Daiktų pervežimas biurų perkraustymui į Vokietiją: kaip išvengti chaoso ant kelio

Gyvenime pasaulyje viskas keičiasi, o versle – dar greičiau. Kartą atėjote į biurą, o vadovas sako: „Vaikinai, kraustomės, mes perkeliame viską į Miuncheną ar Berlyną“. Ir tai pradeda siaubingą šurmulią. Daiktų pervežimas biurų perkraustymui į Vokietiją (angliškai turbūt sakytų "office relocation") tai ne toks paprastas dalykas, kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio. Čia ne tik pakelti stalą ir įmesti jį į furgoną. Yra muitinė, Vokietijos griežti taisyklės, kelionės (kurioms seniai nebeužtena tiesiog degalų), o taip pat tinginys darbuotojų, kurie viską paliko paskutinę minutę. Aš jau dvidešimt metų verčiu šias vikiškas pervežimo mašinas tad žinau, kur paslėpsi kibirkštys.

Bendri klausimai apie biuro perkraustymą

Ar tikrai taip brangu keltis su viskuo į Vokietiją?

Žmonės visada klausia kainos, tai natūralu. Bet daiktų pervežimas biurų perkraustymui į Vokietiją nėra pigus dalykas, nes keliai ten mokesčiai už kelius, o degalai brangesni nei Lietuvoj. Paprastai kaina susideda iš to, kiek tūrio metrų paimsime, kiek reikės vyrų krauti ir kur būtent Vokietijoj važiuosime. Bavarijoje arba Šiaurės Reine-Vestfalijoje kainos gali skirtis, tad geriau nedaryti išvadų, kol nepamanėme tikslią vietą. Kartais atrodo, kad tai milžiniška suma, bet jei suskaičiuot, kiek kainuoja naujas kompiuteris, jei jį sulaužysime, tai apsimoka mokėti už quality.

Ar galiu vežti asmenines daiktus kartu su biuro?

Tai gana dažnas klausimas, ypač jei vairuotojas lietuvis ir sutinka „užsidėti kažką savo“. Oficialiai, jei tai yra kompanijos krovinys, tai ten negali būti jūsų seniai batų ar žmonos vazų, nes muitinė gali turėti klausimų. Bet realybėje jei tai kelios dėžės su knygomis ar drabužiais, niekas neparuos mašinos ir nedels po variklio kapotu. Visgi, aš nekalbu apie didelius kiekius – jei bandysite nuvežti virtuvės komplektą biuro sąskaita, gali būti problemų su apmokestinimu. Geriau pasakykite iš karto vadovui, kad norite vežti ir ko nors savo, mes rasime būdą tai legaliai įformint.

Kiek laiko užtrunka viskas nuo ryto iki vakaro?

Jei kalbame apie tą patį miestą, tarkim, Vilnių į Berlyną, tai įmanoma nuvažiuoti ir per dieną, jei vairuotojai kursuoja dviem. Tačiau jei tai didesnis biuras su dvidešimt darbuotojų, tai pati pakavimo dalis gali trukti dvi dienas. Daiktų pervežimas biurų perkraustymui į Vokietiją reikalauja laiko planavimo – negalima tiesiog atėti ir sakyti „nuvažiuokite“. Vokiškas organizuotumas reikalauja, kad būtų nurodytas tikslus laikas, kada mašina gali atvažiuoti prie judriojo namo (arba ten, kur išsinuomavote patalpas), nes ten stovėjimo vietos brangios.

Kas daroma su kompiuteriais ir elektronika?

Tai labai jautri tema. Monitoriai, serveriai, taisyklių spausdintuvai – visa tai turi būti tikrai gerai užfiksuota. Mes paprastai neimame atsakomybės už duomenis, tai jūsų darbas – padaryti backup. O fiziškai? Žinoma, viską užpakuojame į burbuliukus, dedame į dėžes. Buvo atvejis, kai vienas klientas padarė klaidą ir nepakavė serverio atskirai – tiesiog užmetė ant grindų furgone. Na, galima susivaizduoti, kas atsitiko, kai vairuotojas staigiai stabdė prieš „baukštą“. Dabar jau mokomės iš tokių klaidų.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Paprastai taip. Didžiuliai sisteminiai baldai, kurie laikosi ant metalinių konstrukcijų, nepraeis pro duris. Mūsų komanda turi savo įrankius, tai nėra problema. Bet čia svarbu: jei baldai seni ir sulaikytys tik vienu varžtu, tai gali griūti pervežimo metu. Kartais klientai sako: „Ne, nieko nereikia atsukti, jie tiesiog išlindo čia“. Tada aš žinau, kad bus kažkas trapaus. Vokietijoj, žinoma, laukia montavimas, tai reikia įvertinti, ar mes spėsime tai padaryti darbo dienos pabaigoje.

