Darbuotojų biuro kraustymas į Vokietiją laiku ir saugiai: Praktinis vadovas be reklamų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt tris metus ir per tą laiką mačiau viską – nuo sugedusių sunkvežimių Vokietijos autobanuose iki dingusių dėžių su pažymėtais „duona“. Žmonės dažnai galvoja, kad darbuotojų biuro kraustymas į Vokietiją laiku ir saugiai yra kaip paprastas perkėlimas iš buto į butą, bet čia visai kitas žaidimas. Čia ne tik baldai, čia verslas, o kiekviena valanda prastovės – tai prarasti pinigai. Esu čia, kad papasakotų, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių žodžių, tiesiog taip, kaip yra. Kartais bus šiek tiek chaoso, kartais pasikelsiu balso toną, jei matysiu, kad darote klaidas, kurios kainuoja brangiai.

Dokumentų šūksnis ir muitinės reikalavimai

Kokie dokumentai iš viso reikalingi, kad neištemptų laiko?

Niekada nėra vieno atsakymo, bet pagrindas yra pakavimo sąrašas (packing list) ir sandorio sutartis. Be šių dviejų dalykų jūsų darbuotojų biuro kraustymas į Vokietiją laiku ir saugiai gali sustoti ties pirmąja muitinės kontrolės juosta. Vokietai mėgsta tvarką, todėl jei sąraše parašysite „baldai“, o viduje bus serveriai, gausite baudą. Reikės ir CMR konosamentas, kurį vairuotojas turi patvirtinti įkrovos metu. Dar svarbu, jei pervežate techniką, reikės serialinių numerių sąrašo, kitaip bus įtariama vagyste.

Ar mums tikrai reikalingas TIR dokumentas arba transitas?

Tikrai ne visada, tai priklauso nuo to, ką vežate ir kokia jūsų įmonės statusą. Jei tai yra įprastas biuro inventorius, kuris nėra prekybinis krovinių siunta, dažniausiai užtenka paprasto eksporto deklaravimo. Tačiau jei vertė didelė, arba jei reikia važiuoti trečiosioms šalims, gali prireikti TIR knygelės. Aš asmeniškai visada patariu pasikonsultuoti su savo brokeriu prieš kelionę, nes taisyklės pasikeitė po „Brexit“ ir dabar yra daugiau patikros punktaų, ypač ties Osnabriuko arba Heilbrono sandėliais.

Kas nutinka, jei dokumentuose klaida?

Tada prasideda nemalonumai, kurios gali užtrukti nuo valandos iki trijų dienų. Vokietijos muitininkai (Zoll) nėra jokia šventovė, jie tiesiog daro savo darbą, bet labai griežtai. Prieš metus turėjau atvejį, kur klientas parašė neteisingą svorį CMR – ir sunkvežimis buvo sulaikytas dviem paroms. Darbuotojų biuro kraustymas į Vokietiją laiku ir saugiai tokiu atveju tampa neįmanomas, nes vairuotojas praranda vairavimo poilsio laiką (tachografas). Geriau praleisti valandą dėl dokumentų tikrinimo šiaip sau, nei dieną stovėti prie patikros posto.

Ar reikia mokėti PVM Vokietijai?

Tai vienas populiariausių klausimų. Jei pervežate įrangą iš vieno jūsų padalinio į kitą (t. y. turtas išlieka jūsų), tai dažniausiai yra vidinė operacija ir PVM mokėti nereikia, tik pateikti Intrastat deklaraciją, jei vertė viršija slenkstį. Bet jei tai yra pirkimas-pardavimas arba išperkamoji nuoma, tada taip, reikės susitvarkyti su Vokietijos PVM mokesčiu. Nesu tikras ar čia nebuvo pakeitima praėjusį mėnesį dėl elektroninių dokumentų, bet geriau būti tikriems.

Kas dėl draudimo – ar jis apima viską?

Standartinis krovinių draudimas (CMR draudimas) dažnai apima tik 8,33 SDR vieną kilogramą, o tai biuro technikai yra labai mažai. Tarkime, vežate brangų serverį, sveriantį 20 kg – jo vertė gali būti 10 tūkstančių eurų, o draudimas išmokės tik keliasdešimt. Todėl darbuotojų biuro kraustymas į Vokietiją laiku ir saugiai reikalauja papildomo „All risk“ draudimo poliso. Užsirašykite tai į sutartį, kitaip vairuotojas nukrito ir sulaužė jūsų 3D spausdintuvą – ir viskas, pinigai dingę.

Kaina, terminai ir logistikos realijos

Kiek tai iš tikrųjų kainuoja?

