Gerai suplanuotas biuro persikraustymo procesas į Vokietiją: kaip išvengti nervų išsižavėjimo

Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti vieną – gerai suplanuotas biuro persikraustymo procesas į Vokietiją yra retas grožis. Dažniausiai tai chaosas, prasidedantis paskutinę minutę, kai paaiškėja, kad dokumentai ne tvarkingi, o dėžės netinkamos. Vokietija – šalis tvarkos, jei ten atvykstate su šiukšliomis, jums bus blogai. Aš ne iš tų konsultantų, kas paima knygą ir skaito, ačtu iš tų, kas vilkiojęs sofas per trečią aukštą be lifto Berlyne. Štai kaip tai iš tikrųjų atrodo be tų gražių paveikslėlių iš reklamų.

Pirmi žingsniai ir tos visų nemėgstamos procedūros

Kada tiksliai reikia pradėti planuoti?

Nesilikite ant tosavės, jeigu sužinojote, kad turite išsikraustyti po savaitės. Geriausias laikas – prieš 2-3 mėnesius. Vokietijos nekilnojamojo turto rinka yra specifinė, o sandėliavimas ten kainuoja armiją ir koją. Gerai suplanuotas biuro persikraustymo procesas į Vokietiją prasideda ne nuo dėžių įsigijimo, o nuo galvos pasukimo – kas keliauja, o kas lieka. Vienas klientas Vilniuje laukė paskutinę dieną ir galiausiai viską metė į konteinerį... blogiausia klaida.

Ar būtinas inventorius (inventarizacija)?

Be abejo. Jeigu neturite sąrašo, kur nurodyta "stalas, 3 vnt., spalva juoda", vokiečiams tai neegzistuoja. Jie myli popierius. Jei dings biuro kėdė, o jos sąraše nebus, draudimas nepmokės. Nerašykite "daug įrankių", rašykite "3 grąžtai, 1 atsuktuvas". Tai nuobodu, bet taip išsisaugosite pinigų ir nervų.

Kas su tais CMR konosamentais?

CMR tai yra pagrindas. Bez šio lapo jūsų krovinys techniskai neegzistuoja kelyje. (Nors sakyčiau, dažnai vairuotojai užmiršta jį pasirašyti išsikraustant). Įsitikinkite, kad jame nurodytas tikslus adresas. Vieną kartą įrašėme neteisingą indeksą Miunchene, ir vairuotojas žiedo aplink miestą apvažiavo valandą.

Ar reikia specialių leidimų vairuotojams?

Jei mieste centre – taip. Vokietijoje griežtai stebi, kur stovi sunkvežimiai. Jei reikės statyti keltuvą ar blokuoti eismo juostą, tam reikalingas leidimas iš vietinės policijos arba "Straßenverkehrsamt". Užpildyti jį reikia vokiškai, ne angliškai, kitaip jį tiesiog išmes į šiukšliadėžę. Tai užtrunka dieną-dvi, taigi nebelenkite.

Kas daryti su vertybėmis?

Banką, seifus, brangų techniką – viską reikia deklaruoti prieš pat išvežimą. Geriausia jas vežti atskirai, ne su bendru krovininiu mikroautobusu. Niekada nemėgkite vežti pinigų grynaisiais per sieną, jei viršijate 10 tūkst. eurų, muitinė jums užtvers kelią ir paklaus, kur ir kodėl. Gerai suplanuotas biuro persikraustymo procesas į Vokietiją apima ir tai, kad visos brangenybės yra inventoriuose su nuotraukomis.

Vokietijos specifika ir kodėl jie taip griežti?

Kodėl Vokietija tokia specifinė?

Jie tiesiog mėgsta taisykles. Kas lietuvui per daug, vokietiui tikrai pakanka. Jeigu sutartyje parašyta, kad išsikraustoma nuo 8:00 ryto iki 9:00, o vairuotojas atvyksta 9:15, vokiečių vadovas gali tiesiog neleisti įsileisti. Laikas ten – pinigai. Nenuvilkite jų, jei nenorite problemų.

Ar reikia kalbėti vokiškai?

Ne būtinai jums, bet įmonės, kuri užtikrina gerai suplanuotą biuro persikraustymo procesą į Vokietiją, atstovai arba vairuotojas turėtų suprasti pagrindinius žodžius. "Ausladen" (iškrauti) ar "LKW Parken" (sunkvežimio stovėjimas) – tai pagrindai. Jeigu vairuotojis nekalba nei angliškai, nei vokiškai, tai bus rimtas vargas, ir ačiu gynėsiu tokių pervežėjų.

Kuo skiriasi perkraustymas į Rūrus (Ruhr area)?

