Geriausias sprendimas biuro perkraustymui į Vokietiją: Vadovas iš vidaus

Esu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir matau viską – nuo idealiai suplanuotų relokacijų iki tokių, kai vairuotojas dingliai su visais kompiuteriais ties Berlynu. Jei ieškote geriausio sprendimo biuro perkraustymui į Vokietiją, tiesiogiai sakysiu – tai ne viena kėdė ar sunkvežimis, o detali strategija. Vokietija neleido jums nieko praleisti pro rankas, ypač jei kalba eina apie techniką ar dokumentus. Čia nebe Lietuva, kur viską galima sutvarkyti „skambinant pusbėgyje“. Reikia žinoti, ką vežti, kaip deklaruoti ir, svarbiausia, išvengti tų situacijų, kai muitininkai sulaiko krovinius dėl vienos trūkstamos deklaracijos. Paprastai viskas prasideda nuo to, kad klientai pervertina savo jėgas ir nuvertina biurokratiją.

Kaip viskas prasideda ir planavimas

Kaip tikrai turėtų atrodyti planas?

Tai priklauso nuo to, kiek didelis jūsų biuras, bet biuro perkraustymas į Vokietiją privalo prasidėti ne nuo dėžių paėmimo, o nuo inventoriaus sąrašo. Be galo daug kartų matavau, kaip žmonės rašo „10 dėžių su įranga“ ant popieriaus, o paskui vokiškai muitinė klauso „kas čia per įranga?“. Geriausias sprendimas yra turėti Excel lentelę su serijiniais numeriais, jei tai brangi technika. Be to, neapsimokės vežti senų, suplyšusių biuro kėdžių – Naujųjųjų arba Frankfurto atliekų mokesčiai gali būti aukštesni negu tos kėdės vertė.

Ar verta viską daryti patys ar kreiptis į firmą?

Žinau, daug verslininkų mėgsta sutaupyti, sakdami „mes patys įkelsime“. Bet tarkime, jūsų IT vadybininkas nukrito su serveriu laiptuose Miunchene – kas tada? Kompensacija? Nebūtina. Jei norite rasti geriausią sprendimą biuro perkraustymui į Vokietiją, pasiklauskite, ar verta rizikuoti brangia įranga dėl šimto eurų taupymo. Profesionalios firmos turi ne tik vyrus, bet ir draudimą, ir pakavimo medžiagas. O jei dar ir kalbame apie tarptautinius pervežimus, tai be logistiko čia nepavyks.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Nesakykite „vieną dieną“, nes tai melas. Tiesioginis vairavimas nuo Kauno iki Berlyno užtrunka apie 12-14 valandų, tačiau tai tik viena dalis. Reikia suskaičiuoti pakavimą (priklausomai nuo biuro dydžio – tai gali trukti 1-2 dienas), patikrinimus, galimas eismo spūstis, o Vokietijoje dar ir vairuotojo poilsio laikas. Geriausia numatyti savaitę nuo pradžios iki galo, ypač jei reikia išmontuoti ir vėl sumontuoti baldus. Pasakyčiau, realiausiai – 3-4 darbo dienos, jei viskas vyksta sklandžiai.

Ką daryti su dėžėmis, kurių nėra sąraše?

O, tai yra klasika. Viskas susideda, vairuotojas važiuoja, o tu staiga pameni, kad palikai pilną stalčių dokumentų ar asmeninių daiktų. Jei to nėra manifeste, muitinė gali laikyti tai bandymu įvežti neapmokestintą prekę. Geriausias sprendimas – turėti vieną „rezervuinę“ dėžę, kurioje galima susidėti visus tą „neplanuotus“ daiktus, ir juos užrašyti bendra eilute „biuro reikmenys ir smulkmenos“. Taip išvengsite nereikalingų klausimų.

Ar reikia iš anksto apžiūrėti biurą?

Būtų labai gerai, tačiau dažnai klientai siunčia tik vaizdo įrašus ar planus. Vieną kartą važiavome į Hamburgą, o ten, pasirodo, laiptai buvo tokie siauri, kad net neįėjo standartinė transportavimo ratukais dėžė. Teko viską nešti rankomis per 4 aukštus. Jei galite, siųskite žmogų pamatyti arba bent jau užduokite konkretų klausimą apie išėjimus ir liftus. Biuro perkraustymui į Vokietiją šie detaliai yra labai svarbūs.

Burokratija, muitinė ir Vokietijos reikalavimai

Kokius dokumentus reikia tur�ti sienai kirsti?

