Efektyvus biuro perkraustymas į Vokietiją be trikdžių darbui: vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir mačiau viską – nuo padavėjų, kurie iš tiesų yra vagys, iki tokių vadybininkų, kurie garantuoja „auksinius kalnelius“, o paskui dingsta su jūsų serveriais. Jei planuojate efektyvų biuro perkraustymą į Vokietiją be trikdžių darbui, pasiruošite nemažai streso, bent jau jei nepasiduodate šiaip sau. Vokietija nėra Marsas, bet jie ten mėgsta tvarką, o mūsų „kai ką padarysime“ metodika ten dažnai sukelia nervų išsirgimą. Štai kas iš tikrųjų laukia jūsų ir kaip tai nuplėšti neprarandant protą, verslo ir, svarbiausia, klientų.

---

Kas reikia žinoti prieš imtasi darbo

Kuria diena pradėti galvoti apie išvykimą?

Nesijaukinkite, jei manau, kad pradėti reikia ne prieš savaitę, o geriau prieš mėnesį ar du. Pavyzdžiui, buvo atvejis, kai viena įmonė Vilniuje susitarė su logistika per tris dienas, o paskui pasirodė, kad jų pastate Vokietijoje nebuvo išėjimo krovininiam transportui. Gynėmės su statybininkais dvi dienas. Taigi, efektyvus biuro perkraustymas į Vokietiją be trikdžių darbui prasideda ne nuo dėžių, o nuo patikrinimo, ar tiesiog galima privažiuoti prie durų su 20 tonų sunkvežimiu.

Ar tikrai reikia tiek daug dėžių?

Atrodo, kad daugiau dėžių = geriau, bet iš tikrųjų tai tik chaoso kurimas. Jei turite daug mažų smulkių daiktų – gerai, bet stambus baldus geriau neperkraustyti per penkias dėžes, o tiesiog apvynioti. Vieni klientai viską įkišo į dėžes, o paskui neišsiaiškino, kuris monitorius kuriam priklauso. Geriau žymėkite kiekvieną dėžę rašikliu, o ne tuo „super“ lipduku, kuris nukrypsta po valandos.

Kas tas inventoriaus sąrašas ir ar jis būtinas?

Be sąrašo jūs tiesiog nuskrendate į duobę. Vokiečiai myli popierius. Jei dingsta stalas, o užrašyta „stalo du“ negalima, draudimo brokeris jums nieko nebegrasins. Tąkart (taip, būna ir taip) gausite tik gražiai pareikštą nuomonię. Surašykite viską: nuo „pasiduodu“ peleninės iki brangiausio projektoriumi. Tai jūsų draugas teisme.

Kodėl visi sako, kad reikia vadybininko?

Nes be jo jūsų darbuotojai tiesiog nedirbs. Jie stovės ir žiūrės, kaip vairuotojas nebežino, kur dėti kompiuterius. Vadybininkas turi valdyti procesą, o ne nešti dėžes. Kartą tebuvau, kur IT direktorius pats bandė nešti serverį ir vos jį numetė laiptuose – va, to reikia išvengti.

Ar galima daryti tai savaitgaliu?

Galima, bet tai kainuos brangiau. Vairuotojai taip pat žmonės, nors ir atrodo, kad variklis juos varo. Jei norite, kad darbas nestotų pirmadienį ryte, reikės atsiverti šeštadienį ar sekmadienį. Vokietijoje taip pat yra darbo laiko apribojimimų, todėl reikia leidimo triukšmui dienomis. Būkite tikri dėl to.

Ką daryti su paslėpta technika?

Prieš vežant pasitikrinkite visus stalčius. Pamatysite, kiek žmonės paslepia įvairių daiktų, kurių net neįsivaizduojate. Vienas kartas radau butelį viskičio vienoje iš „kompiuterių dėžių“. Viskis atiduodau vadybininkui pasirašyti, kad taip neturi būti. Tai ne tik saugumo, bet ir garbės reikalas.

---

Dokumentai ir Vokietijos specifika

Ar mums tikrai reikia muitinės brokerio?

Jei vežate tik biuro reikmenis, kurie buvo naudojami ir vėl bus naudojami, tai dažnai galima išvengti mokesčių (T0 procedūra), bet be brokerio gausite bėdų. Muitinės pareigūnas, jei pamišęs ar tiesiog blogai nusiteikęs, gali uždaryti krovininę savaitgaliui. Tikrai nenorite, kad jūsų efektyvus biuro perkraustymas į Vokietiją be trikdžių darbui baigtųsi kelyje į Berlyną.

Kokius dokumentus privalome turėti riboje?

