Biurų perkraustymas iš Vokietijos: patikimumo garantijos ir kas tikrai nutinka

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis ir, turiu pripažinti, kiekvienas kartas savo. Žmonės visada klauso apie garantijas, tačiau retai supranta, kas jas iš tikrųjų sudaro. Kai kalbame apie biurų perkraustymas iš Vokietijos, tai ne tiesiog baldų vežimas iš Taunuso į Vilnių. Tai sudėtingas procesas, kuriame susiduria vokiška tikslumas ir mūsiškiems būdingas „kaip nors bus“ požiūris. Aš čia ne tam, kad parduodu gražius sapnus, o kad pasakiusiu, kaip yra. Patikimumas čia reiškia ne tik tai, kad daiktai atvyks, bet ir tai, kad neišsipūs biudžetas, o dokumentai bus tvarkingi. Pažiūrėkime į tai be reklamų filtro.

Kainos ir piniginiai klausimai (arba kodėl pigu pasidaro brangiau)

Kiek maždaug kainuoja biurų perkraustymas iš Vokietijos?

Čia neįmanoma pasakyti vieno skaičiaus, nes viskas priklauso nuo tūrio ir atstumo. Jei turite nedidelį kabinetą Berlyne ir vežate tik kelis biurus, tai gali tekti apie 1500–2000 eurų, tačiau dideliems projektams, kai reikia keliasdešimties tona, kainos šokteli iki dešimčių tūkstančių. Biurų perkraustymas iš Vokietijos brangiau nei vidaus, nes čia įeina kuras, mokesčiai už Vokietijos autostradas ir vairuotojo dienos normos. Verta pagalvoti apie tai, kad pigiausias pasiūlymas dažnai pasidaro brangiausias, kai pradedami skaičiuoti papildomi darbai.

Ar galima gauti fiksuotą kainą ir jos nebekeisti?

Galima, jei tiksliai žinote, kiek daiktų turite ir kokiais objektais judėsite. Bet realybėje dažnai būna taip, kad klientas sako „turime tris dėžes“, o realiai ten stovi pilnas sandėlis. Jei pasirašysite fiksuotą sutartį, o vėliau atsiras dar dvidešimt seifų, kurie nebuvo įtraukti į sąrašą, kaina tikrai pakis. Geriausia susitarti dėl valandinio įkainio su maksimalia riba, tada bus aišku, kas vyksta. Aš asmeniškai visada rekomenduoju daryti apžiūrą prieš kelionę, kad nereikėtų vėliau ginčytis prie vartų.

Kodėl viena firma kainuoja dukart brangiau už kitą?

Paprasčiausiai – brangiausios firmos moka mokesčius, turi draudimą ir naujus mašinas, o pigiosios veža senais „mercedesais“, kurie gali sugesti pusiaukelėje. Be to, atsižvelkite į tai, ar į kainą įskaičiuotas pakavimas. Kartais biurų perkraustymas iš Vokietijos kainuoja mažiau, nes ten dirba nelegaliai darbuotojai arba nėra jokios atsakomybės, jei kas nors sulūžta. Aš mačiau situaciją, kai pigus pervežėjas tiesiog paliko krovinių stotį ir nebeatsiliepė į skambučius, o klientas liko su sugadintais serveriais.

Ar reikia mokėti už pakylos ar liftus Vokietijoje?

Taip, tai vienas dažniausių nustebimų. Vokietijoje dauguma objektų turi liftus, bet jei jis per mažas arba jei reikia specialios keltuvo platformos, tai viskas kainuoja. Vokiškos keltuvų paslaugos nėra pigios, jos gali kainuoti nuo 150 iki 400 eurų už valandą. Jei jūsų biure yra laiptai ir nėra lifto, reikia apie tai kalbėti iš karto, nes vairuotojai nešis stalčius į penktą aukštą tik tada, jei už tai sumokėsite papildomai. Nereikia manyti, kad tai įeina į standartinę kainą.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Dauguma klientų pamiršta apie distanciją nuo mašinos stovėjimo vietos iki paties biuro durų. Jei mašina negali privažiuoti arti ir reikia nešti 200 metrų, tai laikas praeina, o laikas – pinigai. Taip pat svarbu, ar reikia išmontuoti baldus. Biurų perkraustymas iš Vokietijos dažnai susiduria su tuo, kad vokiški baldai yra labai masyvūs ir juos reikiaardyti. Jei tai nepadarysime iš anksto, tiesiog neišvežime.

Dokumentai ir Vokietijos biurokratija (baisiausia dalis)

Kokius dokumentus reikia turė su savimi?

