Biurų perkraustymo į Vokietiją darbų laiko optimizavimas: praktiniai patarimai iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, o gal ir daugiau, ir galiu pasakyti viena dalyką – biurų perkraustymas niekada neina taip, kaip planuojame Excelio lentelėse. Ypač kai kalbame apie biurų perkraustymo į Vokietiją darbų laiko optimizavimą. Vokietija yra konkreti šalis: ten taisyklės yra taisyklės, o vokiečių punktualumas – ne stereotipas, o būtinybė, jei nenorite, kad jūsų krovinys stovėtų kažkur prie Miuncheno arba Frankfurto pakraščių ir laukėtų, kol vokiškas biuras atsidarys. Daugelis klientų mano, kad tai tiesiog "pakrauti ir nuvežti", bet realybėje tai sudėtingas logistikos ridikulis. Čia pasikalbėsime apie tai, kaip iš tikrųjų vyksta šis procesas, ką daryti, kad nereikėtų mokėti už vairuotojų poilsį, ir kodėl reikia tiksliai žinoti, kur iš tikrųjų randasi jūsų naujasis biuras.

Planavimas ir pasiruošimas Lietuvoje – ką daryti anksčiau

Ar tikrai verta viską susirūpinti iš anksto, ar galima ir "iš karto"?

Žinoma, kad galima ir iš karto, jei norite prarasti nervus ir pinigus. Tas pats biurų perkraustymo į Vokietiją darbų laiko optimizavimas prasideda ne tada, kai sunkvežimis atvažiuoja po kiemą, o dar prieš mėnesį ar du. Reikia suprasti, kiek turite baldų, ar telpa į liftą, ar reikės išardyti stalus. Vieną kartą važiavome į Berlyną, klientas pasakė, kad "viskas maža", o paaiškėjo, kad jis turi penkias milžiniškas seifus, kurias netilpo į liftą ir teko kelti pro langą su kranu. Tai užtruko ne vieną valandą.

Kiek laiko užtrunka biuro išmontavimas?

Tai priklauso nuo to, kiek jūsų darbuotojų padės. Jei viską paliksite mums, tai gali užeiti ir visą dieną, ypač jei turite daug senų, sudėtingų spintų. Bet jei susitarsime, kad jūsų IT žmonės išjungia kompiuterius, o darbuotojai susiruošia dėžėmis, tai mes galime numesti tiek dalių, kad viskas nueis per 4-5 valandas. Svarbiausia – nedarykite to paskutinę dieną, nes vėluoti su kroviniu Vokietijoje yra brangu.

Ar gerai, kad klientas pats bando susirūpinti dėžėmis?

Kad ir keistai skambėtų, bet ne visada. Kartais klientai perka mažas, nesubrendusias dėžes, kurios suyra po pusės tono knygų. Geriau, jei mes aprūpiname tvirtomis, europinio standarto dėžėmis, kurios telpa ant vienos šakės. Taip greičiau kraunasi į sunkvežimį ir greičiau iškraunoma. Taupant dėžėse, galite prarasti laiką, o laikas – tai pinigai (ypač kai vairuotojas laukia).

Ką daryti su dokumentais?

Jie turi būti supakuoti atskirai ir pažymėti. Niekada negerkite dokumentų į bendrą krovinių massę. Vokietijos klientai arba muitinė (jei tikrinimas) gali labai nusibusti, jei reikės iškrauti visą sunkvežimį, kad surastumėte vieną sutartį. Be to, biurų perkraustymo į Vokietiją darbų laiko optimizavimas reikalauja, kad svarbių dokumentų kelionė būtų kontroliuojama, o ne palikta atsitiktinai.

Ar reikalingas inventorius?

Be abejo. Galite jo nepadaryti, tada kils problemų, kai kažkas dings, ir teks ieškoti kaltininkų. Geriau pažymėti kiekvieną dėžę numeriu, o ne tiesiog "Direktoriaus". Vokiškame biure viskas turi būti tvarkingai, jei atvešite chaosą, jūsų reputacija kris žemiau žemės.