Ten daug pramonės, siauri keliai ir daug sunkvežimių. Planuodami maršrutą, reikia vengti aukštumų ir tunelių, jei sunkvežimis aukštas. Beje, ten labai daug "Užsakymo vietų" (Lieferplätze), kurias reikia užsakyti iš anksto. Jei neužsirezervuosite vietos prie pat sandėlio, vežėjas gali važiuoti ištisą dieną.

Ar tikrai reikia PVM mokėjimų patvirtinimų?

Jei vežate įrangą tarp savo padalinių (intra-community supply), tai būtina. Vokiečiai labai griežtai tikrina PVM numerius. (Man atrodo, nuo šių metų jie dar griežčiau tikrina tiekėjo numerius, bet tiksliai nesakčiau, patikrinkite su buhalteriu). Be teisingų dokumentų, jie gali apmokestinti importo PVM, o tai jau 19 proc. nuo vertės.

Kas daryti, jei sugedo dalis kelių?

Nėra jūsų problema, jeigu ne jus laužėte. Bet jei vairuotojas užlindo į vartelius privačiame kieme, tai tada jau... įmonės. Visada reikia tikrinti draudimo polisą ar jis dengia žalą tretiesiems asmenims Vokietijoje. Dažnai pigios lietuviškos draudimo kompanijos ten nedengia nieko. Pasilikite saugumo pusėje.

Kainos: kodėl pigiau niekada nesigauna?

Nuo ko priklauso kaina?

Pagrindas – krovinio tūris (kubiniais metrais) ir atstumas. Taip pat, jeigu reikia keltuvų ("Hubwagen") arba rankinių vežimėlių. Vokietijoje darbas brangus, tad jei vairuotojams reikia dirbti ilgiau nei numatyta (pvz., nebeliko lifto), kaina šuolis aukštyn. Gerai suplanuotas biuro persikraustymo procesas į Vokietiją reiškia, kad jūs žinote, kiek kainuoja viena papildoma valanda.

Kodėl kainos svyruoja tiek stipriai?

Kuras, mokesčiai už vairuotojo poilsį (Eurovignette), mokesčiai už įvažiavimą į miestus (Umweltzone). Be to, jeigu perkeliate biurą penktadienį arba paskutinę vasaros dieną, kaina gali būti didesnė, nes visi nori važiuoti tuo pačiu metu. Paklauskite, ar kaina yra fiksuota, ar tai tik "įvertis".

Ar verta taupyti ant pakavimo?

Niekada. Nenaudokite senų riebių dėžių iš parduotuvės "Maxima". Jeigu ant jų nėra antspaudų, jog jos tinkamos pervežti, vokiečiai jas gali atmesti kaip nekokybiškas. Pirktite naujas, dėlės kainos nedidelės, palyginti su sugadintu kompiuteriu. Nupirkite burbuliukų plėvelės, jos pigios, bet sutaupo daug.

Ar galima sutaupyti ant dėžių?

Galu gale viskas priklauso nuo jūsų biužeto. Jei darbuotojai patys supakuoja savus daiktus, tai sutaupote. Bet jei jie tai daro blogai, dėžės subyrėja, ir tada... na, žinote. Stengiuosi visada pasakyti, kad geriau mokėti profesionaliam pakavimui, nors kai kurie vadovai manęs neklauso.

Ką daryti, jei pasiūlo kainą be PVM?

Būkite atidūs. Jei įmonė rašo "be PVM", o ji yra iš Lietuvos, atiduodant sąskaitą jums gali tekti susimokėti Lietuvos PVM (21 proc.), o vėliau prašyti grąžinimo. Tai sudėtinga su Vokietija. Geriau ieškokite tiekėjo, kuris dirba su PVM iš karto, kad nešvaistytumėte laiko su deklaravimu.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Žinoma, "mokestis už laiptus" jeigu nėra lifto, "mokestis už ilgesnį nešimą", jei sunkvežimis negali priartėti. Viską reikia užrašyti sutartyje. Aš vienąkart mačiau, kaip pridėjo 200 eurų už "palūkanas", nes klientas pavėlino sumokėti. Žiūrėkite į smulkią spausdintą tekstą.

Apie techniką, serverius ir jautrius daiktus

Kaip vežti serverius?

Tai atskira istorija. Serveriai negali būti guli arba įstrigę tarp Sofų. Jie turi būti uždėti ant specialios rėmės ("Server Rack") ir užfiksuoti. Jeigu serveris krenta, jis baigtas. Paprastai rekomenduoju juos vežti atskiru automobiliu arba dėžėje su šoku slopinimo medžiaga. (Nors dabar tiek geresni serveriai, bet nebandykite likimo).

Ar reikia išjungti viską?