Ar galiu patys važiuoti su jumis?

Teoriškai - nerekomenduoju, nes vairuotojas turi važiuoti poilsiui, o ne kalbėti. Bet jei jums labai reikia palydėti brangų krovinį, susitarkime. Tiesa, jeigu tai yra didelė sunkvežimio mašina, ten vietos nėra, tik vienas vairuotojas. O jei mažesnis furgonas, tai būna, kad kas nors iš IT skyriaus važiuoja dirbti su įrangą. Tiktai nepamirškite pasiimti paso, nes jei sustingsite, pavyzdžiui, prie Lenkijos sienos (o ten eilės būna), pareigūnai tikrins dokumentus.

Ką daryti su atliekomis?

Čia įdomu. Perkraustant daiktų pervežimą biurų perkraustymui į Vokietiją, dažnai pasirodo senas spausdintuvas, kuris nebeveikia jau nuo 2015 metų, arba dėžės pilnos senų popierių. Negalima tai tiesiog mesti pirmame miestelyje už kelio. Vokietijoje šiukšlių išvežimo taisyklės yra... kaip pasakyti... griežtesnės negu Lietuvoj. Reikia rasti specialią vietą arba susitarti, kad patalpų savininkas tai pašalins. Mes negalime vežti šiukšlių į Vokietiją, mums tai griežtai draudžiama sutartyse.

Ar reikia drausti kroviniį?

Labai praverčia. Yra vokiškas draudimas, kuris veikia visoje Europoje (CMR draudimas). Jei statome biurą Frankfurte ir pakeliui mašina užsidegia arba ją apiplėšia (nors prie Vokietijos tai retai nutinka, dažniau Lenkijoje ar Čekijoje), tai gažinata suma. Žinoma, aš stengiuosi dirbti su patikimais vairuotojais, bet nuo nelaimių nėra aptvertas. Be to, jei sulaužote brangų serverį dėl blogo pakavimo, tai draudimas to nepadengs, nepamirškite to.

Dokumentai ir muitinės reikalai

Kokius dokumentus reikia parengti?

Pagrindinis tai komercinė sąskaita faktūra (vadinamasis "proforma invoice"), kurioje turi būti aprašyta, ką vežame. Negali būti parašyta tiesiog "biuro daiktai". Reikia: "4 stalai, 10 kėdžių, 2 spausdintuvai" ir jų vertė. Dar reikia sandorio, pagal kurį jūs perkeliote savo veiklą (pvz., nuomos sutarties Vokietijoje kopija). Be to, tikrai svarbu CMR garantinis lapas. Daiktų pervežimas biurų perkraustymui į Vokietiją be šių popierių gali baigtis tuo, kad mašina stovės sienoje dvi dienas.

Ar reikia mokėti PVM ar muitus?

Jeigu jūsų įmonė yra registruota Lietuvoje ir tiesiog keliate savo veiklos vietą, tai dažniausiai tai laikoma vidiniu perkėlimu, todėl PVM mokėti nereikia (taip vadinama "intra-Community supply" su nuline tasa, bet čia ypatingas atvejis). Tačiau čia yra viena "butelio kaklelis" – jeigu vežate naujus daiktus, kurių dar nėra buvo naudota jūsų veikloje, tai gali būti traktuojama kaip paprastas pardavimas. Geriau pasitarti su buhaltere, o aš tik pervežu. (Čia tikrai patariu neklaidinti, nes Vokietijos muitinės nesijaučia).

Kas daryti, jeigu prarandame dokumentus kelyje?

Tai košmaras. Buvo kartas, kai vairuotojas pametį CMR lapą degalinėje. Viską teko daryti iš naujo elektroniniu būdu. Dabar daug kas daroma per "e-CMR" sistemą, tai labai palengvina gyvenimą. Jei dingsta fiziniai lapai, reikia skambinti mums, išrašysime dublikatą. Bet žinote, prie sienos be dokumentų neišvažiuosite. Vokiškas biurokratas yra toks vokiškas – jei nėra popieriaus, nėra ir prekės.

Ar reikia eksporto deklaracijos?

