Efektyvios biuro perkėlimo kainos pervežant daiktus į Vokietiją

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų ir, turiu pripažinti, biuro perkėlimas į Vokietiją visada yra kaip loterija. Klientai visada ieško efektyvių biuro perkėlimo kainų pervežant daiktus į Vokietiją, tačiau ta "efektyvumo" sąvoka dažnai suvokiama visiškai skirtingai. Vieniems tai reiškia "kaip galima pigiau", kitiems – "kad kažkur nepadingtų". Iš tikrųjų, viskas susideda ne tik iš eurų sumos, kurią matate sąskaitoje, bet ir iš to, kiek nervų prarandate kelyje. Vokietija arti, tačiau jų tvarka ir mūsų "kaip nors" požiūris dažnai susiduria. Štai paprastas, be jokių užmaskuotų rinkodaros triukų, vadovas, kaip tai veikia iš vidaus.

Apie pinigus ir biudžeto sudarymą

Kiek tikrai kainuoja efektyvus biuro perkėlimas į Vokietiją?

Čia nėra vieno atsakymo, nes aš negaliu paprasčiausiai išsakyti skaičiaus nepamatęs, ką turite pervežti. Efektyvios biuro perkėlimo kainos pervežant daiktus į Vokietiją priklauso nuo tūrio metų kubais. Jei tai tik kelios kėdės ir stalai, galima siekti mažesnės kainos dalindamas krovinią, bet jei pilnas biuras su serveriais, reikės atskiro sunkvežimio. Vidutiniškai, jei kalbame apie mažą įmonę (10-15 darbo vietų), skaitykite nuo 1.5 iki 3 tūkstančių eurų, priklausomai nuo to, ar iš Vilniaus, ar iš Klaipėdos važiuojame.

Kodėl kainos skiriasi taip stipriai tarp firmų?

Žinote, kai matai pasiūlymą, kuris pus dvigubai pigesnis už kitus, tai dažniausiai arba aklas vairuotojas, arba be draudimo. Yra firmos, kurios dirba "pilkujuose" rinkuose – joms neįdomi efektyvių biuro perkėlimo kainos pervežant daiktus į Vokietiją, jos tiesiog gauna už užduotį. Didelės firmos turi didelius išlaidas: sandėlius, administratorius, marketingą. Mažos – tik sunkvežimį ir vairuotoją. Bet mažos firmos dingsta, kai atsiranda problema su muitine. Pasirinkite vidutinį variantą.

Ar verta imti „viskas įskaičiuota“ pasiūlymus?

Asmeniškai aš nepatariu. Tas „viskas įskaičiuota“ dažnai reiškia, kad įskaičiuota tai, kas jums nereikia, o papildomi darbai, pavyzdžiui, liftų rezervavimas Vokietijoje, bus už papildomą mokestį. Geriau susitarti dėl valandinio įkainio arba už fiksuotą krovinių kiekį. Tada jūsų biuro perkėlimo kaina bus skaidri. Jei reikia tik nuvežti dėžes į Miuncheną ir mesti grindyse – gerai, jei reikia įnešti į trečią aukštą – tuomet kalbamės kitaip.

Ar kaina keičiasi, jei važiuojame į gilumą?

Žinoma, Vokietija didelė, jei reikia važiuoti ne į Berlyną ar Hamburgą, o, tarkim, į kurį nors miestelį netoli Bavarijos sienos, tai kils kainos dėl nuvaziuotos distancijos. Vairuotojas negali važiuoti atgal tuščias be užmokesčio. Taigi, tolimesnis miestas – brangiau vienas kubinis metras. Be to, ten sunku rasti grįžtamą krovinių, todėl kartais tenka mokėti už grįžtamojo reiso tuštumą, nors tai nebūtina tiesiogiai jums pasakoma.

Kas daro didžiausią įtaką galutinei sumai?

Degalai, maitinimas ir, svarbiausia, vairuotojo darbo laikas. Vokietijoje griežtos taisyklės – vairuotojas turi ilsėtis. Jei perkėlimas užtrunka ilgiau nei planuota dėl jūsų neorganizuotumo (pvz., neįrengtas liftas), mums reikės mokėti viršvalandžius. Tai viena brangiausių dalių. Taigi, jei norite efektyvių biuro perkėlimo kainų pervežant daiktus į Vokietiją, turite savo ruožtu viską paruošti laiku.

Ar galima sutaupyti ant pakuotės medžiagų?

