Efektyvi biurų perkraustymo paslauga į Vokietiją: vadovas, kurio nerasite Google pirmame puslapyje

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – biurų perkraustymas į Vokietiją niekada nevyksta taip, kaip planuojate PowerPoint’o prezentacijoje. Viskas paprastai: susitari dėl datos, atvažiuoja sunkvežimis, pakrauname kompiuterius ir važiuojam. Bet realybėje staiga pasirodo, kad vokiškas liftas per mažas, o dokumentai neišpakuoti, nes klientas pamiršo pasakyti apie seifą sienoje. Efektyvi biurų perkraustymo paslauga į Vokietiją nėra tik apie vairuotojus su dėžėmis, tai apie tai, kad kas nors turi žinoti, ką daryti, kai užklijuota vokiška parkavimo zona pasibaigia anksčiau nei sunkvežimis. Čia gilinsimės į tai, kas tikrai svarbu, be rinkodaros šlamšto.

Kaip visa tai prasideda ir baigiasi

Ar tikrai reikia planavimo, jeigu mes norime tik greitai išvykti?

Skaitykite, visada reikia planavimo, net jei jums atrodo, kad tiesiog užkelsite dėžes į mašiną. Vieną kartą turėjau klientą iš Kauno, kuris spėjo viską supakuoti per naktį. Atvažiavome į Vokietiją, o ten vokiečiai laukia, nes jie galvojo, kad atvyksime anksčiau, nes jų planas buvo „taip paprašė vadybininkas“. Efektyvi biurų perkraustymo paslauga į Vokietiją prasideda ne tada, kai atvažiuoja fura, o kai sudarytas bent jau apytikris inventoriaus sąrašas. Be to, jeigu jums reikia išsikrauti pirmadienį ryte, reikia važiuoti per savaitgalį, o vairuotojai turi poilsio laiko režimus. Jeigu neplanuojate, gausite baudas už vairuotojo darbo laiko pažeidimus, o tai brangiau nei vadybininkas.

Kiek laiko užtrunka visas procesas nuo A iki Z?

Viskas priklauso nuo to, kiek turite daiktų, bet vidutiniškai nuo tada, kai paskambinate man, iki vežimo pradžios praeina maždaug savaitė ar dvi. Turiu omenyje, kad jei tai tik keletas stalų, tai galima ir greičiau, bet jei tai didelis call centras, tai reikia rezervuoti mašinas iš anksto. Vokietijoje su „Lager“ (sandėliu) būna problema – jiems tenka žinoti tikslią valandą, nes jie moka vietą valandomis. Efektyvi biurų perkraustymo paslauga į Vokietiją negali būti „rytoj atvažiuojame“, nes sunkvežimio režimas gali leisti važiuoti tik tam tikromis dienomis, jei yta rytinis taisymas prie vairuotojo (tarkime, jis turi poilsio laiką). Taigi, skirkite laiko rezervacijai.

Kodėl kainos tokios skirtingos pas skirtingas įmones?

Nes kaina susideda ne tik iš degalų. Yra įmonių, kurios tiesiog perkrauna krovinius tarp savo sandėlių Lietuvoje ir Vokietijoje, o yra tokių, kurios vežia tiesiogiai. Tiesioginis vežimas brangesnis, bet greitesnes. Be to, kai kurios įmonės įtraukia draudimą į kainą, o kitos – kaip papildomą paslaugą. Dar kartais pasitaiko, kad kaina „nuo“, kuri paskui išauga tris kartus, nes paaiškėja, jog reikia specialios technikos sunkvežimiui išvykti iš kiemo. Patikrinkite, ar kainoje įskaičiuotas vokiškas „Maut“ (mokestis už kelius) ir ar nereikia papildomai mokėti už įkrovimą Lietuvoje.

Ar galiu pasitikėti tuo, kas man sako telefonu?