Turite turėti pakavimo sąrašą (packing list), kuris turi sutapti su tuo, ką rašėte inventoriuje. Be to, CMR sąskaita faktūra ir, svarbiausia, oficialus raštas iš įmonės, kad šis turtas yra perkamas jūsų filialui ir nebus parduotas Vokietijoje. Be šio antspaudą turinčio rašto jums gali skirti muitinė mokestį ir PVM. Būkite atsargūs.

Kas dėl vokiškų raštų?

Nieko tokio, kad viską reikia išversti. Bet jei turite techninės dokumentacijos ar instrukcijų prie komplektacijos, geriau, kad jos būtų suprantamos. Nors dažniausiai pakanka anglų kalbos, tačiau vietiniai „Gestapo“ tipo muitininkai (žiūrėkite, aš juokiuosi) mėgsta savo kalbą. Geriau pasirūpinkite.

Ar galima važiuoti be TIR knygos?

Galima, tačiau tada kiekviena sustojimo vieta gali tapti inspekcija. TIR knyga sutaupo laiką, bet ji kainuoja. Jei keliate retai, galite jos ir neimti, bet taip padidinate riziką užstrigti perdirbimo centruose. Aš asmeniškai rekomenduoja ją turėti, jei keliate brangų tinklą.

Kas nutinka, jei pamiršote dokumentus Lietuvoje?

Buvo atvejis, kai vairuotojas paliko visas dokumentas ant stalo kavinei prie Kauno. Teisme skambino savininkas, o vairuotojas sėdėjo prie pat sienos. Teko siųsti skaneriu. Bet jeigu esate užsienio teritorijoje be popierių – gero nakvynės. Neleiskite tai daryti savo vairuotojams, patikrinkite du kartus.

Kodėl Vokietijoje taip griežta su pavojingais krovinių?

Jūsų spausdintuve gali būti toneriai, o sandėlyje – valymo priemonės. Tai laikoma pavojingu kroviniu (ADR). Jei deklaruosite neteisingai, baudos yra milžiniškos. Vokietija čia nėra ne už ką. Geriau užpildykite ADR deklaraciją iš karto, kad neužstrigtumėte pirmame poste.

---

Technika, serveriai ir IT rizikos

Kaip saugiai vežti serverius?

Tai pati skaniausia dalis. Serveriai turi būti išjungti ir (labai svarbu!) fiksuoti rėmuose. Kartą gavau skambutį, kad serveris nukrito per posūkį, nes buvo padėtas ant paprasto stalo ant guminio kilimiko. Pasirodo, kilimikas nebuvo lipnus. Viskas nulūžo. Niekada nedarykite taip.

Ar reikia išjungti viską iššakojus?

Ne visada, bet rekomenduoju. IP adresai keičiasi, o jei jungiate viską į naują tinklą Vokietijoje, konfigūracijos gali „nusileisti“. IT specialistai turi būti paruošę tiesiog uždėti kabelius. Geriau leisti jiems dirbti 2 valandas daugiau, nei išjungti visą įmonę dviem dienoms dėl klaidų.

Ką daryti su laidų chaosu?

Pažymėkite, kuris kabelis eina kur. Niekada nematau tokio chaoso, kaip biure, kai viską ištraukia iš sienų. Vienas klientas padarė nuotraukas prieš išjungiant – genijus. Kitas viskas susivyniojo į kamštį – prastas sprendimas. Laidus irgi reikia sudėti į dėžes arba maišus, nešiokite juos kaip mėšlą.

Ar reikia specialių dėžių monitoriams?

Monitors, especially the big ones, are fragile. If you pack them like books, they will break. Use foam corners or special monitor boxes. I’ve seen a whole row of screens smashed because the truck hit a pothole in Poland. It’s not worth saving 50 euros on boxes when you lose 5000 euros of equipment. (Aš čia šiek tiek prieštarauju sau, bet pinigai vis tiek svarbiau nei mano nuomonė).

Kas dėl duomenų saugojimo?

Nepervežkite duomenų tik ant vieno disko, kurį laikote rankinėje. Pasidarykite backup debesį prieš išvykdami. Jei krovininė užsidegs (neprireikia, aš čiulpu), bet tai tikimybė visada yra. Jūsų verslas yra duomenys, ne stalai. Atsiminkite tai.

Ar galima vežti atviras kompiuterius?

Galima, tai kvaila. Visus kompiuterius sudėkite į dėžes. Jei ten yra dedikucios plokštės – jas išimkite arba užfiksuokite. Vibracija kelyje gali atjungti atminties modulius. Paskui vėl kelsite klausimą, kodėl kompiuteriai neįsijungia.

---

Logistika, vairuotojai ir realybys

Ar vairuotojai iš Lietuvos sugeba susitvarkyti Vokietijoje?

Dauguma taip, bet kartais būna keista. Vienas vairuotojas praleido posūkį, nes nebuvo supratęs, kad Vokietijoje navigacija rodo kitokią eismo juostą. Praradome 4 valandas. Įsitikinkite, kad vairuotojas moka anglų arba bent jau turi gero „nėršto“ įrenginį su balsu. Kelių ženklai ten skiriasi nuo mūsų.

