Biurų persikraustymo planavimas ir organizavimas į Vokietiją

Įvadas

Biurų persikraustymo planavimas ir organizavimas į Vokietiją dažniausiai prasideda ne nuo automobilio, o nuo klausimo: „kas čia už tai atsakingas?“ Ir tai jau geras ženklas, jei kas nors atsako. Per 20 ir daugiau metų mačiau, kad perkraustymas griūva ne dėl kilometrų, o dėl smulkmenų: nepažymėtų dėžių, neatidaryto lifto, IT slaptažodžių, leidimų trūkumo ir žmogaus, kuris „manė, kad kitas sutvarkė“. Į Vokietiją planuoti reikia anksčiau ir konkrečiau.

DUK

Pasiruošimo etapas

Kada pradėti planuoti biurų perkraustymą į Vokietiją?

Geriausia pradėti bent 4–8 savaites prieš datą. Mažam biurui gali užtekti 2–3 savaičių, bet jei reikia IT, dokumentų, baldų surinkimo, leidimų Vokietijoje, tada geriau turėti daugiau laiko. Biurų persikraustymo planavimas ir organizavimas į Vokietiją be laiko rezervo greitai tampa gesinimu. O gesinti visada brangiau.

Kas turi būti projekto vadovas?

Projektų vadovas turi būti žmogus, kuris turi teisę priimti sprendimus. Ne būtinai direktorius, bet tas, kuris gali pasakyti: „nešame taip“, „paliekame šitą“, „keičiame datą“. Jei vadovas tik perduoda žinutes kitiems, procesas stringa. Perkraustyme reikia vieno balso, net jei tas balsas kartais pavargsta.

Kodėl reikia inventoriaus sąrašo?

Inventorius parodo, ką iš tikrųjų vežate. Be jo sunku skaičiuoti transportą, kainą, laiką, draudimą. Sąraše turi būti darbo vietos, baldai, IT įranga, dokumentai, konferencijų salė, virtuvėlė, specialūs daiktai. Jei sąraše rašoma „įvairūs daiktai“, tai ne sąrašas. Tai kvietimas problemai.

Kaip suskirstyti biurą į zonas?

Zonas galima skirti pagal skyrius arba patalpas: buhalterija, pardavimai, IT, vadovybė, archyvas, virtuvėlė, konferencijų salė. Kiekviena zona gauna spalvą arba numerį. Tos pačios zonos turi būti pažymėtos ir naujame biure Vokietijoje. Taip darbuotojai greičiau susiranda vietas, o komanda mažiau klausinėja.

Ką daryti su asmeniniais darbuotojų daiktais?

Kiekvienas darbuotojas turėtų gauti dėžę ir instrukciją. Asmeniniai daiktai, dokumentai, knygos, puodeliai turi būti supakuoti atskirai. Geriau neduoti perkraustymo komandai spręsti, kas yra asmeniška, kas darbo, kas šiukšlės. Taip išvengiama nemalonių situacijų.

Ar reikia informuoti darbuotojus?

Būtinai. Darbuotojai turi žinoti datą, ką pakuti, kada išjungti kompiuterius, kur dėti dokumentus, kas atsakingas už klausimus. Jei informacija ateina paskutinę dieną, prasideda panika. O panika biure dažniausiai reiškia, kad kažkas pamirštamas. Komunikacija čia nėra „gražu turėti“, ji būtina.

Koks dokumentas geriausiai padeda organizuoti perkraustymą?

Geriausiai padeda paprastas perkraustymo planas su datos, atsakingais, zonomis, kontaktais, sąrašais ir rizikomis. Ne 40 puslapių prezentacija, o realus dokumentas, kurį galima atidaryti telefone. Biurų persikraustymo planavimas ir organizavimas į Vokietiją turi būti praktiškas, ne dekoratyvinis.

Darbų grafikas ir atsakomybės

Ką turi turėti perkraustymo grafikas?

Grafike turi būti datos: inventorizacija, pakavimo pradžia, IT išjungimas, pakrovimas, kelionė, iškrovimas, baldų surinkimas, IT pajungimas, testavimas. Taip pat atsakingi asmenys ir kontaktai. Jei grafikas neturi atsakingų, jis yra tik sąrašas norų. O norai kelyje į Vokietiją nepadeda.

Kodėl reikia nustatyti kritinius terminus?

