Daiktų transportavimo sprendimai biuro perkėlimui į Vokietiją: Kas laukia iš tikrųjų?

Sveiki, tą pyktį aš jau čia nebe pirmus metus. Dirbu su logistika, ir gal sakyčiau, kad maždaug dvidešimt metų jau stengiuos sudėti visus tuos dėžutes į vieną vietą. Daiktų transportavimo sprendimai biuro perkėlimui į Vokietiją – tai sudėtingas reikalas, nors dažnai atrodo paprasta, tik įkrauti ir nuvažiuoti. Yra daug niuansų, kuriuos klientai paprastai nemato, kol neatsiduria prie to paties sunkvežimio Berlyno centre su vokišku pareigūnu, kuris nori matyti dokumentus. Čia ne tik apie kainą, čia apie nervus. Tiesiog noriu pasakoti, kaip tai yra iš vidaus, be jokio įžirčių poliravimo, todėl jei ieškote tikrų daiktų transportavimo sprendimų biuro perkėlimui į Vokietiją, gerai, kad čia atėjote, nes gausite tikrovės dozę.

Pasiruošimas ir tai, kas vyksta prieš kelią

Kaip tiksliai suplanuoti biuro perkėlimą į Vokietiją, kad nebebūtų streso?

Viskas prasideda ne tuomet, kai atvažiuoja sunkvežimis, o gerokai anksčiau. Geriausi daiktų transportavimo sprendimai biuro perkėlimui į Vokietiją visada prasideda nuo inventoriaus sąrašo, kurį galima pavad tiesiog „duomenų baze“. Jei neturite tikslaus sąrašo, kur yra kas, vėliau bus rimtas galvos skausmas. Savo patirtim galiu pasakyti, kad reikia skirti laiko kompiuterių išjungimui ir pakavimui į specialias dėžes, kitaip trūksta. Vokietija yra šalis, kur laikas svarbus, o jei vairuotojas laukia, kol kas surandama tuos brangiausius monitorius, tai jau pradedama skaičiuoti minutėmis.

Ar verta rinktis mažesnę ar didesnę mašiną biuro technikai?

Čia tikrai ne taip paprasta kaip atrodo, nereikia perdidinti. Kartais klientai liepia atvežti didžiulę 20 tonų mašiną, o ten vos kelios spintelės ir dvi lovos (o ne, ką aš čia sakau, dvi darbo vietos). Kai planuojate daiktų transportavimo sprendimus biuro perkėlimui į Vokietiją, verta pagalvoti apie tūrį kubiniais metrais, ne svorį, nes biuro baldai dažniauiai tankūs, bet lengvi. Mažesnė mašina pro siauras gatves Miunchene arba Hanovere pravažiuos geriau, o didelė gali tiesiog užstrigti, kaip tai buvo vienai mūsų klientei prieš dvejus metus.

Kiek laiko užtrunka surinkti visus daiktus į Lietuvoje?

Labai priklauso nuo to, ar jūsų komanda padeda, ar tai darome visi patys. Paprastai, jei viskas paruošta (dėžės uždarytos, baldai išardyti), pusprio pilnos mašinos krovimas trunka apie dvi valandas. Bet jei reikia išardyti stalus, kurie jau nėra išardomi, nes pavaros užsirūdinusios... tai gali užtrukti ir pusę dienos. Daiktų transportavimo sprendimai biuro perkėlimui į Vokietiją turi būti lankstūs, todėl visada geriau planuoti papildomą valandą ar dvi aukštyn, negu vėluoti į paskirties vietą.

Ką daryti su dalykais, kurių nebebevežame į naują biurą?

Nešveiskite šiukšlių per sieną, tai brangu. Vokietijoje atliekų utilizavimas yra tikrai gana brangus malonumas, todėl geriau viskas išmesti čia, Lietuvoje, anksčiau. Aš tokį atvejų turiu nemažai, kai atvažiavome ir klientas pasako: „Ah, tas senas projektorius mums jau nereikalingas, palikite čia“, o vokiečiai už tokią dalyką gali pareikalauti didelio baudos. Tiesiog užtikrinkite, kad sąraše nėra nereikalingo daiktų kiekio. Tai vienas iš patikimiausių būdų, kaip efektyviau taikyti daiktų transportavimo sprendimus biuro perkėlimui į Vokietiją.

Ar reikia specialių dėžių kompiuteriams ir serveriams?

