Efektyvus biuro perkraustymas iš Vokietijos sprendimai: vadovas iš vidaus

Sveiki, turiu už nugaros dvidešimt metų darbo tarptautinių pervežimų srityje ir nemažai matyti. Biuro perkraustymas iš Vokietijos – tai ne tik dėžių įkėlimas į sunkvežimį, o sudėtingas procesas, kur viena klaida gali kainuoti tūkstančius eurų prastovų. Dažnai klientai klauso, kokie yra efektyvūs sprendimai, kad verslas nestotų. Čia nebus apie tai, kaip viskas yra idealiai vadovėliuose, o apie tai, kaip vyksta iš tikrųjų – kartas nuo karto būna ir nesklandumų, ir vėlavimų, o svarbiausia – tai, kaip juos suvaldyti. Jei ieškotite tikrų patarimų be reklaminių frazių, esate tinkamoje vietoje.

Efektyvus biuro perkraustymas iš Vokietijos sprendimai: kaip pradėti?

Kiek laiko užtrunka efektyvus biuro perkraustymas iš Vokietijos sprendimai įgyvendinimas?

Tiesiogiai sakant, kuo anksčiau, tuo geriau, idealu – mėnuo ar du, bet su vokišku tikslumu (ne visada ji tokia, žinot) reikia bent 4 savaičių. Vokietijoje viskas užtruks ilgiau, negu numanote, ypač jei reikia specialių leidimų sunkvežimiui miesto centre, pavyzdžiui, Berlyne ar Hamburgo senamiestyje. Nežiūrėkite į tai kaip į paprastą perkėlimą, tai logistinis projektas, kur reikia suderinti darbuotojų atostogas ir technikos išjungimą.

Ar tikrai reikalingas detalus inventoriaus sąrašas?

Absoliučiai taip, be jo per sieną neišvažiuosite, o muitinės pareigūnai gali jį uždaryti ir sakyti "ne". (Galvojau, gal nereikia, bet visgi reikia). Surašykite viską, net tą seną spausdintuvą, kuris stovi kampu ir neveikia jau metus. Vokietijos muitinė labai griežta dėl technikos išvežimo, ypač jei įmonė bankrutuoja arba perkėliai pagrindinę veiklą. Geriau parašyti per daug, negu vėliau aiškintis, kur dingo brangus serveris.

Kas nutinka su dokumentais, jei juos paliksiu dėžėje?

Juos reikia vežti atskirai, nemetkite į bendrą vagoną su biuro kėdėmis. Jei dings, tai bus katastrofa, geriau, jei atsakingas žmogus veža juos su savimi mažame automobilyje arba specialioje užrakintoje dėžėje, kurios lietą niekas nedrįs liesti. Pasitikėjimo klausimas čia svarbiau nei pinigai, o duomenų praradimas gali labiau nusiaubti verslą nei sugęsęs stalas. Žinau vieną atveją Miunchene, kur dėl to teko eiti į teismus.

Ar reikia derinti laiką su savininku Vokietijoje?

Žinoma, jei tik nenuomote patalpas, o išvykstate iš ten visam laikui. Jei tai nuoma, turite suderinti išvykimą su Hausverwaltung (namų administracija), kitaip gali būti, kad raktus nepaims ir reikės mokėti už papildomą dieną. Vokietai labai mėgsta tvarką ir punktus, tad jei sutarėte 12:00, būkite 11:55, o ne 12:05. Vėlavimas čia vertinamas labai negatyviai.

Biuro įrangos ir technikos saugumas

Kaip supakuoti serverius ir jautrią techniką?

Nenaudokite senų bulvių maišų, nusipirkite specialias dėžes su putomis (antistatinėmis). Vienas klientas iš Frankfurto taip padarė, ir serveris atėjo kaip metalų laužas – buvo liūdna. Jei nežinote kaip, geriau pasamdyti vyrus, kurie tai daro kasdien. Technika nuo vibracijos sugenda dažniau nei nuo smūgių, o vokiški keliai, nors ir geri, bet turi savo niuansų, ypač ties sankryžomis. Tai ne tas pats kas juosta ne taip įklijuota.

Ar verta pirkti naujas dėžes perkraustymui?

Gal, o gal ne, jei turite geros kokybės naudotų, tai puiku. Tačiau įmonės dažnai nusiperka naujas, kad būtų tvarkingiau, o paskui jas išmeta arba parduoda pigiau. Viskas priklauso nuo biuro biudžeto ir to, ar planuojate jas naudoti dar kartą. Aš asmeniškai rekomenduočiau taupyti ten, kur įmanoma, bet ne dėžių kokybėje, nes jei dugnas iškris, tai būsite nepatenkinti.

