Efektyvus biuro perkraustymas iš Vokietijos su logistikos komanda: kas tikrai verta dėmesio

Dirbu logistikoje jau beveik ketvirtą amžių, ir gal pasakysiu – niekas nesugalvojo būdo, kad perkraustymas vyktų be streso, ypač kai kalbame apie biurus. Vokietija yra arti, tačiau vietinis poreikis tvarkos ("Ordnung") kartais sukelia daugiau galvos skausmo nei tolimi maršrutai. Efektyvus biuro perkraustymas iš Vokietijos su logistikos komanda nėra tik apie tai, kad užkrauname dėžes į sunkvežimį ir važiuojame. Tai apie tai, kad nepamesti serverio, kurį kieno nors pusbrolis padėjo į "galinę krepšį", ir nesukelti panikos vokiškame biure, kai mašina pavėluja dviem valandomis dėl eismo įgulo. Čia paprasti žmonės daro savo darbą, o ne robotai.

Pradžia: kodėl reikia galvoti anksčiau

Kiek lačiau iš anksto reikia pradėti galvoti apie tą reikalą?

Nekalbinkite man apie tą savaitę prieš išvykimą, tai būna siaubas. Jei norite, kad efektyvus biuro perkraustymas iš Vokietijos su logistikos komanda įvyktų sklandžiai, pradėkite galvoti mažiausiai prieš mėnesį, o geriau šešias savaites. Reikia susitarti dėl liftų, leidimų statyti mašiną prie pat įėjimo – Vokietijoje tai yra šventė, be to reikia paruošti dokumentus. Vieną kartą turėjome klientą, kuris skambino trečią dieną prieš kelionę ir nustėjo, kad reikia ne tik vairuotojo, bet ir krovikų. Geriau laiku pasirūpinkite, kad nebūtų kaip su tais kompiuteriais, kuriuos pamiršte išjungti.

Ar tikrai reikia tų visų dėžių, ar galima tiesiog mesti į krepšius?

Galima, bet tada neliksite nieko, kas nesužalojama. Efektyvus biuro perkraustymas iš Vokietijos su logistikos komanda visada prasideda nuo pakavimo. Jei duodate mums dėžes, mes sutvarkome, jei duodate maišus – tai tada jūsų rizika. Yra firmų, kurios sako, kad "mums viskas vienoda", bet tada atvykstate į naują vietą, o ten stovi sugadintas monitorius. Geriau imkite standartines dėžes, jas lengviau krauti ant vienos kitos ir nenukris per "važiuoklę" (kuri, tiesa sakant, kartais būna labai stači). Naudokime dėžes, tai sutaupo laiko galvoje.

Kas tas inventorius, ir ar būtinas jį rašyti?

Inventorius – tai sąrašas, tiesa? Dažnai klientai sako "ten viskas yra, patys pamatysite". O kai atvykstate ir vieno stalko kojos nėra, tada prasideda "ji čia buvo". Norint užtikrinti efektyvų biuro perkraustymą iš Vokietijos su logistikos komanda, reikia žinoti, ką vežame. Galima padaryti greitą sąrašį grupėmis: "5 stalų, 10 kėdžių, 1 dėžė popieriaus". Nebūtina numeruoti kiekvieną pieštuką, bet bendras vaizdas padeda išvengti ginčų pabaigoje. Be to, draudimo kompanijos be to nieko ne sumokės, jei kas nors dings.

Ar jūsų komanda atsineša dėžes ir lipdukus?

Taip, turime savo standartą. Atvežame tas storas, tamsesnes dėžes, kurios nebyra vienu kartu, ir lipdukus su pieštukais. Viską paskui surenkame atgal, nebent jūs norite pasilikti dėžių sau (kai kurios firmos taip daro, jei sutinkate sumokėti už jas). Efektyvus biuro perkraustymas iš Vokietijos su logistikos komanda įtraukia ir tai, kad nereikia jums važiuoti į statybines parduotuves ir gaišti laiko. Užsukame, iškrauname, paimame tuščias dėžes ir važiuojame toliau. Paprasta ir be jokių rūpesčių jums.

Ką daryti su vertingais daiktais, pvz., seifais ar menu?

