Biurų perkraustymas iš Vokietijos su pilna logistine parama: kas tikrai laukia jūsų komandos

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir, turiu pripažinti, biurų perkraustymas iš Vokietijos su pilna logistine parama niekada nesidaro taip lygiai, kaip piešia mūsų vadybininkai pristatymuose. Vieniems tai tiesiog dėžių kraustymas, kitiems – košmaras, kuris baigiasi trūkstamu stalu ar sulūžusiu serveriu. Esu matęs viską – nuo idealiai sureguluotų procesų Miunchene iki tokių chaotiniškų situacijų netoli Frankfurto, kai tekdavo improvizuoti tiesiog aikštelėje. Čia nėra tik apie tai, kad nuvežtume daiktus iš taško A į tašką B. Tai apie tai, kad jūsų verslas neustotų. Biurų perkraustymas iš Vokietijos su pilna logistine parama reiškia, kad turi numatyti tuos dalykus, apie kuriuos klientas net nenusimano, kad gali nutikti. Žemiau išdėstysiu tai, ką dažniausiai klausiate ir ką reikia žinoti, kad nebūtų nemalonumo.

Kaip viskas prasideda ir planavimas

Kiek laiko iš tikrųjų reikia suplanuoti tokį kraustymąsi?

Niekada nesakysiu tiksliai, nes visada priklauso nuo to, kiek padėjėjų turite. Paprastai reikėtų skirti mažiausiai mėnesį, o idealiau – šešias savaites. Jei bandote statyti ant ašies, biurų perkraustymas iš Vokietijos su pilna logistine parama gali tapti brangus malonumas. Vokietijoje dėl biuro išsinuomojimo sutarčių pabaigos datų dažnai būna strikti, todėl jei praleidote laiką, gali tekti mokėti baudas už vėlavimą. Geriau susitarti dėl "lango" tarp išsikraustymo ir įsikraustymo, kad nebutumėt versti mūsų vairuotojų laukti valandas prie užrakintų durų.

Ar tikrai reikia važiuoti į objektą apžiūrai ar pakanka nuotraukų?

Galima ir pagal nuotraukas, bet tada nenešiu atsakomybės, jei vokiečių liftas bus per mažas. Esu matęs situaciją, kai klientas siuntė nuotraukas su telefonu, kur viskas atrodė gerai, o realybėje nebuvo vietos net sustabdyti sunkvežimio. Biurų perkraustymas iš Vokietijos su pilna logistine parama prasideda būtent nuo to, kad aš arba mano vadybininkas pamatys tą vietą savo akimis. Tada matome, ar reikia specialių keltuvų, ar galima statyti mašiną ant šaligatvio (kas Vokietijoje draudžiama be leidimo) ir panašiai. Nuotraukos dažnai meluoja.

Ką daryti su IT įranga, ar tai jūsų problema?

Tai mūsų problema, jeigu taip sutartame. Bet turiu pasakyti tiesiai – jei jūsų IT žmogus nenumatė, kaip išjungti serverius, mes neįsijungsime jų už jūsų. Biurų perkraustymas iš Vokietijos su pilna logistine parama apima ir specialias dėžes su antistatinėmis medžiagomis. Vieną kartą teko vežti labai jautrią įrangą iš Berlyno, ir klientas pasirūpino visais išankstiniais atsarginiais kopijomis. Tai protingai. Mes pakuojame saugiai, bet vibracija kelyje – tai dalykas, kurio negaliu užtikrinti 100%, jeigu kelyje duobės.

Ar galite atlikti kraustymąsi savaitgalį ar naktį?

Galime, jei užmokestis atitinka. Vokiečiai yra griežti darbo laiko klausimuose, o ypač kai kalba apie triukšmą gyvenamuosiuose rajonuose. Biurų perkraustymas iš Vokietijos su pilna logistine parama naktį dažnai būna vienintelis išėjimas, jei norite, kad verslas nepristotų pirmadienį rytą. Tačiau tada reikia žinoti, kad mūsų vairuotojai turi poilsio laiko režimus. Negalima tiesiog varyti 10 valandų be perstojo. Planuokite tai iš anksto, nes jei paskambinsite penktadienį vakare, niekas nepasirodys.

Kiek tai kainuoja ir kodėl kainos skiriasi?

Kodėl skiriasi? Nes kiekvienas biuras kitoks. Negaliu tiesiog pasakyti "5 eurai už kilometrą". Biurų perkraustymas iš Vokietijos su pilna logistine parama kainuoja tiek, kiek darbo reikia. Jei ten 5 aukštai ir liftas neveikia – tai viena kaina. Jei viskas pirmame aukšte su kiemu – kita. Taip pat degalai Vokietijoje brangesni nei Lietuvoje, o muitinės (jei reikia) ir draudimas – tai papildomi mokesčiai. Geriau prašykite išsamią sąmatą, o ne klausinėkite "kiek maždaug".