Žinoma, tačiau geriau viską užrašykite. Turiu atvejį, kai klientui buvo pažadėta, kad vairuotojas padės su statybomis, o atvažiavo tik vairuotojas, kuris negali kelti daugiau kaip 25 kilogramų dėžių dėl sveikatos. Efektyvi biurų perkraustymo paslauga į Vokietiją turi būti užfiksuota raštu. Jei vadybininkas sako „viskas įeina“, paklauskite, į ką įeina – į 40 pėdų konteinerį ar į 20 tonų sunkvežimį? Žodžiai vėduoklė, o sutartis – tai dokumentas, kuris gali išgelbėti nuo nereikalingų nervų vokiškame policialiajame.

Dokumentai ir Vokietijos biurokratija

Kokius dokumentus būtinai reikia tur�ti su savimi?

Būtinai reikia TIR karneto (jei keliate su pilnu konteineriu), eksporto deklaracijos ir, žinoma, krovininio manifesto. Vokietija yra griežta šalis, jeigu neturite teisingų dokumentų, gali sulaikyti mašiną pasienyje arba net iškrauti visą krovinią patikrai. Efektyvi biurų perkraustymo paslauga į Vokietiją be šių popierių yra tiesiog neįmanoma. Be to, reikia sandėliavimo dokumentų, jei dalis daiktų keliauja per tarpinį sandėlį. Negaliu priminti, kad reikia ir asmens dokumentus, jeigu patys važiuojate su mašina, nes dažnai užmirštami pasai.

Kas daryti, jeigu trūksta inventoriaus sąrašo?

Tai yra didelė problema. Vokietijos muitinė mėgsta, kai viskas yra surašyta tiksliai. Jeigu sąrašo nėra, gali tekti laukti, kol jį parengsite vietoje, o tai užtrunka valandas. Efektyvi biurų perkraustymo paslauga į Vokietiją reikalauja, kad sąrašas būtų ne tik „stalai, kėdės“, bet „4 stalai, 10 kėdžių, 2 spintos“. Vieną kartą teko laukti 6 valandas pasienyje, nes klientas parašė „biuro technika“ – vokiečiams reikėjo serijinių numerių (nors nebūtinai visada, bet tuo metu reikėjo). Geriau praleisti valandą rašant sąrašą Lietuvoje nei dieną laukiant Vokietijoje.

Ar reikalingas „Gutachten“ (įvertinimas) vertingiems daiktams?

Jei vežate brangius kompiuterius ar serverius, tikrai verta pagalvoti apie tai. Tai nėra privaloma, jeigu vertė nemaža, tai apsidraudžiate nuo pavogimo ar sugadinimo. Efektyvi biurų perkraustymo paslauga į Vokietiją taip pat apima ir rizikos valdymą. Jei neturite įvertinimo, o daiktas dingsta, draudimo įmonė gali mokėt tik minimalią sumą. Aš visada sakau – brangiausia technika turi eiti atskirai, mažesniu mikroautobusu, jeigu įmanoma, arba būti labai gerai užsegama grandinėmis furoje.

Kaip susitvarkyti su mokesčiais (PVM)?

Štai čia visada būna chaosas. Jeigu esate PVM mokėtojas Lietuvoje, procesas paprastas – taikoma 0 proc. PVM tarifas ES viduje. Bet jeigu perkraustote savo asmeninę nuosavybę, gali tekti mokėti Vokietijos PVM (nors dažniausiai yra išimčių). Efektyvi biurų perkraustymo paslauga į Vokietiją reikalauja, kad jūsų buhalteris susisiektų su mūsų buhalteriu prieš kelionę. Praėjo metai, kai vienas klientas gavo 400 eurų baudą Vokietijoje už neteisingai užpildytą PVM deklaraciją, nors mums paaiškino, kad viskas gerai. Geriau klausti dukart.

Ar sunku gauti leidimus sunkvežimiui miestuose?