Kaip elgtis su dideliais konferenciniais stalais?

Juos reikia išmontuoti, kitaip nepersimes pro duris, net jei durys atrodo didžiulės. Vokietiški biurai dažnai turi tokias erdves, kur sunku įvežti ilgus daiktus be keltuvo. Jei stalas yra iš tikro medinis ir brangus, geriau kad tai padarytų meistras, o ne kaimynas su atsuktuvu. Galiu pasakyti, kad išmontavimas ir vėl surinkimas Lietuvoje kainuoja brangiau negu patys vežimai.

Ar reikia nuimti duris nuo vėžių?

Be abejo, dažnai tai būna būtina, kad nepažeisti koridoriaus sienų ar paties durų rėmo. Ypač jei koridorius siauras ir vėžės aukštos. Vieną kartą teko išmontuoti net liftą (ne, ne visą liftą, bet jo duris), kad įvežtume sofą. Tai papildomi darbai, kuriuos reikia įvertinti laike, kitaip vairuotojai pradės nervuotis ir reikalauti papildomo mokesčio už laukimą.

Kaip pažymėti dėžes, kad niekas nesipainiotų?

Nenaudokite tik "1", "2", "3", rašykite, kas viduje ir į kur kambarį eina. Pavyzdžiui, "Buhalterija, 2 aukštas, stalas". Taip bus lengviau surinkti biurą atgal. Pasitikėkite, kai atvykstate į naują vietą ir visi pavargę, paskutinis dalykas, kurį norite daryti, tai atidarinėti dvidešimt dėžių, kad rastumite popierių trintuką. Sistema čia raktas.

Transportas ir logistika

Kokį sunkvežimį rinktis biuro reikmėms?

Jei turite daug technikos ir baldų, geriau imti didesnį autonomišką sunkvežimį su liftu. Mažiau reisų – greičiau ir pigiau, nors gali atrodyt, kad mažas būs pigiau. O jei tik keletas dėžių, tai galima ir pervežti su sunkvežimių dalinio užpildymu keliu, bet tada laukti reikės, kol jis surinks kitus krovinius iš Vokietijos. Efektyvus biuro perkraustymas iš Vokietijos sprendimai visada remiasi tinkamo transporto pasirinkimu.

Ar reikia specialių leidimų vairuotojams?

Vokietijoje, pavyzdžiui, Miuncheno ar Štutgarto centre, sunkvežimiams dažnai reikia specialios vietos stovėjimui (Ladezone). Be to, jei vairuotojas dirba savaitgalį arba naktį, gali būti apribojimų. Geriau, kad logistikos kompanija tai sužinotų iš anksto, kitaip gausite baudą, kurią teks mokėti jums arba jos bus imta iš sąskaitos. Vokiškas "Verkehrsverbote" (eismo draudimai) yra griežtas dalykas.

Kiek realiai trunka kelionė iš Berlyno iki Vilniaus?

Tai priklauso nuo oro sąlygų, srauto ir vairuotojo poilsio režimo, bet vidutiniškai tai trunka apie 18–20 valandų važiavimo. Bet nepamirškite, kad vairuotojai turi poilsio pertraukas, tad realiai tai yra 1–2 dienos. Nebūkite nustebę, jei sako, kad atvažiuos pirmadienį ryte, nors išvyko šeštadienį. Tai yra saugumo reikalavimas, o ne tinginys.

Kas daryti, jei sunkvežimis sugesta kelyje?

Tai retkas atvejis su patikimomis firmomis, bet įvyksta. Tuomet kompanija turi siųsti kitą automobilį perkrauti. Gali būti, kad tai užtrunka dieną ar dvi. Čia svarbu turėti draudimą, kuris dengia ne tik gėrinį, bet ir verslo nuostolius dėl vėlavimo, nors toks draudimas kainuoja brangiau. (Asmeniškai mačiau tik vieną kartą per 20 metų, kai lūžo ašis, tai nėra labai dažna problema).

Ar vairuotojai padeda nešti daiktus?

Taip, jei tai sutarta, bet jie nėra perkėlėjai, jie yra vairuotojai. Jei reikia nešti į trečią aukštą be lifto, tai jie gali atsisakyti arba paprašyti papildomo mokesčio. Vokietijoje darbo saugos taisyklės yra griežtos, ir vairuotojas negali nešti 50 kg vienas. Užsirašykite, ar į kainą įeina krovinio iškrovimas į patalpas ar tik į pakrautuvą prie namo.

