Dalinio krovinio pervežimas į Vokietiją vykdomas pagal grafiką

Kai dirbi logistikoje daugiau nei dvidešimt metų, pradedi suprasti vieną paprastą tiesą: grafikas yra šventas dalykas, bet tik iki tol, kol įvyksta kažkas nenumatyto. Dalinio krovinio pervežimas į Vokietiją vykdomas pagal grafiką – tai skamba gražiai vadybininkų prezentacijose, bet realybėje tai yra nuolatinė kova su laiku, kamščiais ir „nenumatytomis aplinkybėmis“. Šiandien noriu su tavimi pasidalinti savo patirtimi, kaip mes bandome suvaldyti šį chaosą ir kodėl kartais net geriausias grafikas subyra per penkias minutes. Tai nebus sausa teorija, tai bus tikras pasakojimas apie tai, kas vyksta užkulisiuose, kai krovinys turi pasiekti gavėją laiku.

Planavimas ir realybė

Kodėl grafikas yra toks svarbus daliniams kroviniams?

Daliniai kroviniai yra patys sudėtingiausi. Įsivaizduok: turi surinkti prekes iš penkių skirtingų klientų Lietuvoje, tada viską sukomplektuoti, išvažiuoti į Vokietiją ir ten išdalinti dar penkiems gavėjams. Jei vienas klientas vėluoja paruošti krovinį, visas grafikas griūva kaip kortų namelis. Mano praktikoje buvo atvejis, kai dėl vieno vėluojančio kliento vėlavome visą maršrutą 12 valandų. Tai reiškė, kad kiti gavėjai Vokietijoje turėjo laukti. Todėl grafikas yra ne tik patogumas, tai yra mūsų darbo pagrindas. Mes visada stengiamės palikti „buferinį“ laiką, bet kartais net to nepakanka.

Kaip sudaromas realistiškas pervežimo grafikas?

Mes visada pradedame nuo atstumo ir vidutinio greičio. Vokietijos greitkeliai yra puikūs, bet kamščiai prie didžiųjų miestų – Frankfurto, Miuncheno ar Hamburgo – yra neišvengiami. Mes naudojame specialias programas, kurios skaičiuoja maršrutą, bet visada pridedame 15-20% laiko nenumatytiems atvejams. Jei vadybininkas sako, kad „nuvažiuosime per 20 valandų“, jis arba labai optimistiškas, arba niekada nėra važiavęs per Vokietiją. (Na, gal ir nuvažiuos, bet tik jei važiuos naktį ir be jokių sustojimų). Mes visada planuojame su atsarga, kad klientas nebūtų nuviltas.

Ar įmanoma laikytis grafiko 100% tikslumu?

Būsiu atviras – ne. Logistikoje 100% tikslumas yra utopija. Visada atsitinka kažkas: vairuotojas turi daryti privalomą poilsį, mašina sugenda, muitinėje (jei reikia) užlaiko, arba tiesiog kelias uždarytas dėl avarijos. Mes siekiame 95% tikslumo, ir tai jau yra labai geras rezultatas. Jei kas nors žada 100%, greičiausiai jie tiesiog neįvertina rizikų. Aš visada sakau klientams: „mes darysime viską, kad būtume laiku, bet turėkite omenyje, kad gali būti vėlavimų“. Tai sąžininga ir profesionalu.

Kaip elgtis, kai grafikas pradeda „byrėti“?

Pirmiausia – komunikacija. Jei matau, kad vėluojame, iškart skambinu klientui. Nėra nieko blogiau, nei tylėjimas. Kai klientas žino situaciją, jis gali planuoti savo darbus. Kartą turėjome situaciją, kai dėl didžiulio kamščio vėlavome 5 valandas. Klientas buvo nepatenkintas, bet kai paaiškinome situaciją ir pasakėme tikslų naują laiką, jis nusiramino. Svarbiausia yra nebijoti prisipažinti, kad kažkas ne taip. (Na, kartais vadybininkai bijo, bet tai tik blogina situaciją).

Ar vairuotojo patirtis turi įtakos grafikui?

Milžinišką. Patyręs vairuotojas žino, kur ir kada geriau važiuoti, kur yra „slapti“ keliai, kur galima išvengti kamščių. Jis taip pat žino, kur yra geriausios stovėjimo aikštelės, kur galima saugiai pailsėti. Jaunas vairuotojas gali pasiklysti arba pastatyti mašiną nesaugioje vietoje, o tai gali kainuoti krovinį. Aš visada stengiuosi, kad į Vokietiją važiuotų tie, kurie tą maršrutą žino kaip savo penkis pirštus. Tai yra mūsų sėkmės garantas.

Kaip technologijos padeda laikytis grafiko?