Nemėgstu kainuoti be matmenų, bet galiu pasakyti, kad darbuotojų biuro kraustymas į Vokietiją laiku ir saugiai kainuoja nuo 1,5 iki 3 eurų už kilometrą (su visais mokesčiais), priklausomai nuo automobilio talpos. Jei reikia įrengti liftą Vokietijoje arba naudoti „kelnių keltuvus“, tai papildomai gali kainuoti nuo 150 iki 300 eurų už valandą. Benzinas Vokietijoje brangesnis nei Lietuvoje, o ir kelių mokesčiai (Maut) yra dideli, tai viskas įeina į kainą.

Ar į kainą įeina pakavimo paslaugos?

Paprastai ne, nebent sutartume kitaip. Dauguma įmonių siūlo tik transportą – atveža sunkvežimį, jūs įkeliate, jie veža. Jei reikia, kad mūsų vyrai supakuotų kompiuterius, išmontuotų stalus ir uždėtų į dėžes, tai papildoma paslauga. Žiūrėk, kiekviena dėžė, kurios mes nepadengame burbuliuku, yra rizika. Mūsų komanda gali tai padaryti, bet tada tai nebebus pigu.

Kiek laiko užtrunka kelionė iki Miuncheno?

Jei važiuojate tiesiogiai be sustojimų, tai apie 18–20 valandų vairuotojui (su poilsio pertraukomis). Tačiau darbuotojų biuro kraustymas į Vokietiją laiku ir saugiai neapsieina be iškrovos. Taigi, jei išvykstame pirmadienio ryte, į Miuncheną galime būti antradienio popietę, jei nėra eismo įvykių. Prisimenu vieną atvejį, kai ties Lipsku užstrigome statybose 5 valandas – klientas buvo labai nustebęs, kodėl vėluojame, bet mes negalime skraidyti virš automobilių eismo.

Ar galima atvykti į Vokietiją savaitgalį?

Vokietijoje galioja griežti taisyklės dėl triukšmo ir galiojančio laiko (naktinis ramybės laikas). Jei atvyksite sekmadienį ryte ir bandysite iškrauti sunkvežimį gyvenamajame rajone, gausite policiją ir pranešimą iš kaimynų. Reikia gauti specialų leidimą (Ausnahmegenehmigung) iš vietinės tarnybos (Ordnungsamt). Tai užtrunka kelias savaites, todėl planuokite atvykti darbo dienomis. Nors kartais pavyksta susitarti su sargu, bet tai rizika.

Kas dėl kuro kainų – ar jūsų kaina fiksuota?

Dažniausiai kaina yra fiksuota sutarties metu, tačiau jei kuro kaina šokteli virš 20 proc., gali būti pataisymas (nors tai priklauso nuo jūsų sutarties). Aš asmeniškai stengiuosi nenukrypti nuo sumos, nes klientų darbuotojų biuro kraustymas į Vokietiją laiku ir saugiai turi būti be nemalonumų. Bet turiu būti sąžiningas – jei reikės skubiai keisti marsrutą dėl uždaryto kelio, papildomi kilometrai bus apmokėti.

Ar įmanoma užsisakyti ekspresinį pervežimą?

Įmanoma, bet tai kainuos du kartus brangiau. Ekspresas reiškia, kad imame mažesnį sunkvežimį (3,5 arba 7 tonas), kuris gali važiuoti greičiau ir ne taip griežtai laikytis poilsio laiko (taip pat ne visada). Tiesa, tokio mašinos talpos neužteks įmonės, kurioje yra 50 darbuotojų. Ten reikės keleto mašinų, o tada tai nebebe ekspresas, o logistika.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėjimo?

Su nuolatiniais klientais visada galima pasikalbėti. Bet jei ateinate pirmą kartą, reikia avanso arba garantinio rašto. Mes ne bankas, mums reikia mokėti vairuotojams ir degalams. Vieną kartą gavome čekį praėjus mėnesiui po iškrovos – niekas to nenorės pakartoti. Darbuotojų biuro kraustymas į Vokietiją laiku ir saugiai remiasi pasitikėjimu abiejomis pusėmis.

Pakavimas, technika ir įranga

Kaip tinkamai supakuoti kompiuterius ir serverius?

Tai yra kritiška vieta. Negalima tiesiog mesti monitoriaus į bagažinę. Reikia specialių dėžių su putomis (antivibro). Serveriai turi būti išjungti teisingai (ne tiesiog ištrauktus laidas iš lizdo), o kietieji diskai – jei seni modeliai – užfiksuoti. Turiu omenyje, kad jei serveris pastovės ant šono 10 valandų, tai nėra gerai. Pakavimas turi būti „vertikalus“.

