Darbo biuro persikraustymas iš Vokietijos su mikroautobusu: visa tiesa be paslėpių

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus, ir kas kartą, kai gaunu užklausą apie darbo biuro persikraustymą iš Vokietijos su mikroautobusu, užsidedau ausines. Žmonės galvoja, kad tai paprasčiau nei perkelti sofos iš buto į butą, tačiau biuras tai – kita lyga. Ten yra serveriai, sunkios spausdintuvai, dėžės pilnos popierių, kurie sveria kaip akmenys, ir visokia smulmena, kurią pamiršti užpakuoti reiškia dvi dienas be darbo. Esu matęs viską – nuo idealiai suregistruotų krovinių iki tokių chaoso scenų Vokietijos autostradose, kad niekas nenorių tai kartoti. Čia ne tiesiog vežimas, čia logistika, kurią reikia suprasti, kad nenuviltum tą pačią dieną, kai vairuotojas pasirodo prie durų.

Sunku sakyti tiksliai, kiek tokių maršrutų esu nuvažiavęs, šimtai? Tūkstančiai? Bet vienas dalykas aiškus – planas visada sukeičia vietomis su realybe, kai pasiekiami Vokietijos ribojų perkėlimai arba kai paaiškėja, kad įmonės vadovas "užmiršo" paminėti apie tris archyvines spinteles, kurios netilps į liftą. Darbo biuro persikraustymas iš Vokietijos su mikroautobusu reikalauja kantrybės ir konkretaus žinojimo, ką tikėtis. Štai jums mano "kruvą" patirtis, paversta patarimais, kuriuos iš tikrųjų verta skaityti.

Apie mikroautobusus ir vietą (arba jos trūkumą)

Ar įprastas 3.5 t mikroautobusas telpa į visą biurą?

Sakyčiau taip, jei kalbame apie mažą įmonę, bet dažniausiai klientai prisiskaičiuoja erdvės. Standartinis "Ford Transit" arba "Sprinter" turi apie 13-15 kubinių metrų talpos, kas skamba daug, bet kai pradedi krauti kompiuterines stotis ir failus, vieta baigiasi kur kas greičiau. Buvau atvejų, kai reikėjo daryti dvi keliones nors sutarta buvo, kad viena, todėl geriau padaryti išsamų inventoriaus sąrašą. Jei turiu daugiau kaip 20 standartinių "archyvo" dėžių, tikrai gilsite galvą, kur visa tai dėti.

Ką daryti, jei daiktų per daug ir vietoje nebelieka?

Tuomet reikia žiūrėti į situaciją realiai – arba mes darome antrą reisą (kas kainuoja dvigubai darbo laiką ir kuro), arba reikia samdyti didesnę mašiną, pavyzdžiui, 7-8 tonų sunkvežimį su kėbulu. Darbo biuro persikraustymas iš Vokietijos su mikroautobusu yra patogus dėl parkavimo miestuose, bet jis turi savo ribų. Kartais tiesiog verta susitarti dėl to, kad mažiau reikšmingi daiktai, seni baldai ar klijų atsargos išvežami vėliau arba išmetami vietos.

Ar galiu važiuoti kartu su vairuotoju biuro persikraustymo metu?

Formaliai neleista pagal daugelį vadybinių įmonių taisyklių dėl draudimo, jei tai nėra sutarta iš anksto, tačiau realybėje vairuotojai dažnai nepritaria žmonėms savo kabinose, ypač jei kelionė trunka 10-12 valandų. Be to, turi būti sėdimos vietos užkrovimo skyriuje, kas mikroautobuse yra retumas. Geriau susiplanuoti atvykti savo automobiliu arba susitikti prie atgalinio punkto, nes prailgintas sėdėjimas tarp dėžių nėra patogus.

Ar reikia įrenginio su keltuvu (liftu)?

Tai priklauso nuo to, kiek sunkūs jūsų daiktai. Jei turite tik spausdintuvus ir kelias dėžes, vairuotojas iškelias rankomis, tačiau jei yra seifai, sunkios serverinės spintos ar didelės kopijavimo mašinos, be hidraulinio keltuvo bus neapsieinama. Turiu omenyje, kad ne kiekvienas mikroautobus turi liftą – tai papildoma įranga, kurią reikia užsakyti iš anksto, kitaip vairuotojas atvyks ir tiesiog pasakys "negaliu", ir tu stovėsi Vokietijoje su nereštomis lagaminomis.

