Daiktų transportavimas į Vokietiją su CRM palaikymu: vadovas iš vidaus

Sveiki, esu logistikos srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir per tą laiką mačiau viską – nuo puikių, pilnai užpildytų reisų iki tokių situacijų, kai norėjau visiems pasakyti „ačiū“ ir išeiti. Vokietija yra mūsų pagrindinė kryptis, ten važinėjame kasdien, tačiau klientams dažnai atrodo, kad tai kažkas mistiško. Dabar visi kalba apie technologijas, todėl noriu papasakoti, kaip atrodo daiktų transportavimas į Vokietiją su CRM palaikymu iš vidaus. Tai nėra joks stebuklas, o tiesiog darbo įrankis, kuris padeda išvengti chaoso, kai vairuotojas sėdi spūstyje prie Berlyno. Čia nėra sausas oficialus tekstas, o tai, kaip tai vyksta iš tikrųjų – kartais tvarkingai, kartais šiek tiek chaotiškai, bet visada pasiekiame tikslą.

Kaip viskas prasideda ir kas reikalinga

Kiek laiko užtrunka nuvežti siuntą?

Paprastai sakyčiau, kad tai trunka 2-3 dienas, jei kalbame apie standartinius krovinius iš Lietuvos. Bet, žiūrėkime tiesiai į akis – Vokietija didelė, jei reikia važiuoti į Miuncheną, tai keliaujame ilgiau, negu į Hamburgą. Daiktų transportavimas į Vokietiją su CRM palaikymu leidžia mums tiksliai sekti, kur šiuo metu yra mašina, todėl galiu tau pasakyti ne tik apytikslį laiką, o ir tikslų valandą. Vieną kartą vairuotojui užstrigo sankryžoje dėl avarijos, ir dėl sistemos sužinojome tai iš karto, galėjome perspėti gavėją. Be to, dar reikia atsižvelgti į tai, kada krauname, jei paskutinis klientas vėluoja, tai viskas pasisuka.

Ar galiu vežti baldus arba neįprastus daiktus?

Žinoma, baldus vežame labai dažnai, tai dar ne problema. Problema kyla, kai kažkas bando nusivežti, sakykime, neįregistruotą motociklą ar kažką, kas kelia abejonių dėl saugumo. Jei turi standartinę spintą ar sofa, mes susitvarkome su įkrovimo technika. Esu matęs, kaip žmonės bandė įstumti pianiną į sunkvežimį be pakavimo, tai baigėsi prastai. Geriau iš anksto pasakyk, kas tai yra, mes išsiųsime tinkamą kėbulą su „hidraulika“. Nereikia būti shy, papasakok apie savo daiktus, išvengsim nereikalingų nervų pakrautoje.

Kokia yra mašinos talpa?

Įprastas sunkvežimis telpa apie 33 europaletes (epal) arba 22 tūkstančius kilogramų. Jei turi mažiau, pvz., 5 ar 10 paletų, tuomet kalbame apie dalinį krovinį – „doska“. Daiktų transportavimas į Vokietiją su CRM palaikymu čia labai praverčia, nes sistema automatiškai suskaičiuoja, kur galima įsprausti tavo siuntą, kad nereiktų važiuoti tuščia. Turime skirtingų mašinų, yra ir tentai, ir šaldytuvai, jei reikia vežti maistą ar vaistus. Tik nereikia Manyti, kad į „Volkswagen“ Transporterį įpilsim visus tavo namų baldus, fizikos dėsniai vis tiek veikia.

Ar reikia patiems pakuoti?

Labai rekomenduoju. Jei tai dėžės, užklijuok jas gerai, jei tai antspaudomos (stretch) juostos – apvyniok kelis kartus. Kartais klientai sako: „o, vairuotojas pagelbės“, o vairuotojas yra vairuotojas, ne krovikas (išskyrus atvejus, kai tai sutarta). Esu matęs, kaip neapkluotos dėžės subyrėja posūkyje prie Kauno, tai gražu nebuvo. Jei neturi laiko ar galios, pasamdyk firmą čia, pas mus, arba pasakyk mums – surasime krovėjus. Tačiau standartiškai – krovimas yra siuntėjo reikalas.

Kas daro, jei aš neturiu paletės?