GPS sekimas, realaus laiko eismo informacija, ryšio priemonės – visa tai yra būtina. Mes matome, kur yra mašina, ir jei matome kamštį, iškart ieškome kito maršruto. Tai yra didelis skirtumas nuo to, kaip dirbome prieš 20 metų, kai viskas vyko per telefoninius skambučius. Dabar mes galime reaguoti akimirksniu. Bet technologijos negali pakeisti žmogaus sprendimo. Kartais navigacija veda per „trumpiausią“ kelią, kuris realybėje yra siauras kaimo kelias, netinkamas sunkvežimiui.

Ar oro sąlygos labai veikia grafiką?

Labai. Žiemą Vokietijoje gali būti sniego audros, o vasarą – karščio bangos, kai ribojamas sunkiasvorių transporto priemonių eismas. Mes visada stebime orų prognozes. Jei matome, kad artėja audra, stengiamės išvažiuoti anksčiau arba pakeisti maršrutą. Tai yra planavimo dalis. Kartą dėl sniego audros visą Vokietiją „uždaryti“ buvo, tai teko laukti dvi dienas. Nieko nepadarysi, saugumas yra svarbiau už bet kokį grafiką.

Kaip suderinti skirtingų klientų poreikius?

Tai yra didžiausias iššūkis. Vienas klientas nori ryte, kitas – vakare. Mes sudarome maršrutą taip, kad visi būtų patenkinti, bet tai ne visada pavyksta. Mes visada klausiame klientų: „koks yra vėliausias laikas, kada galite priimti krovinį?“. Tai padeda mums sukurti optimalų grafiką. Kartais tenka daryti kompromisus, bet mes visada stengiamės rasti geriausią sprendimą.

Ar muitinės procedūros (jei reikia) labai vėluoja?

Jei vežame į Vokietiją iš ne ES šalies, muitinė yra didžiausias grafiko „žudikas“. Dokumentų tikrinimas gali užtrukti nuo valandos iki kelių dienų. Mes visada stengiamės, kad visi dokumentai būtų paruošti iš anksto, bet vis tiek būna klaidų. Kartą dėl vieno neteisingo kodo dokumentuose prastovėjome visą parą. Tai buvo pamoka visam gyvenimui – visada tikrinti dokumentus dukart.

Kaip veikia „just-in-time“ pristatymas?

Tai yra aukščiausias logistikos lygis. Kai krovinys turi būti pristatytas tiksliai nurodytu laiku, ne anksčiau ir ne vėliau. Tai reikalauja tobulo planavimo ir jokios vietos klaidoms. Mes tai darome tik su patikimiausiais partneriais. Tai kainuoja brangiau, bet klientams tai yra būtina, ypač gamybos įmonėms. Jei vėluoji 15 minučių, gamybos linija gali sustoti. Tai yra didelė atsakomybė.

Ar vairuotojų trūkumas veikia grafiką?

Taip, tai yra didelė problema. Trūksta gerų vairuotojų, kurie norėtų dirbti tarptautinius pervežimus. Dėl to mašinos stovi, o grafikai vėluoja. Mes stengiamės išlaikyti savo vairuotojus, mokame jiems padorius atlyginimus ir suteikiame geras darbo sąlygas. Tai padeda išvengti „kadrų kaitos“ ir užtikrinti stabilumą. Jei vairuotojas laimingas, jis dirba geriau ir grafikas laikosi stabiliau.

Kaip elgtis su „skubiais“ užsakymais?

Skubūs užsakymai visada sugriauna suplanuotą grafiką. Mes visada turime „rezervinį“ transportą tokiems atvejams. Tai kainuoja papildomai, bet leidžia mums išlikti lankstiems. Jei klientas prašo „vakar“, mes visada pasakome kainą ir terminą. Jei tinka – darome. Tai yra verslas. Kartą teko siųsti atskirą mašiną tik dėl vienos paletės, nes klientui tai buvo gyvybiškai svarbu.

Ar galima numatyti kamščius?

Iš dalies. Yra statistika, kur ir kada dažniausiai būna kamščiai. Mes naudojame šią informaciją planuodami maršrutus. Pavyzdžiui, stengiamės išvengti Berlyno žiedinio kelio piko valandomis. Tai padeda sutaupyti valandų valandas. Bet visada yra „juodųjų gulbių“ – netikėtų įvykių, kurių niekas negali numatyti.

Kaip veikia naktinis važiavimas?

Naktį važiuoti yra geriausia. Nėra kamščių, mažiau eismo, vairuotojas gali nuvažiuoti daugiau kilometrų. Mes visada stengiamės planuoti maršrutus taip, kad didžioji dalis kelio būtų įveikta naktį. Tai padeda laikytis grafiko ir pristatyti krovinį laiku. Bet reikia nepamiršti vairuotojo poilsio. Naktinis darbas yra sunkus, todėl vairuotojas turi būti gerai pailsėjęs.

Ar svarbu, kokia mašina vežama?

