Efektyvūs sprendimai biurų kraustymui iš Vokietijos į Lietuvą: praktiko patarimai

Dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų ir mačiau viską – nuo mažų startuolių, kurie viską vežia savo "Golf" bagažinėje, iki didelių korporacijų, kurios pervežia visus aštuonius aukštus. Pasakykime tiesiog, biurų kraustymas iš Vokietijos į Lietuvą niekada nebuvo lengvas procesas, o pastaraisiais metais dėl biuroleidžių ir logistikos sutrikimų jis tapo dar sudėtingesnis. Žmonėms visada atrodo, kad tai tik dėžių pakėlimas į sunkvežimį, tačiau realybėje tai sudėtingas mechanizmas, kur viena sugedusi detalė gali viską sustabdyti. Su mumis susisiekiate tada, kai jau viskas dega, o reikėjo planuoti prieš porą mėnesių. Štai keletas realių patarimų, kaip išgyventi tą šventės jausmą kelionėje per Berlyną.

Kainos ir laiko sudėtis

Kodėl biurų kraustymas iš Vokietijos į Lietuvą taip brangus?

Viskas pasidaro brangu dėl variklių, diržų, o svarbiausia – žmonių rankų. Vokietijoje darbo jėga kainuoja šimtus eurų per valandą, jei reikia skubaus įsikišimo. Biurų kraustymas iš Vokietijos į Lietuvą nėra tik kuro kaina, tai mokesčiai už užstatą, mokesčiai už išvažiavimą iš aikštelės, apsauga. Jei gavote pasiūlymą, kuris atrodo per pigus, 90 procentų atvejų bus paslėpti mokesčiai arba prastas vairuotojas, kuris paims pinigus ir dingsta.

Kiek laiko trunka tas visas procesas?

Įsivaizduokite, kad turite 30 kubinių metrų inventoriumi. Paprastai įkėlimas vienoje vietoje trunka apie 4-6 valandas, jei viskas yra paruošta. Kelionė iki Vilniaus ar Kauno trunka dar apie 14-16 valandų, priklausomai nuo eismo ties Magdeburgu. Taigi, realiai įtraukiant iškrovimą, tai yra dviejų, o kartais ir trijų dienų darbas, jei reikia ilsėtis vairuotojui. Nereikia tikėtis, kad jis atvyks ryte į Vokietiją, o vakare jau geria alaus Lietuvoje.

Ar galima sutaupyti pasirinkant dalinį krovinį (krovininį)?

Galima, tai yra geras būdas, jei Jums neskubėja. Mes dažnai susisiekiame su klientais, kurie turi mažiau krovinių, ir siūlome užpildyti laisvą vietą kitoje mašinoje. Tačiau čia yra savas rizikos laukas – turi laukti, kol užpils mašina, o gali užtrukti ir savaitę. Jei biurų kraustymas iš Vokietijos į Lietuvą yra susietas su nuoma galiojimo pabaiga, geriau nedėti visko ant vieno kardo ašmenų.

Kiek kainuoja vienas kubinis metras?

Labai sunku pasakyti vienas skaičius, nes tai priklauso nuo krovinio tipo. Jei tai tik popieriniai dokumentai, pigiau, jei serveriai ar seifai – brangiau. Vidutiniškai galima orientuotis į 100–150 eurų už kubinį metrą, su įkėlimu ir iškrovimu abiejose pusėse. Bet tai labai apytikslis skaičius, turiu pripažinti, kad kainos šoktuoja kaip durys autobuse.

Ar reikia mokėti pradinį įnašą (depositą)?