Labai sunku. Miunchene, Berlyne, Hamburge – ten viską reikia registruoti. Be to, reikia žinoti, ar jūsų sunkvežimis atitinka „Euro 6“ standartą, nes kai kuriuose zonose („Umweltzone“) senesnių mašinų negalima. Jeigu efektviai perkraustote biurą į Vokietiją, turite žinoti, kur galite statyti mašiną. Vieną kartą turėjome problemą Frankfurte – vairuotojas pastatė mašiną prie įėjimo, o vietinė policija pareikalavo iškelti per 30 minučių, nes trukdė viešajam transportui. Teismo nuobauda gana didelė.

Logistika: krovinių įkėlimas ir vežimas

Ką daryti, jeigu biure yra didelės spintos ar seifai?

Tai klasika. Seifus reikia išmontuoti prieš tai, negu juos bandyti nešti laiptais. Efektyvi biurų perkraustymo paslauga į Vokietiją įtraukia ir montuotojus, tačiau tai papildomai kainuoja. Nedaug kas žino, kad kai kurie seifai sveria tūkstančius kilogramų, o juos galima išimti tik pro langą arba per grindis (išlaužiant grindų dangą). Paskutinį kartą teko išmontuoti sieną vienoje gamykloje, kad ištrauktume serverinę spintą. Apie tai reikia pasakyti iš karto, ne tada, kai vairuotojas jau stovi kieme.

Ar įmanoma perkraustyti techniką be specialių dėžių?

Galima, bet aš tai nerekomenduoju. Stovi monitorius ant paprastos dėžės, sužings vairuotojas ant stabdžio, ir viskas. Efektyvi biurų perkraustymo paslauga į Vokietiją reiškia investuoti į „antishock“ dėžes arba bent įkloti putplasčius. Monitoriai ir serveriai yra jautrūs vibracijai, o vokiški keliai, nors ir geri, turi suchulintų ruožų. Geriau uždėti „Fragile“ lipdukus ir užsegti juos juosta tris kartus, nei vėliau šarvuoti duomenis iš sugadinto disko.

Kaip vežiami vaistai ar biuro chemija?

Tai jautrus klausimas, jeigu turite vaistinę ar laboratoriją. Reikia specialių leidimų, o temperatūra turi būti kontroliuojama. Efektyvi biurų perkraustymo paslauga į Vokietiją tokiu atveju tampa labai specifika – reikia šaldymo sunkvežimio. Negaliu pasakyti 100%, kiek kainuoja toks leidimas Vokietijoje dabar (kainos keičiasi kas pusmetį), bet žinau, kad be jo gausite didelę problemą su vietine sanitarine inspekcija. Geriau tokias prekes vežti atskirai.

Kiek dėžių reikės pusiau dideliam biurui?

Paprasčiausia taisyklė – vienam darbuotojui maždaug 5-7 dėžės, priklausomai nuo to, kiek jis turi asmeninių daiktų. Efektyvi biurų perkraustymo paslauga į Vokietiją (gerai, kad šią frazę galima kišti visur) taip pat priklauso nuo to, ar dėžės standartinės, ar ne. Jeigu dėžės per didelės, jų neįkelsi viename „europalette“. Mums patinka naudoti standartines 60x40cm dėžes, nes jas lengviau sudėlioti į 33 europaletes. Vieną kartą klientas nupirko milžiniškas dėžes iš parduotuvės, ir mums teko jas tuščias vežti atgal, jos nebetilpo.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Techniškai galima, bet tai riskuota. Jei darbuotojas paslėps brangų laikrodį tarp knygų, ir jis dings, draudimas nebegalioja. Efektyvi biurų perkraustymo paslauga į Vokietiją nėra skirta asmeninių daiktų gabenimui be sąrašo. Aš visada liepiu darbuotojams pasirašyti sąrašus, ką jie veža, arba vežti savo mašinomis. Taip buvo vienas atvejis, kur darbuotojo dviratis buvo sulaužytas furoje, nes nebuvo pritvirtintas prie rėmų – teismo procesas truko metus.

Vokietijos specifika ir vietiniai ypatumai

Ar vokiečiai yra taip griežti, kaip sako?