Galima, bet rizikuojate. Kartais parduotuvėse (pavyzdžiui, Bauhaus ar panašiose) galima rasti dėžių nemokamai, tačiau jos netvirtos. Jei ant jų užrašysite "kruša", vokiečiai gali pradėti triktis. Profesionalios dėžės kain pinigus, bet jos sutaupo pinigus, jei sugenda jūsų kompiuteris. Sutaupyti ant dėžių – tai kaip sutaupyti ant stabdžių savo automobilyje.

Ar yra sezoniniai svyravimai?

Taip, tikrai. Pavasaris ir ruduo yra "karšti" laikai, visi perkelia biurus, nes baigiasi ar prasideda nuomos sutartys. Tada efektyvios biuro perkėlimo kainos pervežant daiktus į Vokietiją šokteli aukštyn, nes sunku surasti laisvą sunkvežimį. Žiemą, ypač sausio mėnesį, kai oras blogas, kainos gali būti žemesnės, bet tik jei rizikuosite su sniegu.

Pasiruošimas ir techniniai niuansai

Kiek laiko iš anksto reikia planuoti?

Idealu – mėnesį. Minimum – dvi savaites. Jei skambinate penktadienį ir sakyte, kad reikia važiuoti į Štutgartą pirmadienį, tai arba niekas nevažiuos, arba reikės mokėti tris kartus brangiau. Logistika – tai ne magija, sunkvežimis turi būti suplanuotas. Skubimas yra priešas efektyvioms biuro perkėlimo kainoms pervežant daiktus į Vokietiją.

Kas daryti su serveriais ir jautria technika?

Tai visada klausimų kita. Serverius negaliau tiesiog mesti į dėžę. Jie turi būti išjungti (labai svarbu!), užfiksuoti kabeliai, o geriausia – jei juos išmontuoja jūsų IT specialistas. Mes galime juos pergabenti, bet atsakomybę už duomenų praradimą neprisiimu. Buvo atvejis, kai vienas vadovas užrakino serverią su raktais, kurie liko kitame biure... tai buvo ilga diena.

Ar jūs išmontuoja ir sumontuoja baldus?

Įprastai taip, tai įeina į paslaugą, jei tai nėra kokia keista, savadarbi sistema. Mūsų vairuotojai turi įrankius, gali atsukti stalus. Tačiau jei turite didžiulius, sienų spintas, kurios buvo montuojamos prie pat sienos, tai gali reikėti specialisto. Tada kaina didesnė. Nenusimanykite, kad "viskas eina įskaičiuota" ir begalinis montavimas.

Ką daryti su konfidencialiais dokumentais?

Geriausiai jų nevežti visiškai. Jei tenka, vežkite juos patys savo automobiliu arba duokite patikimam žmogui, kuris važiuoja keleiviu. Krovinių pervežimo firmose keisti vairuotojai, kartais krovinys gali būti paliktas sandėlyje per naktį. Efektyvios biuro perkėlimo kainos pervežant daiktus į Vokietiją nepadengs jūsų nuostolių, jei nutekės verslo paslaptys.

Ar reikia žymėti dėžes?

Būtina. Nežymėtos dėžės – tai chaosas. Vairuotojas nebus laimingas, kai reikės spėti, kur dėti dėžę su "kavos puodeliais". Užrašykite ant šonų, kame kas yra, į kurį kambarį Vokietijoje tai keliauja. Taip sutaupysite laiko, o laikas – tai pinigai.

Ką daryti su augalais ir biuro žalia?

Augalus vežti į Vokietiją galima, bet yra rizika. Jei augalas serga arba yra retos rūšies, gali reikėti fitosanitarinis pasas. Paprastus kaktusus ar fikusus vežame, bet į krepšį juos uždėkite, kad neipiltų žemės į kėdžių audinį. Žinote, vokiečiai mėgsta švarą, o purvas iš gėlių puodų gali sukelti pyktį.

Vokietijos specifika ir vietiniai įstatymai

Ar sunku su vokiška muitine?

Dažniausiai ne, jei tai tik biuro reikmenys ir naudojami baldai, ne prekybinis krovinius. Turiu pateikti sąrašą (packing list) ir prašymą (explanatory letter), kad tai nekomercinis perkėlimas. Jei viskas tvarkinga, jie tiesiog užbraukia ant lapo. Kartais užstrigsta, jei dokumentuose parašyta "biuro stalai", o omenyse buvo "naujos, nešpakliuotos stalos iš IKEA" – tai jau gali būti interpretuojama kaip importas su mokesčiais.

