Daiktų pervežimo į Vokietiją procesų valdymas ir optimizavimas: kas vyksta tikrovėje

Sėdžiu šiame biure jau beveik ketvirtą amžių ir galvoju, kad apie tą patį kelių kartą. Klientas atvažiuoja ir klausia: „O kaip gi čia veikia?“, o aš žiūriu į jį ir matau tuos pačius akių sukimus, kuriuos mačiau prieš dvidešimt metų. Daiktų pervežimo į Vokietiją procesų valdymas ir optimizavimas – tai gana gražiai skamba konferencijose, bet kai turi vairuotoją, stovintį ant A9 autostrados su sugedusiu padangu, arba klientą, kuris „užmiršo“ papasakoti apie pianiną rūsyje, tai jau nebe valdymas, o ganėtinas stresas. Visgi, jei žinai keletą triukų, tą chaosą galima suvaldyti taip, kad bent miegoti naktimis būtų ramu. Nebent vėl skambins vokiškas muitininkas.

Kada reikia pradėti galvoti apie viską?

Kada geriausia pradėti planuoti pervežimus?

Tai klausimas, į kurį visi nori girdėti „vakar“. Realiai, jei kalbame apie daiktų pervežimo į Vokietiją procesų valdymą ir optimizavimą, tai pradėti reikia tuoj pat, kai tik pagalvojote, kad galbūt judinsite. Vokietija nėra vieta, kurioje galima važiuoti „kaip kaimynyn“. Ten tvarka – tai religija, o dėl vietos sunkvežimiams tenka kovoti. Geriausia susitvarkyti visus dokumentus bent prieš savaitę-dvi, o dar geriau – mėnesį. Tačiau žinau, kad jūs visi skubate, todėl dažniausiai pradedame ruoštis penktadienį vakare, kai reikia važiuoti pirmadienį. Tai nelabai tikras optimizavimas, tai darbo organizavimas ekstremaliomis sąlygomis.

Ar tikrai reikia tarpininko, ar galima patiems?

Galite bandyti patiems, jei turite brolius Vokietijoje, kurie turi sunkvežimius arba sandėlius. Jei neturite, tai bandymas rasti savarankiškai vairuotoją, kuris nenusiviltų ir kuris nesugestų pirmose sankryžose su vokiškais ženklais, yra rimtas išbandymas. Tarpininkas (t. y. ekspeditorius) čia ne tik kažkas kas uždirba pinigus, bet ir kažkas, kas turi tiek pat nervų likučių, kiek ir jūs. Jis žino, kur rasti vairuotoją, kuris sutiks įvežti baldus į penktą aukštą be lifto, nes Vokietijoje dažnai tokių dalykų neįsivaizduoja.

Kaip suprasti, kiek tai kainuos?

Kainos sudėtis čia kaip loterija – niekas tiksliai nežino, kol neįsivažiuoja į adresą. Yra bazinė kaina už kilometrus, tada yra kuro priedas (kuris šokinėja kaip kiaulės), o taisomi mokesčiai už Vokietijos autostradas (Maut). Toliau eina „užtaisymai“ už eksportą/importą, galbūt kėlimo kranu darbai. Jei norite tikslumo, turite pasakyti ne tik „iš Kauno į Berlyną“, bet ir „iš Kauno, konkretaus garažo be rampos, į Berlyną, senus namus su siaurais laiptais“. Tik tada aš galėsiu pasakyti kainą, kuri nepasikeis per kelias dienas.

Kokius dokumentus reikia tur�ti iš karto?

Pagrindas yra krovinio sąrašas (packing list) ir sąskaita-faktūra (invoice). Be šių dviejų lapų jūs niekur nepajudėsite net iki Lenkijos sienos. Juose reikia nurodyti tikslų daiktų svorį (ką dažnai darote „apie“ iš akies, o tai vėliau sukuria problemų), vertę ir prekės kodus (HS kodus), jei tai prekinis krovinys. Jei tai tikas turtas (keliaujantys gyventojai), reikia deklaracijos, kad nereikėtų mokti PVM ir muito. Dažnai klientai sako, kad „tai tik asmeniniai daiktai“, bet kai atidarame sunkvežimį, ten randame visą sandėlį naujų drabužių su etiketėmis. Tuojau pat daiktų pervežimo į Vokietiją procesų valdymas ir optimizavimas tampa siaubo filmu su muitinės vaidmenimis.

