Efektyvi biuro perkraustymo planavimo strategija į Vokietiją: kaip išvengti didelių problemų

Sveiki, ilgai nebuvau rašęs tokių dalykų, bet nusprėjau papasakoti, kaip tai tik vyksta. Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir matau viską – nuo puikių, idealiai planuojamų pervežimų iki tokių, kur norėtųsi akis uždaryti. Efektyvi biuro perkraustymo planavimo strategija į Vokietiją nėra kažkas, ką galima nusipirkti parduotuvėje, tai yra patirtis, tinginys ir geras dokumentų valdymas. Daugelis manoma, kad tai tik pakrauti dėžes į sunkvežimį ir važiuoti, bet ypač kai kalba eina apie Vokietiją, čia susiduri su griežta tvarka. Jei nežinosite, ką veikiate, galite likti be kompiuterių sienoje arba gauti milžiniškas baudas už dokumentų trūkumą. Čia paprastai: jei suplanavai blogai – brudos.

Kaip pradėti visą šitą procesą ir nebepanikuoti

Kada reikia pradėti galvoti apie išvykimą?

Nepalikite tai paskutinei dienai, tikrai nepalikite. Geriausia pradėti galvoti mažiausiai prieš du-tris mėnesius, o jei perkrastate didelę įmonę, tai ir dar anksčiau. Prieš metus vienas klientas man skambino tik savaitę prieš išvykimą... tai buvo šiurkštus pokalbis. Turite laiko surasti vairuotojus, suderinti dokumentus, o ne spėlioti pabaigoje. Efektyvi biuro perkraustymo planavimo strategija į Vokietiją prasideda ne nuo dėžių, o nuo kalendoriaus.

Ar tikrai reikia samdyti vadybininką ar galima patiems?

Jei turite nedidelį biurą, galit ir patys susitvarkyti, bet dideliems dalykams reikia žmogaus, kuris moka tuo šnekti. Vadybininkas nešioja ant pečių atsakomybę už tai, kad dėžės neiškris. Aš dažnai matau, kad vadovai bando taupyti ant šių žmonių, o paskui gauna problemų daugiau nei sutaupė. Vokiškame logistikos pasaulyje viskas priklauso nuo to, kas užrašytas CMR kvite.

Kokius dokumentus reikia turėti iš karto?

Sąrašas ilgas, bet pradžiai užtenka inventoriaus sąrašo ir sutarties su vežėju. Negalima važiuoti "pagal akis", nes vokiškai muitininkai to nemėgsta. Turi būti aišku, kas kelia, iš kur ir į kur. Jei trūksta nors vieno popieriaus, sustojimas gali trukti valandą, o kartais ir dieną.

Kaip suprasti kiek mums reikia mašinų?

Čia paprasta matematika – tūris. Bet aš visada pasakau, pridėkite 10-15 proc. rezervo. Darbuotojai visada sako, "o, šita lentelė maža", o ji užima pusę sunkvežimio. Geriau turėti šiek tiek laisvos vietos nei spausti dėžes taip, kad jas atidaryti neįmanoma. Privažiavimas prie naujojo biuro Vokietijoje taip pat gribbėti gali, jei mašina per didelė.

Ką daryti su tais dalykais, kurių nereikia?

Išmeskite arba parduokite prieš perkraustymą. Nėra jokio prasmės vežti senus, apirusius krėslus į Berlyną ar Miuncheną, juos ten tik reikės išmesti už savo pinigus. Vokiškos šiukšlių ivežimo kainos... bjaurios. Taupykite nervus ir pinigus – atsikratykite nereikalingų daiktų Lietuvoje.

Biurokratija, dokumentai ir Vokietijos griežtumas

Ar reikia muitinės deklaracijos, jei važiuojame ES viduje?

Paprastai ne, nes tai yra prekių, ne parduodamų pervežimas (intra-community supply), bet turi būti tinkamas dokumentų rinkinys. Pats geriausiai pasitarti su accountant'ais, aš čia ne ekspertas toje srityje, bet galiu pasakyti – jei trūksta "Ex-Werk" ar "DDP" nuostatų, gali būti bėdų su PVM. Vokietija labai mėgstra aiškias sąskaitas.

Kas daryti, jei dokumentuose įrašyta neteisinga vertė?

Tuojau pat taisyti. Negalima važiuoti su sąskaita, kurioje vietoj 5000 eurų parašyta 500. Vokiškai pareigūnai to nepraleis. Vieną kartą teko laukti Kolbone porą valandų, kol klientas išsiuntė naują dokumentą PDF, nes sename buvo klaida. Buvo šaltas, vairuotojas burašosi... nerealu.