Kaip sužinoti, koks konkretus mikroautobuso aukštis?

Visada klausiu, ar yra požeminių garažų arba žemų angų, nes "kubilės" tipo autobusai yra aukštesni nei standartiniai. Vokietijoje dauguma biurų yra senose pastatuose, kur įvažiavimas yra apribotas. Prieš pradedant darbo biuro persikraustymą iš Vokietijos su mikroautobusu, reikia išmatuoti aukštį, kitaip gali būti, kad teks krauti viską ant gatvės po lietumi, o tai niekas nenori.

Ar galima nuvežti tik keletą dėžių, ne pilną mašiną?

Galima, tai vadinama "daliniu krovininiu" arba "share a ride", tačiau tuomet kaina bus nustatyta ne už visą maršrutą, o už užimtą vietą kubiniais metrais. Problemą ta, kad reikia laukti, kol surasime kitą klientą tame pačiame arba panašiuje rajone, todėl tiksliaus išvykimo laiko negaliu garantuoti. Jei skubate, mokėkite už pilną mašiną, jei ne – galite sutaupyti, bet reikės kantrybės.

Dokumentai, Vokietijos niuansai ir biurokratija

Kokius dokumentus reikia paruošti išvykstant iš Vokietijos?

Būtinas yra krovinio manifestas (pakavimo sąrašas), kurį mes dažniausiai parengiame, ir asmens dokumentai. Jei pervežate įmonės turtą, reikalingas įgaliojimas arba raštiškas patvirtinimas iš vadovo, kad šis turtas yra perkeliamas legaliai ir nebus parduotas. Be to, verta turėti vokiškai parašytą pažymą, kad tai ne komercinis krovinys prekybai, o įmonės relokacija, kitaip muitinė (Zoll) gali labai smarkiai sužlugdyti planus.

Ar reikia eiti į muitinę, jei tai ne pirkimas-pardavimas?

Formaliai jeigu daiktai buvo naudojami Vokietijoje daugiau nei 6 mėnesius ir yra perkeliami į kitą šalies filialą, tai laikoma vidaus perkėlimu ir muitų nėra. Tačiau jeigu įmonė Vokietijoje uždaroma, o turtas perkeliamas į Lietuvą kaip dovana arba kapitalo įnašas, gali tekti deklaruoti. Aš asmeniškai visada rekomenduoju turėti su savimi apskaitos dokumentus, kada šis turtas buvo nupirktas, nes vokiečių muitininkai gali būti labai išsamūs (ir aš su jais turiu daug patirties).

Kas daryti, jei trūksta kai kurių dokumentų?

Jeigu trūksta faktūrų, turime rašyti pažymą "Eigenbedarf" (nuosavybės poreikis), kurioje įmonė pasirašo, kad daiktai priklauso jai. Tai nėra idealus variantas, bet veikia 90% atvejų. Žinoma, jei tai brangūs kompiuteriai ar prabangūs baldai, geriau rasti dokumentus, nes jei sustoją patikrairai, gali būti bauda arba krovinio įkalinimas iki patys padarysite tvarką.

Ar sunkiau su Vokietijos policija nei kitur?

Vokietijos policija yra labai tiksliai dėl svorių. Jeigu darbo biuro persikraustymas iš Vokietijos su mikroautobusu yra atliekamas 3.5 tonų mašina, jos negalima perkrauti nė kilogramu. Turiu omenyje, jei vairuotojas pakels 4 tonas, o jį sustabdys "Polizei", mašina bus nuvaryta į aikštelę, kol bus iškrauta. Geriau padaryti dvi keliones nei rizikuoti dėl to, kad viena dėžė su popieriais per daug svėrė.

Ar reikia specialių leidimų vairuotojui?

Jei vairuotojas yra ES pilietis ir turi teises, tai specialių leidimų nereikia, tačiau jeigu įmonė, kuri perkelia biurą, yra iš trečiosios šalies (pavyzdžiui, Ukrainos ar Baltarusijos), gali reikėti vizų arba papildomų leidimų. Aš visada patikrinu vairuotojo dokumentus prieš išvykstant, kad nebūtų taip, kad jis sėdi sienoje ties Pasvaliu o gatvė jau laukia.

Kaip elgtis su CMR sąskaita?

