Biurų pervežimo paslaugos į Vokietiją: vadovas tiems, kurie nenka staigmenų

Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt metų ir galiu pasakyti vieną – biurų pervežimo paslaugos į Vokietiją niekada nevyksta pagal vadovelį. Visada kažkas pasikeičia, o vokiečių pareigūnai mėgsta smulkmenas. Jei manote, kad tiesiog užsuksite dėžę į sunkvežimį ir važiuosite, klystate. Čia reikalingas planas, kantrybė ir geras logistikos partneris, kuris nežino tik tiek, kiek parašyta knygose, bet ir kaip išsisukti iš realių situacijų. Štai kas iš tikrųjų verčia susiraukti galvas, kai reikia perkelti verslą į vakarus.

Dokumentai ir biurokratinis "cirkas"

Kokius dokumentus reikia tur�ti iš karto?

Pradedant nuo sąrašo, turi būti tikslus inventorius. Be to, reikės eksporto faktūros, jei tai ne tik jūsų nuosavybės perkėlimas, o prekių judėjimas. Vokiečiai be popieriaus neleidžia net į kiemą, net jei ten stovi jūsų sunkvežimis. Dar būtina CMR konvencija ir vairuotojo duomenų paketas. Jei trūksta bent vieno parašo, gali tekti stovėti pasienyje valandą ar dvi. Geriau turėti visą aplanką paruoštą iš anksto.

Ar reikia muitinės deklaracijos, jei daiktai naudoti?

Jei tai tik jūsų įmonės turtas, kuris buvo naudojamas Lietuvoje ir keliauja į filialą Vokietijoje, tai dažniausiai nereikia mokėti mokesčių, tačiau deklaruoti reikia. Reikia pateikti dokumentus, įrodančius, kad tai ne prekės parduodamui. Tarkime, jei vežate penkis kompiuterius, tai normalu, o jei penkiasdešimt identifikuotų serverų – gali kilti klausimų. Muitininkai tiesiog turi užtikrinti, kad tai ne "pilnas" prekybinis siunta be PVM mokėjimo.

Kaip su PVM numeriais, kai vežame biuro techniką?

Čia dažnai painu, bet principas toks – jei turite PVM mokėtojo statusą Lietuvoje ir Vokietijoje (arba per atstovą), taikomas PVM atskaitomas mokestis (0%). Svarbiausia teisingai užpildyti sąskaitą faktūrą – joje turi būti abiejų šalių kodai ir nuoroda "Atsiskaitymo mokestis taikomas pagal Mokesčių administravimo įstatymą". Jei pamiršite užrašyti vokišką PVM kodą, gali tekti mokėti 19% vietinį PVM vokiškai įmonei, o tai jau nemažai pinigų.

Kas nutinka, jei prarandu dokumentus kelyje?

Tai košmara, tiesiog pasakykite. Vieną kartą mūsų vairuotojas pametė eksporto faktūrų pakelį degalineje (nors sako, kad pavogė). Teko viską daryti iš naujo per elektronines sistemas, o sunkvežimis stovėjo. Dabar visada darome kopijas ir dedame į el. paštą. Jei prarandate dokumentus, reikės kreiptis į tą, kuris išdavė originalus, kad išduotų dublikatus. Tai užtrunka laiko ir gali atidėlioti iškrovą Vokietijoje.

Ar reikia notaro patvirtinimo?

Paprastai ne, nebent jūsų įmonės dokumentuose nėra aiškiai nurodyta, kad direktorius turi teisę pervesti turtą į kitą šalį be papildomo leidimo. Ypač tai svarbu, jei įmonė yra uždara akcinė bendrovė (UAB). Vokietijoje jie gali būti labai griežti dėl korporatyvinės valdžios patvirtinimų. Geriau iš anksto pasitikrinti savo statutu, kad vėliau neliktumėte prie vokiško sandėlio durų be priėjimo.

Kainos ir kur dingsta pinigai

Nuo ko priklauso kaina?