Ar verta drausti krovinių?

Klausimas, į kurį visi sako „ne“, kol kas nutinka. Sunkvežimys gali užsidegti, gali nukristi nuo kelio (nedažnai, bet būna), arba kažkas gali papulti tiesiog stovint mašinai aikštelėje. Yra CVR draudimas (transporto priemonės atsakomybės), jis yra privalomas, bet jo sumos dažnai neužtenka padengti brangių baldų ar technologijų vertės. Jei vežate brangius dalykus, papildomasis krovinio draudimas yra būtinas. Netaupykite čia, vėliau gailėsitės pačių.

Specifika vairuotojams ir keliams

Kodėl vairuotojai nemėgsta važiuoti į Vokietiją?

Vokiški keliai puikūs, bet taisyklės ten... kaip pasakytų vienas mano draugas, „griežtesnė nei mamos“. Viskas prasideda nuo poilsio laikų. Ten stebi labai griežtai – tachografai, kontrolės. Vairuotojas negali tiesiog sustoti ir pamiegoti, jei jam įkyrėjo. Turi būti numatyta poilsio vieta. Dar vienas dalykas – automobilių stovėjimo aikštelės. Vakare jos visos pilnos, o už vietą reikia mokėti. Vairuotojams tai nervuojantis, jie nori uždirbti, o ne važinėti ieškodami vietos, kur galima legaliai išsimiegoti.

Kaip elgtis su vokiškaisiais sunkvežimiais?

Vokietijoje savo vairuotojų begalė, ir jie yra labai disciplinuoti. Jei jūsų vairuotojas bandys „prikišti“ kažką eilėje arba važiuos netvarkingai, jį iškart užfiksuos. Mums, ekspeditoriams, tai reiškia skundus ir baudas. Todėl reikia aiškiai pasakyti savo vairuotojui: „važiuok kaip žmogus, ne kaip kareivis, bet ir ne kaip huliganas“. Vokiškas daiktų pervežimo į Vokietiją procesų valdymas ir optimizavimas reikalauja, kad ir mūsų vairuotojai atitiktų bent minimalius standartus, kitaip ten nieko nebus.

Ar galima vežti bet ką?

Ne. Vokietija turi griežtas taisykles dėl pavojingų krovinių (ADR). Jei turite senas tėvo dažų balas arba benzininį pjūklą, tai turi būti deklaruota. Negalima tiesiog įmesti į sunkvežimio gilumą ir tikėtis, kad niekas nepastebės. Vieną kartą turėjau atvejį, kai klientas vežė chemiją be dokumentų – mums teko mokėti baudą, kuri buvo didesnė nei už visą krovinį. Tai ne verta rizikuoti.

Kas daryti, jei užstrigo sienoje?

Pirma, nesišokti iš mašinos ir nešokinėti prie muitininkų. Antra, skambinti man (arba savo ekspeditoriui). Muitinės Vokietijoje ir Lenkijoje/Lietuvoje dirba bendrai, bet duomenys gali neitekti. Kartais trūksta vieno parašo arba HS kodas netinka. Reikia kantrybės. Aš visada sakau vairuotojams: „turkėk kanapės“ (o ne taip, turėk maisto ir vandens), nes sienoje gali praleisti pusę dienos. Procesų valdymas čia reiškia greitą reakciją į problemas, o ne rėkimą į telefoną.

Kaip suorganizuoti iškrovą Vokietijoje?