CMR yra standartinis krovinio pervežimo dokumentas, jis būtinas visada. Jis apsaugo ir jus, ir mus. Jeigu kažkas pasidaro kelyje, CMR yra pagrindas reikalavimams. Negaliu suprasti tų firmų, kurios važiuoja "be popierių", tai lyg važiuoti be draudimo. Užpildome jį dviejų kalbų kalba, vokiškai ir lietuviškai (arba angliškai), kad nebūtų nesusipratimų dėl to, kas ką pasirašė.

Kainos ir mokesčiai (kur viskas tampa įdomu)

Kiek vidutiniškai kainuoja toks persikraustymas?

Kainos labai svyruoja, bet kalbant apie maršrutą, pavyzdžiui, iš Miuncheno į Vilnių, mikroautobuso kaina gali būti nuo 800 iki 1500 eurų priklausomai nuo kuro kainos tos dienos ir grįžimo galimybės. Jeigu randame grįžtamąjį krovinį, galiu pasiūlyti pigiau, bet jeigu tai vienkryptis reisas su tuščia mašina atgal – tai brangiau. Darbo biuro persikraustymas iš Vokietijos su mikroautobusu niekada nėra fiksuota kaina, čia visada dinamika.

Ar į kainą įeina krovimo darbai?

Įprastai kaina yra už transportą, t. y. už vairuotojo laiką ir kelią. Krovimas/iškrovimas dažniausiai mokamas atskirai arba sutartu valandiniu įkainiu, jeigu tai nėra numatyta. Turiu omenyje, kad vairuotojas yra vairuotojas, ne krovikas, nors jis ir padės. Jeigu reikia išnešti 50 dėžių iš 4-o aukšto be lifto, tai papildomas darbas, kurį reikia aptarti ankščiau, kad vairuotojas nustotų rūkyti prie paties įėjimo.

Kas dar gali padidinti galutinę sąskaitą?

Papildomi mokesčiai už laukimą (jei jūs pavėluojate valanda ar dvi), už keltuvo naudojimą (jei nebuvo sutarta), už uždarą angą (jei reikia tvirtinti dėžes tinklais) arba už darbo savaitgaliu/naktį. Vokietijoje darbuotojų apsauga yra griežta, jei vairuotojas dirba per savaitgalį, jam mokama didesnė alkoholio (ne, alkoholio ne, atlyginimo) dalis, o tai atsispindi jūsų sąskaitoje.

Ar galima mokėti grynaisiais?

Anksčiau būdavo galima, bet dabar vis dažniau reikalaujame pavedimu, kadangi vairuotojams neapsaugota turėti didelių pinigų kišenėse, ypač kai važinėjame per didelius miestus. Pavedimas yra ir jums saugesnis – likęs raštas. Jeigu esate seno mokyklos ir norite duoti envelopę, aš neatsisakysiu, bet tai turi būti aptarta iš anksto, ir vairuotojas turi pasirašyti kvitą.

Ar taikoma PVM?

Taip, jeigu esate juridinis asmuo (įmonė), išrašome PVM sąskaitą-faktūrą. Jeigu esate fizinis asmuas, kuris perkelia savo nuosavą (ne įmonės) biurą, tai gali būti be PVM, tačiau tada paslaugos kaina gali būti didesnė, nes mes negalime susigrąžinti mokesčio. Geriau visada aptarti šį dalyką su vadybininku.

Kas atsitinka, jei aš atšaukiu užsakymą paskutinę minutę?

Jei atšaukiate 24-48 valandų iki išvykimo, teks susimokėti baudą (prastaravimo mokestį), nes mašina jau gali būti pakeliui arba pakrauta. Mes negalime laukti, nes laikas – tai pinigai. Esu matęs situacijų, kai klientai tiesiog neatsiliepė į telefonus, o vairuotojas stovėjo tuščiąje aikštelėje Hamburge, tai labai neprofesionalu.

Ką ir kaip geriausia supakuoti (ir ką nepalikti)

Ar reikia patiems rinkti dėžes?

Galite rinkti, bet aš rekomenduoju pasiimti naujas, stiprias kraigines dėžes iš mūsų. Naudotos dėžės iš parduotuvių dažnai būna su įtrūkimais, ir kai ant vienos krūvos uždėsite kitą, apatinė tiesiog susprogs. Ypač jei joje yra knygos ar metalinės dalys. Biuro persikraustyme saugumas yra svarbiau nei sutaupyta 30 eurų už dėžes.

