Daiktų transportavimo procesas ir biuro perkėlimas į Vokietiją: kaip išlikti sveikam

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir gal pasakysiu nenuostabu dalyką – niekada neįmanoma viską numatyti iš anksto. Kas kartą, kai pradedu kalbėti apie daiktų transportavimo procesą ir biuro perkėlimą į Vokietiją, klientams akys milžtuoja iš baimės, o kartais ir iš nekantrumo. Visiems svarbu greitai, pigiai ir kad niekas nesužlugtų. Bet realybė yra tokia, kad reikia kantrybės ir gero dokumentų sutvarkymo. Daiktų transportavimo procesas ir biuro perkėlimas į Vokietiją nėra tiesiog "užkrovėm ir nuvažiavom", čia sudėtingas mechanizmas, kurį sugeba suvaldyti tik tie, kurie jau ne kartą yra padirbę rankomis. Štai paprastas, bet nuoširdus vadovas, kas jus tikėtina laukia kelyje.

Pradiniai dokumentai ir pasiruošimas

Ką reikia padaryti pirmiausia?

Viskas prasideda ne nuo sunkvežimio stovėjimo kieme, o nuo popierių. Turi susirūpinti inventoriumi. Tai yra sąrašas, kuriame turi būti surašyti kiekvienas daiktas, kurį vežiame. Ne "kelios dėžės", o konkrečiai: "3 dėžės su knygomis, 1 stalus, 5 kėdžių". Vokietiškai muitinė (Zoll) labai griežta ir jei ji randa skirtumą tai tarp to, kas parašyta, ir to, kas yra mašinoje, gali būti nemalonumų. Geriau praleisti valandą rašant, nei stovėti pasienyje dieną.

Ar reikalingas vertėjas?

Dažnai klausia, ar reikia vokiškai mokančio žmogaus. Jei turi draugą ar darbuotoją, kuris kalba, super. Bet jei ne, tai ne bėda. Svarbiausi dokumentai (CMR sąrašai, tarptautiniai vežimo orderiai) dažniausiai ruošiami anglų arba vokiškai. Vairuotojas taip pat dažniausiai sugeba susikalbėti pagrindiniais frazėmis, nes Vokietija – pagrindinė kryptis. (Nors buvu atvejų, kai vairuotojas mokėjo tik "bier" ir "schnitzel").

Kaip teisingai susitraukti dėžes?

Nepabandyk taupyti dėžių. Vienas klientas bandė vežti kompiuterius paprastose, senose prekybos centro dėžėse, kurios tiesiog išsilošė kelyje. Gerkite gerą kava, o ne tas dėžes. Naudokite stiprias, dvigubas sienas turinčias dėžes. Užpildykite tuščias vietas putomis arba senais laikraščiais. Jei dėžė skamba viduje, kaip marakos, tai reiškia, kad kažkas viduje dužta per pirmąjį posūkį.

Kiek laiko užtrunka pasiruošimas?

Tai priklauso nuo to, kiek turite daiktų. Mažam biurui ar butui užtenka vienos dienos, jei visi padeda. Dideliam sandėliui gali prireikti savaitės. Patariu pradėti anksti, nes daiktų transportavimo procesas ir biuro perkėlimas į Vokietiją turi savo grafiką, kurį nulemia ir vairuotojai. Jei pasiruošite vėlai, gali tekti mokėti už skubą.

Ar verta rūpintis draudimu?

Absoliučiai taip. Nemanau, kad reikia įsipareigoti, bet geriau būti sausam. Kelių eismo įvykiai vyksta kasdien. Vieną kartą mašina suktasi ant šlaito netoli Hanoverio ir dingo pusė kliento baldų. Nebuvo draudimo – buvo didelių ašarų. Draudimas kainuoja nedaug, palyginti su tuo, ką prarasti galite.

Kelionės ir logistika

Kiek laiko trunka važiavimas?

