Dalinio krovinio gabenimo processo valdymas į Vokietiją: kas vyksta užkulisiuose?

Sėdiu šiame biure jau beveik dvidešimt trejus metus ir, turiu pripažinti, kaskart kai klientas klauso apie logistiką, jaučiuosi kaip senas veteranas, kuris turi papasakoti, kaip iš tikrųjų veikia šis pasaulis. Daugeliu atvejų žmonės galvoja, kad tai tiesiog įkeliam dalyką į mašiną ir ji važiuoja, tačiau dalinio krovinio gabenimo proceso valdymas į Vokietiją yra kaip sudėtingas šachmatai – vienas neteisingas žingsnis ir tavo kainos šuolis aukštyn, arba dar blogiau – prekė strigsta kažkur Lenkijoje be paaiškinimo. Vokietija yra mūsų pagrindinė kryptis, čia eismas tankus, o vokiečiai mėgsta tvarką, tad jei nepateisime jų lūkesčių, galime pamiršti ilgalaikius sutarimus. Štai kodėl reikia ne tik gero vairuotojo, bet ir žmogaus, kuris galėtų suvaldyti visą šią chaosą.

Kaip viskas prasideda ir kodėl tai ne taip paprasta

Kaip iš tikrųjų atrobidala dalinio krovinio gabenimo procesas?

Viskas prasideda nuo to, kad paskambini ir pasakai: „Turiu 3 europinius padėklus, reikia į Berlyną“. Atrodo paprasta, bet iškart pradedu galvoti apie tai, ką kitą vežame tą dieną. Dalinis krovinys (LTL) reiškia, kad į tą pačią mašiną krūvosime dar penkis ar šešis klientų siuntas. Vienas veža čipsus, kitas plastmasę, trečias – brangų elektronicą. Viskas turi tilpti ir nesuplėšyti pakuočių. Procesas yra kaip dėlionė – reikia suvesti skirtingus dydžius, svorius ir galutines paskirties vietas, kad maršrutas būtų racionalus. Jei gerai suplanuosime, sutaupysime laiko ir pinigų, jei ne – vairuotojas važiuos ratu.

Kodėl būtent Vokietija taip populiari, bet ir sudėtinga?

Vokietija yra didžiausia rinka mums, čia viskas vyksta greitai, bet ir reikalauja tikslumo. Ten dirba didžiausios sandėliavimo kompanijos, tos pačios „Amazon“ ar didieji prekybos centrai. Problema ta, kad vokiečių keliai, nors ir geri, bet visada užšimpyti, o statybos darbai ten kažkokio amžiaus. Be to, ten yra griežti taisyklės dėl vairuotojų poilsio, tad negalima tiesiog spaisti gazo ir važiuoti be sustojimo. Dalinio krovinio gabenimo procesas į Vokietiją reikalauja ypatingo dėmesio grafikui, nes viena valanda vėlavimo gali priversti vairuotoją laukti iki kitos darbo dienos, o tai kainuoja brangiai.

Kas vyksta, jei neteisingai nurodau svorį ar matmenis?

O tai yra mūsų košmaras. Kartais klientai sako: „Na, gal kaip 300 kg“, o realiai atsiunčia 600 kg. Kai mašina jau paruošta ir kitos siuntos įkrautos, papildomas svoris gali pervertinti visą sunkvežimį. Tada vairuotojas gali būti nubaustas Lenkijoje ar Vokietijoje, o mums tenka iškrauti ir viską perplanuoti. Tarkime tiesiai – neteisingi duomenys sukelia didžiausius vėlavimus. Jei nežinai tiksliai, geriau pasakyk, kad reikės sverti įkrovos metu. Tai užtrunka penkias minutes, bet sutaupo penkias valandas.

Ar tikrai taip sunku susitvarkyti su dokumentais?

Dokumentai yra pusė sėkmės. Reikia tiek prekių sandėravimo kvitą, tiek sėkmės, tiek CMR konosamentą. Vokietijoje labai griežtai žiūri į tuo, ką rašome dokumentuose – jei ten parašyta „automobilio dalys“, o viduje yra chemikalai be etikečių, galiu garantuoti, kad mašina bus sustabdyta ir patikrinta iki paskutinio varžto. O štai ir tas dalykas, kad kartais pamiršti pridėti vieną lapelį gali nutraukti visą dalinio krovinio gabenimo proceso valdymą į Vokietiją, nes muitinė (jei reikia) arba gavėjas tiesiog atsisaks priimti siuntą.