Taip. Mikroautobusas yra greitesnis ir manevringesnis nei fura. Jis gali lengviau išvengti kamščių ir greičiau pristatyti krovinį. Jei grafikas yra labai griežtas, mes visada renkamės mikroautobusą. Tai yra mūsų „slaptas ginklas“. Fura yra geriau dideliems kiekiams, bet mikroautobusas yra geriau greičiui.

Kaip elgtis, jei gavėjas vėluoja priimti krovinį?

Tai irgi būna. Atvažiuojame laiku, o sandėlis uždarytas arba darbuotojai pietauja. Tai yra labai erzina. Mes visada stengiamės susitarti dėl tikslaus laiko iš anksto. Jei gavėjas vėluoja, mes skaičiuojame prastovos mokestį. Tai yra sąžininga, nes mūsų laikas irgi kainuoja. Kartą teko laukti 4 valandas, tai klientas turėjo sumokėti už prastovą.

Ar svarbu, kokia yra krovinio pakuotė?

Labai. Jei krovinys blogai supakuotas, jį krauti užtrunka ilgiau. Tai sugriauna visą grafiką. Mes visada reikalaujame, kad krovinys būtų paruoštas krovimui. Jei reikia, patys padedame, bet tai kainuoja laiką. Geriau, kai viskas paruošta. (Na, kartais ir mes padedame, nes norime greičiau išvažiuoti).

Kaip veikia „cross-docking“?

Tai yra procesas, kai krovinys iš vienos mašinos perkeliamas į kitą. Tai padeda optimizuoti maršrutus ir laikytis grafiko. Bet tai reikalauja tikslumo. Jei viena mašina vėluoja, kita negali išvažiuoti. Tai yra sudėtingas procesas, kurį mes atliekame tik su patikimais terminalais.

Ar galima pasitikėti vadybininkų pažadais?

Būk atsargus. Vadybininkai nori parduoti paslaugą, todėl kartais gali prižadėti per daug. Visada reikalauk raštiško patvirtinimo. Jei vadybininkas sako „tikrai atvešim rytoj“, paklausk „o kas bus, jei ne?“. Tai privers jį pagalvoti apie realybę. Aš pats visada stengiuosi būti realistas. Geriau pažadėti mažiau ir padaryti daugiau, nei atvirkščiai.

Kaip elgtis su „šoferiais“?

Tai yra žmonės, kurie atlieka visą darbą. Su jais reikia elgtis pagarbiai. Jei vairuotojas jaučiasi vertinamas, jis stengsis laikytis grafiko. Aš visada klausiu vairuotojų nuomonės apie maršrutą. Jie geriausiai žino, kas vyksta kelyje. Tai yra komandinis darbas.

Ar svarbu, kokia yra krovinių rūšis?

Taip. Kai kurie kroviniai yra jautrūs temperatūrai, kiti – dūžtantys. Tai reikalauja specialaus transporto ir daugiau laiko krovimui. Mes visada atsižvelgiame į tai planuodami grafiką. Negalima lyginti paprastų dėžių su brangia elektronika.

Kaip veikia „tracking“ sistemos klientams?

Tai yra labai naudinga. Klientas gali pats matyti, kur yra jo krovinys. Tai sumažina skambučių skaičių ir suteikia ramybės. Mes visada suteikiame prieigą prie sekimo sistemos. Tai yra mūsų paslaugos dalis.

Ar svarbu, kokia yra Vokietijos regiono specifika?

Taip. Pietų Vokietija yra kalnuota, ten važiavimas lėtesnis. Šiaurės Vokietija yra lygi, ten greičiau. Mes visada atsižvelgiame į tai planuodami laiką. Tai yra smulkmenos, kurios sudaro visumą.

Kaip elgtis su „prastovomis“?

Prastovos yra neišvengiamos. Mes visada stengiamės jas minimizuoti, bet jei jos atsiranda, mes jas fiksuojame. Tai yra mūsų darbo dalis. Jei klientas vėluoja, jis turi už tai sumokėti. Tai yra sąžininga.

Ar verta turėti „planą B“?

Visada. Jei viena mašina sugenda, turime turėti kitą, kuri gali ją pakeisti. Tai kainuoja, bet leidžia išlaikyti grafiką. Tai yra profesionalumo ženklas.

Išvada

Laikytis grafiko logistikoje yra sunkus, bet įmanomas darbas. Tai reikalauja patirties, technologijų, komunikacijos ir, svarbiausia, sąžiningumo. Mes darome viską, kad mūsų klientai būtų patenkinti, bet visada esame pasiruošę netikėtumams. Jei ieškai partnerio, kuris ne tik žada, bet ir dirba, ieškok tų, kurie kalba apie rizikas, o ne tik apie greitį. Logistika yra gyvas procesas, ir mes esame jo dalis.