Ar reikia rūpintis dėžėmis patys?

Jeigu norite taip – galite. Bet mūsų patirtis rodo, kad jūsų surinktos "prekybos centro" dėžės išsilydo vos užkėlus ant juos trečiąją monitorių. Biurų perkraustymas iš Vokietijos su pilna logistine parama įtraukia ir kokybiškos taros prieigą. Mes atvežame stiprias, dvigubų sienelių dėžes, kurios atlaiko 50 kilogramų. Taip pat turime drabužių kabyklas ir specialias dėžes dokumentams. Naudokitės jomis, bus lengviau ir saugiau.

Vokietijos specifika ir dokumentai

Ar reikia muitinės deklaracijų, jei važiuojame į Lietuvą?

Es ES, tai techninių muitų nėra, bet... (čia turiu omenyje, kad jei turite alkoholio ar tabako biure, tai gana sudėtinga). Biurų perkraustymas iš Vokietijos su pilna logistine parama dažniausiai vyksta be jokių sustojimų pasienyje. Tačiau reikia turėti tvarkingą inventoriaus sąrašą vokiškai ir lietuviškai (arba angliškai). Vokietijos policija gali sustabdyti ir patikrinti, ar tikrai nevežate "šiukšlių" be atliekų managemento dokumentų. Tai jų taip mėgsta.

Kas daryti su biuro šiukšlėmis, ar jas vežiate atgal?

Niekada nevežkite šiukšlių atgal! Vokietijoje yra griežtos atliekų rūšiavimo taisyklės. Biurų perkraustymas iš Vokietijos su pilna logistine parama turi apimti ir senų baldų, technikos išvežimą į perdirbimo centrus arba šiukšliadėžę Vokietijoje. Vieną kartą klientas įkalbėjo vežti senas spintas į Lietuvą "kaip dovaną draugui", o paskui mums teko jas vežti į degintuvę čia, nes draugas norejo tik kojų. Tai neverta laiko ir pinigų.

Ar reikia specialių leidimų stovėjimui miesto centre?

Žinoma, ypač Miunchene, Hamburge ar Berlyne. Negalima tiesiog pastatyti 7.5 tonos sunkvežimio ant pėsčiųjų takelio. Biurų perkraustymas iš Vokietijos su pilna logistine parama reikalauja, kad mūsų vadybininkas iš anksto susisiektų su vietine savivaldybe (Ordnungsamt) ir gautų leidimą. Kartais tai kainuoja, kartais nemokama, jei trumpam. Jei padėsite mašiną be leidimo, gausite baudą, kuri bus didesnė nei pati kelionė.

Kaip elgiamės su pavojingomis medžiagomis, pvz., spausdintuvų kasetėmis?

Jos nėra sprogimos, bet yra pavojingos aplinkai. Biurų perkraustymas iš Vokietijos su pilna logistine parama numato, kad tokios medžiagos turi būti užfiksuotos ir transportuojamos atskirai, ne šalia maisto ar gėrimų (jei tokių turi). Tiesiog uždenkite juos plastiku, kad nelytų, jei kas nors sulygtų. Nereikia jokių specialių sertifikatų, jei tai nedidelis kiekis, bet apie tai privalote pasakyti.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų supranta pagrindinius žodžius, bet jie ne vertėjai. Biurų perkraustymas iš Vokietijos su pilna logistine parama gali būti sudėtingas, jei reikia derėtis su namų administratoriumi (Hausmeister) dėl raktų. Todėl visada stengiamėsi siųsti vadybininką, kuris kalba vokiškai, arba paruošti raštiškus nurodymus. Nereikia tikėtis, kad vairuotojas išsikalbės su vokiečiu apie tai, kodėl liftas neveikia.

Kas nutinka, jei sugedame kelyje?

Tai vyksta. Technika sena, keliai blogi. Biurų perkraustymas iš Vokietijos su pilna logistine parama turi draudimo polisą, kuris dengia krovinio praradimą ar sugadinimą, bet jei mes vėluojame dėl padangos proliso, tai jau "Force Majeure". Esu matęs, kaip perkasėme krovinį į kitą mašiną ant A9 autostrados. Nėra malonu, bet mes sprendžiame problema. Tiesiog būkite kantrūs ir palaikykite ryšį.

Pakavimo procesas ir "smulkmenos"

Ar turite išpakuoti viską į naujame biure?