Be abejo. Profesionalios kompanijos neima rytoj dirbti be užstato, nes mes taip pat turime užsakyti vairuotoją ir nupirkt kurą. Įprastai tai yra apie 30-50 procentų galutinės sumos. Jei kasmano atsisako mokėti iš karto – bėkite toliau, tai tikrovėje neveikia taip, kad vairuotojas vairuoja tikrai viltimi.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Daugelis klientų pamiršta apie priedus. Aš turiu omenyje liftus, jei jų nėra, reikia užsidėti virves (užtvaras) ir tai kainuoja. Taip pat, jei reikia pervežti ypatingai sunkius daiktus, pvz., didelę serverinę spintą, reikalinga technika. Ir dar viena dalykas – vietiniai leidimai Miunchene ar Frankfurte, kur už "stovėjimą" galima sumokėti kažką baisaus.

Ar taikomos baudos už atšaukimą?

Taip, ir jos yra realios. Jei atšaukiate pervežimą prieš 3 dienas, mes negalime susigrąžinti pinigų už užsakytą mašiną, todėl bauda gali būti iki 50 procentų. Verslas yra verslas, emocijos čia nebeveikia, kai mašina jau stovi ties jūsų sandėliu.

Ar reikia apdrausti krovinį?

Privalai tai padaryti. Standartinė draudimo suma dažnai yra per maža, ypatingą dėmesį skirkite IT įrangai. Kartais klientai sako, "o, mes patys apsirašysime", bet tada kai krenta monitorius iš rankų, pradedasi rūpesčiai. Draudimas yra tas ramumas, kurio reikia, kai vairuotojas staigiai stabdo ant "bausmės" (automatinio greičio ribojimo).

Pasiruošimas ir inventorius

Ar jums pačiams reikia paknuoti daiktus?

Galite daryti patys, bet turėkite omenyje, kad jei dėžė_ sukrenta, mes neatsakome. (Tik turiu omenyje, kad jei blogai užklijavote). Geriau, kad mūsų komanda tai padarys, nes žino, kaip sudėti sunkius knygų spintų skyrius, kad neišlęžtų dėžės dugnas. Be to, mūsų dėžės yra standartizuotos, tai palengvina įkrovimą į liftą.

Kaip elgtis su IT įranga ir serveriais?

Čia yra pavojingiausia dalis. Serverius reikia išjungti ir laikyti stacionarioje būklėje, geriausia originalioje pakuotėje. Negali tiesiog mesti juos į krovinią kaip bulves su keptuvę. Aš mačiau, kaip viena firma prarado visus duomenis dėl to, kad vairuotojas pervožė serverį neįremtą, o tiesiog padėjo ant grindų. Nežinau, kodėl žmonės taip elgiasi su brangiausia dalyka biure.

Kas daryti su popieriniais dokumentais?

Dokumentus geriau surinkti į dėžes su dangteliais. Jei dėžės be dangtelių, kelionės metu viskas iškris ir susimaisys. Žinau, kad visi dabar skaito elektroninius, bet Vokietijos įmonės dar mėgsta archyvus. Vienas kartas turėjome vežti 500 dėžių dokumentų, tai buvo košmaras rūšiuoti vėliau.

Ar galima vežti augalus?

Gali, bet rizikuoji. Žiema tranzitinėje mašinoje gali būti minus 10 laipsnių, o vasarą +50. Tokie šuoliai neigiamai veikia fikusus. Geriau palikti kaimynams arba atiduoti darbuotojams. Nėra nieko geresnio, negu atvykti į naują biurą su pamirštu juodzu namie.

Kaip paruošti biuro baldus?

Viskas turi būti išmontuota. Jei paliksite surinktą didelę stalviršio lentą, ji gali neįtipti pro liftus ar duris. Mūsų meistrai gali tai padaryti, bet tai užtrunka laiko ir kainuoja. Geriau pasirūpinkite tuo savaitę prieš kraustymąsi, nereikia spręsti paskutinę minutę.

Ar reikia daryti inventorinį sąrašą (packing list)?

Būtina. Ne tik dėl muitinės (nors ES viduje tai nebūtina ribojamų prekių atžvilgiu), bet ir dėl kontrolės. Kai iškraunate Lietuvoje, jūs turite žinoti, ar dėžė su svarbiais dokumentais pasiekė tikslą. Be to, tai padeda išvengti ginčų, jei kas nors dingsta kelyje.

