Biurų perkraustymo procesas iš Vokietijos su garantijomis: kaip tai vyksta realybėje

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų, ir galiu pasakyti vieną – biurų perkraustymo procesas iš Vokietijos su garantijomis niekada nesuvokiau taip, kaip parašyta vadovėliuose. Viskas atrodo paprasta: sudarome sutartį, užkrauname, vežame, iškrauname. Tačiau realybėje pasitaiko visko – nuo sugedusio keltuvo Miunchene iki muitininko, kuriam nepatiko važiavimo pažymėjimo spalva. Dažniausiai klientams kyla baimė, ar jų turtas nenukels į nežinomą, ar technika nepasilauž, ir ar viskas įvyks laiku. Čia ne tiesiog krovinių pervežimas, o nervų valdymas. Štai kaip tai atrodo iš vidaus, be jokio poliravimo.

Pradžia: planavimas ir pasiruošimas (arba kodėl visada trūksta laiko)

Kada tiksliai reikia pradėti galvoti apie perkraustymą iš Vokietijos?

Geriau ankstyvai ryte. Idealiai – mėnesį iki, o jei kalbame apie didelius biurus, tai dar anksčiau. Vokietijoje viskas vyksta pagal tvarkaraščius, ir jei užsisakysite vadybininką paskutinę minutę, gali likti be mašinos. Vadybininkai ten užimti, o geri autovežiai turi užsakymus savaitėms į priekį. Taip, yra "avarijinių" variantų, bet jie kainua brangiau ir nervina daugiau. Biurų perkraustymo procesas iš Vokietijos su garantijomis prasideda ne nuo pakrovimo, o nuo to, kai surandate laiką kalbėtis su logistiku.

Ar jums patys reikia viską supakuoti, ar tai daro jūsų komanda?

Geriau, kad tai darytume mes arba patirti pakavimo komandos nariai. Vokietijos klientai dažnai bando taupyti ir supako daiktus pačių senomis dėžėmis iš po maisto. Tai blogas sumanymas. Stalai, kompiuteriai, serveriai – visa tai turi būti užfiksuota ir apsaugota. Jei dėžė atsidurs ant grindų su smūgio žyme, draudimas nemokės. Mūsų garantija galioja tik tada, kai matome, kad ką padarome tinkamai. Naudokime profesionalias dėžes.

Kas nutinka su pažymėtais dėžėmis, jei jų neužtenka?

Tai klasika. Viską apskaičiavome, atvykstame į vietą, o vadybininkas sako: "O, dar ši spinta ir ši sekcija..." Tada prasideda žaidimas "Tetris". Kartais tenka skambinti į bazę ir siųsti papildomą furgoną, o tai prailgina procesą. Geriau turėti rezervą. Ką daryti, jei daugiau vietos nėra? Tenka išsirinkti, kas vyksta šiuo metu, kas – kitą kartą. Nėra nieko blogiau nei spaudimas paskutinę valandą.

Ar tikrai reikalingas inventorius? Kas jame yra?

Inventorius – tai jūsų draugas ir mūsų apsauga. Be jo, jei dingsta kėdė, niekas nežino, ar ji egzistavo. Rašome viską: nuo "stalo" iki "pilnos kėdės su ratukais". Kartais klientai sako: "Ką čia rašinėti, viskas matyti". Ne, ne visada matyta. Vėliau pradedami ieškoti "dingusio" projektoriaus, kuris iš tikrųjų gulėjo spintelės gale. Užtruukame valandą, bet tai verta.

Ką daryti su dokumentais, jei jų daug?

Dokumentus geriausia išvežti atskirai, ne su baldais. Ypač jei tai svarbu. Vieną kartą (tikriausiai buvo Berlyne) mes supakavome biuro archyvą į bendrą krovinių masę, ir vadybininkas beveik patirto širdies smūgį, kai negalėjo rasti sutarties pasirašymui. Dabar visada siūlome specialias dėžes dokumentams su užraktomis. Saugumas už viską.

Vokietijos specifika: ką reikia žinoti išvykstant

Kokius leidimus reikia gauti stovėjimui prie biuro?

Vokietijoje tai šventa. Negali tiesiog sustoti ant gatvės su 7,5 tonų sunkvežimiu ir galvoti, kad niekas nepastebės. Reikia iš anksto susitarti su miesto savivaldybe dėl laikino stovėjimo leidimo. Jei to nepadarysite, gausite baudą, o mašina gali būti nuvilkta. Vadybininkai turi žinoti šias niuansus. Mes į tai įtraukiame savo paslaugą, nes biurų perkraustymo procesas iš Vokietijos su garantijomis turi būti be nemalonumų policijai.

