. Mes neatsakingi už dokumentų turinį, bet jei dėžė su konfidencialiais duomenimis atsidurs ant grindinės prieš sandėlį, tai nėra gerai. Geriausia tuos dalykus pažymėti ir turėti pas save mašinoje (jei ten pat vykstate). Jei reikia, galime pasiūlyti užrakintą dėžę su kodu, bet tuomet jums reikės su mumis pasidalyti tuo kodu, kas gali būti nepatogu. Svarbiausia – nešimykite dokumentų maišuose su piestu.

Kainodaros niuansai ir pinigai

Kodėl kainos skiriasi tarp įmonių?

Nes vienos įmonės moka mokesčius, kitos ne, vienos turi savo parką, kitos nuomoja. Taip pat svarbu, kas įeina į tą kainą – ar tai tik „nuo A iki B“, ar tai apima ir krovimą, ir dėžių pakavimą, ir draudimą. Gerai kainuojantis greitas biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškiomis kainomis visada turi aiškų sąrašą, kas įeita. Jei kas sako, kad „viskas įskaičiuota“, tai dažnai meluoja, nes papildomi valandai arba pavaros (pvz., Vokietijoje sekmadieniais) visada kainuoja. Žiūrėkite ne į bendrą skaičių, o į tai, kas už jį slypi.

Ar galima gauti nuolaidą dideliems pervežimams?

Žinoma, jei turite 5 ar 10 biurų viename mieste arba keletą reisų į Vokietiją, mes susiderėsime. Dideliems klientams mes galime pasiūlyti fiksuotą kainą per mėnesį arba metus. Bet nedarykite to, ką daro vienas klientas – jis atvyko prašyti nuolaidos dėl trijų dėžių... Tai beveik nenušalina mūsų maržos (juokauju). Taigi, nuolaida turi būti logiška abiem pusėms. Jei darbas didelis, visada galima kalbėtis.

Ar yra kažkiek paslėptų mokesčių?

Prieš tai, kai pasirašome sutartį, jokių paslėptų mokesčių nebūna. Bet gali būti „neplanuotų“ išlaidų. Pavyzdžiui, jei vairuotojas atvyksta į Vokietiją, o jūsų naujas biuras trečiajame aukšte be lifto, tai už kiekvieną laiptą kainuokite papildomai. Ir tai ne yra „paslėpta“, tai yra fizinis darbas. Arba jei reikės laukti 4 valandas, kol gausite raktus – tas laikas turi būti apmokėtas. Taigi, paslėptų nėra, yra tik tokių, kurių jūs iš karto nematote.

Kaip apskaičiuojamas kaina už valandą?

Tai standartinė praktika už Lietuvos ribų, kai sunku nustatyti tūrį. Kaina už valandą apima nešėjo ir vairuotojo darbą, tačiau neįeina degalai, kuriuos moka klientas atskirai (priklausomai nuo sutarties). Vokietijoje darbo laikas skaičiuojamas griežtai, negalima dirbti 12 valandų be pertraukos, todėl jei reikės dirbti ilgiau, gali tekti mokėti už viršvalandžius arba priimti antrąją ekipą. Žinoma, tai pabrangia, bet saugiau.

Ar mokate už krovinių iškrovimą Vokietijoje?

Taip, mokame. Mūsų komandos išsilaiko iš to, ką atlieka, todėl jums nereikia ieškoti vietinių nešėjų Berlyne ar Miunchene. Vieną kartą klientas bandė taip padaryti taupyti, o vietiniai (kalbantys vokiškai) užsisuko vienas su kitu ir paliko daiktus kieme... Lengviau ir saugiau, kai mūsų žmonės tai padaro. Jie žino, kas kur dėti, pagal jūsų (arba mūsų) pažymėjimus dėžėse.

Ar galima apmokėti kortele?

Taip, galite, bet dažnai didelės sumos patogiau pervesti banku. Kortelės mokėjimai turi savo limitų, be to, bankai imasi komisinių, kurias mes, žinoma, negalime padengti. Jei sumos didelės, geriau susitarti dėl sąskaitos faktūros apmokėjimo per 3 ar 7 dienas. Tai normaliausia praktika B2B srityje. Nedarykite to, kad vairuotojas laukia pusę nakties, kol jūs bandote įvykdyti mokėjimą iš telefono.

