Greitai ir saugiai perkelkite savo biurą į Vokietiją

Dirbu su krovinių pervežimu jau beveik dvidešimt penkerius metus, ir galiu pasakyti vieną – biuro perkėlimas į užsienį visada yra chaosas, net jei viskas atrodo tvarkingai planuota. Dažniausiai klientai skambina paskutinę minutę, kai dėžės jau stovi ant kiemo, o vairuotojas vis dar nežino, kuriai Vokietijos miesto daliai važiuoti, nes "nav" nurodo gatvę, kurios kažkur nebeegzistuoja. Jei norite, kad procesas būtų sklandus, reikia ne tik tikėtis geriausio, bet ir ruoštis blogiausiam, ypač kai kalbame apie griežtus vokiškus reikalavimus ir biuro technikos jautrumą. Svarbiausia suprasti, kad norėdami greitai ir saugiai perkelkite savo biurą į Vokietiją, turite žinoti keletą niuansų, kurių nepasakys joks standartinis pardavėjas.

Kainos ir tai, ką niekas nesako

Kiek realiai kainuoja pervežti biurą į Vokietiją?

Tai, žinoma, klausimas, kurį užduoda visi, bet atsakymas visada labai priklauso nuo to, ką jūs vadinate "biuru". Jei tai trys stalai ir penki kompiuteriai, tai viena kaina, o jei perkeliate visą call centrą su 50 darbo vietų – tai visai kitas istorija. Paprastai kainos svyruoja nuo 1,5 iki 3 eurų už kilometrą (priklausomai nuo masės), tačiau reikia prisidėti kuro priemokas, kurios šiuo metu šokinėja kaip bepročiai. Vokietijoje taip pat yra mokesčiai už įvažiavimą į miestus (Umweltplakette), kurį turi turėti kiekvienas sunkvežimis, tai gali padidinti sąskaitą. Taigi, nustatyti fiksuotą kainą be išsamių matmenų yra tiesiog neįmanoma.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Žinau, gundu taip pasakyti, bet iš patirties – niekada nerenkite pigiausio, jei jums brangsta jūsų nervai. Buvau atvejų, kai įmonės pasiūlydavo neįtikėtinai mažas kainas, o paskui atsirasdavo vairuotojas be krano, kuris negali iškrauti dėžių, arba reikalauja papildomai mokėti už "lipdukus". Vieną kartą klientas taip nusipirko paslaugą, kad vairuotojas atvyko su atviru sunkvežimiu, o Lietuvojo lyjo. Geriausia sutartyje iš karto įrašyti, kas įeina į kainą, kad vėliau nektektų ginčytis dėl kiekvieno įkeltimo kilogramo.

Kas daryti, jei manęs netenkina galutinė suma?

Jei atvyksta vairuotojas ir pradeda skaičiuoti kažkokias papildomas paslaugas, kurias neįsivaizdavote, nedarykite scenos prie kiemo vartų. Pirmiausia pažiūrėkite sutartį – ten dažnai būna parašyta smulkiu šriftu apie "laukimo mokestį" ar "ilgą iškrovą". Vokietijoje vairuotojų darbo laikas labai griežtai reglamentuojamas, ir jei jis privalo laukti, kol jūs ieškote raktų nuo naujo biuro, šis laikas bus apmokėtas. Geriausia iš karto susisiekti su dispečeriu ir aiškintis, o ne šaukti vairuotojui.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėlio?

Tai sudėtingas klausimas. Didelės ir patikimos įmonės dažnai dirba pagal priešpaskutines sąskaitas, tačiau mažos pervežėjų firmos reikalauja avanso bent 50 proc., ypač jei pervežimas į Vokietiją. Aš asmeniškai visada patariu nieko neįsipareigoti be rašytinio sutarimo, nes yra buvę atvejų, kai po perkėlimos klientas "dingdavo" ir nebeatsiliepdavo į telefonus. Taigi, jei reikia greitai ir saugiai perkelkite savo biurą į Vokietiją, būkite pasiruošę bent dalį sumos sumokėti iš karto.

Kiek laiko užtrunka viso proceso organizavimas?