Be abejo, taip. Negerai kelioms su serveriais juos braižyti į paprastas kartonines dėžes. Yra specifinės „anti-static“ dėžės, reikia putų. Vienąkart gavome užduotį pergabenti du didelius serverius be jokios apsaugos, tiesiog sėdėjo ant grindų sunkvežimyje – važiuodamas per brūkšnį vairuotojas girdėjo, kaip kažkas daužosi. Nenorėkite būti toje situacijoje. Profesionalūs daiktų transportavimo sprendimai biuro perkėlimui į Vokietiją visada įtraukia ir technikos apsaugą, nes tai yra jūsų verslo širdis.

Kaip užtikrinti, kad nieko nepasimests kelyje?

Turime naudoti etiketes. Kiekviena dėžė turi savo numerį, o sąraše turi būti parašyta, kas viduje. Be šio sistemos tai yra chaosas, ypač kai atvykstate į naują vietą ir reikia viską greitai sudėti į vietą, kad darbuotojai galėtų dirbti jau kitą dieną. Daiktų transportavimo sprendimai biuro perkėlimui į Vokietiją be šio žingsnio yra kaip važiuoti automobiliu be vairuojo, techniskai galima, bet pavojinga. Tikriname sąrašą tiek kroviant, tiek iškraunant (čia svarbu).

Dokumentai, muitai ir Vokietijos biurokracija

Kokius dokumentus būtina tur�ti kertant sieną?

Pagrindinis dalykas yra sandorio sutartis bei krovinių sąrašas (pakavimo sąrašas). Be šių dviejų dalykų vokiškai pareigūnai gali sustabdyti mašiną ir laikyti ją kol bus aiškintis, kas vyksta. Jeigu gabenate įrangą, kuri yra naudota, reikėtų turėti ir dokumentus, patvirtinančius, kad tai nėra prekė pardavimui, o tik perkėlimas (daiktų transportavimo sprendimai biuro perkėlimui į Vokietiją dažnai naudojami T1 arba T2 dokumentus, bet tai jau sudėtingiau). Pasirūpinkite sutartimi iš anksto.

Ar reikia mokėti PVM ar muito, jei gabename savo biuro baldus?

Tarkime, kad jei jūsų firma jau yra registruota Vokietijoje kaip mokesčių mokėtoja arba turite PVM kodą, tai tada daiktų perkėlimas į Vokietiją laikomas vidinės prekybos operacija ir mokesčiai neturi būti mokami. Bet jei perkeliate baldus į filialą, kurio dar nėra... tada gali būti komplikacijų. Aš nebuvo toks tikras (o turbūt tikrai nebuvo) vienoje situacijoje su Klaipėdos klientu, kuris neįvertino šito detaliai. Geriau pasikonsultuoti su buhalteriu prieš kelionę.

Kas yra Intrastat ir ar jis mums aktualus?

Jei vertė krovinio viršija tam tikrą ribą (priklausomai nuo metų, tai dažnai būna virš 450 tūkst. eurų, bet gali keistis), tuomet reikia pateikti Intrastat deklaraciją. Tai statistinė declaracija, ne mokesčio mokėjimas. Dauguma mažų biurų to neprireikia, bet jei esate didelė kompanija, daiktų transportavimo sprendimai biuro perkėlimui į Vokietiją įtrauks ir šią detalę. Nenukreipkite nuo to dėmesio, baudos vokiečiams nėra tokios mažos.

Ką daryti, jei prarandame krovinio sąrašą kelyje?

Tai yra košmaras, bet kartais nutinka. Jei sąrašas dingsta, reikia išsiųsti kopiją el. paštu į sienos perėjimo punktą arba vairuotojui susisiekti su mumis. Geriausia turėti skenų telefone. Vieną kartą mus sulaikė dėl to, kad vairuotojas užmiršo dokumentą kabinete, o mašina stovėjo 4 valandas. Nenorėkite to patirti. Todėl kai planuojate daiktų transportavimo sprendimus biuro perkėlimui į Vokietiją, visada padarykite kopijų.

Ar reikia speciali draudimo polisas technikai?

Draudimas neprivalomas įstatymiškai taip kaip transportavimo sutartis, bet be jo jūsų rizika yra milžiniška. Standartinis transporto draudimas dažnai nedengia visos kompiuterinės įrangos vertės, jeigu nenurodyta tiksliai. Užtikrinkite, kad tarp daiktų transportavimo sprendimų biuro perkėlimui į Vokietiją būtų įtrauktas ir technikos draudimas, kuris apimtų ir traukimą bei iškrovimą (All-Risk). Tai kainuoja nedaugiau, bet sutaupo daug nervų.