Kas tas "Umweltplakette" (ekologinė ženklelis)?

Labai svarbu. Jei reikės važiuoti į miesto centrą, pvz., į Frankfurtą ar Berlyną, sunkvežimis turi turėti tą žaląją kortelę. Be jos – didelis baudos. Užtikrinkite, kad pervežėjas tai turi, kitaip jūsų efektyvios biuro perkėlimo kainos pervežant daiktus į Vokietiją išaugs dėl 80 eurų baudos (arba daugiau), kurią teks mokėti vienam iš mūsų.

Ar galima laisvai stovėti sunkvežimiui prie biuro?

Vokietijoje tai yra didelė problema. Jei nėra specialios vietos su pažymėjimu "Ladezone", negalima tiesiog sustoti ant šaligatvio. Policija atvyksta labai greitai. Reikia iš anksto susitarti dėl laikino stovėjimo leidimo (Verladeerlaubnis) vietos savivaldybėje, arba rasti privačią aikštelę. Tai dažnai užtrunka ilgiau nei patys krovimo darbai.

Ką daryti su statybinėmis atliekomis?

Jei pervedant biurą ką nors išardote ir turite senų grindų, kartono ar metalo laužo, jo negalima mesti tiesiog į pirmąjį konteinerį Vokietijoje. Ten yra griežti atliekų rūšiavimo įstatymai. Gali tekti važiuoti į specialų reciklavimo centrą (Wertstoffhof). Už tai paprastai imamas mokestis, tačiau tai privaloma. (Nors kartais vairuotojai bando numesti į paskutinią aikštelę, bet nerekomenduoju).

Ar reikia vokiškų dėžių?

Nebūtinai, bet standartinės Europos dėžės (Eurobox) tinka puikiai. Vokiškų specialių dėžių nereikia, svarbu, kad jos būtų tvirtos ir nebylėtų. Jei dėžės bylinės kelyje, tai gali erzinti vairuotoją, bet techniniu požiūriu tai leidžiama.

Ką daryti, jei vokiečių namų savininkas (Hausmeister) neleidžia įvežti?

Tai klasika. Vokietijoje Hausmeisteris turi didelę galią. Jei jis sako "ne", tai reiškia "ne". Reikia su juo susitarti iš anksto, paaiškinti, kad trumpam, kad nepadarysite žalos. Kartai reikia paduoti ranką arbatą (sąžiningai kalbant). Jei nesiderinsite su juo, krovinius teks nešti rankomis iš gatvės, kas padidins darbo laiką.

Rizikos, neprognozuojamos situacijos ir patarimai

Kas, jei kažkas sulūžo kelyje?

Turi būti CMR draudimas. Jis privalomas. Bet čia yra gudrybė – standartinis draudimas dengia labai mažą sumą už kilogramą (pavyzdžiui, 8-10 EUR). Jei pervežate brangų serverį, kuris sverdo 10 kg, bet kainuoja 5000 eurų, ir jis sugenda, gausite tik 100 eurų atlyginimo. Tokiu atveju reikia specialaus draudimo (All Risk), kuris brangesnis. Taip pat buvo atvejis, kai klientas tvirtino, kad stalas buvo įbrėžtas prieš važiuojant, o mes žinojome, kad jis toks senas... tai sunku įrodyti.

Ar yra sukčių rinkoje?

Deja, taip. Yra firmų, kurios paima didelį avansą (30-50%) ir dingsta. Arba atvyksta į Vokietiją, užkrauna daiktus ir pareikalauja papildomo pinigų, grasindami, kad parduos daiktus turguje. Niekada nemokėkite pilnos sumos iš anksto. Avansas gali būti mažas, simbolinis, tik užsibrėžti.

Ką daryti, jei vairuotojas nesupranta vokiškai?

Tai dažna problema. Mūsų vairuotojai dažniausiai kalba rusiškai ar lietuviškai, angliškai – jau kaip kažkaip. Vokiškai – retai. Jei atsiranda situacija su policija ar Hausmeisteriu, gali kilti nesusipratimų. Tokiu atveju reikia, kad jūsų atstovas Vokietijoje būtų pasiekiamas telefonu, galėtų paaiškinti. Tai sumažina stresą.

Ar saugu duoti vairuotojui raktus nuo naujo biuro?

