Daliniai kroviniai į Vokietiją su supaprastintu užsakymo procesu

Logistikos pasaulyje laikas yra pinigai, o biurokratija – didžiausias stabdis. Per dvidešimt metų darbo mačiau šimtus įmonių, kurios „skęsta“ popieriuose, kol jų kroviniai stovi sandėliuose. Kai kalbame apie dalinius krovinius į Vokietiją, supaprastintas užsakymo procesas yra tai, ko ieško kiekvienas verslininkas. Niekas nenori pildyti dešimčių formų, kad išsiųstų vieną paletę. Šiame straipsnyje papasakosiu, kaip mes optimizuojame šį procesą ir kodėl skaitmenizacija yra vienintelis kelias į priekį.

Užsakymo proceso optimizavimas

Kodėl sudėtingas užsakymo procesas yra blogai?

Sudėtingas procesas reiškia vėlavimus ir klaidas. Kai vadybininkas turi rankiniu būdu suvesti kiekvieną duomenį, tikimybė, kad kažkas bus supainiota, yra milžiniška. Mano praktikoje buvo atvejis, kai dėl klaidingo adreso krovinys nuvažiavo į kitą Vokietijos miestą. Tai kainavo savaitę laiko ir papildomus 500 eurų. Supaprastintas procesas, kurį mes diegiame, leidžia klientui pačiam suvesti duomenis į sistemą, o tai sumažina klaidų tikimybę iki minimumo. Tai taupo laiką ir nervus abiem pusėms.

Kaip atrodo supaprastintas užsakymo procesas?

Viskas prasideda nuo paprastos formos internete. Jūs įvedate paėmimo vietą, pristatymo vietą, svorį ir matmenis. Sistema automatiškai paskaičiuoja kainą ir parodo galimus terminus. Jums nereikia skambinti vadybininkui ar laukti atsakymo el. paštu. Tai užtrunka vos kelias minutes. Mano patirtis rodo, kad klientai tai vertina labiausiai. Kartą vienas klientas pasakė: „pagaliau galiu užsakyti pervežimą per pietų pertrauką, o ne gaišti visą rytą“. Tai yra tikrasis progresas.

Ar supaprastintas procesas reiškia mažiau kontrolės?

Tikrai ne. Priešingai – jūs turite daugiau kontrolės. Jūs matote visą informaciją savo paskyroje, galite sekti krovinį ir gauti pranešimus apie kiekvieną etapą. Tai yra skaidrumas, kurio trūksta daugeliui tradicinių įmonių. Mano praktikoje buvo atvejis, kai klientas pats matė, kad krovinys vėluoja, ir galėjo iš anksto informuoti savo gavėją. Tai padėjo išvengti konflikto. Kontrolė yra ne popieriuose, o informacijos prieinamume.

Ką daryti, jei sistema „užlūžta“?

Technologijos nėra tobulos, todėl visada turi būti „gyvas“ žmogus, į kurį galima kreiptis. Mes visada turime vadybininką, kuris gali perimti užsakymą, jei sistema neveikia. Mano patirtis rodo, kad klientai vertina technologijas, bet nori žinoti, kad už jų stovi žmonės. Kartą sistema neveikė dėl serverio atnaujinimo, ir mes perėmėme visus užsakymus rankiniu būdu. Klientai net nepastebėjo skirtumo. Tai yra profesionalumas.

Ar supaprastintas procesas tinka visiems kroviniams?

Daugumai – taip. Tačiau jei krovinys yra labai specifinis (pvz., ADR arba negabaritinis), visada geriau susisiekti su specialistu. Sistema gali nesuprasti visų niuansų. Mano praktikoje buvo atvejis, kai klientas bandė užsakyti pavojingą krovinį per sistemą, ir mes turėjome jį sustabdyti, kad paaiškintume reikalavimus. Tai apsaugojo nuo didelių problemų. Technologijos yra įrankis, bet protas turi išlikti.

Kaip užtikrinti duomenų saugumą?

Tai yra kritinis klausimas. Mes naudojame šifruotus ryšius ir saugome duomenis pagal GDPR standartus. Jūsų informacija yra saugi. Mano patirtis rodo, kad klientai vis labiau rūpinasi duomenų saugumu. Kartą vienas klientas atsisakė dirbti su įmone, kuri neturėjo tinkamos duomenų apsaugos politikos. Tai yra teisingas požiūris. Visada klauskite, kaip saugomi jūsų duomenys.