Apie tai reikia pasakyti iš karto. Seifai yra sunkūs, o juos pernešti laiptais be liftų – tai tikras pavojus sveikatai. Efektyvus biuro perkraustymas iš Vokietijos su logistikos komanda reiškia, kad mes turime tinkamą įrangą (keltuvus, juostas). Jei seifas pririštas prie sienos – tai dar papildoma problema. Vokiški biurai dažnai turi tokių niuansų. Nenuokirpkite nieko prieš mūsų atvykimą, geriau pasakykite, mes žinome, kaip tai padaryti saugiai, kad neiškristų sienos dalis kartu su seifu (kaip tai nutiko vieną kartą Berlyne).

Vokietijos niuansai ir biuro specifika

Ar reikia leidimo statyti sunkvežimį prie biuro Vokietijoje?

Be abejo, ir tai yra dažniausia problema. Vokiečiai labai griežtai žiūri į tai, kur stovi "Lkw". Jei statysite ant "žaliosios zonos" ar takelių – baudos didelės. Efektyvus biuro perkraustymas iš Vokietijos su logistikos komanda neįvyks, jei vairuotojas turės važinėti po miestą ieškodamas legalios vietos. Paprastai reikia gauti leidimą iš vietinės administracijos (Ordnungsamt) arba susitarti su kaimynais, kad jie neskųstų. Tai trunka kelias dienas, taigi nedelskite.

Kaip elgtis su vokiškais liftais? Jie tokie... griežti?

Vokiški liftai, ypač senesniuose pastatuose, dažnai būna maži ir lėti. Ir jei jų nuomotojas pamato, kad juos kraunate statinėmis su dėžėmis, gali labai nusivilti. Efektyvus biuro perkraustymas iš Vokietijos su logistikos komanda reikalauja, kad iš anksto susitartume dėl liftų rezervacijos. Kartais reikia padengti grindis liftėje, kad neapsibrėžtų. Vieną kartą turėjome atvejį, kai liftas užstrigo su mūsų kroviku viduje – praleidome valandą laukiant technikos. Geriau susitarti dėl laiko, kad niekas nepaniektų.

Ar reikia muitinės deklaracijų, jei važiuojame į Lietuvą?

Nuo 2004-ųjų mes ES, taigi fiziniai prekių judėjimai tarp šalių laisvi, tačiau tai yra įmonių turtas, ne asmeninis daiktai. Efektyvus biuro perkraustymas iš Vokietijos su logistikos komanda visada turi būti dokumentuotas. Jei vežate kompiuterių, serverių ar brangių įrengimų, gali tekti pateikti inventoriaus sąrašą sienos pareigūnams, jei sustos. Paprastai jie nebesustoja taip dažnai, bet geriau turėti dokumentus rankinėje. Niekada nežinai, kas gali nutikti ant kelio A6, ypač jei mašina atrodo įtartai.

Kas dėl serverių ir IT įrangos – ar jūsų žmonės tai supranta?

Mes ne programuotojai, bet žinome, kad serveriai nekenčia smūgių. Jei reikalaujama, efektyvus biuro perkraustymas iš Vokietijos su logistikos komanda gali būti atliekamas su ypatingu atidžiumu. Paprastai rekomenduoju, kad jūsų IT specialistas išjungtų viską ir pažymėtų kabelius. Kartais klientai sako "tiesiog imkite dėžę", o paskui jie negali prijungti nieko, nes visai sumaišyta. Geriau, jei jūsų žmogus prižiūri tą procesą, o mūsų – neša. Vieną kartą taip "išnešėme" visą duomenų centrą, o klientas verkdamas, kad viskas dingęs (iš tikrųjų jis tiesiog nepažymėjo kur buvo įjungimo mygtukas).

Ar galima vežti augalus ir kaip jie išgyvens?

Galima, bet žiema tai problema. Sunkvežimyje nėra šilumos, jei tai ne specialus "krovininis" mikroautobusas. Efektyvus biuro perkraustymas iš Vokietijos su logistikos komanda neapsaugo jūsų fikusų nuo šalčio, jei oras -20 laipsnių. Jei turite brangius augalus, geriau juos vežti asmeniniu automobiliu arba uždengti storomis dangomis. Vokiški biurai dažnai turi daug žaliųjų kampų, ir žmonės juos myli, bet reikia realiai žiūrėti į orus. Ne už viską mes atsakome.