Nesijaudink, mes turime savų paletų, kurias galime pasiūlyti. Jos kainuoja papildomai, bet tai pigiau, nei jei tavo krovinys nukristų ant grindų. Kai kurios firmos (ypač didelės) tikrai neleis iškrauti ant žemės, reikės įrangos. Sistemoje (CRM) galime užsakyti, kad vairuotojas atvežtu keletą keičiamų paletų. Vėliau jas galime susigrąžinti iš gavėjo Vokietijoje, jei jis sutinka. Tai sudėtingesnė schema, bet įmanoma.

Kas tas garsusis CRM ir kodėl visi šnibžda apie jį?

Kaip aš galiu matyti, kur mano siunta?

Tai yra pats geriausias dalykas šiuo metu. Kai užsiregistravai sistemoje, turi prisijungimą. Ten matysi visą istoriją – kada mašina pasiėmė krovinių, kada perėjo sieną, kur dabar stovi. Daiktų transportavimas į Vokietiją su CRM palaikymu be tokio funkcionalumo būtų begalybė skambučių dispečeriui. Tau tiesiog reikia įsijungti telefoną ir pažiūrėti. Kartais žemėlapis keliaująs šiek tiek vėluoja, bet tai ne technikos kaltė, o signalo ar interneto vairuotojame. Bet bendrai vaizdas realus.

Ar sistema veikia automatiškai?

Daugiau ar mažiau taip. Vairuotojas įveda duomenis arba sistema juos pasiima iš GPS. Dispečeris čia tik stebi, ar nėra kokių nors anomalijų. Pavyzdžiui, jei mašina stovi vietoje 4 valandas, sistemą ateina pranešimas „galimas gedimas“. Tada mes skambinam vairuotojui. Ankstesniais laikais reikėjo laukti, kol vairuotojas pats nuspręs skambinti, kai jam užteks. Dabar viskas yra „online“.

Ar galiu keisti pristatymo adresą?

Gali, bet ne tada, kai vairuotojas jau stovi prie vartų. Geriausia tai padaryti iš anksto per kliento portalą. Ten patirsi „daiktų transportavimas į Vokietiją su CRM palaikymu“ privalumus – pasikeičia adresas, ir vairuotojas iš karto gauna naują maršrutą navigacijoje. Jei keiči paskutinę minutę, gali kilti papildomi mokesčiai už nukrypimą, nes degalai nebe nemokami. Vokietijoje kuro kainos... štai ten krenta rankos, kai pamatau degalinę.

Kas daryti, jei sistemoje matau klaidą?

Gali būti viskas – nuo vairuotojo paspausto mygtuko iki techninio trikdžio. Skambink mums arba rašyk pokalbio lange (jei tokį turi CRM sistemoje). Mes patikrinsime realią padėtį. Kartais atsitinka taip, kad vairuotojas užmiršta „uždaryti“ reisą sistemoje, ir tau rodo, kad jis vis dar važiuoja, nors jau gėrė kavą Miunchene. Žmonės daro klaidas, o sistema tik fiksuoja duomenis.

Ar saugu naudotis tokia sistema?

Labai saugu. Visi duomenys yra šifruojami, ir prie jų prieiga tik tam tikriems žmonėms. Negaliu pasakyti, kad aš pats visiškai suprantu visus šiuos šifravimus, bet mūsų IT specialistai sako, kad viskas tvarkoje. Niekada nebuvo atvejo, kad kas nors nuskaitų kliento duomenis. Taip pat galima nustatyti dviejų faktorių autentifikaciją, jei labai paranoidiškas (kas tikrai yra gera dabartiniu laiku).

Pinigai, kainos ir biurokratija

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina priklauso nuo svorio, tūrio, atstumo ir degalų kainos. Nenoriu skambioti „tai priklauso nuo...“, bet tiesiog tokia logistika. Daiktų transportavimas į Vokietiją su CRM palaikymu leidžia mums tiksliai apskaičiuoti maršruto ilgį ir degalų sąnaudas, todėl kainos ne iš oro paimtos. Prie to pridedami mokesčiai už kelių naudojimą (Vignette) Vokietijoje – ten tai brangu. Jei reikia „lifto“ (keltuvo) iškrovimui, tai taip pat papildomai.

Kada reikia apmokėti?