Ar sunku važiuoti vokiškais keliais su dideliu krovininiu?

Neblogai, jei esi įpratęs. Autobahnai greiti, bet miestuose, ypač senosiose dalyse, gatvės siauros. Vieną kartą teko važiuoti per Frankfurto senamiestį, ir vairuotojas beveik nutrynė veidrodį apie istorinį pastatą. Gera, kad tik veidrodį. Reikia tiksliai žinoti maršrutą, o ne tik pasikliauti GPS, kuris dažnai veda per žemų tiltų zonas.

Kas daryti, jei liftas name nedirba?

Tai košmaras. Kai kurie vokiečių biurai yra labai seni, o liftai – arba smarkiai seni, arba per maži. Jei liftas neveikia, tenka nešti rankomis. Tai ne tik lėčia, bet ir brangiau. Prieš sutariant darbą, klauskame apie liftą. Jei jo nėra arba jis sugedęs, skaičiuojame papildomai valandoms ir darbuotojus. Nekantraujantis klientas tada supranta, kodėl kaina pakilo.

Ar vokiečiai griežti dėl tvarkos įėjime?

Labai griežti. Negali palikti dėžių koridoriuje, net jei tai tik penki minučiai. Kaimynai ar kiti įmonės darbuotojai iš karto skundžiasi administracijai. Mes visada įsirašome savo vadybininką, kuris prižiūri, kad iškrovimo vieta būtų tvarkinga. Nėra nieko blogiau nei konfliktas su namų administratoriumi (Hausmeister) ryte.

Ar galima perkraustyti savaitgalį Vokietijoje?

Galima, bet tai brangu. Dauguma vairuotojų ir krovėjų dirba penkiadieniais, o savaitgalis yra viršvalandžiai. Be to, yra garsumo režimai. Jei bandysite išvežti biurą sekmadienį ryte gatvėje, kur gyvenama žmonėms, policija atvyks greičiau nei mes spėsime užkrauti pirmąją dėžę. Geriau planuoti darbo dienomis.

Dokumentai, muitai ir biurokratija (boring, but necessary)

Kokius dokumentus reikia tur�ti išvykstant iš Vokietijos?

Sąrašas standartinis, bet detalės svarbios. Mums reikia CMR krovininio kvito, prekių sąrašo (packing list) ir, žinoma, sutarties. Jei pervežame techniką, reikia serialinių numerių (jei vertinga). Vieną kartą klientas pamiršo CMR originalą, ir teko siųsti skeneriu iš kelių. Muitininkai gali būti labai griežti dėl popierių.

Ar reikia mokėti PVM ar mokesčius perkraustant biurą?

Tikrai ne, jei tai yra įmonės, perkeliančios savo turtą, perkraustymas į Lietuvą ar kitą ES šalį. Tai laikoma vidine ES prekyba, jei abiejose pusėse esate registruoti ir turite PVM mokėtojo kodus. Bet jei uždarytate filialą ir vežate turtą kaip fizinis asmuo – čia jau gali kilti klausimų. Geriau pasikonsultuoti su buhalteriu pš perkraustymo.

Kas nutinka, jei dokumentuose yra klaida?

Tuomet sustojame. Muitinėje arba patikros punkte klaida gali reikšti delay. Pavyzdžiui, jei parašėte "monitoriai", o realiai ten yra "serveriai", gali kilti įtarimų dėl kilmės. Taisome dokumentus lauke, bet tai laiko neteks. Mūsų užduotis – patikrinti viską dar biure, o ne ties siena.

Ar jūs užtikrinat, kad muitinė nepristabdys mašinos?

Negaliu to garantuoti 100 proc., nes aš ne muitininkas. Galiu garantuoti, kad pateikiame visus reikalingus duomenis. Jei mašina parenkama atsitiktinei patikrai, tai vyksta. Kartais ji trunka valandą, kartą – pusę dienos. Bet su mūsų patirtimi, stengiamės, kad biurų perkraustymo procesas iš Vokietijos su garantijomis būtų kuo sklandesnis, todėl dokumentus ruošiame kaip mokslininkus.

Kodėl kartai reikia TIR knygos arba kitų priemonių?

Tikrai ne visada, bet jei krovinys eina ne tiesiai į Lietuvą, o pereina per trečiąsias šalis (nors ES viduje tai retai), arba jei ypač didelė vertė. Dažniausiai mums užtenka standartinio CMR. Nenaudojame TIR be reikalo, tai papildomi kaštai, kuriam klientas neturi mokėti.

