Flexibilūs sprendimai biuro perkraustymo procesams Vokietijoje: tiesiog iš patirties

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas Vokietijoje niekada nesvyruoja lygiai. Visada kažkas pasišalina, ne taip suprasta arba lifte užstringa. Klientai dažnai svajoja apie idealų procesą, bet realybėje reikėtų kalbėti ne apie idealus, o apie tai, kaip išsiveržti, kai vairuotojas užstrigo Berlyno centriniame žiede arba kai dėžių net nebeužtenka. Čia tikrai ne tuos įmonės reikalai, kur galima tiesiog nusiplauti rankas ir eiti namo. Flexibilūs sprendimai biuro perkraustymo procesams Vokietijoje yra ne tas pats kas "turime brangų paketą", o gan paprasti dalykai: galimybė keisti planus realiu laiku ir vairuotojai, kurie nenustūmę su viena dėže per daug. Rašau tai ne iš vadovėlio, o iš tūkstančių kilometrų ir nenuostabų, kuriuos išgyvenau kartu su savo komanda.

Kainos ir susitarimai (ir kodėl visada brangiau)

Kiek maždažiai kainuoja biuro perkėlimas Vokietijoje?

Tai klausimas, kurio aš nemėgstu, nes be matavimų nieko tiksliai pasakyti negaliu. Bet jei žiūrėti į rinką, tai maždaugiai (čia labai apytikriai) smulkiems biurams kainuoja nuo 10 iki 15 eurų už kubinį metrą, jei judame tarp miestų. Jei tai perkėlimas Miunchene arba Frankfurte centre, kaina šoktelėja, nes ten mokesčiai už įvažiavimą ir vietą gali būti milžiniški. Flexibilūs sprendimai biuro perkraustymo procesams Vokietijoje čia pasireiškia per tai, kad galime priimti dalinį krovinį, jei jums nereikia visko pervežti iš karto.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia dirbti savaitgalį?

Vokiškai tai vadinama "Wochenendzuschlag", ir taip, jis yra. Paprastai tai papildomi 20–30 proc. prie galutinės sumos, vairuotojai irgi nori gyventi, o ne tik gabenti dėžes. Bet jei verslas negali sustoti darbo dienomis, tai vienintelis būdas. Kartais įmonės bando taupyti ir kreipiasi į "pigius" vežėjus iš Rytų, kurie dirba be atostogų, bet tada dažnai kyla problemų dėl draudimo.

Kas nutinka, jei pakeičiau biuro dydį paskutine minute?

Tai kasdienybė. Vieną kartą klientas sakė, kad reikia gabenti tik penkias stalų sistemas, o dieną prieš perkėlimą pasirodė, kad jis nupirko konkurento visą inventorių. Teko rasti antrą sunkvežimį per 4 valandas. Tokiu atveju kaina, žinoma, kinta, bet geriau tai padaryti, nei pradėti ginčytis gatvėje.

Ar į kainą įeina pakavimo medžiagos?

Dažniausiai ne, arba įeina tik labai bazinis komplektas. Klijų juosta, dėžės, burbuliukai – tai viską pervedame klientui, bet jei jūsų biure yra dešimtys serverių, reikės specialių dėžių. Nenusipirkite pigių dėžių iš parduotuvės, jos sugenda po pusės tonos krovinio.

Ar galima sumokėti tik gabenimą, o pakavimą daryti patys?

Žinoma, tai taupo pinigus, bet prarandate laiką. Ypač jei turite sudėtingų architektūrinių biurų, kur viskas antjungta. Flexibilūs sprendimai biuro perkraustymo procesams Vokietijoje dažnai apima ir "miksą" – mes pakruojame brangiausią įrangą, o jūs dokumentus. Vienas klientas taip padarė ir paskui dvi savaites ieškojo sutarties, kurią paslėpė į dėžę "B5".

Kodėl kai kurios firmos daro užstato mokestį?

Tai apsauga. Yra buvę atvejų, kai atvažiavome į adresą, o ten nieko nėra – klientas neatsiliepė, o mes suvaryjome 500 km tuščią sunkvežimį. Užstatas (kažkiek eurų) užtikrina, kad abiejų pusių interesai yra saugūs.