Kas su tais dideliais konferencijos stalais?

Juos reikia išmontuoti. Jei bandysite įkišti 4 metrų ilgio stalą į sunkvežimį be išmontavimo, jis tiesiog neįlįs pro duris (arba lūžys). Mūsų meistrai gali tai padaryti, užsirūpindamas varžtais (gerai uždėkite juos į maišelius, kad nepasimestų). Vėliau vietojje surenkame atgal. Žinoma, tai užtrunka valandą-dvi, bet geriau taip nei sugadinti brangų baldą.

Ar reikia pažymėti kiekvieną dėžę?

Būtina. Kiekviena dėžė turi turėti numerį, kryptį (pvz., „Buhalterija“, „Vadovo kabinetasis“) ir, svarbiausia, „Viršus“ ženklą. Vairuotojams Vokietijoje dažnai padeda vietiniai samdiniai, kurie nemoka lietuviškai. Jei matys užrašą „Kruša“, gali tiesiog mesti dėžę ant grindų. Darbuotojų biuro kraustymas į Vokietiją laiku ir saugiai prasideda nuo gero skyriklių (spalvotos lipdukos) naudojimo.

O jei turiu augalus biure?

Augalus pervežti per sieną yra sudėtinga dėl fitosanitarinių taisyklių. Reikia specialaus sertifikato (fito sertifikatas), kuris patvirtina, kad augalai sergėjami. Jei jo nėra, muitinė gali konfiskuoti visą „žaliąjį“ krovį. Asmeniškai patariau palikti augalus čia arba duoti darbuotojams, o Vokietijoje nusipirkti naujų – tai pigniau nei nervai su dokumentais.

Kaip elgtis su asmeniniais daiktais?

Nerekomenduoju maišyti asmeninių daiktų su įmonės turtu. Jei darbuotojas paslepia savo striukę arba butelį viskio į stalą su dokumentais, o muitinė tai randa, gali būti problemų. Geriau, kad kiekvienas darbuotojas pasiima savo daiktus rankiniame bagaže arba juos pažymi kaip asmeninius. Mums sunku atsakyti už tą dėžę su „nežinomu turu“.

Ar jūsų įmonė turi savo dėžes?

Turime, bet jos nėra nemokamos. Galite nusipirkti mūsų dėžių (jos tvirtesnės, su skyrikliais) arba surasti pats. Jei naudojate senas „Lidl“ dėžes, nebevilkite, jos gali neišlaikyti sunkių knygų krūvos. Vieną kartą matėme, kaip dėžė su duomenų serveriais tiesiog suskilo pakrovimo metu – tai buha liūdnas vaizdas.

Vokietijos specifika ir vairuotojai

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba pagrindinius žodžius („Links“, „Rechts“, „Maut“), bet jie nėra filologai. Jei reikia sudėtingesnio bendravimo su vietiniais policininkais arba sandėlio vadovais, geriau, kad jūsų atstovas Vokietijoje būtų pasiruošęs padėti. Mes galime skambinti mūsų dispečeriui, kuris moka vokiškai, bet tai ne visada greita. Darbuotojų biuro kraustymas į Vokietiją laiku ir saugiai reikalauja, kad komunikacija būtų aiški.

Kas dėl sunkvežimių apribojimų miestuose?

Vokietijoje griežtai stebimi aplinkos zonos (Umweltzone). Jei mūsų sunkvežimis neturi atitinkamos žalios kortelės (Euro 6 ir aukštesnis), jo neįleis į daugelį miestų centrų, pavyzdžiui, į Berlyno centrą arba Štutgartą. Todėl dažnai tenka iškrauti ant mažesnių sunkvežimių (paskirstymo transportas) miesto pakraštyje. Tai brangiau, bet privaloma.

Ar dažnai pasitaiko vandalizmo ar vagysčių?

Vokietijoje, ypač didžiuosiuose sandėliuose (pavyzdžiui, Duisburgo srityje), saugumas gana geras, bet rizikos visada yra. Ne palikite sunkvežimio be priežiūros pavojingose vietose. Mes turime GPS stebėjimą, bet jei pavogia visą furgoną su jūsų biuro įranga, tai katastrofa. Draudimas čia yra pirmas dalykas.

O jei vairuotojas susirgo arba sugedo automobilis?

Tuomet įsijungia pagalbinis automobilis (išsiuntimas). Tai užtrunka, nes reikia rasti artimiausią laisvą vairuotoją. Esu matęs, kaip viena firma dėl to vėlino savo darbuotojų biuro kraustymą į Vokietiją laiku ir saugiai net trims dienoms. Todėl turime planą „B“, bet vistiek geriau, jei technika yra patikrinta prieš kelionę (kas mes darome).