Ar mums reikia specialių leidimų įvažiavimui į miestą?

Žiūrėkite, ar jūsų sunkvežimis atitinka "Umweltzone" reikalavimus. Daugumoje miestų reikalinga žalia kortelė (Green sticker). Be jos – bauda ir atgal šalutiniu keliu. Efektyvi biuro perkraustymo planavimo strategija į Vokietiją turi apimti ir šiuos smulkius, bet brangius dalykus.

Kas nutinka, jei vairuotojas neturi CMR kvito su savimi?

Tuomet jis techniskai nemayga važiuoti. CMR kvitas tai jo pasas ir įgaliojimas viename. Be jo, gali būti traktuojama kaip kontrabanda arba nelegalus pervežimas. Niekada nenusileiskite nuo to, kad vairuotojas turi turėti pasirašytus dokumentus rankose.

Kaip elgtis su draudimu?

Tikrinkite, ar draudimas dengia "perkeliamą turtą" (all risk), o ne tik transporto priemonę. Aš mačiau situaciją, kur vairuotojas užkliuvo į duobę Vilniaus gatvėje, dėžės nuvirto, subyrėjo serveriai, o draudimas nedengė krovinio. Vėliau teismai... šnabždau, ilgi. Pasirūpinkite dėl to iš anksto.

Fizinis darbas, dėžės ir technika

Kaip supakuoti kompiuterius ir jautrią techniką?

Gerai, čia svarbu. Nenaudokite senų "kebabo" dėžių. Paimkite specializuotas dėžes su putomis arba apgaubkite burbuliukais. Vairuotojai gali važiuoti lygiai, bet kelyje yra duobų, ypač ties Lenkijos-Vokietijos riba. Jei serveris nukris ant betono, jūsų efektyvi biuro perkraustymo planavimo strategija į Vokietiją liks prieš startą.

Ar reikia uždėti numerius ant dėžių?

Būtina. Žymėkite pagal kambarius (pavyzdžiui, "HR", "Vadovas", "Sandėlis"). Nenusimatysite toli su vėduokle rankose paieškoti, kur dėjo arbatinuką. Vokiški "packer'ai" (k juos samdysite) nebus laimingi jei reikės spėti kur kas kelia.

Kas su baldais, juos reikia išmontuoti?

Taip, didelės stalų viršaus ir spintelės geriau išmontuoti. Tuo taupoje vietą mašinoje ir mažinate jų sulaužymo riziką. Tik užsirašykite varžtus į atskiras maišelius ant pačio baldo, kitaip surinkimas bus beveik neįmanomas be meistro.

Ar vairuotojai padeda su įkrovu-iškrovu?

Priklauso nuo sutarties. Ypatingai Vokietijoje darbas brangus (Lohn). Dažniausiai jie tik užkrauna ir iškrauna, o neveža dėžes per koridorius. Jei reikia "pilno serviso", tai kainuos du kartus daugiau. Geriau pasamdyti vietinius stiprūs vaikus kelionės dieną.

Ką daryti su archyvu, jeigu jūsų daug?

Tai naktmarė. Pasilikite senus popierius Lietuvoje arba naudokit dokumentų saugojimo paslaugas. Nevežkite 500 metrų popierių, kurių niekas nebeatidarys per pastaruosius 10 metų, į naują, šiuolaikišką ofisą Miestely. Tėva, tai pinigų švaistymas.

Ar saugu duoti dėžetes vairuotojui be antspaudų?

Nesaugu. Nors dauguma vairuotojai sąžiningi, bet vienasąlyginė atsakomybė (CMR) veikia tik tada, jei krovinys atrodo uždarytas. Užsidėkite plombas arba lipdukus, kurie užfiksuotų, kad niekas neatsidarė Kelne ar Dorte.

Kelionės ypatumai: sienos, keliai ir laikas

Kiek laiko užtrunka nuvažiuoti iki Vokietijos?

Techniskai 12-14 valandų, bet su poilsiais (tacho grafas) tai visiems viena diena. Jei reikės parduoti prekių ar iškrauti tą pačią dieną... nepavyks. Vairuotojas tiesiog sustos, nes jo laikas pasibaigs. Planuokite atvykti ryte, kada vairuotojas poilsės.

Ar sunkvežimiams leidžiama važiuoti sekmadieniais Vokietijoje?