Būtina turėti krovinių manifestą (packing list), kuris turi būti bent jau vokiškai ar angliškai. Be to, reikia sutarties arba paslaugos užsakymo, kur patvirtinama, kad šis krovinių perkraustymas yra legalus. Jei vežate techniką, reikės serijinių numerių sąrašo, kitaip muitinėje gali būti didelių nesklandumų. Nekalbant jau apie tai, kad turi būti galiojantis asmens dokumentas vairuotojui ir visi transporto priemonės dokumentai.

Ar reikia mokėti PVM ar mokesčius Vokietijoje?

Jei įmonė yra PVM mokėtoja Lietuvoje ir turi PVM kodą, dažniausiai taikoma nulinė PVM tarifą arba atidėtas mokestis (reverse charge). Bet čia labai svarbi teisingai užpildyta sąskaita-faktūra. Biurų perkraustymas iš Vokietijos gali būti apmokestintas, jei dokumentai bus neteisingi, ir tada teks mokėti 19 proc. vokišką PVM, kurio nebegalėsite susigrąžinti. Geriau pasikonsultuoti su buhalteriu prieš vežiant, o ne verkti vėliau.

Kas daryti, jei vokiečių policija sustabdo mašiną?

Nieko baisaus, jei viskas tvarkoje. Turi būti CMR draudimas, kuris yra privalomas kiekvienam tarptautiniam pervežimui. Jei mašina perpildyta arba vairuotojas dirbo per ilgai be poilsio, bus baudos. Vokiškai policininkai yra labai tikslūs, jie net gali išmatuoti padangų protektoriaus gylį. Biurų perkraustymas iš Vokietijos turi būti planuojamas taip, kad vairuotojas neturėtų griebti už vairo daugiau negu leidžiama. Aš mačiau, kaip vienas vadybininkas liepė važiuoti naktį be stabdžių, tiesiog kad spėtų – laimė, kad niekas nežuvo.

Ar reikia speciali leidimas įveži kompiuterius?

Kompiuterių ar serverių įvežimas paprastai nereikalauja specialių leidimų, jei tai ne duomenų saugojimo sistemos su specialia duomenų apsauga. Tačiau jei įmonė dirba su karine arba dvigubo paskirties technika, tai visai kita istorija. Tada reikės eksporto licencijos iš Vokietijos pusės. Paprastam biurui paprastai užtenka inventoriaus sąrašo, bet visada patikrinkite, ar nėra jokių apribojimų, ypač jei tai ne jūsų, o nuomotojo technika.

Kas tas Intrastat ir ar jis mums reikalingas?

Intrastat reikalingas, jei prekių apyvarta su ES šalimis viršija tam tikrą ribą (Lietuvoje tai daugiau nei 400 tūkst. eurų importui). Jei jūsų biuras mažas, greičiausiai jo nereikės. Bet jei perkeliate didelę įmonę, tuomet reikės pateikti šią statistinę ataskaitą. Biurų perkraustymas iš Vokietijos dažnai susiduria su tuo, kad klientai apie tai visai nežino, o tada gauna baudas iš statistikos departamento.

Rizikos ir neplanuotos situacijos (kas gali nuvilti)

Ar dažnai dingsta daiktai?

Sąžiningai sakant, retai, bet įvyksta. Dažniausiai ne „dingsta“, o pasimeta arba sumaišoma dėžėse, jei blogai pažymėtos. Jei pasitikite firmomis, kurios dirba „kišenėje“, rizika didesnė. Aš turiu omenyje atvejį, kai viena firma išvežė visą serverinę, o vėliau teigė, kad nieko nemato. Geriausia garantija yra ne tik žodis, bet ir įrašai vaizdo registratoriuose arba stebėjimo sistemos. Biurų perkraustymas iš Vokietijos turi būti užfiksuotas.

Kas nutinka, jei kelio metu sugeda technika?

Jei technika buvo blogai supakuota, draudimas jos neatlygins. Viskas priklauso nuo to, kaip buvo uždarytos dėžės ir ar buvo naudoti pūkai. Jei vairuotoja užpuola šernas (kas Vokietijoje nėra retuvėlė) arba avarija – tai draudimas padengia žalą. Bet jei tiesiog nukrenta monitorius, nes nebuvo užfiksuotas lentynose, tai tuomet kaltė ant pakavimo darbuotojų. Visada pasakykite mums, kas yra trapaus, o ne tik rašykite „kompjuteriai“.

Ar galima persikraustyti savaitgalį?