Lietuvoje, išvežiant daiktus į ES šalis (Vokietija yra ES), oficialiai eksporto deklaracijos nereikia, nes tai nėra trečioji šalis. Tačiau, jeigu vežate daug brangios technikos, gali tekti pateikti "explanatory note" paaiškinimą muitinės pareigūnui, kad jie nebegaištų laiko klausdami, kodėl vežate šimtą monitorių. Patirkau, kad kai kurie vairuotojai mėgsta savaip aiškinti situaciją, o tai sukelia tik daugiau problemų.

Kodėl muitinė sustabdo mus, jei važiuojame į Vokietiją?

Tikriausiai todėl, kad jums atrodo įtartai. Daiktų pervežimas biurų perkraustymui į Vokietiją kartais atrodo kaip komercinis krovinys, o ne asmeninis daiktų pervežimas. Jeigu mašina pilna dėžių su užrašais "Samsung", o jūs sate, kad tai biuro perkėlimas, pareigūnai gali norėti patikrinti. Ir dar vienas dalykas - jeigu vairuotojas atrodingas pavargęs arba mašina techniškai ne tvarkinga, jie sustabdžia ne dėl krovinius, o dėl saugumo.

Ar galima vežti alkoholį biuro krovinio kartu?

Tai jautri vieta. Jeigu tai keletas butelių šampano jubiliejaus minėjimui naujame biure, turbūt nieko, jeigu tai yra asmeninis kiekis. Bet jeigu būsite bandę vežti dešimtes dėžių alaus kaip "biuro atributiką" kavinės perkraustymui, tai gali būti konfiskuota. Muitinė tai mato ne kaip biuro inventorių, o kaip prekybą be licencijos. Geriau to nedarom.

Vokietijos specifika ir vietovės

Ar sunku važiuoti dideliame mieste, pavyzdžiui, Hamburge?

Vokiški miestai yra užtvankyti transporto, o vietos kur kas mažiau nei Lietuvoj. Jeigu reikia važiuoti į centrą, reikia gauti specialą leidimą "Umweltplakette" (ekologinės zonos lipduką). Jeigu mašina sena ir duja daugiau nei leidžiama, tiesiog neįvažiuosite. Be to, vietos prie pat įėjimo dažnai užimtos, todėl reikia arba rezervuoti vietą, arba krauti patalpose esančiuose liftuose (jie ten dideli). Dar vienas dalykas – vokiečiai nėra labai kantrūs, jeigu blokuojate juosų judėjimą.

Kuo skirsiasi krovimas Vokietijoje nuo Lietuvos?

Vokiški pastatai dažnai turi liftus, kurie yra labai dideli, tai palengvina darbą. Tačiau daiktų pervežimas biurų perkraustymui į Vokietiją gali sustoti prie grindų dangos. Vokiški grindų laminatai yra labai minkšti (sakyčiau, „kokybiški“, bet pervežimo atžvilgiu trapūs), o jų laiptinės švarios. Reikia dėti apsauginias kilimėlius, kitaip namų savininkas uždės baudą už sugadintą grindį. Lietuvoj dažniau tiesiog užmeskime dėžę ant grindų ir keliame.

Ar reikia kalbėti vokiškai su vairuotojais ten?

Nebūtinai. Angliškai daug kas supranta, ypač jaunesni. Bet jeigu atvažiuosite į kaimą, kur senas sargas kalba tik vokiškai, o mūsų vairuotojas tik lietuviškai ir rusiškai, tai gali būti kešeras. Todėl stengiamės siųsti vairuotojus, kurie bent基本 kalbėtų vieną užsienio kalbą arba turi "vertėją" telefone. Kartais aš pats skambinu sargui paaiškinti, kad mes važiuojame į trečią aukštą.

Kas daryti, jei Vokietijoje biuras dar nebaigtas remontuoti?

O tai būna dažnai. Atvažiujame su dėžėmis, o ten stovi dažai, dulkių siurbliai ir darbininkai. Mes negalime palikti krovinių gatvėje. Tokiu atveju reikia pirma sutarti su vadovu, ar galima laikinai padėti dėžes viename kambario ir uždaryti duris, arba išvis teks vežti į sandėlį laikinai. Tai papildomi kaštai ir laikas, tad būtinai patikrinkite darbus prieš mūsų atvykimą, o ne tądien.

Ar yra skirtumas tarp Rytų ir Vakarų Vokietijos infrastruktūros?

Infrastruktūra ten visur puiki, keliai lyg lakštas. Bet Rytų Vokietijoje (pvz., Dresdenas, Leipcigas) kartais pasitaiko senesnių pastatų, kurose nėra lifto arba laiptinės siauros. O Vakaruose (Miunchenas, Štutgartas) viskas yra modernu, bet užtai labai brangu. Darbas tas pats, tačiau logistiškai Rytuose kartai lengviau privažiuoti prie pat durų, nes mažiau eismo.