Ar reikia mokėti už pravažiavimą mokesčius?

Kelio mokesčiai Vokietijoje (mautai) yra įskaičiuoti į mūsų pasiūlymo kainą, jei kitaip nesusitarę. Mums tai kasdieninis reikalas, mes žinome, kur pigiau važiuoti, o kur brangiau. Jeigu norite, kad važiuotume specifiniu maršrutu (pvz., per tam tikrą miestą, kur nereikia), tai gali būti brangiau. Bet standartiškai – tai mūsų galva. Jums nereikia turėti „vignette“ kortelės ar kažko panašaus.

Ką daryti, jei biuras Vokietijoje dar ne paruoštas?

Tada laukimas kainuoja. Vairuotojas negali tiesiog padėti mašinos šalia gatvės ir eiti gerti kavos, nes ten policija gali nubausti. Jeigu jums nėra kur padėti dalykų, reikia susirasti sandėlį laikinai. Tai papildoma išlaida. Būna taip, kad klientas pagalvojo, kad raktus gaus rytoj, o gaus tik po savaitės. Tuomet pradedame ieškoti vietos, kur laikyti tą krovinią, ir tai, žinoma, eina sąskaitą.

Ar kainuoja brangiau, jei perkeliamas paveldėtas biuras (bankrotas)?

Taip, nes ten daugiau šiukšlių ir netvarkos. Turbūt išsitraukti viską, įskaitant senius kilimus arba sugadintus baldus, kuriuos tiesiog reikia išmesti. Todėl tokiems darbams kaina skaičiuojama atskirai, dažnai didesniu tarifu, nes nešėjai dirba ne su švariomis dėžėmis, o su purvu. Ne visada malonu dirbti tokiuose objektuose, tai reiškia didesnę užmokestio dalį.

Vokietijos specifika ir muitinė

Ar reikia eiti per muitinę?

Jei perkeliate biurą į Vokietiją ir tai yra ne pirkimas-pardavimas, o perkėlimas (relokacija), tai dažnai galima naudoti T1 arba T2 dokumentus (vidaus ES prekių judėjimas), bet turi būti pateiktas inventorius. Jeigu daiktai yra naudoti ir jūs juos naudojote Lietuvoje, tai PVM mokėti nereikia. Tačiau jeigu perkeliate prekes, kurias vėl parduosite, tai jau kita istorija ir reikės mokėti Vokietijos PVM (gali būti ir 19 %). Manau, geriau pasikalbėti su buhalteriu šiuo klausimu, aš čia ne ekspertas, bet dažniausiai biurų perkėlimai PVM nekelia.

Kas daryti, jei sustoja muitinė?

Jei turite visus dokumentus (inventoriaus sąrašą su vertėmis, sutartį), tai nieko. Vairuotojai mūsų yra pripratę, jie žino, kur važiuoti. Kartais gali užtrukti valandą ar dvi, jeigu yra kontrolė. Bet jeigu būsite bandę slysti pro muitinę (neparašę nieko), tada gali būti didelė problema, baudos ir visas krovinius gali konfiskuoti. Nederėtų taupyti ant dokumentų. Greitas biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškiomis kainomis turi būti legalus.

Ar reikia vertimo į vokiečių kalbą?

Inventoriaus sąrašas geriau, kad būtų dvikalbis arba angliškai, tai pagreitina procesą. Jeigu vokiečių muitininkai nematė, kas yra dėžėje, gali paprašyti atidaryti. Ir jei ten bus užrašyta tik „daiktai“, tai gali sukelti įtarimų. Būkite konkretūs – „kompiuteriai Dell“, „stalai mediniai“. Tai padeda išvengti nereikalingų klausimų. Be to, pačiam vairuotojui lengviau susitvarkyti su vietiniu žmogumi, jei turės bent pamėgintą sąrašą.

Ar galiu įvežti alkoholio biuro reikmenims?

Kas per klausimas? Gi ne. Asmeniniam naudojimui – taip, tam yra limitai. Bet jei bandysite įvežti 500 butelių vyno kaip „biuro dovanas klientams“, tai gali būti laikoma prekyba be leidimo. Geriau to nedaryti, muitinė to nemėgsta. Biuro perkėlimas yra biuro perkėlimas, ne alaus baro. Nors, žinoma, jei turite nedidelę „kavinės“ zoną, keletas butelių gali praeiti, bet geriau apie tai pranešti.