Kritiniai terminai rodo, kas negali vėluoti. Pavyzdžiui, interneto linija naujame biure turi veikti iki IT pajungimo, leidimas automobiliui turi būti gautas iki iškrovimo dienos, dokumentai turi būti supakuoti iki pakavimo dienos. Jei šie terminai praleidžiami, griūva visas planas.

Kas atsako už leidimus Vokietijoje?

Tai turi būti aiškiai parašyta sutartyje arba plane. Kartais atsako klientas, kartais pervežėjas, kartais vietos partneris. Svarbu ne manyti, kad „kažkas sutvarkys“. Vokietijoje leidimai parkavimui, lifto naudojimui ir įvažiavimui gali būti kritiški. Jei niekas jų nesutvarko, automobilis stovi ne ten.

Kaip organizuoti IT darbų grafiką?

IT darbų grafikas turi būti suderintas su perkraustymo grafiku. Reikia žinoti, kada išjungiami serveriai, kas demontuoja įrangą, kas žymi kabelius, kada tikrinamas naujas internetas, kas jungia kompiuterius. Be IT grafiko biuras gali būti fiziškai perkraustytas, bet neveikti. O tai nėra sėkmė.

Kodėl reikia rezervinio plano?

Rezervinis planas reikalingas, kai vėluoja automobilis, naujas biuras nėra paruoštas, leidimas negautas, krovinio daugiau nei planuota. Rezervas gali būti papildoma komanda, saugykla, kitas iškrovimo langas arba dalinis perkraustymas. Be rezervinio plano perkraustymas yra tik tikėjimas, kad viskas bus gerai.

Kaip valdyti pokyčius plane?

Pokyčiai turi būti fiksuojami raštu. Jei pridedama darbo vietų, keičiasi data, atsiranda naujas adresas, reikia perskaičiuoti laiką ir kainą. Žodinis „nieko tokio, tik dar kelios dėžės“ po savaitės tampa ginču. Perkraustyme popierius nėra priešas, jis yra atmintis.

Ar reikia susirinkimų prieš perkraustymą?

Taip, bent kelių. Pradinis susirinkimas, tarpinis patikrinimas, galutinis patvirtinimas prieš dieną. Susirinkimai neturi būti ilgi, bet turi duoti atsakymus: kas paruošta, kas ne, kas rizikinga, kas sprendžia. Daug perkraustymų būtų lengvesni, jei žmonės 15 minučių prieš darbą pasikalbėtų normaliai.

Pakavimas ir žymėjimas

Kaip pradėti pakavimą?

Pakavimą reikia pradėti nuo to, ko nereikia kasdien: archyvų, sezono daiktų, konferencijų salės, atsarginių baldų. Paskui pereiti prie darbo vietų. Paskutinę dieną palikti tik būtiniausius daiktus. Jei viskas pakuoja tą pačią dieną, kai komanda atvyksta, chaosas beveik garantuotas.

Kokios dėžės geriausios biurui?

Geriausios tvirtos, vienodo dygio, su vietomis etiketėms. Dokumentams tikslinga naudoti arkos dėžes, IT įrangai – specialias dėžes arba apsaugas. Plastikinės dėžės tinka kartotiniam naudojimui, bet jų reikia daug ir reikia jas grąžinti. Svarbiausia, kad dėžės nesugriūtų kelyje.

Kaip žymėti dėžes?

Ant dėžės turi būti zona, kambarys, numeris, trumpas turinys. Pavyzdžiui: IT-02-05, kompiuterių priedai. Jei rašoma tik „biuras“, tai nieko nepasako. Vokietijoje naujame biure žymėjimas turi atitikti planą. Gerai pažymėta dėžė sutaupo laiko visiems.

Ar verta fotografuoti baldus prieš perkraustymą?

Taip, ypač jei baldai seni, brangūs arba jau turi įbrėžimų. Nuotraukos padeda fiksuoti būklę prieš darbą. Paskui lengviau spręsti, ar žala atsirado perkraustymo metu, ar jau buvo. Tai nėra nepasitikėjimas, tai normali praktika.

Kaip tvarkyti kabelius?

Kabelius reikia pažymėti abiejuose galuose, nufotografuoti prijungimus, susukti atskirai ir pritvirtinti. Geriausia, jei IT specialistas tai daro pats. Jei ne, bent jau reikia nedaryti mazgų, kuriuos paskui niekas neišpainioja. Kabeliai atrodo smulkmena, kol reikia paleisti visą biurą.