Kainos, garantijos ir pinigai (delikati tema)

Kaip susiformuoja kaina? Kodėl vieni brangiau, kiti pigiau?

Kaina – ne tik nuo atstumo. Tai kuro, darbo užmokestis Vokietijoje (kuris aukštesnis), mokesčiai už leidimus, ir galiausiai – draudimas. Pigiausi pasiūlymai dažnai važiuoja be draudimo arba su "vaiduoklių" firmomis, kurios pasibaigus pusiaukelėj pareikalauja daugiau pinigų. Mes skaičiuojame realią savikainą ir pridedame nedidelę maržą. Be galo pigiai negali būti gerai.

Kokios garantijos gavote, kad daiktai nepasilauž?

Mes turime atsakomybės draudimą. Jei mes laužome – mokame. Jei klientas pats padėjo nekaip ir dėžė suvirto viduje – tai ne mūsų kaltė. Sutartyje visada aiškiai surašome, kas yra kaltė. Yra buvę atvejų, kai vairuotojas staigiai stabdė, ir serveris nukrito. Gavome kompensaciją. Taip veikia sistema.

Ar galima gauti nuolaidą dideliam perkraustymui?

Visada galima derėtis. Jei vežate 3 sunkvežimius biuro technikos, rasime galimybę nuleisti kainą, galbūt padengsime dalį išlaidų už viešbutį vairuotojams. Esame lankstūs, bet iki ribos. Negalime vežti nuostoliu. Tačiau ilgamečiai klientai visada gauna geriausią pasiūlymą.

Ką daryti, jei pasikeičia apimtės paskutinę minutę?

Apie tai jau kalbėjome, bet pinigų klausimu – tai reiškia papildomą sąskaitą. Jei pradžioj buvo 20 kubinių, o galiausiai susikrovė 30, reikia mokėti už tą 10. Negalima tikėtis, kad mes "užsimesime" ant viršaus. Mes ne labai turtingi, kad padarytume nemokamai darbą.

Ar reikia mokėti avansą?

Įprastai taip. Užsakome mašinas, mokame degalams. Jei klientas neatvyksta į vietą arba atšaukia paskutinę minutę, mes prarandame pinigus. Avansas (30-50 proc.) yra užtikrinimas, kad tai rimtas užsakymas. Be to, taip lengviau išlaikyti discipliną abiejose pusėse.

Praktinės problemos ir kaip iš jų išsiverčiame

Kas nutinka, jei vairuotojas susirgs arba sugenda mašina?

Tai realus scenarijus. Tada skambinam į bazę. Jei mes turime kitą mašiną netoliese, siunčiame ją. Jei ne, tenka ieškoti partnerio. Kartais tai užtrunka. Vieną kartą (tikriausiai buvo 2018 metais) mums teko perkrauti krovinį į kitą furgoną autostradoje, nes pūsė padanga. Nervai, tačiau išsiveržėme.

Ar dažnai dingsta daiktų?

Su mūsų komanda – praktiškai niekada. Mes užrakiname mašinas, dedame antspaudus (plombas). Bet girdžiu istorijas apie kitas firmas... Tenka būti atsargiems. Ypač jei paliekate mašiną neapsaugotoje aikštelėje naktį. Mes stengiamės to nedaryti. Biurų perkraustymo procesas iš Vokietijos su garantijomis reiškia, kad saugumas yra prioritetas nr. 1.

Ką daryti, jei baldai neina per duris iškrovimo vietoje?

Išardome. Tiesiog paimame atsuktuvą ir nuimame dureles, rankenas, kartais kojas. Vėliau surinkome atgal. Klientams dažnai atrodo siaubingas vaizdas, kai mato išardytą brangų vokišką sekretorinę, bet taip būna saugiau. Geriau išsukti 5 varžtus nei įbrėžti koridoriaus sieną.

Ar atvežate atgal įrangą, kuri netiko ar buvo klaidingai užsakyta?

Taip, tai vadinamas grįžtamasis logistika. Vokietijos klientai kartais perka daugiau spausdintuvų nei reikia, arba juos atsiunčia su defektais. Vežame juos atgal į sandėlius arba gamintojus. Tai tas pats procesas, tik atvirkščiai. Tik dokumentuose reikia nurodyti "grąžinimas", kad nebuti apmokestintiems už importą.

Kodėl kai kurios firmos siūlo kainas be PVM?

Tai dažna gudrybė. Jie rodo mažą skaičių, kad patrauktų klientą, o paskui prideda 21 proc. viršuje. Mes visada sakome iš karto su PVM arba be, aiškiai nurodome. Nėra nieko blogiau nei staigmenų sąskaitoje. Būkite budrūs. Kai kurie firmai (ypač maži) taip elgiasi.