Kainos ir tai, ką dažnai pamiršta

Kaip susiformuoja kaina – ar ji fiksuota?

Dažniausiai darome įkainį pagal valandas arba pagal darbo apimtį (kiek kubinių, kiek žmonių). Efektyvus biuro perkraustymas iš Vokietijos su logistikos komanda gali kainuoti labai skirtingai. Jei pasakote "turime 10 dėžių", o atvykstame ir ten yra 50 dėžių ir 3 sofos, tai kaina pasikeičia. Mes nesame burtininkai. Geriau iš karto parodykite vaizdo įrašą arba atsiųskite nuotraukas. Fiksuota kaina yra geriausia, jei abiejų puselių tiksliai žinoma, ką darome.

Ar į kainą įeina draudimas?

Įprastai turi būti, bet jo apimtis gali būti skirtinga. Efektyvus biuro perkraustymas iš Vokietijos su logistikos komanda turi būti apdraustas bent nuo atsakomybės už krovinį (CMR draudimas). Tačiau jis neapima visko, pvz., duomenų praradimo ar jautrių elektroninių komponentų, jei jie blogai supakuoti. Skaitykite sutartį, ypač pastraipą apie "išimtinas atsakomybes". Jei ką nors pridūsite pats į dėžę be žinios, mes už tai neatsakome.

Kas nutinka, jei užtrunkame ilgiau nei planavome?

Tai gyvenimas. Jei užtrunkame dėl mūsų kaltės (pvz., vėlavome arba per lėtai krauname), tai papildomai neimame. Bet jei jūsų darbuotojai negali rasti raktų nuo sandėlio valandą, arba liftas sugedo – laikas skaičiuojamas. Efektyvus biuro perkraustymas iš Vokietijos su logistikos komanda yra bendras darbas. Mes negalime laukti, kol jūs susitvarkote su savo dokumentais, ir nebraukti laiko. Viskas turi būti aišku iš pradžių.

Ar galima atsiskaityti kortele ar reikia grynųjų?

Firmos, kurios dirba legaliai, priima pervedimus. Vokiškose firmose dažnai reikia išankstinio mokėjimo (Rechnung), o Lietuvoje galima ir po atliktų darbų. Efektyvus biuro perkraustymas iš Vokietijos su logistikos komanda reikalauja sąskaitos-faktūros. Venkite vairuotojų, kurio reikalauja "pinigus į ranką" su nuolaida. Tai dažnai reiškia, kad jie dirba "iš po lentos" ir neturi draudimo. Jei ką nors sudaužys, jų nebebe rasite.

Kokia papildoma išlaida gali iškilti, kurios nesitikėjau?

Gyvenimas Vokietijoje brangus. Jei mūsų vairuotojui tenka laukti ilgiau nei planuota (pvz., dėl jūsų vėlavimo), gali tekti mokėti "stovėjimo mokestį" (Wartezeit). Taip pat, jei reikia specialios technikos (keltuvas į prolangą), tai kainuoja. Efektyvus biuro perkraustymas iš Vokietijos su logistikos komanda taip pat gali reikšti mokesčius už vietą mieste (Umweltzone) arba už greitkelio vokietiškus kelių mokesčius (Maut), nors įprastai tai įskaičiuota į kainą.

Ekipažas ir technika: kas vyksta kelyje

Kas vairuoja – jūsų ar nuomoti vairuotojai?

Mes dirbame su savo patikimais vairuotojais, kurie turi visus reikalingus pažymėjimus (kodai 95 ir t.t.). Efektyvus biuro perkraustymas iš Vokietijos su logistikos komanda neįmanomas be patirties. Vairuotojas turi žinoti, kur gali užsukti, kur pailsėti, kad nebrašais taisyklių. Yra daug "vabaliukų" rinkoje, kurie nuomoja mašinas ir bet kokį vairuotoją siunčia. Tokiu atveju rizikuojate, kad jis tiesiog nenuvažiuos į vietą laiku arba sugadins krovinių skyrių (kaip tai nutiko vienam mūsų klientui, kai jis pasamdė pigią firmą).