Ką daryti su dokumentais, kurių nereikia vežti?

Juos reikia išrūšiuoti. Dalį galima sunaikinti saugiai, dalį palikti, dalį skenuoti. Vežti į Vokietiją nereikalingus popierius yra brangu ir beprasmiška. Bet prieš naikinant reikia įsitikinti, kad tai nėra archyvas, sutartys ar asmens duomenys. Čia geriau būti nuobodžiam.

Kodėl pakavimo medžiagų reikia daugiau nei atrodo?

Nes visada atsiranda trapūs daiktai, nelygūs kampai, stiklai, monitoriai, kavos aparatai, augalai, spausdintuvai. Jei medžiagų trūksta, žmonės pradeda improvizuoti. Improvizacija kartais gelbsti, bet dažniau palieka įbrėžimų. Todėl geriau turėti perteklių nei aiškintis, kodėl stalas buvo apvyniotas vienu popieriaus lapu.

Vokietijos adresas ir priėmimas

Ką reikia patikrinti naujame biure Vokietijoje?

Reikia patikrinti adresą, įvažiavimą, parkavimo vietą, lifto matmenis, dokus, administracijos kontaktą, darbo valandas, leidimus. Taip pat patalpų planą: kur stovės stalai, kur bus archyvas, kur IT įranga. Jei planas naujame biure neaiškus, komanda pradės statyti baldus pagal nuojautą. O nuojauta nėra logistika.

Kodėl reikia vietinio kontakto Vokietijoje?

Vietinis kontaktas gali greitai išspręsti problemas su administracija, apsauga, leidimais, raktų perdavimu. Jei kontaktas Lietuvos laiko zonoje ir telefonu nepasiekiamas, sunku. Vokietijoje laikas beveik toks pat, bet pastatų taisyklės gali būti griežtos. Kontaktas turi būti realus, ne „rašykite el. paštu“.

Kaip paruošti patalpų planą?

Patalpų plane pažymimos darbo vietos, skyriai, konferencijų salė, archyvas, virtuvėlė, IT zona. Kiekviena vieta turi atitikti dėžių žymėjimą. Planas turi būti paprastas, kad jį suprastų ir perkraustymo komanda. Gražus architektūrinis brėžinys ne visada padeda, jei nėra aišku, kur dėti dėžes.

Kas turi pasitikti komandą iškrovimo dieną?

Turi pasitikti žmogus, kuris turi raktus, leidimus, patalpų planą ir teisę priimti sprendimus. Jei šio žmogaus nėra, komanda negali normaliai dirbti. Vokietijoje saugumas gali neleisti įvažiuoti be patvirtinimo. Todėl pasitikimo organizavimas yra ne mandagumas, o darbo dalis.

Ką daryti, jei naujas biuras dar remontuojamas?

Reikia aiškaus plano: kurios patalpos paruoštos, kur galima iškrauti, ar galima laikyti baldus koridoriuje, ar reikia saugyklos. Remontas ir perkraustymas vienu metu dažnai baigiasi dulkėmis, vėlavimu ir ginčais. Geriau perkraustyti tik tada, kai bent pagrindinės zonos yra paruoštos.

Ar reikia patikrinti internetą prieš perkraustymą?

Būtinai. Internetas, telefonija, serverio prieiga ir darbuotojų kompiuteriai turi būti patikrinti prieš pagrindinį perkraustymą. Jei internetas neveikia iškrovimo dieną, biuras gali stovėti. Tai nėra logisto darbas, bet logistas turi priminti, kad tai kritinė sąlyga.

Kaip užbaigti organizavimą prieš dieną?

Prieš dieną reikia patvirtinti laiką, adresus, kontaktus, leidimus, komandą, transportą, patalpų planą. Dar kartą patikrinti, ar dėžės pažymėtos, ar raktai yra, ar IT pasirengęs. Skamba paprasta, bet būtent šie dalykai lemia, ar rytas bus darbas, ar gaisras.

Išvada

Biurų persikraustymo planavimas ir organizavimas į Vokietiją yra sėkmės pagrindas. Be plano net paprastas biuras gali virsti chaosu, ypač kai reikia derinti transportą, leidimus, IT ir darbuotojus. Geriausias planas yra konkretus, trumpas, aiškus ir turintis atsakingus žmones. Todėl biurų persikraustymo planavimas ir organizavimas į Vokietiją turi prasidėti gerokai anksčiau nei automobilio atvykimas.