Kelionės specifika ir vairuotojų darbo laikas

Kiek laiko užtrunka nuvežti dalykus į Vokietiją?

Vėlgi, kur į Berlyną? į Miuncheną? O gal į kažką mažo, pietų Bavarijoje? Paprastai į centrines Vokietijos vietas važiuojame apie 12-14 valandų. Jei reikia biurų perkraustymo į Vokietiją darbų laiko optimizavimo, verta iš anksto susiderėti, kad vairuotojas išvyktų vakare, kad naktį važiuotų, o ryte būtų ties vietos. Taip sutaupomos vairuotojo poilsio valandos, kurias jis privalo praleisti miegodamas, o ne laukdamas, kol jums išmontuosite biurą.

Kas tas tachografas ir kodėl jis trikdo?

Tachografas tai toks dalykas, kuris fiksuoja, kiek vairuotojas važiavo, kiek ilsėjosi. Vokietijoje su tuo labai griežtai, nes policija dažnai sustabdo sunkvežimius ir tikrina. Jei vairuotojas viršys leistiną laiką, baudos yra milžiniškos. Todėl negalima tiesiog "nupushinti" jį važiuoti 20 valandų be sustojimo. Planuokite atvykimą taip, kad vairuotojas būtų poilsingas.

Ar gali vairuotojas padėti iškrauti, jei jo laikas baigiasi?

Jei jis jau vairavo 9 valandas, jis privalo atsisėsti. Jis negali dirbti kroviku, net jei tai uždėtų greičiau. Tai viena dažniausių klaidų – klientai galvoja, kad "jis čia tiek, gali ir pakelti". Ne, negali. Taisyklės yra taisyklės. (Tiksliau, gali, bet tai užskaitoma kaip darbo laikas, o ne poilsis, todėl po to jis negali vairuoti).

Ar vairuotojai moka už maistą ir nakvynę?

Tai dažnai painiojama. Paprastai į kainą įskaičiuota vairuotojo dienvietis, bet jei jis pristato vėlai dėl jūsų kaltės (pvz., nebuvote paruošę dokumentų), tai papildomas laikas gali kainuoti. Geriau pasitarti iš anksto, kad nėrėtų nepageidaujamų staigmenų.

Ką daryti, jei užstrigame sąstingyje?

Vokietijoje, ypač prie Ruhr srities, arba ties A2 magistrale, uraganiški spūstys yra kasdienybė. Jei planuojate atvykti ryte 8:00, geriau planuokite 7:00. Biurų perkraustymo į Vokietiją darbų laiko optimizavimas turi turėti atsargą laikui dėl spūsčių. Vieną kartą važiavome į Štutgartą ir stovėjome 4 valandas dėl avarijos – klientas buvo labai nusivylęs, kad mes pavėlavome, bet mes negalėjome nieko padaryti.

Ar saugu važiuoti per Lenkiją?

Dažniausiai taip, bet keliai ten gali būti blogesni, o ir "suolinukai" (paspirtukai) lenkiškuose keliuose yra baisūs. Kartais geriau važiuoti per Čekiją arba vokišką plentą, nors ir brangiau, jei krovimas ypač jautrus. Bet paprastai važiuojame trumpiausiu keliu, kad sutaupyti laiko.

Ar reikia kažką mokėti už vokiškus kelius?

Dalis mūsų sunkvežimių turi "Go-Box" arba panašius sensorius, todėl mokėjimas už kelių mokestį (Maut) yra įskaičiuotas į paslaugą. Jums nereikia rūpintis, kad vairuotojas neturėtų grynųjų rankose.

Vokietijos specifika: iškrovimas ir vietiniai papročiai

Ar reikia rezervuoti vietą gatvėje?