Pagrindinis dalykas yra tūris kubiniais metrais arba svoris, kas didesnis. Taip pat svarbu atstumas – ar važiuojame į Miuncheną, ar į kažką netoli sienos. Dar įeina kuro priedai, kuriuos keičia kas mėnesį, ir vairuotojo darbo valandos. Jei reikia specialios technikos (pvz., keltuvas su stabdžiais), tai papildomai kainuoja. Negaliu pasakyti tikslios sumos be matavimų, bet galiu pasakyti, kad pigiau nebus, jei norite saugumo.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Žinoma, kiekvienas nori sutaupyti, bet šioje srityje pigu reiškia pavojinga. Matęs esu, kaip "kišeninės" firmos sugadina brangius serverius arba tiesiog iškrauna viską ant kiemo ir išvažiuoja. Biurų pervežimo paslaugos į Vokietiją reikalauja draudimo, kurio pigi firmos neturi. Jei jie siūlo kainą dvigubai mažesnę nei rinkos, tikėkitės, kad jūsų baldai bus nešti per petį be pakavimo.

Kas yra "laukimo mokestis"?

Tai dalykas, kurį dažniausiai pamiršta numatyti. Jei vairuotojas atvyksta į vietą ir negali pradėti iškrovos, nes dar nepasiruošėte arba neleidžia vokiečių saugiklis, laikas eina. Vokietijoje darbo valandos brangios, o vairuotojų poilsio laikas griežtai reglamentuotas. Jei stovėsite valandą, gali tekti sumokėti 50-100 eurų už nieką. Geriau suderinti laiką iki minutės.

Ar galima apmokėti atvykus?

Dauguma firmų reikalauja avanso, bent 30-50%, kad padengtų išlaidas keliui ir darbuotojams. Likusią dalį paprastai mokate, kai daiktai yra sėkmingai iškraunami Vokietijoje. Niekada nemokėkite 100% iš anksto – jei įmonė išnyks (kas, deja, nutinka), jūsų pinigų nebegrąžins. Mums patinka sąžiningumas, todėl visada sutariame dviem dalimis.

Kodėl kainos skiriasi priklausomai nuo miesto?

Vokietija didelė, bet ne visur vienoda. Važiuoti į Berlyną ar Hamburgą yra brangiau dėl didelių eismo spūsčių ir didesnių užkardų (mokesčių už kelių naudojimą). Be to, kai kurie miestai turi ribojimus sunkvežimiams (Umweltzone), todėl ten negali važiuoti senas sunkvežimis – reikia naujesnio, ekologiškesnio, o tai padidina paslaugos kainą. Taip pat parkavimas centre gali kainuoti tiek, kiek kuras.

Pakavimas ir kaip neprarasti dalų

Ar jūs pakuojate ar aš turiu pats?

Galime padaryti abiejomis ways. Jei norite sutaupyti, galite supakuoti patys smulkius daiktus į dėžes, bet tuomet neatsakome už lūžtusius stiklus. Geriausiai, kai mes atvykstame su dėžėmis, burbuliukais ir viskuo, kas reikalinga. Mūsų komanda žino, kaip uždengti baldus, kad jie nebraižytųsi. Tik pasakykite iš anksto, kad nereikėtų vežti tuščią sunkvežimį.

Kaip elgtis su serveriais ir IT įranga?

Tai yra pati jautriausia dalis. Prieš išjungiant reikia padaryti atsarginęs kopijas (backup) – mes už tai neatsakome. Patys serverius turėtų išmontuoti jūsų IT specialistas arba mūsų patyręs vadybininkas. Mes juos dedame į specialias, padengtas šokams dėžes. Vieną kartą (kaip tik Berlyne) buvo situacija, kai klientas pats išjungė serverį ne taip, ir visą dieną teko ieškoti IT specialisto vietiniame. Geriau pasirūpinkite technine puse.

Ar reikia žymėti kiekvieną dėžę?