Standartiškai reikalaujame išankstinio mokėjimo arba pervedimo prieš išvykstant, jei su klientu nedirbame ilgą laiką. Esu patyręs situacijų, kai krovinys atvežtas, o klientas „dingęs“ arba sako, kad pinigai bus po savaitės. Tokiu atveju mes grįžtame atgal su krovinium, o tai milžiniškos nuostolys. Ilgalaikiai partneriai gali mokėti su sąskaitų faktūrų apmokėjimo deferavimu (pavėlinimu), tai aptariama individualiai.

Galima mokėti vairuotojui grynaisiais?

Galima, bet nerekomenduoju. Vairuotojai ne visada turi mažų pinigų grąžai, o nešti tūkstančius eurų kišenėje pavojinga. Be to, jei moki vairuotojui, turi gauti dokumentą iš karto. Geriau viską tvarkyti per mūsų apskaitą, CRM sistema sugeneruoja sąskaitą faktūrą, tu sumoki, viskas fiksuojama. Taip yra švariau ir saugiau.

Ar kainuoja papildomai dokumentų tvarkymas?

Paprasti CMR draudimo dokumentai yra nemokami, jie įeina į kainą. Jei reikia eksporto importo deklaracijų (T1 dokumentai ar pan.), tai tai kainuoja, nes tai daro brokeriai. Vokietijos muitinė gali būti griežta, jei trūksta popierių. Kartais atsitinka, kad klientas manęs klauso, ar reikia T1, aš sako „ne“, o pasienyje pasirodo reikia. Tada tenka spręsti greitai, tai kainuoja nervų ir pinigų.

Kas daryti, jei prekei nupirko, bet gavėjas nepriima?

Tai gudrus klausimas. Pagal taisykles, jei gavėjas atsisako priimti prekę be priežasties, krovinys grįžta atgal siuntėjui, ir jam tenka sumokėti už vežimą abiem kryptimis. Buvo atvejis, kai vokiška parduotuvė pareikalavo, kad būtų per daug dėžučių pažeista (tik trys iš šimto!), ir atsisakė. Teko važiuoti atgal. CRM sistemoje tai pažymima kaip „grąžinimas“, ir sistema automatiškai išsiunčia pranešimą apie papildomą sąskaitą.

Vokietijos specifika ir realus gyvenimas

Ar sunku vairuoti Vokietijoje?

Neblogiau nei kitur, bet yra smulkmenų. Autobanai (greitkeliai) be greičio apribojimų – tai džiaugsmas, bet ir pavojus. Vairuotojams turi greičio apribojimus (80 km/h), tačiau asmeninės mašinos lygina su kitažemėmis. Dar ten didelis rūkymo draudimas mašinose. Vokietijos policija yra labai griežta – jei pažeidži taisykles, baudos milžiniškos. Daiktų transportavimas į Vokietiją su CRM palaikymu leidžia mums nustatyti maršrutus, kuriame mažiau policijos kontrolės punktų ar tunelių, kuriuose draudžiama vežti pavojingus krovinius.

Kas yra „Umweltzone“ ir kodėl baisu?

Tai ekologinės zonos miestuose. į miestus, pvz., į Frankurtą ar Štutgartą, negali važiuoti su sena mašina, kuria teršia orą. Mums tenka sekti, kad mūsų parkas būtų „Euro 6“ ar aukštesnis. Jei tu siunti į miesto centrą, mes tikriname, ar mašina gali važiuoti į tą zoną. Kartais tenka perkrauti į mažesnę mašiną miesto ribose. Tai visos šios detalės, kurias klientas nemato, bet kurios kainuoja.

Ar galiu nusiųst mašiną į private namus?

Gali, bet reikia, kad ten būtų galima apsisukti sunkvežimiui. Vokietijoje dauguma kaimų kelių siauri, o vartai maži. Jei vairuotojas atvažiuoja ir negali įvažiuoti, jis privalo laukti kol kažką išsiaiškinsi. Buvo atvejis, kad vairuotojas važiavo į vieną ūkį ir pralaužė kaimyno tvorą, nes GPS rodė kelią, kurio nebuvo. Teko mums kompensuoti tvoros remontą. Taigi, tikslus adresas ir nuotraukos – labai svarbu (pasitikėk manimi, aš tai žinau iš patirties).

Kaip elgiamės su paletėmis grįžtant?