Muitinė ir formalumai

Ar reikia mokėti PVM ar muitus perkraunant biurą?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir perkrašote savo nuosavybę (turtą), tai dažniausiai muitinės procedūros yra supaprastintos be mokesčių. Svarbiausia pateikti TIR knygę ar CMR dokumentą ir deklaraciją. Jei tai ne jūsų turtas, o pirkimas iš kitos firmos, tai čia jau įtraukiama PVM ir galimas muitai. Geriau pasikonsultuoti su brokeriu prieš važiuojant, kad nenuviltumėt sienoje.

Kas jei trūksta kokių nors dokumentų sienoje?

Tai būna didžiausia galva. Tada gali tekti laukti, kol brokeris gaus dokumentus iš Vokietijos arba reikės padaryti užtikrinimo mokestį. Kartais tai trunka valandą, kartas nuo karo dieną. Vokiškas biurokratas neleis praeiti, jei ant deklaracijos trūksta parašo ar datos. Todėl viską patikrinkite du kartus prieš išvykstant.

Ar galima vežti asmeninius daiktus biuro siuntoje?

Techniškai galima, tai vadinasi "personal effects", bet tai turi būti aiškiai pažymėta inventoriaus sąraše. Jei ras daugiau asmeninių drabužių nei biuro reikmenų, gali įtarti, kad tai nelegalus prekybinis siuntinis. Aš vieną kartą matau, kaip vairuotojas bandė įvežti motociklą dėžėse "biuro siuntos" pavadinimu, tai baigėsi bauda. Nedarykite taip.

Kokie yra sankcijos už neteisingą deklaravimą?

Jos gali būti nuo paprasto įspėjimo iki konfiskavimo ir baudos, kuri siekia kelis tūkstančius eurų. Vokietijos muitinė nėra linkusi į juoką, ypač kai kalba eina apie techniką ar tabaką/alkoholį. Geriau deklaruoti viską kaip yra, net jei tai atrodo keista. Pavyzdžiui, jei vežate seną biuro kėdę su plyšiu, parašykite, kad ji "su defektais", kad neįtartų, kad prekiaujate naudotais baldais.

Kaip greitai einą muitinės procedūros?

Jei viskas tvarkinga, tai gali užtrukti nuo 30 minučių iki valandos. Jei yra problemų arba pasirinkta "raudonoji koridorius" patikra, tai gali trukti ir ilgiau. Lietuvos-Lenkijos arba Lietuvos-Latvijos sienoje eilės gali būti didelės, tad planuokite laiko atsargą. Būna, kad stovi 5–6 valandas, o tai nėra joks nuostolis, o normalus reikalas.

Kainos ir biudžeto valdymas

Kiek vidutiniškai kainuoja toks reikalas?

Kainos svyruoja labai stipriai, priklauso nuo tūkio, atstumo ir kur į Vokietijoje reikia važiuoti. Galima sakyti, kad prasideda nuo kelių šimtų eurų už mažą biurą ir baigiasi keliais tūkstančiais už didelius. Efektyvus biuro perkraustymas iš Vokietijos sprendimai ne visada reiškia pigiausią variantą, o optimalų. Užklauskite keletą pasiūlymų, bet neapsisukite tik pagal kainą.

Kas įeina į galutinę sąskaitą?

Į ją turėtų įeiti dėžės (jei perkate), pakavimo medžiagos, darbas, transportas, draudimas ir galbū muitinės brokerio paslaugos. Atidžiai perskaitykite, ar nėra "papildomų" mokesčių už liftą, už laiptus, už vėlavimą. Kartos firmos rašo žemą kainą, o paskui prideda viską, kas įsivaizduojama. (Kartais aš pats stebiuosi, kur jie sugalvoja tas pozicijas).

Ar galima kažkaip sutaupyti šioje situacijoje?

Galite patys supakuoti smulkius daiktus ir išmontuoti baldus, taip sutaupysite darbo užmokestį. Taip pat galite suorganizuoti dalinį krovinį, jei neskubate. Tačiau netaupykite ant pakavimo medžiagų ir draudimo. Tai tais atvejais, kai taupytoji pinigai sugrįžta kaip dvigubos nuostolios. Sutaupyti galima ant vairuotojo pusryčių (juokauju), bet ne ant technikos saugumo.

Ar galima pasiderėti dėl kainos?