Kaip Vokietijos pareigūnai tikrina biuro krovinį?

Jie gali pasirinkti mašiną atsitiktinai. Jei pasirenka jūsų mašiną, tikrina, ar sutinka sąrašas su turiniu, ir ar nėra kažko nelegalaus (pvz., cigaretės ar alkoholis tarp baldų, tai populiariausias dalykas). Vokiškai pareigūnai yra labai tikslūs, net nedidelis neatitikimas g sukelti pavojų. Tad kai ieškote patikimų daiktų transportavimo sprendimų biuro perkėlimui į Vokietiją, pagalvokite apie tai, kad krovinių sąrašas turi būti idealus iki smulkmenų.

Kainos, biudžetas ir pinigai

Nu kur prasideda kaina ir kiek tai maždaug kainuoja?

Kaina priklauso nuo atstumo (Vilnius-Berlynis arba Kaunas-Hamburgas), krovinio svorio bei tūrio. Taip pat nuo to, ar reikia įrenginio keltuvų (suolelio) iškrovimui. Maždaug biuro perkėlimas (apie 10-15 tūkst. kubinių metrų arba darbo vietų) gali kainuoti nuo 1500 iki 3000 eurų, bet tai labai apytiksliai. Tikslios daiktų transportavimo sprendimai biuro perkėlimui į Vokietiją kainas pateiks tik įvertinus visus parametrus, nereikėtų tikėtis standartinio kainyno.

Kodėl kai kurios įmonės siūlo kur kas pigiau?

Tai yra geras klausimas. Kartos pigiau, nes jie ne užtikrina drabzdžių, arba jie naudoja senas mašinas be keltuvų, tik tiki, kad vokiečių biure bus liftas (o dažnai jo nėra arba jis per mažas). Dar blogiau, kai tai yra „kišenių“ firmos, kurios paims pinigus iš anksto ir išnyks. Aš pats mačiau tokių atvejų. Neapsigaukite, geriausi daiktų transportavimo sprendimai biuro perkėlimui į Vokietiją negali būti „pigiausi rinkoje“, tai beveik neįmanoma sutaupyant kokybę.

Ar mokame už valandas ar už maršrutą?

Standartinė praktika yra mokėti už darbą, t.y. už pakavimą, krovimą, iškrovimą (valandinės), o už važiavimą (maršrutą) mokama fiksuota suma. Jei kas uždirbo tik už maršrutą, tai jums gali užtekti ir 10 valandų laukimo eilėje prie sienos be papildomo mokėjimo (kai kurios firmos taip daro). Tai reikia aiškiai sutarti. Mano siūlomi daiktų transportavimo sprendimai biuro perkėlimui į Vokietiją visada aiškiai apibrėžia, kas yra valandinis darbas, kas – fiksuota.

Kas daryta, jei reikia apsistoti nakčiai kelyje?

Jei tai yra didelis atstumas, pvz., į Miuncheną, vairuotojui teks ilsėtis. Tai nėra papildomas mokesčis, jei tai numatyta taisyklėse. Bet jei jūsų prašome vykti pernelym greitai, kad nereikėtų miegoti, tai gali būti pažeidimas. Ir vokietiškai keliai turi greitį apribojimus, o dažnai stovėjimai. Tarkime, gerai suplanuoti daiktų transportavimo sprendimai biuro perkėlimui į Vokietiją visada turi numatyti vairuotojo poilsį (Lenkruhe), kitaip yra pavojinga.

Ar galima atsiskaityti tik po paslaugos atlikimo?

Dažniausiai imamas avansas (apie 30-50 proc.) už pasiruošimą ir degalus, o likutį – po paslaugos atlikimo paskirtyje arba prieš išvykstant iš Lietuvos. Nė viena rimta firma nevežs krovinio į Vokietiją be avanso, tiesiog dėl rizikos, kad klientas neatsiskaitys. Taip pat ir daiktų transportavimo sprendimai biuro perkėlimui į Vokietiją reikalauja pasitikėjimo, tad nereikėtų nustižti dėl avanso prašymo.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių?