Kaip su "Green Zone" (žalia zona) ribojimais?

Jau minėjau apie tai lipduką. Be to, kai kuriose miestų dalyse, pavyzdžiui, prie "Altstadt" (seno miesto), negali važiuoti sunkvežimiais virš 3,5 tonų. Jeigu mūsų mašina didelė, turime rasti parkavimą už miesto centro ir važiuoti mažesniu furgonu "paskutinę mylią". Tai reiškia dvigubą perkrovimą – vieną kartą į mašiną, antrą kartą į furgoną. Brangu, bet būtina.

Kaina, apmokėjimas ir paslaugos

Kodėl kaina skiriasi, palyginus su kitomis firmomis?

Galima rasti pigių pervežėjų, kurie pasiūlys pusę kainos. Bet ar jie draudžia savo veiklą? Ar jų vairuotojas nebus girtas? Aš žinau vieną atveją, kai pigi firma iškrašė biurą, o paskui reikalavo pinigų už "išpakavimą", kuris nebuvo sutartyje. Mūsų kainoje – viskas aišku: degalai, kelių mokesčiai (muitai), darbo valandos. Daiktų pervežimas biurų perkraustymui į Vokietiją turi būti skaidrus, kad jums nereikėtų galvoti apie papildomas išlaidas.

Kaip apmokėti už paslaugas?

Standartiškai reikalaujame 50-70% avanso, kad mes užsakytume bilietus ir degalus. Likusią dalį – atlikus darbą. Tačiau jeigu krovinys labai brangus, gali reikėti grynųjų (cash) pabaigai, kad vairuotojas galėtų važiuoti toliau, o ne lauktų, kol jūsų buhalteris paleis mokėjimą po savaitės. Vokiškas bankas perleidžia pinigus ne iš karto, tai reikia žinoti.

Ar imate už pakavimo dėžes?

Taip, dėžės ir lipdukai kainuoja papildomai. Mes galime atvežti viską: nuo mažų dėžių iki didžių "tvin" dėžių šlamštui. Jei norite sutaupyti, paimkite dėžes iš prekybos centro (dažnai juos duoda nemokamą naktį). Bet tikrai nenaudokite senų, drėgnų dėžių, virš kurių sugedus jų dugnas, iškris jūsų duomenų diskas. Taip pat, mes turime specialias dėžes po drabužius, jeigu perkeliote ir drabužių saugyklos biurą.

Ar atliekate išpakavimą ir vietų paruošimą?

Žinoma, ne tik užmetėme ir pabėgom. Mūsų komanda gali atvežti dėžę į kabinetą, išpakuoti, pastatyti stalą ant kojų, uždėti monitorių. Viskas sutartume darbo apraše. Vien klientas paprašė, kad netgi padėtume rašiklius į staliukus, nes jie susirinko rytoj. Geriau pasakykite iš karto, kiek tiksliai reikia padaryti, kad nebūtų nesusipratimų (ir kad mūsų vyrai neleistų laiko).

Kas daro, jei daiktų atsiranda daugiau nei planavome?

Tai klasika. Paskutinę minute atrandate archyvinę spintelę, kurios nebuvo sąraše. Viskas priklauso nuo vietos mašinoje. Jeigu vietos neliko, teks važiuoti antrą kartą. Tai bus papildomas reisas, už kurį reikės sumokėti. Negalime tiesiog pradėti krauti ant stogo arba pririšti prie galo (kodėl žmonės tai klausia?). Beje, jeigu daiktų mažiau, kaina nesumažės, nes mes vis tiek užsakėme mašiną ir vairuotoją.

Ar teikiama garantija dėl laiko?

Stengiamės būti tikslūs, bet garantuoti, kad nebus spūsties prie Ašmenos perėjos arba avarijos autostradoje, negali niekas. Jeigu jums reikia kritiško atvykimo (pavyzdžiui, seifas turi būti prieš 10:00 ryto susitikimą), tai turime važiuoti diena anksčiau ir pernakvoti. Ir tai kainuoja. Negalima reikalauti, kad pravažiuotume 800 km per 6 valandas su pilna mašina.

Ar galima susitarti dėl darbo savaitgaliu?

Galima, bet Vokietijoje darbo savaitgaliai arba naktiniai darbai yra labai brangūs. Vokiškai darbininkai (jei juos ten samdome) neleidžia dirbti be papildomo mokesčio. Jeigu norite perkraustyti sekmadienį, kad neblaškytų darbuotojus, būsite pasirengęs mokėti +-50% prie kainos. Tačiau jei tai svarbu verslui, tai investicija verta.

