Daiktų pervežimas iš biuro patalpų į Vokietiją be trikdžių: vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų ir galiu pasakyti viena – biuro išsikraustymas visada yra chaosas, nepaisant to, kiek brangų konsultantą jums samdote. Daiktų pervežimas iš biuro patalpų į Vokietiją tampa ypatingu iššūkiu, nes vokiečiai mėgsta tvarką, o mūsų klientai dažnai atveža dėžes, kurios tiesiog sugriauna važiuoklę. Čia ne tik apie vairuotoją su sunkvežimiu, tai apie organizaciją, dokumentus ir gudrus strategijas, kaip nusiraminti savo komandą, kai jų stalai dingsta vienoje šalyje ir atsiranda kitoje. Tiesiog pasidarykite kavą ir skaitykite, kad nereikėtų vėliau verkti prie telefono.

Biuro inventorius ir pasiruošimas krovimui

Ar tikrai reikia išardyti visus biuro stalus?

Žiūrėk, jei stalai yra dideli ir sudėtingi, tikrai verta juos išardyti, kitaip vairuotojai gali tiesiog atsisakyti juos pakrauti, nes neužkels ant laiptų be galvos skausmo. Vokietijoje dauguma biurų yra antrame aukšte be lifto (ypač senesniuose pastatuose Frankfurte ar Hamburge), ir nešti 80 kg stalą ratu nėra juokinga. Tačiau jei stalas lengvas, "IKEA" stiliaus, galima palikti surinktą, bet tada užims daugiau vietos sunkvežimyje. Geriau pasiklauskyti montuotojo, kad nenusiviltum.

Kas su tais dėžėmis, kurios yra pilnos popierių ir sunkios kaip akmenys?

Tai klasika. Klientai užpildo dėžes dokumentais iki pat viršaus ir tada stebisi, kad dėžės dugnas išlūžta, kai ją pakeli. Jei planuojate daiktų pervežimą iš biuro patalpų į Vokietiją, nenaudokite didelių dėžių knygoms – paimkite mažesnes, kad viena moteris galėtų ją pakelti viena. Buvo atvejis, kai vienas vadybininkas padėjo į dėžę metalinę svarstyklių lentą su akmenimis, naturally, dėžė plyšo per pusę. Būkite protingi ir skirstykite svorį.

Ar vairuotojai padės susidėti dėžes į liftą ar ne?

Paprastai taip, jei jie nėra užsiėmę ar labai piktai nusiteikę, bet jų pagrindinis darbas yra vairuoti, ne nešioti kelerias valandas įkrovimo aikštelėje. Jei turite daug dėžių ir nėra lifto, geriau pasamdyti kelis "krautojus" vietos, o ne tikėtis, kad vairuotojas iš Vokietijos liks liūdnas ir nešios jūsų archyvą į penktą aukštą. Vairuotojai dažnai turi savo grafiką ir gali tiesiog pasakyti "ne", jei tai nebuvo susitarta dėl "rankinio darbo".

Kaip užžymėti dėžes, kad dingtų?

Nenaudokite tiesiog rašalinių pieštukų, kurie nusitrina nuo drėgmės – geriau nupirkite lipdukus su skaidriu plastiku viršuje arba tiesiog gerą juostą. Užrašykite ne tik, kas viduje (pvz., "archyvas 2020"), bet ir kur tai turi nukeliauti (pvz., "Vadyba, 2 kambarys"). Vieną kartą gavome dėžę užrašyta "Svarbi", bet viduje buvo tik seni žurnalai ir vienas pasiūlytas batas. Nukreipimas taupo valandas paieškų vėliau.

Ar reikia pirkti brangias dėžes iš pervežėjų?

Ne visada. Jei turite galimybę gauti dėžių iš prekybos centrų (pavyzdžiui, iš maisto prekių parduotuvių), jos dažnai būna tvirtos ir nemokamos. Tačiau jei pervežiate brangų kompiuterinę įrangą, verta investuoti į specialias dėžes su putomis. Daiktų pervežimas iš biuro patalpų į Vokietiją keliauja šimtus kilometrų, o kelyje būna duobių – kartais net taip smūgiu, kad net geriausia dėžė gali susideformuoti.

Ką daryti su serveriais ir jautria technika – ar saugu?