Jei viskas eina kaip pagal laikrodį, tai nuo planavimo iki pat iškrovos gali užtrukti nuo savaitės iki trijų savaičių. Reikia laiko parengti inventoriaus sąrašą (jis turi būti tikslus!), suderinti laiką su namų savininkais Vokietijoje (jie yra labai griežti dėl laikymosi), ir, žinoma, surasti vairuotoją. Negalite skambinti sekmadienį ir tikėtis, kad antradienį viskas jau bus Voke (t.y. Vokietijoje) – toks greitis įmanomas tik tada, jei mokate už skubą.

Baldai, technika ir kaip tai viskas sugenda

Kaip tinkamai supakuoti kompiuterius?

Niekada, girdžite, niekada nekelkite kompiuterių be originalių dėžių, jei norite, kad jie atvyktų gyvi. Aš mačiau, kaip viena firma įvyniojo serverius į foliją ir paguldė ant grindų sunkvežimyje – po to buvo daug verksmo. Geriau investuoti į specialias putų dėžes arba bent jau stipriai užpildyti tuščią vietą burbuliukine plėvele. Monitoriai ypač jautrūs vibracijai, juos reikia transportuoti vertikaliai, ne horizontaliai.

Ar jums patys išmontuosuos mane baldus?

Dauguma įmonių tai daro, bet tai visada kainuoja papildomai. Reikia aiškiai pasakyti, ar reikia išsukti stalus, ar ne. Kartais klientai mano, kad "išmontavimas" reiškia tik nuleisti stalviršius, o vairuotojams atrodo, kad reikia išsukti kiekvieną varžtą. Vieną kartą teko įsikišti, kai vairuotojai pradėjo laužyti brangų dizainerio stalą, nes negalėjo surasti tinkamo atsuko. Žodžiu, viską užfiksuokite raštu.

Kas su tais dideliais serveriais?

Tai yra atsakomybė. Serveriai ne tik sunkūs, bet ir labai jautrūs temperatūrai ir smūgiams. Juos reikia pervežti specialiuose uždaruose sunkvežimuose, o ne paprastose tentinėse mašinose. Be to, jei serveris yra įjungtas, jis turi būti išjungtas tinkamai (shutdown procedūra), o ne tiesiog ištrauktas kištukas iš lizdo. Aš asmeniškai visada patariu pasamdyti IT specialistą, kuris lydėtų krovinių automobilį, arba bent jau užtikrinti, kad duomenys yra pasidaryti atsarginės kopijos (backup) – patikėkite, tai praverčia.

Ar reikia rūpintis pakavimo medžiagomis pat?

Jei sutartyje nėra parašyta "pilnas paslaugų paketas", tada tikriausiai taip. Vokietijoje pakavimo medžiagos kainos gali būti šokiruojančios, ypač jei reikės nusipirkti dėžių paskutinę minutę prie pat "Obi" ar "Bauhaus". Geriau viską užsakyti pas pervežėjus iš anksto – jie dažnai gali duoti naudotas dėžes pigiau arba net nemokamai (jei turite tokį įmonės vadovą, su kuriuo galima susitarti).

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis, pvz., toneriais?

Tai labai svarbu. Toneriai ir kiti chemikalai yra laikomi pavojingais krovinais (ADR), ir juos reikia deklaruoti. Negalite tiesiog mesti jų į dėžę su knygomis. Jei vairuotoją sustabdys policija Vokietijoje ir rastų nedeklaruotų pavojingų medžiagų, baudos yra milžiniškos, o gali būti ir konfiskuota visa mašina. Geriausia juos palikti Lietuvoje ir nusipirkti naujus, arba aiškiai pranešti apie juos iš anksto.

Dokumentai, muitai ir Vokietijos biurokratija

Ar reikia mokėti muitą už biuro techniką?

Nebūtinai, jei tai jūsų naudojama technika ir ją perkeliate į kitą savo filialą. Tačiau reikia užpildyti specialų dokumentą – dažniausiai tai yra prekių ekspporto deklaracija arba TIR dokumentas (jei važiuojate per trečiąsias šalis, bet čia tiesiog į Vokietiją). Esu girdėjęs istorijų, kai muitininkai klausinėjo, kodėl perkeliate tiek daug naujų kompiuterių, įtardami, kad tai prekyba. Todėl geriau turėti kvitą, kada buvo nupirktas t arba tasis kompiuteris.

Kas tas "Einlagerung" ir kodėl apie jį kalbama?