Ar supaprastintas procesas padeda sutaupyti pinigų?

Taip, nes mažėja administracinės sąnaudos. Kai procesas automatizuotas, mums reikia mažiau žmonių popieriams tvarkyti, todėl galime pasiūlyti geresnę kainą. Tai yra nauda abiem pusėms. Mano praktikoje buvo atvejis, kai automatizavus procesą, kainos klientams sumažėjo 10 procentų. Tai yra apčiuopiama nauda.

Ką daryti, jei reikia pakeisti užsakymą?

Tai galima padaryti per sistemą. Jei krovinys dar neišvyko, pakeitimai atliekami akimirksniu. Jei jau kelyje – reikia susisiekti su vadybininku. Mano patirtis rodo, kad kuo anksčiau pranešate apie pakeitimus, tuo lengviau juos įgyvendinti. Kartą klientas pakeitė pristatymo adresą likus valandai iki iškrovimo, ir mes spėjome tai padaryti. Tai buvo įmanoma tik dėl geros komunikacijos.

Ar supaprastintas procesas reiškia mažiau bendravimo?

Tai reiškia kokybiškesnį bendravimą. Jums nereikia skambinti dėl smulkmenų, todėl vadybininkai gali skirti daugiau laiko sudėtingoms problemoms spręsti. Tai yra efektyvumo didinimas. Mano praktikoje buvo atvejis, kai vadybininkas galėjo skirti visą dieną vieno sudėtingo krovinio koordinavimui, nes kiti užsakymai vyko automatiškai. Tai yra tikrasis efektyvumas.

Ar galima gauti sąskaitas automatiškai?

Taip, tai yra viena iš supaprastinto proceso dalių. Sąskaitos generuojamos automatiškai ir siunčiamos į jūsų el. paštą. Tai taupo buhalterijos laiką. Mano patirtis rodo, kad klientai tai labai vertina. Kartą vienas klientas pasakė: „pagaliau nereikia ieškoti sąskaitų po visą paštą“. Tai yra smulkmena, kuri palengvina gyvenimą.

Ką daryti, jei sistema rodo neteisingą kainą?

Tai gali nutikti dėl neteisingų duomenų įvedimo. Visada patikrinkite, ar teisingai įvedėte svorį ir matmenis. Jei viskas teisinga, o kaina atrodo keista, susisiekite su mumis. Mano praktikoje buvo atvejis, kai klientas įvedė svorį kilogramais vietoj tonų, ir kaina buvo juokinga. Mes tai pastebėjome ir pataisėme. Visada būkite atidūs.

Ar supaprastintas procesas veikia ir savaitgaliais?

Taip, sistema veikia 24/7. Jūs galite pateikti užsakymą bet kada. Tai yra didelis privalumas, ypač jei dirbate tarptautiniu mastu. Mano patirtis rodo, kad klientai tai vertina. Kartą vienas klientas pateikė užsakymą sekmadienį vakare, ir pirmadienį ryte fūra jau buvo pas jį. Tai yra greitis.

Ar galima integruoti sistemą su savo ERP?

Taip, tai yra įmanoma. Mes galime sujungti mūsų sistemą su jūsų įmonės valdymo sistema (API). Tai leidžia užsakymus pateikti tiesiai iš jūsų programos. Mano praktikoje buvo atvejis, kai klientas visiškai automatizavo logistiką, ir tai padidino jų efektyvumą dvigubai. Tai yra ateitis.

Ką daryti, jei krovinys yra labai skubus?

Sistema turi funkciją „skubus užsakymas“. Tai prioritetinis užsakymas, kurį mes apdorojame pirmiausia. Mano patirtis rodo, kad tai yra labai naudinga. Kartą klientas turėjo skubų užsakymą, ir mes jį įvykdėme per 12 valandų. Tai išgelbėjo jų gamybos liniją.

Ar supaprastintas procesas tinka naujiems klientams?