Ar yra problemų su didelėmis mašinomis miestuose?

Vokietijoje, ypač senosiuose miestuose, gatvės yra siauros. 3,5 tons sunkvežimis gali praeiti, bet 7,5 tons arba 12 tons – jau ne. Prieš atvykdami reikia tiksliai žinoti adresą ir galimybes užvažiuoti. Kartais teka statyti mašiną toli nuo biuro ir nešti daiktus per 200 metrų. Tai ilgainiui pabrangia. Taigi, jei tik įmanoma, pasirūpinkite vietos (stovėjimo leidimu) prieš pat įmonę.

Ar reikia specialių leidimų stovėjimui centre?

Kartais taip. Jeigu reikės užimti vietą gatvėje ilgam laikui (pvz., 2 valandoms), gali tekti gauti leidimą iš vietinės savivaldybės (Ordnungsamt). Mūsų vairuotojai dažnai su tuo susiduria. Jie gali tai išsprendžiami patys, bet jei jums rūpi greitas biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškiomis kainomis, geriau patikrinti šį dalyką iš anksto, kad nereikėtų mokėti baudų už neteisėtą stovėjimą arba šaudyti variklio laukiant.

Ar vokiečiai griežtesni nei lietuviai?

Atrodo, kad taip, ypač kalbant apie tvarką ir triukšmą. Negalima šluoti daiktų kieme sekmadienį ryte, kaimynai iškviesta policiją (tai tikras atvejis iš Berlyno). Taip pat, dėl pavojingių atliekų (pvz., monitoriai, baterijos) yra griežtos taisyklės, kurias reikia laikytis. Negalima tiesiog numesti senio monitoriaus į šiukšliadėžę. Reikia jį atiduoti specialiai įmonei. Mes tai galime padaryti už papildomą mokestį.

Ar galima dirbti sekmadieniais Vokietijoje?

Galima, bet brangiau. Vairuotojų darbo laikas reguliuojamas, be to, kai kurie sandėliai arba pastatai uždaryti. Jei norite, kad viskas būtų padaryta savaitgalį, reikia tai suplanuoti iš anksto ir susitarti dėl priedų. Nekalbėkime apie „stebuklus“ paskutinę minutę, kai reikia įsileisti į pastatą, kuris užraktas ir kodų niekas neturi. Sekmadienis Vokietijoje – tai rimtas dalykas, viskas miega.

Techninės problemos ir pabaigos

Kas daryti, jei sužlūžta lifte?

Tada kils problema. Jeigu tai 5-asis aukštas, mums teks nešti rankomis. Už tai imamas papildomas mokestis, ne todėl, kad mes godūs, o todėl, kad fizinis darbas yra sunkus. Vieną kartą lifte sugedo ir vairuotojas pradėjo rėkti, bet mes išsivedėme. Taigi, prieš atvykdami patikrinkite, ar lifte veikia (jei toks yra). Jeigu ne, perspėkite mums, kad nenuvažiuotume su maža komanda, kuri negali nešti sunkių dalykų.

Ar atvežate ir grąžinate tuščias dėžes?

Taip, galime susitarti dėl dėžių grąžinimo po to, kai viskas išpakuojama. Tai sutaupo jums pinigų, jei planuojate dar kartą ką nors vežti arba tiesiog nenorite šiukšlyti biuro su šimtais tuščių dėžių. Dėžės suskleidžiamos ir vežamos atgal. Tai ekologiška ir pigiau, nei pirkti naujas kaskart. Tiesiog nepamirškite mums pasakyti, ką daryti su jomis, kitaip mes jas paliksite kambario kampe ir išvažiuosime.

Kaip elgtis su drėgne arba šalta diena?

Dėžės yra atsparios drėgmei, bet jeigu lija lietus (kas, žinoma, kartais Vokietijoje nutinka), mes padengsime krovinią plevele ant sunkvežimio. Tačiau jeigu reikia nešti iš mašinos į pastatą po lietaus, gali būti, kad dėžės aptaps. Todėl verta pasirūpinti, kad prie įėjimo būtų bent vienas žmogus, kuris priima dėžes ir neša į vidų, o ne tiesiog palieka kieme. Mes turime drabužių, bet mes ne moliūgai.