Kaip supakuoti kompiuterius ir techniką?

Labiausia rekomenduoju originalią pakuotę, jeigu jos dar turite. Jei ne, tai reikia stambio putos, burbulių plėvelės ir stiprių dėžių. Monitoriai turi būti apvynioti storiu kilimėliu arba putos, kad jų nebraižytų. Negaliu pakartoti, kad technika yra jautriausia – vienas smūgis gali užkainuoti tūkstančius. Buvau atvejo, kai serverį įdėjo į paprastą dėžę be užpildo, ir rezultatas buvo labai liūdnas.

Ar galima vežti atvirus skysčius (kafe, vandens)?

Vežti skysčius uždarose, neužsierąstančiose talpyklose yra draudžiama, arba bent jau labai nepatariama dėl vibracijos. Jeigu statinė su kava atsivers, visa jūsų biuro technika bus padengta ruda dėme. Geriau išgerti arba parduoti prieš išvykstant. Tą patį sakyciau apie augalus – juos į mikroautobusą vežti galima tik jeigu oras ne per šaltas, bet vanduo turi būti nuleistas.

Kas su smulkmenomis (pieštukai, klijai)?

Viskas smulkiausia turi būti sudėta į mažas dėžutes arba maišelius, kad jie nešiokštuoti. Niekada nedėkite tiesiog į didelę dėžę "ką nors ten", nes vairuotojas bandydamas surasti paskutinius raktus gali iškversti viską ant grindų. Žymekite dėžes "smulmenos" arba "biuro reikmenys".

Ar saugu vežti brangius daiktus (piju)?

Brangiausius daiktus rekomenduoju vežti su savimi (jei keliaujate atskirai) arba juos ypatingai pažymėti sąraše. Nors mes turime draudimą, nervai, kai dingsta "Rolex" ar brangūs dokumentai, nebegrįžta. Geriau tokias vertes vežti asmeniškai o ne kroviniu. Aš asmeniškai niekada nepatikėčiau vairuotojui, kurį mačiau pirmą kartą, su 10 tūkstančių vertės pienvėniu.

Ar reikia ištuštinti spinteles ir stalus?

Absoliučiai taip. Spintės su dokumentais ar stalų stalviršiai turi būti tušti. Ne tik dėl svorio, bet ir dėl to, kad jie gali lūžti pakėlimo metu, jei viduje yra sunkių daiktų, kurie susislenka. Vienintelė išimtis gali būti užrakinti seifai, bet juos reikia ypatingai užtvirtinti, kad nenukristų ant vairuotojo.

Kelionės eiga, vairuotojai ir realus gyvenimas

Kiek laiko trunka kelionė iš Vokietijos?

Priklausomai nuo to, iš kur tiksliai, bet vidutiniškai tai 12-16 valandų važiavimo. Jeigu reikia iškrauti tarpiniame taške (pavyzdžiui, Poznanėje), tai pridedame dar 3-4 valandas. Vairuotojai turi poilsio režimus – jie negali važiuoti 20 valandų iš eilės, kaip anksčiau (kas buvo legalu, bet blogai). Taigi jei skubiate, geriau numatyti dviejų vairuotojų komandą, kuri gali važiuoti be sustojimų beveik visą kelią.

Ar vairuotojas padės išnešti daiktus?

Taip, jis padės, jis yra normalus žmogus (dauguma laiko). Tačiau jo pagrindinis darbas yra vairuoti. Jis nebus laimingas, jei reikės nešti 30 kilogramų dėžes 4-ą aukštą be lifto du valandas iš eilės. Tokiu atveju reikia tartis dėl papildomų rankų. Aš stengiuosi siųsti tvarkingus vairuotojus, bet kartais būna ir tokių, kurie tik rūko ir verkia, kad nugarą skauda, tai gyvenimas.

Kaip susisiekti su vairuotoju kelyje?

Mes duodame vairuotojo numerį, tačiau jis gali neatsiliepti, jei važiuoja arba ilsisi. Negalima jo pykdyti kas 10 minučių klausiant "kur jūs". Geriau naudotis GPS sekimo programa, kurią dažnai įdiegiame, arba laukti, kai jis pats paskambins artėjant. Vokietijoje, tiesa sakant, gera mobiliojo ryšio sistema, taigi problema dažniausiai ne su ryšiu, o su tuo, kad vairuotojas tiesiog neatsiliepia.