Tai tiesiog sandėliavimas vokiškai. Kartais atsitinka taip, kad vairuotojas atvyksta į Berlyną arba Miuncheną, o naujo biuro raktų dar nėra, arba patalpos dar nebaigtos remontuoti. Tada reikia kažkur padėti dėžes. Vokietijoje sandėliavimo paslaugos yra brangios, todėl reikia tiksliai žinoti, kiek laiko užtruks išsidėstyti. Jei planuojate, kad vairuotojas lauks pusę dienos gatvėje, tai gali kainuoti brangiau nei sandėlis.

Ar reikia tarptautinio vairuotojo pažymėjimo?

Sunkvežimio vairuotojas turi turėti visus reikalaujamus dokumentus: vairuotojo pažymėjimą (95 kodas), darbo laiko kontrolės kortelę (tachografas) ir, žinoma, galiojantį vairuotojo pažymėjimą. Vokietijos policija labai dažnai tikrina šiuos dokumentus, ypač netoli sienos. Jei vairuotojas bus pažeidęs poilsio režimą, ne tik gaus baudą, bet ir gali būti uždraustas toliau važiuoti – o tada jūsų biuras stovi pakeliui.

Kaip sužinoti, ar galiu važiuoti į konkretų miestą?

Vokietijoje yra miestų, kuriuose sunkvežimiams draudžiama važiuoti centru (pvz., dauguma senamiesčių). Reikia iš anksto patikrinti "Environmental zones" (Umweltzone) reikalavimus. Jei jūsų sunkvežimis neatitinka Euro 6 standarto, jis tiesiog negalės važiuoti į žaliąją zoną. Buvo atvejis, kai klientas norėjo pervežti biurą į centrinę Frankfurto dalį, o mūsų mašina nebuvo leidžiama – teko viską perkrauti į mažesnį sunkvežimį miesto ribose.

Ar reikia notarinio patvirtinimo daiktų sąrašo?

Dažniausiai ne, jei tai ne įmonės likvidavimas ar skyrybų (turtinio) atvejis. Tačiau, jei norite apsisaugoti, galite padaryti sąrašą ir pasirašyti jį su vairuotoju įkrovos metu. Taip bus aišku, kiek dėžių buvo įkrauta ir kokia jų būklė. Vokietijos klientai dažnai to reikalauja, kadangi jie yra labai disciplinuoti (o kartais ir per daug.

Kelionės eiga ir vairuotojų paslaptys

Kiek laiko užtrunka nuvykti iki Vokietijos?

Priklausomai nuo to, kur kelyje užstrigsite. Iš Vilniaus iki Berlyno važiuojant per Lenkiją tai yra apie 10–12 valandų, jei nėra eismo įvykių. Tačiau A1 autostradoje Lenkijoje dažnai būna didžiuliai urmai, ypač prie Varšuvos arba Poznanės. Vieną kartą mūsų vairuotojas ten prastovėjo 6 valandas, dėl to vėlavo į iškrovą, ir klientas buvo labai nustebęs, kad mes negalėjome "praskriet" pro spūstį.

Ar galima sekti krovinių automobilį realiu laiku?

Dauguma šiuolaikinių įmonių turi GPS stebėjimą, tačiau ne visada tai veikia tiksliai. Kartais signalas dingsta tarp kalnų arba tuneliuose (ypač pietų Vokietijoje, netoli Miuncheno). Jei jums labai svarbu tiksliai žinoti, kur yra jūsų biuras, prašykite specialios nuorodos, tačiau nereikia skambinti vairuotojui kas valandą – jis negali kalbėti vairuodamas (ir tai yra nelegalu).

Kas nutinka, jei vairuotojas susirgą kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada įmonė turi siųsti kitą vairuotoją pakeisti, o tai gali užtrukti dieną ar dvi. Jei jums reikia, kad biuras būtų pervežtas pirmadienį ryte, geriau planuoti atvykti šeštadienį arba sekmadienį, kad būtų rezervinis laikas. Aš kartą mačiau, kaip vairuotojas susirgo gripą Lenkijoje ir teko laukti 48 valandų, kol atvyko pakeitimas – klientas buvo be kompiuterių visą savaitę.

Ar vairuotojai padės susidėti dėžes į patalpas?

Įprastai taip, tai įeina į "iškrovos" paslaugą. Tačiau jei biuras yra 4 aukšte be lifto (kas Vokietijoje senuosiuose pastatuose būna dažnai), tai gali būti papildomai apmokestinta. Vairuotojai yra žmonės, ne robotai, ir nekelia 30 kilogramų dėžių laiptais be pabaigos. Užsirašykite, ar į kainą įeina "nešimas laiptais".