Visada galima pabandyti, ypač jei darbas didelis arba sezono metu (nors sezone brangiau). Jei turite aišků sąrašą ir datas, galite gauti nuolaidą už greitą sprendimą. Tačiau nepiktnaudžiaukite, geri specialistai savo darbo nebevertins pusę kainos. Jei kas siūlo per daug pigiai, ten kažkas negerai, pasakyčiau tai kaip taisyklę.

Ką daryti, jei biudžetas labai ribotas?

Tada reikia labai gerai suplanuoti, kas tikrai būtina vežti, o ką galima palikti arba parduoti Vokietijoje. Galbūt verta rasti partnerį, kuris taip pat važiuoja iš Vokietijos, ir pasidalinti sąskaitas. Bet čia jau reikia labai didelio pasitikėjimo, nes dėl pinigų draugai dažnai pyksta. Geriau sumažinti apimtį nei kokybę.

Rizikos, problema ir nesklandumai

Kas daryti, jei sugęsta brangus monitorius kelyje?

Skambinti į draudimo kompaniją ir daryti įrodymus (nuotraukas). Jei turite "viskas apdrausta" polisą, jis turėtų padengti nuostolį. Svarbu, kad buvo sąraše ir kad buvo tinkamai supakuotas. Jei jį supakote į plastikinį paką ir jis susilaužė, draudimas nieko neatsiskaitys. Žinau, tai liūdna, bet tokios yra taisyklės.

Ar draudimas yra privalomas ar galima be jo?

Galima be jo, jei norite gyventi kaip ant minos. Aš asmeniškai niekada nerekomenduočiau važiuoti be draudimo, kalbant apie biuro techniką. Vienas avarijos stipinio atsiskyrimas gali viską sugriauti. Draudimas kainuoja nedaug, palyginti su turtu, kurį vežate. Tai tas dalykas, kurio viltis nenaudoti.

Kas jei vairuotojas užvelka dvi dienas?

Tada jūsų verslas stovi. Tokiais atvejais reikia žinoti, kas už tai atsakinga ir ar yra baudos už vėlavimą sutartyje. Patikimos firmos turi planą B ir siunčia kitą automobilį arba samdo vietinius perkėlėjus. Jei firma tylėja ir neatsiliepia į skambučius, tai blogas ženklas. Čia jau reikia galvoti apie teismus, bet tikimės, iki to neateis.

Kaip surasti tikrai gerą ir neapgaulingą pervežėją?

Žiūrėkite ne tik reklamą, bet ir atsiliepimus forumuose (ne tuose, kurie už pinigus). Paklauskite draugų, kurie jau kraustėsi. (Nors draugai dažnai rekomenduoja "žmoną sesers vyrą", kuris tik ką nusipirko vagonėlį). Ieškokite firmų, kurios dirba jau ilgai ir turi realių atsiliepimų apie biuro perkraustymus, o ne tik baldų ivežimą iš IKEA.

Ar yra kokių nors paslėptų rizikų, apie kurias niekas nesako?

Yra, pavyzdžiui, raktų praradimas arba tai, kad naujieji patalpai dar nėra paruošti (nėra elektros, interneto). Dar viena dalykas – jei Vokietijos pusėje įmonės vadovas sužino apie perkraustymą vėlai ir pradeda trukdyti. Reikia turėti kontaktą asmenį, kuris fiziškai yra ten ir gali padėti atidaryti duris. Be to, orai gali būti didelė kliūtis žiemą.

Kas daryti, jei Lietuvoje nepriima krovinio?

Tai keistas dalykas, bet kartais būna, kad nauji patalpų savininkai neleidžia įvežti, kol nepasirašomi kokie nors dokumentai. Geriau visus popierius suderinti iš anksto. Jei vairuotojas laukia 5 valandas, jis prašys pinigų. Turėkite numerį, kurį galite paskambinti ir išspręsti konfliktą iš karto, o ne laukti, kol vairuotojas susiramins.

Išvados

Efektyvus biuro perkraustymas iš Vokietijos sprendimai nėra tik apie tai, ką įdedate į dėžę, bet apie tai, kaip planuojate ir ką tikėtis. Nėra idealios sistemos, visada kažkas klysta, bet su gerais partneriais ir draudimu viskas įmanoma. Nepykite ant vairuotojų, jei jie vėluoja, dažniausiai tai ne jų kaltė, o kelių ar oro. Sėkmės jūsų verslui Lietuvoje ir tikimės, kad šis straipsnis padės išvengti didžiausių bėdų.