Nebūtina turėti TIR knygelę, jei tai ne didelis komercinis krovinys, bet INTRA sąskaita-faktūra yra privaloma. Ji turi būti lietuviškai ir vokiškai (arba anglų). Be to, reikia CMR konosamentą, kurį duoda vairuotojas. Jei vežate naudotą techniką, būtina parodyti, kad ji nėra nauja (pirkimo-skyrimo aktai, senos sąskaitos), kitaip gali būti apmokestinta PVM kaip nauja prekė. Vokietai su tuo labai griežti.

Ar dažnai sustoja pasitikrinimui?

Statistiškai retai, jei dokumentai tvarkingi. Bet jei vairuotojas atrodo įtartai arba krovinys yra uždengtas ir sunkiai įžiūrimas, gali sustoti. Esu matęs atvejį, kai viena firma vežė serverius be jokio aprašymo, ir juos sulaikė net trims dienoms. Vokietijos muitinė (Zoll) turi teisę atidaryti viską. Jei planuojate biuro perkraustymą į Vokietiją, tikrinkite, ar vairuotojas moka anglų ar vokiškai bent šiek tiek, nes gestais su muitininkais nekalbėsi.

Kas dėl PVM mokesčio?

Jei vežate įrangą savo filialui arba registruojate Vokietijoje įmonę, tai dažnai yra 0% PVM intrakomuninės prekybos atveju (Intra-Community Supply). Bet čia reikia gero buhalterio. Aš asmeniškai nelabai gilinuosi į tuo skaičius, tai ne mano sritis, bet žinau, kad jei nurodysite neteisingą Vokietijos PVM kodą, sąskaitą gali atmesti. Geriausia pasitarti su accountant’u prieš kelionę.

Ar reikia draudimo?

Be abejo. Tai ne „galimybė“, o būtinybė. Standartinis krovinių draudimas dažnai dengia tik 1,30 EUR už kg, kas nepadengs jūsų 5000 EUR vertės serverio. Geriausias sprendimas biuro perkraustymui į Vokietiją yra pasirinkti „visą riziką“ draudimą (All risk). Tai kainuoja brangiau, bet tąsyk, kai vairuotojas staigiai stabdo ir krenta jūsų drona ar vaizdo projector’ius, jūs būsite ramūs. Pasakysiu tiesiai – aš savo daiktų be to nevežčiau.

Kas nutinka, jei dingsta dėžė?

Taip nutinka, retai, bet nutinka. Vieniems klientams dingo dėžė su svarbiais archyvais ties Miuncheno sandėliu. Jei turite inventoriaus sąrašą su numeriais, draudimo kompanija tai padengs. Jei sąrašo nėra – gaila, bus tik žodžiai prieš žodžį. Todėl kiekvieną dėžę reikia užrašyti numeriu ir pasirašyti sąraše, kai jį užkraunate į sunkvežimį Lietuvoje, ir kai iškraunate Vokietijoje.

Kaina ir pinigai: kiek kainuoja ramybė

Nuo ko priklauso kaina?

Pirmiausia nuo tūrio (kubinių metrų) ar svorio. Toliau – nuo atstumo (Berlynas arba toliau į pietus, link Miuncheno). Taip pat įeina kelių mokesčiai Vokietijoje (Maut), kurie yra gan dideli. Dar pridedami vairuotojo dienpinigiai, jei jis ten praleidžia naktį. O jei reikia įrengimo (montavimo) darbų Vokietijoje – tai dar atskira paslauga, nes vokiečių darbo jėga brangi (ir mūsiškiai ten ne už nemokamai dirba).

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Taip, ir tai dažniausiai yra geriausias sprendimas, kad nebūtų staigmenų. Mes stengiamės duoti fiksuotą sumą, kai tik tiksliai žinome, kiek daiktų. Bet jei klientas sako „maždaug 10 dėžių“, o paskui pasirodo 30, tai, aišku, kaina šokteli. Fiksuota kaina apima viską – degalus, kelius, darbą. Vengkite įmonių, kurios siūlo „nuo 1 euro“, paskui pridės poilsio mokesčius, keltų mokestį (jei reikia) ir t.t.

Ar brangu vežti į toliau esančius miestus?

Kiek taip. Jei biuro perkraustymas į Vokietiją yra planuojamas į vakarinę dalį, pavyzdžiui, į Frankfurto prie Maino rajoną arba Štutgartą, kaina gali būti šiek tiek aukštesnė dėl didesnių atstumų. Bet jei lygins su tuo, kiek laiko prarastumite veždami patys su nuoma, tai transporto paslauga vis tiek atsiperka. Be to, kuro kainos šiuo metu... (čia aš nežinau, kiek bus rytoj, bet šiuo metu stabilios).

Ką daryti, jei pasiūlymas per brangus?