Ar galiu važiuoti kartu su kroviniu?

Techniškai neleidžiama, nes tai yra krovininis transportas, ne keleivinis. Tačiau kai kurie vairuotojai gali nusileisti, jei sutinka, bet tai yra jūsų rizika ir draudimo nebegalioja. Efektyvus biuro perkraustymas iš Vokietijos su logistikos komanda reiškia, kad mes atsiskaitome už krovį, o jūs susitikiate naujame biure. Geriau nusipirkti bilietą lėktuvu ar traukiniu. Vieną kartą važiavo vadovas su vairuotoju ir bandė jam mokyti vairuoti... nesibaigė gerai.

Kiek žmonių reikia biuro perkraustymui?

Priklauso nuo apimties. Standartiniam biurui (3-4 kabinos, open space) užtenka 3 žmonių (vairuotojas + 2 krovikai). Efektyvus biuro perkraustymas iš Vokietijos su logistikos komanda neapsiriboja tik nešimu – reikia ir krauti, ir iškrauti, ir padėti vietose. Jei daug daiktų ar sunkių seifų, reikia daugiau rankų. Nesiūlykite sutaupyti ir imti vieną vairuotoją, kuris viską padarys pats – jis tiesiog išseks po pirmosios valandos.

Ar jūsų mašinos turi "liftą" krovejui (t. y. gervę)?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi užpakalinę keltuvą (Ladebordwand), kuri pakelia iki 500-700 kg. Tai labai padeda su dėžėmis ir sunkesniais baldais. Efektyvus biuro perkraustymas iš Vokietijos su logistikos komanda be šios technologijos būtų lėtas. Tačiau jei reikia kelti ką į antrą aukštą pro langą, tada reikia mobiliiosios kranėlės (autokrano), o tai jau kita istorija ir kaina. Užsukite į tą vietą iš anksto, ar ten yra vietos tokiam "dinozaurui".

Kas daroma, jei kelyje sugenda sunkvežimis?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Mes turime techninę pagalbą draudime. Efektyvus biuro perkraustymas iš Vokietijos su logistikos komanda gali būti stabdomas dėl pneumatikų plyšimo ar variklio gedimo. Tada skambiname pagalbai ir stengiamės perduoti krovį kitai mūsų mašinai, jei įmanoma. Vieną kartą sugedės sunkvežimis netoli Hanoverio, ir teko laukti 6 valandas. Klientas buražė, bet kas padarysi – technika yra technika. Niekada nežinoi kas gali nutikti.

Nesklandumos ir realus gyvenimas

Ar jums atsitiko, kad dingo kažkas brangaus?

Teko girdėti istorijų, bet mūsų komandoje stengiamės vengti tokio dalyko. Visada užrakiname krovinius ir uždaryme duris. Efektyvus biuro perkraustymas iš Vokietijos su logistikos komanda reikalauja saugumo. Tačiau jei paliksite neuzrakintą dėžę su nešiojamu kompiuteriu prie pakrovimo aikštelės, o ją kas nors "pasiims" – tai ne mūsų kaltė. Būkite budrūs, ypač dideliuose miestuose, kur gali būti "nežinomi asmenys".

Kaip elgtis, jei naujame biure dar nėra elektros ar šildymo?

Tada tenka dirbti šviesose ir šaltuką (arba žiemą su striukėmis). Efektyvus biuro perkraustymas iš Vokietijos su logistikos komanda ne priklauso nuo to, ar jūsų statybininkai baigė darbus. Mes atvežame, padedame, ir jei negalime įjungti serverių, nes nėra elektros – paliekame juos pakuotėse. Nereikėtų mums kaltinti, jei biuras nebaigtas. Vieną kartą atvežėme baldus į patalpas, kur buvo tik betoninės grindys ir lietaus vanduo pro langą.

Ar galima paprašyti padėti su baldų surinkimu?