Taip, ir dar kažkaip. Jie turi taisykles viskam. Vokietijoje net nerekomenduojama skaityti laikraščio prie vairo, jeigu sustojęs. Bet kalbant apie perkraustymą, jie labai tikslūs dėl laiko. Efektyvi biurų perkraustymo paslauga į Vokietiją reiškia, kad jei sakome „atvyksime 8:00“, reikia būti 7:55. Jeigu pavėluosite 10 minučių, gali tekti laukti iki 12:00, nes vokiečiai turi pietų pertrauką, kai niekas nedirba. Jų sistemos yra suformuotos taip, kad nėra vietos „galbūt“.

Kokios yra pagrindinės problemos su parkavimu?

Parkavimas miestuose yra košmaras. Reikia „Anliegerfrei“ (leidimo gyventojams) arba statybų juostos uždėjimo leidimo. Be to, reikia įrengti „Verkehrszeichen“ (kelio ženklus) prieš mašiną. Efektyvi biurų perkraustymo paslauga į Vokietiją negali vykti be to, nes jeigu užstatysite gatvę be leidimo, gali atvažiuoti vilkikas ir nuvežti jūsų mašiną su visais daiktais į statybų aikštelę. Tai kažką kainuos, kad išspręštum šią bėdą. Geriau užsisakyti šią paslaugą pas vietinę firmą.

Ar galima dirbti sekmadieniais ar šventėmis?

Vokietijoje sekmadienis yra šventė. Niekas nedirba. Net degalinės dažnai uždaromos arba dirba tik automatiniai terminalai. Efektyvi biurų perkraustymo paslauga į Vokietiją šią dieną įmanoma tik tada, jei gavote specialų leidimą iš vietinės savivaldybės („Sondergenehmigung“), o tai labai brangu ir sudėtinga. Jeigu planuojate atvykti sekmadienį, pasiruoškite miegoti mašinoje iki pirmadienio ryto (kaip ir keli mūsų vairuotojai kartais padaro).

Kaip elgtis su šiukšlėmis po iškrovimo?

Vokietija turi griežtas atliekų rūšiavimo taisykles. Negalima tiesiog užmesti visko į vieną konteinerį. Efektyvi biurų perkraustymo paslauga į Vokietiją taip pat apima tai, kad turime išvežti pakuojimo medžiagas (dėžės, plastikas) į atliekų perdirbimo centrą. Negaliu priminti, kad popieriaus ir plastiko negalima maišyti. Kartais vietinis sandėlininkas pareikalauja, kad paliktum kiemą švarų, kitaip išsiunčia sąskaitą už valymą.

Ar reikia mokėti už kelius (Maut)?

Žinoma, visi sunkvežimiai, didesni nei 7,5 tonos, privalo turėti „Maut“ įrangą. Sumoka automatiškai. Jeigu jūsų mašina neturi šios įrangos, gausite didelę baudą, kuri gali siekti tūkstančius eurų. Efektyvi biurų perkraustymo paslauga į Vokietiją (vėlgi šita frazė) visada įskaito šį mokestį į galutinę kainą. Niekada nebandykite sutaupyti čia – vokiečių sistemos matuoja kiekvieną kilometrą tiksliai. Baudų sistema ten tokia, kad geriau nusipirkti bilietą.

Rizikos, draudimas ir nepageidaujami incidentai

Kas nutinka, jei pasitraukia vairuotojas ligos metu?

Tai gyvenimiška situacija. Vairuotojai taip pat serga. Tada mes ieškome pakeitimo, bet gali pavėluoti dieną-dvi. Efektyvi biurų perkraustymo paslauga į Vokietiją turi turėti rezervinius planus. Vieną kartą mūsų vairuotojas susirgo gripą Lenkijoje, ir teko skubiai ieškoti vietinio vairuotojo, kuris galėtų nuvežti mašiną iki Berlyno. Klientas buvo nepatenkintas, bet kažką padaryti negalėjome – sveikata pirmiau. Geriau, jeigu jūsų planas turi rezervą 1-2 dienas.