Europoje galioja keitimo sistema. Jei mes atvežame pilną krovinį ant paletų, mes turim pasiimti tuščias gražžiai (tuščias paletes). Jei gavėjas neturi gražžių, tai jis turi sumokėti už paletes. Tai standartinė praktika, tačiau lietuviai kartais apie tai pamiršta ir stebisi, kodėl vairuotojas neina iškrauti be to. CRM sistemoje vairuotojas pažymi „grąžinta 0 paletų“, ir tuomet sužinai apie papildomą mokestį.

Ar dažnai pasitaiko vokiškų problemų su muitine?

Vokiška muitinė yra labai organizuota. Jei viskas tvarkoje – jie net nepamato. Jei trūksta FAI numerio (PVM mokėtojo kodas) ar klausimų dėl kilmės prekių – gali užstringti. Kartais jie atsitiktinai patikrina. Patiko man viena situacija, kai vežėme senus mechanizmus, o muitininkai galvojo, kad tai brangūs vokiški automobilių dalys. Teko rodyti nuotraukas ir pirkimo sutartis, kad tai „metalo laužas“. Viską išsiaiškinome, bet praradome pusę dienos.

Dokumentai ir draudimas – saugumo užuolaidos

Kokius dokumentus turiu parengti?

Paprastai pakanka sandorio ir prekių sąrašo (packing list). Jei prekės brangios (virš 1000 eurų), reikia vertės deklaracijos. Daiktų transportavimas į Vokietiją su CRM palaikymu reiškia, kad gali tuos dokumentus įkelti tiesiai į sistemą, ir dispečeris juos perduoda vairuotojui. Nebereikia spaustyti visų lapų ir duoti vairuotojui rankose (kur jie gali pamesti). Viskas yra „debese“ (debesyse).

Kiek kainuoja draudimas?

Standartiškai draudimas įeina į kainą, bet jis yra ribotas – dažniausiai pagal CMR konvenciją (apie 8.33 SDR už kg). Tai mažai. Jei veži kompiuterius arbrangias prekes, privalai užsakyti „visavertį draudimą“. Jis kainuoja apie 0.3-0.5% nuo prekių vertės. Geriau permokėti už draudimą, nei gauti sugriautą prekę ir gauti tik kelias dešimtis eurų atlyginimo.

Kas nutinka, jei daiktai sugenda kelyje?

Turi skambinti mums iš karto. Mes inicijuojame draudimo įmonę. Jei kaltė mūsų (pvz., vairuotojas užvažiavo ant šaligatvio), mes atsilyginame. Jei kaltė kitų (pvz., avarija), mes padedame dokumentuoti. Svarbiausia – nedaryk nuotraukų tik tada, kai vairuotojas jau iškrovė. Reikia fiksuoti pažeidimą dar mašinoje. (Čia dažnai žmonės suklysta, paima dalykus ir tik tada pamato įdrėskimą).

Ar saugu vežti maistus?

Taip, jei mašina turi atitinkamus sertifikatus (ATP). Mes turime šaldytuvus, kurie laiko temperatūrą. CRM sistemoje gali matyti temperatūros grafiką visą kelionę. Jei temperatūra pakilo aukščiau normos, tuomet tu žinai, kad prekės gali būti sugedusios. Vokietija labai griežtai tikrina maisto produktus net ir tranzitu.

Kas yra ex works ir DDP terminai?

Tai logistikos terminai. Ex works reiškia, kad tu pats duodi prekes mums, ir mūsų atsakomybė prasideda nuo tavo durų. DDP reiškia, kad mes apmokame visus mokesčius Vokietijoje ir atiduodame tau galutinę kainą. Dažniausiai dirbame su DDP, nes klientams lengviau – jie nemato tų sudėtingų PVM atsiėmimų iš Vokietijos. Bet jei esi verslininkas ir esi priregistruotas Vokietijoje, gali vežti ir Ex works.

Išvados

Galiausiai, daiktų transportavimas į Vokietiją su CRM palaikymu yra būtent tas lygmuo, kuris leidžia jaustis ramiau. Nereikia galvoti, kur dingsta mašina, ar vairuotojas pernaktavo arba ar jis jau pasiekė目的地. Aišku, technologijos neišsprendžia visų problemų – vis tiek būna eismo įgulų, blogų kelių ir pavargusių vairuotojų, bet bent jau informacija pasiekiama akimirksniu. Jei planuojate siuntą, verta pasirinkti tiekėją, kuris naudojasi šiomis sistemomis, o ne tik telefonu ir rašomą knygelę. Tai sutaupo laiko ir nervų, o jie, kaip žinote, brangiausi.