Taip, paprastai mūsų krovikai gali surinkti stalus ir spinteles, jei tai nėra labai sudėtinga (kaip IKEA, bet be to milijono varžtų). Efektyvus biuro perkraustymas iš Vokietijos su logistikos komanda įtraukia ir šią paslaugą, jei sutarta iš anksto. Tačiau jei turite sudėtingų sistemų, reikia profesionalių baldų montuotojų. Mūsų vyras gali sukrauti lentą ant kojų, bet ne montuoti atviro biuro sistemą su kabelių valdymu.

Kas daryti, jei klientas Vokietijoje nėra patalpose, kai atvykstate?

Tai problema. Reikia, kad kažkas atidarytų duris ir parodytų, ką reikia imti. Efektyvus biuro perkraustymas iš Vokietijos su logistikos komanda sustoja, jei negalime patekti į vidų. Mes negalime laužyti durų (net jei labai norime). Užtikrinkite, kad ten būtų atsakingas asmuo su raktais. Kartais siunčia apsaugos darbuotoją, kuris nieko nežino, kur kas yra, ir tada prarasime valandą ieškodami dėžių sandėlyje.

Ar atvežiate atgal tuščias dėžes ir įpakavimo medžiagas?

Taip, tai įprasta praktika. Surinkame visas dėžes, popierių, užklijame jas (jei sugadinta, išmetame). Efektyvus biuro perkraustymas iš Vokietijos su logistikos komanda palieka tvarką. Nenorime, kad jūsų naujame biure stovi kalnas šiukšlių pirmąją darbo dieną. Viską išvežame ir paruošiame pernaudai (arba perdirbimui). Tai taip pat gerai atrodo mūsų įvaizdžio vertinimu – mes paliekame biurą paruoštą darbui.

Kaip susitarti dėl konfidencialumo? Ten yra svarbių dokumentų.

Mes pasirašome konfidencialumo sutartis (NDA), jei reikia. Mūsų žmonės yra įprasti dirbti su įmonių turtu ir nežiūri į turinį. Efektyvus biuro perkraustymas iš Vokietijos su logistikos komanda turi būti saugus. Tačiau, jei turite labai slaptų dokumentų (pvz., sutarčių, projektų), geriau juos pakuti į užrakstomas dėžes ir pats pasiimti jas su savimi, o ne leisti nešti eiliniams krovikams. Niekada nežinai, kas gali nutikti, bet mes stengiamės būti sąžiningi.

O dėl to, kad Vokietijoje viskas uždaryta sekmadieniais?

Taip, Vokietijoje sekmadienis yra poilsio diena (Ruhetag). Negalima nieko krauti, negalima triukšmauti. Efektyvus biuro perkraustymas iš Vokietijos su logistikos komanda turi būti planuotas darbo dienomis. Jei bandysite atvykti sekmadienį, gausite baudą arba gėdą, kai kaimynai iškvies policiją. Vokietijos taisyklės yra griežtos, ir geriau jų nebandyti laužyti. Planuokite išvykimą penktadienį arba pirmadienį.

Ar jums teko dirbti su labai dideliais projektais, pvz., visų skyrių perkraustymu?

Taip, teko vežti visus padalinius iš Düsseldorf į Vilnių. Tai buvo kaip karas – trys sunkvežimai vienu metu. Efektyvus biuro perkraustymas iš Vokietijos su logistikos komanda tokiu atveju reikalauja labai gero koordinavimo. Vienas vairuotojas pavėlavo, ir visa grandis buvo suardyta. Geriau turėti atsarginį planą. Bet kai viskas pavyksta – tai puikus jausmas, matant tuščias patalpas Vokietijoje ir pilnas Lietuvoje.

Išvada

Galiausiai, efektyvus biuro perkraustymas iš Vokietijos su logistikos komanda nėra rocket science, bet reikalauja kantrybės ir planavimo. Nereikia tikėtis stebuklų, jei nieko neparengote, tačiau su geru komandos vadovu viskas įmanoma. Svarbiausia – bendraukite, neslėpkite problemų (kaip tos užrakintos durys arba dingę raktai) ir pasitikėkite savo logistikos partneriu. Tada atvyksite į naują biurą, o ne į chaosą. Sėkmės kelyje ir tikiuosi, kad jūsų kava naujame biure bus geramesnė nei ta, ką girdžiu apie vokiškus automatus.