Tikrai gali būti mokesčių už privalomą vairuotojo apmokėjimą (darbo valandas užsienyje, dienpinigius), už parkavimą mieste centres arba už iškrovimą naktį (naktinio tarifo). Dažnai klientai to neįvertina. Vokietijoje parkavimas prie „Stadtbahn“ arba prie biuro gali būti labai brangu (pvz., 25 eurų per valandą). Geriausi daiktų transportavimo sprendimai biuro perkėlimui į Vokietiją visada įtraukia tokių išlaidų įvertinimą į sąmatą iš anksto, kad nenuviltų galą.

Techniniai dalykai: mašinos, vairuotojai, kelias

Kokio tipo sunkvežimis geriausiai tinka biurui?

Idealiausiai tinka 3,5 iki 7,5 tonų sunkvežimis („siauras“) su liftu. Jis pro šnab žibus pravažiuos geriau. 20 tonų „velnias“ gali tiesiog nepravažiuoti pro vokišką „Einbahnstraße“ su ženklu „Anlieger frei“. Tądėl renkantis daiktų transportavimo sprendimus biuro perkėlimui į Vokietiją, visada patikrinkite, kokia aukštis yra mašinos, ar ji įsipasuoja po važiuojamųjų dalių esant reikalui.

Kas jei vokiškame biure nėra lifto arba jis per mažas?

Tai yra klasikinė problema, ypač senesniuose pastatuose miestuose kaip Homburgas arba Kelnas. Tada reikia nešti rankom (virš įstrižų laiptų) arba naudoti specialų keltuvą pro langą (kas kainuoja labai brangiai). Privalome tai sužinoti iš anksto. Jei nepasakykite mums, kad lifto nėra, mūsų darbuotojai tiesiog gali atsisakyti iškrovimo arba priimti tai kaip priederinį darbą (už papildomą mokestį).

Ar vairuotojas moka kalbą vokiškai?

Tai nėra būtina, bet labai padeda, jei kyla problemų su pareigūnais arba su biuro administratoriumi, kuris tik vokiškai kalba. Mūsų komandoje dauguma vairuotojai moka truputį rusiškai ir angliškai, bet su vokiškai esančiais sunkiau. Rekomenduoju pasirūpinti, kad paskirtyje būtų kas nors, kas moki susikalbėti, arba pasirinkti tokius daiktų transportavimo sprendimus biuro perkėlimui į Vokietiją, kur siūlome vokiškai kalbančius ekspedicijos vadovus.

Kaip sekti mašinos buvimo vietą?

Dauguma šiuolaikinių firmų turi GPS stebėjimą. Galite sekti, kur jūsų turtas yra realiu laiku.Tai suteikia ramybę, ypač kai važiuojate ilgą kelią į pietus (Miunchenas). Jei firmoje tokios sistemos nėra – tai didelis raudonas vėliavėlė. Patikimi daiktų transportavimo sprendimai biuro perkėlimui į Vokietiją privalo siūlyti šią funkciją be papildomo mokesčio.

Kas nutinka, jei mašina sugenda kelyje?

Tai yra realybė, mechanikai sugenda. Tuomet mes organizuojame kitą mašiną perkrovimui, arba gedimą taisome vietiniame servise. Jei jūsų krovinys skubus, tai gali sukelti pavojų, todėl turi būti planas B. Panašiai kaip vieną kartą neteko stovėti dvi dienas prieš Lenkijos sieną dėl padangos plyšimo (o ne, tai buvo variklio gedimas). Būtinai klauskite apie „planą B“ pasirenkant tiekėją.

Ar įmanoma pergabenti atskiras dėžes iškart į kelis biurus Vokietijoje?

Taip, tai vadinama „partijos“ pristatymas, arba multiple stops. Tačiau Kiekvienas papildomas sustojimas kainuoja, taip pat prailgina laiką reisu. Jei dėžės skirtingose miestuose (pvz., viena Frankfurte, kita Štutgarte), tai gali užtrukti dvi dienas vietoj vienos. Tiekdami daiktų transportavimo sprendimus biuro perkėlimui į Vokietiją, visada įvertiname tokių sustojimų grafiką, kad neprailgtų per ilgam.

Neklasinės situacijos ir problemų sprendimas

Kaip elgtis, jei paskirties vieta nebuvo paruošta laiku?