Geriau duoti atsakingam darbuotojui, kuris lydi vairuotoją. Vairuotojas yra atsakingas už techniką, o ne už jūsų nuosavybės saugumą, kai jis jau iškrautęs. Jei dingsta raktas ar kažkas panašaus – prasideda pinigų šokiai. Geriau turėti savo žmogų prie durų.

Ką daryti, jei pavėluojate su išsiregistravimu iš seno biuro Lietuvoje?

Tai blogiausia scenarijus. Vairuotojas laukia, laikmačiai bėga. Jei jis praleidžia naktį Lietuvoje laukdamas, jums reikės mokėti dieningas ir nakvynes. Tai gali kainuoti šimtus eurų. Būkite tikri dėl išvykimo laiko. Efektyvios biuro perkėlimo kainos pervežant daiktus į Vokietiją susiformuoja būtent dėl tokių logistinių stabdžių.

Ką daryti su asmeniniais daiktais darbuotojų?

Daugelis darbuotojų nori nusivežti savo puodukus, paveikslėlius ar net dėžutes su asmeninėmis drabužėmis. Mes nesiimame to pervežti, nebent tai sudaryta kaip atskira sutartis. Jei vairuotojas pamatys dėžę su "žmonos drabužiais", jis gali tiesiog nepriimti krovinių. Asmeniniai daiktai – asmeninė problema, ne biuro.

Ar reikia deklaruoti elektroniką muitinėje išvykstant iš Lietuvos?

Jeigu tai ne nauja elektronika (pirkta prieš mažiau nei 6 mėnesių ir su kvitu), tai dažniausiai nereikia. Jei vežate naujus kompiuterius, skirtus parduoti arba įsteigto biuro įrangą, tai gali būti kompensacinis importas (Intra-Community supply) arba tiesiog eksportas. Čia geriau pasikonsultuoti su buhalteriu, nes aš, žinoma, galiu pamaišyti tais VED kodais (ar tai 8471, ar 3926?).

Ar galima veži maisto prekių?

Jei biure yra "virtuvėlė" su daug maisto produktų (kava, aliejus, konservai), tai gali būti problema. Gyvūninių produktų (mėsos, sūrio) į ES iš trečiosios šalies (jei ateinate iš ne ES, bet Lietuva yra ES, tai čia netaikoma) nesaugu, tačiau jei tiesiug pervežate tarp šalių, tai gerai. Bet jei maistas pradeda pūti arba lieti... nemanau, kad vairuotojas bus laimingas. Geriau išgerti visą kavą iki išvykimo.

Kaip pasiruošti galimai kilmei su tranzitu?

Jeigu važiuojate per Čekiją ar Lenkiją, ten taip pat gali būti kontrolės. Bet dažniausiai šiaurės kryptimi (per Lenkiją) viskas vyksta sklandžiai. Svarbu, kad dokumentai būtų vairuotojo kabinoje, o ne pas jūsų buhalterę Vilniuje.

Ką daryti po atvykimo, jei trūksta dėžių ar ką nors pamiršote?

Tai įvyksta. Viską iškrauna, ir staiga aiškėja, kad liko svarbiausia byla su sutartimis ant stalo senajame biure. Tuomet reikia skambinti ir organizuoti kurjerį. Tai kainuoja labai brangiai. Todėl prieš išvykimą dar kartą viską patikrinkite. Patikrinkite po du kartus (kaip sako mano senas viršininkas).

Ar verta duoti arbatpinigių vairuotojui?

Nėra privaloma, bet vokiškoje kultūroje (ir mūsų) tai labai padeda. Jei vairuotojas pavargęs, o jums reikia, kad jis dar pastatytų spintą vietoje, keletas eurų arba geros kavos puodelis gali stebuklingai pagerinti jo nuotaiką. Tai nekorupcija, tai paprastas žmogiškumas.

Išvada

Galiausiai, norėčiau pasakyti – neikite į kainą taip, kaip į paskutinius kelnius. Efektyvios biuro perkėlimo kainos pervežant daiktus į Vokietiją yra sudarytos iš tūkstančiai mažų detalių, kurias sunku įžiūrėti iš užkampio. Raskite pervežėją, kuris nežada "aukso kalnus", bet atrodo patikimas. Pasiruoškite dokumentus, pažymėkite dėžes ir, svarbiausia, būkite kantrūs. Vokietija mėgsta tvarką, tad jei ją užtikrinsite, visa kelionė praės ramiai. Sėkmės verslui užsienyje, ir tikimės, kad jūsų baldai Vokietijoje atrodys geriau nei čia.