Vokietijos specifika (kur visada kažką trūksta)

Ar sunku gauti leidimą stovėti prie biuro?

O jei, tai yra vienas didžiausių galvos skausmų, ypač miestuose kaip Hamburgas ar Štutgartas. Jums reikės "Verkehrsbehinderung" leidimo, o jei jo nėra, gauti baudą yra labai lengva. Mes dažnai tai tvarkome patys, bet tai reikalauja laiko, geriau pradėti dar prieš savaitę.

Ką daryti su "Umweltplakette" (ekologiniu lipduku)?

Jei jūsų sunkvežimis neįvažiuoja į žaliąją zoną, jūs tiesiog nepriartėsite prie centro biuro. Vokiškoje biurokratijoje tai griežtai. Turime patikrinti, ar mūsų transporto priemonės atitinka euro standartus, priešingu atveju teks krauti dėžes į mažesnį mikroautobusą ir gabenti juos dalimis. Tai brangu ir nepatogu.

Ar vokiečiai labai griežti dėl šiukšlių?

Negalima tiesiog užmesti visko į konteineri gatvėje. Yra atskiras "Gewerbeabfall" (komunalinės atliekos) ir elektronikos atliekų rūšiavimas. Vieną kartą teko mokėti baudą, nes darbuotojas numetė senus kabelius į paprastą šiukšliadėžę. Flexibilūs sprendimai biuro perkraustymo procesams Vokietijoje taip pat reiškia, kad mes žinome, kur vežti tą šiukšlių kalną, kad jums neužkristų bauda.

Ar reikia kalbėti vokiškai su savininku?

Labai padeda, bet ne visada būtina. Aš pats kalbu truputį (pakanka šaukti į telefoną), bet visada turiu vokišką vertėją arba kalbančią vadybininkę komandoje. Jei tenka derėtis dėl lifto laiko, o namų ūkis (Hausmeister) kalba tik vokiškai, be vertėjo būtų keblu.

Kaip elgtis su liftais, jei jie maži?

Ten prasideda siaubas. Vokiški daugiabučiai dažnai turi siaurus lifus, kur netelpa standartinė sofė. Tada tenka nešti per laiptus, o tai kainuoja. Arba reikia išmontuoti langus (kas retai, bet įmanoma). Žinai, dar kartą norėčiau paminėti, kad flexibilūs sprendimai biuro perkraustymo procesams Vokietijoje yra būtent apie tai – žinoti, kada įvežti liftą, o kada nešti per nugarą.

Ar dažnai pasitaiko, kad biuras dar neįrengtas?

Labai dažnai. Atvykstate su visais daiktais, o ten dar dažoma grindys arba nėra elektros. Tada tenka laukti arba krauti į laikiną sandėlį (Lager). Tai papildomi kaštai, bet be to negali.

Technika ir dokumentai (kas labiausiai erzina)

Ar reikia inventorizacijos sąrašo?

Be abejo. Vokietijoje muitinė (net jei tai ES viduje) arba draudimo kompanijos reikalauja tikslaus sąrašo, ypač jei tai IT įranga. Jei dingsta serveris be jo serijinio numero, negausite nieko. Vienas klientas prirašė "kompiuteriai" be apibrėžžių ir tai sukėlė problemų vėliau.

Kaip saugiai pervežti serverius?

Tai atsakomybė. Mes juos įdedame į specialias antšokines dėžes, fiksavimo juostas (ne tas, kas kabo prie lentynos, o omonės). Bet svarbiausia – prieš išjungti patikrinti, ar duomenys nukopijuoti. Flexibilūs sprendimai biuro perkraustymo procesams Vokietijoje čia neatmes, jei jūsų IT specialistas užmiršo išjungti RAID masyvą prieš ištraukiant laidą.

Ar draudžiate įrangą nuo sudužimo?

Taip, tačiau turite nurodyti tikrąją vertę. Daugelis bandys nurodyti mažiau, kad sumažėtų draudimo įmoka, bet jei sudegs visa įranga (užsidegė sunkvežimis viena kartą ant A9 greitkelio), gausite tik tą sumą, ką buvote nurodę.

Ką daryti su smulkiomis detalėmis?