Ką daryti, jei sunkvežimis netelpa į kiemą?

Tai klasika. Užsakovas sako „ten telpa didelis sunkvežimis“, o paskui pasirodo, kad kieme yra medis arba žibintas. Tokiu atveju reikia planuoti „iškrovimą iš gatvės“. Tai brangiau, nes reikia daugiau rankų, bet nebegalima nieko daryti. Matykite vietą prieš pasakydamas „taip“.

Kaip užtikrinti, kad vairuotojai nieko nenuvogs?

Statistika maža, bet įvykiai būna. Vienas klientas prarado „MacBook“ pro kelią. Pasirodo, vairuotojo padėjėjas pasiėmė. Dabar visada stengiuosi padėti GPS ant brangiausių dėžių arba pats susitvarkau su dokumentais iš karto. Pasitikėkite, bet patikrinkite.

Ar reikia leidimo iškrovai miesto centre?

Taip, Vokietijos miestuose (pvz., Miunchenas, Hamburgas) reikia specialių leidimų stovėjimui iškrovai. Jei jo nėra – bauda. Efektyvus biuro perkraustymas į Vokietiją be trikdžių darbui reiškia ir tai, kad jūs neužstrigsite ant kelio dėl to, kad pamiršote užpildyti formą internete. Tai paprasta, bet būtina.

Kiek laiko užtrunka iškrovimas?

Priklauso nuo lifto. Jei liftas greitas ir didelis – puiku. Jeigu tik vienas mažas liftas 6 aukštų name – tai bus pragaras. Planuokite iškrovą ilgiau nei manote. Pridėkite 2-3 valandas prie prognozės. Geriau vairuotojai lauks ir gers kavą, nei jūs mokėsite baudas už vėlavimą.

Kas dėl vairuotojo poilsio?

Jei kelias ilgas, vairuotojas turi ilsėtis. Jis negali vairuoti 10 valandų be perstojo. Tai ne jo kaltė, tai EKA taisyklės. Planuokite atvykimą taip, kad vairuotojas nebūtų išsekęs, kitaip jis gali padaryti klaidą iškrant.

---

Kainos, draudimas ir pinigai

Kiek tai viskas kainuoja?

Negaliu pasakyti vieno skaičiaus, nes kiekvienas atvejis kitoks. Tačiau, jei kas siūlo „už 500 eurų pervežti viską į Berlyną“, bėkite tolyn. Tai arba vagys, arba jūsų daiktai pakels į „eBay“ pirmame mieste. Kaina priklauso nuo tūrio, atstumo ir prieigos prie patalpų. Būkite realūs.

Kodėl kaina pasikeičia dieną prieš važiuojant?

Jei aš pasakiau, kad tūris 30 kubinių, o paskui paaiškėjo, kad yra 40, kils kaina. Taip pat gali kelti kuro kaina. Nesijaukinkite, jei vadybininkas prašo patikslinti duomenis. Jis bando sutaupyti jums nervus, o ne pakenkti.

Ar draudimas apima viską?

Draudimas dažniausiai apima „standartinę“ žalą, jei dėžė nukrenta. Bet jei dėžėje buvo jūsų šeimos lobis (kurį nelegaliai vežėte), draudikis nemokės. Tikrinkite polisą: ar jis apima „biuro turtą“, ar tik „baldus“. Skirtumas didžiulis.

Kas dėl priekabos užstatinio (deposit)?

Dauguma firmų neima, bet kartais imama, jei keliate labai brangų turtą arba reikia ilgai laukti iškrovos. Tai užtikrinimas, kad vairuotojas grįš su priekaba, o neparduos ją pirmam parkinge.

Ar gautu atsiskaityti su PVM?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir Vokietijoje, dažnai galite taikyti 0 % PVM tarifą (priklausomai nuo to, ar tai yra perkėlimas tarp filialų). Bet tai reikalauja tinkamų dokumentų. Pasitarkite su buhalteriu, kad neliktumėte be mokesčių grąžinimo.

Kas dėl papildomų mokesčių už laiptus?

Jeigu nėra lifto, ir reikia nešti 4 aukštus, kelionės brangiau. Tai vadinama „manual handling“. Nieko nemokėja, kai vairuotojų nugarai skauda. Tai ne kažkokia piktadarybė, tiesiog fizinis darbas turi savo kainą.

---

Darbuotojai ir nuotaika

Kaip paaiškinti darbuotojams, ką daryti?

Parašykite paprastą el. laišką. „Pakite savo stalo daiktus į dėžę, pasirašykite savo vardą“. Vienas klientas parašė 5 puslapių instrukciją, ir niekas jos neskaitė. Paprastumas – raktas. Žmonės nenori skaityti, jie nori padaryti ir baigti.