Būtina. Kiekviena dėžė turi turėti numerį ir kambario pavadinimą, į kurį ji turi patekti (pvz., "Director's office" ar "Archive"). Be to, būtina nurodyti, kas viduje ypač trapaus. Jei dėžės bus be etikečių, vokiečių iškrovėjai tiesiog padės jas vieną ant kitos sandėlyje, o tuomet jūs praleisite savaitę ieškodami popierių. Nenaudokite spalvotų lipdukų be užrašų – tai neatpažįstama.

Kur gauti dėžes?

Jas galime nupirkti mes ir atvežti kartu su sunkvežimiu, tai paprastai pigiau nei pirkti parduotuvėje. Dėžės turi būti stiprios, ne iš maisto prekių parduotuvės, nes jos sugenda po 20 kilogramų knygų. Rekomenduoju specialias biuro dėžes su dangteliais – jose talpinama daugiau ir ant jų lengviau statyti vieną ant kitos. Nenaudokite senų, drėgnų dėžių, jas tiesiog neišvešime.

Ar galima vežti asmeninius daiktus?

Galima, bet tai turi būti aiškiai atskirta ir užrašyta. Negalima maišyti asmeninių daiktų su įmonės turtu, nes muitinėje tai gali būti įvertinta kaip kontrabanda arba prekyba. Jei darbuotojas nori vežti savo dviratį ar buitinę techniką, tai turi būti atskira siunta, už kurią gali tekti sumokėti papildomai. Nekelkite savo keptuvės į tą pačią dėžę kaip ir sutartis.

Kelionės specifika ir vokiškas tvarkaraštis

Kiek laiko trunka kelionė?

Paprastai įprastas maršrutas (pvz., Vilnius-Berlynas) trunka apie 18-20 valandų vairavimo, tačiau su poilsio pertraukomis tai užtrunka apie dieną ar dvi. Jei reikia paimti daiktą iš kitos Lietuvos vietos, pridedame dar pusę dienos. Reikia atsižvelgti ir į tai, kad Vokietijoje negalima vairuoti tam tikromis dienomis ar laikais. Geriau planuoti atvykimą antradienį ar trečiadienį ryte, kad netektų laukti iki pirmadienio.

Kas yra vokiški sunkvežimių draudimai?

Vokietija turi griežtas taisykles dėl sunkvežimių. Jie negali važiuoti sekmadieniais ir švenčių dienomis (naktį nuo šeštadienio iki sekmadienio). Taip pat yra bendrosios poilsio valandos (paprastai naktį ir pietų metu), kai sunkvežimiai privalo stovėti specialiuose aikštelėse. Jei planuojate atvykti penktadienį vakare, gali tekti laukti iki pirmadienio ryto, kad būtų leista iškrauti. Tai svarbu žinoti, kad neprarastumėte laiko.

Ar sunku gauti leidimą stovėti prie biuro?

Labai sunku ypač didmiesčiuose. Prieš atvykstant privaloma gauti specialų leidimą (Halteverbot) iš vietinės policijos arba savivaldybės. Be to, daugelyje vietų reikia "No Parking" ženklų pastatymo, kad niekas neužstotų vietos. Mūsų vadybininkai paprastai tai tvarko patys, bet klientas turi nurodyti tikslų adresą ir vietos nuotrauką. Jei pastatysite sunkvežimį be leidimo, gausite baudą, kuri gali būti kelios šimtai eurų.

Kas daryti, jei lifte nebetelpa?

Tai klasikinis problemų šaltinis. Vokietijos seni pastatai dažnai turi labai mažus liftus, į kuriuos netelpa net sofa. Tada tenka nešti laiptais, o tai brangiai kainuoja (už kiekvieną aukštą). Prieš pradedant reikia pamatuoti lifto durų angą ir gylį. Jei žinote, kad tenka nešti, praneškite iš anksto, kad atvyktų daugiau padėjėjų. Nekelkite didelių spintų, jei nežinote, kaip įsileisite jas į patalpą.

Ar draudimas apima viską?