Spalvos, pieštukai, asmeniniai daiktai – tai tas chaosas. Rekomenduoju duoti kiekvienam darbuotojui po dėžę ir pasakyti: "Užpildykite ir pasirašykite". Kitaip viskas sumaišoma ir paskui darbuotojai pyksta, kad dingo jų laimingi augintiniai arba mėgstami puodeliai.

Ar pervežiate augalus?

Galime, bet atsakomybę neprisiimame. Augalai gali užšalti žiemą arba sustoti vasarą be vėdinimo. Vieną kartą vežia didelę palmę ir ji nepajėgė išgyventi trijų dienų kelionės be šviesos. Geriau juos vežti savo automobiliu.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį taip. Stalai, lentynos, sekcijos – viskas eina išsukta. Jei bandysite nešti surinktą stalų bloką, jis gali lūžti arba įstrigti duryse. Tai užtrunka, tačiau taupo medžiagas nuo pažeidimų.

Blogos patirties istorijos ir kaip jų išvengti

Ar dažnai pasitaiko apgavysčių?

Ryškaus. Yra firmų, kurios pasako, kad atvyks vakare, o atvyksta kitą dieną ryte. Arba paima užstatą ir išnyksta. Mes stengiamės dirbti sąžiningai, bet rinkoje yra visuomenės priešiškų (ne, turiu omenyje ne visuomenės, o klientų priešiškų) veikėjų. Geriausia pasitikėti rekomendacijomis, o ne pigiausia oferta.

Kas blogiausia jums nutiko per 20 metų?

Vieną kartą klientas nenurodė, kad jo biuras yra 4 aukšte be lifto, o gale siauros laiptinės. Teismo procesas truko mėnesį, nes jis reikalavo grąžinti pinigus už "blogą paslaugą". Mes atėjome, pamatėme ir pasakėm, kad nebeimsime. Tai buvo nepavykęs projektas.

Ar klientai dažnai keičia planus požiūryje į laiką?

Visada. "Galėtum ateiti valanda anksčiau?" arba "Mes dar čia užsimęsę". Vokiškas tikslumas dažnai yra mitas, kai kalbama apie biurus. Flexibilūs sprendimai biuro perkraustymo procesams Vokietijoje yra būtent apie tai, kad mūsų vairuotojas gali pasukti į kavinę ir palaukti valandą, jei reikia, neišsižadėdamas sutarties.

Kokius dalykus reikia padaryti pats, prieš mus atvykstant?

Išjungti serverius, ištuštinti seifus (nes nepervežame pinigų ir brangių dokumentų be aprašymo), ir pažymėti, kas kas yra. Jei mes turime spėti, kuri dėžė eina į kurį kabinetą, tai užtruks dvigubai ilgiau.

Ar verta kreiptis įDidžiąsias perkraustymo kompanijas?

Jei turite 1000 darbuotojų – taip. Jei 10 – gali būti per brangu ir jums bus skambinama roboto balsu. Mažesnės kompanijos, kaip mūsų, gali siūlyti individualų požiūrį.

Kas dėl parkavimo, jei gatvėje vieta tik "Anwohner"?

Gavome baudą dėl to vieną kartą Kelne. Vairuotojas išlipo į parduotuvę už vandenį, o per tas 5 minutes atvyko kontrolė. Dabar visada statome sustojimo ženkllus (Nothilfe) arba iš anksto užsakome vietą. Gera žinoti, kiek tai kainuoja mieste.

Ką daryti, jei dėžė paslydo ir sudužo?

Ji paslydo, ne mes numetėme. Taip atsitinka. Jei tai buvo jūsų kaltė (blogai užklijavote), mums ne tai. Jei mūsų – atsiskaitysim. Bet žiūrėkime tiesiai į akis – dėžės dažniausiai nebesudažo, jei jose yra popieriai.

Ar galima užsisakyti tik žmones be mašinos?

Taip, tai vadinama "Tragen" paslauga. Jei jūs turite savo furgoną, o reikia tik rankų (Hände), mes galime siųsti 2–3 vyrus pagalbos. Vokiškai tai dažnai daroma, kai perkraustoma viduje patalpose.

Kaip apmokėjimas vyksta?

Standartiškai – 50 proc. pervesta iš anksto, likę 50 proc. – iškart po perkraustymo gavimo. Jei klientas nesimoka, mes turime teisę nebeleisti iškrauti krovinio iš mašinos (bet to niekad nedariau, tai per staigus žingsnis).