Būtina. Ne tik išjungti, bet ir atjungti laido nuo sienos. Vienas klientas pamiršo išjungti didelį spausdintuvą, kuris buvo "Sleep" režime. Atvykęs į Vokietiją, jis nebeįsijungė dėl kondensato (ar kažko panašaus). Gera taisyklė – 24 valandos prieš vežimą viskas išjungta.

Kaip su duomenų saugumu?

Nesitikėkite, kad pervežėjas atsakyja, jei dingsta jūsų duomenys. Jis atsako tik už fizinę techniką. Pasidarykite atsarginę kopiją (backup) debesį arba išsivežkite diską su savimi rankiniame bagaže. Duomenys verti daugiau nei tūkstantis eurų už tą techniką.

Ar saugu vežti didelius monitorius?

Tik jeigu juos uždenėte storu putų polistirolo sluoksniu. Paprastos dėžės nelabai padeda. Monitoriaus ekranas sužaloja vos mažiausiai smūgio. Dažniausiai tai brangiausia dalis biure, o jos dažniausiai ir nutrupena.

Kas su biuro augalais?

Negalima vežti į Vokietiją augalų be fitosanitarinio paso. Taip, tai reiškia, kad jūsų mėgstamas fikusas gali būti konfiskuotas sienoje, jei neturite dokumento, kad jis sveikas. Geriau juos atiduoti kaimynams ir nusipirkti naujus Hamburge. Neverta to vargo.

Kas gali nepavykti ir kaip iš to išsisukti

Kas vyksta, jei vairuotojas susirga?

Tai viena baisiausių situacijų. Krovinys stovi kažkur po keliu, o jūsų biuras tuščias. Tada turime ieškoti kitos automobilio ir vairuotojo toje vietoje. Tai brangu. Užtikrinkite, kad įmonė turi draudimą "Krovinio stovėjimas" (Standschadenversicherung). Tai padengia viešbutį vairuotojui, kol jis laukia.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Nedažnai, bet įvyksta. Paprastai tai ne pavogta, o "pamiršta" kitoje vietoje arba sumaišyta dėžės. Todėl tiek svarbu numeruoti dėžes ir daryti nuotraukas prieš užsirakinant mašiną. Tikrai nemalonu, kai dingna vadovo dėžė su svarbiais dokumentais.

Kodėl verta turėti kontaktinį asmenį Vokietijoje?

Jei nieko nemokate vokiškai, tai privaloma. Vairuotojas gali užstrigti ties pasieniečiu arba neįvažiuoti į kiemą. Kažkas turi su juo susisiekti ir paaiškinti. Aš vienąkart teko verktis telefonu, nes vokiečių uoste niekas negalėjo suprasti, kur reikia padėti konteinerį.

Ką daryti su atliekomis?

Po išsikraustymo lieka daug šiukšlių – popieriaus, senų dėžių, plastiko. Vokietijoje šiukšlių sistema sudėtinga. Negalima tiesiog mesti į bet kurą. Reikia surasti "Wertstoffhof" (perdirbimo centrą) arba užsakyti specialią šiukšliavežio mašiną. Įtraukite tai į savo biužetą.

Kas nutinka, jei sutartis neaiški?

Teismas. Nors paprastai viskas baigiasi taip, kad klientas moka daugiau, nei numatė. Perskaitykite ką pasirašote. Jeigu rašoma "Laiko apskaita prasideda nuo atvykimo į miestą", o ne į adresą, gali būti, kad mokate už valandas, kol jie klaidžioja ieškodami adreso. Būkite tikri.

Ar galima persikraustyti savaitgaliu?

Galima, bet už papildomą mokestį. Vokietijoje naktinio darbo ir savaitgalio taisyklės griežtos. Jeigu vairuotojas dirba sekmadienį, jam turi būti mokamas didesnis atlyginimas, o tai ateina iš jūsų kišenės. Verta? Tik jeigu būtina pabaigti darbą pirmadienį ryte.

Ką daryti, jei biuras ne paruoštas?

Vairuotojas gali atsisakyti iškrauti ir važiuoti toliau. Jis nėra atsakingas už tai, kad jūsų naujas biuras dar nepriima krovinių. Užtikrinkite, kad durys atidarytos, o lifte veikia. (Buvo atvejis, kai lifte nebuvo elektros... ten buvo linksma).

Pabaiga ir galutinės mintys

Tiesiog nepamirškite, kad gerai suplanuotas biuro persikraustymo procesas į Vokietiją tai ne tik dėžių mėtymas. Tai dokumentai, draudimai, kalba ir daug kantrybės. Pasitikėkite patirtimi, ne pigia kaina. Geriau išleisti šimtą eurų daugiau, bet gauti ramybę, nei taupyti ir tada gaudyti galvą sienoje. Sėkmės kelyje, ir tegul vokiečiai lieka patenkinti.