Tai priklauso nuo pasirinkto paketo. Pilnas servisas reiškia, kad mes atvežame, iškrauname, išpakuojame ir net surinkame baldus. Biurų perkraustymas iš Vokietijos su pilna logistine parama gali baigtis tuo, kad jūs tiesiog atėjote į biurą ryte ir jau dirbate. Tačiau tai brangu. Dažniau klientai renkasi "iškrauname į grindis" variantą, o tada patys džiaugiasi savo nauja vieta.

Kaip užtikrinti, kad niekas nepasikraus kojų?

Žymekime dėžes. Kiekvienas darbuotojas turi turėti savo numerį ar spalvą. Biurų perkraustymas iš Vokietijos su pilna logistine parama be žymenų tampa chaosu. Turime lipdukus, bet turite ir jūs susitvarkyti savus daiktus. Negaliu laukti, kol jūsų buhalterė ieškos savo pelės dėžės tarp 50 kitų dėžių. Organizuokitės.

Ar gabenate seifus ir pinigines?

Taip, bet tai ne paprasta stalas. Seifai sveria toną. Biurų perkraustymas iš Vokietijos su pilna logistine parama tokiu atveju reikalauja specialių priemonių – sunkvežimio su "kranu" arbakelto. Jei seifas stovi rūsyje ir ten nepatenka liftas, kaina šuoliais aukštyn. Be to, reikia tikrinti, ar seifas tuščias! Nebūkite kvaili ir neneškite ginklų ar pinigų be deklaravimo.

Kas su augalais, ar jie išgyvena kelionę?

Sunku garantuoti. Žiema, jei -15 laipsnių, ir augalas stovi 5 valandų šaltame furgone – gali nukristi. Biurų perkraustymas iš Vokietijos su pilna logistine parama nėra skirta augalų globai. Jei tai brangios orchidėjos, geriau vežkite juos savo asmeniniu automobiliu. Mes juos uždengsime, bet nešame atsakomybę, jei jie užšals arba nukris lapai dėl vibracijos.

Ar reikia ištuštinti spintas ir stalus?

Būtina. Negaliu pakelti spintos, pilnos dokumentų, ji tiesiog išlūšta. Biurų perkraustymas iš Vokietijos su pilna logistine parama apima tai, kad klientas turi paruošti baldus. Jei negalite patys, mūsų pakavėjai tai padarys, bet tai užtrunka papildomai laiko. Ir prašau, išimkite viską iš stalinių stalų, ypač prikabintų stalčių – jie iššoks kelyje pirmi.

Kaip elgiamės su labai brangiu menu ar paveikslais?

Tai ne mūsų pagrindinis kompetencijos, bet gabename. Biurų perkraustymas iš Vokietijos su pilna logistine parama tokiu atveju reikalauja specialių dėžių ir "minkštų" sienų. Jei tai tūkstančius eurų vertės paveikslas, rekomenduoju pasamdyti meno logistikos specialistus. Mes pasirūpinsime, kad nenukristų, bet jei reikia klimatinio valdymo ir specialios draudimo apsaugos – mes to nedarysime.

Nepavykę atvejai ir realybė

Ar buvo atvejų, kai viskas nepavyko?

Žinoma, nėra tobulų. Prieš keletą metų teko vežti biurą iš Štutgarto, o klientas pamiršo pasakyti, kad naujieji rūšiai net dar nebaigti statyti. Biurų perkraustymas iš Vokietijos su pilna logistine parama tampa beprasmiu, jei nėra kur padėti dėžių. Teko laukti kieme 12 valandų. Klientas buvo nepatenkintas, bet kas aš galiu daryti, jei jis nesuskambino su statytojais? Tokių istorijų yra daug.

Kas daryti, jei sugadame daiktą?

Pripažiname ir mokame. Mes turime draudimą "Cargo". Biurų perkraustymas iš Vokietijos su pilna logistine parama yra rizikingas dalykas. Vieną kartą nulūžo koja brangiam designeriškam kėdžių komplektui. Nusipirkome naują. Nėra prasmės ginčytis, geriau išspręsti problemą taikiai. Tik prašome, iš karto praneškite, o ne po mėnesio, kai jau buvote naudojotę sujungtą kėdę.

Ar klientai dažnai keičia planus pasirodymo dieną?

Kiekvieną antrą kartą. "Mes dar nepasiruošę", "dar neatėjo internetas". Biurų perkraustymas iš Vokietijos su pilna logistine parama yra lankstus procesas, bet jei jūs atidėliojate parodą, mums reikia mokėti vairuotojams stovėjimo mokestį. Vokietijoje tai brangu. Suprantu, kad verslas yra chaotiškas, bet bandykite laikytis grafiko.