Galima, bet tai kainuos brangiau. Vokietijoje darbuotojų apsauga yra labai griežta, ir jei reikia dirbti sekmadienį, reikia mokėti papildomus atlyginimus. Biurų perkraustymas iš Vokietijos savaitgalį dažnai pasirenkamos tam, kad neblaškytų darbo laiko, tačiau reikia tikėtis, kad kaina gali padidėti 20–30 proc. Kartais verta praleisti vieną darbo dieną, nei mokėti šimtus eurų už priemokas.

O jei vairuotojas suserga arba atsisako važiuoti?

Tai reali problema, su kuria susiduriame retai, bet esame. Tada turiu skubiai ieškoti pakeitimo, o tai gali atidėti visą procesą dieną-dvi. Jei turite griežtus terminus, pasakykite iš karto, kad galėtume planuoti atsarginę mašiną. Biurų perkraustymas iš Vokietijos yra kaip grandinėlė – jei vienas grandis trūksta, viskas sustoja. Aš vieną kartą turėjau vairuotoją, kuris tiesiog „dingo“ po pietų Halėje, teko skubėti pats su kitu automobiliu.

Ar apdraudžiate krovinius standartiškai?

Taip, mes turime savo draudimą, bet jis yra ribotas (paprastai apie 10 eurų už kilogramą). Jei vežate brangią techniką, reikia susitarti dėl specialios vertės draudimo. Biurų perkraustymas iš Vokietijas be papildomo draudimo yra lošimas. Nekalbėkime apie tai, kad kai kurios firmos visai neturi draudimo, tai tiesiog siaubas. Patikrinkite draudimo polisą prieš pasirašydami sutartį.

Organizacija ir eiga (kaip tai vyksta iš vidaus)

Kaip prasideda visas procesas?

Viskas prasideda nuo jūsų kvietimo apžiūrai. Mes atvažiuojame (arba dar nuotoliniu būdu), žiūrime, ką reikia vežti. Tada parengiame sąmatą. Biurų perkraustymas iš Vokietijos negali prasidėti be aiškaus plano, kitaip mes tiesiog nebežinome, kokią mašiną siųsti. Jei jūs sako „maždaug tiek“, tai aš jums siunčiu mažą mašiną, o tada jos netelpa.

Ar jūsų komanda padeda supakuoti?

Taip, mes turime savo pakavimo komandą, kuri atvyksta su dėžėmis, burbuliukais ir lipnia juosta. Jie žino, kaip supakuoti stiklus, kompiuterius ir dokumentus. Biurų perkraustymas iš Vokietijos be mūsų pagalbos trunka tris kartus ilgiau, nes jūsų darbuotojai paprastai nežino, kaip tvarkingai sudėti dėžę ant kitos dėžės. Leiskite mums tai daryti, tai sutaupys nervų.

Kiek laiko užtrunka pakavimas?

Priklauso nuo to, kiek daiktų. Mažam biurui (3–4 darbo vietos) užtrunka 3–4 valandas. Dideliam open-space biurui gali prireikti visos dienos ar net dviejų. Svarbu, kad darbuotojai iš anksto išsidėliotų asmeninius daiktus, o ne paliktų visą šiukšlyną ant stalo. Biurų perkraustymas iš Vokietijos tampa košmaru, kai tenka rūšiuoti kliento atsiųstas laiškus, kurios jis paliko prieš 5 metus.

Kaip elgiamasi su svarbiais dokumentais?

Dokumentus reikia išimti ir vežti atskirai, idealiausiai su savimi arba užrakintame lagamine. Mes neprisiimame atsakomybės už originalius sutartis, jei jie buvo padėti į bendrą dėžę su spalvotaisiais pieštukais. Biurų perkraustymas iš Vokietijos yra atsakomybingas procesas, todėl pasirūpinkite dokumentais patys. Jei reikia, galime suteikti specialią dėžę su kodu, bet geriau nepasitikėti likimu.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS stebėjimą, tačiau vairuotojai ne visada atsiliepia į žinutes tuoj pat. Jei būtina tiksliai žinoti, kur yra krovinius, geriau susitarti dėl tiesioginio ryšio su vairuotoju. Biurų perkraustymas iš Vokietijos gali užtrukti ilgiau dėl eismo įvykių, todėl nereikėtų panikuoti, jei GPS rodo, kad mašina stovi vietoje valandą – gali būti, kad vairuotojas valgo arba laukia iškrovimo.

Specifiniai dalykai ir smulkmenos (ką dažnai pamirštama)

Ar galima vežti augalus į Lietuvą?