Ar tikrai viskas bus padaryta taip, kaip sutarta?

90 procentų atveju – taip. 10 procentų – kažkas nueina ne taip. Gali atsitikti, kad vairuotojas užstrigs spūstyje ties Karaliaučiumi arba suges variklis. Mes visada stengiamės informuoti. Jei planuojate kritinį posėjį rytoj, geriau nekelkite šiandien. Palikite sau laiko rezervą. Greitas biuro perkėlimas į Vokietiją su aiškiomis kainomis yra greitas tik tol, kol kelyje niekas nenutinka. O kelyje visada galima kas nutikti.

Galite užmontuoti baldus naujoje vietoje?

Galime, turiu įrankių. Bet jeigu statote sudėtingas sistemas, kurios reikalauja inžinieriaus, mes tik padėsime laikyti detalę. Paprastus stalus sujungsime, spintas pastatysime. Vieną kartą klientas mums davė instrukciją, kur buvo parašyta „Step 1“, „Step 2“... mes padarėme viską pagal tai, bet vėliau pasirodė, kad instrukcija buvo nuo kitos modelio. Tai buvo juokinga, bet sutvarkėme. Tad jeigu turite instrukcijų, duokite mums.

Kas nutinka su likusia pakavimo medžiaga?

Ji lieka jums arba ją išvežiame. Jeigu nereikia, mes suskleidžiame ir vežame su savimi, jei tai nėra sutarta kitaip. Nenaudinga palikti šiukšlių naujame biure, pirmą dieną. Tai sukuria blogą įspūdį. Mūsų tikslas – palikti biurą paruoštą darbui, ne užtvindyti popieriumi ir plėvele. Tad paprašykite mums išvežti visą šlamštą, tai pigiai kainuoja.

Ar tikrai turite 20 metų patirties?

Jaučiasi, kad taip. Esu mačęs ir geras, ir blogas pervežimus, esu dirbęs su didžiausiomis Lietuvos įmonėmis ir mažais startuoliais. Žinau, kur gali kilti bėdų ir kaip jas išvengti. Todėl jei klaustum manęs, kuo skiriasi „greitas“ pervežimas nuo „gero“ pervežimo, sakiau – tai ruošimasis. Be to, Vokietija yra specifinė rinka, ten reikia žinoti ne tik kelius, bet ir žmonių mentalitetą. Kas ten dirba greitai, kas tiksliai.

Galite padėti susirasti ir būstą Vokietijoje?

Ne, mes ne nekilnojamojo turto brokeriai. Mūsų darbas – perkelti jūsų daiktus iš ten į čia (arba atvirkščiai). Bet galiu pasakyti – ieškokite biuro ne per „ImmoScout24“ paskutinę minutę, tai nėra lengva. Jūsų biuras turi būti paruoštas anksčiau nei mes atvyksime su sunkvežimiu. Kitaip mes tiesiog liksime gatvėje.

Kaip sužinoti tikslią kainą?

Parašykite mums el. paštu arba paskambinkite. Mums reikės iš jūsų: adreso iš kur ir į kur, apytikslės informacijos apie daiktus (kiek dėžių, ar yra baldų), ir pageidaujamo datos. Tada mes galime pasakyti tikslią skaičių. Be informacijos mes galime tik spėlioti, o spėlioti pinigais niekam nepatinka. Tad nedarykite to, kas vienas klientas padarė – jis parašė „kelias dėžės“, o buvo 50. Kaina pasikeitė dvigubai.

Išvados

Apibendrinant, geriausias būdas nenuvilti yra atvirumas ir ruošimasis. Nėra jokių stebuklingų formulės, kaip perkelti biurą be jokių rūpesčių, bet jeigu pasirūpinsite dokumentais ir tiksliai nurodysite, ką reikia vežti, viskas vyks sklandžiai. Mūsų tikslas – padaryti taip, kad jūsų darbuotojai rytoj galėtų dirbti naujoje vietoje, o ne ieškoti dėžių su kava. Ir svarbiausia – nepasitikėkite tuo, kas sako „nusėsime per valandą už 100 eurų“, tai dažniausiai pasirodo esą melas. Tiesiog imkite ir susitarkite su žmonėmis, kurie žino, ką daro.