Absoliučiai taip. Vokietijoje negalima tiesiog sustoti prie biuro "kažkur". Reikia kreiptis į vietinę policiją arba miesto tarnybą (Ordnungsamt), kad išduotų leidimą stovėjimui (Halteverbot). Be to, jei reikia užimti kelio juostą, reikia ir uždaromo įrenginio bei kelio ženklų. Jei to nepadarysite, vairuotoją gali nubausti, o mašina nuvežta į aikštelę. O tada atsiranda problemų su biurų perkraustymo į Vokietiją darbų laiko optimizavimu, nes prarandate valandas.

Kas dėl liftų vokiškuose biuruose?

Vokietijose liftai dažnai yra maži, lėti arba juos reikia iš anksto užsakyti (Schlüsselloch). Jūsų vokiškas partneris turi užtikrinti, kad liftas bus paruoštas ir, svarbiausia, kad jame nebus kito perkraustymo. Kartais nutinka, kad du sunkvežimiai atvažiuoja į vieną namą vienu metu – tai chaosas.

Ar vokiečiai padės iškrauti?

Paprastai ne. Jie tikisi, kad mūsų komanda padarys viską. Jie gali parodyti pirštu, kur dėti stalą, bet neįsileis rankų. Todėl reikia turėti pakankamai savo krovėjų. Vienas vairuotojas nenukels 3-tonės spintos į trečią aukštą be lifto.

Ką daryti su šiukšlėmis?

Jeigu senus biuro baldus reikia išmesti, tai problema. Vokietijoje šiukšlių išvežimas (Müllentsorgung) yra gana brangus ir reglamentuotas. Negalima tiesiog užmesti į pirmą konteinerį parke. Reikia susitarti dėl "Sperrmüll" išvežimo iš anksto, kitaip gausite baudą.

Ar tikrai reikia vokiškų kalbos žinių?

Nebūtinai mums, nes turime vairuotojus, kurie supranta pagrindus, bet jums, kaip klientui, gali praversti. Jei kils problemų su technika arba prižiūrėtoju (Hausmeister), bus geriau, jei kas nors iš jūsų komandos sugebės paaiškinti, kas vyksta. Nors visi tie vokiečiai kalba angliškai... bent jie taip sako.

O jeigu biuras yra sename name be lifta?

Tai blogiausias scenarijus. Tada biurų perkraustymo į Vokietiją darbų laiko optimizavimas tampa tiesiog fizinio ištvermo testu. Reikės daugiau žmonių, galbūt specialių priemonių, ir tai tikrai brangiau. Reikia apie tai pranešti iš anksto, o ne tada, kai vairuotojas stovi prie durų ir žiūri į penkis aukštus laiptų.

Kas dėl draudimo?

Mes turime savo transporto draudimą (CMR), bet jei vokiečių padėjėjas sulaužo brangų serverį, kas tada? Geriau tikrinti, ar viskas įskaičiuota, ir ar nereikia papildomo turto draudimo. Vieną kartą buvo situacija, kai klientas numetė "Mac" kompiuterį, o mums teko aiškintis su draudiku. Nenorite to pakartoti.

Pinigai, sutartys ir "nepatogūs" dalykai

Kodėl kainos skiriasi tarp firmų?

Nes kai kurios firmos tiesiog "nusipirko" užsakymą žemo kaina, o paskui prideda mokesčius už kiekvieną laiptą arba už dėžės išnešimą. Mes stengiamės kadangi kaina būtų galutinė. Žiūrėkite ne į kainą, o į tai, kas įeina. (Kartais pigu kainuoja brangiai).

Ar galima mokėti tik po atvykimo?

Paprastai imame avansą, kad užtikrintume, kad klientas neatsisakys paskutinę minutę. Pervežimai į Vokietiją – tai ne maršrutinis taksi, negrįžtame tuščia. Jei atšaukiate pusvalandį iki išvykimo, mes prarandame pinigus už degalus ir vairuotojo laiką.