Ne, yra griežtas draudimas važiuoti sunkvežimiais sekmadieniais ir švenčių dienomis (Fahrverbot). Niekada neplanuokite atvykti sekmadienį ryte, nes ties sankryža su policija jus užblokuos. Tai viena dažniausių klaidų pradedančiųjų.

Kaip sumokėti už kelių mokesčius (vignietes)?

Sunkvežimiai dažniausiai naudoja "Toll Collect" prietaisą. Užtikrinkite, kad vairuotojas turi aktyvuotą kortelę arba įrenginį. Jei ne – teks mokėti baudą. Paprastai vežėjai tai turi, bet patikrinkite, nes aš girdėjau istorijų, kad kai kas pamiršta įjungti.

Kas daryti jei pasibaigia degalai autobane?

Tu jūs turite problemą. Degalinės yra, bet kai kurios neduoda degalų dideliems sunkvežimams arba eilės milžiniškos. Efektyvi biuro perkraustymo planavimo strategija į Vokietiją įtraukia ir degalinių žemėlapį. Nesiūlau važiuoti su tuščia baku net ir dėl sutaupymo.

Ar galima sustoti bet kur?

Ne, autobane sustoti draudžiama (tik esant gedimui arba specialiuose vietose). Už tai kariaulią. Planuokite sustojimus poilsio aikštelėse ("Rasthof"). Čia svarbu ir saugumas – dauguma "parkingų" yra pilni, reikia ieškoti saugių vietų krovinio.

Ar pasitaiko vagysčių kelyje?

Deja, taip. Ypač Rytų Vokietijoje arba prie pat sienų. Jei paliksite pilną mašiną be priežiūros per naktį atsitiktinėje aikštelėje, ryte gali rasti tik tuščias dėžes. Pasamdyk saugumo (towing) arba stenkite važiuoti iki saugaus parkavimo.

Pinigai, išlaidos ir nenuščiukavimas

Nu kur kainų dydis yra susiformuojamas?

Kainos priklauso nuo distancijos, tūrio (m3) ir degalų kainos. Taip pat svarbu, ar reikia kelti į trečia aukštą su liftu. Neperkelkite to įgaliojimo, klausinėkite detaliai ar tai įeina į kainą (Lohnkosten). Vokietijoje valanda darbo gali kainuoti 50-100 eurų.

Ką daryti, jei gauto sąskaita faktūra per didelė?

Nesijaučkite šalta ir klauskite paaiškinimų. Kartais įgyja papildomus mokestis už "Maut" (kelių), už "Lohn" (darbą), už "Nebenleistungen" (papildomas paslaugas). Jeigu nieko to nebuvo derinta – ginčytis. Geri logistikos partneriai viską paaiškina.

Ar verta taupyti ant dėžių nuomos?

Absoliučiai ne. Nupirktite arba nuomokite kokybiškas dėžes. Jei dėžė suirs, jums teks naujus pirkti Vokietijoje už triskart brangiau. O jei kas sudūžs viduje... tas nuostolis viršys dėžių kainą šimt kartų.

Kas yra "Staukosten" (stovėjimo mokestis)?

Jei sunkvežimis turi stovėti lauke, kol jūs ruošiate biurą (nėra vietos iškrovai), gali būti taikomas mokestis už laiką. Vairuotojo laikas -> pinigai. Darbą organizuokite taip, kad mašina lauktų kuo mažiau. Čia tinginiai moka dvigubai.

Ar mokama už laukimą jei vėluojame?

Taip, jei jūs vėluojate susirinkti arba raktai nuo naujo biuro pasimestę, laikas skaičiuojamas. Paprastai pirmą valandą gali būti tolerancija, bet paskui – kasmins. Vokietijai laikas yra pinigai, ne kalbos.

Kaip apmokėti pervežimą?

Geriausiai bankiniu pavedimu iš anksto arba prieš išvykstant. Vairuotojams šiais laikais nerekomenduota turėti grynųjų dėl vogimo rizikos, o firmos nenori gauti "pinigų rankose" dėl apskaitos (tai pavojinga). Sąskaita faktūra – saugiausias variantas.

Ar galima susiderėti dėl kainos?

Galima tiesiogiai su smulkiomis firmomis, bet didelės (pvz., Schenker, DHL) turi fiksuotus tarifus. Aš visada patariu tiesiog klausti – "Gal kokios nors nuolaidos galim gaut, jei mums ne skubu?". Kartais pavyksta nuplūdyti 5-10 proc.