Praktiniai patarimai ir iššūkiai

Kaip pasiruošti kompiuteriams prieš mūsų atvykimą?

Išjunkite viską. Atjunkite kablius, pažymėkite, kuris kabelis eina kur (nors dažnai vėliau vis vien klausiate IT žmogaus, kuris pyksta, kad visas suvyrao). Labai svarbu pažymėti dėžutes su "Monitorius 1", "Monitorius 2". Buvo kartas, kai vienas vadybininkas užrašė tiesiog "Kompiuteris", o ten buvo trys skirtingos sistemos. Važiavome į miestą ieškoti spausdintuvo, kuris buvo ne tame kabinete.

Ar verta vežti senus baldus ar geriau nusipirkti naujus Vokietijoje?

Sakyčiau, verta suskaičiuoti. Seni, apibraižyti stalai gali sugadinti vaizdą naujame moderniame biure Frankfurte. Be to, pervežimas kainuoja. Jeigu baldai jau seni, geriau juos parduoti arba perduoti, o Vokietijoje nusipirkti naudotus (ten yra didelė "Gebraucht" rinka) arba naujus. Taupysite pinigus tiek už krovinių pervežimą, tiek už nervus, kad kažkas sugris.

Kaip elgtis su augintiniais biure (jei yra)?

Jeigu turite biuro katiną ar šunį (kažkurios IT firmos turi), jūs turite juos paimti sau. Mes nevežame gyvūnų, mums nėra sąlygų. Gyvūnas gali susižaloti arba pabėgti įstrigęs tarp dėžių. Ir tikrai neneškite vovereles ar terariumų vairuotojui – jis gali tiesiog sustoti kelyje nuo šokiruoto.

Ar privaloma buti vietoje patys vadovaujant?

Būtina ne, bet labai pageidautina. Vienas žmogus turi turėti raktus ir žinoti, kur kas eina. Jeigu mums duodate tik adresą ir sako "važiuokite", o ten uždarytos durys, mes laukti negalime (laikas eina, pinigai dega). Geriausiai, kad būtų atsakingas asmuo (Office Manager), kuris gali spręsti problemas vietoje.

Kas daryti, jei something sugenda pervežimo metu?

Patikrinkite iš karto. Pasirašome defektų aktą (jeigu yra). Jeigu sulaužėte koją nuo kriauklės, tai ne mūsų problema (nors kartais padedame pakelti ir tą koją iki "Greitosios"). Jeigu sugedo daiktas dėl mūsų kaltės, mes atsilyginame (remiantis draudimo taisyklėmis arba susitarimu). Bet jeigu sugėdėte jūs pačiai, kai bandėtum judinti spintelę be mūsų, tai... nėra ką padaryti.

Kodėl reikia nurodyti tikslų adresą su indeksu?

Vokietijoje vienas gatvės pavadinimas gali kartotis keletą kartų mieste, o indeksas (PLZ) nurodo tikslą. Jei parašote tik "Berliner Straße", tai galima važiuoti pusę dienos. Geriausiai duoti nuorodą (Google Maps link). Kartais GPS "veda" į upę arba statybos aikštelę, o mūsų vairuotojas nežino miesto. Tikslus duomenys Tai 50% sėkmės.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (dažai, chemija)?

Tik deklaruotas ir taisyklingai užpakuotas. Negalima įmesti į bendrą dėžę su popieriais. Vokietijos gaisrų saugumo taisyklės yra griežtos, jeigu sulaikysite mašiną su nelegalia chemija, gali būti didelė bauda. Geriau tokias dėžes vežti atskirai su specialiu numeriu.

Išvada

Taigi, daiktų pervežimas biurų perkraustymui į Vokietiją nėra paprasta kelionė į pasienį ir atgal. Tai sudėtingas procesas, reikalaujantis planavimo, tikslų dokumentų ir supratimo, kad Vokietija turi savo taisyklių, kurios neatleidžia klaidų. Jei pasiruošiate iš anksto, susitarsite dėl kainos ir pasitikėsite profesionalais, viskas pajungs sėkmingai. O jeigu bandysite užsiimti "savarankiškai" be patirties, gali baigtis nervų išsiplėšimu ir prarastu laiku, kuris versle yra brangiausias resursas. Geriau kreipkitės į tuos, kurie žino kelią ir moka elgtis su vokišku tvarkingu chaosu. Sėkmės perkraustyme!