Taip, tai yra puikus būdas pradėti. Jūs galite greitai sužinoti kainas ir terminus. Tai yra skaidrumas. Mano patirtis rodo, kad nauji klientai greitai pripranta prie sistemos. Kartą vienas naujas klientas pasakė: „tai lengviau nei užsisakyti picą“. Tai yra geriausias komplimentas.

Ką daryti, jei pamiršau slaptažodį?

Tai galima atstatyti per kelias sekundes. Sistema automatiškai atsiųs nuorodą į jūsų el. paštą. Mano patirtis rodo, kad tai yra labai paprasta. Kartą vienas klientas pamiršo slaptažodį prieš pat svarbų užsakymą, ir viską išsprendė per minutę. Tai yra patogumas.

Ar galima matyti visą užsakymų istoriją?

Taip, viskas saugoma jūsų paskyroje. Jūs galite matyti visus praeities užsakymus, sąskaitas ir dokumentus. Tai yra labai patogu analizei. Mano patirtis rodo, kad klientai tai naudoja savo ataskaitoms. Kartą vienas klientas pasakė: „dabar matau, kiek išleidau logistikai per metus“. Tai yra naudinga informacija.

Ar supaprastintas procesas padeda išvengti klaidų?

Taip, nes sistema tikrina duomenis. Pavyzdžiui, jei įvedate neįmanomą svorį, sistema jus įspės. Mano patirtis rodo, kad tai apsaugo nuo daugelio klaidų. Kartą klientas įvedė per didelį svorį, ir sistema neleido tęsti. Tai apsaugojo nuo baudos.

Ką daryti, jei reikia pridėti daugiau gavėjų?

Tai galima padaryti per adresų knygą. Jūs galite išsaugoti visus savo gavėjus ir pasirinkti juos iš sąrašo. Tai taupo laiką. Mano patirtis rodo, kad tai yra labai patogu. Kartą vienas klientas turėjo 50 gavėjų, ir tai labai palengvino darbą.

Ar galima gauti pranešimus į telefoną?

Taip, mes siunčiame SMS arba el. pašto pranešimus apie kiekvieną etapą. Tai yra patogu. Mano patirtis rodo, kad klientai tai vertina. Kartą vienas klientas pasakė: „dabar galiu būti ramus, nes žinau, kur yra mano krovinys“. Tai yra ramybė.

Ar supaprastintas procesas yra brangus?

Ne, tai yra nemokama paslauga mūsų klientams. Mes investuojame į technologijas, kad palengvintume jūsų darbą. Tai yra mūsų konkurencinis pranašumas. Mano patirtis rodo, kad tai atsiperka.

Ką daryti, jei sistema rodo „nėra laisvų vietų“?

Tai reiškia, kad šiuo metu neturime laisvo transporto. Tačiau visada galite susisiekti su mumis, ir mes pabandysime rasti sprendimą. Mano patirtis rodo, kad mes visada randame išeitį. Kartą klientas gavo tokį pranešimą, ir mes per valandą suradome partnerį. Tai yra profesionalumas.

Ar galima užsakyti kelis krovinius vienu metu?

Taip, sistema leidžia pateikti masinį užsakymą. Tai taupo laiką. Mano patirtis rodo, kad tai yra labai naudinga didelėms įmonėms. Kartą vienas klientas pateikė 20 užsakymų vienu metu, ir tai užtruko tik 5 minutes. Tai yra efektyvumas.

Ar supaprastintas procesas yra saugus?

Taip, mes naudojame aukščiausius saugumo standartus. Jūsų duomenys yra saugūs. Mano patirtis rodo, kad tai yra svarbiausia.

Ką daryti, jei reikia pagalbos?

Visada galite susisiekti su mumis telefonu arba el. paštu. Mes visada pasiruošę padėti. Mano patirtis rodo, kad tai yra svarbiausia.

Išvada

Supaprastintas užsakymo procesas yra tai, ko reikia šiuolaikiniam verslui. Tai taupo laiką, mažina klaidas ir suteikia daugiau kontrolės. Mano dvidešimties metų patirtis rodo, kad technologijos ir žmonių patirtis kartu yra geriausias sprendimas. Jei dar nenaudojate automatizuotų sistemų, dabar yra laikas pradėti. Tai pakeis jūsų požiūrį į logistiką. Sėkmės!