Kas tas LTL ir kodėl visi tai naudoja?

LTL – angliškas trumpinys, reiškiantis mažiau nei pilną mašiną (Less than Truckload). Tai yra būtent tas dalinis krovinys. Tai ekonomiškai naudinga smulkiam verslui, kuris nėra įsigijęs savo sunkvežimio. Vietoj to, kad mokėtum už visą 20 tonų mašiną, tu moki tik už tuos 3 metrus erdvės, kuriuos užima tavo prekės. Sistemoje tai yra logiška, tačiau pati dalinio krovinio gabenimo procesas į Vokietiją LTV formatu yra sudėtingesnis dėl to, kad reikia suderinti daugybės klientų interesus viename maršrute.

Kiek laiko užtrunka tas visas procesas?

Jei viskas būtų idealiai, viena diena į vieną pusę, bet idealios situacijos retos. Vidutiniškai, kai vežame grupinį krovinį, trunka 2–3 dienas, nes reikia užpildyti mašiną, nuvežti iki terminalo, iškrauti, pakrauti į kitą (jei keičiamos mašinos) ir tik tada vežti tiesiai prie kliento. Vokietija didelė, tad jei reikia važiuoti į Miuncheną, tai visai kitas laikas nei į Hamburgą. Tenka atsižvelgti ir į tai, kad vairuotojai turi savo poilsio laiką, kurio negalią laužyti net jei klientas verčia.

Pinigai, kainos ir biurokratija

Nuo ko tiksliai priklauso kaina?

Pagrindas yra distancija ir svoris, bet taip pat įeina kuro kainos, kurios šokuoja kaip lunatikas. Be to, Vokietijoje yra mokesčiai už kelių naudojimą (MAUT), kurie nėra maži. Dar reikia prisiminti apie terminalų mokesčius – už krovimą ir iškrovimą. Tarkime tiesiai – kainos formavimas nėra matematika vienas plius vienas, ten yra daug kintamųjų. Jei užsakymas skubus, kaina šuolis aukštyn, nes tenka nukreipti tuščią mašiną arba permokyti kitam vairuotojui, kad jis nukeliautų naktį.

Ar galima kažkaip užtikrinti fiksuotą kainą ilgalaikiam bendradarbiavimui?

Taip, jei susitarame dėl metinio kontraktu, galime fiksuoti kainą arba daryti ją mažiau jautrią kuro pokyčiams. Tačiau tai reikalauja nuo tavęs bent jau apytikslio prognozavimo, kiek prekių išvežsi per mėnesį. Dalinio krovinio gabenimo proceso valdymas į Vokietiją tampa gerokai paprastesnis, kai žinome, kad kiekvieną antradienį turėsime išvežti tiek pat padėklų. Tada galime efektyviau planuoti maršrutus ir pasiūlyti geriausią kainą rinkoje.

Kas yra tie „priedai“, kuriuos dažnai pamatau sąskaitoje?

Ten gali būti visokia prasčiogą. Pavyzdžiui, „lifto naudojimas“ (jei reikia įkelti ant mašinos, o nėra krautuvos), „iškrovimas rankomis“ (jei vairuotojas turi nešti dėžes), arba „laukimas prie kliento“. Vokietijos vairuotojai labai mėgsta sau uždirbti iš papildomų paslaugų, tad jei tavo sandėlininkas vėluoja valandą, gali būti, kad gausi papildomą sąskaitą už laukimą. Geriau pasirūpink kranu arba krautuvu vietos, kad nereiktų mokėti už vairuotojo rankų darbą.

Ar brangu yra draudimas ir ar jis būtinas?

Draudimas yra kaip kaskodė – nepageidautinas, bet reikalingas. Paprastai kainą įtraukiama bazinė atsakomybė, kuri yra labai maža (apie 10-20 SDR/kg). Jei veži brangius kompiuterius, tai nieko nepataisysi. Tada reikia papildomo draudimo. Jis kainuoja maždaug 0,3–0,5% nuo prekių vertės. Nemanau, kad verta rizikuoti – kartą buvo atvejis, kai vairuotojas užstrigo ant slidžių kelio ir važiuoklė įsirėžė į krovinį, be draudimo klientas būtų prarado viską.