Galutiniai smulkmenos ir išvados

Kas daryti prieš pasirašant protokolą apie perdavimą?

Tikrai, tikrai tikrinkai kiekvieną dalyką. Atidarykite dėžes su technika! Vienas kvadratas nuplūdo per 10 tūkstančių, nes protokole parašė "viskas gerai", o namie pasirodė subyrėjęs monitorius. Jei matote pažeidimą – užrašykite dokumente.

Ar reikia pranešti apie išvykimą bukinius?

Žinoma, elektrą, vandenį, internetą nutraukti arba persikelti. Vokiški tiekėjai (Stadtwerke) gana formalūs, jei neuždarysite sąskaitos, jums toliau siųs mokesčius. Efektyvi biuro perkraustymo planavimo strategija į Vokietiją baigiasi ne kai sunkvežimis išvažiuoja, o kai visos sąskaitos Lietuvoje išspręstos.

Ką daryti jei dings raktai nuo naujo biuro kelionės metu?

Tada turite didelę problemą. Turite turėti atsarginius raktus pas kurį nors iš darbuotojų, kurie važiuoja atskirai. Negalite laukti, kol raktus ras vairuotojas arba kol juos atsiųs kurjeriu. (Būtent tokios situacijos priverčia velti galvą sienom).

Ar reikia pažymėti dėžes su "Breakable" (Lengvai lūžta)?

Niekada nenaikinkai šių ženklų. Vokietijos kranininkai ir keltininkai juos gerbia. Jei parašysite "Galia", gali būti traktuojama kaip įprasta dėžė, o ją nuklius ant grindų... nusivilsite.

Kaip organizuoti darbuotojų išvykimą?

Tai ne mano sritis (pasytas), bet žinau, kad reikalingi vizai (jei ne ES pilietis), ir dažniausiai jie važiuoja atskirai. Nesimaišykite krovinių su keleiviais – tai skirtingos teisinės sritys.

Ar reikia vokiškų žinių?

Neprivaloma, bet padeda. Jei negalite susikalbėti su vokiečiu, kuris laiko Jus šalia savo namų, nes prilaikėte sunkvežimį, taps labai įdomu. Turi būti bent vienas žmogus komandoje, kuris gali paaiškinti "Entschuldigung".

Ką veikti su netyčia užgriūtais daiktais?

Nudekite nuotraukas. Nedelskite. Susisiekite su savo draudimo brokeriu. O jeigu tai ne jūsų kaltė, o vairuotojo kaltė, reikia tai užregistruoti CMR protokole. Neleiskite jam tiesiog išvažiuoti be paaiškinimų.

Ar tikrai verta viską daryti patys ar geriau užsipirkti "viskas įskaičiuota"?

Jei norite išlikti sveikas – perkelkite rūpesčius. "All inclusive" paslaugos brangesnes, bet jos apima riziką. Kadangi efektyvi biuro perkraustymo planavimo strategija į Vokietiją (dar kartą paminėjau, nes tai svarbu) remiasi rizikos valdymu, verta investuoti į ramybę.

Be galo rašyti nebeišeina, bet pagrindas toks: planuokite, tikrinkite dokumentus ir nedarykite prielaidų, kad viskas "kažkaip susitvarkys". Vokietijoje daug kas nesisitvarko be popierių.

Ar kažką dar pamiršau paminėti?

Gali būti, kad pamiršau pasakyti apie tai, kad reikia palikti vietą švarią senajame biure. Lietuvoje dažnai palieka šiukšles, o vėliau gimtinėje ieško savininkų. Negerba. Gerai išeikite, kad galėtumėte gerai grįžti. (Na, ne iš vis ne, bet su "švarią sąžine").

Visų pirma, viskas priklauso nuo to, kaip gerai susikalbate su savo ekipuže. Niekada nesilaikykite nuomonės, kad "jie supras", pasakykite aiškiai ir paprastai. Sėkmės kelyje, reikės jos.

Išvada

Taigi, viskas baigiasi ne tobulai, bet jeigu turite bent menkiausią efektyvią biuro perkraustymo planavimo strategiją į Vokietiją, jums bus daug lengviau. Nereikia būti genijumi, tiesiog būkite atsargūs ir nepasitikėkite žodžiu. Rūpinkitės dokumentais, dėžėmis ir savo darbuotojų nuotaika. O jei kas nors ne taip – skambinkite man, paaiškinsiu kur klydote, nors galiu ir užpulti. Sėkmės.