Ar patikusite dirbti su vokiečių firmomis?

Griežti, bet sąžiningi. Jei sutarė 8:00, tai 8:00 jie jau laukia su kaušėmis rankose. Biurų perkraustymas iš Vokietijos su pilna logistine parama su vietinėmis firmomis yra lengviau logistiškai, bet sunkiau dėl kalbos ir biurokratijos. Su mūsų lietuvišku požiūriu "mes kažką išgalvosime kelyje" jie nesupranta. Jiems reikia planų.

Ką daryti, jei naujame biure netelpa visa įranga?

Tada turiite problemą. Mes galime laikinai padėti dalį į sandėlį Lietuvoje arba Vokietijoje. Biurų perkraustymas iš Vokietijos su pilna logistine parama kartais apima ir sandėliavimą. Neišmesime jūsų daiktų gatvėje. Bet už tai reikia mokėti. Geriau išmatuokite biurą prieš mus iškviesdami.

Ar atsiskaitymas galimas tik pavedimu?

Geriausia būtų taip. Pinigus mašinoje nešti pavojinga. Biurų perkraustymas iš Vokietijos su pilna logistine parama yra didelės sumos operacija. Pavedimas užtikrina apskaitą. Jei reikia mokėti grynaisiais, tai tik mažoms sumoms už papildomas paslaugas vietoje.

Pabaigos gairės

Kaip greitai po to išvažiuojate?

Kai paskutinė dėžė iškrauta. Biurų perkraustymas iš Vokietijos su pilna logistine parama baigiasi tuo, kad pasirašome perdavimo aktus. Jei radote trūkumą, parašykite tai į aktą. Negalima skambinti po savaitės ir sakyti, kad trūksta stalo kojos. Mes tuomet jau galbūt važiuojame į Italiją.

Ar pasiimate pakavimo medžiagas atgal?

Taip, jei jos tinkamos naudoti. Biurų perkraustymas iš Vokietijos su pilna logistine parama turi būti ekologiškas. Mes surinkime dėžes, popierių ir vežame atgal. Tai taupo pinigus ir gamtą. Jei jums dėžės patiko, galite jas ir nusipirkti už simbolinę kainą.

Kodėl verta rinktis jus, o ne pigų "bardaką"?

Nes aš žinau, ką darau. Pigūs vežėjai dažnai neturi draudimo, jų vairuotojai gali išgerti ar tiesiog dingti. Biurų perkraustymas iš Vokietijos su pilna logistine parama yra investicija į jūsų ramybę. Galiu būti šiek tiek nervingas telefonu, bet darbą atlieku. O tas ramumas, kai žinai, kad viskas atvyks, yra vertas daugiau nei 50 eurų skirtumo.

Galite padėti su įrengimu taip pat?

Mes ne statybininkai. Biurų perkraustymas iš Vokietijos su pilna logistine parama baigiasi tuo, kad pastatome stalus ir kėdes. Jei reikia kabyti lentynas ar laidoti kabelius, tai reikia elektriko ir montuotojo. Mes galime padėti pakelti, bet ne montuoti. Neklauskite manęs, kaip prijungti prie sienos 60 colių televizorių – aš ją tik nukrausiu.

Kas daryti, jei vairuotojas nepasirodo?

Skambinkite man. Biurų perkraustymas iš Vokietijos su pilna logistine parama turi rezervinius planus. Jei lūžta mašina, siunčiame kitą. Niekada nepalikume kliento su dėžėmis kieme. Vieną kartą teko važiuoti pats naktį, kai vairuotojas susirgo. Tokios yra šio verslo realijos – mes sprendžiame, o ne ieškome kaltųjų.

Ar duojate garantiją, kad niekas nesuges?

Duodame garantiją, kad darysime viską, kad niekas nesugestų. Biurų perkraustymas iš Vokietijos su pilna logistine parama yra fizinis procesas, o fizika yra neprognozuojama. Bet su mumis rizika minimali. Turime patirties, įrangos ir, svarbiausia, noro padaryti gerai, kad ateityje vėl mus paskambintumėte.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad biurų perkraustymas iš Vokietijos su pilna logistine parama nėra mokslo sritis, bet jis reikalauja kantrybės ir tikro partnerio. Aš nebandau jums parduoti "pasaulio geriausio" paslaugų rinkinio, aš tiesiog žinau, kaip apeiti tas duobes ant kelių ir kaip susitarti su griežtais vokiečiais. Jei pasiruošę ir sąžiningi, viskas praės sklandžiai, nors gali tekti gerti kavą be puodelio, kuris buvo kitame furgone. Svarbiausia – nepanikuokite, mes jau matėme viską.