Kas nutinka, jei daiktai pažeidžiami?

Turi būti sudarytas protokolas. Negalima tiesiog šaukti. Reikia fiksuoti buklę prieš kraunant ir po iškrovimo. Jei pažeidimas įvyko pervežimo metu, mūsų draudimas padengia žalą. Bet jei spinta buvo jau suėdusio graužiko prieš tai... tai mes nekalbame.

Ar įmanoma susitarti dėl darbo savaitgalį?

Vokietijoje darbo savaitgalis (Sonntag) yra griežtai reglamentuotas. Krovininių sunkvežimių judėjimas daugelyje vietų draudžiamas. Taigi, ne, negalima tiesiog atvykti sekmadienį ir iškrauti biuro, jei nenorite didelių problemų su policija. Reikia planuoti darbo dienomis.

Ką daryti, jei pasilikite per ilgai?

Jei vairuotojas laukia, nes jūsų darbuotojai paskui kompiuterius, tai laukimo mokestis (Wartezeit) skaičiuojamas. Jis nėra pigus. Todėl biurų perkraustymo į Vokietiją darbų laiko optimizavimas taip pat ir apie tai, kad jūsų komanda būtų pasiruošusi veikti, kai atvažiuoja sunkvežimis.

Ar reikia duoti arbatpinigių vairuotojams?

Nebūtina, bet jei jie gerai padirbės, tai labai vertinama. Lietuviškas arbatpinigis vokiškame biure gali sukelti šypseną, bet vairuotojams tai visada malonu. Tai geriau nei skundas apie tai, kad "klientas buvo šaltas".

O jeigu aš pamirščiau pasakyti apie vieną dėžę?

Tai nutinka. Jei dėžė lieka Lietuvoje, jos vežimas atskirai kainuos kaip naujas reisas. Geriau dukart patikrinti viską prieš išvykstant. Turime sąrašą, patikrinkite jį.

Kaip elgtis su technika?

Serveriai ir taisyklių spintos (server racks) turi būti paruoštos IT specialistų. Mes juos pernešame, bet ne atjungiame. Vokietijoje IT palaikymas gali būti brangus, todėl geriau, kad jūsų žmogus viską sujungtų iš karto.

Ar galite suorganizuoti ir sandėliavimą Vokietijoje?

Taip, jei naujasis biuras dar nebaigtas. Galime iškrauti į laikiną sandėlį (Lager) ir paskui vežti į vietą. Tai papildomai kainuoja, bet kartais būtina, kad verslas ne sustotų.

Ar tikrai verta kreiptis į profesionalus, o ne nešti savo (ar draugų) "Golfą"?

Jei norite, kad jūsų biuras veiktų pirmadienį ryte – verta. Jei norite prarasti du savaičių darbo laiką, darydami kelias keliones su asmeniniu automobiliu ir bandydamas įsmeigti sofą į "Golfą" – neškite. Profesionalus biurų perkraustymo į Vokietiją darbų laiko optimizavimas apima ne fizinę jėgą, o logistiką, kurią sunkiau padaryti be patirties.

Išvados

Visas šis procesas atrodo sudėtingas tik tol, kol nepasirenkate tinkamos komandos. Svarbiausia yra ne tiek kaina, kiek tas ramumas, kad viskas atvyks saugiai ir laiku. Atminkite, kad biurų perkraustymo į Vokietiją darbų laiko optimizavimas priklauso ne tik nuo mūsų, vairuotojų, bet ir nuo jūsų pasiruošimo Lietuvoje. Nežiūrėkime į tų "pigųjų" firmų pažadus, kurie dažnai lieka nepaisyti, kai kyla nesklandumų. Gerai suplanuokite, pasikalbėkite su mumis iš anksto, ir tada jūsų verslas Vokietijoje pradės darbą be jokio streso. Sėkmės perkraustyme ir tikimės, kad mums nereikės niekur skubėti per raudoną šviesą.