Čia reikia būti itin atsargiam. Jei turite didelį serverį, jis turi būti išjungtas tinkamai (ne taip, tiesiog ištraukiant kabelį iš lizdo) ir gerai užfiksuotas kadruose, kad jis nejudėtų transporto metu. Aš pats ne IT specialistas, bet matytau, kad kai serveris nukrenta ant grindų įkrovimo metu, tai visos firmos darbas stabtosi dviem savaitėms. Geriau patikėkite tai IT žmonėms, o ne krovikams, kurie galvoja tik apie pietus.

Ar galima į dėžes sudėti ir asmeninius daiktus?

Techniškai – galima, bet aš nedaryčiau to be sąrašo. Jei dėžė dingbs (kas nutinka retai, bet nutinka), ir joje bus jūsų asmeniniai daiktai bei firmos turtas, draudimo kompanija gali padaryti didelias akis. Geriau suskirstykite: viena dėžė – firmos reikmenys, kita – asmeniniai daiktai (drabužiai, puodukai). Ir viską užrašykite.

Kas su biuro virtuve – kava aparatais ir šaldytuvais?

Šaldytuvai turi būti išplugti ir išdžiovinti bent para prieš kelionę, kitaip jūsų naujame biure Vokietijoje bus blogiau nei senoje durpynoje. Vandenį reikia nuleisti visiškai. Kavos aparatus reikia išvalyti nuo kavožolių, nes jei bus pelėsis, vėliau to nepagerinsite. Vienas klientas paliko pieno indą su likučiais vasarą... nu va, uostą turėjome visą kelią.

Kainos ir piniginiai klausimai

Kiek vidutiniškai kainuoja daiktų pervežimas iš biuro patalpų į Vokietiją?

Tai klausimas, į kurį negaliu atsakyti tiesiogiai, nes viskas priklauso nuo tūrio (kubinių metrų) ir atstumo, bet paprastai mažas biuras (apie 10-15 m2) su baldais gali kainuoti nuo 800 iki 1500 eurų, priklausomai nuo degalų kainos. Jei reikia daryti rankinį darbą abiejose pusėse, kaina šokteli aukštyn. Geriau paskambinti ir pasakyti, kiek turite dėžių, gausite tikslų įvertinimą.

Kas daro įtaką galutinei kainai, kurią matau sąskaitoje?

Degalai (tikrai, dabar brangu), mokesčiai už užsienio važiavimą (Eurovinietės), o taip pat ir mokesčiai už sunkvežimio patekimą į miesto centrą (pvz., į Miuncheno "žaliąją zoną"). Taip pat darbo valandos – jei reikia krauti šeštadienį ar naktį, tai papildomai. Daiktų pervežimas iš biuro patalpų į Vokietiją nėra tik nuvažiuoti ten ir atgal, čia daugybė smulkių išlaidų, kurios susumuoja.

Ar mokama už laiptus, jei aš nebegaliu susitvarkyti su liftu?

Taip, be abejo. Jei nėra lifto, o biuras penktame aukšte, tai laiptų mokestis yra standartinis dalykas. Jis skaičiuojamas pagal aukštą arba pagal valandas. Vokiečiai čia griežti – jie neleis kelti per laiptų rąstus be apsaugos. Nebandykite meluoti, kad "ten tik trys laiptai", jei yra penki, vairuotojai tai iškart pastebi ir tampa labai nepatenkinti.

Ar galima apmokėti paslaugas Vokietijoje eurais?

Dažniausiai taip, jei pervežėjas turi Vokietijos banko sąskaitą, bet dauguma lietuvių firmų nori gauti pinigus į Lietuvos sąskaitą eurais (kas patogiu). Jei bandysite mokėti grynaisiais vairuotojui rankomis, jis gali atsisakyti, nes turi taisyklių. Geriau viską sutarti iš anksto ir pervesti pinigus pagal sąskaitą-faktūrą.

Kodėl kaina pasikeitė, kai mašina jau buvo pakrauta?

Tai baisiausia situacija, bet ji įvyksta, kai klientas sako: "o, aš pamiršau pasakyti apie šiuos tris didelius spintas". Krovinių apimties padidėjimas reiškia, kad reikalingas didesnis sunkvežimis arba antra kelionė, o tai kainuoja. Taip pat, jei vairuotojas laukia valandą, kol jūs ieškote raktų nuo sandėlio, laukimo mokestis taip pat pridedamas. Būkite sąžiningi apie kiekį pradžioje.

Ar reikia mokėti už laukimą, jei vėluojame su raktais?