Ar verta rinktis brangiausią pasiūlymą rinkoje?

Ne visada. Brangiausiai dažnai parduodamas "prestizas" arba didelės firmos, kurios turi milžiniškus administracinius kaštus. Reikia rasti pusiausvyrą – patikimą žmogų su geromis rekomendacijomis. Aš, pavyzdžiui, dirbu mažesnėje komandoje, bet darydame darbą greičiau ir lanksčiau nei didžiosios korporacijos.

Kas daryti, jei klientas nepyksta dėl vėlavimo?

Kalbame. Aiškiname. Kartais vėlavimas ne mūsų kaltė – uraganas autostradoje, avarija, eilės pas muitinę. Jei mes kalti, pavyzdžiui, pavėlavome valanda, galime suteikti nedidelę nuolaidą kitam kartui arba padengti dalį išlaidų už pietus. Sąžiningumas geriau nei melavimas.

Ar galima perkraustyti augalus ir biuro akvariumus?

Augalus galima, bet griežtai tik tada, jei jie nekenksmingi ir nėra saugomi rūšys. Akvariumus – tik tuščius. Vanduo ir žuvys – tai atskiras galvos skausmas (gyvūnų pervežimas). Geriau palikti žuvis kolegoms dovanai, nei bandyti vežti per pusę Europos vandens statinę, kuris gali nubyryti.

Kaip elgtis su asmeniniais daiktais darbuotojų stalų stalčiuose?

Tai dažna problema. Darbuotojai paliko nuotraukas, vaikiškus piešinius, net maistą. Mes to nepervežame, nebent sutarta. Paprastai paliekame dėžę su šiukšlėmis, o klientas turi pasirūpinti, kad darbuotojai išsiimtų asmeninius daiktus pš mūsų atvykimo. Nesigiržame su svetimais daiktais.

Ar jums reikalingas vadybininkas vietoje ar užtenka vairuotojo?

Jeigu tai mažas biuras, užtenka vairuotojo. Jei didelis – būtinas vadybininkas (foremanis), kuris koordinuoja krovėjus, kalba su klientu ir tvarko dokumentus. Vairuotojas turi vairuoti, o ne ieškoti, kur dėti spintelę. Už papildomą kainą – taip, bet tai sutaupo daugiau laiko.

Kokias drabžes reikia nešti krovėjams? (Klausimas keistas, bet svarbus)

Klientas klausia, ar jam reikia duoti apsauginių drabužių? Ne, mes savo turime. Mums reikia tik galimybės pasiprausti ir rankų dezinfekcanto. O jei kalbame apie tai, ką nešti – tai ne drabžes, o geras nuotaiką. Kritinuoti vairuotojai blogai dirba.

Ar galima sekti krovinį realiu laiku?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS sekimo sistemas. Galime siųsti nuorodą, kur mašina yra. Tačiau nereikia skambinti vairuotojui kas valandą ir klausti "kur jūs". Jis vairuoja, tai saugumo pažeidimas. Geriau pažiūrėti žemėlapį ramiai.

Kas nutinka su pakuojimo medžiagomis (dėžėmis, burbuliukais) po to?

Mes jas pasiimame atgal, jei tai mūsų dėžės. Jei klientas nusipirko savo, jos lieka jam. Kartais paliekame dalį dėžių naujame biure, kad jie galėtų išsirinkti, nes vis dar yra chaosas. Tai nedidelis paslaugos gestas.

Kodėl svarbu nurodyti tikslų adresą, o ne tik "Vokietija"?

Nes Vokietija didelė. Jei parašote "Berlynas", o biuras yra priemiestyje, gali tekti važiuoti per visą miestą ir mokėti už zonos uždarbymą (Umweltzone). Tikslus adresas su indeksu (Postleitzahl) leidžia suplanuoti maršrutą ir išvengti baudų už neleistiną važiavimą į žaliąją zoną.

Pabaigos žodžiai

Galiausiai, biurų perkraustymo procesas iš Vokietijos su garantijomis yra sudėtingas mechanizmas, kuris veikia gerai tik tada, kai visi dalyviai sąžiningi ir pasiruošę. Aš matęs viską – nuo puikių, šlifuotų biurų iki tokių, kur reikėjo nešti daiktus per proginį langą. Svarbiausia – nepanikuoti ir pasitikėti savo logistika. Jei viską suplanuojame iš anksto ir nebus bandymų apgauti sistemą, viskas vyks sklandžiai. O jei kas nors nepasiseks – išsiversim, mes jau ne pirmą kartą.