Kas daryti su pavojingomis medžiagomis (toneriai)?

Toneriai ir kitos chemijos priemonės turi būti atskirai pažymėtos ir gerai uždarytos. Jei toneris plyšta kelyje – viskas dažoma. Aš mačiau vieną "Volkswagen" Transporter vidų, kuris buvo visai juodas nuo nusilydusio juodo tonerio, tai buvo vaizdas.

Ar reikia pažymėti dėžes?

Žinoma, parašykite ant dėžės "Vadyba", "Buhalterija" ar tiesiog "Knygos". Taip greičiau iškelsite į tinkamas patalpas. Niekas nenori vežti dėžės su tualetiniu popieriumi į prezidento kabinetą, nors kartais ir įvyksta tokios juokingos situacijos.

Ar galima vežti asmeninius daiktus?

Galima, bet reikia atskirai tai suderinti. Mes ne esame perkraustymo bendrovė (pilotinis), tad didelės sofos ar dviračiai gali kelti problemų, jei jų nebuvo planuota. Kas nedidelio, tai nėra problema, vairuotojai dažnai parsiveža kelią vyną ar sūrį, tai yra normalu.

Dokumentai ir Vokietijos specifika

Ar reikia eiti per muitinę?

Kadangi Vokietija ir Lietuva yra ES, formali muitinės procedūra nėra būtina, jei tai nėra prekyba. Bet... visada gali būti patikra, ypač jei vairuotojas atrodo įtartai arba mašina užsimusi. Geriau turėti sąrašą, kad nepagalvotų, kad vežate juodą rinką ar prekes be PVM.

Kokius dokumentus reikia tur�ti kelionės metu?

Būtinas CMR konosamentas (tarptautinės vežimo sutartis), draudimo polisas ir transporto sutartis su jumis. Jei vairuotojas sustabdys greičiau policija, šie dokumentai yra pirmieji, ką jie paprašo. Be jų gali būti didelės rūštos su vokiečiais, o jie mėgsta tvarką.

Ar reikia specialių leidimų vairuotojams?

Vokietijoje yra griežti darbo laiko apribojimai ir poilsio laikai. Vairuotojas privalo turėti tachografo kortelę. Jei jis vairuoja ilgiau nei leidžiama, gali gauti didelę baudą, o mes prarandame laiką. Būkite tikri, kad dirbate su legalia kompanija, ne su kokiais "keliaujais liaudies meistrais".

Kas dėl miesto centų leidimų (Green Zone)?

Daugelis Vokietijos miestų turi "žaliosios zonos", kur negali važiuoti senesniais arba "nežaliaisiais" sunkvežimiais. Reikia iš anksto susirasti, ar mūsų mašina gali važiuoti tiesiai prie biuro durų, ar teks krauti gatvėje ir nešti per 200 metrų. Tai labai padidina laiką ir kainą.

Ar reikia deklaruoti PVM?

Perkėlimo paslaugos dažnai apmokestinamos PVM, nors tarp šalių gali būti nulyrinimas (0%), jei pateikiate teisingus PVM mokėtojo kodus. Čia reikia pasikalbėti su savo buhalteriu, aš ne esu tie specialistai, kad galiu pasakyti tiksliai kiekvienam atvejui. Geriau neklaidinti.

Kaip elgtis su nevežamu šiukšlių išvežimu?

Vokietijoje šiukšlių išvežimas yra kosminė kaina. Negalima tiesiog užmesti visko į konteinerį prie namų, jei nėra savo. Reikia užsisakyti specialią paslaugą arba vežti atgal. Dažnai klientai mano, kad mes tiesiog numesime senas spintas į mišką, bet mes taip nedarome.

Ar reikia gauti leidimą iš pastato administratoriaus?

Absoliučiai būtina. Vokietijoje "Hausmeister" yra dievas be jo žinios nė nebandykite užstoti aikštelės sunkvežimiu. Jums gali skirti baudą arba iškviesti policiją, o vairuotojas tiesiog neišveš mašinos iš kiemo.