Vokai tikrai mėgsta tvarką. Jei sutarte iškrauti 10:00 val., tai reiškia 10:00, o ne 10:15. Nurodykite tikslų adresą, nes „prie sandėlio“ neįsivaizduojama – gatvės ilgis gali būti penki kilometrai. Dar svarbu: ar yra kur pastatyti sunkvežimį? Vokiškuose miestuose dažnai yra „žaliasios zonos“, kur sunkvežimiams stovėti draudžiama. Jei vairuotojas pastatys blogai, gaus baudą, kurią teks mokėti užsakovo sąskaita.

Kainos ir sutartys – pinigai kalba

Kodėl kaina pasikeitė per naktį?

Kuro kaina. Tai paprastas atsakymas. Bet ne tik. Galėjo pasikeisti Maut (kelių mokestis) tarifai, arba staiga Vokietijoje atsirado daugiau darbų, ir vairuotojai pakėlė kainas. Rinka yra gyva organizmas. Aš galiu suteikti kainos galiojimą 7 dienoms (arba mažiau, jei situacija nepastovi), todėl nedelskite su sprendimu. Daiktų pervežimo į Vokietiją procesų valdymas ir optimizavimas taip pat reiškia ir laiku „užfiksuoti“ gerą kainą.

Kas yra „stand-by“ mokestis?

Tai mokestis už laukimą. Jei vairuotojas atvažiuoja į iškrovos vietą, o ten nieko nėra, arba sandėlio vadovas „nėra vietoje“, laikas eina. Vairuotojas ne dirba, bet jam reikia mokėti, jis gyvena iš savo darbo. Paprastai pirmą valandą laukimo gali būti nemokamai (arba įskaičiuota į kainą), bet toliau – pinigai sukasi. Norite išvengti šio mokesčio? Organizuokite visą procesą taip, kad nebūtų tuščių valandų.

Ar galima apmokėti tik atėjus kroviniui?

Negalima. Vokietijoje niekas nedirba be avanso, o mūsų vairuotojams taip pat reikia pinigų degalams. Be to, jei aš išsiunčiu mašiną be užmokesčio garantijos, aš rizikuoju, kad klientas „pames“ arba tiesiog atsisaks mokėti, kai krovinys jau bus ten. Turime žiūrėti į partnerystę – jūs pasitikite manimi, aš pasitikiu jumis. Įprasta praktika yra 30-50% avansas.

Kas daryti, jei gavau brangią sąskaitą-faktūrą?

Sugalvokite, ar tiksliai nurodėte, ką reikia vežti? Galbūt reikėjo keltėlis? Arba galbūt įsivažiavimas į miestą centrą reikalauja specialų leidimą (ikivaldžio leidimas)? Prieš šaukiant „plėšikai“, peržiūrėkite užsakymo sąlygas. Dažniausiai brangiau tampa dėl kliento nepasakytų detalės, pvz., „o, ten laiptai labai aštri, reikia demontuoti grindis“.

Kaip taupyti pervežimuose?

Geriausias būdas – derinti krovinius. Jei turite mažiau krovinio (pvz., 1-2 europaletes), geriau juos įdėti į dalinį krovinį (part load). Tada sumokėsite tik už užimtą vietą. Taip pat, jei galite laukti, pasirinkite lanksčiausią išvykimo datą – tada mes galime surasti vairuotoją, kuris jau važiuoja tu kryptimis ir pasiims jūsų daiktus pigiau.

Buitinio ir komercinio krovinio skirtumai

Ar skiriasi pervežimas, kai keliuosi gyventi?

Labai skiriasi. Tai jau nebe paprastas daiktų pervežimo į Vokietiją procesų valdymas ir optimizavimas, o migracijos procesas. Reikia specialios deklaracijos, kad būtų atleista nuo PVM ir mokesčių, jei daiktai buvo naudojami ne mažiau kaip 6 mėnesius. Jei į Vokietiją vežate naujus daiktus su etiketėmis, vokiečiai juos įvertins kaip prekę ir pridės mokesčius. Būkite sąžiningi, bet ir protingi – senus daiktus geriau supakuoti į kartonines dėžes, ne į naujas plastikines dėžutes.

Ką daryti su technika ir elektronika?