Galima, bet jei tai daug, gali reikėti fitosanitarinio sertifikato, o tai papildomi rūpesčiai. Kelios vazonytės ant stalų – problemų nėra. Biurų perkraustymas iš Vokietijos kartais tampa botanikos sodu, nes žmonės nori pasiimti savo mėgstamus fikusus. Tiesą sakant, geriau juos palikti, jei kelyje bus šalta, nes vazonai gali užšalti ir subyrti.

Kas daryti su pavojingomis atliekomis (dažais, tirpikliais)?

Jos negali būti vežamos kartu su baldais. Reikia rasti specializuotą pervežėją arba jų atsikratyti Vokietijoje pagal vietinius įstatymus. Mes neimsime į mašiną dešimt kanistrų su benzinu, tai yra nelegalu ir pavojinga. Biurų perkraustymas iš Vokietijos turi būti saugus, todėl prašome susitvarkyti chemines atliekas iš anksto.

Ar reikia išmontuoti visus baldus?

Ne visus, bet didelius stalus, spinteles ir sekcijas – taip. Vokiški baldai dažnai yra surinkti komplektais, kurie nepraeina per duris neišmontuoti. Mūsų komanda turi įrankius, tai padarys greitai. Biurų perkraustymas iš Vokietijos būna daug lengvesnis, kai baldai yra išmontuoti į plokštes, taip mažiau tikimybė, kad kažkas nulūžta per nešimą.

Kaip supakuoti IT įrangą (serverius, kompiuterius)?

Gerai, labai gerai. Pirmiausia – atjungti visus kabelius, pažymėti juos (jei nežinote, kaip vėliau prijungti, nufotografuokite). Serverius reikia įdėti į originalias dėžes, jei liko. Biurų perkraustymas iš Vokietijos be IT įrangos yra neįsivaizduojamas šiais laikais, todėl mes ypatingai atidžiai žiūrime į šiuos daiktus. Nenaudokite spaudos popieriaus, jis braižo ekranus.

O jei turiu seifą, kurį reikia perkelti?

Seifai yra sunkiausi dalykai. Jei seifas sveria 500 kg, reikės specialių priemonių arba kelis vyrukus. Kartais netgi reikia išlaužti grindis, nejučiau. Biurų perkraustymas iš Vokietijos su seifu gali kainuoti tiek, kiek kainuoja pusė mažos biuro įrangos. Pasakykite iš karto apie jį, kad galėtume atsivežti keltuvą.

Ar į kainą įeina išsiuntimas į gatvę (tiekimas)?

Įprastai ne, mes vežame į duris. Bet jei reikia padėti dėžę ant stalo arba surinkti lentyną vietose, tai tai yra papildomas montavimo darbas. Biurų perkraustymas iš Vokietijos baigiasi tada, kai paskutinis dėžė atsiduria ten, kur reikia. Jei norite, kad mes viską surinktume ir įjungtume kompiuterius, tai tai jau kita paslauga, kurią reikia aptarti atskirai.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Taip, bet tik jei tai nėra prekės, skirtos prekybai, ir jei darbuotojai susirašo sąrašus. Negalima vežti dešimtų dėžių su vynu arba rūbais be mokesčių sumokėjimo, tai taps kontrabanda. Biurų perkraustymas iš Vokietijas dažnai susimaišo su asmeniniu perkraustymu, o tai muitinėje sukelia įtarimų. Geriau pasakykite tiesiai, kad darbuotojai nori pasiimti savus daiktus, ir mes suformuluosime dokumentus teisingai.

Kas nutinka su baldų liekanomis (pakuotėmis)?

Mes dažniausiai išvežame visą šiukšlių ir pakuočių kiekį atgal į mūsų bazią arba deginimo įmonę, jei tai aptarta. Jei norite, kad paliktume dėžes pas jums, tai taip pat galima, bet tada jums teks patys rūpintis jų išvežimu. Biurų perkraustymas iš Vokietijos turėtų palikti biurą švarų, o ne pilną dangų.

Išvada

Galiausiai, viskas susikerta į vieną paprastą dalyką – pasitikėjimą. Biurų perkraustymas iš Vokietijos yra sudėtingas, bet su tinkama komanda jis t tiesiog darbo užduotis. Nereikia bijoti klausti kvailų klausimų, geriau klausti dabar, nei verkti vėliau prie tuščių lentynų. Rinkitės ne pagal kainą, o pagal tai, kaip jie su jumis kalba ir ką pasiūlo. Aš jau čia ilgiau nei dvidešimt metų ir mačiau viską – nuo tobulų procesų iki visiškų katastrofų. Tikiuosi, jūsų perkraustymas priklausys prie pirmųjų, jei pasiruošite tinkamai. Sėkmės kelyje ir tiek.