Ar CMR konosamentas yra privalomas?

Taip, jis yra pagrindinis dokumentas, patvirtinantis, kad priėmėte krovinį ir sutinkate su sąlygomis. Nėra jokio "galvos už pasirašymą", viskas turi būti popieriuose. Vienas kartas turėjome situation, kad klientas atsisakė pasirašyti iškrovimo metu, manydamas, kad per daug brangu, tai buvo ilga diskusija telefonu su vadovu.

Realios problemos ir nusivylimai

Kas daro, jei vairuotojas pavėluoja?

Tai įvyksta. Eismas ties Kaizerio (Kaiser) automagistralėje stovi po 3 valandas, o vairuotojo laikas baigiasi. Jis privalo sustoti ir ilsėtis 9 valandas. Negali jis vairuoti, jei bijo baudos. Jūs turite būti pasiruošę, kad biurų kraustymas iš Vokietijos į Lietuvą gali užtrukti dieną ilgiau dėl neprognozuojamų aplinkybių.

Ar dažnai gysta daiktai?

Su profesionaliais – retai. Su pigiomis kompanijomis – dažnai. Mačiau, kaip vienas vairuotojas bandė užlipti į trečią aukštą su didele dėže vienas ir nukrito su ja. Buvo baisiai. Todėl niekada nedarykite spaudimo vairuotojams, kad jie vežtų per daug vienu metu.

Kas daryti, jei įmonė nėra patikima?

Patikrinkite reitingus internetu (pvz., Google Maps ar "Transport reviews"). Jei matote daug neigiamų atsiliepimų apie dingusius daiktus arba baudas, nebekreipkite į juos dėmesio. Taip pat, jei jie nepasirašo sutarties – bėkite. Čia tokia sritis, kur žodis nieko nebevertas.

Ar gali įvykti "pavogtas" krovinys?

Ypač jei palikate mašina neapsaugota naktį. Geriau, jei vairuotojas važiuoja tiesiai be ilgos nakvyinės atvirame aikštėje. Mes stengiamės planuoti maršrutus taip, kad mašina stovėtų saugumo aikštelėse, bet tai visada papildoma rūpestis.

Kas daryti, jei naujieji patalpos nebaigtos?

Tai klasika. Atvykstate, o ten dar dažoma grindys arba neįrengtas liftas. Reikia turėti "Plan B". Galbūt reikės laikinai padėti daiktus į sandėlį Lietuvoje. Tai kainuoja, bet kitoks variantas yra palikti juas gatvėje, kas yra šiaip sau nesąmonė.

Kaip elgtis su blogai sukomplektuota technika?

Jei vairuotojas pamatė, kad spinta susprogsta varžtais, jis privalo tai užfotografuoti ir pranešti. Negali tylėti ir vežti toliau, tada kaltė krenta ant nešėjo. Stenkitės patys patikrinti, ar viskas tvirtai prieš išvežimą.

Ar reikia gerti kavą su vairuotojais?

Nebūtina, bet pavargęs vairuotojas – yra blogas vairuotojas. Jei matote, kad jis jau 10 valandų vairuoja, paklausykite, ar nereikia pertraukos. Gero nuoširdumo sumažina stresą abiem pusėms.

Kodėl kai kurios kompanijos atsisako darbo?

Jeigu jūsų krovinys yra labai sudėtingas,pvz., 5 aukštų be lifto kiekviename gale, mažos kompanijos tiesiog bijo imti tokį darbą. Jos yra pajėgios tik standartiniams "dėžės į, dėžės iš" variantams, o o biurų kraustymas iš Vokietijos į Lietuvą su sudėtinga logistika reikalauja patirties.

Ar galima susiderėti dėl kainos su vairuotoju vietoje?

Nerekomenduoju. Vairuotojas dažnai neturi jokių galimybių keisti sutarties kainos. Jei bandysite jį papirkti, jis gali tiesiog nusivilti ir dirbti blogiau arba pradėti reikalauti pinigų "gyvai" už išlaidas, kas yra nelegalu.