Kas nutinka, jei sugenda mašina kelyje?

Tai baisiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Jei darbo biuro persikraustymas iš Vokietijos su mikroautobusu sustoja dėl techninių trūkumų, mes skubiai siunčiame pagalbą arba kitą mašiną, jei įmanoma. Draudimas dengia techninę pagalbą, bet ne laiko nuostolius. Kartą man tekko laukti 10 valandų autobene, kol keičė padangą ties Frankfuratu, tai nepageidaujamas nūdienos dalykas, bet reikia kantrybės.

Ar vairuotojas gali atsisakyti pervežti kažką?

Taip, jeigu mato, kad krovinys yra neteisėtas (pavyzdžiui, ginklai, narkotikai) arba per daug pavojingas (cheminės medžiagos be etikečių). Taip pat jis gali atsisakyti, jei dėžės yra supuvusios ir gali sugadinti mašinos kilimą. Aš visada prašau siųsti nuotraukas, kas yra perkeliami, kad nebūtų nepageidaujamų staigmenų.

Ar galima užsakyti nakvynę vairuotojui?

Jei kelionė trunka ilgiau nei viena diena, vairuotojui reikia miego vieta. Mes paprastai sutarame su jumis, ar jis gali pernakvoti jūsų biure (jei ten yra sofa) arba jums mokame už viešbutį. Vokietijoje viešbučiai brangūs, todėl pigiau, jei jis galėtų užmigti mašinoje (kas yra legalu tam tikrose stovėjimo vietose) arba pas jus. Geriau tai aptarti ankščiau.

Ką daryti, jei vairuotojas atvyksta pavėluotas?

Galia būti eismo įkšos, nelaimingi atsitikimai autostradose arba muitinės patikros. Nereikėtų šauktis iš karto. Pirmiausia sužinokite priežastį. Jei vėluoja dėl savo kaltės (pamiršo kelią ar užmigo), mes kompensuojame laiką arba suteikiame nuolaidą, bet jei tai neįvardijamos aplinkybės, tai vargu ar gausite kažką. Užsieninis reisas yra rizika.

Ar galima veži gyvūnus kartu su biuro daiktais?

Gyvūnus vežti galima tik jeigu jie yra tinkamai transportuojami (narveliuose) ir turi veterinarinę pažymą. Tačiau reikia žinoti, kad vairuotojas gali būti alergiškas arba tiesiog nenori šuns savo kabinėje. Geriau tokius dalykus tartis iš anksto, o ne nešti šunį ant vairo prieš pat išvažiavimą, tai gali baigtis tuo, kad jūsų krovinys nepriimamas.

Ką daryti su šiukšlėmis, kurias randame iškraunant?

Vairuotojas nėra šiukšlių surinkėjas. Jis iškrauna jūsų daiktus. Jeigu prie dėžių liko seni popieriai arba plastikiniai maišai, juos reikia išmesti patys. Kartais vairuotojai pareiškia "už duona" jei padės susitvarkyti, bet neįsivaizduokite, kad jis valo biurą po jūsų. Jis yra pervežėjas.

Ar reikia duoti arbatpinigių vairuotojui?

Nebūtina, bet yra gražu. Jei vairuotojas padėjo labai daug, nešė sunkius daiktus, buvo mandagus ir padėjo sudėti baldus į vietas, 20-50 eurų arba bent gero kavos puodelis padarys jį laimingesniu. Žmonės dirba žmonėms. Aš asmeniškai visada duodu kažką, kai darbas atliktas tvarkingai, net jei tai mano draugas.

Taigi, darbo biuro persikraustymas iš Vokietijos su mikroautobusu nėra mokslas, bet tai tikrai ne taip paprasta kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio. Reikia suprasti taisykles, pasirūpinti dokumentais ir, svarbiausia, kantriai bendrauti su vairuotojais. Gera organizacija sutaupo ne tik pinigų, bet ir nervų. Jei viską suplanuosite kaip reikia, viskas vyks sklandžiai, nors ir su nedideliais nukrypimais nuo grafiko. Sėkmės relokacijoje ir tikiuosi, kad jūsų serveriai niekada nenukris ant grindžių.