Elektronika Vokietijoje mėgstama „nuskusti“, t.y. ją tikrina labai atidžiai. Jei vežate 5 ne naudotus kompiuterius, tai gali būti įtariama prekyba be licencijos. Jei asmeniniai daiktai – rašykite, kad tai „naudota asmeninė technika“. Geriau turėti pirkinius kvitus (jei liko), kad įrodytumėte amžių arba vertę. Vien klientas vežė serverių dalis ir teko jam labai ilgai aiškinti prie sienos, kad tai ne verslas.

Ar galima veži maistą?

Asmeniniam vartojui – taip, bet ribotai kiekiais. Negalima vežti šimtų kilogramų mėsos ar dešrų, nes tai jau laikoma prekyba ir keliauja sanitarinės kontrolės reikalavimai. Vokietija griežtai kontroliuoja maisto produktus iš trečiųjų šalių (nors Lietuva ES, bet vis tiek yra tikrinimai). Geriau nebandyti vežti namų gamybos konservų, jei norite išvengti problemų.

Kaip supakuoti baldus?

Vokietijoje žmonės labai vertina savo grindų ir sienų paviršių. Jei atvešite baldus be apsaugos, ir jie jas įbrėžs, turėsite problemų ne tik su savo baldais, bet ir su savininku. Reikia naudoti įvyniojimo plėvelę (bubble wrap), kartoną, kampų apsaugas. Nekarstkite baldų į sunkvežimį „kaip gaibus“ – vairuotojas važiuodamas kelyje stabdos, ir viskas nukris ant grindų.

Ar reikia inventoriaus sąrašo?

Privalomai. Be jo nepraeisite kontrolės, be jo nebus draudimo, be jo vairuotojas nežinos, ką įkrauti ir iškrauti. Sąraše turi būti viskas: nuo šaukštelio iki sofos. Nerašykite „vienas krepšys drabužių“ – parašykite „maždaug 10 kg drabužių, naudoti“. Detalumas čia padeda išvengti klausimų „o kas čia per paslėpta dėžė?“.

Procesų valdymas ir problemų sprendimas

Kas ypač dažnai sugenda?

Komunikacija. Viskas sugenda dėl to, kad klientas nemoka vokiškai, vairuotojas nemoka lietuviškai ar angliškai, o aš esu tarp jų kaip vertėjas. Dar dažnai sugenda technika – vairuotojas pamiršta išjungti šaldytuvą ir jis atsijungia kelyje, arba užstringa sunkvežimio sankaba. Todėl daiktų pervežimo į Vokietiją procesų valdymas ir optimizavimas reikalauja nuolatinio ryšio palaikymo.

Kaip susisiekti, jei vairuotojas neatsiliepia?

Nepanikuokite iš karto. Gali būti, kad jis vairuoja (kaip ir turi būti) arba yra zonoje be ryšio (kalnai, tuneliai). Palaukite valandą. Jei neatsiliepia – skambkite man. Aš turiu papildomus numerius, gps stebėjimą, galiu sužinoti, kur jis yra. Kartais vairuotojai tiesiog išjungia telefonus, kad ilsėtųsi, nors tai ir draudžiama.

Kas daryti, jei krovinys pažeistas?

Pirmiausia – nieko nebraižyti ir nepataisyti. Padarykite nuotraukas vietos, geriausiai su vairuotoju (jei jis sutinka). Užpildykite „protokolo“ (CMR pažeidimo aktą) formą. Jei vairuotojas pasirašo, kad gavo visą tvarkingai, o vėliau pasirodo, kad sulūžo – bus sunku įrodyti. Viską fiksuokite akimirką, kai atidariate mašiną.

Ar galima keisti maršrutą važiuojant?

Galima, bet tai kainuos. Jei sutartomis važiuojate į Miuncheną, o kelyje nusprendžiate, kad reikia užsukti į Frankurtą, tai bus papildomi kilometrai, laikas ir galimai kuro mokestis. Vairuotojas gali ir atsisakyti, jei jis nėra susitaręs dėl to iš anksto. Maršruto keitimas – tai ne paprasta užuomina, o biurokratinis procesas.