Tai nutinka dažnai. Vairuotojas atvyksta, o pastate dar vyksta remontas, arba raktų nėra. Tada pradedamas skaičiuoti laukimo mokestis (dažnai 50-60 EUR/val). Vokiškai firma nepriekaištingai pateiks sąskaitą. Viską derėtų suderinti iš anksto, pasakykite, kad laukimas nemokamas iki 1 valandos, po to moka klientas. Taip prasčiausiai vyksta daiktų transportavimo sprendimai biuro perkėlimui į Vokietiją, jei nėra koordinacijos.

Ar įmanoma pergabenti pavojingas medžiagas (pvz., spausdintuvų tonerius)?

Taip, bet juos reikia specialiai užfiksuoti ir užtikrinti, kad nenukeliaus. Vokietija yra labai griežta dėl pavojingų medžiagų (ADR reikalavimai). Spausdintuvų kasetės tai nebūtinai laikomos pavojingomis, bet dideli kiekiai gali kelti pavojų. Nėra tikras (ar galbūt yra) apie tai aiškios taisyklės pusei kasetės, bet geriau daugiau nei penkias dešimtis tų kasečių vežti atskirai, o ne dėbti kartu su baldais.

Ar galime vežti ir asmeninius daiktus darbuotojų biuro perkėlimu?

Kartais darbuotojai nori suvežti savo kėdes arba knygas. Tai įmanoma, jei tai yra įtraukta į sąrašą ir jei to nėra per daug. Bet jei tai prilygsta pilnam išsikraustymui iš buto, tai gali būti laikoma prekyba arba asmens gyvenamosios vietos keitimu (reikalauja kitų dokumentų). Geriausi daiktų transportavimo sprendimai biuro perkėlimui į Vokietiją numato šią galimybę, bet riboja asmeninių daiktų kiekį.

Kas daryti, jei pažeistas baldas atvykstant į Vokietiją?

Reikia nedelsiant nufotografuoti žalą ir pranešti vairuotojui bei mums. Draudimo kompanija reikalauja dokumentų. Jei užsimovėte tą pažeidimą ir pasirašėte, kad viskas tvarkoje (pvz., atvykę vokiškai architektai), o tik ryte pamatėte įbrėžimą – tai jau sunkiau įrodyti. Būtinai patikrinkite viską išsyk, kol vairuotojas dar yra vietoje. Tai nėra dalis daiktų transportavimo sprendimų biuro perkėlimui į Vokietiją, tai yra kliento pareiga.

Ar galima užsakyti sandėliavimą Vokietijoje prieš iškrovimą?

Taip, jei biuras dar nėra paruoštas, mes galime patalpinti krovinį į laikiną sandėlį (pvz., Frankfurte ar netoliese). Tai kainuoja papildomai (už kubinį metrą per dieną), bet taip sutaupote laiko ir nervų. Ypač naudinga, jei biuro remontas užtrunka. Pasirinkdami daiktų transportavimo sprendimus biuro perkėlimui į Vokietiją, patikrinkite, ar turi partnerių, galinčių pasiūlyti tokią paslaugą.

Kaip atskirti geras ir blogas pervežimo įmones?

Girdėkite, pagal tai, kaip jie jums kalba. Jei žada viską per vieną dieną ir be avanso – bėkite. Jei klauso detalių, ar užtikrina asmeninį kontaktą (ne tik robotus), jei pateikia sutartį su aiškiomis sąlygomis – tuomet tai yra jūsų žmonės. Profesionalūs daiktų transportavimo sprendimai biuro perkėlimui į Vokietiją niekada nesiskamba per pigiai ir per lengvai.

Galų gale, ką man daryti dabar?

Susisiekti su mumis, gauti konsultaciją ir pateikti sąrašą. Nesvarbu, tai mažas startas arba didelė korporacija, logistika visada vienoda – reikia žinoti, ką veži ir kur. Pasiruoškite, kad tai nebus lengiausia diena jūsų gyvenime, bet su mumis bent bus aišku, kas vyksta.

Išvada

Viskas pasidaro aišku, kai pradėdami planuot daiktų transportavimo sprendimus biuro perkėlimui į Vokietiją, žinote, kas jūsų laukia. Nėra būtina būti ekspertu, svarbiau turėti partnerį, kuris žino tas spragas ir kliūtis, kurios pasitaiko kelyje ties Vokietijos siena arba prie pat Uosto bažnyčios Hamburge. Būkite atidūs dokumentams, nebijokite klausti kvailų klausimų (tokių kaip apie liftą arba apie tusčias dėžes) ir viskas gerai nueis. Sėkmės jūsų verslui Vokietijoje, darbo vietos turi būti paruoštos laiku.