Klauskite detaliai. Kas įeina? Ar įeina dėžių tiekimas? Ar įeina išmontavimas Lietuvoje? Kartais atrodo brangu, bet ten yra įtrauktos visos smulkmenos, kurias kitur įsirašys papildomai. Palyginkite obuolius su obuoliais. O jei kažkas siūlo perpus pigiau nei rinkos kaina – vadinasi, kažką praleido. Pavyzdžiui, draudimą arba legalų vairuotojo darbo laiką.

Ar reikia mokėti iš karto?

Dažniausiai imamas avansas (30-50%), o likutis – atlikus darbą arba prieš išvežimą, jei tai nustatyta sutartyje. Tai apsauga tiek vadybininkui, tiek klientui. Yra buvę atvejų, kai atvežė daiktus, o klientas „užmiršo” sumokėti ir išjungė telefoną. Su avansu visiems ramiau.

Technika, baldai ir įranga

Kaip supakuoti kompiuterius ir IT?

Geriausia – į originalias dėžes. Bet jei jų nebėra, reikia stypų, burbuliukų ir tvirtų dėžių. Monitoriai turi būti apvynioti putomis. Vieną kartą matėme, kaip klientas įmetė du „Mac“ kompiuterius į vieną dėžę be tarpinės – abu sulūžo. Biuro perkraustymui į Vokietiją IT įranga yra svarbiausia, tai neskubėkite čia taupyti laiko. Pažymėkite kabelius – paskui vokiečių IT specialistas (jei ten samdysite) jums labai padėkos.

Ar verta vežti senus biuro baldus?

Sąžiningai sakant? Dažniausiai ne. Vokietijoje naudotų baldų rinka yra specifinė, o atliekų ivežimas (Sperrmüll) kainuoja. Jei turiate „IKEA“ tipo spintas, kurios jau virpą, geriau jas palikti ir nusipirkti naujų „OTTO“ arba vietiniame parduotuvėje. Išskyrus atvejus, kai tai yra dizainerio baldai arba brangios medinios lentynos – tada taip, vežkite ir apsidrauskite.

Kaip elgtis su serveriais?

Tai yra atskira tema. Serveriai negali būti mesti į paprastą sunkvežimį su baldais, jie turi būti specialiai užfiksuoti, kad neišsirinktų vibracijos. Be to, jei serveriuose yra duomenys, reikia pagalvoti apie saugumą – kas juos lydi arba ar yra užrakinta. Kartais reikia specialios temperatūros režimo transportavimo, bet tai jau labai retai ir brangu.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet tai sudėtinga. Turi būti fitosanitarinis pasas, kad Vokietijos muitinė nebegrižtų su klausimu „ar nėra kenkėjų?“. Žiema tai visai neapsimokės, tiesiog užšals kelyje. Jei labai mylite savo fikusą, geriau jį vežti asmeniniu automobiliu arba duoti kolegai, kuris važiuoja traukiniu. Sunkvežimyje su šaltu oru jiems nelabai patogu.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį – taip. Stalus reikia atskirti nuo kojų, spintas – išmontuoti (jei jos per didelės durims). Tai ne tik padeda sutaupyti vietos sunkvežimyje, bet ir sumažina sulaužymo riziką. Vokiški biurai dažnai turi standartinius durų plotus, todėl jei ne išmontuosite lentynos Lietuvoje, gali tekti ją išmontuoti koridoriuje Vokietijoje (ir tai papildomai kainuos).

Rizikos, problemos ir nepatogumos

Kas daryti, jei vairuotojas užstringa?

Tai pasitaiko. Eismo įvykiai, techniniai gedimai. Turi būti atsarginis planas – arba galite susisiekti su mūsų pagalbos linija, arba turėti kontaktus vietinės pagalbos Vokietijoje. Kartais būna, kad vairuotojas tiesiog praleidžia važiavimo laiko limitą ir turi pristoti miegoti. Tada biuro perkraustymas į Vokietiją uždelstas valanda ar dvi. Tai reikia suprasti ir nepeikti vairuotojo – tai saugumo reikalavimas.

Ar yra blogų įmonių rinkoje?

Žalia, yra. Yra firmų, kurios pasirašo sutartį, paima avansą ir... niekas. Arba pasamdo subrangovus iš trečios šalies, kurie net nežino, ką vežia. Būkite atsargūs, jei kaina per žema ir jei negalite su jais susisiekti realiu laiku. Pasitikėkite savo intuicija – jei vadybininkas atsakinėja neaiškiai, bėkite. Geriausias sprendimas yra rasti patikimą, o ne pigiausią.

Kas jei sugenda įranga kelionės metu?