Ar sunku rasti vietą iškrovai Vokietijoje?

Vokietiški miestai statyti taip, kad ten būtų daugiau dviračių nei vietų sunkvežimiams. Dažnai reikia specialaus leidimo stovėjimui gatvėje. Jei jūsų naujasis biuras neturi savo kiemo arba įvažos per siauras, mes privalome tai sužinoti iš anksto. Paskutinė minute sužinoti, kad sunkvežimiui tenka stovėti už 500 metrų – tai blogai.

Ką daryti su šiukšlėmis po iškrovos?

Pakavimo medžiagos (dėžės, plėvelės, tarpinės) – tai mūsų problema, mes jas pasiimame atgal. Bet jei ten yra jūsų seni baldai, kuriuos norime išmesti, tai reikia tartis dėl šiukšlių ivežimo į vietinę statybių atliekų aikštelę. Vokietijoje tai kainuoja (recycling fee), tad nenukrypkit nuo taisyklių ir meskim į krūmus.

Finaliniai patarimai ir problemų sprendimas

Kaip išvengti streso dieną iškrovos?

Geriausias būdas – turėti atsakingą asmenį abiejose pusėse. Vienas žmogus Lietuvoje, kuris duoda dėžes, ir vienas Vokietijoje, kuris priima. Jei vairuotojas turi klausti kiekvieno darbuotojo, kur dėti jo monitorių, tai užtruks amžinai. Darbuotojų biuro kraustymas į Vokietiją laiku ir saugiai yra vadovo, o ne vairuotojo reikalas.

Ar verta rinktis pigią įmonę?

Nepatarčiau. Jei kaina žymiai mažesnė nei rinkos, tai reiškia, kad jie sutaupo ant vairuotojų atlyginimo, draudimo arba technikos. Gausite seną „Scania“ su rūdžiomis, kuris gali užstringti pakeliui. Užsisakykite pas tuos, kurie turi gerą reputaciją, net jei brangiau šimtu eurų.

Kas dėl gėrimų arba maisto vairuotojams?

Tai yra papildomas dalykas, bet labai padeda. Jei Vokietijoje lietūta ir vairuotojas iškrovė 20 dėžių, puodelis kavos arba sultys labai vertinami. Tai nėra kyšis, tai pagarba. Tiesa, girti vairuotojai mums neleidžiami, tai aišku.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Taip, mes turime GPS sekimą, kurį galiu parodyti jums per nuorodą. Tačiau signalas gali dingti požemiuose arba tamsiuose sandėliuose. Nesijaudinkite, jei pamatysite, kad jis stovi vietoje 3 valandas – gali būti, kad tiesiog laukia iškrovos eilėje.

Ką daryti, jei buvo padaryta žala?

Skubiai apie tai praneškite vairuotojui ir užeikite į aktą (CMR pažeidimo protokolas). Nefotografuokite tik, pasirašykite dokumentą. Be raštiško akto draudimas nieko neišmokės. Vieną kartą klientas skambino po savaitės ir sakė, kad sulaužė stalą, bet vairuotojas jau buvo kitose šalyse – per vėlu.

Ar reikia apsipirkti vokiškų pinigų vairuotojui?

Dabar visi moka kortelėmis, bet maži pinigai (cash) visada praverčia automobilių plovyklėse arba už maistą prie keleivių. Nebent jūsų vairuotojas yra senos mokyklos ir nemoka naudotis „PayPal“ ar kortele.

Kodėl vienoms firmoms viskas sekasi, o kitoms ne?

Planavimas. Tie, kurie susitvarko dokumentus mėnesį iki išvykimo, turi mažiau problemų. Tie, kurie viską daro paskutinę penktadienio dieną, turi riziką. Darbuotojų biuro kraustymas į Vokietiją laiku ir saugiai – tai 80 proc. paruošimo ir 20 proc. vairavimo.

Išvada

Galiausiai, viskas sumuojama ne į tą, kiek kainuoja viena kilometra, o į tai, kaip sklandžiai nueina visi procesas. Dirbau su didelėmis korporacijomis, kurios viską suplanavo metais iš anksto, ir su mažomis firmomis, kurios skambindavo išsigandusios prieš pat išvykimą. Darbuotojų biuro kraustymas į Vokietiją laiku ir saugiai įmanomas tik tada, kai yra tikri partneriai ir aiškus supratimas, kas iš tikrųjų reikalinga. Nereikia būti logistikos ekspertu, kad suprastum – tiesiog klausk ir klausyk tos, kurie tą kelią važiavo ne kartą. Sėkmės kelyje ir vokiečių keliuose.