Ar draudžia sugadintus kompiuterius?

Taip, jeigu tai įrašyta sutartyje. Standartinis krovinių draudimas (CMR) dažnai neapima jautrios technikos, jei ji nebuvo tinkamai supakuota. Efektyvi biurų perkraustymo paslauga į Vokietiją turi įtraukti papildomą „All Risk“ draudimą. Turėjau atvejį, kai vairuotojas staiga stabdė, ir serverių spinta nukrito, sulaužydama brangų serverį. Draudimas padengė žalą tik todėl, kad klientas sumokėjo už papildomą apsaugą. Netaupykite ant draudimo.

Kas daryti, jei dings dėžė su svarbiais dokumentais?

Tai blogiausia scenarijus. Reikia skubiai kreiptis į policiją ir pranešti draudimo kompanijai. Efektyvi biurų perkraustymo paslauga į Vokietiją reikalauja, kad svarbiausi dokumentai keliautų su jumis asmeniškai, ne furoje. Vienas klientas metų pradžioje padėjo visus sutartimų originalus į vieną dėžę, kuri dingo tarp Kelno ir Diuseldorfo. Gavome ją po savaitės – buvo padėta neteisingame sandėlyje, bet nervai buvo išdegę. Neleiskite jokiems svarbiems popieriams iš jūsų rankų.

Ar įmanoma, kad mašina susidūrtų su keliu?

Keliai Vokietijoje gero būklės, bet variklių gedimai ar padangų plyšimai įvyksta. Jeigu mašina sugenda, mes siunčiame pagalbą. Efektyvi biurų perkraustymo paslauga į Vokietiją užtikrina, kad technika yra patikrinta prieš kelionę, bet nėra apsaugota nuo visko. Paskutinį kartą teko keisti komplektą padangų autobane A2, nes įvažiavome į duobę, kurią buvo pažymėja, bet nebuvo ištaisyta. Tai užtruko valandą. Klientas skambino be perstojo.

Kaip susitvarkyti su pretenzijomis po perkraustymo?

Jei kažkas sugadinta arba dingsta, reikia tai užfiksuoti akimirką (paveikslėliai, protokolas). Negalima kreiptis po mėnesio ir sakyti „o štai čia trūksta stalo“. Efektyvi biurų perkraustymo paslauga į Vokietiją numato galimybę pretenzijai paduoti per 7 dienas. Aš visada siūlau klientams kartu su vairuotoju apei visą biurą ir pasirašyti perdavimo-įteikimo aktą, kuriame pažymima, kad viskas tvarkoje. Kitu atveju – žodžiai prieš žodžius.

Ar atsitiko, kad klientas buvo nepatenkintas paslauga?

Žinoma, ne viskas visada idealu. Vienas klientas skundėsi, kad jo kėdės „ne taip“ sudėliotos, nors jis nepateikė jokio plano. Efektyvi biurų perkraustymo paslauga į Vokietiją negali spėlioti, kur jūs norite, kad stovėtų gėlių vazonas. Komunikacija yra raktas. Kartais būna, kad vairuotojas būna pavargęs ir šiek tiek nešiek tiek nesidomisi, o kartais klientas būna per daip reiklus. Svarbiausia išspręst problemą vietoje, o ne rašyti į Atsiliepimus.lt vėliau.

Išvada

Na, štai ir visa tiesa apie tai, kaip tai vyksta. Nėra jokių stebuklų, tik geras planavimas, žinojimas, ką vokiečiai mėgsta, ir nedaug kantrybės. Efektyvi biurų perkraustymo paslauga į Vokietiją nėra pigiausia rinkoje, bet ji gali sutaupyti jums daugiau nei kainuoja, išvengiant baudų, vėlavimų ir sulaužytų serverių. Svarbiausia – nesitikėkite, kad viskas vyks taip kaip filme, bet pasitikėkite patyrusiais žmonėmis, kurie žino, ką daryti, kai pasieniečiai klauso „Was ist das?“. Sėkmės susirinkiant dėžėms.