Standartinis draudimas (CMR) apima tik 8,33 SDR už kilogramą, tai nedaug. Jei vežate brangią techniką, rekomenduoju papildomą draudimą "Viso rizika" (All risk). Svarbu perskaityti sutartį – ar draudimas veikia ir pakavimo metu, ar tik kelyje. Kartais klientai mano, kad jei dėžė nukrito į asfaltą, tai bus atlyginta, bet jei nebuvo įvertinta sąskaitoje, gali gauti tik dalį sumos.

Rizikos ir nepavykę scenarijai

Kas nutinka, jei something sulūžta kelyje?

Jei tai mūsų kaltė, mes atlyginame pagal draudimo sąlygas. Bet čia yra tas niuansas – jei jūsų darbuotojas surinko lentyną blogai, ir ji sugriuvo vairuojant, mes neatsakome. Taip pat, jei dėžėje buvo trapus daiktas be burbuliukų, mes neatsakome. Visada rekomenduoju užfiksuoti buklę prieš pakrovimą (nuotraukos). Vokietijoje labai daug reikalauja įrodymų, nebe tiesiog žodžio.

Ar galiū užstrigti pasienyje?

Taip, ir tai nutinka dažniau nei manote. Jei trūksta dokumentų arba yra įtara, kad prekės nelegalios, gali tekti laukti valandas. Kartais pasienio kontrolė sustoja dėl migrantų srautų (kaip buvo prieš keletą metų), ir visi sunkvežimiai stovi eilėse kilometrais. Mūsų vairuotojai turi telefonus su visais kontaktais, bet jei įvyksta tokia situacija, atvykimo laikas pasislenka automatiškai. Reikia kantrybės.

Ar vokiečiai padeda iškrauti?

Priklauso nuo to, ką užsisakėte. Standartinis pasiūlymas įtraukia mūsų vairuotoją, kuris gali padėti, bet jis neįstengs nešti 20 tonų pats. Jei reikia vietinių kranų ar daugiau žmonių, tai reikia užsakyti iš anksto. Vokiški keltėjai yra labai greiti ir tikslūs, bet jie dirba pagal savo tvarkaraštį ir moka už tai nemažai. Geriau pasirūpinti, kad mūsų komanda būtų pilna.

Ar galiu važiuoti su sunkvežimiu?

Juridiškai ne, jei jūs neesate įmonės darbuotojas ir neturite teisių. Be to, yra draudžiama vežti keleivių krovinių sunkvežimiu be specialaus leidimo (dažniausiai tik 1 keleivys). Nors daugelis klientų nori "palydėti" savo daiktus, tai neleidžiama dėl draudimo ir saugumo taisyklių. Geriau susitikti tiesiog vietoje. Nors kartais (negalima, bet) kai kas sėdi kabine, tai rizikuojate, jei sustings policija.

Ką daryti su šiukšlėmis po iškrovos?

Vokietija yra labai griežta dėl šiukšlių atskyrimo. Negalima tiesiog mesti visko į vieną konteinerį. Pakuojamoji medžiaga (dėžės, plėvelė) turi būti išvežta atgal su mumis arba išmesta į specialias dėžes (Papiercontainer). Jei paliksite šiukšles kieme, gausite didelę baudą iš savininko. Prieš išvykdami susitarkite, kur dėti pakuotes. Mes dažnai jas susirenkame ir vežame atgal, jei klientas to pageidauja.

Išvados

Viskas su biurų pervežimo paslaugomis į Vokietiją atrodo sudėtinga tik tol, kol nepasiruošiate. Svarbiausia yra ne tik rasti sunkvežimį, bet ir suprasti vokiečių sistemą, kuri mums vis dar atrodo kartais per griežta. Naudokitės patyrusiais logistika, nebijokite klausti bjaurių klausimų apie dokumentus ir kainas, o viskas nueis sklandžiai. Po dvidešimt metų šioje srityje galiu pasakyti – gerai suplanuotas pervežimas yra pusė sėkmės.