Ar reikia maitinti vairuotoją?

Tai dažnas klausimas. Jei vairuotojas laukia ilgiau nei planuota (pvz., 4 valandas arba daugiau), etiketas (o kartais ir sutartis) reikalauja pasirūpinti maistu ar bent vandens. Nereikia vesti jį į restoraną, pakanka paprašyti, ar jo kažko trūksta. Vairuotojas, kuris yra laimingas ir sotus, dirba greičiau ir geriau.

Buitinės smulkmenos, kurios svarbiausios

Ar galima pervežti asmeninius daiktus drauge su biuro reikmenimis?

Techniškai galima, bet tai nerekomenduojama. Muitinė gali tai interpretuoti kaip prekybą arba kontrabandą, jei bus per daug asmeninių drabužių ar buitinės technikos. Jei jūsų darbuotojas nori nuvežti savo dviratį, geriau tai padaryti atskirai, o ne trypti tarp serverių. Vokietijai svarbi tvarka ir dokumentų tikslumas.

Kas daryti, jei pasigirsta trūkčiojimas vairuojant?

Nesijaudinkite, tai gali būti tiesiog blogas kelias. Tačiau jei trūkčiojimas pasikartoja, praneškite vairuotojui arba dispečeriui. Geriau sustoti ir patikrinti, nei vėliau rasti suskilusį stalviršį. Vieną kartą važiavome per netolygų kelią netoli Hamburgo, ir viena dėžė su vitrinomis nukrito – laimei, buvo uždėta ant guminio kilimėlio.

Ar galima pasitikėti vairuotoju su savo mašina?

Yra daug "vairuotojų be įmonių", kurie siūlo pigias paslaugas "savo sunkvežimiu". Aš asmeniškai būčiau atsargus. Jei įvyksta avarija arba dingsta krovinių, jūs neturite su kuo reikalauti atlyginimo. Didelės įmonės turi draudimą (CMR draudimas), kuris padengia žalą iki 8,33 SDR už kilogramą. Su privatžiu niekas jums nieko neduos, jei jis tiesiog nuspręs, kad nebevažiuoja.

Kaip elgtis su namų savininku (Hausverwaltung)?

Vokietijoje namų savininkai arba administratoriai yra labai griežti dėl tvarkos. Reikia iš anksto pranešti apie atvykstantį sunkvežimį, gauti leidimą stovėjimui (arba rezervuoti vietą). Jei užblokuosite kiemą kelioms valandoms, gausite raštą ir baudą. Geriau, kad jūsų logistikos partneris susisiektų su jais prieš kelias dienas.

Ar reikia valyti po savęs?

Absoliučiai taip. Vokietijai labai svarbu, kad po iškrovos nebūtų likusių dėžių, plastiko ar šiukšlių. Vienas mano klientas paliko pakuotės popierių kieme ir turėjo samdyti特种 (specialią) komandą, kurią išvežė, nes Hausverwaltung grasino šaukti policiją. Palikkite vietą tokia, kokia ją radote, arba net švaresne.

Ką daryti, jei dingo dėžė su svarbiais dokumentais?

Tai košmaras. Pirmiausia skambinkite dispečeriui – gal dėžė tiesiog nukrito gale sunkvežimio arba buvo iškrauta neteisingai vietoje. Jei tikrai dingsta, rašykite pretenziją (protokolas) tuoj pat. CMR draudimas gali padengti nuostolius, bet dokumentų atkūrimas užtrunka. Todėl visada vežkite brangiausius dokumentus ir duomenų laikmenas su savimi (su vairuotoju arba keleiviu), o ne krovinyje.

Išvada

Galiausiai, norint greitai ir saugiai perkelkite savo biurą į Vokietiją, reikia ne tik pasirinkti pigią kainą, bet ir suprasti visą procesą. Nėra nieko blogiau, nei stovėti uždarame biure be kompiuterių, nes jie stringa kažkur prie Kauno arba buvo sugadinti kelyje. Ruoškitės iš anksto, tikrinkite sutartis, bendraukite su vairuotojais ir nepaisykite smulkių detalių, tokių kaip leidimas stovėjimui ar pakavimo kokybė. Mano dvidešimt penkerių metų patirtis rodo, kad pasiruošimas – tai pusė sėkmės, o likusią pusę užtikrina profesionali komanda, kuri žino, ką daro.