Kodėl kainos skiriasi tarp pavienių vežėjų ir didelių kompanijų?

Didelės kompanijos turi savo tūkstančius mašinų, bet jos yra kaip lėtai besisukančios laivos – brangios ir nelygios. Maži, vietiniai vežėjai gali pasiūlyti pigiau, nes jiems nereikia išlaikyti milžiniško biurokratinio aparato. Tačiau rizika didesnė – jei jiems sugenda viena mašina, jūsų krovinys gali stovėti. Mūsų tikslas – rasti auksinį vidurkį, kur dalinio krovinio gabenimo proceso valdymas į Vokietiją būtų ir patikimas, ir neperbrangus.

Ar galima atšaukti užsakymą be mokesčio?

Jei atšauki prieš tai, kai mes pradėjome vežti, tai dažniausiai nieko nekainuoja, gal tik užsipaišome. Bet jei mašina jau atvažiavo pas tave arba jau pradėjome formuoti grupinį krovinį, tai turi būti sumokėta bent jau 50% arba 100% paslaugos kainos. Mes gi jau sugrojome laiką ir pinigus. Geriau tiksliai planuok, o ne atšaukia paskutinę minutę.

Kas daro, kad something nutiktų kelyje?

Kas nutinka, jei mašina sugenda A9 autostradoje?

Tai yra klasika. Vokietijoje greitkeliai yra gerai prižiūrimi, bet gedimai įvyksta. Jei sugenda sunkvežimis, mes jaučiame tuos momentus kaip širdies smūgį. Tada turime skubiai ieškoti pagalbos vietinių tarnybų, o jei krovinys skubus – reikia organizuoti perkrovą į kitą mašiną. Dalinio krovinio gabenimo procesas į Vokietiją tokiu atveju tampa košmaru, bet dėl patirties žinome, ką skambinti ir kur greičiausiai gauti padėjį. Kartais tai užtrunka 4 valandas, kart – dvi dienas.

Ar dažnai pasitaiko, kad dingsta prekės?

Sąžiningai? Dabar, su GPS ir sekimo sistemomis, tai pasitaiko retai, bet įvyksta. Dažniausiai tai ne vagystės, o painiavos terminaluose. Vieną kartą mūsų vairuotojas „pamiršo“ padėti 2 padėklus vienoje didelėje švediškoje prekybos centre (jų sandėliuose) ir važiavo toliau. Vėliau teko važiuoti atgal po 200 km. Sekimo sistemos padeda stebėti, bet jei vairuotojas uždeda telefoną į sausos vietos dėžę (kaip kai kurie seni „volkai“ daro), tai mes prarandam ryšį.

Kaip elgtis, jei gavėjas Vokietijoje atsisako priimti prekes?

Tai labai nemaloni situacija. Priežastys gali būti įvairios – nuo sugedusio prekių pakavimo iki to, kad tiesiog atėjo blogą dieną sandėlininkui. Jei atsisako priimti be pagrindo, mes bandome derėtis, jei nepavyksta – turim vežti atgal (kas brangu) arba laikyti pas mus sandėlyje (kas irgi kainuoja). Geriausia visada iš anksto susitarti dėl pristatymo laiko ir reikalavimų, kad nesusidurtum su tokiu nepageidaujamu siurprizu.

Ar vokiečių muitinė (arba policija) dažnai sustabdo lietuviškas mašinas?

Lietuviškos mašinos Vokietijoje yra „labai mėgstamos“ patikrinimų. Ne todėl, kad mes kažką blogai darome, o todėl, kad statistiškai mūsų vairuotojai kartais praleidžia poilsio laikus arba yra techniniai nukrypimai. Turiu sakyti, kad jei viskas tvarkinga – dokumentai, svoriai, techninė būklė – tai jie nieko nebesukčioja. Tiesa, jei mašina senuka ir dūmų išmetamųjų medžiagų ribų viršijimas įtartinas, sustabdys tikrai. Dalinio krovinio gabenimo proceso valdymas į Vokietiją apima ir tai, kad mašinos turi būti švarios ir tvarkingos.