Įprastai į Berlyną ar Miuncheną važiuojame vieną – dvi dienas viena kryptimi. Bet viskas priklauso nuo oro sąlygų, eismo triukšmo ir paties vairuotojo. Žiemos metu Vokietijoje dažnai būna "Autobahn" ribojimų dėl sniego. Tada gali užtrukti ilgiau. Nespėkite skambinti vairuotojui kas valandą klausdamas "kur jis?" – jis negali atsakyti, kai vairuoja, o poilsio laikas yra šventas.

Ar vairuotojai padeda krauti?

Taip, dauguma mūsų vairuotojų yra "su rankomis" ir gali padėti. Bet turi suprasti, kad jie ne profesionalūs krovėjai. Jei turi penkis aštuonių aukštų spintas su liftu, reikės papildomų rankų vietoje. Vairuotojas gali pavargti, o jam vis tiek reikia saugiai nuvažiuoti į Vokietiją. Geriau i anksto pasirūpinkite krano arba krovėjų pagalba (tai yra vokiškas terminas "Umzugshilfe").

Ką daryti, jei užstringa mašina?

Tai baisiausia svajonė, bet nutinka. Techniniai gedimai, avarijos. Tada mes organizuojame perkrovimą į kitą mašiną. Tai gali užtrukti, bet mes padarome viską, kad daiktai pasiektų kryptį. (Nebent tai yra kažkokia keista mašina, kurios mes neįsivaizduojame, bet visiems atsitinka). Žinoma, tai gali atidėlioti daiktų transportavimo procesą ir biuro perkėlimas į Vokietiją terminus, bet saugumas yra pirmiausia.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS sekimo sistemas. Galiu atsiųsti nuorodą, kurioi matysi, kur mašina yra. Bet nepamiršk, kad signaliai gali dingti tarp kalnų arba tuneliuose. Vienas klientas panikavo, nes matė, kad mašina stovi kelias valandas, tiesiog vairuotojas miegojo, kaip ir turi būti pagal taisykles.

Ar saugu vežti brangius daiktus?

Brangią elektroniką ar paveikslus geriau vežti ne paprastame tentinėje mašinoje, o uždarojoje ("Boxter"). Tokios mašinos yra brangesnės, bet jos saugesnės nuo vagių ir oro sąlygų. Jei veži serverius, reikia įsitikinti, kad mašinoje yra stabdžiai (tarpinės sienos), kad jie neišsiritų.

Vokiški niuansai ir muitinė

Ar sunku praeiti muitinę?

Jei visi dokumentai tvarkingi, tai paprasta. Jei turi naujų daiktų (pvz., naujas biuro stalus, kur nebuvo naudojami), gali tekti mokėti PVM ir muito mokestį. Naudoti daiktai, kuriais naudojaisi ilgiau nei 6 mėnesius, gali būti atvežami be mokesčių, jei tai yra asmeninis ar įmonės persikėlimas. Bet turi įrodymų – senų sąskaitų, faktūrų. Vokietijos muitinė (Zoll) labai tikrina tai.

Ką daryti, jei Zoll uždaro mašiną?

Tai baisus scenarijus, bet nutinka, jei įtariama kontrabanda arba blogai užpildyti dokumentai. Tada reikia skambinti mums, mes susisiekiame su savo brokeriu arba advokatu Vokietijoje. Nepanikuok, tiesiog laukite. Geriau duoti visus dokumentus iš karto, kai vairuotojas sustoja prie patikros.

Ar reikia specialių leidimų vairuotojams?

Sunkvežimiems reikia visų standartinių tarptautinių leidimų – Eurovinietės, vairuotojo pažymėjimai. Vokietijoje yra griežtos taisyklės apie poilsio laikus. Jei vairuotojas bandys įsivažiuoti į miesto centrą be Leitzbringung (leidimo įvažiuoti), gauti baudą. Mums tai žinoma, bet jei ryžtasi vežti patys, žiūrėkite.

Ar yra dienų, kai negalima važiuoti?