Taip, laukimo mokestis (standby charge) yra realus dalykas. Vairuotojo laikas yra pinigas. Jei sutarta 8:00 valandą ryto, o jūs atvykstate 9:30, tą 1,5 valandos reikės sumokėti, nes jis negali važiuoti toliau į kitą užsakymą. Vokietijoje vairuotojų poilsio režimas labai griežtai kontroliuojamas, todėl jie negali tiesiog "uždirbti" to laiko vėliau.

Ar draudimas įeina į kainą ar tai papildomas mokestis?

Paprastai yra bazinis draudimas (pvz., 2-3 EUR už kg), bet jis padengia tik transporto riziką (pvz., avarija), o ne jūsų blogą pakavimą. Jei pervežiate labai brangius daiktus (serverius, menkus kūrinius), verta pasidomėti papildomu draudimu. Nemanau, kad reikia drausti kiekvieną pieštuką, bet tūkstančius vertus daiktus – būtinai.

Vokietijos specifika ir dokumentai

Kokius dokumentus reikia turėti sienai kirsti be problemų?

Būtinas sąskaitos faktūros (CMR) kopija vairuotojui ir krovinių sąrašas (packing list). Jei daiktai yra naudoti, tai dažniausiai užtenka, jei tai yra įmonės turtas, kuris perkeliamas į filialą. Jei tai asmeninės nuosavybės (pavyzdžiui, steigėjo), gali reikėti deklaracijos, kad tai ne prekyba. Vokietijos muitinė (Zoll) gali sustabdyti bet kur, todėl dokumentai turi būti tvarkingi.

Ar reikia TIR ar Ex1 dokumentų, jei tai nėra prekyba?

Jeigu tai nėra prekybinis siuntimas (t.y. jūs neparduodate šių daiktų Vokietijoje, o tiesiog perkėlėte savo biurą), tuomet TIR ar Ex1 nereikalingi. Užtenka paprasto CMR ir pažymos, kad tai turtas, kuris buvo naudojamas Lietuvoje ir bus toliau naudojamas Vokietijoje. Bet aš visada patariu pasiklaustyti brokerio, nes taisyklės pasikeitė po Breksito (nors tai ir ne Vokietija, bet rinka pasikeitė).

Ar leidžiota vairuoti sunkvežimius naktimis per Vokietiją?

Taip, bet turi būti laikomasi poilsio laikų. Vokietijoje naktimis (nuo 22:00 iki 06:00) ir sekmadieniais galima ribojamas važiavimas tam tikrose vietose, bet tarptautiniai pervežimai dažnai turi išimtis. Tačiau jei reikia atlikti iškrovą naktį miesto centre, gali prireikti specialų leidimą, kurio gauti yra šiūdinė istorija. Geriau planuoti atvykti darbo laiku.

Kas su tais "Umweltplakette" žaliais kortelėmis miestuose?

Tai ekologinės kortelės, be kurių negaliva važiuoti į daugumą Vokietijos miestų centrų (žalosios zonos). Jei jūsų sunkvežimis neatitinka Euro 6 standarto, jis gali tiesiog neįvažiuoti į Berlyną ar Štutgartą. Daiktų pervežimas iš biuro patalpų į Vokietiją reikalauja, kad logistikos partneris turėtų tvarką su šiais kortelėmis, kitaip gausite baudą, kurią teks mokėti jums.

Ar reikia pranešti Vokietijos institucijoms apie pervežimą iš anksto?

Jei tai ne prekyba, tai paprastai nereikia jokio specialaus pranešimo, išskyrus atvejus, kai pervežate pavojingas medžiagas arba ginklus. Tačiau jei steigiate filialą, tada "Gewerbeanmeldung" (verslo registracija) procese gali tekti parodyti, iš kur atėjo turtas. Bet tai jau ne vairuotojo, o teisininko reikalas.

Ką daryti, jei vokiečių muitinė sustabdo mūsų mašiną?

Nepanikuoti. Dažniausiai jie tiesiog patikrina, ar sąrašas atitinka realybę. Jei viskas tvarkingai surašyta ir nėra cigarečių/alkoholio be mokesčių (net ir biuro reikmėms), jie paleis. Jei sąrašo nėra arba jis klaidingas, gali tekti mokėti garantinį mokestį, kad galėtum tęsti kelionę, o vėliau aiškintis dokumentus. Geriau turėti gerą brokerio telefoną.