Kodėl svarbu tiksliai nurodyti adreso detalę?

Vakar kalbėjau su viena kliente, ji davė adresą „Berlynas, prie parko“. Berlyne parkų yra šimtai. Vairuotojas praleido tris valandas važinėdamas ir ieškodamas tos vietos, o tada vėl nebegalėjo įvažiuoti į kitą vietą dėl naktinio režimo. Nurodykite pašto kodą, gatvės numerį, net „land“ numerį, jei yra. Detali informacija yra pusė sėkmės.

Kaip optimizuoti didelius pervežimus?

Jei pervežate visą įmonės sandėlį arba didelį namų ūkio turtą, verta galvoti apie kelias mašinas vienu metu arba seką. Taip sušsite laiką, jei viena mašina užstrigs. Taip pat galima derinti su kitais krovinais tarpinėse stotyse. Optimizavimas čia – tai logistinis šachmatai, kur reikia įsivaizduoti kelias į priekį.

Ar verta rūpintis ekologija?

Vokietija labai myli „grün“ (žalia) temas. Jei galite pasirinkti mašiną, kuri atitinka aukščiausius environmental standartus (Euro 6 ir t.t.), tai gali padėti įvažiuoti į tam tikras „žaliasias“ zonas miestuose, kur įprastos mašinos negali. Tai taip pat yra procesų valdymo dalis – pasirinkti tinkamą įrankį užduočiai.

Pabaigos ir išvados

Kaip pasitikėti pervežėju?

Patikrinkite atsiliepimus (jei yra), paklauskite draugų. Žinoma, aš sako, kad patikėkite manimi, nes aš čia jau 24 metai (nors man atrodo, kad tik penki). Bet jei pasiūlo kainą, kuri yra per pusę mažesnė nei rinkos, tai tikrai kažkas negerai. Nėra nemalonių paslapčių – jei atrodo per lengva, reiškia, kad kažką slepia.

Kokios pagrindinės klaidos?

Pagrindinė klaida – melavimas apie krovio svorį ir turinį. Antroji – vėlavimas su mokėjimais. Trečioji – tikėjimis, kad „kažkas kaip nors susitvarkys“. Susitvarkyti gali, bet kaina bus didelė. Daiktų pervežimo į Vokietiją procesų valdymas ir optimizavimas sėkmingas tik tada, kai abi pusės kalba tiesą.

Ar verti visi šie vargai?

Jei norite, kad jūsų daiktai atvyktų saugiai, o nervai išliktų sveiki – taip, verti. Geras planavimas ir supratimas, kas vyksta užkulisiuose, sutaupo daugiau nei pinigus – jis sutaupo laiką. O laikas, kaip žinote, yra brangiausia valiuta.

Ką pasakyti apibendrinant?

Gerbkite vairuotoją, būkite sąžiningi su dokumentais ir nebijokite klausti. Jei klausimas atrodo kvailas, geriau paklauskite dabar, nei vėliau gaišite valandas ant kelio. Tiesiog reikia šiek tiek suprasti tą sistemą, kuri savaime nėra tokia baisi, kai žaidimo taisykles žinai. (Nors kartais ir aš juokiuosi, kad vis dar nesu išmokęs iki galo).

Išvada

Važiavimas į Vokietiją nėra joks mokslas, tačiau tas daiktų pervežimo į Vokietiją procesų valdymas ir optimizavimas reikalauja kantrybės ir dėmesio smulkmenoms. Per dvidesimt metų mačiau viską – nuo degtų pianinų iki dingusių pasų, todėl galiu pasakyti viena: geriausias draugas čia yra komunikacija ir gerai parengti dokumentai. Nesikreipkite į tuos, kas promise „nemokamai ir greitai“ – to nebūna. Raskite žmogų, kurį norite išgirdti telefoną ir kuris supranta, kad jūsų daiktai yra ne tik metalas ir medis, o jūsų gyvenimo dalis. Tada viskas nueis gerai.