Vokietijoje yra keletas svarbių taisyklių. Vakarais ir naktimis (sekmadieniais ir švenčių dienomis) sunkvežimiams su kroviniu dažnai draudžiama važiuoti. Tai vadinama "Sonntagsfahrverbot". Jei planuojate atvykti sekmadienį ryte, reikia, kad mašina būtų pasienyje dar šeštadienį arba sustotų artimiausioje poilsio zonoje.

Kas daryti su baldais, kurie netilptų į liftą?

Vokiški namai dažnai turi siaurus laiptus arba neturi lifto. Tada reikia kelti pro langus ar balkonus. Tai papildoma paslauga, kuri kainuoja. Vieną kartą teko kelti pianiną pro trečio aukšto langą Miunchene, nes liftas buvo per mažas. Tai nebuvo pigu, bet klientas tikrai norėjo to pianino.

Pinigai, kainos ir sutartys

Nuo ko priklauso kaina?

Pagrindiniai dalykai yra atstumas, svoris, tūris ir kiek darbo reikia krauti. Taip pat kuro kaina, kuri šiuo metu... na, žinote, kaip kyla. Daiktų transportavimo procesas ir biuro perkėlimas į Vokietiją nėra fiksuotos kainos paslauga. Turiu apskaičiuoti kiek degalų suvartos sunkvežimis, mokesčius už kelius, vairuotojo atlyginimą. Geriau klausti iš anksto.

Ar galima gauti nuolaidą?

Jei esate ilgametis klientas arba vežate didelį kiekį daiktų, visada galima pasikalbėti. Bet nereikia laužyti rankų už 10 eurų nuolaidos, jei dėl to gali nukentėti kokybė. Geras vairuotojas kainuoja, o pigiųjų rinkoje dažnai dirba tie, kurie nėra labai patikimi.

Kada reikia apmokėti?

Įprasta praktika yra 30-50% avansas, o likutį sumokėti, kai daiktai yra pristatyti ir iškraunami. Nebūkite nuliūdę, jei prašome avanso – mes jį išleidžiame degalams ir mokėjimams kelyje. Avansas garantuoja, kad mes ir ateisime.

Ar galima mokėti kortele?

Taip, galima, bet geriau bankiniu pavedimu. Kredito kortelės mokesčiai gali būti dideli, o mūsų maržos ir taip nedidelės. Vokiškiems vairuotojams dažniau reikia grynųjų (pinigų) mažoms išlaidoms kelyje, tai galima ir mums.

Kas daryti, jei kaina pasikeičia?

Jei pasikeičia kuro kaina arba atsiranda papildomų kliūčių (pvz., reikia samdyti keltą), gali tekti papildomai sumokėti. Visada apie tai pranešame iš anksto. Mes nesame "cheateriai", mes tiesiog norime padengti savo išlaidas.

Biuro perkėlimo specifika

Kaip vežti serverius ir duomenis?

Serveriai yra jautrūs. Prieš išjungiant juos, reikia padaryti atsargines kopijas (backup). Fiziškai juos reikia supakuoti į specialias dėžes su amortizacija. (Nesu tikras, ar visi žino, kad diskai gali sugesti nuo vibracijos, tai yra pavojinga). Jei turi labai svarbius duomenis, geriau juos vežti su savimi ne rankinis lagamine, o specialiu kietu disku.

Ar galima vežti biurą be sustojimo darbe?

Taip, galima organizuoti perkėlimą savaitgalį arba naktį, kad nebūtų stabdomas darbas. Tačiau tai kainuoja brangiau, nes vairuotojai ir krovėjai dirba ne darbo laiku. Vienam klientui taip padėjome, kad jis pirmadienį ryte tiesiog sėdo ir dirbo toje pačioje vietoje tik jau Vokietijoje.

Kaip sutvarkyti biuro įrangą?

Reikia pažymėti kabelius. Vieną kartą klientas tiesiog ištraukė visus laidus ir vėliau mūsų vairuotojas praleido pusę dienos jungdamas kompiuterius atgal. Naudokite spalvotas etiketes arba fotografuokite, kas kur buvo prijungta. Tai sutaupo daug nervų.