Kas būna, kai dingsta raktai nuo sandėlio Vokietijoje?

Turėjau tokią atvejį prieš penkerius metus. Vokietijos partneris prarado raktus, o savininkas atostogavo. Teko laukti dieną, kol atvyksta meistras su antspaudais. Visas grafikas nuvirė, klientas bukaravo. Tokios smulkmenos gadina geriausius planus.

Ar verta rūpintis vertimais?

Jei dokumentai yra vokiškai, o jų reikia Lietuvai, geriau turėti vertėją. Muitinė arba policija gali nieko nebesuprasti iš vokiškų terminų, ypač jei tai yra chemių ar specialios technikos aprašymai.

Ką daryti, jei dėžė atėjo suardžius?

Skubiai susifotografuokite ir praneškite ekspeditoriui. Nedelskite, kol vairuotojas išvažiuos. Tuomet kaltė bus neabejotina. Draudimo įmonės mėgsta "užsidaryti", kai praeina 24 valandos.

Papildomi klausimai

Ar galima vežti alkoholį dalimi?

Taip, jei tai nėra prekybinis kiekis. Dėžės vyno darbuotojams dažnai važiuoja su kitais kraičiais. Bet jei bandysite įvežti 500 butelių be akcizų, tai tuomet jau baudos ir teisėsauga.

Kaip apmokėti paslaugas?

Banko pavedimas yra standartas, grynaisiais labai retai, tik tada, jei tai nedidelės išlaidos kelionės metu (pvz., greitasis maistas arba mokestis už tiltą). Didelės sumos visada įmonės sąskaita.

Ar reikia gerti vandenį?

Juokauju, bet iš tiesų – pasirūpinkite vandeniu įkėlimo metu tiek Vokietijoje, tiek Lietuvoje. Vairuotojai ir krovėjai dirba fiziškai, o dehidratacija sukelia nuovargį. Gerumas grįžta greičiau.

Kas daryti, jei tarp krovinių užsimoja uodas?

Pavasarį tai būna dažna problema. Jei įvežate biurus iš senų pastatų, gali atvykti ir keli naktiniai svečiai. Reikia paruošti priemonių, o ne šaukti vairuotoją, kad jis atiduoda pinigus už dezinfekciją.

Ar verta imti mažesnę mašiną, kad pigiau?

Ne, jeigu reikės važiuoti du kartus. Dukart važiuoti yra brangiau nei vieną kartą paimti didesnę mašiną, nes kuriojamas dvigubai daugiau laiko ir degalų. Geriau tiksliai susiskaičiuoti tūrį.

Ar reikia nupirkti naujas dėžės?

Mes paprastai naudojame pakartotinai naudojamas dėžes, kurias atgal surenčiam. Tai taupo gamtą ir jūsų pinigus, kad nereikia pirkti "IKEA" dėžių, kurios suyra po pirmojo nešimo.

Kaip elgtis su automobilių stovėjimu Vilniaus senamiestyje?

Čia yra kita istorija. Reikia gauti leidimą iš savivaldybės, jeigu reikia užimti vietą ilgiau nei 15 minučių. Vairuotojai apie tai dažnai nebelieka, tai tik Jūsų pareiga pasirūpinti iki atvykimo.

Ką daryti su pavojingais šiukšlių rūšiais?

Lempučiuose ir baterijose yra sunkiųjų metalų. Negalima mestų į bendrą krovą, gali gauti baudą gamintojas arba tiekėjas. Surinkite atskirai ir atiduokite specialiuose punktose.

Galiausiai, biurų kraustymas iš Vokietijos į Lietuvą yra procesas, kurį geriausiai patikėti tiems, kas jį daro kasdien. Naudokitės protu, nebuskite kainų ir viską užrašykite. Sėkmės naujoje vietoje, tikrai reikės jos po to visko išpakuoti.