Kokios ypač didelės rizikos su tam tikromis prekėmis?

Chemija, maisto produktai ir brangūs metalai – tai aukščiausios rizikos grupės. Maistui reikia specialių temperatūros režimų, chemija – specialių leidimų ADR, o metalai – ypatingo saugumo, nes juos labai nori pavogti. Jei veži kažką tokio, reikia mums pranešti iš anksto, nes paskui nepavyks rasti tinkamos mašinos per vieną valandą.

Ar vairuotojai moka kalbėti vokiškai?

Turiu būti sąžiningas – dauguma ne. Didžioji dalis kalba angliškai, rusiškai, o kai kurie tik lietuviškai ir rankomis rodo. Vokietijoje tai retas problemų šaltinis, nes didžiuosiuose terminaluose visi kalba angliškai arba rusiškai. Tačiau jei reikia važiuoti į mažą, provincijos įmonę, kur vadybininkas moka tik vokiškai, gali kilti nesusipratimų. Tada padeda mūsų dispečeriai, kurie gali užmegzti konferencinį skambutį.

Vadovavimas ir technologijos

Kaip jūs iš tikrųjų sekite tas mašinas?

Turime specialią programą, kurioje matome visas mašinas su GPS signalais. Matome, kur juda, kiek greičiu, ar stovi. Bet technologijos ne viskas – kartais signalas dingsta tunelyje arba, vėlgi, kai vairuotojas išjungia įrenginį. Tada tenka skambinti tiesiai jam. Manau, kad geriausias sekimo būdas yra nuolatinis ryšys su vairuotoju per „WhatsApp“ arba radijo stotį. Tik taip sužinai, kad jis tiesiog sustojo išgerti kavos, o ne kad sugedo variklis.

Kas tas „Cross-docking“ ir kodėl jums tai patinka?

„Cross-docking“ – tai kai prekės iš vienos mašinos yra perkraunamos į kitą be ilgalaikio sandėliavimo. Tai labai paspartina dalinio krovinio gabenimo procesą į Vokietiją. Pavyzdžiui, atvežame prekes į mūsų terminalą Vilniuje, per valandą perkrauname į mašiną, kuri važiuoja tiesiai į Miuncheną. Tai leidžia sumažinti pristatymo laiką kelias dienas. Tačiau tai reikalauja puikaus organizavimo – viena klaida ir siunta nukelia į neteisingą sunkvežimį.

Ar naudojat kokius nors specialius programas klientams?

Taip, turime klientų portalą, kuriame gali pamatyti savo užsakymų istoriją, atsisiųsti dokumentus ir sekti dabartinį statusą. Dauguma klientų to nenaudoja ir tiesiog skambina man (o aš kartais parašau į „Excel“). Bet modernios sistemos leidžia automatizuoti pranešimus. Jeigu užsiregistravai, gausi SMS arba el. laišką, kai krovinys išvyksta ir kai atvyksta.

Kaip suvaldote savo vairuotojų laiką?

Tai yra vienas sunkiausių dalykų. Turiu pripažinti, kad kartais ir mes suklystame planuodami, tačiau vairuotojai taip pat žmonės. Reikia sekti, kad jie neviršytų vairavimo valandų (tachoografas). Jei užsakymas toli, reikia planuoti poilsį kelyje. Geras procesas valdymas reiškia, kad vairuotojas nenuvažiuoja į aklavietę be galimybės pristatyti prekes, nes jam pasibaigs darbo laikas. Vokietijoje už tai baudos milžiniškos.

Ar verta investuoti į modernias technologijas arba pakanka „žinių“?

Dabar be technologijų būtų sunku gyventi. Konkurencija didelė, o klientai nori visų žinoti „dabar“. Tačiau technologijos nieko neverta be patirties. Gali turėti brangiausią sistemą pasaulyje, bet jei nežinai, kad tam tikru keliu vėl statomos ir eismas stovi, tai sistema neišgelbės. Vakar sakiau savo sūnui, kuris taip pradeda dirbtis, kad geriausias „sensoras“ yra telefonu pasiskambinęs partneriui.

Kaip susidorojate su pavojais, susijusiais su duomenų nutekėjimu?