Čia jau draudimo žaidimas. Praneškite vairuotojui iš karto, padarykite nuotraukas. Nedelskite, kol atvešite į biurą – draudimo ekspertui reikia įrodymų, kad tai nutiko kelionės metu, o ne jūsų biure. Aš vieną kartą mačiau, kaip klientas bandė pridengti tai, kad patašė kavę ant klaviatūros po atvykimo, sakydamas, kad taip atvežė. (Nepavyko, matyt buvo likę kavos dėmė ant dėžės).

Ar dažnai pasitaiko pavojingų situacijų?

Nebent eismo įvykiai. Bet yra ir kitokių – pavojingi daiktai, kuriuos žmonės bando slėpti. Chemikalai, dažai, aerozoliai. Vokietijoje tai griežtai reglamentuojama (GGVS/ADR). Jei turite tokių daiktų, privalote tai pasakyti iš anksto. Slėpimas gali baigtis baudomis arba krovinio konfiskavimu.

Kas dėl parkavimo Vokietijos miestuose?

Tai didelis galvos skausmas. Berlyno ar Miuncheno centre sunku pastatyti 20 tonų sunkvežimį be leidimo. Reikia iš anksto susitarti dėl „Anwohnerparken“ leidimo arba užsisakyti vietą. Jei tiesiog sustosite ant kelio, gali atvažiuoti policija ir paskambinti vilkiką. O tuomet – atsakomybė ir rizika. Geriausias sprendimas – pasirūpinti tuo kelias dienas iš anksto (mes dažnai padedame su tuo).

Smulkmenos ir gyvenimas Vokietijoje

Ar galima vežti asmeninius daiktus biuro krovininyje?

Techniškai – ne, tai yra sumaišymas. Muitinė gali matyti tai kaip kontrabandą arba nelegalų prekybą. Jei reikia nuvežti kelias dėžes su savo drabužiais, geriau tai padaryti atskirai arba aiškiai deklaruoti kaip „Asmeninis turtas, nekomercinis“. Bet aš nerekomenduočiau maišyti, jei norite išvengti problemų.

Ar reikia mokėti už liemenes ar nešimo darbus?

Jei tai nėra įtraukta į kainą, taip. Vokietijoje nešėjai (Mover) dirba pagal valandas, ir tai nėra pigu. Jei jūsų biuras yra 4 aukšte be lifto, pasiruoškite už tai sumokėti. Nereikėtų manyti, kad vairuotojas, kuris važiavo 10 valandų, dar ir neš 50 kilogramų spintas aukštyn žemyn be papildomo mokesčio.

Kaip elgtis su vokiečių kalba?

Dauguma vairuotojų kalba angliškai arba rusiškai, bet vietiniai sandėlininkai arba prižiūrėtojai gali kalbėti tik vokiškai. Turėkite paruoštą trumpą instrukciją vokiškai su adresu ir kontaktiniu telefonu. Padės labai, jei reikės klausti kelią arba prašyti atidaryti vartus.

Ar reikia valyti biurą prieš išvykstant?

Etiketos reikalavimas – taip. Niekas nenori paimti šiukšlių. Vokietijai labai svarbu tvarka (Ordnung). Palikite biurą tvarkingą, išmėtykite visas dėžes koridoriuje, kad vairuotojas galėtų greitai užkrauti. Tai greitins darbą ir sumažins jūsų stresą paskutinę minutę.

Ką daryti su nenaudojamais daiktais?

Išmeskite juos Lietuvoje. Nenaudokite biuro perkraustymo į Vokietiją kaip priemonės atsikratyti šiukšlėmis. Vokietijoje atliekų sistema yra sudėtinga, ir už neteisingai išmestas dėžę gali būti bauda. Palikite tik tai, kas jums reikalingas naujame darbe.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dauguma šiuolaikinių firmų siūlo GPS sekimą. Tai labai padeda, jei reikia susitikti vietose. Bet nereikia skambinti vairuotojui kas 20 minučių ir klausti „kur jūs?“. Jis vairuoja, tai saugumo pažeidimas. Pasitikėkite technologija ir palaukite, kol jis skambins pats artėdamas.

Išvados

Apibendrinant, biuro perkraustymas į Vokietiją nėra astronomiškai sudėtingas procesas, jeigu pasitikiems profesionalais, o ne „viliukais“ iš skelbimų. Geriausias sprendimas visada yra balansas tarp kainos ir saugumo – netaupykite ant draudimo ar įrangos pakavimo. Nepamirškite, kad vokiškas tvarkymasis gali nustebinti net patyrusius verslininkus, tad visada turkite šiek tiek laiko rezervo. Sėkmės kelyje, ir tikiuosi, jūsų serveriai Berlyne ar Miunchene pasileis be jokių trikdžių. O jei reikės pagalbos – žinokite, kur rasti.