Ar leisti jiems vežti asmeninius daiktus?

Slopinkite tai. Kai kurie mėgina išvežti senus dviračius ar net šaldytuvus iš namų darbu. Tai nėra jūsų biuro turtas, o už tai gali būti baudas muitinėje. Pasakykite aiškiai: „Asmeniniai daiktai – asmeninė problema“.

Ką daryti, jei darbuotojas atsisako išsikraustyti?

Jis turi susidėti savo daiktus. Jei jis to nedaro, aš nebegaliu padėti. Vienas kartas teko išmesti dėžę su pasenusiu maistu, ką darbuotojas paliko stalyje. Nekelkite šiukšlių į Vokietiją. (Nors ten irgi turi pakankamai savo, bet mums nereikia papildomo).

Kaip užtikrinti, kad komanda nenukentės?

Duokite jiems laisvą dieną iškrovos dieną arba leiskite dirbti iš namų. Jei bandysite dirbti greta vairuotojų, kurie nešia stalus, niekas nieko nepadaros. Triukšmas, dulkės – tai ne darbo aplinka. Efektyvus biuro perkraustymas į Vokietiją be trikdžių darbui turi būti suplanuotas taip, kad verslas veiktų toli nuo šio chaoso.

Ar verta maitinti vairuotojus?

Nebūtina, bet jei jums reikia, kad jie dirbtų greičiau, duokite jiems gerą pietus. Vokietijoje maistas brangus, o Lietuvos vairuotojai mėgta gera užeiga. Tai nedidelė investicija į geresnę nuotaiką.

Kaip susitvarkyti su vadovu, kuris visur kišasi?

Leiskite jam kištis, bet duokite jam nešti lengviausią dėžę. Vėliau jis pasakys, kad padėjo (nors tik trikdė). Psichologija svarbi logistikoje. Jei vadovas laimingas, visiems lengviau gyventi.

---

Smulkmenos, kurios sukuria arba sugriauna planus

Ar galima vežti augalus į Vokietiją?

Galima, bet turi būti fitosanitarinis pažymėjimas (jei daug). Be to, vokiečių muitinė labai nemėgsta žemės ant šaknų. Geriau nuplauti žemę. Tiesa, augalai dažnai nudžiūva kelyje, taigi gal tiesiog nusipirkite naujus Miunchene.

Kas dėl kavinės aparato?

Jis turi būti išvalytas ir išleistas vanduo. Niekada nevežkite pilno vandens. Vienas kartas prasiskevėjo į vidų, ir visos dėžės su popieriais buvo sugadintos. Tai buha prasidėjo. Neprielikite vandens viduje.

Ar reikia savo rankų iškrovai?

Jeigu jums leidžiama naudotis lifto ir viskas supakuota, gali užtekti dviejų vairuotojų. Bet jei daug smulkių dėžių ar reikia manevruoti – pasamdykite papildomų talkininkų Vokietijoje. Jie žino, kur dėti šiukšles ir kaip elgtis su liftų kodais.

Ką daryti su šiukšlėmis?

Išsivežkite savo šiukšles arba susitarkite dėl konteinerio. Nekelkite senų spaudų ir suplėštų dėžių į naują biurą. Vokietijoje atliekų surinkimas yra griežtas. Mes vieną kartą teko mokėti baudą už neteisingai išmestas dėžes.

Ar galima vežti savo seifą?

Galima, bet jis turi būti tuščias ir atrakintas. Sunkus seifas sugriaus grindis arba neįeis į liftą. Be to, jei jis su kodu – užsirakys kelyje, o kodą žino tik direktorius, kuris važiuoja vilkiku priešakyje. Būkite protingi.

Ką daryti, jei pasibaigia diena, o dar nebaigėme?

Reikia užrakinti sunkvežimį arba išvežti į saugyką. Nepalikite jų gatvėje. Kartais pats įmonės savininkas pasako: „palikite čia, aš pasirašau“. Rytoj rytą nieko nebus. Vokietijoje vagystės taip pat vyksta.

---

Išvada

Taigi, efektyvus biuro perkraustymas į Vokietiją be trikdžių darbui nėra burtas, o geras planavimas ir realus požiūris į galimybes. Nereikia tikėtis, kad viskas pavyks be jokių problemų – kažkas visada nuslysta, pasiklysta arba pavėluoja. Svarbiausia yra turėti patikimą partnerį, kuris neliks priešakyje su jūsų turtu, o padės išspręsti incidentus. Pasiruoškite dokumentus, pažymėkite dėžes ir, svarbiausia, nepilkite viso krovimo ant savo peties – duokite tai padaryti profesionalams. Sėkmės kelyje, pamatysime Vokietijoje (tik ne prie muitinės posto).