Ar reikia pranešti naujam biuro savininkams?

Žinoma, jei naudoji bendrą sandėlį arba biurą (coworking), reikia suderinti atvykimo laiką su jais. Sunkvežimis negali stovėti vidury gatvės be leidimo. Vokietijoje už tai gali baudžia labai stipriai.

Kaip elgtis su konfidencialiais dokumentais?

Dokumentus geriau vežti atskirai, ne su bendru kroviniu. Jei turi daug popierių, juos galima supakuoti į užrakstomas dėžes. Mes garantuojame saugumą, bet geriau būti pernelyg atsargiam su asmeniniais duomenimis (GDPR ir visi kiti dalykai).

Papildomi klausimai ir galvos skausmai

O jei aš pats noriu važiuoti su mašina?

Galima, bet tai nėra patogu. Sunkvežimių kabinoje yra pakankamai vietos tik dviem žmonėms ir tai nėra prabangus viešbutis. Be to, turi turėti vairuotojo pažymėjimą (C kategorija), jei mašina didesnė. (Beveik visada užtenka paprasčiausio B, jei tai nėra didelis sunkvežimis, bet geriau pasiklausti).

Ką daryti su nereikalingais daiktais?

Nevažiuokite su šiukšlėmis. Vokietijoje šiukšlių išvežimas (Müllabfuhr) brangu. Geriau atsikratyti nereikalingų daiktų Lietuvoje. Vienas klientas vežė senas, sulūžusias kėdes, thinking that he will fix them, tačiau galiausiai jas tiesiog metė į konteinerį Vokietijoje, kas kainavo brangiau nei naujos kėdės.

Ar galima vežti augalus?

Taip, galima, bet reikia griežtai laikytis taisyklių, kad augalai nebūtų kenkėjų šaltinis. Kartais reikia fitosanitarinių pažymėjimų. Žiema reikia saugoti nuo šalčio, nes augalai gali užšalti mašinoje.

Kaip sužinoti, kiek dėžių reikės?

Suskaičiuok. Vidutinė dėžė talpina apie 15-20 knygų arba drabužių. Stalas užima 1-2 dėžes vietos (išardytas). Arba tiesiog pažiūrėk į savo erdvę ir įsivaizduok dėžes. Galiu atvažiuoti ir apžiūrėti, tai yra nemokamai dažniausiai.

Ar saugu palikti daiktus mašinoje naktį?

Mėgstu nesakyti, kad visada saugu, bet mes stengiamės rasti saugias stovėjimo aikšteles arba sandėlius. (Nors buvu atvejų, kai mašina stovėjo prie degalinės ir niekas neįsibandė). Geriau neiškrauti visko vėlai vakare, palikti užrakintoje mašinoje, o ryte baigti darbus.

Kas daryti, jei pasiekei adresą, bet niekas nėra namuose?

Tai dažna problema. Viskas kainuoja laukimą. Vairuotojas negali laukti nemokamai 5 valandų. Geriausia susitarti dėl atvykimo laiko būtent iki minutės. Jei užsilenki, skambink iš karto.

Ar reikia duoti arbatpinigių vairuotojui?

Tai nėra privaloma, bet vokiškoje kultūroje (Trinkgeld) yra įprasta. Jei vairuotojas padėjo daug, pakraujo, iškrauė, duok 10-20 eurų. Jam bus malonu, ir jis prisimins tave kaip gerą klientą.

Išvada

Visas šis procesas gali atrodyti kaip košmaras, tačiau su gerais planais ir žmonėmis viskas vyksta sklandžiai. Daiktų transportavimo procesas ir biuro perkėlimas į Vokietiją yra mūsų kasdienybė, mes jau išmokome išvengti pagrindinių spąstų. Svarbiausia – nebūkite bijlūs klausti ir derėtis. Jei kas negerai, tiesiog skambink man, išspręsim. Gerai kelionių ir sėkmingo naujo gyvenimo ar darbo pradžios Vokietijoje.