Visada žiūrime į saugumą. Nenaudojame paprastų el. paštų slaptažodžių arba kažkiek apsaugom duomenis. Tačiau turiu pripažinti, kad mažose lenkiškose ar lietuviškose firmose apie tai galvojama mažiau. Mes stengiamės būti atsakingi, nes CMR dokumentuose yra daug asmeninių duomenų. Vokietijos klientai labai reikalaujami dėl GDPR, tad tenka būti labai atsargiems.

Pabaigos ir išvados

Ką daryti, jei aš vis dar nesu tikras dėl ko nors?

Tiesiog skambink man. Aš dirbu jau taip ilgai, kad galiu iš karto pasakyti, ar tai įmanoma, ar ne. Nereikia šaudyti į tamsą ir užpildyti dešimtis formų, jei paprasčiausiai nori paklausti, ar įmanoma pervežti 5 metrus ilgio vamzį į Štutgartą. Dalinio krovinio gabenimo procesas į Vokietiją turi būti skaidrus, o ne paslaptis. Geriau klausti dešimt kartų, nei vieną kartą nukentėti.

Ar dabar yra geras laikas pradėti eksportuoti į Vokietiją?

Kadangi kainos šokinėja, tai sunku pasakyti, bet rinka ten yra didelė. Jei turi ką parduoti, Vokietija visada suvalgys. Tereikia rasti patikimą partnerį, kuris neapsigaus. Mes stengiamės būti tokie partneriai. Nors ir dabar yra krizė, prekyba neišnyksta, ji tik keičiasi.

Ar galite garantuoti 100% sėkmę?

Niekas negali garantuoti 100%, net aš, nors turiu daug patirties. Mes galime garantuoti tik tai, kad darysime viską, kas priklauso nuo mūsų, kad krovinys atvyktų. Jei kas nors nutiks – mes spresime problemas. Taip ir atrodo profesionalus dalinio krovinio gabenimo proceso valdymas į Vokietiją – ne pažadas, kad nieko nebus, o pažadas, kad būsite apgintas.

Kodėl verta rinktis būtent mus?

Todėl, kad mes ne tik pervežame, mes ir suvaldome procesą. Žinome tų vokiškų įmonių specifiką, žinome kur geras duonos prie automagistralės (vairuotojams verta), ir žinome, kaip išsireikalauti, jei kas negerai. Dirbame su žmonėmis, o ne tik su dokumentais.

Paskutinis žodis – ką svarbiausia žinoti klientui?

Svarbiausia – būti sąžiningu. Neapsimesti, kad turi 10 tonų, jei turi 12. Ne sakyti, kad reikalingas kranas, jei reikia tik liftas. Ir kantriai laukti, nes logistika – ne paslaptis, bet ir ne stebuklas. Geras sutarimas spręsia pusę problemų.

Ar dažnai keičiatės patirtimi su kitais ekspedicijos brokeriais?

Kartoms, kai susirenkame kokioje konferencijoje arba tiesiog pavalgyti, pasikeičiame istorijomis. Tai labai padeda, nes išgirsi, kas vyksta kitoje rinkoje, pavyzdžiui, Italijoje ar Ispanijoje. Dalinio krovinio gabenimo proceso valdymas į Vokietiją – tai ne tik mūsų „kiemas“, tai visos Europos tinklas. Kartais per kalbas sužinai, kad vienas ar kitas klientas yra „problemų kūrėjas“ ir geriau jo nepriimti. (Na, šypsojasi, bet tai dalis tiesos).

Išvada

Galiausiai, po visų šių metų šioje srityje galiu pasakyti vieną – nėra idealios schemos, kuri veiktų be trikčių. Dalinio krovinio gabenimo proceso valdymas į Vokietiją yra nuolatinis kovojimas su laiku, atstumais ir žmonių veiksmais. Mes stengiamėsi padaryti tavo gyvenimą lengvesnį, perimdami šią skausmą ant savo pečių. Svarbiausia yra ne tik pristatyti dėžę iš punkt A į punkt B, o padaryti tai taip, kad tūkstančio kilometrų kelionė nevertų nervingų telefonų ir naktų be miego. Pasitiki mumis, mes žinom kelią.