Pabaigos ir smulkmenos

Ar reikia jums duoti maitinimą vairuotojams?

Nebūtina, bet labai pagerinanta nuotaiką. Vairuotojas, kuris valgė dešrą duonų prie vairo 6 valandas, bus mažiau linkęs padėti su sunkiomis dėžėmis. Kava ir sausainiai padaro stebuklus.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis?

Toneriai, aliejus, chemija – tai turi būti atskirai pažymėta. Negalima šito krauti kartu su biuro kėdėmis. Vokietijoje už tai baudos didelės.

Ar pervežiate pianiną?

Galime, bet tai ypatingas paslaugos tipas. Biure pianinai pasitaiko retai, dažniau namuose, bet jei jūsų vadovas nori savo Steinway'o kabinete, reikės specialių keltuvų.

Kaip elgtis su asmeniniais daiktais?

Geriausia juos išsiimti. Mes nešam biuro įrangą, ne jūsų nuotraukas iš atostogų. Vieną kartą vairuotojas pagalvojo, kad rado pinigus, tai buvo tik kliento piniginė, paslėpta tarp knygų. Buvo nepatogu.

Ar galite padėti surinkti baldus naujoje vietoje?

Taip, tai įeina į darbą. Bet ne tikėkitės, kad mes surinksime sudėtingas sistemos per pusvalandį. Jei instrukcijų nėra, tai gali trukti.

Ką daryti, jei naujas biuras per mažas?

Tai ne mūsų problema, bet mes padėsime surasti sandėlį netoliese. Flexibilūs sprendimai biuro perkraustymo procesams Vokietijoje taip pat apima ir logistikos sprendimus, kai planai pasikeičia vietoje. Turime kontaktų daugelyje miestų.

Ar reikia tikrinti naujo biuro grindų atsparumą?

Taip. Yra buvę atvejų, kai sunkių spintų ratukai paliko įdubimus brangiose grindyse. Geriau padėti apsaugines grindlentes.

Ką daryti, jei klientas nėra vietoje gavimo metu?

Reikėtų būti. Bent vienas atstovas turi būti, kuris gali pasirašyti dokumentus ir parodyti, kur ką dėti. Jei nieko nėra, mes nieko neiškrausime (saugumo sumetimais).

Ar galima susimokėti kortele?

Taip, turime terminalus, bet vairuotojai mėgsta grynaisiais, ypač Vokietijoje, kur kartais bankomatai retesni.

Ką daryti, jei dings raktas nuo seno biuro?

Tai jūsų (kliento) problema. Mes negalime laukti valandų, kol jūs ieškote raktų. Vokietijos spynos sudėtingos, juos laužyti brangu.

Kokios apžiūros darote prieš išvykstant?

Užpildome sąrašą (protokolą). Žymėsim, kad sienos neįtrupos, grindys nesudūžta. Tai apsaugo abi pusės nuo nesąmonių paskui.

Paskutinis patarimas?

Nepalikite visko paskutinę dieną. Pradėkite ruoštis savaitę anksčiau, o mus pakvieskite šiaip sau paskanauti kavos ir suplanuoti. Flexibilūs sprendimai biuro perkraustymo procesams Vokietijoje geriausiai veikia, kai nespėjame, o ne kai panikuojame.

Išvada

Na, va ir viskas ką reikia žinoti apie šią chaoticą bet įdomią sritį. Jei tiksite rasti idealų variantą, kur viskas vykta lygidžiai pagal grafiką, gali nuliūpti. Biuro perkraustymas Vokietijoje – tai nuolatinis susidūrimas su netikėtumis, nuo užstrigusių liftsik iki dingusių dėžių su svarbiais dokumentais. Svarbiausia yra neišsiblaškyti ir turėti partnerį, kuris gali padėti tada, kai planas sugriaunamas. Flexibilūs sprendimai biuro perkraustymo procesams Vokietijoje nėra tuščias reklamų šūkis, o būtinybė išgyventi tarp vokiškos tvarkos ir realaus gyvenimo triukšmo. Sėkmės jūsų perkėlime, tik tikėkimės, kad jūsų serveriai liks sveiki.