Ar galima biuro reikmėms vežti alkoholį ar maistą?

Maistą galima, jei tai uždaros pakuotės ir nekenksminga. Alkoholį... čia yra pavojinga zona. Jei tai dėžė šampano konferencijai, gali būti įtariama prekyba be licencijos, jei kiekis didelis. Vokiškai tai vadinasi "Verdachtsunabhängige Kontrolle". Geriau to nedaryti arba turėti aiškų rašytinį paaiškinimą, kad tai ne prekyba.

Nesklandumai ir realus gyvenimas

Kas nutinka, jei mašina sugesta ties Kaunu ar Berlynu?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Mes tada turime išsiųsti kitą sunkvežimį arba perkrauti daiktus į kitą (tai vadinasi "transhipment" ir kainuoja pinigus). Jei sugesta jūsų daiktų pervežimas iš biuro patalpų į Vokietiją mašina, draudimas (jeigu buvo įsigytas) turėtų padengti šias išlaidas, bet laiko jums neatgausite. Buvo atvejis, kai važiuoklė lūžo ties A1 magistrale, ir vairuotojas praleido naktį kablyje.

Ar saugu duoti vairuotojui raktus nuo naujo biuro?

Tai priklauso nuo jūsų pasitikėjimo. Didelės firmos turi savo atstovus, kuris pasiduoda raktus. Jei duodate tiesiog vairuotojui, kurį niekada nematėte, rizikuojate (nors statistiškai jie sąžiningi). Geriau būkite ten pat arba turite ką nors, kas gali priimti krovinią. Vokietijoje saugumas yra aukštas, bet bet kas gali nutikti.

Kaip elgtis su pavojingomis medžiagomis, kurios kažkur pasislėpė spintoje?

Toneriaus kasetes, chemikalėms valymui – tai viskas yra pavojingos medžiagos (ADR). Negalima tiesiog mesti jų į dėžę su popieriais. Jei dėžė nutekės ir sugadins kitus daiktus, draudimas to nepadengs. Privalote juos susidėti atskirai ir uždėti etiketes. Vieną kartą dėl nutekėjusio valymo skysčio teko išmesti tris kompiuterius.

Ar paimate senus baldus išradžius ar aš turiu pats juos vežti?

Dauguma pervežėjų to nedaro, nes tai šiukšlių ivežimas, kuris Vokietijoje kainuoja pinigus. Jei suteikiate mums senus spintas, mes turėsime važiuoti į specialią aikštelę (Wertstoffhof), kas užtruks laiko. Galima sutarti, bet tai papildoma paslauga. Geriau susitvarkykite su "Sperrmüll" (didelių atliekų) ivežimu patys vietinėms tarnyboms.

Ką daryti, jei atvykę pastebiu, kad kompiuteris nebejungia?

Jei išoriniai požymiai rodo, kad buvo smūgis (dėžė įdubusi), reikia tai užfiksuoti su vairuotojui (CMR protokole) ir nedėlioti daikto. Jei vairuotojas išvažiuoja, o tuomet pastebi, bus sunku įrodyti, kad ne taip vežėjai pats. Užfiksuokite nuotraukas iš karto. Draudimo kompanijos mėgsta kalbėti, kad "jūs pats numetėte".

Ar galima sekti krovinią realiu laiku, kur jis yra?

Dauguma šiuolaikinių firmų turi GPS stebėjimą, tačiau vairuotojai kartais išjungia telefonus arba GPS neveikia tuneliuose (jų Vokietijoje daug). Negalėsiu pasakyti, kad jis yra "būtent šiame kilometre", bet galėsiu pasakyti, kad jis artėja prie miesto arba jau atvyko. Nereikia šiurkščiai skambinti kas 20 minučių – tai nervina vairuotojus.

Išvados

Apibendrinant, sėkmingas daiktų pervežimas iš biuro patalpų į Vokietiją priklauso ne tiek nuo sunkvežimio markės, kiek nuo jūsų pasiruošimo ir sąžiningumo su pervežėju. Būkite atidūs dėl dokumentų ir nebandykite slysti su tais pavojingais krovinais, nes tai gali kainuoti brangiau nei planavote. Geriau investuokite šiek tiek daugiau laiko į pakavimą, nei vėliau spręsti problemas užsienyje be kalbos žinių. Sekmės susitvarkant naujoje vietoje!